I CONVENTION BUREAU ITALIANI: TRE MODELLI A CONFRONTO Villa Chiozza Cervignano 29 maggio 2012 I CONVENTION BUREAU: QUALE PRESENTE? QUALE FUTURO ?

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1 I CONVENTION BUREAU ITALIANI: TRE MODELLI A CONFRONTO Villa Chiozza Cervignano 29 maggio 2012 I CONVENTION BUREAU: QUALE PRESENTE? QUALE FUTURO ?

2 CONGRESSI E MANIFESTAZIONI: UN MONDO DI RITI E LITURGIE OGNI CENTRO CONGRESSUALE È FATTO DI UNO O PIÙ EDIFICI E DI UN COMPLESSO DI RELAZIONI FUNZIONALI: MATERIA E SPIRITO LO SPIRITO CONGRESSUALE PREVALE SULLA MATERIA UN CB PUÒ ESSERE LO SPIRITO CONGRESSUALE LO SPIRITO DEGLI EVENTI CON PROPRI RITI E LITURGIE I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

3 A L C U N E T A S S O N O M I E EVENTI MEETING SHOW di ASSOCIAZIONI O GRUPPI Association type meeting AZIENDALI Corporate meeting INDUSTRIALI COMMERCIALI SCIENTIFICI E PROFESSIONALI RELIGIOSI ED ALTRO I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 05 2012

4 A L C U N E T A S S O N O M I E EVENTI MEETING SHOW di ASSOCIAZIONI O GRUPPI Association type meeting AZIENDALI Corporate meeting INDUSTRIALI COMMERCIALI SCIENTIFICI E PROFESSIONALI RELIGIOSI ED ALTRO M I C E Meetings Incentives Conventions Events (and business travel) I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 05 2012

5 L’Italia nel 2011 si attesta in sesta posizione del ranking internazionale delle destinazioni meeting per numero dei congressi internazionali, al terzo posto per numero dei partecipanti. IL LIVELLO INTERNAZIONALE: VARIE FONTI Fonte ICCA International Congress and Convention Association

6 La Meeting industry (MICE: Meeting, Incentive, Conferences, Events) è un comparto molto complesso difficile da definire per la pluralità delle opzioni presenti, dal piccolo congresso ai grandi eventi mediatici, e talvolta per la difficile integrazione degli attori. I convention bureaux: strumento per inventare, promuovere, fare e gestire convegni. Si sono imposti nell’ultimo trentennio, ma talvolta (spesso) non hanno dato i risultati sperati. MICE & CONVENTION AND VISITORS BUREAU 1 I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

7 MICE e CONVENTION & VISITORS BUREAU 2 Negli ottanta e nei primi anni novanta del secolo scorso vi è stata la corsa a costruire palazzi congressi e centri fieristici senza pensare prima a come gestirli, salvo in qualche caso. Esempi: Le Ciminiere Catania, Palazzo dei congressi di Pisa; Montecatini T. Si è pensato alla materia e non allo spirito, non al congresso come insieme di relazioni funzionali da attivare ed agli attori da coinvolgere Le imprese turistiche, e in particolar modo quelle della filiera congressuale e Mice, presentano prodotti concorrenti ma che non possono essere delocalizzati, per cui il loro successo è condizionato in modo determinante dal ciclo di vita e dall’immagine del territorio ove si trovano (es. opzioni extra) l’integrazione fra tutti gli attori è essenziale perchè si vende una esperienza territoriale I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

8 MICE e CONVENTION & VISITORS BUREAU Quando si vende un congresso o un evento si vende anche il territorio ove si trova la struttura congressuale, con le sue pertinenze dirette ed indirette, ma principalmente per le opzioni che potenzialmente possono essere trovate in termini di appeal di ospitalità e di post event nella destinazione o nelle destinazioni relativamente vicine (non solo post tour) Per dopoevento (postevent) si intendono tutte le opportunità turistiche che il territorio offre prima e dopo la realizzazione dell’evento, ma anche durante gli spazi aperti mentre viene effettuato. 3 OLTRE ALL’APPEAL DELLA LOCALITÀ L’INTEGRAZIONE FRA ASPETTI MATERIALI E IMMATERIALI È PERCIÒ E COMUNQUE ESSENZIALE PER IMPORRE UNA DESTINAZIONE CONGRESSUALE I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012 la competizione per riuscire ad avere un convegno non si gioca fra imprese ma fra destinazioni

9 CONVENTION (& VISITORS) BUREAU COSA CHIEDONO GLI OPERATORI DEL COMPARTO COSA FANNO GLI OPERATORI MICE? EF EVENTS FACTORY I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

10 CONVENTION (& VISITORS) BUREAU È STRUMENTO DI IDEAZIONE E INTEGRAZIONE MA DEBBONO SUSSISTERE SEI DOPPIE CONDIZIONI - appeal turistico-culturale in senso lato - accessibilità - infrastrutture congressuali - infrastrutture - logistiche (massimo del web 2.0 2.3 ecc) - affidabilità in termini di sicurezza social - ….. CONDIZIONI DI BASE livello dei prezzi - promozione e marketing congressuale - personale specializzato locale - affinità della lingua - compatibilità fra sito e oggetto della riunione - effettuazione dell’ultimo convegno dell’organizzazione - ……….. CONDIZIONI AGGIUNTIVE O DIFFERENZIALI I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

