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Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Modulo 5: Basi di dati (Access) Corso di Alfabetizzazione Informatica Scuola.

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1 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Modulo 5: Basi di dati (Access) Corso di Alfabetizzazione Informatica Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari

2 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” M5: Access Concetti fondamentali Basi di dati (Access) 2

3 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” M5: Access 3 Basi dati: Sommario Argomenti Concetti di base Gestione documenti Operazioni di base: inserimento ModificaQueryMaschere Stampa: i rapporti

4 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Cos’è un software di base dati? E’ un programma che permette di gestire gruppi di dati omogenei (es. Nomi, Cognomi, Indirizzi, numeri di telefono…) Terminologia Base dati: “Insieme di archivi integrati che costituiscono una base di lavoro per utenti diversi con applicazioni diverse” Tabelle, Campi, Record. Concetti fondamentali: Basi di dati M5: Access 4 Record Campo Tabella

5 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Data base relazionali: problematica archiviazione dati Nel primo caso, per ogni riga ripeto gli stessi dati, cosa succede se devo cambiarne uno? Devo cambiarli tutti! posso spezzare le tabelle e metterle in relazione tramite Cod Cliente Concetti fondamentali: Basi dati M5: Access 5

6 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Chiave primaria: Uno o più campi i cui valori permettono di identificare univocamente una riga di una tabella. Nell’esempio, Ragione sociale non basterebbe! La chiave deve essere unica e non nulla. Concetti fondamentali: Basi dati M5: Access 6

7 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Dati in relazione per evitare ridondanza (ripetizione) e garantire coerenza :integrità referenziale (es. codice fattura inesistente) Concetti fondamentali: Basi dati M5: Access 7

8 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Applicazione “storica” dei computer! (in Francese, “ordinateur”) Basi dati per creare siti web dinamici su Internet con ASP (Active Server Pages) o PHP (Pretty Home Pages) Programmi di data base: Claris FileMaker, Microsoft Access (95, 97, 2000 ….), Microsoft SQL Server 2000 SQL (Structured Query Language): linguaggio standard per interrogare qualunque DB! ODBC: Open DataBase Connectivity Estensione dei documenti di Access:.mdb Icona: Differenze con Excel: poche e tante! (dipende dalle applicazioni) Meno orientato ai calcoli, ottimizzazione per funzioni di ricerca, maschere input, report Concetti fondamentali: Basi dati M5: Access 8

9 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Operazioni su database -Creazione -Manipolazione -Inserimento -Modifica -Cancellazione -Interrogazione -Presentazione Concetti fondamentali: Basi dati M5: Access 9

10 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Avvio di Access Concetti fondamentali: Basi di dati M5: Access 10 n Menu Avvio (Start) u Programmi F (Office) Microsoft Access n Se non si trova: u Menu Avvio F Trova File o cartelle –Access

11 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Uso dell’aiuto: Assistente, Sommario, Guida Rapida M5: Access 11 u 3 tipi di aiuto: F Tasto F1 o menu ? -> Guida in linea di Microsoft Access F ? -> Sommario e indice F Shift+F1 e poi clic su qualunque elemento da spiegare

12 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Finestra di Access M5: Access 12 Nome base dati Barra strumenti standard Barra strumenti standard Elementi presenti nella scheda selezionata Elementi presenti nella scheda selezionata Schede: tabelle, maschere, query, report, macro, moduli Schede: tabelle, maschere, query, report, macro, moduli Barra di stato

13 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Gestione documenti: Menu File M5: Access 13 File -> Esci (possibilità di salvare ) Nuovo database Apri database Salva? Menu files recenti

14 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Data Base (vuoto) o Autocomposizioni (se installate) Gestione documenti: Nuovo M5: Access

15 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Access vuole salvare subito il data base per motivi di ottimizzazione della velocità dell’accesso ai dati. Gestione documenti: Nuovo Data Base (2) M5: Access

