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Come utilizzare Office 2000 e BackOffice 4.5 per creare, organizzare e condividere il know-how aziendale.

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Presentazione sul tema: "Come utilizzare Office 2000 e BackOffice 4.5 per creare, organizzare e condividere il know-how aziendale."— Transcript della presentazione:

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2 Come utilizzare Office 2000 e BackOffice 4.5 per creare, organizzare e condividere il know-how aziendale

3 Il Knowledge ManagementSistemiInformativi Documenti PubblicaAmmin. Clienti Partners Multimedia Fontiesterne Voice Mail Colleghi Fornitori Knowledge Worker “Il Knowledge management non è altro che la gestione del flusso delle informazioni per far pervenire le informazioni giuste alle persone che ne hanno bisogno, affinché possano utilizzarle velocemente.” Bill Gates, velocità del pensiero”

4 Il Knowledge Management per Microsoft  Concentrarsi sui Knowledge Worker  Attenzione alle reali necessità, non alla definizione teorica Knowledge Workers without limits Condivisioneinformazioni Collaborazione e messaggistica Produttività di gruppo DigitalDashboard Analisi dei dati

5 La piattaforma Microsoft per il KMExchange SQL Server Office & Internet Explorer Windows & Windows CE Devices BackOffice Server: Internet Information Server, Exchange Server, SQL Server Custom Business Solutions

6 Scenari  Come usare le Office Server Extensions per collaborare sui documenti condivisi sulla intranet  Come costruire una Digital Dashboard con Outlook 2000 e BackOffice 4.5  Come lavorare in gruppo con Office 2000 e BackOffice 4.5 utilizzando il nuovo Team Productivity Update

7 Come usare le Office Server Extensions per collaborare sui documenti condivisi sulla intranet

8 Office 2000 Workgroup Web  Office Server Extensions per trasformare il Web da read-only a server per il lavoro di gruppo  Accesso, condivisione e ricerca >Viste più ricche sui documenti >Organizzazione docuemnti per categorie  Collaborazione >Pubblicazione integrata con le applicazioni Office >Authoring multiutente >Discussioni basate sui documenti >Notifiche via posta elettronica

9 Frontpage Server Extensions  Componenti che potenziano le capacità di gestione del WEB  Permettono il salvataggio e l’apertura di file direttamente con il Web  Estendono il dominio delle risorse accessibili dalla shell di Windows ai protocolli HTTP e FTP  Gestione della sicurezza  Protezione basata su ruoli (amministratori, autori, utenti di sola consultazione)  Supporto multiserver

10 Office 2000 Server Extensions  Fornite con Office 2000 (Cd #2 o Cd #3)  Installazione integrata  Frontpage Server Extensions  Office Server Extensions  Database (SQL Server, MSDE)  Configurazione semplificata  Sicurezza integrata con NT  Casella di posta elettronica

11 Office 2000 Server Extensions  Discussioni sul Web  Collaborazione dinamica centrata direttamente sui documenti  Abbonamenti e sottoscrizioni  Specifica dei folder o dei documenti a cui l’utente è interessato  Notifica via al verificarsi di determinati eventi sul server  Un documento viene modificato  Viene aperta una discussione su un documento  Viene creato un documento che risponde a determinati requisiti

12 Office 2000 Server Extensions  Home Page utente  Interfaccia per l’accesso, la consultazione dei documenti  Permette il collegamento con altri Web, con o senza OSE  Home Page di amministrazione  Impostazioni relative a discussioni, abbonamenti, sottoscrizioni, notifiche, database e casella postale  Console di amministrazione  Gestione della sicurezza  Database di collaborazione

13 Office Server Extensions Demo

14 Office Server Extensions: architettura SMTP Internet Information Server Estensioni per la pubblicazione File server ASP per la Collaborazione Oggetti COM SQL Server Eventi ISAPI Documenti Metadati Discussioni Notifiche Server

15 OSE: database di collaborazione  Discussioni e notifiche gestite da SQL Server  Indipendenti dalla posizione del documenti  Indipendenti dai permessi di pubblicazione  Necessario un database di collaborazione per ogni sito virtuale  Opzioni: MSDE o SQL Server (scalabilità)

