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PIER ANDREA TOSETTO EVENTI AGGREGATIVI I CONGRESSI ASSOCIATIVI I CONGRESSI ASSOCIATIVI.

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Presentazione sul tema: "PIER ANDREA TOSETTO EVENTI AGGREGATIVI I CONGRESSI ASSOCIATIVI I CONGRESSI ASSOCIATIVI."— Transcript della presentazione:

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2 PIER ANDREA TOSETTO EVENTI AGGREGATIVI

3 I CONGRESSI ASSOCIATIVI I CONGRESSI ASSOCIATIVI

4 PIER ANDREA TOSETTO

5 Scelta della sede, dei fornitori, negoziazione dei fornitori, negoziazione e contrattualistica ANDROIDEA

6 COME SI PROCEDE PER INDIVIDUARE UNA SEDE COME SI PROCEDE PER INDIVIDUARE UNA SEDE

7 ANDROIDEA C&VB Internet Pubblicazioni di settore Catene alberghiere Associazioni Professionali Referenze da colleghi FIERE di settore LE FONTI

8 - Conoscere i diversi tipi di sedi e di strutture - Saper valutare pro e contro sull’utilizzo di ciascuna struttura - Stilare una lista di domande utili per la ricerca e selezione della sede - Essere in grado di preparare una RFP “richiesta di proposta” - Conoscere gli elementi base di un contratto OBIETTIVI ANDROIDEA

9 Per organizzare bene un Congresso …. BISOGNA DARE IN NUMERI ANDROIDEA

10 7 W 1. WHO 2. WHAT 3. WHEN 4. WHERE 5. WHY 6. WHOOPS 7. WOW 1. WHO 2. WHAT 3. WHEN 4. WHERE 5. WHY 6. WHOOPS 7. WOW

11 la pianificazione strategica è alla base della pianificazione logistica la pianificazione strategica è alla base della pianificazione logistica ANDROIDEA

12 9 P assi 1.Determinare gli obiettivi 2.Raccogliere dati storici 3.Stabilire gli spazi utili 4.Identificare interessi ed aspettative dei partecipanti 5. Selezionare la destinazione 6. Scegliere le sedi 7. Valutare ed ispezionare di nuovo le sedi 8. Creare una RFP 9. Prenotare la sede/struttura

13 Scopi del meeting Ascoltare le esigenze degli stakeholder Scegliere l’ambientazione DETERMINARE GLI OBIETTIVI ANDROIDEA

14 Obiettivi del committente Obiettivi dell’evento Obiettivi dei partecipanti Obiettivi del committente Obiettivi dell’evento Obiettivi dei partecipanti ANDROIDEA DETERMINARE GLI OBIETTIVI

15 Obiettivi formativi Obiettivi finanziari Obiettivi di socializzazione Obiettivi di riconoscimento Obiettivi di motivazione Obiettivi formativi Obiettivi finanziari Obiettivi di socializzazione Obiettivi di riconoscimento Obiettivi di motivazione ANDROIDEA

16 RACCOGLIERE I DATI STORICI lavoriamo sul passato Numero dei partecipanti Informazioni demografiche Quantità camere degli allotment Budget e performance finanziaria Spazi necessari al Congresso Necessità per il F&B Spazi per l’area espositiva Tempistica dei servizi ANDROIDEA

17 STABILIRE GLI SPAZI UTILI lavoriamo sul futuro Stabilire gli spazi utili vuol dire determinare lo SPAZIO FISICO ed elaborare il MEETING PROFILE ANDROIDEA

18 MEETING PROFILE ANDROIDEA report dei dati degli eventi precedenti relativi ai servizi utilizzati, al profilo dei partecipanti, all’occupazione alberghiera MEETING PROFILE

19 ANDROIDEA quali dati raccogliere per elaborare un Meeting Profile quali dati raccogliere per elaborare un Meeting Profile Date da preferire Partecipazione Prenotazioni alberghiere Spazi per le riunioni Food & Beverage Spazi espositivi Area registrazione Spazi accessori ed altro

20 IDENTIFICARE INTERESSI ED ASPETTATIVE PARTECIPANTI IDENTIFICARE INTERESSI ED ASPETTATIVE PARTECIPANTI Eventuali preferenze sulla destinazione o sulla struttura Eventuali regimi alimentari Interessi legati al profilo dei partecipanti: età, sesso, accompagnatori, attività culturali ANDROIDEA

21 Obiettivi del Congresso Stabilità economica e politica Spazi utili Supporto delle Autorità Locali Situazioni trasporto Rotazione dei Meeting Possibile partecipazione in funzione della destinazione 1. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE ANDROIDEA

22 Stagionalità/periodo Prezzo Originalità o unicità dell’offerta Offerta territoriale Appeal turistico Precedenti esperienze personali o di colleghi 2. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE ANDROIDEA

23 SCEGLIERE LA SEDE Urbana / Periferica (Resort) Palazzo dei Congressi Albergo Fiera Location insolita ANDROIDEA Centro Congressi Conference Center Convention Center

