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KNOS Document Management System L’evoluzione della gestione documentale.

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Presentazione sul tema: "KNOS Document Management System L’evoluzione della gestione documentale."— Transcript della presentazione:

1 KNOS Document Management System L’evoluzione della gestione documentale

2 L’evoluzione dell’archiviazione documentale

3 I costi ‘‘invisibili’’ della gestione documenti tradizionale Acquisto di scaffali, cartelle, faldoni, scatole 0,03 Euro/foglio Spazio fisico occupato annualmente, considerando che ogni metro quadro contiene circa fogli 100 Euro/m2 Tempo di archiviazione, considerando che si impiegano circa due minuti, calcolati su uno stipendio medio di 1200 euro mensili 0,55 Euro/documento Ricerca dei documenti, considerando che si impiegano circa cinque minuti, calcolati su uno stipendio medio di 1200 euro mensili 1,35 Euro/documento Fotocopia 0,025 Euro/foglio Totale 1,96 Euro/foglio Ipotesi annuali Calcolo effettuato applicando il totale sopracitato ad una piccola azienda con circa 1000 documenti mediamente composti di due fogli l’uno Calcolo effettuato applicando il totale sopracitato ad una media azienda con circa documenti mediamente composti di due fogli l’uno 3920 Euro (Fonte: Euro

4 KNOS | Da ‘‘A nalogico’’ a ‘‘ Digitale’’: il confronto ‘‘ANALOGICO’’: Problemi/Costi Spazio per l’archivio cartaceo -Carta -Armadi -Raccoglitori ‘‘DIGITALE’’: Soluzioni/Benefici Dematerializzazione dei documenti: -Riduzione drastica dei supporti cartacei -Riutilizzo degli spazi fisici adibiti all’archiviazione Tempo per la gestione dei documenti -Archiviazione -Ricerca Tutto a portata di mouse: -Archiviazione con ‘‘drag & drop’’ -Ricerca in pochi click Gestione dei documenti archiviati: -Aggiornamento versioni -Informazioni distribuite e ‘‘personalizzate’’ -Iter di approvazione ‘‘manuale’’ Centralizzazione delle informazioni: -Unica base dati -Aggiornamenti immediatamente disponibili -Work-flow di gestione stato pubblicazione Comunicazione tra uffici: -Archiviazione documento -Aggiornamento versione Notifiche automatiche: -Avvisi di ritardo -Avvisi di scadenza Sicurezza: -Accesso alle informazioni archiviate Sicurezza: -Gestione criteri di accesso ai documenti

5 Lettere, Offerte, Mail, Fax, Schede di sicurezza, Certificati, Disegni, Progetti, Schede prodotto, Relazioni, Circolari, Curricula, Ordini, Bolle, Fatture, Documenti fiscali e contabili, Reclami, Contratti di manutenzione… I costi ‘‘invisibili’’ della gestione cartacea documenti

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7 L’evoluzione dell’archiviazione documentale

8 KNOS | I punti di forza del prodotto Accessibilità ovunque e da qualsiasi dispositivo Usabilità semplice, ergonomica, personalizzabile Flessibilità per adattare il software alle proprie esigenze Nuovi strumenti per aumentare la produttività Framework di sviluppo semplice e intuitivo attraverso le Knos API Cloud per la riduzione dei costi e dei rischi di gestione della struttura Integrazione nativa con Evolus Conservazione sostitutiva a norma di legge e ‘‘in house’’

9 Usabilità User Experience semplice, ergonomica, personalizzabile KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto

10 Accessibilità Ovunque e da qualsiasi dispositivo KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto

11 Flessibilità e Parametricità adattare il software alle proprie esigenze KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto

12 Framework di sviluppo sviluppare in modo semplice ed efficiente KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto

13 Cloud Ridurre costi e rischi di gestione infrastruttura KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto

14 Nuovi strumenti strumenti per aumentare la produttività ALER T FIRMA DIGITALE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA FIRMA GRAFOMETRICA OC R WORK-FLOW BARCODE INFORMAZIONI CONDIVISIONE NOTIFICHE SICUREZZA MOBILE CLOUD RICERCA DOCUMENTI SERVIZI VANTAGGI RISPARMIO KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto

15 Smart-tag Gli Smart-tag permettono di gestire operazioni sulle entità: -Pubblicazione in Knos -Apertura Pubblicazione KNOS | L’integrazione nativa con Metodo Evolus®

16 L’apertura di una pubblicazione avviene all’interno del browser di MetodoEvolus La navigazione tra le anagrafiche in MetodoEvolus si replica anche tra le pubblicazioni esistenti Smart-tag KNOS | L’integrazione nativa con Metodo Evolus®

17 Lo smart-tag visualizza in Knos il documento con il browser di Metodo In Knos vengono riportati gli eventuali riferimenti ‘linkabili’ ad altri documenti KNOS | L’integrazione nativa con Metodo Evolus®

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19 Metodo Evolus® Documenti dal gestionale Scansione con Barcode File system Responsabile Conservazione Invio comunicazione Conservazione a norma Business Key con Certificato valido KNOS | Conservazione sostitutiva a norma di legge

20 Riduzione della “transumanza umana” che porta le persone a girare per l’azienda alla ricerca di documenti e informazioni Condividere le informazioni senza appesantire l’utilizzo di , già di per sé elevatissimo Informazioni centralizzate e aggiornate per non trovarsi a discutere su versioni diverse dello stesso documento Facilità di distribuzione a clienti o fornitori in maniera autonoma nel rispetto delle policy aziendali Notifiche automatiche riguardanti documenti pronti all’uso Riduzione tempi di ricerca dei documenti in archivio Eliminazione della carta e dello spazio fisico dedicato all’archiviazione dei documenti Work-flow di gestione dei processi di approvazione documenti KNOS | I vantaggi della gestione documentale

21 Grazie per l’attenzione KNOS Document Management System


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