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Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni Regione Toscana.

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Presentazione sul tema: "Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni Regione Toscana."— Transcript della presentazione:

1 Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni Regione Toscana

2 2 LE FASI DELLA RIUNIONE

3 3 AVVIOSVOLGIMENTOCONCLUSIONE IDEAZIONEPREPARAZIONE FEED-BACK Prima Incontro Dopo LE FASI ASSUMONO DIVERSI SIGNIFICATI E RILEVANZA DIVERSI PER CIASCUN TIPO DI INCONTRO OGNI FASE RICHIEDE ADEMPIMENTI SPECIFICI E COINVOLGE PRIORITARIAMENTE RUOLI DIVERSI Aspetti di processo: le fasi della riunione

4 4 Fase ø - la ideazione PERCHE’ RIUNIRSI? OCCORRONO CONTRIBUTI DIVERSIOCCORRONO CONTRIBUTI DIVERSI C’E’ IL TEMPO NECESSARIOC’E’ IL TEMPO NECESSARIO CHI CONVOCA E’ LEGITTIMATO E COMPETENTECHI CONVOCA E’ LEGITTIMATO E COMPETENTE BISOGNA DECIDERE INSIEME BISOGNA DECIDERE INSIEME OCCORRE “LANCIARE” UNA NUOVA ATTIVITA’OCCORRE “LANCIARE” UNA NUOVA ATTIVITA’ SI’ SE: NO SE: NON E’ CHIARA LA FUNZIONE DELLA RIUNIONENON E’ CHIARA LA FUNZIONE DELLA RIUNIONE POCO TEMPOPOCO TEMPO CI SONO ALTRI MEZZI COMUNICATIVICI SONO ALTRI MEZZI COMUNICATIVI ARGOMENTI “BANALI”ARGOMENTI “BANALI” LA RIUNIONE “SABOTA” L’AZIONE/RALLENTALA RIUNIONE “SABOTA” L’AZIONE/RALLENTA OVVERO: PORSI IL PROBLEMA COSTI/BENEFICI.....

5 5 CONDIZIONI DI EFFICACIA PREPARARE UN “ORDINE DEL GIORNO” obiettiviobiettivi prioritàpriorità natura dell’incontro (informativo? decisionale? consultivo?)natura dell’incontro (informativo? decisionale? consultivo?) INDIVIDUARE I PARTECIPANTI chi deve essere presente?chi deve essere presente? conoscere (grado di coinvolgimento e interesse)conoscere (grado di coinvolgimento e interesse) selezionare (quantità)selezionare (quantità) DEFINIRE TEMPI adeguatezza agli obiettiviadeguatezza agli obiettivi tempo di chiusuratempo di chiusura Fase 1 - la preparazione

6 6 I PUNTI SUCCESSIVI RIGUARDANO UNA SERIE DI ADEMPIMENTI NECESSARI AFFINCHE' LA FASE DI PREPARAZIONE DI UNA RIUNIONE RISULTI EFFICACE DATA DATA LUOGO LUOGO DURATA DURATA PARTECIPANTI PARTECIPANTI OBIETTIVO/I OBIETTIVO/I TEMI, TEMI, PROBLEMI, ECC. TEMI, TEMI, PROBLEMI, ECC. (e loro successione) (e loro successione) COORDINAMENTO COORDINAMENTO DOCUMENTAZIONE DOCUMENTAZIONE LETTERA DI CONVOCAZIONE LETTERA DI CONVOCAZIONE ORDINE DEL GIORNO ORDINE DEL GIORNO o.d.g. DEFINIRE COMUNICARE

7 7 INVIARE TUTTO IL MATERIALE/DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO (dati, grafici, consuntivi, ecc.) VALUTARE I COSTI sala sala materiali/fotocopie materiali/fotocopie

8 8 NON DIMENTICARE CHE PER CERTE FINALITA’ ANZICHE’ CONVOCARE UNA RIUNIONE SI PUO’ RICORRERE AD ALTRI STRUMENTI QUALI:  TELEFONO  POSTA ELETTRONICA  CONTATTI INFORMALI  DELEGA  CIRCOLARI  NETWORKING  GROUPWARE  ASSEGNARE E COORDINARE ATTIVITA’ CON ACTION PLANS  ETC.

9 9 CONDIZIONI DI EFFICACIA IDENTIFICAZIONE DELL’OBIETTIVO chiaro nella formulazionechiaro nella formulazione capito e condiviso da tutti i partecipanticapito e condiviso da tutti i partecipantiORGANIZZAZIONE definizione “risorse” a disposizionedefinizione “risorse” a disposizione (tempi, ruoli) Fase 2 - l’avvio

10 10 ICE-BREAKING-WARMING UP ACCOGLIMENTO/PRESENTAZIONE PARTECIPANTI LETTURA DELL’O.D.G. approvazioneapprovazione modifichemodifiche RICHIAMO DI EVENTUALI DECISIONI PRESE IN INCONTRI PRECEDENTI ED INERENTI AI TEMI/PROBLEMI DA AFFRONTARE (stato dell’arte) VERIFICA DELL’AVVENUTO RICEVIMENTO/LETTURA DEL MATERIALE PRECEDENTEMENTE INVIATO INDIVIDUAZIONE DEL “SEGRETARIO” INCARICATO DELLA STESURA DEL VERBALE Principali adempimenti