16 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” (barra strumenti) oppure File -> Salva Access aggiorna automaticamente il data base!!! Inoltre “Salva col nome” diverso da altri programmi!! “Esporta” salva in altro formato (Excel) Gestione documenti: Salva (o salva con nome) M5: Access 16 Nome Tipo: base dati, Excel, File di Testo, Stampa Unione di Word Tipo: base dati, Excel, File di Testo, Stampa Unione di Word Posizione

17 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Gestione documenti: Lavorare con più documenti M5: Access 17 In Access posso avere un solo data base aperto alla volta! (ma posso avere più finestre aperte per tabelle, query, ecc.. ) Menu Finestra per selezionarle o per disporre le finestre Oggetti aperti Utile per disporre le finestre

18 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Gli Oggetti di Access M5: Access 18 TABELLE Le Tabelle rappresentano un insieme di dati relativi ad un argomento specifico. Una tabella può ad esempio contenere dati relativi a libri o autori. Sono strutturate in righe (record) e colonne (campi). Ciascun campo contiene un’informazione relativa all’argomento della tabella. Ad esempio può contenere un’informazione relativa ad un libro, come il suo titolo, o ad un autore, quale ad esempio il suo nome. Ciascun record contiene tutte le informazioni relative ad un’entità di quell’argomento, cioè ad es. un determinato libro o autore. E’ possibile visualizzare una tabella in due modalità: Struttura o Foglio dati. Visualizzando una tabella con la prima modalità è possibile creare o modificare la struttura della tabella stessa, cioè definire il nome e il tipo dei campi. Visualizzando la tabella in modalità foglio dati è invece possibile modificare o aggiungere dati alla tabella stessa.

19 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Gli Oggetti di Access (2) M5: Access 19 QUERY Le Query rappresentano richieste di informazioni relative ai dati memorizzati in una o più tabelle. I dati che costituiscono la risposta alla query formano il DYNASET, cioè una ‘vista’ selettiva e provvisoria dei dati estratti. Ad ogni esecuzione della query, sul dynaset saranno disponibili le informazioni aggiornate. E’ possibile visualizzare una query in tre modalità: Struttura, Foglio dati, SQL. La prima modalità di visualizzazione viene utilizzata per creare o modificare la struttura di una query. E’ con questo tipo di visualizzazione che è possibile effettuare una ricerca sui dati, specificando il tipo di dati desiderato ed il loro ordinamento. La seconda modalità di visualizzazione consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i dati. La terza modalità è il formato di memorizzazione interna di Access per la query, corrispondente al linguaggio SQL standard con alcune integrazioni.

20 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Gli Oggetti di Access (3) M5: Access 20 MASCHERE Una maschera presenta i seguenti vantaggi funzionali: efficienza: una maschera visualizza solo determinate informazioni nel modo desiderato; semplicità: in una maschera di Microsoft Access si utilizzano controlli quali le caselle di testo e le caselle di controllo che sono familiari agli utenti di Windows; veste grafica (presentazione): una maschera può essere colorata e personalizzata utilizzando un’ampia varietà di elementi grafici. Anche le maschere possono essere visualizzate in tre modalità che prendono il nome di Struttura, Maschera e Foglio Dati. La visualizzazione struttura delle maschere consente di creare o modificare la struttura di una maschera. E’ possibile aggiungere sulla maschera, tramite la casella degli strumenti, dei controlli legati ad un campo di una tabella o di una query (controlli casella di testo) oppure controlli contenenti testo (controlli etichetta) o immagini (controlli immagini). La visualizzazione maschera consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i dati, accedendo alla tabella un record alla volta.

