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Prima di cominciare Formazione per il Segretario di Club 1 Questa presentazione deve essere visualizzata come Presentazione in PowerPoint. Per visualizzarla.

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1 Prima di cominciare Formazione per il Segretario di Club 1 Questa presentazione deve essere visualizzata come Presentazione in PowerPoint. Per visualizzarla come presentazione: 1. Fare clic su 'Presentazione' nel menu nella parte superiore della schermata. 2. Selezionare 'Dall'inizio'

2 Prima di cominciare Il presente modulo online è suddiviso in 5 sezioni che possono essere completate in una unica sessione di minuti, ovvero in sessioni diverse. Formazione per il Segretario di Club 2 Per ulteriore assistenza, contatti il Presidente del Comitato Tecnologie Informatiche del Suo club o il Centro Didattico Lions all'indirizzo Benvenuti alla Formazione per Officer di Club

3 Eserciziario Fare clic qui Fare clic qui se si desidera visualizzare l'eserciziario e stamparlo prima di proseguire. Formazione per il Segretario di Club 3 Il presente modulo online comprende un eserciziario che La aiuterà a ottimizzare il Suo apprendimento. Questo è organizzato in 5 sezioni corrispondenti e offre l'opportunità di prendere appunti e di ricevere ulteriori informazioni a complemento dei concetti trattati nel modulo stesso.

4 Eserciziario Formazione per il Segretario di Club 4 Le responsabilità dei segretari di club variano a seconda delle regioni e delle procedure stabilite dai club. N.B.:

5 Navigazione Formazione per il Segretario di Club 5 Può passare alle varie sezioni del modulo online quando appaiono alcune icone. Ogni diapositiva segue un programma a tempo. A operazione completata, una freccia nell'angolo inferiore destro indicherà che, quando si è pronti, si potrà fare clic e passare alla successiva diapositiva. indica un link ad una risorsa sul sito web o a una pubblicazione LCI. Se fa clic su questa icona andrà a quella risorsa. I link saranno disponibili anche nella sezione Risorse di questo modulo online. Facendo clic su tornerà alla diapositiva dell'Indice, così potrà riesaminare o saltare a sezioni specifiche.

6 Benvenuto È stato eletto a ricoprire il ruolo di Segretario di club Formazione per il Segretario di Club 6

7 Obiettivi Il presente corso Le offrirà le informazioni di base e le risorse necessarie perché si possa preparare per il Suo nuovo incarico. Al termine di questo corso Lei sarà in grado di:  riconoscere lo scopo di un Lions club e la sua collocazione all'interno della struttura di Lions Clubs International  illustrare sinteticamente le responsabilità di un segretario di club  accedere a ulteriori risorse, secondo necessità Formazione per il Segretario di Club 7

8 Indice Fare clic sui link di seguito riportati per passare a una specifica sezione, oppure fare clic sulla freccia per continuare alla Sezione 1. Sezione 1: IntroduzioneIntroduzione Sezione 2: Il team dei leader del Suo clubIl team dei leader del Suo club Sezione 3: Responsabilità del Segretario di clubResponsabilità del Segretario di club Sezione 4: Pianificare il Suo mandatoPianificare il Suo mandato Sezione 5: RisorseRisorse Formazione per il Segretario di Club 8

9 Introduzione 9 Benvenuto alla Sezione 1: Introduzione Formazione per il Segretario di Club Vada alla pagina 1 dell'eserciziario.

10 Introduzione 10 In qualità di segretario, Lei fa parte integrante del leadership team del Suo club e opera per sostenere il presidente del club che guida il club stesso nelle attività di service a supporto della comunità locale e delle aree circostanti. Tuttavia, è anche importante ricordare che Lei è parte di qualcosa di molto più grande. Formazione per il Segretario di Club

11 Struttura di Lions Clubs International 1 1 Club Formazione per il Segretario di Club 11 Lions Clubs International è composto di una vasta rete di Lions, con i club posti al centro. Tale struttura facilita la comunicazione e promuove il service su scala locale, regionale e mondiale.

