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01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 1 Autocertificazione – Testo Unico in materia di documentazione amministrativa.

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2 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 1 Autocertificazione – Testo Unico in materia di documentazione amministrativa – S.O. G.U. n° 42 del 20/02/2001 Serie generale Il testo unico raccoglie tutte le Leggi inerenti questo argomento. Viene addirittura abrogata la “mitica” Legge 15/68 che ha costituito per oltre trenta anni la pietra miliare in questo ambito.

3 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 2 Risultato Finale Un maxitesto organico di 78 articoli che dovrà essere considerato un punto fermo in una materia sconfinata e difficile per gli stessi addetti ai lavori

4 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 3 Truffe – irregolarità e falsità  Per evitare truffe nasce, con il nuovo T.U., il vincolo di sottoporre ad autentica tradizionale (da eseguire presso gli uffici competenti) la firma necessaria per consentire a una terza persona incaricata la riscossione materiale di benefici economici.  Semplici irregolarità nell’autocertificazione andranno inoltre tenute distinte dalla falsità.  Nel primo caso sarà consentita la regolarizzazione postuma su richiesta dell’ufficio; Nel secondo scatterà la denuncia penale.

5 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 4 Doveri dell’ufficio Diventa “abuso”: 1. Richiedere un certificato al cittadino, se per legge vi è l’obbligo dell’acquisizione d’ufficio, o il dovere di accettarne l’autocertificazione d’ufficio firmata dal richiedente. 2. Per finalità di controllo, tutte le amministrazioni sono tenute a rilasciare le certificazioni nei loro confronti richieste internamente da un altro ufficio. 3. Le stesse amministrazioni certificanti, inoltre, sono obbligate a rispondere entro e non oltre 30 gg., pena l’applicazione di sanzioni disciplinari per violazione dei doveri d’ufficio.

6 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 5 I casi soggetti a dichiarazione sostitutiva di certificazione nel nuovo T.U. 1. Data e luogo di nascita; 2. Residenza; 3. Cittadinanza; 4. Godimento dei diritti civili e politici; 5. Stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero; 6. Stato di famiglia; 7. Esistenza in vita; 8. Nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente; 9. Iscrizioni ad albi, registri o elenchi tenuti dalla P.A.; 10. Appartenenza a ordini professionali; 11. Titolo di studio, esami sostenuti; 12. Qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

7 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini Situazione reddituale o economica, anche ai fini della concessione di benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; 14. Assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto; 15. Possesso e numero del Codice Fiscale, della partita Iva e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria; 16. Stato di disoccupazione; 17. Qualità di pensionato e categoria di pensione; 18. Qualità di studente; 19. Qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili; 20. Iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo; I casi soggetti a dichiarazione sostitutiva di certificazione nel nuovo T.U.

8 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini Tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio; 22. Non avere riportato condanne penali e non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa; 23. Non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali; 24. Qualità di vivenza a carico; 25. Tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello Stato civile; 26. Non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non avere presentato domanda di concordato; I casi soggetti a dichiarazione sostitutiva di certificazione nel nuovo T.U.

9 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 8 “Carta d’identità” cinque dati subito spendibili Quando il cittadino è presente direttamente allo sportello può, mediante esibizione della carta d’identità, certificare: 1. Cognome e nome; 2. Luogo e data di nascita; 3. Cittadinanza; 4. Stato civile; 5. Residenza. Per la registrazione dei dati, sarà sufficiente trattenere copia del documento (non autenticata). n.b.: Se il documento è scaduto, l’intestatario può apporre una firma di convalida dei dati in esso riportati sulla fotocopia del documento. Fattore critico: non si possono correggere i dati riportati sul documento d’identità.

10 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 9 Quali sono i documenti d’identità Ai fini dell’autocertificazione, si considerano documenti d’identità: 1. La carta d’identità; 2. Passaporto; 3. Patente di guida; 4. Patente nautica; 5. Libretto di pensione; 6. Patentino per la conduzione di impianti termici; 7. Porto d’armi; 8. Tessere di riconoscimento rilasciate da un’amministrazione dello Stato munite di fotografia e timbro; 9. Ogni documento con fotografia rilasciato anche da uno Stato estero al cittadino con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare.

