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Ricerca MPI Foundation con EIBTM ed MCI, condotta da The European Institute of Purchasing Management Sintesi a cura di Rodolfo Musco, CMM, CMP emeritus.

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1 Ricerca MPI Foundation con EIBTM ed MCI, condotta da The European Institute of Purchasing Management Sintesi a cura di Rodolfo Musco, CMM, CMP emeritus

2 Panelists Arianna Caldon Key Congress & Communication Cesare Businelli European Institute of Purchasing Management Brigitte Lindlbauer ESGAR, European Society of Gastrointestinal and Abdominal Radiology Maurizia Laurati Global Family Banker di Banca Mediolanum Raffaele La Monica Aedus Rodolfo Musco, CMM, CMP Linda Pereira CPL events

3 3 - 3 Scopi della ricerca Analizzare le pratiche commerciali della meeting industry (processi dacquisto, aspettative di chi compra e delle agenzie, gap) Scegliere le pratiche migliori Fornire raccomandazioni per il futuro

4 1° tema di ricerca: Contesto Definire e mettere in evidenza le diverse tipologie di convegni e il loro peso in ciascun segmento industriale

5 Tipologia degli eventi di comunicazione aggregata Per target group esterni Per target group interni Congressi Incentive travel Kick off Simposi Seminari Spettacoli sponsorizzati Trade show Etc. Convention Seminari Viaggi incentive Advisory board Kick off Retreat Etc.

6 2° tema di ricerca: Struttura delle funzioni acquisto Ottenere una descrizione del processo di acquisto di meeting ed eventi e fare un confronto tra i punti di vista dei buyer e delle agenzie

7 3° tema di ricerca: Fasi del processo dacquisto Comprendere meglio il processo generale di acquisto e le strategie dei buyer e delle agenzie

8 4° tema di ricerca: Analisi del processo dacquisto Analizzare lo sviluppo del processo dacquisto e le richieste delle aziende e delle agenzie per ogni sua fase

9 Lato tecnico: 10 fasi del processo normale dacquisto 1. Comprendere i bisogni interni 2. Analizzare il mercato 3. Definire la strategia dacquisto per segmento 4. Ricercare i fornitori potenziali 5. Selezionare un gruppo di fornitori 6. Definire il piano dazione e sviluppare le strategie 7. Riassumere i punti qualificanti e inviare la RFQ 8. Negoziare e definire il contratto 9. Valutare il fornitore 10. Evolvere il processo dacquisto 3 - 9

10 Lato tecnico: 9 fasi del processo dacquisto di un meeting 1. Analisi dei bisogni e delle specifiche 2. Richiesta della proposta (RFP invece che RFQ) 3. Proposta schematica dellagenzia 4. Approfondimento della proposta e definizione dei punti qualificanti 5. Presentazione del progetto da parte dellagenzia 6. Negoziazione 7. Stesura del contratto 8. Esecuzione del contratto 9. Valutazione dei risultati

11 Lato relazionale A) Commitment E la variabile più usata negli studi sui rapporti tra venditore ed acquirente E percepito come il desiderio di continuare la relazione e di lavorare per fare in modo che essa continui

12 Lato relazionale B) Trust E una variabile fondamentale quando si analizza la relazione tra le parti = ciascuna agirà nellinteresse dellaltra Desiderio di potersi affidare al partner nel quale si ha fiducia

13 Lato relazionale C) Interdipendenza E strettamente connessa alla suddivisione del potere tra le parti Il potere di chi acquista o di chi vende è strettamente connesso alla loro interdipendenza nella relazione

14 Punti principali emersi 1) Difficoltà a comprendersi Ciascuna parte conosce poco il lavoro dellaltra Gli uffici acquisti non conoscono il valore della progettazione del convegno Le AGENZIE NON conoscono il processo dacquisto delle aziende clienti, non conoscono chi lo esegue Ogni AZIENDA ha modalità operative e opinioni diverse

15 Punti principali emersi 1) Difficoltà a comprendersi Ciascuna parte conosce poco il lavoro dellaltra Gli uffici acquisti non conoscono il valore della progettazione del convegno LUFFICIO ACQUISTI NON comprende il ruolo delle agenzie e, soprattutto, come si svolge il loro lavoro Questo dipende dal cost model delle agenzie che appare confuso. I PURCHASER hanno bisogno di dati chiari, determinati e precisi Le AGENZIE hanno difficoltà, e, per rispondere alle RFP, si devono concentrare sui costi invece che sul VALORE AGGIUNTO

16 Punti principali emersi 2) Proposte poco trasparenti Gli uffici acquisti vogliono essere certi che le agenzie spuntino ai provider il miglior prezzo possibile LUFFICIO ACQUISTI ha dubbi su come le agenzie conducono la negoziazione, per cui pongono paletti Le AGENZIE dovrebbero sviluppare strategie diverse per progetti piccoli e progetti grandi Le AGENZIE dovrebbero essere più chiare Le AGENZIE dovrebbero mettere in evidenza il valore aggiunto che apportano al progetto.