12 Struttura di Lions Clubs International 1 1 Club Formazione per il Segretario di Club 12 La prossima diapositiva La aiuterà a completare la pagina 1 dell'eserciziario. La preghiamo di dedicare qualche minuto a terminare questa sezione.

13 Struttura di Lions Clubs International Area Costituzionale Multidistretto Distretto Circoscrizione* Zona Club Un club consiste di un minimo di 20 soci Una zona consiste di 4-8 club Una circoscrizione consiste di club * Un distretto è composto da almeno 35 club con 1250 soci attivi Alcuni distretti in una determinata area geografica formano un multidistretto Ogni Lions club è situato in una delle sette Aree Costituzionali, rappresentata da almeno un direttore internazionale *facoltativo Formazione per il Segretario di Club 13

14 Struttura di Lions Clubs International Area Costituzionale Multidistretto Distretto Circoscrizione* Zona Club Formazione per il Segretario di Club 14 I singoli club e i loro soci rappresentano il cuore dell'Associazione. Senza il loro impegno a servire la gente a livello locale, non riusciremmo a mantenere la nostra missione di service globale.

15 Formazione per il Segretario di Club 15 Come club all'interno della più vasta Associazione Internazionale di Lions Clubs, la vostra missione è: DARE MODO ai volontari di servire la propria comunità, rispondere ai bisogni umanitari, incoraggiare la pace e promuovere la comprensione internazionale tramite i Lions club.

16 Scopo dei Lions Club Affinché la nostra missione possa diventare realtà, i nostri club devono adoperarsi a favore di molti scopi. Formazione per il Segretario di Club 16 Esaminiamo ora rapidamente lo Statuto e Regolamento Tipo per Club per verificare se Lei conosce tutti gli scopi di un Lions club.

17 Scopo dei Lions Club Formazione per il Segretario di Club 17 Verranno visualizzate una serie di affermazioni. Selezioni "Sì" se l'affermazione descrive uno degli scopi stabiliti dei Lions club oppure "No" se non si tratta di uno degli scopi stabiliti dei Lions club.

18 Scopo dei Lions Club Lo scopo dei Lions club è… Unire i soci con i vincoli dell’amicizia, del cameratismo e della comprensione reciproca. SÌ NO Sì Questo è uno degli scopi stabiliti dei Lions club Sì Questo è uno degli scopi stabiliti dei Lions club Formazione per il Segretario di Club 18 Ecco la prima affermazione. Fare clic su SÌ o NO

19 Scopo dei Lions Club Lo scopo dei Lions club è… Incoraggiare le persone predisposte a servire la comunità senza alcun vantaggio personale economico, incoraggiare l’efficienza e promuovere alti valori di etica nel commercio, nell’industria, nelle professioni, nelle attività pubbliche e in quelle private. SÌ NO SÌ Questo è uno degli scopi stabiliti dei Lions club SÌ Questo è uno degli scopi stabiliti dei Lions club Formazione per il Segretario di Club 19 Ecco la prossima affermazione. Fare clic su SÌ o NO

20 Scopo dei Lions Club Lo scopo dei Lions club è… Interessarsi attivamente al bene civico, culturale, sociale e morale della comunità. SÌ NO SÌ Questo è uno degli scopi stabiliti dei Lions club SÌ Questo è uno degli scopi stabiliti dei Lions club Formazione per il Segretario di Club 20 Fare clic su SÌ o NO Passiamo alla prossima?

21 Scopo dei Lions Club Quali di queste affermazioni NON è uno scopo stabilito dei Lions club? Formazione per il Segretario di Club 21 Fare clic sulla risposta prescelta. Promuovere i principi di buon governo e buona cittadinanza. Fornire un luogo di dibattito per discussioni aperte su tutte le questioni di interesse pubblico… Creare e promuovere uno spirito di comprensione tra i popoli del mondo. Promuovere i leader politici che sostengono la missione dei Lions club. OK, queste erano piuttosto facili. Ora proviamone una un po' più difficile. Si possono esaminare tutte e 6 le affermazioni relative agli scopi all'Articolo II dello Statuto tipo dei club Promuovere i leader politici che sostengono la missione dei Lions club s.