24 Residenziale / Non residenziale Universitario / Aziendale Annesso o interno a struttura alberghiera o resort ANDROIDEA Centro Congressi Conference Center Convention Center

25 PRO E CONTRO CENTRO CONGRESSI / ALBERGO ANDROIDEA

26 1. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI ANDROIDEA Sala principale o sala plenaria Sale per le sessioni parallele Sale per riunioni: break-out room Sale per workshop e/o per corsi Sala per Poster Session Area espositiva Area registrazione

27 2. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI ANDROIDEA Aree per il tempo libero e per gli incontri informali Sale e spazi per la ristorazione Area guardaroba Area magazzino Green room/hospitality room Area riservata a segreteria e uffici ALTRO

28 FATTORI DA TENERE IN CONSIDERAZIONE FATTORI DA TENERE IN CONSIDERAZIONE ANDROIDEA

29 - Posizione della struttura prescelta rispetto ad altre e flussi di traffico - Configurazione delle sale : dimensioni, altezza dei soffitti, massima capienza - Vicinanza ai servizi, anche per disabili - Acustica, isolamento acustico o presenza di rumori di fondo - Visibilità da parte dei presenti in sala ANDROIDEA

30 - Esigenze dei Relatori e degli Speaker - Facilità di movimento da una sala all’altra, da un’area all’altra - Vie di accesso e di fuga - Accessibilità per i disabili - Attrezzature di base presenti in ciascuna sala - Tecnologie presenti in loco ANDROIDEA

31 - Areazione e/o climatizzazione - Illuminazione : se idonea alle esigenze dell’evento e di facile gestione - Voltaggio, cablaggio, allacci utenze - Controllare se sono previsti piani di ristrutturazione - Verificare se è disponibile in loco personale tecnico ed a quali condizioni - C’è un buon oscuramento ? ANDROIDEA

32 VALUTAZIONI E PROCEDURE VALUTAZIONI E PROCEDURE ANDROIDEA

33 - Non dimenticare la prenotazione di Break-out Room o salette per Board Meeting - Chiedere, se necessario, l’autorizzazione a portare i propri fornitori - Chiedere alla struttura se ci sono fornitori In esclusiva e per quali servizi - Area parcheggio e se custodita - La struttura fornisce nelle sale riunioni blocchi, matite, acqua … a titolo gratuito? - Valutazione dei rischi / Assicurazioni ANDROIDEA

34 - Richiedere area per il guardaroba ed eventualmente il servizio - Verificare se esiste uno spazio espositivo - Verificare spazio per immagazzinare o gestire il materiale per l’evento in sicurezza - Adottare una corretta segnaletica - Se possibile evitare sale con specchi posti dietro lo Speaker: distraggono il pubblico ANDROIDEA

35 - Verificare che ci siano aree idonee per le pause caffè e per la ristorazione - Conoscere ed incontrare lo staff della sede : condividere tutti i dettagli dell’evento - Informarsi su orari di lavoro del personale in loco e di eventuali obblighi contrattuali - Obblighi SIAE - Verificare eventuali altre manifestazioni in contemporanea ANDROIDEA

36 PREPARARE UNA RFP Che cosa è una RFP ? Cosa includere in una Richiesta di Preventivo ? Utili suggerimenti per non creare confusione Che cosa è una RFP ? Cosa includere in una Richiesta di Preventivo ? Utili suggerimenti per non creare confusione ANDROIDEA

37 1. RFP cosa non dimenticare ANDROIDEA - Dettagli del Congresso: LUOGO, DATE, COMITATI/SPONSOR, STORIA - Partecipanti ed Espositori: PROFILO e NUMERI - Scopo del Congresso: COSA SI RICHIEDE AL FORNITORE - Contatti: CHI FA COSA, LINEE GUIDA - Data entro la quale bisogna ricevere la proposta e come - Indicazioni dei ns. tempi per la risposta

38 2. RFP cosa non dimenticare ANDROIDEA Numero, tipologie di camere, upgrading, gratuità Servizi congressuali: attrezzature tecnologiche Eventuali spazi espositivi e per stoccaggio materiale Date allestimento e disallestimento e tempistiche Area accoglienza e registrazione Servizi ed aree F& B (tipologia e date) SPECIFICARE NEI DETTAGLI

39 3. RFP cosa non dimenticare ANDROIDEA Eventuali aree per attività sociali Servizi speciali (inclusi accessi ai disabili o altro) Bozza di programma Eventuale indicazione tariffaria Tariffe nette o commissionabili Procedure e criteri di selezione SPECIFICARE NEI DETTAGLI

40 I FORNITORI ANDROIDEA Ciascun fornitore deve essere selezionato con attenzione: potrà essere la chiave del vostro successo Il miglior fornitore non è quello che offre il prezzo più basso, ma quello che ci garantisce il servizio migliore al miglior prezzo