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13 i Convention Bureaux si attivano presso le varie OIG (Organizzazioni Internazionali Governative), i PCO (Professional Congress Organizzateur), OING (Organizzazioni Internazionali Non Governative) o imprese e associazioni multinazionali o nazionali, per convincerle ad organizzare gli eventi presso le loro località di riferimento a fronte di diverse candidature CONVENTION BUREAU: cosa fanno? Una Convention Bureau è un ente o una impresa o un raggruppamento di imprese che ha come funzione fondamentale quella di promuovere sui mercati un dato territorio, attraverso l'aggregazione delle differenti componenti dell‘offerta in un'ottica integrata, al fine di attivare, su quello stesso territorio (destinazioni singole o multiple, regione o Paese) eventi di richiamo come congressi, manifestazioni e altro. I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

14 MODELLI DI CB SECONDO I RAPPORTI FRA SOCI CONVENTION BUREAU Generalmente composti da imprese private per le quali il CB agisce (anche singole imprese: es. gruppi alberghieri) PRIVATI Gestiti completamente dal pubblico generalmente come direzione o parte di un ufficio turistico MISTI (PUBBLICO-PRIVATI) PUBBLICI Società, associazione o consorzio con quote possedute da enti pubblici e da imprese private. L’ente pubblico ha prevalente funzione di controllo Figure essenziali: la presenza di un manager e di addetti di qualità Rischio: manomissioni di natura politica I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

15 È necessario far confluire le iniziative in un organismo che coordini quelli regionali e li faccia collaborare verso l’obiettivo strategico essenziale: posizionare il “made in Italy” degli eventi sui mercati mondiali per “conquistare” al nostro paese i grandi eventi aggregativi, al fine anche di evitare il rischio che le singole regioni si presentino sui mercati internazionali come concorrenti piuttosto che come partner. ITALIA CONVENTION BUREAU: SE NE PARLA DA 40 ANNI le singole regioni (tranne poche eccezioni) non hanno un brand prestigioso e riconosciuto, e meno lo hanno le singole realtà territoriali, tranne le grandi città come Roma, Firenze, Venezia, Milano e piccole località di grande qualità e grande appeal come Portofino, Cortina, Capri, Taormina, Pisa, il marchio “Costa Smeralda” ecc... I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

16 I CONVENTION BUREAU IN ITALIA: I CAMBIAMENTI MODELLI DI CB PROMOZIONE DELL’ATTIVITÀ MICE DIVERSI CB (& V) LOCALI PROMOZIONE DELL’ATTIVITÀ MICE E TURISTICA (C&VB) PROMOZIONE DELLA DESTINAZIONE (PLACE MARKETING) Promozione di tutte le attività della destinazione con partizione MICE I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

17 GLI EVENTI AGGREGATIVI: LE TENDENZE I CB e i CVB promuovono l'attività di eventi,congressi e incentive; sono necessari perchè il prodotto-evento non è solo un prodotto turistico, ma una "combinazione/mix" tra prodotto/servizio turistico e "prodotto/sistema comunicazione". Un congresso è - tecnicamente - una riunioni di più persone appartenenti a una organizzazione che condividono informazioni, conoscenze, esperienze, comunicazioni ecc Per evento aggregativo o meeting invece si intende un format più composito che include anche altri aspetti come il divertimento, lo spettacolo, il training, il turismo, l'incentivazione, la motivazione: aspetti questi che caratterizzano in particolare i cosiddetti "corporate meeting" e le convention. Tuttavia i convention bureaux in grado di realizzare dossier, di proporre offerte e reperire congressi sono molto pochi (Rimini, Firenze, Milano, Roma, Torino …) mentre per la maggior parte forniscono assistenza per eventi che sono già stati acquisiti oppure alla acquisizione dei quali hanno partecipato in modo marginale. I CVB dovrebbero avere questo ruolo promozionale ma non sempre ci riescono se è vero che stentano a svolgere un’azione efficace anche perchè spesso sono sottodimensionati e/o poco qualificati. Molte strutture hanno un massimo di due dipendenti oltre al Direttore, spesso senza una specifica qualificazione. I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

18 Oggi i veri “media” delle destinazioni sono gli eventi aggregativi, ma da un lato sembra che in Italia non si voglia ancora razionalizzare tale tendenza, dall’altro si tende a fare di ogni fatto un evento. GLI EVENTI COME AUTOPROMOZIONE DELLE DESTINAZIONI: COME CAMBIA IL MERCATO I F E S T I V A L I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