22 Scopo dei Lions Club Formazione per il Segretario di Club 22 Come può contribuire Lei a promuovere la missione e gli scopi dei Lions club? Scriva la risposta a pagina 2 dell'eserciziario.

23 Formazione per il Segretario di Club 23 Benvenuto alla Sezione 2: Il leadership team del Suo club Vada alla pagina 3 dell'eserciziario.

24 Formazione per il Segretario di Club 24 Ogni Lions club è composto da un team di leader che sostengono le attività del club. La prossima diapositiva La aiuterà a completare la struttura organizzativa dei club a pagina 3 dell'eserciziario.

25 Il team dei leader del Suo club Diamo uno sguardo alla struttura organizzativa dei Club. Formazione per il Segretario di Club 25 1o VP Club Members Board of Directors President SegretarioTesoriere 2o VP Immediato Past Presidente Soci del club Consiglio direttivo Presidente

26 Il team dei leader del Suo club In qualità di segretario, Lei è la persona che gestisce le attività del club.  È l'officer di collegamento tra il club e il distretto e con l'Associazione  Agisce sotto la supervisione del presidente e del Consiglio direttivo Formazione per il Segretario di Club 26 1o VP Club Members Board of Directors President SegretarioTesoriere 2o VP Immediato Past Presidente Soci del club Consiglio direttivo Presidente

27 Il team dei leader del Suo club Il Consiglio direttivo è formato da:  presidente  immediato past presidente  vice presidenti  segretario  tesoriere  cerimoniere (facoltativo)  censore (facoltativo)  presidente di comitato addetto ai soci  qualsiasi altro membro del Consiglio eletto Formazione per il Segretario di Club 27 A pagina 7 del Manuale per il Team degli Officer di Club si può trovare una descrizione di ciascun incarico.

28 Il team dei leader del Suo club Esaminiamo ora rapidamente le responsabilità condivise. Prenderà in considerazione ed esaminerà tutte le nuove attività e norme del club prima che vengano presentate e sottoposte all'approvazione dei soci del club. Farà sì che i registri, i conti e le operazioni del club siano controllati annualmente. Sottoporrà tutte le questioni inerenti nuove iniziative e direttive del club al relativo comitato permanente o speciale, per la valutazione e la sua raccomandazione. Avvalendosi di pratiche di contabilità di uso comune, manterrà almeno due (2) conti separati. Designerà, su indicazione del comitato finanze, una o più banche per il deposito dei fondi del club. Avrà il potere di modificare, annullare o revocare le decisioni di qualsiasi officer del club. Autorizzerà ogni spesa e non creerà alcuna passività per il club. Non autorizzerà spese per scopi amministrativi di fondi raccolti in pubblico. Nominerà il garante per la cauzione di ogni officer del club. Formazione per il Segretario di Club 28 Fare clic una volta sul puzzle per far apparire le responsabilità condivise. Insieme il Consiglio direttivo…

29 Il team dei leader del Suo club Che cosa può fare Lei, come segretario di club, per contribuire a far sì che il team di leader del club collabori bene al suo interno? Formazione per il Segretario di Club 29 Scriva la risposta a pagina 4 dell'eserciziario.

30 Sviluppare competenze di leadership Risorse supplementari Consideri di seguire i seguenti corsi online:  Introduzione alla Leadership Lions  Ascolto efficace  Team efficaci Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono trovare qui. Formazione per il Segretario di Club 30 Il Centro Didattico Lions offre corsi online gratuiti finalizzati ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.

31 Formazione per il Segretario di Club 31 Benvenuto alla Sezione 3: Responsabilità del Segretario di club Vada alla pagina 5 dell'eserciziario.

