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Modulo 2: tecniche e strumenti di progettazione e gestionE

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Presentazione sul tema: "Modulo 2: tecniche e strumenti di progettazione e gestionE"— Transcript della presentazione:

1 Modulo 2: tecniche e strumenti di progettazione e gestionE
Elena Grilli Project Cycle Management e Logical framework Approach

2 Il BUDGET di progetto Premessa: l’ente di finanziamento deve vedere nel progetto un modo efficiente di spendere le proprie risorse Il budget ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori, alcune regole: Rispettare i riferimenti del bando Mostrare le risorse in modo dettagliato Evitare sbilanciamenti su un partner o un paese Proporre costi realistici (attenzione, costi non prezzi!)

3 Il BUDGET di progetto Gli esempi che seguono sono tratti dai programmi di cooperazione internazionale, ma i principi si applicano a (quasi) tutti i programmi  ovviamente, attenzione al bando specifico! Ricordatevi che le risorse devono corrispondere ad attività e che dovrete eseguirle se il progetto è approvato Mantenete coerenza tra attività e costi (evitate somme forfettarie) Per es. Quanto costa una vostra ora di lavoro, quante ore produttive in un anno, etc. Piano di lavoro chiaro  budget chiaro

4 Il BUDGET di progetto INFATTI:
Ecco come pensare mentre decriviamo le attività, in modo da legarle subito al budget: Activity 1: analysis of the state of the art and existing needs Description (what): When: How long: How (approach, steps necessary): Where: Partner responsible: Experts involved: Target group: Deliverables/Milestones (events and products): Costs (Risorse umane, costi diretti e costi indiretti)

5 Il BUDGET di progetto (regole generali)
La Commissione co-finanzia una parte dei costi progettuali sulla base di un piano finanziario dettagliato, nel quale devono comparire le stime di tutti i costi . La percentuale di finanziamento varia a seconda dei Bandi e va da un minimo del 50% ad un massimo del 90 %. Le spese non coperte dal contributo comunitario debbono essere finanziate da altre fonti non comunitarie (private, pubbliche, risorse proprie del partenariato, combinazione di diverse fonti) e il soggetto proponente deve garantire la reperibilità di questo co-finanziamento. Il doppio finanziamento non è consentito!!!

6 Il BUDGET di progetto (regole generali)
nessuna organizzazione del partenariato ricavi un profitto dalla sovvenzione concessa dalla Comunità europea; ogni voce di spesa sia inclusa in una sola voce di budget di qualsiasi rendiconto finanziario presentato. (Doppio finanziamento non è chiaramente ammesso). il controllo delle spese deve essere fornito dal soggetto proponente al momento del report finanziario finale.  Importante: i costi inseriti nel budget sono sempre costi reali, la Commissione finanzia solo a fronte di rendicontazione delle spese reali sostenute

7 Il cofinanziamento delle risorse
Il co-finanziamento si gestisce tipicamente attraverso 2 voci di costo: Co-finanziamento degli overheads: costi generali che non vanno rendicontati nel dettaglio, ma solo elencati Co-finanziamento attraverso lo staff: il costo del lavoro imputato al progetto che non viene rimborsato dalla Commissione. (Parole chiave: tempo lavoro/costo/time sheet; busta paga/imputazione) Oppure, se previsto dal bando e se nelle nostre possibilità, attraverso contributi esterni (es. fondazioni) o finanziamenti con fondi propri Co-finanziamento con altri fondi pubblici , fondi comunitari.

8 Il BUDGET di progetto Il budget è formato da: Tabella di budget
Sezione nella parte B del progetto “Risorse” (circa 2 pagine)/ Giustificazione del budget E’ nel vostro interesse calcolare I costi dettaglatamente e dare quindi un sufficiente livello di dettaglio anche se non richiesto dalle guidelinee del programma, ma non troppo per non complicare la gestione: EQUILIBRIO!

