Sondrio, 27 ottobre 2007 I vantaggi della digitalizzazione nella gestione documentale: analisi quantitativa S.EC.AM. Spa Andrea Mariani SECAM Spa Simone.

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1 Sondrio, 27 ottobre 2007 I vantaggi della digitalizzazione nella gestione documentale: analisi quantitativa S.EC.AM. Spa Andrea Mariani SECAM Spa Simone Prandin Politecnico di Milano – Polo regionale di Como

2 Sondrio, 27 ottobre 2007 La società S.EC.AM. (Società per l’Ecologia e l’Ambiente) è una società per azioni ad intero capitale pubblico (oltre 3 milioni di Euro) sorta nel 1995 per trasformazione del Consorzio Rifiuti Solidi Valtellina - Alto Lario per la gestione di servizi pubblici.

3 Sondrio, 27 ottobre 2007 Oltre 60 Comuni della Provincia di Sondrio ed oltre 1.000 aziende private servite, per un totale di 143.000 abitanti. L’azienda opera nei seguenti rami principali: trattamento, smaltimento e valorizzazione, anche energetica, dei rifiuti; produzione di energia da fonti rinnovabili che viene sviluppato attraverso impianti di produzione di energia da biogas ed il solare fotovoltaico. I servizi erogati

4 Sondrio, 27 ottobre 2007 L’area servita

5 Sondrio, 27 ottobre 2007 SERVIZI EFFICIENTI I servizi erogati: obiettivi COSTI CONTENUTI - 12% La società, al fine di perseguire il miglior risultato economico ed ambientale possibile per i cittadini ed il territorio, si è dotata di una struttura all’interno della quale operano oltre 80 addetti, suddivisi tra operai e personale tecnico, amministrativo, consulenti e collaboratori.

6 Sondrio, 27 ottobre 2007 I servizi erogati: risultati + 117% + 187% + 211% + 903% + 1023% A questi dati si associa un fatturato quasi raddoppiato (19 mil. di Euro) dal 2000

7 Sondrio, 27 ottobre 2007 La società, per rispondere alle problematiche amministrative e gestionali sorte in seguito alla forte crescita, ha puntato decisamente verso la digitalizzazione di tutti i processi aziendali: Tutti i camion sono stati dotati di GPS e di tessera elettronica Dal 1999 ha introdotto la filosofia “carta zero”, avviando un processo di digitalizzazione nella gestione di tutti i documenti in entrata ed in uscita (ordini, fatture, documenti di carico/scarico, ecc.) Nel 2000 ha iniziato ad utilizzare sistemi di remote banking (principalmente per bonifici, RiBa attive e passive) e dal 2006 è passata all’utilizzo in parallelo dell’internet banking Il processo di digitalizzazione

8 Sondrio, 27 ottobre 2007 Oltre 50.000 trasporti annui gestiti, con benefici in termini di: riduzione ore lavoro necessarie riduzione percentuale di errore razionalizzazione dei percorsi dei servizi e delle risorse per carico e scarico materiali, con conseguente impatto sui costi aumento della qualità del servizio al cliente con possibilità di monitorare in tempo reale l’esecuzione del servizio Sviluppi futuri: dotare camion di dispositivi wireless e sistemi di interazione con autista che permettano di modificare tracciati anche in base al traffico GPS e tessera elettronica: benefici

9 Sondrio, 27 ottobre 2007 Elevato numero di documenti gestiti annualmente: Ordini Fatture Documenti carico/scarico Gestione digitale dei documenti: la situazione

10 Sondrio, 27 ottobre 2007 Gestione digitale dei documenti: la situazione

11 Sondrio, 27 ottobre 2007 Gestione digitale dei documenti: la situazione

12 Sondrio, 27 ottobre 2007 A fronte di un aumento del tempo totale dedicato alla fase di protocollazione dei documenti in entrata (in media da 2 a 3 minuti per documento, dovuti ad una fase di scannerizzazione di eventuali documenti cartacei), l’azienda ha potuto verificare benefici sia qualitativi che quantitativi: Risparmio in termini di spazio legato all’archiviazione di oltre 73.000 documenti all’anno: ipotizzando l’archiviazione di 50 protocolli all’interno di un singolo faldone, ed un numero medio di 3,63 documenti a protocollo, il risparmio è di: 73.000 fogli di carta l’anno 403 faldoni l’anno Oltre 4,56 m³ di spazio l’anno Reperibilità della documentazione interna Servizio al cliente: possibilità di far accedere i clienti direttamente alla documentazione tramite applicazioni Web (sistema Ardoc) Gestione digitale dei documenti: benefici

13 Sondrio, 27 ottobre 2007 Remote banking –viene utilizzato con 4 banche –6.600 movimenti bancari annui, di cui 5.838 tra: BONIFICI RIBA PASSIVE RIBA ATTIVE Internet banking –200 movimenti annui (relativi all’F24) Remote e Internet banking: la situazione

14 Sondrio, 27 ottobre 2007 Remote e Internet banking: la situazione

15 Sondrio, 27 ottobre 2007 Remote e Internet banking: benefici Il sistema di remote banking (per bonifici e RIBA) e quello di Internet banking (per F24) offrono i seguenti benefici: Risparmio di tempo nelle operazioni (dai 15 minuti medi legati allo “spostamento verso la banca” ai 2 minuti attuali)  quasi 53 giorni equivalenti all’anno (87% del tempo per operazione) Risparmio in termini di costi per svolgere l’operazione online (costi sportello vs costi remote banking per bonifico): 93,2% risparmio dell’ 87% attraverso l’uso del canale telematico costi ridotti del 93,2% attraverso l’utilizzo del canale telematico

16 Sondrio, 27 ottobre 2007 Entrambi i sistemi permettono inoltre di usufruire dei seguenti benefici: Riduzione degli errori Monitoraggio e controllo costante delle informazioni (pagamenti in particolare) Possibilità di lavorare con un unico strumento su banche diverse Operabilità 24h/gg Remote e Internet banking: benefici

17 Sondrio, 27 ottobre 2007 Evoluzione da remote banking a internet banking –Secam ha iniziato ad utilizzare i servizi di remote banking nel 2000 per rispondere ad esigenze di ottimizzazione organizzativa e riduzione di costi enfatizzate dall’elevato numero di operazioni annuali –Il passaggio ai servizi di internet banking nel 2006 – spinto dalla gestione del modello F24 - è stato legato alla possibilità di un utilizzo: multi-banca come per il remote banking con interfaccia utente user-friendly ed un numero di servizi disponibili maggiore I benefici misurati su Secam sono rilevanti sia in termini assoluti, che in termini relativi: –Questi benefici possono essere replicati o anzi amplificati anche su imprese di piccole dimensioni, dove i volumi sono decisamente minori, ma le “inefficienze” organizzative – ed i potenziali benefici – sono maggiori Conclusioni