32 Responsabilità del Segretario di club Come persona che gestisce le attività del club e come membro del Consiglio direttivo, tra le Sue responsabilità principali figurano …  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club Formazione per il Segretario di Club 32

33  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club Responsabilità del Segretario di club  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club Formazione per il Segretario di Club 33 A quante riunioni dovrà partecipare?

34 Responsabilità del Segretario di club Il programma di seguito indicato è piuttosto frequente: Tipi di riunioni Annualmente Riunione per la transizione degli officer Anniversario della charter A seconda delle necessità Riunioni straordinarie del Consiglio direttivo (quando richiesto da 3 o più membri del Consiglio) Riunioni straordinarie di club (richieste almeno 10 giorni prima) Mensilmente Riunione ordinaria del Consiglio direttivo Riunione ordinaria di club Formazione per il Segretario di Club 34

35  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club Responsabilità del Segretario di club Una parte importante delle Sue responsabilità è legata all'organizzazione delle riunioni. Formazione per il Segretario di Club 35  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club Diamo un'occhiata in dettaglio.

36 Responsabilità del Segretario di club I suoi compiti riguardo alle riunioni consistono di 3 fasi. 1.Prima della riunione 2.Durante la riunione 3.Dopo la riunione Formazione per il Segretario di Club 36 La preghiamo di rispondere alle domande a pagina 5 e 6 dell'eserciziario.

37 Responsabilità del Segretario di club  Notificare anticipatamente ai soci le date/gli orari delle riunioni  Insieme al presidente, creare l'ordine del giorno della riunione  Raccogliere tutta la corrispondenza da distribuire ai presidenti o membri di comitato competenti  Preparare premi o kit per nuovi soci, se necessario  Preparare l'annuario dei soci del club per prendere le presenze Formazione per il Segretario di Club 37 Fase 1 - Prima della riunione

38 Responsabilità del Segretario di club  Prendere le presenze  Redigere il verbale della riunione  Documentare la presenza di eventuali oratori ospiti, visitatori non Lions e Lions in visita  Raccogliere e registrare le quote associative e consegnare ai soci le relative ricevute  Raccogliere informazioni sulle attività dai presidenti di comitati  Chiedere ai nuovi soci di compilare i moduli necessari Formazione per il Segretario di Club 38 Fase 2 - Durante la riunione

39 Responsabilità del Segretario di club  Registrare le presenze  Registrare i premi consegnati  Verificare l'ammontare del denaro raccolto e registrare i pagamenti delle quote  Depositare o consegnare il denaro raccolto al tesoriere e ottenere da questi relativa ricevuta  Archiviare/distribuire una copia del verbale della riunione in seguito alla sua approvazione  Effettuare una verifica su eventuali questioni pendenti emerse nel corso della riunione Formazione per il Segretario di Club 39 Fase 3 - Dopo la riunione

40 Responsabilità del Segretario di club Il segretario deve anche prepararsi per le riunioni del Consiglio direttivo. Consultare la pagina 6 dell'eserciziario per ulteriori informazioni. È importante ricordare che le responsabilità dei segretari di club variano a seconda delle regioni e delle procedure stabilite dai club. È opportuno che Lei adatti i suggerimenti presenti in questo modulo alle esigenze del Suo club. Formazione per il Segretario di Club 40

41  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club Responsabilità del Segretario di club Ora esaminiamo come redigere il verbale delle riunioni. Formazione per il Segretario di Club 41  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

42 Responsabilità del Segretario di club La preghiamo di dedicare un po' di tempo, insieme al segretario uscente, a esaminare in che modo viene redatto il verbale al momento attuale. Formazione per il Segretario di Club 42 Il tipo di riunione (ordinaria, straordinaria o del consiglio direttivo) La data e il luogo della riunione Il nome della persona che presiede la riunione Se il verbale della riunione precedente è stato approvato Tutte le mozioni, i proponenti delle stesse e se esse sono state approvate o respinte Tutti i punti all'ordine del giorno e gli appelli, e se sono stati approvati o respinti A che ora la riunione è stata iniziata e conclusa Normalmente, sul verbale viene indicato …

43 Responsabilità del Segretario di club Il verbale serve a prendere nota di ciò che il club fa e non di ciò che i soci affermano. Formazione per il Segretario di Club 43 Pertanto, la discussione è considerata informale e non viene trascritta. Consultare la pagina 7 dell'eserciziario per ulteriori informazioni. È importante che venga utilizzata la terminologia appropriata.