11 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 10 Autentica della firma L’autentica della firma sarà necessaria solo in due casi: 1. Quando la dichiarazione sostitutiva di atto notorio da firmare è destinata ad un privato che accetti di riceverla con le forme dell’autentica amministrativa; 2. Quando la sottoscrizione si riferisce alla materiale riscossione di somme per conto terzi (si pensi alla delega per il ritiro della pensione). In tutti gli altri casi l’autenticità della firma può essere garantita in due modi: 1. Sottoscrizione davanti al dipendente addetto; 2. Firma + fotocopia semplice del documento d’identità; In quest’ultimo caso vi è la possibilità di far pervenire l’atto via fax, tramite un incaricato, oppure a mezzo posta.

12 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 11 Dichiarazioni sostitutive: 2 grandi categorie Il T.U. sull’autocertificazione ha confermato la storica suddivisione delle dichiarazioni sostitutive in due grandi categorie: 1. Dichiarazione sostitutiva “di atto notorio” (è quella idonea a sostituire l’atto notorio che in passato doveva essere sottoscritto in forma solenne alla presenza di testimoni); 1. Dichiarazione sostitutiva “di certificazione” (informazioni in possesso del dichiarante su quanto già risulta da registri, elenchi o albi di una pubblica amministrazione).

13 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 12 La dichiarazione sostitutiva di certificazione Si possono autocertificare tutte le informazioni comprese nell’elenco riportato all’art. 46 del T.U. (si vedano in proposito le diapositive nn° 5 – 6 – 7). In tutti gli altri casi i fatti da certificare sono attestati sempre mediante dichiarazione sostitutiva di atto notorio. Il T.U. ha confermato l’impossibilità di ricorrere all’autocertificazione sostitutiva per i certificati: 1. Medici; 2. Sanitari; 3. Veterinari; 4. Di origine; 5. Di conformità; 6. Ce; 7. Di marchi e/o brevetti.

14 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 13 La dichiarazione sostitutiva di atto notorio Per questo tipo di dichiarazione non esistono limiti di contenuto legati a particolari elencazioni o ad altro. Pertanto, si può ricorrere a questa attestazione per riferirsi a qualsiasi fatto, stato o qualità personale. Essa deve sempre essere resa nell’interesse proprio e riguardare circostanze che siano a diretta conoscenza del dichiarante. Tuttavia è possibile attestare fatti riguardanti terze persone di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza (purché la dichiarazione provenga dall’interessato e non da un terzo). L’unico vero limite è costituito dalla natura di questa dichiarazione che può avere ad oggetto sempre e solo “la conoscenza” di un qualche fatto e che non può essere relativa a dichiarazioni aventi contenuto negoziale o dispositivo, di impegno, di accettazione o rinuncia (non si può dichiarare che “Tizio” rinuncia all’eredità o che “Caio” rinuncia all’incarico, ecc.).

15 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 14 Copia conforme fai-da-te Casi consentiti: 1. Documenti depositati presso una pubblica amministrazione. 2. Documenti rilasciati da una pubblica amministrazione (carta di circolazione, certificato di proprietà, patente di guida, ecc.); 3. Pubblicazioni da allegare per la partecipazione a concorsi o per altri usi; 4. Titolo di studio; 5. Titoli di servizio; 6. Documenti fiscali soggetti a obbligo di conservazione (fatture, ricevute fiscali, ricevute dei pagamenti in banca sulla base della dichiarazione dei redditi, ecc.).

