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1 Scuola di dottorato Scienze veterinarie per la salute animale e la sicurezza alimentare 1° anno 1° anno Tecniche per la partecipazione e gestione del.

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Presentazione sul tema: "1 Scuola di dottorato Scienze veterinarie per la salute animale e la sicurezza alimentare 1° anno 1° anno Tecniche per la partecipazione e gestione del."— Transcript della presentazione:

1 1 Scuola di dottorato Scienze veterinarie per la salute animale e la sicurezza alimentare 1° anno 1° anno Tecniche per la partecipazione e gestione del lavoro di gruppo 3° incontro: METODI E TECNICHE Anno accademico 2005/2006 Dr. Ettore Galanti Università degli Studi di Milano

2 2 I 3 obiettivi di questo corso 1) Favorire il processo di team building dei partecipanti, al fine di promuovere un maggiore e più efficace livello di confronto interpersonale e interdisciplinare. 2) Sviluppare sensibilità e competenze sui processi e le dinamiche interpersonali, che caratterizzano lattività di lavoro in gruppo 3) Stimolare lapprendimento di quelle tecniche e metodologie, in grado di migliorare il livello di efficacia individuale nella attività di partecipazione e gestione di gruppi di lavoro

3 3 I temi di questo corso Il nostro gruppo: chi siamo e come funzioniamo Partecipare e gestire riunioni efficaci Metodi e tecniche I fenomeni di gruppo

4 4 Metodi e tecniche

5 5 Esercitazione desert survival

6 6 Test auto-diagnostico sul lavoro di gruppo (2)

7 7 La necessità delle riunioni Le riunioni sono un momento fondamentale della vita di ogni organizzazione Anche allepoca della comunicazione via computer o delle teleconferenze: nessun mezzo tecnologico può sostituire il confronto e il dialogo interpersonali e soddisfare il bisogno di appartenenza MA le riunioni per essere efficaci devono funzionare e, quindi, devono essere preparate

8 8 AUMENTA LA FIDUCIA IN SE STESSI RINFORZA LA CONVINZIONE NELLE PROPRIE CAPACITÀ FACILITA LA COMPRENSIONE DEI PARTECIPANTI PERMETTE DI ADATTARSI AL GRUPPO CONSENTE DI IMPROVVISARE Vantaggi di una corretta preparazione

9 9 Unavvertenza importante In ogni riunione ci sono momenti diversi con diverso peso MA non tutte i momenti sono uguali Le riunioni si possono articolare in varie fasi a seconda degli obiettivi specifici di ciascuna fase Ogni fase richiede metodologie e tecniche proprie

10 10 INFORMAZIONE SENSIBILIZZAZIONE ANALISI/CONSULTAZIONE CO-DECISIONE CREATIVITÀ Fasi di:

11 11 Fase di informazione Obiettivo: diffondere notizie e conoscenze Tipo di comunicazione: essenzialmente a una via Le domande di chi ascolta sono finalizzate a chiarire, estendere e approfondire quanto detto dal relatore Numero dei partecipanti: anche relativamente alto In alcune circostanze, le riunioni di informazione possono essere sostituite da circolari e altri media (ma sono necessarie quando si vuole trasmettere anche un certo contenuto emozionale)

12 12 APERTURA: Il contesto della comunicazione: cosa mi a condotto a parlare Cosa vorrei ottenere con le cose che dirò Con quale schema articolerò il mio messaggio Quanto durerà Quanto potrete farmi domande/osservazioni SVOLGIMENTO: Articolato per punti secondo lo schema logico scelto CHIUSURA: Riassunto dei punti chiave Considerazioni personali Eventuale richiesta di feed-back (vedi le domande parte 3°) La struttura tipo della fase di informazione Dire ciò che si dirà... …dirlo... … dire di averlo detto

13 13 A B 1 B ciò che A comunica, ma non è nelle sue intenzioni ciò che A ha intenzione di comunicare ARCO DI DISTORSIONE CIÒ CHE RECEPISCE 1 B Principio della comunicazione di Warren G. Bennis

14 14 Il luogo fisico è funzione di La logistica Vi sono tuttavia standard base da rispettare PERCHE Il successo è fatto anche di dettagli Obiettivi Tipologia dei partecipanti Esempio:- scelta della sala e suo lay-out - illuminazione/oscuramento - condizionamento/aspirazione - acustica - isolamento/tranquillità - supporti audiovisivi esistenti

15 15 La data La fissazione della data è estremamente delicata Nessuno deve poter dire: Sarei tanto voluto venire, ma purtroppo non lho saputo in tempo e ho dovuto rinunciare

16 16 Lordine del giorno Il perché ci si riunisce deve essere noto a tutti i partecipanti Ogni riunione deve avere un ordine del giorno Lordine del giorno non deve essere né generico, né troppo preciso Lordine del giorno deve anche dare indicazioni sul tipo di riunione (di informazione, di analisi/consultazione…) Insieme allordine del giorno va comunicato lorario di inizio e di chiusura

17 17 LAVAGNA A FOGLI MOBILI LAVAGNA LUMINOSA VIDEO PROIETTORE VIDEOREGISTRATORE Le attrezzature più comuni

