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Forum Internazionale degli Acquisti Verdi VIII edizione - Acquario Romano- Casa dell’Architettura, Roma 1-2 Ottobre 2014 www.forumcompraverde.it SEMINARI.

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1 Forum Internazionale degli Acquisti Verdi VIII edizione - Acquario Romano- Casa dell’Architettura, Roma 1-2 Ottobre SEMINARI E APPROFONDIMENTI A CURA DEL GDL ACQUISTI VERDI

2 V: Verifiche e Controlli Ottimizza gli acquisti a livello di sistema Supporto nella gestione degli acquisti di beni e servizi degli enti lombardi attraverso gare pubbliche aggregate Centrale di committenza Migliora le performance d’acquisto dei singoli Enti Realizzazione e promozione di soluzioni e- procurement, per la gestione dei processi di approvvigionamento online Promotrice dell’e-Procurement Svolgimento delle gare in nome e per conto dei singoli Enti SUA Stazione Unica Appaltante Offre consulenza specialistica agli Enti per la predisposizione delle proprie gare sia tradizionali che telematiche e per lo sviluppo dell'e- procurement Consulenza e formazione Enti Sanitari > 1700 Enti Pubblici di riferimento Regione ed Enti regionali Enti Locali ed altre PA

3 V: Verifiche e Controlli Attenzione a criteri ambientali e sociali Consultazione del Mercato Fabbisogni degli Enti Convenzione Monitoraggio Qualità Ottimizzare gli acquisti a livello di sistema Green Public Procurement - GPPResponsabilità Sociale d’Impresa - RSI Gara Aggregata ARACA ha introdotto all’interno delle proprie procedure di gara centralizzate criteri che incentivano ad acquistare prodotti e servizi ecologici, salvaguardando la concorrenza e premiando i prodotti/servizi più innovativi ARCA sta progressivamente attuando il processo degli acquisti sostenibili, inserendo “criteri sociali” negli appalti pubblici. L’approccio adottato si basa sulla trasparenza e tracciabilità della catena di fornitura e prevede la costruzione di un dialogo strutturato tra le Amministrazioni aggiudicatrici e i relativi fornitori. Energia elettrica Ed. 3 VacciniFarmaci Ausili per incontinenti Carta in risme (1ª, 2ª e 3ª edizione) Fotocopiatori in noleggio Energia elettrica (2ª e 3ª edizione) Appalto pre- commerciale Cancelleria (2ª e 3ª edizione) Divise polizia locale Agenzia Viaggi

4 V: Verifiche e Controlli Le gare bandite da ARCA, dal 2007 ad oggi, sono 73, per un totale di oltre 2805 lotti e una base d’asta complessiva che supera i 3,7 miliardi di euro, di cui più dell’84% per beni e servizi in ambito sanitario. 4 Data e nome documento Risparmio medio ponderato sui prezzi storici in Millioni € Sconto medio ponderato sui prezzi storici d’acquisto: > 17% €230 €100 €330 Specifica enti sanitariSpesa comuneTOTALE  Antisettici e disinfettanti  Vaccini ad uso umano, ed. 1, 2, 3, 4, 5 e 6  Farmaci, ed. 1, 2 e 3  Ausili per incontinenti, ed. 1 e 2  Mezzi di contrasto  Soluzioni Infusionali  Vaccini antinfluenzali, 2012/2013 e 2013/2014  Assicurazioni RCT/O, ed. 1, 2 e 3  …….  Cancelleria ed. 1, 2 e 3  Carta in risme, ed. 1, 2 e 3  Energia elettrica, ed. 1, 2 e 3  Agenzia Viaggi  Divise Polizia Locale  Vigilanza armata  Intermediazione pubblicitaria  … Programma Operativo Nazionale Governance e Azioni di Sistema FSE ASSE E: Capacità istituzionale - Obiettivo specifico 5.5: Rafforzare ed integrare il sistema di governance ambientale Azione 7A: Azioni orizzontali per l’integrazione ambientale

5 V: Verifiche e Controlli Attenzione alla soddisfazione degli utenti in termini di qualità dei prodotti e dei servizi e riduzione dei tempi di approvvigionamento Risparmi e trasparenza delle procedure assicurando la massima pubblicità delle iniziative e criteri di aggiudicazione certi e trasparenti Condivisione delle metodologie di approccio agli acquisti valorizzando i risultati già ottenuti dai best buyer Spinta all’innovazione dei processi delle P.A. Riduzione dei costi di sistema connessi alla realizzazione di procedure di gara Le attività di monitoraggio, tra cui le Verifiche Ispettive, sono funzionali al raggiungimento dell’obiettivo strategico di garantire la massima soddisfazione del Cliente CUSTOMER CARE EFFICACIA EFFICIENZA KNOW HOW INNOVAZIONE