16 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 15 Copia conforme fai-da-te …e quelli vietati: 1. Documenti emessi da privati, al di fuori delle fatture e delle altre ipotesi consentite secondo quanto previsto nella colonna a sinistra; 2. Provvedimenti dell’autorità giudiziaria; 3. Atti pubblici o privati con firma autenticata, compresi quelli esibiti per la registrazione all’ufficio del registro o delle Entrate (articolo 36, comma 2 della Legge 340/2000). 4. Scritture private non autenticate (ad esempio, di contratto preliminare o contratto di locazione) da produrre presso l’ufficio del registro in duplice originale, più fotocopia, la cui conformità all’esemplare originale può essere attestata solo dall’ufficio, ai sensi dell’art. 11, comma 3 del DPR 131/86.

17 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 16 Bollo sì – Bollo no Sono esenti da imposta di bollo: 1. Le dichiarazioni sostitutive di certificazione rilasciate ai sensi dell’art. 46 del T.U.; 2. Le dichiarazioni sostitutive di atto notorio rilasciate ai sensi dell’art. 47 del T.U.; 3. L’atto di sottoscrizione di ciascuna di queste due tipologie; Eccezioni: L’imposta è dovuta quando la sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva dell’atto notorio viene assoggettata ad autentica in forma solenne (invece di apporre la firma davanti all’addetto o di allegare copia del documento d’identità); Es.: Dichiarazione sostitutiva per consentire ad un incaricato di riscuotere un beneficio economico (sul separato atto di autentica di sottoscrizione è dovuta l’imposta di bollo). continua

18 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 17 Attenzione a quanto previsto dall’art. 37 comma 2 del T.U., secondo cui l’imposta di bollo non è mai dovuta quando sarebbe esente dal bollo lo stesso atto sostitutivo. Istanze amministrative: Il T.U. ha confermato la normativa pre-vigente. Pertanto, le istanze amministrative continuano ad essere assoggettate al bollo, salvo che vi sia una specifica esenzione di volta in volta prevista. Stesso discorso per le copie autentiche di un documento originale rilasciate dal pubblico ufficiale. Nessuna imposta di bollo è dovuta nell’ipotesi di rilascio, da parte dello stesso cittadino, della dichiarazione sostitutiva di atto notorio attestante la conformità all’originale di una fotocopia. continua Bollo sì – Bollo no

19 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 18 I certificati: I certificati rilasciati da un’amministrazione pubblica sono soggetti all’imposta di bollo tutte le volte in cui non sono previste particolari esenzioni. Quando lo scambio di certificati avviene tra uffici diversi appartenenti ad un’amministrazione pubblica, l’esenzione è assicurata dall’art. 16 della tab. “b” allegata al DPR 642/72 e dagli artt. 43 comma 5 e 71 comma 4 del T.U. Si può affermare che tutti gli atti rilasciati per consentire il controllo sulle dichiarazioni sostitutive non sono assoggettabili all’imposta di bollo. Bollo sì – Bollo no

20 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 19 I doveri delle amministrazioni Le amministrazioni possono assumere un duplice ruolo sul fronte dell’autocertificazione “Amministrazione procedente” “Amministrazione certificante”

21 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 20 Amministrazione procedente: dove il cittadino si è rivolto per la pratica di cui egli ha bisogno; Amministrazione certificante: quando le informazioni soggette a certificazione sono detenute da un ufficio terzo rispetto all’amministrazione procedente. Due possibili casi: il cittadino si rivolge all’amministrazione procedente indicando qual è l’amministrazione depositaria delle informazioni da certificare (siamo di fronte al caso degli “accertamenti d’ufficio” disciplinati dall’art. 43 del T.U.). L’amministrazione procedente è tenuta ad acquisire le informazioni soggette a certificazione prima di emettere il provvedimento richiesto dal cittadino. Il cittadino presenta una dichiarazione sostitutiva di certificazione o di atto notorio. L’amministrazione procedente è tenuta a emettere il provvedimento senza aspettare l’accertamento d’ufficio della veridicità di quanto dichiarato. I doveri delle amministrazioni