44  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club Responsabilità del Segretario di club Esamineremo ora come conservare i documenti del club. Formazione per il Segretario di Club 44  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

45  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club Responsabilità del Segretario di club Formazione per il Segretario di Club 45 Tra i documenti del club figurano: La charter del club Lo statuto e il regolamento La storia del club I verbali di tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo I rapporti annuali degli officer di club e dei comitati I rapporti sulle attività L'annuario dei soci del club Se il Suo club non ha un sistema di conservazione dei documenti, compresi quelli relativi alle presenze e al pagamento delle quote, è necessario metterne a punto uno ora. La preghiamo di rispondere alla domanda a pagina 8 dell'eserciziario.

46  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club Responsabilità del Segretario di club Esamineremo ora la corrispondenza del club. Formazione per il Segretario di Club 46  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

47 Responsabilità del Segretario di club Formazione per il Segretario di Club 47 Il segretario del club riceve molte informazioni, sia da LCI che da altri, relativamente ad attività di formazione, a eventi e a riunioni. La corrispondenza può arrivare via posta regolare o elettronica, e può riguardare il presidente, il tesoriere, i presidenti di comitato e/o di progetto. È importante che tutta la corrispondenza sia aperta, letta e distribuita tempestivamente. Può scrivere appunti a pagina 9 dell'eserciziario.

48 Responsabilità del Segretario di club Formazione per il Segretario di Club 48 Si raccomanda decisamente che il segretario e il presidente di club si incontrino all'inizio del mandato per discutere di come si dovrà rispondere, conservare e registrare la corrispondenza. In alcuni club, il segretario è responsabile del notiziario e svolge un ruolo essenziale nelle relazioni pubbliche del club. Se Lei non è responsabile di tali compiti, è importante che sia in stretto contatto con coloro che lo sono. Ciò assicura che vengano pubblicate tutte le notizie importanti del club.

49  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club Responsabilità del Segretario di club La redazione e l'invio dei rapporti di club è un altro compito fondamentale del segretario di club. Formazione per il Segretario di Club 49  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

50 Responsabilità del Segretario di club È essenziale inviare rapporti accurati e puntuali anche ai fini dell'assegnazione del Premio Club Excellence. Formazione per il Segretario di Club 50 Tra i rapporti e i moduli di cui Lei sarà responsabile figurano: Rapporto Mensile Soci Rapporto mensile sulle attività di servizio del club Rapporto degli officer di club Modulo d'Ordine forniture di club

51 Responsabilità del Segretario di club MyLCI è il sito per i rapporti utilizzato da molti club in tutto il mondo, cui si accede tramite il sito web di LCI; tutti i moduli vengono inviati utilizzando tale strumento. * Formazione per il Segretario di Club 51 *Non tutti i distretti utilizzano MyLCI. Se il Suo distretto non lo usa, verifichi con l'attuale segretario come vengono inviati i rapporti del Suo club.

52 Responsabilità del Segretario di club Formazione per il Segretario di Club 52 Utilizzare MyLCI offre molti vantaggi È possibile: Inviare online i moduli mensili soci e degli officer Visionare, aggiornare e scaricare informazioni sui soci di club o stampare le tessere dei soci Registrare ogni mese le attività di service del club Esaminare le attività di successo svolte da altri club Può scrivere appunti a pagina 9 dell'eserciziario.