21 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Gli Oggetti di Access (4) M5: Access 21 REPORT I Report vengono utilizzati per la formattazione, il calcolo, la stampa e il riassunto/raggruppamento dei dati selezionati. I report consentono di rappresentare i dati con un accurato profilo estetico grazie alla possibilità di controllare le dimensioni e l’aspetto di tutti gli elementi del report (intestazioni, piè di pagina, corpo e titoli). Un report lo si può visualizzare come Struttura, Anteprima di stampa e Anteprima di Layout. La visualizzazione della struttura consente di creare o modificare dei report. E’ possibile, con questa modalità di visualizzazione, aggiungere dei controlli legati ai campi di una tabella o di una query oppure controlli che calcolano totali o percentuali. L’Anteprima di stampa mostra il report esattamente come apparirà una volta stampato, ma senza tutti i dettagli dell’Anteprima di Layout

22 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Gli Oggetti di Access (5) M5: Access 22 PAGINE Consentono agli utenti di lavorare e manipolare i dati del database Access da internet o da una intranet. MACRO Sono costituite da una sequenza strutturata di azioni, pre-registrate, che Access deve eseguire al verificarsi di un evento definito. MODULI Rappresentano programmi (procedure e funzioni) scritte in Visual Basic per Applicazioni. Si utilizzano quando l’applicazione richiede funzioni non eseguibili tramite le azioni delle macro.

23 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Nuova tabella M5: Access 23 u Modi di creazione: F Foglio dati (simile a Excel) F Struttura: modalità manuale F Autocomposizione

24 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Nuova tabella: Foglio Dati M5: Access 24 u Simile a Excel F Doppio clic sui titoli delle colonne per cambiare i nomi dei campi F il tipo di dato viene determinato automaticamente (data, ora…)

25 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Nuova tabella: Foglio Dati M5: Access 25 u Chiave primaria: Per identificare univocamente le righe di una tabella

26 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Nuova tabella: Foglio Dati M5: Access 26 u Aprire la tabella creata nella modalità “Struttura”:

27 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Tabella: Foglio Dati M5: Access 27 u Aprire la tabella creata per inserire i dati u nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri u simile ad un foglio di Excel, ma per aggiungere righe devo scrivere nella riga con il triangolo u il campo contatore viene aggiornato automaticamente u posso modificare ogni record cliccando e correggendo

28 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Nuova Tabella: Autocomposizione M5: Access 28 u Nella finestra principale, clic su scheda Tabella e poi su Nuovo u Viene proposto un insieme di campi (categorie) ben definito u Quando ho finito, definisce la chiave e mi chiede come inserire i dati nella tabella

29 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Nuova Tabella: Visualizzazione struttura M5: Access 29 Tipi di dati: Testo (Lunghezza max 255 caratteri) Memo (Lunghezza Max caratteri) Numerico (un numero, varie ampiezze) Data/Ora Valuta Contatore (inserito automaticamente) Si/No Proprietà di ciascun campo: Indicizzato - Etichetta - Dimensione

30 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Nuova Tabella: Visualizzazione struttura M5: Access 30 n Maschera di input: controlla l’immissione dei dati quando il campo è vuoto e il formato in cui essi vengono memorizzati. F Lè richiesta l’immissione di un carattere alfabetico F ?è consentita l’immissione di un carattere alfabetico F 9valore numerico facoltativo F 0valore numerico obbligatorio F Cè consentita l’immissione di qualsiasi carattere o spazio F F rende il testo maiuscolo F !allinea il testo a sinistra n Valore predefinito: è possibile usare un’espressione del tipo F = date()= Time F = null= “MI”

31 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Tabella: Foglio Dati M5: Access 31 u Valori “nulli”: u Campo che non contiene nessun valore. È diverso da una stringa di lunghezza zero (“”) o da un campo contenente il valore 0.  Non è possibile immettere un valore null in una chiave primaria.  N.B. Eliminando un record con un campo contatore, quel valore non sarà più utilizzato nella stessa tabella.