22 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 21 La verifica presso l’amministrazione certificante deve avvenire a campione o quando vi sia il fondato dubbio sulla veridicità del contenuto dell’autocertificazione. In questo caso l’acquisizione d’ufficio avviene a posteriori. Risposta entro 30 giorni: Le amministrazioni certificanti hanno il dovere (ai sensi dell’art. 72 comma 2 del T.U.) di fornire la risposta entro e non oltre 30 giorni dalla richiesta dell’amministrazione procedente, pena la violazione dei doveri d’ufficio (il limite dei 30 giorni è previsto solo quando le richieste sono formulate in sede di controllo postumo). I doveri delle amministrazioni

23 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 22 I doveri delle amministrazioni “il controllo” Il controllo delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni o di atto notorio può essere di due tipi diretto indiretto

24 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 23 Controllo diretto: L’ufficio certificante concede a quello procedente l’accesso e la consultazione diretta dei propri archivi per via telematica. Controllo indiretto: Avviene tramite conferma scritta (per via telematica, per fax o per posta ordinaria) della corrispondenza di quanto dichiarato dal cittadino con le risultanze dei registri pubblici. I doveri delle amministrazioni “il controllo”

25 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 24 I “controlli sui controlli” Con la C.M. 8/99 della Funzione Pubblica sono stati disposti i “controlli sui controlli” che saranno eseguiti dall’Ufficio Ispettorato. Sono previsti almeno 100 controlli all’anno mirati, da un lato, all’applicazione delle sanzioni nei confronti delle amministrazione inadempienti e, dall’altro, al riconoscimento degli incentivi a favore dei funzionari che si saranno distinti per spirito d’iniziativa a favore dell’ampliamento delle procedure di autocertificazione. Il dipendente, nell’esercizio dei suoi compiti d’ufficio, non incorre in alcuna sanzione nel caso in cui utilizzi, in buona fede, una dichiarazione falsa all’interno del procedimento amministrativo (clausola di salvaguardia mantenuta nell’art. 73 del T.U.). I doveri delle amministrazioni “il controllo”

26 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 25 Sanzioni previste per chi dichiara il falso Sanzioni penali: Le dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto notorio vengono equiparate alle dichiarazioni rese dinanzi al pubblico ufficiale. Le sanzioni penali prevedono pene che oscillano tra 1 anno di reclusione e i 4 anni e multe fino ad un milione. Perdita del diritto: A seguito di dichiarazioni mendaci il soggetto in malafede perde immediatamente i benefici ottenuti con la documentazione falsa. La decadenza dei diritti in questione è definitiva, quindi non è possibile “rettificare” quanto contenuto nella dichiarazione mendace.

27 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 26 Falsità e irregolarità: Dai casi di dichiarazioni mendaci occorre tener distinti i casi di mera irregolarità (la difformità rispetto al vero non è imputabile ad un’intenzione fraudolenta del dichiarante). In questi casi, l’ufficio procedente informa tempestivamente l’interessato perché possa eliminare il difetto formale e ripristinare la regolarità della dichiarazione (nell’attesa della regolarizzazione il procedimento viene sospeso). Es.: l’interessato presenta una dichiarazione sostitutiva dove si limita ad attestare il possesso di un diploma di laurea, senza però indicare gli elementi per consentire all’ufficio procedente il controllo a posteriori dell’autodichiarazione (luogo e data del rilascio, sede dell’università, ecc.) oppure fornendo dichiarazioni imprecise per mero errore di trascrizione. Sanzioni previste per chi dichiara il falso

28 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 27 Modulistica Per evitare che il cittadino autocertifichi in maniera parziale o inesatta è opportuno che ogni amministrazione appronti una adeguata modulistica.

29 01/09/2014 Testo Unico documentazione amministrativa a cura del dott. Marco Santini 28 Bibliografia Quotidiano “IL SOLE-24 ORE” di lunedì 12 febbraio 2001 – pagg. 16 e 17. “T. U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” pubblicato nel Supplemento ordinario alla “Gazzetta Ufficiale” n° 42 del 20/02/2001 – Serie generale.


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