6 V: Verifiche e Controlli Reclami Verifiche ispettive Verifica del rispetto dei termini contrattuali concordati con il fornitore Misurazione del livello di soddisfazione del cliente Verifica della qualità dei prodotti offerti in convenzione Raccolta indicazioni utili Flusso dati su ordinativi di fornitura / richieste di consegna Customer satisfaction Controllo qualità Procurement Intelligence Analisi dei flussi ObiettiviStrumento principale

7 V: Verifiche e Controlli PROGRAMMA DI MONITORAGGIO Rispetto dei livelli di servizio (individuazione di eventuali non conformità) Soddisfazione dei clienti (Amministrazioni) Azioni correttive (miglioramento continuo)

8 V: Verifiche e Controlli PREVISIONE DEL PROGRAMMA DI MONITORAGGIO IN FASE DI PUBBLICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Trasparenza Verso concorrenti che partecipano alla gara Esito & Sanzioni Possibilità di prevedere meccanismi penalizzanti per verifiche ispettive non conformi

9 V: Verifiche e Controlli Le attività di monitoraggio sono previste già in fase di redazione della documentazione di gara – il caso della Carta in risme Ed. 3^: Qualità del prodotto e dei servizi connessi «Per tutta la durata della Convenzione, ARCA, anche tramite terzi da essa incaricati, ha la facoltà di effettuare verifiche in corso d’opera, anche a campione, (…) al fine di verificare eventuali inadempimenti del Fornitore Offerta di bancali ecologici nel corso delle verifiche potrà essere verificata l’evidenza nel bancale del marchio del certificato ambientale posseduto Offerta di veicoli verdi nel corso delle verifiche potrà essere richiesta al fornitore una copia del libretto di circolazione del veicolo usato per la consegna

10 V: Verifiche e Controlli Esito & Sanzioni La verifica si intende positivamente superata, con successiva emissione del «Verbale di Verifica Ispettiva» solo se: Prodotti consegnati sono conformi ai requisiti minimi e alle caratteristiche tecniche richieste ed offerte Vengano rispettati i livelli di servizio stabiliti nel capitolato In caso contrario si procede alla: Sostituzione immediata dei Prodotti, pena la risoluzione del contratto Applicazione di penali, nonché risoluzione

11 V: Verifiche e Controlli Le verifiche ispettive si svolgono secondo un processo articolato in quattro fasi principali: Predisposizione documentazione e campione di Enti La società di ispezione contatta gli Enti e predispone ed esegue il piano di verifiche Gli Ispettori, concluse le V.I., trasmettono ad ARCA la relazione di chiusura Analisi e rielaborazione della relazione

12 V: Verifiche e Controlli Una verifica ispettiva può essere svolta con differenti modalità Presso la sede degli Enti l’ispettore effettua una verifica documentale sul processo di esecuzione della fornitura e una verifica di prodotto, tramite il confronto dei prodotti consegnati sia con quanto offerto in sede di gara sia con quanto richiesto dall’Ente Presso la sede del Fornitore l’ispettore effettua una verifica documentale sulle fatture emesse Attività di Blind Test per la verifica del funzionamento del Call Center del Fornitore negli orari e nei giorni stabiliti

13 V: Verifiche e Controlli La check list di verifica è suddivisa in 5 macro- categorie Ad ogni macro-categoria sono associati requisiti sottoposti a monitoraggio 1) Processo di esecuzione della fornitura 2) Prodotti forniti 3) Servizi integrativi di gestione 4) Call Center 5) Servizi di assistenza tecnica e post vendita A. 1 Comunicazioni dal fornitore A. 2 Trasporto, consegna e installazione A. 3 Indisponibilità dei prodotti, fuori produzione e rottura di stock A. 4 Resi e sostituzioni A. 5 Consegna fornitura con veicoli verdi B. 1 Corrispondenza caratteristiche prodotti consegnati con prodotti ordinati B. 2 Corrispondenza prodotti consegnati / installati con quanto offerto in sede di gara C. 1 Applicazione penali C. 2 Fatturazione D. 1 Verifica degli orari E. 1 Responsabile della Fornitura

14 V: Verifiche e Controlli La valutazione di ciascun requisito si basa su una scala a quattro valori attraverso cui è possibile attribuire un livello di conformità. La media aritmetica dei punteggi assegnati a ciascun requisito, afferente alla medesima macrocategoria, determina il valore dell’indicatore percentuale del singolo requisito. A sua volta, la media aritmetica di tali indicatori, pesata rispetto al numero di volte che il requisito viene valorizzato, determina l’Indicatore di Macrocategoria. WarningOn TargetAlert Non Conformità Grave Non Conformità Importante Non Conformità Lieve Conformità 1 0% 2 30% 3 65% 4 100% Punteggio Livello di servizio

