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MODULO 2: TECNICHE E STRUMENTI DI PROGETTAZIONE E GESTIONE Project Cycle Management e Logical framework Approach Elena Grilli.

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1 MODULO 2: TECNICHE E STRUMENTI DI PROGETTAZIONE E GESTIONE Project Cycle Management e Logical framework Approach Elena Grilli

2 Il BUDGET di progetto Premessa: l’ente di finanziamento deve vedere nel progetto un modo efficiente di spendere le proprie risorse Il budget ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori, alcune regole: 1.Rispettare i riferimenti del bando 2.Mostrare le risorse in modo dettagliato 3.Evitare sbilanciamenti su un partner o un paese 4.Proporre costi realistici (attenzione, costi non prezzi!)

3 Il BUDGET di progetto Gli esempi che seguono sono tratti dai programmi di cooperazione internazionale, ma i principi si applicano a (quasi) tutti i programmi  ovviamente, attenzione al bando specifico!  Ricordatevi che le risorse devono corrispondere ad attività e che dovrete eseguirle se il progetto è approvato  Mantenete coerenza tra attività e costi (evitate somme forfettarie)  Per es. Quanto costa una vostra ora di lavoro, quante ore produttive in un anno, etc.  Piano di lavoro chiaro  budget chiaro

4 INFATTI: Ecco come pensare mentre decriviamo le attività, in modo da legarle subito al budget: Activity 1: analysis of the state of the art and existing needs Description (what): When: How long: How (approach, steps necessary): Where: Partner responsible: Experts involved: Target group: Deliverables/Milestones (events and products): Costs (Risorse umane, costi diretti e costi indiretti) Il BUDGET di progetto

5 Il BUDGET di progetto (regole generali)  La Commissione co-finanzia una parte dei costi progettuali sulla base di un piano finanziario dettagliato, nel quale devono comparire le stime di tutti i costi. La percentuale di finanziamento varia a seconda dei Bandi e va da un minimo del 50% ad un massimo del 90 %.  Le spese non coperte dal contributo comunitario debbono essere finanziate da altre fonti non comunitarie (private, pubbliche, risorse proprie del partenariato, combinazione di diverse fonti) e il soggetto proponente deve garantire la reperibilità di questo co-finanziamento.  Il doppio finanziamento non è consentito!!!

6  nessuna organizzazione del partenariato ricavi un profitto dalla sovvenzione concessa dalla Comunità europea;  ogni voce di spesa sia inclusa in una sola voce di budget di qualsiasi rendiconto finanziario presentato. (Doppio finanziamento non è chiaramente ammesso).  il controllo delle spese deve essere fornito dal soggetto proponente al momento del report finanziario finale.   Importante: i costi inseriti nel budget sono sempre costi reali, la Commissione finanzia solo a fronte di rendicontazione delle spese reali sostenute Il BUDGET di progetto (regole generali)

7 Il co-finanziamento si gestisce tipicamente attraverso 2 voci di costo:  Co-finanziamento degli overheads: costi generali che non vanno rendicontati nel dettaglio, ma solo elencati  Co-finanziamento attraverso lo staff: il costo del lavoro imputato alprogetto che non viene rimborsato dalla Commissione. (Parole chiave: tempo lavoro/costo/time sheet; busta paga/imputazione) Oppure, se previsto dal bando e se nelle nostre possibilità, attraverso contributi esterni (es. fondazioni) o finanziamenti  con fondi propri  Co-finanziamento con altri fondi pubblici, fondi comunitari. Il cofinanziamento delle risorse

8  Il budget è formato da:  Tabella di budget  Sezione nella parte B del progetto “Risorse” (circa 2 pagine)/ Giustificazione del budget E’ nel vostro interesse calcolare I costi dettaglatamente e dare quindi un sufficiente livello di dettaglio anche se non richiesto dalle guidelinee del programma, ma non troppo per non complicare la gestione: EQUILIBRIO! Il BUDGET di progetto

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11 Altro esempio di budget possibile Voce di costoSpesa stimata AStaff ,08 BViaggi ,00 CAttrezzature ,00 DConsumables 3.500,00 EAltri costi diretti ,00 Totale A+B+C+D+E ,08 FCosti indiretti(max 7%) ,00 Totale Costi eligibili ,08 GContributo in kind 0,00 Totale costi ,08

12 Entrate del progetto NamesEstimated Income HInteressi sul pre-finanziamento0,00 ICofinanziamento63.379,00 Contributo della CE ,08 Totale costi ,08 GContributo in Kind0,00 Totale entrate ,08