18 18 1. Chiarisce e rafforza il messaggio e la sua comprensione 2.Evidenzia le tematiche principali 3.Concentra lattenzione 4.Semplifica 5.Facilita linterpretazione di dati e informazioni Luso dei supporti visivi

19 19 I supporti visivi Perché preparare i supporti visivi Concetti ascoltati e supportati visivamente 70% 85% 10% 45% dopo 3 oredopo 3 giorni

20 20 TIPO DI SLIDECOME SI STRUTTURACOME SI PRESENTA A BLOCCHI VISIONE D'INSIEME/ INTEGRAZIONE A GRAFICO A TABELLA PRESCRITTIVO OMOGENEITA' GRAMMATICALE TITOLI SINTETICI ED IMMAGINIFICI NON PIU' DI 7/8 TITOLI A) BLOCCHI LOGICI B) BLOCCHI DI FLUSSO RAPPRESENTANO FORME E RAPPORTI TRA VA- RIABILI NON SEQUENZIALI E CON LOGICA NON LINEARE LOGICA SIMBOLICA DI TIPO MATEMATICO (ASSI E CURVE NELLO SPAZIO) SITUAZIONI LIMITE RACCOMANDAZIONI, DISPOSIZIONI MASSIMA APODITTICITA' MASSIMA SINTESI o o o o o o o o o o o o o CORRELAZIONI TRA VARIABILI (ANCHE NON QUANTITATIVE) POCHE PAROLE NEGLI INCROCI STRIP COMMENTARE MAI LEGGERE PRESENTARE L'INSIEME POI ANALISI ISOLARE CIASCUN BLOCCO (A) EVIDENZIARE I PASSAGGI (B) PRESENTARE L'INSIEME POI STRIP/MASCHERATURA ESPLICITARE PRIMA LE VARIABILI RAPPRESENTA- TE SUGLI ASSI EVIDENZIARE DISOMOGENEITA' TRA VARIABILI EVIDENZIARE I PUNTI ESTREMI ESPLICITARE LE VARIABILI IN ENTRATA ESPLICITARE L'INSIEME ESAMINARE UN RIQUADRO PER VOLTA (STRIP) COME LUCIDO AD ELENCO o o o o o o o o o o o o o o o o ELENCO

21 21 I tempi

22 22 La produttività delle riunioni: il principio di Pareto SUPERFLUO MOLTO ESSENZIALE POCO SUPERFLUO MOLTO ESSENZIALE POCO 20% del tempo 80% dei risultati 20% dei risultati 80% del tempo produce Impiego del tempo Risultati e realizzazioni

23 23 Poca chiarezza degli obiettivi Mancanza di ordine del giorno Partecipanti: troppi/non necessari/pochi Momento sbagliato Luogo sbagliato Convocazione inadeguata Inizio non puntuale Principali cause di perdita di tempo nelle riunioni Cause dovute alla progettazione

24 24 Troppe interruzioni Poca attenzione allo.d.g. dichiarato Incapacità di mantenere il termine stabilito dei lavori e il tempo da dedicare a ogni argomento Trattenere le persone quando non è più necessario Eccesso di socializzazione Incapacità di riassumere le conclusioni Principali cause di perdita di tempo nelle riunioni (Segue) Cause dovute alla gestione

25 25 1)La puntualità non si sa cosa sia. Le persone arrivano alla spicciolata 2)Il conduttore chiede ai due che sono presenti come mai non ci sia ancora nessuno 3)Chi entra, a riunione già iniziata, è come se fosse un fantasma: il conduttore (e solo lui) sembra non accorgersene 4)Solo un bicchiere, per il conduttore 5)La documentazione viene distribuita allinizio (a meno che non serva per lavorarci su è meglio darla alla fine) 6)La documentazione è in numero di copie insufficiente. Quanti dovevano partecipare alla riunione? Gli errori tecnici da evitare

26 26 7)Il telefono squilla in continuazione 8)Il conduttore non smette di parlare (quando squilla il telefono, quando la gente parla, quando la gente entra…) 9)Il lucido (per di più) è coperto dalla mano di chi legge 10)Il conduttore scrive alla lavagna volgendo le spalle (come a scuola tanti anni fa…) 11)Lo schema grafico proposto mortifica la comprensione invece di aumentarla 12)Il conduttore non dà risposte adeguate 13)La chiusura della riunione è banale, impropria, tautologica Gli errori tecnici da evitare (Segue)

27 27 La valutazione Dopo la riunione valutare se essa: Era stata preparata adeguatamente E iniziata puntualmente Hanno partecipato le persone giuste Lordine del giorno è stato seguito Gli obiettivi sono stati raggiunti nel tempo stabilito

28 28 Il verbale Il segretario della riunione ha il compito di stendere il verbale ufficiale ed è bene che lo distribuisca entro 48 ore. Ma è bene che ogni partecipante scriva un verbale informale indicando gli elementi essenziali della riunione: Data Luogo Ordine del giorno Partecipanti Posizioni dei partecipanti sui vari punti Posizione assunta dallautore del verbale Decisioni prese

29 29 Le riunioni successive Iniziare la riunione successiva con un follow-up della riunione precedente: Resoconto della attuazione delle decisioni prese Comunicazione di eventuali elementi di novità sopravvenuti


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