16  Opzioni di deployment:  MSDE  Disponibile gratuitamente con le OSE  Nessun traffico di rete aggiuntivo  Manutenzione automatica  Nessuna competenza richiesta  SQL Server 7.0 o 6.5 esterni  Leva sull’installato SQL Server esistente  Centralizzazione database  Strumenti di amministrazione OSE: database di collaborazione

17 OSE: scenari architetturali  Documenti e DB sullo stesso server  Funzionalità complete  Documenti su server OSE e DB su altro server  Notifiche con funzionalità complete  Perdita della discussione allo spostamento di un documento  Documenti su un server non OSE e DB su un server separato  Notifiche solo per nuova discussione  Perdita della discussione allo spostamento di un documento

18 OSE: falsi miti  Falso: Pubblicazione sul web possibile solo con le Office Server Extensions  Falso: Pubblicazione sul web possibile solo su web server di Windows NT  Falso: Possibilità di usare qualsiasi database ODBC per la gestione della collaborazione  Falso: Impossibilità di usare per altri scopi il database per la collaborazione

19 Problematiche di scalabilità  Pubblicazione richiede molte risorse di CPU  Numero consigliato di siti web: ~200  Configurazione consigliata:  Molti siti web piccoli  Pochi documenti per sito  Esempio di test >PII 266, 64MB, NT4 Server >40 utenti simultanei > documenti (200KB) > discussioni per web

20 Sicurezza  Windows NT  NTFS e Access Control List  Internet Information Server  Autenticazione  3 livelli >Anonimo – nessuna autenticazione >Basic – user/password chiari sulla rete >NT Challenge/Response – logon unico, nessuna passaggio in chiaro sulla rete  Cifratura SSL  Frontpage Server Extensions  Ruoli e gruppi  Office Server Extensions  Estensione dei ruoli e dei gruppi

21 Office Server Extensions: ruoli  4 ruoli predefiniti  Browsers (a livello di web server)  Authors (a livello di web server)  Collaborators (a livello di sito virtuale)  OSE Administrators (a livello di web server)  Gruppi locali di NT per ogni ruolo  webname_Authors  servername_Collaborators, etc…  Per granularità maggiore ( folder e file): utilizzo delle ACL di NTFS

22 Office Server Extensions Amministrazione Demo

23 Controllo delle versioni  3 opzioni  Nessuno (default)  Check-in/check-out integrato >Nessuno storico, solo un rollback >Nessun carico di performance aggiuntivo  Visual SourceSafe >Gestione di account VSS sul web server >Storico completo, rollback >Installazione sul client

24 Cosa serve?  NT Server  Office 2000  Internet Information Server  Office Server Extensions  Database (MSDE, SQL server)  SMTP server (Option Pack, Exchange Server)

25 Come costruire una Digital Dashboard con Outlook 2000 e BackOffice 4.5

26 Che cos’è una Dashboard?

27 Cosa serve? Configurazione minima  Exchange Server  Messaggistica  Cartelle pubbliche (public folders)  Internet Explorer 5.0  Outlook 2000  Outlook Today  Folder Web Pages  Outlook View Control Componenti opzionali  Office Web Components (Office 2000)  FrontPage ® 2000

28 Outlook Today  Un’unica vista per appuntamenti, task, messaggi: tutto all’interno di una pagina Web  Personalizzabile con testo, links, immagini, controlli ActiveX, linguaggi di scripting  Può essere una pagina ASP che gira su un server aziendale.. .. o una pagina HTML che risiede sul disco locale  È possibile distribuire Outlook Today come file HTML o all’interno di una DLL

29 Folder Homepage  Come se fosse un Outlook Today per ogni folder  Folder Homepage permette di personalizzare Outlook così da avere barre di navigazione, elenchi, links ecc.  Si possono sfruttare gli oggetti di Outlook dalle pagine web

30 Outlook View Control  Controllo ActiveX ® che permette di manipolare ogni oggetto di Outlook!  Visualizzazione delle cartelle di Outlook (inbox, public folders, task, contatti, ecc.)  Controllo delle viste  Stesse funzionalità di Outlook (open, create, print ecc.)  Può essere inserito in  Outlook Web View (folders home page)  Un form di Outlook  Internet Explorer