13 Come calcolare il pagamento A (Totale eligibili % Com)90% B (Max contributo CE) ,08 C (Spese riconosciute e co- finanziamento) ,00 Base per il pagamento finale (importi più bassi riconosciuti) ,00 Pre-finanziamento0,00 Recupero degli interessi sul pre- finanziamento0,00 Pagamento finale0,00

14 Costi Eleggibili  Costi Diretti: 1. Personale 2. Viaggi e sussistenza 3. Materiali e Attrezzature 4. Altri costi (organizzazione eventi, pubblicazioni) 5. Subappalto  Costi Indiretti: 6. OVERHEADS (7%)

15 Costi non eleggibili  Costi sostenuti fuori dalla durata del progetto (inclusi i costi di preparazione)  IVA  Interessi passivi  Occorre dedurre l’IVA “visibile” da ricevute, fatture, etc.  Altri tipi di tasse, interessi passivi, etc.  Costi NON DIRETTAMENTE legati al progetto

16 Costi di personale  In base alla prassi dell’organizzazione partecipante e sue regole di accounting (time-sheet)  Nella proposta:  Media mensile per categoria:  Salario lordo + benefici/ 12M  E.g. Dirigente 10%, Tecnico 70%, Ammin. 20%  I costi devono poi essere dimostrati nella rendicontazione (TS e buste paga)

17 Person-months  Calcolati in mesi di lavoro effettivo  1 mese = 20 giorni * 8 ore  0.25 p-m = 1 settimana  0.50 p-m = 2 settimane  e.g. 2 p-m =  1 persona full time per 2 mesi  1 persona part time per 4 mesi  4 persone part time per 1 mese

18 Costi di personale ATTENZIONE: TRASPARENZA E RIGIDITA’ NEL PROCESSO, IN PARTICOLARE SE SI HA PIU’ DI UN PROGETTO!!!! Esempio: Se il Comune di Roma ha 3 progetti, e imputa la stessa tipologia di co-finanziamento su tutti e 3 i progetti, dovrà fare attenzione che: Il totale giorni/ore uomo per mese nei 3 progetti non superi il totale dei giorni lavorati (inclusi ferie, permessi, malattia…) Il co-finanziamento non venga dichiarato in uno dei progetti attraverso una giornata finanziata da un altro progetto (doppio finanziamento)

19 Costi di viaggio Spese di viaggio :  I costi di viaggio si basano sulle spese effettivamente sostenute.  Si dovranno utilizzare le tariffe più economiche: distanze inferiori a 400 km - viaggi in treno distanze superiori a 400 km - viaggi aerei per gli spostamenti in automobile privata o taxi, l’importo ammissibile sarà limitato al costo di un biglietto ferroviario di prima classe (indipendentemente dal numero di persone che viaggiano in automobile); per le automobili noleggiate – costi effettivi  Spese di vitto e alloggio: Le spese di vitto e alloggio sono ammissibili a condizione che siano necessarie e ragionevoli, tenuto conto del luogo di soggiorno e direttamente correlate con l’attuazione del progetto  In generale, non devono superare i massimali delle tabelle approvate annualmente dalla Commissione;

20 Materiali e attrezzature  Durevoli  Uso nel progetto (%)  Tasso di deprezzamento (durata/deprezzamento) E.g EUR su un periodo di deprezzamento di 4 anni, usato al 50% su un progetto di due anni  2000 * 2/4 * 50% = 500 EUR  Consumabili  Totalmente consumati nel corso del progetto

21 Altri costi  Pubblicazioni e disseminazione Il tipo di pubblicazione, il numero di pagine e il numero di copie deve essere indicato nei limiti del possibile. Una copia di tutte le pubblicazioni e materiale divulgativo devono essere fornite alla Commissione al più tardi al momento della relazione finale.  Conferenze e seminari costi relativi a conferenze e seminari organizzati nell'ambito della realizzazione del progetto dovrebbe essere incluso in questa rubrica. Non dovrebbero essere inclusi viaggio e indennità per il personale del progetto (da inserire sotto voce B). Calcoli dettagliati per i costi relativi devono essere forniti, ad esempio, per l'affitto della sala, per il numero di partecipanti e numero di giorni / ore, il costo per l'interpretazione deve essere calcolato per costo giornata / interprete al giorno.

22 Costi indiretti / OVERHEADS  Percentuale fissa di tutti gli altri costi tranne il subcontracting, di solito il 7%  Non vanno rendicontati al dettaglio !