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11 Altro esempio di budget possibile
Voce di costo Spesa stimata A Staff ,08 B Viaggi 70.240,00 C Attrezzature 12.700,00 D Consumables 3.500,00 E Altri costi diretti 67.088,00 Totale A+B+C+D+E ,08 F Costi indiretti(max 7%) 24.500,00 Totale Costi eligibili ,08 G Contributo in kind 0,00 Totale costi

12 Entrate del progetto Names Estimated Income H
Names Estimated Income H Interessi sul pre-finanziamento 0,00 I Cofinanziamento 63.379,00 Contributo della CE ,08 Totale costi ,08 G Contributo in Kind Totale entrate

13 Come calcolare il pagamento
A (Totale eligibili % Com) 90% B (Max contributo CE) ,08 C (Spese riconosciute e co-finanziamento) ,00 Base per il pagamento finale (importi più bassi riconosciuti) Pre-finanziamento 0,00 Recupero degli interessi sul pre-finanziamento Pagamento finale

14 Costi Eleggibili Costi Diretti: Personale Viaggi e sussistenza Materiali e Attrezzature Altri costi (organizzazione eventi, pubblicazioni) Subappalto Costi Indiretti: OVERHEADS (7%)

15 Costi non eleggibili Costi sostenuti fuori dalla durata del progetto (inclusi i costi di preparazione) IVA Interessi passivi Occorre dedurre l’IVA “visibile” da ricevute, fatture, etc. Altri tipi di tasse, interessi passivi, etc. Costi NON DIRETTAMENTE legati al progetto

16 Costi di personale In base alla prassi dell’organizzazione partecipante e sue regole di accounting (time-sheet) Nella proposta: Media mensile per categoria: Salario lordo + benefici/ 12M E.g. Dirigente 10%, Tecnico 70%, Ammin. 20% I costi devono poi essere dimostrati nella rendicontazione (TS e buste paga)

17 Person-months Calcolati in mesi di lavoro effettivo
1 mese = 20 giorni * 8 ore 0.25 p-m = 1 settimana 0.50 p-m = 2 settimane e.g. 2 p-m = 1 persona full time per 2 mesi 1 persona part time per 4 mesi 4 persone part time per 1 mese

18 Costi di personale ATTENZIONE: TRASPARENZA E RIGIDITA’ NEL PROCESSO, IN PARTICOLARE SE SI HA PIU’ DI UN PROGETTO!!!! Esempio: Se il Comune di Roma ha 3 progetti, e imputa la stessa tipologia di co-finanziamento su tutti e 3 i progetti, dovrà fare attenzione che: Il totale giorni/ore uomo per mese nei 3 progetti non superi il totale dei giorni lavorati (inclusi ferie, permessi, malattia…) Il co-finanziamento non venga dichiarato in uno dei progetti attraverso una giornata finanziata da un altro progetto (doppio finanziamento)

19 Costi di viaggio Spese di viaggio :
I costi di viaggio si basano sulle spese effettivamente sostenute. Si dovranno utilizzare le tariffe più economiche: distanze inferiori a 400 km - viaggi in treno distanze superiori a 400 km - viaggi aerei per gli spostamenti in automobile privata o taxi, l’importo ammissibile sarà limitato al costo di un biglietto ferroviario di prima classe (indipendentemente dal numero di persone che viaggiano in automobile); per le automobili noleggiate – costi effettivi Spese di vitto e alloggio: Le spese di vitto e alloggio sono ammissibili a condizione che siano necessarie e ragionevoli, tenuto conto del luogo di soggiorno e direttamente correlate con l’attuazione del progetto  In generale, non devono superare i massimali delle tabelle approvate annualmente dalla Commissione;

20 Materiali e attrezzature
Durevoli Uso nel progetto (%) Tasso di deprezzamento (durata/deprezzamento) E.g EUR su un periodo di deprezzamento di 4 anni, usato al 50% su un progetto di due anni  2000 * 2/4 * 50% = 500 EUR Consumabili Totalmente consumati nel corso del progetto

21 Altri costi Pubblicazioni e disseminazione
Il tipo di pubblicazione, il numero di pagine e il numero di copie deve essere indicato nei limiti del possibile. Una copia di tutte le pubblicazioni e materiale divulgativo devono essere fornite alla Commissione al più tardi al momento della relazione finale. Conferenze e seminari costi relativi a conferenze e seminari organizzati nell'ambito della realizzazione del progetto dovrebbe essere incluso in questa rubrica. Non dovrebbero essere inclusi viaggio e indennità per il personale del progetto (da inserire sotto voce B). Calcoli dettagliati per i costi relativi devono essere forniti, ad esempio, per l'affitto della sala, per il numero di partecipanti e numero di giorni / ore, il costo per l'interpretazione deve essere calcolato per costo giornata / interprete al giorno.

22 Costi indiretti / OVERHEADS
Percentuale fissa di tutti gli altri costi tranne il subcontracting, di solito il 7% Non vanno rendicontati al dettaglio  !