41 I FORNITORI ANDROIDEA Il Fornitore ideale deve essere coinvolto nel progetto, partecipare al suo sviluppo, fidelizzato, così diventa Partner

42 Sapere i propri bisogni Conoscere le esigenze di controparte Sapere i propri bisogni Conoscere le esigenze di controparte ANDROIDEA TUTTO E’ NEGOZIABILE

43 ANDROIDEA QUALI SONO GLI ELEMENTI DELLA NEGOZIAZIONE

44 1. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE ANDROIDEA Flessibilità delle date Stagionalità Tariffe flat per le camere, per tipologia. Upgrading Amenity, frigobar, trattamento VIP, Wi-fi Numero dei ripassi giornalieri nelle camere Servizi gratuiti

45 2. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE ANDROIDEA Meeting set up predefinito Organizzazione personalizzata IN e OUT (check-in e check-out) Politica depositi e pagamenti Clausole riduzioni del contingente camere Cancellazioni e penali

46 3. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE ANDROIDEA Servizi offerti a titolo gratuito quali: piscina e centro benessere, campi sportivi Eventuali richieste di soggiorno post-evento Minimi garantiti per la ristorazione Gara tra più location o destinazioni Noleggio attrezzature o allestimenti

47 LA DECISIONE FINALE Riunione interna e presentazione delle sedi Presentazione al cliente Richiesta del contratto alla sede prescelta Negoziazione tra la struttura e l’organizzatore Riunione interna e presentazione delle sedi Presentazione al cliente Richiesta del contratto alla sede prescelta Negoziazione tra la struttura e l’organizzatore ANDROIDEA

48 1. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE ANDROIDEA Anticipare nel contratto con l’albergo le vostre esigenze in termini di sale: avrete modo di mantenere gli spazi fino al momento di doverne rilasciare qualcuno Prenotare le sale per le quali è previsto allestimento e disallestimento complesso su base 24 ore Nel contratto per gli spazi sarà previsto una scadenza (release date) entro il quale confermare alla struttura le nostre esigenze in via definitiva, rilasciando gli spazi che non utilizzeremo

49 2. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE ANDROIDEA Cercate di prevedere pochi cambi nel set-up delle sale prenotate Mettete tutto per scritto, sempre, ed in particolare le vostre esigenze riguardanti le utenze (elettricità, collegamenti web, tipo di sedute, ecc..) Se durante le prime riunioni con la struttura non sarete ancora in grado di definire le vostre richieste di spazi, almeno indicate l’altezza minima dei soffitti e lo spazio minimo in mq/persona

50 3. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE ANDROIDEA Cercate di ottenere la planimetria degli spazi, ma VERIFICATE sempre di persona, potrebbero esserci state modifiche Prestate giusta attenzione alle esigenze dei relatori: podio, piattaforme, leggìo o altro VERIFICATE, VERIFICATE ED INSERITE OGNI DETTAGLIO NEL CONTRATTO

51 ANDROIDEA IL CONTRATTO

52 ANDROIDEA Deve essere sempre in forma scritta; non accettare accordi verbali Deve essere stilato nei minimi dettagli Deve essere firmato dai Responsabili di tutte le parti in causa Per i Congressi Internazionali è meglio rivolgersi ad un Legale assicurandosi una corretta traduzione

53 IL CONTRATTO gli elementi di base IL CONTRATTO gli elementi di base ANDROIDEA Status di eventuali opzioni Dettagli del congresso Obiettivi ed aspettative delle parti in causa Specifica delle tariffe e dei prezzi Tutti i termini delle scadenze e conferme Obblighi contrattuali per le parti in causa Eventuali modifiche contrattuali in caso di parziale modifica o cancellazione dei servizi

54 ANDROIDEA REVISIONE RECESSIONE REVISIONE RECESSIONE

55 ALBERGO: LE CLAUSOLE ANDROIDEA Allotment e tipologia camere Tariffa vendita camera Prenotazione e acconti Clausole no-show Riduzione contingente camere Commissioni, concessioni Procedure pagamenti Richieste F&B e minimi garantiti Eventuali lavori di allestimento in sede

56 ALBERGO: LE CLAUSOLE ANDROIDEA Richiesta spazi congressuali Clausole per eventuali danni Penalità per riduzione contingente Condizioni e penalità per rescissione contratto Cancellazioni di servizi Coperture assicurative Accessibilità Foro competente

57 buon lavoro

58 PIER ANDREA TOSETTO

59 ANDROIDEA

60 LA RISPOSTA AI QUESITI DEL SOUL-SEARCHING LA RISPOSTA AI QUESITI DEL SOUL-SEARCHING MISSIONE DELL’AZIENDA ANDROIDEA

61 I PRINCIPI DI BASE DELLA COMUNICAZIONE OGNI AZIENDA PER IL FATTO DI ESISTERE, PROPONE DI SE’ UNA DETERMINATA IMMAGINE OGNI AZIENDA PER IL FATTO DI ESISTERE, PROPONE DI SE’ UNA DETERMINATA IMMAGINE ANDROIDEA


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