11 11 CONDIZIONI DI EFFICACIA METODO DI LAVORO E DISCUSSIONE regole, normeregole, norme successione logica degli interventisuccessione logica degli interventi UTILIZZO RISORSE riassumere e registrare i progressi fatti e gli accordi presiriassumere e registrare i progressi fatti e gli accordi presi tempi (gestione ottimale di una risorsa “finita”)tempi (gestione ottimale di una risorsa “finita”) Fase 3 - lo svolgimento

12 12 CENTRATURA SUL TEMA ricondurre sul tema/i centrale/i dell’incontroricondurre sul tema/i centrale/i dell’incontroma non in maniera ossessiva! GESTIONE DEL TEMPO tempo globale preventivamente fissatotempo globale preventivamente fissato tempo relativo ai vari temitempo relativo ai vari temi tempo dei singoli interventitempo dei singoli interventi Principali adempimenti (Riguardano principalmente il responsabile)

13 13 REGOLE E NORME DEL GRUPPO “uno alla volta”“uno alla volta” interventi breviinterventi brevi un intervento/una propostaun intervento/una proposta black-out telefonicoblack-out telefonico successione logica degli interventisuccessione logica degli interventi MODALITA’ DI DECISIONE vantaggi/svantaggivantaggi/svantaggi problema/obiettivo/alternativa/sceltaproblema/obiettivo/alternativa/scelta obiettivi/scelte/tecniche/responsabilità/ scadenze/costiobiettivi/scelte/tecniche/responsabilità/ scadenze/costi Metodo di lavoro e discussione

14 14 SINTETIZZARE principali temi affrontatiprincipali temi affrontati decisioni presedecisioni prese “open issues”“open issues”INDIVIDUARE azioni successiveazioni successive tempi di attuazione delle decisioni presetempi di attuazione delle decisioni prese responsabilitàresponsabilitàPREVEDERE incontri futuriincontri futuri momenti di verifica sulle decisioni prese (chi, come, quando)momenti di verifica sulle decisioni prese (chi, come, quando) Fase 4 - la conclusione

15 15 UN INCONTRO TERMINA QUANDO INIZIA L’IMPLEMENTAZIONE DELLE DECISIONI PRESE E’ NECESSARIO FARE UN VERBALE CHE INDICHI cosa si è decisocosa si è deciso chi lo dovrà farechi lo dovrà fare entro quandoentro quando quali sono i momenti e i parametri di controlloquali sono i momenti e i parametri di controllo Feed - back

16 16 1. CREARE UN CLIMA FAVOREVOLE 2. IL RAFFORZAMENTO 3. COINVOLGERE I PRESENTI 4. TENERE LE REDINI DELL’ INCONTRO 5. GESTIRE GLI INTERLOCUTORI PROBLEMATICI La gestione psicologica di una situazione di gruppo

17 17 FAVORIRE UN CLIMA DI PARTECIPAZIONE E DI DIALOGO MEDIANTE L’USO SAPIENTE DELLE DOMANDE: “Pensate che a questo punto sia opportuno verificare il livello di accettazione della vostra proposta?”. Si certamente! Ma come? “Per introdurci all’argomento successivo vi porrò ora una domanda alla quale vi chiedo di rispondere per alzata di mano: quanti di voi sono convinti che …?” PRATICATE IL CONTATTO OCULARE 1. Creare un clima favorevole

18 SIGNIFICA: SIGNIFICA: FAR SENTIRE A PROPRIO AGIO I PARTECIPANTI FARLI PARTECIPARE ATTIVAMENTE, FAR SI’ CHE ABBIANO LA POSSIBILITA’ DI ESPRIMERE DUBBI, CREARE UN CLIMA APERTO E DISINIBITO PER FAR QUESTO OCCORRE: CURARE LA PRESENTAZIONE E L’APERTURA (ICE BREAKING) DEFINIRE LE REGOLE (TEMPI, DOMANDE, CHIARIMENTI) SORRIDERE, CURARE GESTUALITA’, VALORIZZARE GLI INTERVENTI, GRATIFICARE 1. Creare un clima favorevole

19 IL RAFFORZAMENTO OFFRE ALCUNI VANTAGGI: FA SENTIRE A PROPRIO AGIO CHI INTERVIENE RAFFORZANDONE L’AUTOSTIMA METTE A PROPRIO AGIO TUTTI GLI ALTRI CREANDO UNA ATMOSFERA POSITIVA INCORAGGIA ULTERIORI INTERVENTI E’ BASATO SULLE SEGUENTI ABILITA’: VALORIZZAZIONE ASCOLTO ATTIVO RIFORMULAZIONE E SINTESI 2. Il rafforzamento

20 1. Provocare domande per stimolare la discussione 2. Rivolgersi all’intero gruppo 3. Rivolgersi ad un singolo partecipante 4. Far completare un’idea appena abbozzata 5. Preordinare il dibattito 3. Coinvolgere i presenti

21 RICHIEDE: 1: L’ attenta gestione del tempo quando questo è limitato 2: Stimolando quando la discussione diventa sterile 3: Intervenendo quando la discussione va fuori tema COME SI TENGONO LE REDINI: 1: Mostrando empatia anche per interventi inadeguati 2: Ricordando lo scopo dell’incontro ed i limiti di tempo 3: Registrando gli interventi per trattarli successivamente 4. Tenere le redini dell’incontro


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