23 Sub-appalto Non è mai incoraggiato Non deve rigurardare parti essenziali del lavoro (e.g. R&D) Su porzioni limitate di budget Pagato al 100% dal consorzio ma non finanziato al 100% In molti programmi dovrete dimostrare di scegliere il miglior value for money su almeno tre offerte

24 Preparazione budget Partner Coordinatore
Indicazioni sui loro costi: p-m per attività e altri costi Costo della Person Month Metodo di determinazione dei costi indiretti Coordinatore Dirige, consolida e aggiusta Ha la visione globale del budget Deve proporre il budget agli altri partner per accettazione prima della presentazione della proposta

25 Preparazione budget Il co-finanziamento: come fare? Cash
Human resources Diarie Altro.... Attenzione: il Co-finanziamento da parte della Commissione di un progetto nell'ambito di un programma non può essere combinato con altri co-finanziamento da un altro programma dell'Unione  europea (NO AL DOPPIO FINANZIAMENTO!!) I contributi “in natura” non possono essere presi in considerazione nel calcolo del co-finanziamento e non sono considerati costi ammissibili.

26 LAST BUT NOT LEAST.... Il budget dev’essere chiaro Deve riflettere il piano di lavoro Esprimete le risorse per partner e per categoria di costo e di attività La Commissione paga costi, non prezzi: rendicontazione al dettaglio!!!

27 Piano economico e piano finanziario
Il piano economico è la distribuzione nel tempo dei costi e dei finanziamenti del progetto, coerentemente con la durata delle attività del progetto stesso e la data di incidenza delle richieste di erogazione dei finanziamenti. Ha l’obiettivo di porre il necessario punto di riferimento per il confronto tra preventivo e consuntivo di periodo e progressivo creare le premesse necessarie del piano finanziario che alloca nel tempo gli esborsi e gli incassi. L’obiettivo del piano finanziario del progetto è quello di ottenere, per i progetti finanziati, un cash-flow positivo o almeno in equilibrio, tra gli uscite e gli incassi effettivi. Il cash-flow e’ uno strumento fondamentale per il project management, soprattutto se usato in stretto coordinamento con l’amministrazione. OASI - Introduzione alla progettazione europea - maggio 2012

28 I tre ambiti di pianificazione: economico, finanziario ed operativo
TIPOLOGIA OPERATIVO ECONOMICO FINANZIARIO OBIETTIVI Distribuisce nel tempo le attività necessarie alla realizzazione del progetto garantendo: la sincronia delle attività svolte il raggiungimento degli obiettivi temporali del progetto la compatibilità delle risorse necessarie (carico di lavoro) con quelle disponibili (capacità produttiva) Controlla proventi e costi, interni ed esterni, garantendo: la compatibilità tra proventi e costi esterni Distribuisce nel tempo incassi e pagamenti garantendo l’equilibrio relativo, nel tempo, del flusso di cassa del progetto. STRUMENTI Grafico di Gantt del progetto(1), Conto economico preventivo e consuntivo di progetto Flusso di cassa di periodo e progressivo L’ambito economico, finanziario ed operativo Il ciclo di un progetto si struttura in tre ambiti di pianificazione: economico, finanziario ed operativo L’ambito economico, finanziario ed operativo Il ciclo di un progetto si struttura in tre ambiti di pianificazione: economico, finanziario ed operativo

29 Diagramma di Gantt GENNAIO FEBBRAIO MARZO APRILE PROGETTAZIONE RICERCA VALUTAZIONE Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mette in evidenza le relazioni temporali delle fasi di un progetto

30 PROSPETTO DI CONTROLLO DEL BUDGET
13.500,00 12.000,00 10.500,00 9.000,00 7.500,00 6.000,00 4.500,00 3.000,00 1.500,00 1lug 15lug 31lug 15ago 31ago 15sett ____________ Budget preventivo Costi effettivi

31 Prospetto di controllo generale
durata mesi risorse importo DILAZIONI DI PAGAMENTO E INCASSO MESI GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG PIANO OPERATIVO 1. PREPARAZIONE 2 interna -1000 2. ESECUZIONE 4 esterna 3. FINANZIAMENTO 2000 PIANO ECONOMICO -500 - 250 50% dopo la preparazione; 50% dopo l’esecuzione 1000 PIANO FINANZIARIO UN MESE 30 gg data fattura 4. SALDO FIN. 250 - 750 =


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