32 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Barre degli strumenti M5: Access 32 Sono meno di quelle degli altri programmi ma più complicate! Visualizzazione (SQL solo nelle Query) Visualizzazione (SQL solo nelle Query) Ordinamento Filtro in base a selezione Filtro in base a maschera Trova Nuovo oggetto, cancella oggetto Nuovo oggetto, cancella oggetto Finestra database, Nuovo oggetto Finestra database, Nuovo oggetto

33 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Tabella: Ordinamento colonne in una tabella M5: Access 33 u Aprire la tabella per modificare i dati u (nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri) u fare clic su un dato, poi premere una icona u la tabella viene ordinata sempre su tutte le colonne! u Il salvataggio avviene ogni volta che si chiude una finestra u Criteri multipli: Record->Filtro->Ordinamento/Filtro avanzato

34 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Tabella: Ricerca dati in una tabella M5: Access 34 u Aprire la tabella per modificare i dati u (nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri) u Clic su oppure Modifica->Trova u Cerca: Sù / Giù / Tutto u Cerca in campi come formattati u Confronta: Campo intero / Parte del campo / inizio campo u Possibilità di sostituire: Modifica->Sostituisci

35 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Tabella: Filtro M5: Access 35 u Filtro in base a selezione: seleziono un testo (all’inizio, in mezzo o tutto) e attivo il filtro per vedere solo le righe che lo contengono u Filtro in base a maschera: analogo a Excel: seleziono i dati per ogni colonna e per attivarlo premo il terzo pulsante u Posso eseguire l’OR logico con la linguetta “Oppure” in basso u Il terzo pulsante in figura attiva e disattiva il filtro Filtro in base a selezione Filtro in base a selezione Filtro in base a maschera Filtro in base a maschera Filtro on/off

36 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Tabella: Query M5: Access 36 u Fare una query: “Interrogare il Database” u Anche un filtro è una (semplice) query u Linguaggio standard per query: SQL (sequel) u Diversi tipi di query: F Selezione F Aggiornamento F Cancellazione F di creazione tabella F a campi incrociati (simile a tabella pivot di Excel) u Si basano tutte sulla query di selezione...

37 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Tabella: Query M5: Access 37 u Query -> Nuovo u Struttura: vengono visualizzate le tabelle, posso scegliere i campi da esse e impostare le condizioni

38 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Tabella: Query M5: Access 38 u Aggiunta di campi ad una query F Selezionare una tabella e trascinare i campi nel riquadro in basso F Impostare le condizioni (altrimenti avrò solo una “proiezione” di colonne) u Per le condizioni: generatore di espressioni u Premere il pulsante u La query viene considerata una nuova tabella

39 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Query: generatore di espressioni M5: Access 39 Espressione in costruzione Operatori Oggetti nel database

40 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Query: espressioni M5: Access 40 Un’espressione è costituita da operatori, nomi di campo o di controlli (identificatori), valori alfanumerici, costanti (null, si, …), funzioni Es. Somma([prezzo unitario] * [quantita] * 0,9) Le espressioni prevedono i seguenti caratteri di controllo: [ ] prima o dopo nomi di maschere, report, campi e controllies. [nome] # prima e dopo le datees. [data] > #13/1/96# “ prima e dopo un testo Access, in alcuni casi, inserisce automaticamente i caratteri di controllo

41 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Query: espressioni (2) M5: Access 41 Gli operatori si suddividono in: operatori aritmetici (*, /, +, -, ^) operatori di concatenazione (&) operatori di confronto (>, =, ) operatori logici (and, or, not) operatori vari (between, in, is (null), is not (null), like) operatori di identificazione (!,.) (es. Maschere![clienti]![codice cliente]) caratteri jolly: ? (un singolo carattere), # (una singola cifra), * (un qualsiasi numero di caratteri).

42 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Query: esempio query semplice M5: Access 42 u “Mostra NomeSocietà, Contatto, Città dalla tabella Clienti dove Città=Parigi”

43 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Query: esempio query con più campi di più tabelle M5: Access 43 u “Mostra NomeSocietà, Città e DataOrdine dalle tabelle Clienti e Ordini, dove Città=Parigi e IDCliente della tabella clienti = IDCliente di tabella Ordini” Aggiungi tabella Totali

44 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Query: criteri M5: Access 44

45 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Query: SQL M5: Access 45

46 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Query: SQL M5: Access 46 Manipolazione dei dati Formato generale dell'interrogazione: SELECT [DISTINCT] colonna(e)FROM tabella(e) [WHERE predicato][GROUP BY colonna(e) [HAVING predicato]][ORDER BY colonna(e)]; Esempio:SELECT P# FROM SP; I duplicati non vengono eliminati Ricavare i codici e lo stato dei fornitori nella città di Parigi. SELECT S#, STATUS FROM S WHERE CITY='Parigi'; Il risultato è una tabella.