53 Responsabilità del Segretario di club Formazione per il Segretario di Club 53 Quando sono stati comunicati alla sede LCI i nuovi officer di club, viene inviata un' che fornirà le informazioni su come accedere al sistema e scegliere la propria password. Nella sezione Risorse di questo modulo di formazione troverà dei link ai video tutoriali su MyLCI e alle domande frequenti. Nel Manuale per il Team degli Officer di Club si possono trovare ulteriori informazioni su come inviare i rapporti.

54 Responsabilità del Segretario di club Non poche responsabilità. Riesaminiamo brevemente quanto illustrato sino ad ora. Formazione per il Segretario di Club 54 Accipicchia!

55 Responsabilità del Segretario di club Domanda n. 1 Formazione per il Segretario di Club 55 Può trovare aiuto per le risposte nella sezione 3 dell'eserciziario. a) Il tipo di riunione b) La data e luogo della riunione c) Chi ha detto cosa alla riunione d) L'ora di inizio della riunione Nei verbali delle riunioni di club normalmente si registra tutto ciò che segue tranne Fare clic sulla risposta prescelta La discussione non viene inserita nel verbale, vengono registrati solo i soci che hanno presentato o sostenuto una mozione.

56 Responsabilità del Segretario di club Domanda n. 2 Formazione per il Segretario di Club 56 Essa viene registrata come "respinta" o "bocciata" Può trovare aiuto per le risposte nella sezione 3 dell'eserciziario. Fare clic sulla risposta prescelta Se una mozione non riceve un numero sufficiente di voti, viene trascritta come respinta. True False

57 Responsabilità del Segretario di club Domanda n. 3 Questa è l'ultima domanda. Formazione per il Segretario di Club 57 a) Ordinare le forniture per il club b) Programmare le riunioni c) Leggere e distribuire la corrispondenza del club d) Conservare i documenti del club I segretari di club sono responsabili di tutto ciò che segue, tranne cosa? Fare clic sulla risposta prescelta Il presidente del club è responsabile della programmazione delle riunioni, mentre il segretario è responsabile di notificare la riunione ai partecipanti. Può trovare aiuto per le risposte nella sezione 3 dell'eserciziario.

58 Responsabilità del Segretario di club L'ultimo argomento da trattare relativo alle responsabilità è quello dei Suoi impegni al di là del Suo club. Formazione per il Segretario di Club 58  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club  Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo  Organizzare le riunioni del club e del Consiglio  Redigere il verbale della riunione  Mantenere i registri del club  Ricevere la corrispondenza del club e rispondere  Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI  Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

59 Responsabilità del Segretario di club L'ultimo argomento da trattare relativo alle responsabilità è quello dei Suoi impegni al di là del Suo club. Comitato Consultivo del DG Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale Il Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale è composto da il presidente di zona i presidenti di club e i segretari di club all'interno della zona Questo comitato offre consulenza al presidente di zona su questioni inerenti la zona e presenta raccomandazioni su questioni riguardanti tutti i club del distretto. Il presidente di zona quindi condivide tali raccomandazioni con il governatore distrettuale e il comitato di distretto. Formazione per il Segretario di Club 59 La preghiamo di rispondere alla domanda a pagina 10 dell'eserciziario.

60 Responsabilità del Segretario di club Comitato Consultivo del DG Come membro del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale, lei dovrà…  Lavorare con il presidente di zona per assicurare che ogni club della Sua zona operi in modo efficiente e segua lo Statuto e il Regolamento dell'Associazione  Promuovere la partecipazione ai congressi distrettuali, multidistrettuali e alla Convention Internazionale  Promuovere la partecipazione alle serate della charter  Discutere dei modi per aiutare i club che hanno bisogno di assistenza per far crescere l'affiliazione o per sviluppare la leadership  Promuovere varie funzioni ed eventi di club, come le riunioni interclub, l'investitura di officer di club e di nuovi soci, o cerimonie in onore dei vincitori di Premi chiave Formazione per il Segretario di Club 60