19 HANNO SENSO OGGI I C&VB REGIONALI? NELL’ATTUALE QUADRO EVOLUTIVO SÌ, COME PUNTO DI APPOGGIO PER IL MARKETING DELLE DESTINAZIONI E LO SVILUPPO DELLA LORO OFERTA A CONDIZIONE, APPUNTO, CHE CI SIA UNA OFFERTA QUALIFICATA E DIFFUSA SUL TERRITORIO In base agli statuti, al numero e tipologia di soci e all’attività di marketing si riconosce che il più efficiente Convention Bureau in Italia è quello di Rimini e della Riviera romagnola! Anche quello di Firenze sembra avere operato conm un certa efficienza ed è molto citato sul web. Anche il CB di Torino, pur meno presente sul web, ha operato con una certa efficienza; recentemente ha assunto un nuovo assetto includendo i visitors, con il nome di “Torino Convention & Visitors Bureau”. Gli operatori del Mice considerano abbastanza validi anche i CB di Genova e quello della Sicilia. IL GIUDIZIO DEGLI OPERATORI MICE 1.Società no profit 2.Compartecipazione convinta istituzioni pubbliche e imprese private 3.Gestione privatistica con criteri rigidamente manageriali 4.Organigramma snello ma efficiente con personale plurilingue ed informatizzato al massimo COME DOVREBBE ESSERE UN CB SECONDO GLI OPERATORI MICE I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

20 IL FUTURO DEI C&VB REGIONALI? DUE TEORIE OPPOSTE LA DIFFUSIONE – RIVOLUZIONE TELEMATICA DIMINUISCE LA NECESSOTÀ DI INCONTRARSI FISICAMENTE E DI FARE MEETING LA DIFFUSIONE – RIVOLUZIONE TELEMATICA E LA “TROPPA” TECNOLOGIA RENDONO Più NECESSARI I MEETING E GLI INCONTRI FRA PERSONE PROBABILMENTE LA DIFFUSIONE ISTANTANEA DELLE TECNOLOGIE INTERNET E DERIVATE RENDERÀ PIÙ NECESSARI INCONTRI DI QUALITÀ ED I GRANDI MEETING IL MONDO MICE È COME QUELLO DI IN UN MUSEO VIRTUALE SI POSSONO VEDERE LE OPERE (SCULTURE E QUADRI) MEGLIO IN INTERNET CHE ANDANDO SUL POSTO, MA SENZA ESSERCI NON SI PERCEPISCE L’ATMOSFERA OVE LE OPERE SONO COLLOCATE ED IL CONTESTO DI RIFERIMENTO. ALLA FINE È NECESSARIO GUARDARE NEGLI OCCHI L’INTERLOCUTORE I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012

21 È UTILE UN CB REGIONALE? Sì a certe condizioni. Perché fa quello che i soli privati non possono fare o fanno con più difficoltà. Svolge alcune funzioni: 1. cercare congressi 2. promuovere congressi sul territorio coinvolgendo tutte le componenti Interessate 3. coordinarsi con la MICE e con le istituzioni 4. promuove il territorio in quanto tale (place marketing)

22 È UTILE UN CB REGIONALE? Sì a certe condizioni. Perché fa quello che i soli privati non possono fare o fanno con più difficoltà. Svolge alcune funzioni: 1. cercare congressi 2. promuovere congressi sul territorio coinvolgendo tutte le componenti Interessate 3. coordinarsi con la MICE e con le istituzioni 4. promuove il territorio in quanto tale (place marketing) FARE GRUPPO

23 COME RENDERE EFFICIENTE UN CB: 10 REGOLE 1. è necessario che gli addetti, dirigenti ed operatori, siano tecnicamente molto prepararti ed abbiano un forte esperienza maturata nel comparto, possibilmente anche all’estero; 2. è necessario distinguere fra grandi eventi e gli altri eventi, così come fra convention e postconvention; 3. occorre verificare sempre la compatibilità fra un evento e gli altri turismi; 4. è necessario entrare con forza nei social network ed esservi attivamente presenti con una propria news ed un proprio blog in grado di proporre l’attività del C&VB e di interagire con il pubblico. 5. è opportuno pensare che il C&VB reale ha un proprio vestito che è quello del C&VB virtuale, ma anche che sotto il vestito non ci può essere niente; 6. è opportuno avere sempre presente che il cuore del problema è lo sviluppo del comparto MICE, senza essere distratti dall’idea di una promozione di più ampia portata, che pure ci deve essere (per evitare di rifare delle APT denominate in modo diverso); 7. per questo motivo, forse, più che come Convention & Visitors Bureau (C&VB) sarebbe opportuno parlare di Convention and Events Bureau (C&EB); 8. debbono essere introdotti strumenti per monitorare ed effettuare continue verifiche dell’attività svolta in termini di convegni realmente portati sul territorio; 9. Analogamente sono necessarie verifiche ed in termini di assistenza agli eventi in essere; 10. è necessario coinvolgere attivamente le realtà territoriali interessate nella impostazione dell’attività promozionale e di place marketing.

24 GRAZIE I CONVENTION BUREAU ITALIANI: TRE MODELLI A CONFRONTO Cervignano 29 maggio 2012 Villa Chiozza