47 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Query: SQL M5: Access 47 Ricerca qualificata: Individuare i numeri dei fornitori di Parigi con stato > 20 Ricerca con Ordinamento Ricavare i codici e lo stato dei fornitori di Parigi in ordine decrescente rispetto allo stato: SELECT S#, STATUS FROM S WHERE CITY='Paris' ORDER BY STATUS DESC;

48 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Relazioni M5: Access 48 Come creare una relazione fra due tabelle Menu Strumenti - Relazioni Selezionare le tabelle della relazione e clic sul pulsante ‘Aggiungi’ impostare i campi di collegamento trascinando il campo comune della parte ‘a uno’ sul campo corrispondente della seconda tabella (parte ‘molti’) impostare le opzioni della relazione attivare l’integrità referenziale per mantenere la consistenza dei dati memorizzati nelle due tabelle collegate. Se si attivano le altre due opzioni (Aggiorna/Elimina campi correlati a catena) verranno automaticamente aggiornati i record della tabella correlata a seguito di modifiche/eliminazioni fatte nella tabella primaria. Se le due opzioni sono disabilitate non è possibile modificare il campo utilizzato nella relazione dalla tabella primaria e non è neppure possibile eliminare un record da tale tabella se è collegato a qualche record della tabella correlata.

49 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Relazioni M5: Access 49 Impostare il tipo di relazione da utilizzare quando le tabelle vengono impiegate in una query. Equi join: dalla query vengono restituiti solo quei record aventi il contenuto del campo collegato perfettamente uguale; join esterno 1: include tutti i record della tabella primaria e quei record della tabella correlata aventi il contenuto del campo collegato uguale; join esterno 2: include tutti i record della tabella correlata e quei record della tabella primaria aventi il contenuto del campo collegato uguale. Crea Per eliminare una relazione fra due tabelle Selezionare la linea di unione Modifica - Elimina Per modificare una relazione fra due tabelle Selezionare la linea di unione

50 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Maschere M5: Access 50 u Modalità di visualizzazione dei dati per l’inserimento o la presentazione (input/output) u Possibilità di campi calcolati (ad es. totali)

51 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Maschere: creazione M5: Access 51 u Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo u Struttura (modo manuale) o autocomposizione u Manuale:

52 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Maschere: autocomposizione M5: Access 52 u Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo u Autocomposizione u Passi necessari: F definire la tabella e i nomi dei campi di origine dei dati F Layout F Stile F Cosa fare dopo? (aprire in inserimento, modificare) u Menu visualizza:

53 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Report M5: Access 53 Un Report consente di organizzare e formattare dei dati con elementi grafici, allo scopo di realizzare uno stampato. Diversi scopi per diversi oggetti: Per estrapolare e selezionare dati da tabelle: query Per facilitare immissione e visualizzazione dati: maschera Per organizzare la stampa: report I report vengono aperti in “anteprima di stampa” Esempi di report: Catalogo prodotti Fattura

54 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Report M5: Access 54 u Creazione nuovo report: Scheda Report, pulsante Nuovo u Struttura (manuale) o autocomposizione

55 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Report M5: Access 55 u Selezione campi da tabella

56 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Report M5: Access 56 u Livelli di gruppo u Opzioni raggruppamento: per ogni livello di raggruppamento posso avere somme, medie o altre funzioni u Scelte successive: ordinamento, layout, stile

57 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Report M5: Access 57 u Risultato: u Notare i livelli di raggruppamento!!

58 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Report: personalizzazione M5: Access 58 u Apertura in modalità struttura u Notare i vari tipi di sezioni … u Menu Inserisci -> Data e ora e Inserisci->Numeri di Pagina

59 Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” M5: Access Modulo M5 59


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