61 Responsabilità del Segretario di club Potrebbe anche dover…  Aiutare nella redazione dei rapporti, per preparare le riunioni del Comitato Consultivo  Aiutare con i preparativi se il club è stato prescelto per ospitare una riunione di zona Formazione per il Segretario di Club 61 Comitato Consultivo del DG

62 Responsabilità del Segretario di club Vantaggi Il Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale dovrebbe riunirsi almeno tre volte l'anno. Partecipare alle riunioni… Consente di scambiare idee su programmi, progetti, raccolte di fondi e questioni legate all'affiliazione Offre un foro per stabilire rapporti di collaborazione tra i club Offre l'opportunità di incontrarsi con altri Lions dell'area Formazione per il Segretario di Club 62 La preghiamo di rispondere alla domanda a pagina 10 dell'eserciziario.

63 Responsibilities of the Club Secretary Risorse supplementari Consideri di seguire i seguenti corsi online:  Pubbliche Relazioni  Oratoria efficace  Gestione delle riunioni Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono trovare qui. Formazione per il Segretario di Club 63 Il Centro Didattico Lions offre corsi online gratuiti finalizzati ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.

64 Formazione per il Segretario di Club 64 Benvenuto alla Sezione 4: Pianificare il Suo mandato Vada alla pagina 11 dell'eserciziario.

65 Pianificare il Suo mandato L'obiettivo di questa sezione è di offrirLe delle indicazioni per strutturare il Suo mandato di segretario di club. Riusciremo a…  Determinare in che modo si può preparare al Suo nuovo ruolo e alle Sue nuove responsabilità  Delineare le azioni costanti che dovrà intraprendere nel corso del Suo mandato  Individuare gli elementi da considerare mentre il Suo club effettua la transizione verso il successivo team di leader Formazione per il Segretario di Club 65

66 Pianificare il Suo mandato La preghiamo di completare le pagine 11 e 12 dell'eserciziario per avere rapidamente accesso alle responsabilità del Suo mandato. Formazione per il Segretario di Club 66

67 Pianificare il Suo mandato Prima che assuma ufficialmente l'incarico, vi sono diverse azioni che può intraprendere per prepararsi meglio. Prepararsi al mandato  Partecipare alla Formazione per Officer di Club  Incontrarsi con l'attuale segretario per esaminare eventuali questioni pendenti  Se utilizza MyLCI per l'invio dei rapporti, creare un account ed esaminare il materiale di formazione  Verificare che le informazioni sugli officer e sui soci nell'annuario del club, presso LCI e a livello di MD/distretto siano corrette  Collaborare con il presidente e il tesoriere del club riguardo al bilancio annuale e aiutare nel formare eventuali comitati Formazione per il Segretario di Club 67

68 Pianificare il Suo mandato Ogni mese dovrà: Mensilmente  Partecipare alle riunioni di club e del Consiglio direttivo  Presentare i rapporti mensili soci  Inviare il rapporto sulle attività  Tenere aggiornati i registri soci  Raccogliere e consegnare il denaro al tesoriere del club e ottenere da questi relativa ricevuta  Rispondere/inviare eventuali lettere o corrispondenza Formazione per il Segretario di Club 68

69 Pianificare il Suo mandato Ogni trimestre dovrà: Trimestralmente  Partecipare alla riunione di zona con il presidente di club  Riferire al presidente e al Consiglio direttivo su eventuali insolvenze e sulle azioni intraprese per riscuotere i fondi dovuti Formazione per il Segretario di Club 69

70 Pianificare il Suo mandato Due volte l'anno dovrà: Semestralmente  Confermare a LCI l'elenco dei soci in relazione all'elenco delle quote semestrali inviate al tesoriere con i documenti del club  Collaborare con il tesoriere per presentare a ogni socio un estratto conto relativo alle quote semestrali e ad altri obblighi finanziari dovuti al club (il Suo club può decidere di svolgere questo compito trimestralmente o annualmente) Formazione per il Segretario di Club 70