15 V: Verifiche e Controlli Tali verifiche, già previste nei capitolati tecnici, sono state svolte con la collaborazione di un ente ad hoc - Organismo di Certificazione. Controllo sulla qualità del Prodotto Servizi di analisi tramite Prove di Laboratorio sulla rispondenza dei prodotti offerti con gli standard ISO richiesti in gara Anche in questo caso è prevista l’applicazione delle penali sul fornitore e la risoluzione del contratto

16 V: Verifiche e Controlli Responsabilità sociale d’Impresa – Definizione Nel Libro Verde pubblicato nel 2001 la Commissione definisce la responsabilità sociale come “Integrazione volontaria delle preoccupazioni sociali e ambientali delle imprese nelle loro operazioni commerciali e nei rapporti con le parti interessate” Nella comunicazione 681/2011 la Commissione definisce la responsabilità sociale come la“Responsabilità delle imprese per il loro impatto sulla società” Responsabilità economica Redditività aziendale: efficacia ed efficienza per un uso razionale delle risorse. Responsabilità sociale Operare con responsabilità verso tutti gli stakeholder, sia interni che esterni Responsabilità ambientale Salvaguardare il territorio e la natura, ridurre i consumi energetici, riciclare

17 V: Verifiche e Controlli Responsabilità sociale d’Impresa – Il contesto italiano Il Ministero dell’Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare ha elaborato una proposta di criteri sociali negli appalti pubblici, proponendo un approccio “semplificato” ed uno “completo”. Approccio semplificato Approccio completo Le Amministrazioni aggiudicatrici applicano un approccio semplificato nei contratti con importi inferiori alle soglie di rilevanza comunitaria, utilizzando un questionario semplificato per il monitoraggio degli standard sociali minimi, focalizzato solo sulle fasi finali della catena di fornitura. Le Centrali di committenza applicano l’approccio completo, indipendentemente dall’importo dei contratti, quindi sia sotto sia sopra la soglia di rilevanza comunitaria. Tale approccio prevede l’utilizzo della versione completa del questionario, che è focalizzato su tutte le fasi della catena di fornitura.

18 V: Verifiche e Controlli L’approccio di ARCA agli acquisti sociali ARCA sta predisponendo il processo degli acquisti sostenibili, inserendo i “criteri sociali” negli appalti pubblici. L’approccio adottato si basa sulla trasparenza e tracciabilità della catena di fornitura e prevede la costruzione di un dialogo strutturato tra l’Amministrazione aggiudicatrice e i relativi fornitori, che si articola in 2 fasi : Nel 2011 ARCA ha dato il via ad una fase di informazione e confronto con gli operatori economici interessati tramite la pubblicazione di un questionario rivolto al mercato della fornitura per introdurre il concetto di criteri sociali negli appalti che sarebbero poi stati considerati e integrati gradualmente nelle procedure ad evidenza pubblica indette da ARCA. 1 ^ fase: Nel corso del 2012 è stato promosso il graduale inserimento nelle procedure ad evidenza pubblica delle condizioni di esecuzione contrattuale attinenti ad esigenze di carattere sociale. Tale fase si articola nella previsione di clausole e dichiarazioni contrattuali, nel monitoraggio e nella verifica della conformità ai criteri sociali. 2 ^ fase:

19 V: Verifiche e Controlli Le condizioni di esecuzione contrattuale attinenti ad esigenze di carattere sociale sono state inserite nelle seguenti procedure di gara: IMPORTO COMPLESSIVO A BASE D’ASTA: circa 1,2 MILIONI DI EURO per 1814 LOTTI FARMACI VACCINI AUSILI PER INCONTINENTI ENERGIA ELETTRICA VACCINI ANTI INFLUENZALI CANCELLERI A E CARTA DISTRIBUTORI AUTOMATICI APPALTO PRE- COMMERCIALE FARMACI BIOLOGICI GESTIONE CORRISPONDENZA TNT PER SALE OPERATORIE Primi risultati

20 V: Verifiche e Controlli Monitorare la Responsabilità sociale Trasmissione ai fornitori di un questionario di automonitoraggio di conformità agli standard sociali minimi con la richiesta di un set di informazioni Filiera produttuva Elenco di fornitori e sub-fornitori Attività informativa sull’aspetto sociale Applicazioni sul codice di condotta Conduzione di verifiche ispettive esterne lungo la supply chain

21 Laura Carpineti Gruppo di Lavoro Acquisti Verdi Segreteria tecnica Ecosistemi srl Viale Liegi, Roma Tel / Fax / Ente Capofila Provincia di Cagliari Settore Ambiente Ufficio Sviluppo Sostenibile, Nodo In.F.E.A. Parco di Monteclaro, Via Cadello, 9/B - Cagliari Tel Fax Forum Internazionale degli Acquisti Verdi VIII edizione - Acquario Romano - Casa dell’Architettura, Roma 1-2 Ottobre 2014


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