17 Punti principali emersi 3) Maggiore frustrazione per le agenzie Le agenzie trovano frustrante il modo in cui i buyer valutano il loro lavoro a) I buyer non li considerano professionisti e vedono soltanto gli aspetti finanziari e non quelli creativi b) I buyer non rispettano il lavoro delle agenzie. Piu agenzie in gara – NON PAGATE - allo scopo di trarre vantaggio da una pluralità di opzioni

18 Punti principali emersi 4) Rapporti col Corporate Meeting Planner La presenza di un meeting planner aziendale cambia i rapporti tra buyer e agenzia a) Il meeting planner aziendale funge da COORDINATORE ponendosi come ponte tra il committente interno e il purchasing b) Funge anche da COLLEGAMENTO tra agenzia e reparti aziendali e aiuta le parti a comprendere e rispettare i ruoli reciproci

19 Servizi richiesti allagenzia

20 La strategia dacquisto Sembra che gli uffici acquisti non hanno schemi precisi e strumenti per leggere i bisogni del mercato e le tendenze Solo il 50% dei buyer affermano di avere strategie di acquisto di meeting & eventi

21 La strategia dacquisto

22 Chi guida il progetto?

23 La presenza di un meeting planner influenza la strategia dacquisto? Sì, perché: 1) Aiuta a definire la strategia dacquisto 2) Segmenta gli elementi dellaccordo 3) Pone lattenzione sulla tipologia specifica del meeting 4) Sviluppa la ricerca delle agenzie che possono lavorare sul convegno con maggiore competenza

24 Le relazioni (3 virtu etiche) Giustizia Rispettare gli accordi sottoscritti Assumersi le responsabilità Non diffondere informazioni confidenziali Equità Dare priorità agli interessi del partner Rispettare gli interessi in fase di negoziazione Fiducia Sviluppare relazioni forti e durature

25 Le aspettative Acquisti / Corporate Meeting Planner Le agenzie dovrebbero avere una buona conoscenza del settore di attività dellazienda Le agenzie dovrebbero capire meglio le necessità ed essere più precise nelle proposte Le proposte devono essere originali e creative Agenzie I buyer dovrebbero conoscere meglio i meeting Dovrebbero dare più valore alla consulenza e alla gestione Dovrebbero essere precisi sui criteri per evitare lavoro inutile

26 PRATICHE Step 1 = Definizione dei bisogni e specifiche 1 Briefing generico e orale 2 Specifiche tecniche generiche e scritte 3 Obiettivi chiari, precisi, ben definiti. Definizione delle funzioni

27 PRATICHE Step 2 = Richiesta di proposta (RFP) 1 Nessuna RFP 2 Linvito alla gara è spedito via o posta 3 Linvito alla gara è reso disponibile su e- procurement

28 PRATICHE Step 3 = Proposta 1 Budget basato su cifra unica 2 Viene prodotto un suddivisione parziale del costo 3 Specifica dei costi voce per voce. Il fee dagenzia è indicato in maniera specifica

29 PRATICHE Step 4 = Valutazione delle proposte 1 Fatta in base a sensazioni 2 Fatta in base a analisi comparative generali delle proposte 3 Fatta in base a una griglia per più fattori e specifica

30 PRATICHE Step 5 = Presentazione del progetto 1 Progetto standard e generalizzato 2 Progetto analitico di buona qualità espositiva 3 Progetto personalizzato con ipotesi alternative ed esempi di casi analoghi

31 PRATICHE Step 6 = Negoziazione 1 Sempre condotta sul prezzo, indipendentemente dai contenuti 2 Condotta sul prezzo e sulla qualità dei contenuti della proposta 3 Condotta sul valore della proposta

32 PRATICHE Step 7 = Redazione del contratto 1 Ordine confermato verbalmente 2 Ordine scritto (proposta accettata) 3 Ordine confermato con contratto stipulato tra le parti

33 PRATICHE Step 8 = Esecuzione del contratto 1 Valutato soltanto al termine dellevento 2 Meeting periodici per valutare landamento del progetto 3 Laccordo prevede le tappe e gli strumenti di valutazione congiunta

34 PRATICHE Step 9 = Valutazione 1 A sensazione, senza alcun elemento quantitativo 2 Fatta con una indagine di gradimento presso i partecipanti 3 Fatta in base a strumenti concordati, come ROI e ROO

35 Step con il maggior impatto sui criteri di successo

36 Pratiche per ciascun livello di maturità

37 Panelists Arianna Caldon Key Congress & Communication Cesare Businelli European Institute of Purchasing Management Brigitte Lindlbauer ESGAR, European Society of Gastrointestinal and Abdominal Radiology Maurizia Laurati Global Family Banker di Banca Mediolanum Raffaele La Monica Aedus Rodolfo Musco, CMM, CMP Linda Pereira CPL events

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