71 Pianificare il Suo mandato A seconda delle necessità Lei dovrà: A seconda delle necessità  Verificare le richieste di nuovi soci e inserirle nell'archivio del club  Presentare le informazioni sui nuovi soci a LCI  Ordinare le forniture per club e i premi attraverso LCI o un fornitore locale Formazione per il Segretario di Club 71

72 Pianificare il Suo mandato In seguito alle elezioni annuali, Lei dovrà: Al momento delle elezioni  Inviare il Rapporto officer di club (PU-101)  Ricevere e distribuire informazioni sui congressi MD/distrettuali e sulla Convention internazionale  Presentare a LCI e al Distretto le richieste di premi per i soci Formazione per il Segretario di Club 72

73 Pianificare il Suo mandato Lei continuerà a svolgere un ruolo importante per il successo futuro del club pianificando una transizione efficace. Formazione per il Segretario di Club 73 Termine del Mandato Ha raggiunto il temine del Suo mandato di segretario di club.  Verificare i documenti per valutare eventuali premi Presenza perfetta e "anni di servizio"  Preparare nuovi moduli per la registrazione delle presenze per l'anno entrante  Preparare il rapporto annuale di attività, donazioni, ore ecc. per il ricevimento o la riunione di fine anno  Confermare che l'archivio del club sia aggiornato e pronto per essere trasferito al segretario entrante  Incontrarsi con il segretario entrante ed esaminare i documenti e le questioni pendenti

74 Pianificare il Suo mandato Quali obiettivi spera di raggiungere durante il Suo mandato di segretario di club? Compili un elenco a pagina 13 dell'eserciziario. Formazione per il Segretario di Club 74

75 Pianificare il Suo mandato Prima di concludere… Risorse supplementari Consideri di seguire i seguenti corsi online:  Definizione della missione personale  Impostazione degli obiettivi  Gestione del cambiamento Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono trovare qui. Formazione per il Segretario di Club 75 Il Centro Didattico Lions offre corsi online gratuiti finalizzati ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.

76 Formazione per il Segretario di Club 76 Benvenuto alla Sezione 5: Risorse Vada alla pagina 14 dell'eserciziario.

77 Formazione per il Segretario di Club 77 Sono molte le cose da ricordare all'inizio del mandato di segretario di club In qualsiasi momento potrà rivedere questa intera presentazione o tornare ad una specifica sezione.

78 Risorse Si possono comprendere meglio alcuni concetti e ottenere ulteriori informazioni studiando i documenti e il materiale di formazione sulle seguenti pagine web del sito di Lions Clubs International. Pagine web : MyLCI Orientamento degli officer di club Centro Risorse Leadership Centro Didattico Lions Risorse per i soci dei Lions club Gestione di un Club Formazione per il Segretario di Club 78

79 Risorse Formazione per il Segretario di Club 79 Pubblicazioni : Statuti e Regolamenti LA-1 – Internazionale LA-2 – Tipo per club LA-4 – Distretto Manuale per il Team degli Officer di Club L'Arte del riconoscimento Video tutoriali su MyLCI: Introduzione a MyLCI Utilizzo del sito web MyLCI

80 Formazione per il Segretario di Club 80 Sono stati raggiunti gli obiettivi preposti? In questo modulo online abbiamo: Esaminato lo scopo del Suo club e l'importanza della posizione che i club rivestono nella struttura di Lions Clubs International Sintetizzato le molte responsabilità che Lei ha in quanto segretario di club Fornito dei link a risorse aggiuntive che potrebbero esserLe utili

81 Congratulazioni per aver completato la prima parte della Formazione per Segretari di Club. Formazione per il Segretario di Club 81 Il passo successivo è quello di completare la formazione per segretari di club a livello distrettuale, in cui riceverà ulteriori informazioni e discuterà del lavoro di gruppo degli officer di club, della definizione degli obiettivi e della creazione dei piani d'azione.

82 Grazie per aver partecipato! Per eventuali domande, La preghiamo di contattare : Formazione per il Segretario di Club 82


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