23 Sub-appalto Non è mai incoraggiato Non deve rigurardare parti essenziali del lavoro (e.g. R&D) Su porzioni limitate di budget Pagato al 100% dal consorzio ma non finanziato al 100% In molti programmi dovrete dimostrare di scegliere il miglior value for money su almeno tre offerte

24 Preparazione budget  Partner  Indicazioni sui loro costi: p-m per attività e altri costi  Costo della Person Month  Metodo di determinazione dei costi indiretti  Coordinatore  Dirige, consolida e aggiusta  Ha la visione globale del budget  Deve proporre il budget agli altri partner per accettazione prima della presentazione della proposta

25 Preparazione budget Il co-finanziamento: come fare?  Cash  Human resources  Diarie  Altro.... Attenzione:  il Co-finanziamento da parte della Commissione di un progetto nell'ambito di un programma non può essere combinato con altri co-finanziamento da un altro programma dell'Unione europea (NO AL DOPPIO FINANZIAMENTO!!)  I contributi “in natura” non possono essere presi in considerazione nel calcolo del co-finanziamento e non sono considerati costi ammissibili.

26 LAST BUT NOT LEAST....  Il budget dev’essere chiaro  Deve riflettere il piano di lavoro  Esprimete le risorse per partner e per categoria di costo e di attività  La Commissione paga costi, non prezzi: rendicontazione al dettaglio!!!

27 Piano economico e piano finanziario  Il piano economico è la distribuzione nel tempo dei costi e dei finanziamenti del progetto, coerentemente con la durata delle attività del progetto stesso e la data di incidenza delle richieste di erogazione dei finanziamenti. Ha l’obiettivo di porre il necessario punto di riferimento per il confronto tra preventivo e consuntivo di periodo e progressivo creare le premesse necessarie del piano finanziario che alloca nel tempo gli esborsi e gli incassi.  L’obiettivo del piano finanziario del progetto è quello di ottenere, per i progetti finanziati, un cash-flow positivo o almeno in equilibrio, tra gli uscite e gli incassi effettivi.  Il cash-flow e’ uno strumento fondamentale per il project management, soprattutto se usato in stretto coordinamento con l’amministrazione. OASI - Introduzione alla progettazione europea - maggio 2012

28 I tre ambiti di pianificazione: economico, finanziario ed operativo L’ambito economico, finanziario ed operativo Il ciclo di un progetto si struttura in tre ambiti di pianificazione: economico, finanziario ed operativo L’ambito economico, finanziario ed operativo Il ciclo di un progetto si struttura in tre ambiti di pianificazione: economico, finanziario ed operativo TIPOLOGIAOPERATIVOECONOMICOFINANZIARIO OBIETTIVIDistribuisce nel tempo le attività necessarie alla realizzazione del progetto garantendo: · la sincronia delle attività svolte · il raggiungimento degli obiettivi temporali del progetto · la compatibilità delle risorse necessarie (carico di lavoro) con quelle disponibili (capacità produttiva) Controlla proventi e costi, interni ed esterni, garantendo: · la compatibilità tra proventi e costi esterni Distribuisce nel tempo incassi e pagamenti garantendo l’equilibrio relativo, nel tempo, del flusso di cassa del progetto. STRUMENTI · Grafico di Gantt del progetto(1), · Conto economico preventivo e consuntivo di progetto · Flusso di cassa di periodo e progressivo

29 Diagramma di Gantt GENNAIOFEBBRAIOMARZOAPRILE PROGETTAZIONE RICERCA VALUTAZIONE Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mette in evidenza le relazioni temporali delle fasi di un progetto

30 PROSPETTO DI CONTROLLO DEL BUDGET ____________ Budget preventivo Costi effettivi 1lug15lug31lug15ago 31ago15sett , , , , , , , , ,00 0

31 Prospetto di controllo generale durata mesi risorseimporto DILAZIONI DI PAGAMENTO E INCASSO MESI GENFEBMARAPRMAGGIULUG PIANO OPERATIVO 1. PREPARAZIONE2interna ESECUZIONE4esterna FINANZIAMENTO2000 PIANO ECONOMICO 1. PREPARAZIONE2interna ESECUZIONE4esterna FINANZIAMENTO % dopo la preparazione; 50% dopo l’esecuzione 1000 PIANO FINANZIARIO 1. PREPARAZIONE2interna-1000UN MESE ESECUZIONE4esterna-1000UN MESE FINANZIAMENTO gg data fattura SALDO FIN =


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