31 Demo Outlook Today

32 Le informazioni per il Knowledge Worker Informazioni Interne VenditaVendita FinanzaFinanza PersonalePersonale Supporto tecnicoSupporto tecnico AppuntamentiAppuntamenti Bacheca internaBacheca interna Informazioni Gruppo di Lavoro DocumentiDocumenti CalendarioCalendario AttivitàAttività DiscussioniDiscussioni Stato dei progettiStato dei progetti Flusso dei processiFlusso dei processi Informazioni Personali MailMail CalendarioCalendario AttivitàAttività ContattiContatti Presentazioni, documenti…Presentazioni, documenti… Informazioni Esterne Notizie di mercatoNotizie di mercato Siti dei clientiSiti dei clienti Siti dei fornitoriSiti dei fornitori Siti della concorrenzaSiti della concorrenza RicercheRicerche Digital Dashboard

33 Cos’è la Digital Dashboard Lavoro di gruppo Analisi dati aziendali Siti web esterni Dati personali Outlook, Office …

34 Cos’è la Digital Dashboard?  Home Page per Outlook con aggregazioni di informazioni:  Personali  Di gruppo  Aziendali  Esterne  Non è un Portale Web  Informazioni personali, anche locali  Supporto off-line  Focalizzazione sulle priorità di business  Integrato con Office e BackOffice

35 Qualche esempio

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39 … e quella di Bill Gates

40 Demo: Digital Dashboard

41 Come costruire una Digital Dashboard Sorgenti Dati DHTML Codice Standard Outlook Outlook ViewCtrl Web Components

42 Come costruire una Digital Dashboard  Definire a chi è rivolta (noi stessi, azienda ecc.)  Definire il contenuto  troppe informazioni = nessuna informazione  Dove prendere le informazioni  Public Folder di Exchange, File locali, Web, Database  Costruire la pagina HTML (FrontPage)  Outlook View Control  Office Web Components  Aggiungere eventuale codice di scripting (interattività, validazione, personalizzazione ecc.)  Provvedere alla distribuzione in azienda

43 Outlook View Control  Il componente fondamentale della Digital Dashboard  Rilasciato con il Team Productivity Update o disponibile sul web:   officeupdate.microsoft.com/outlook  Richiede l’installazione e la configurazione di Outlook 2000  Visualizzabile anche in Internet Explorer per:  Scenari di collaborazione basati su Intranet  Ricchezza di visualizzazione all’interno di un browser  Facilità di programmazione  Il modo più veloce per aggiungere funzionalità di collaborazione ad una Intranet

44 Proprietà dell’Outlook View Control Esempio di codice

45 Distribuzione della Digital Dashboard  Tramite Web e moduli associati a Public Folder  Facilmente aggiornabile  Sfrutta i CDO (Collaboration Data Object)  Supporto delle Active Server Pages (ASP)  Scalabilità  Tramite DLL  Migliori tempi di risposta  Distribuzione tramite SMS o Installazioni personalizzate di Office  Non usare le DLL se si sfruttano frameset, iframes o form perchè possono non funzionare correttamente.

46 Digital Dashboard Starter Kit  6 Digital Dashboard pronte all’uso: >La mia prima Digital Dashboard >Funzionali: Vendite, Finanza >Verticali: Manifatturiera, Ospedale, Assicurazioni  Documentazione >Guida allo sviluppo >Business Process Assessment Guide  COM Add-ins >Outlook Today >FrontPage

47 Demo: Digital Dashboard

48 Sicurezza  La sicurezza di Internet Explorer è disabilitata SOLO quando Outlook Today visualizza la sua pagina di default  Spostarsi su un’altra pagina attiva la sicurezza del browser  Attenzione ai “Frame”: la sicurezza è disabilitata fintanto che siamo nella Outlook Today Home Page!

49  Usare controlli ActiveX per nascondere codice e migliorare le performance  Usare un approccio basato sui template (semplice da gestire)  Mantenere le proprietà dei Public Folder  Troppo può essere troppo poco! (valore dell’informazione)  Posizionare le cose più importanti al centro dello schermo (risultano più evidenti) Tips di implementazione

50 Supporto fuori rete  Disponibile grazie a Folder Homepage  Stesse proprietà di Internet Explorer >Livelli di esplorazione >Sincronizzazione automatica o manuale  Sia per le cartelle personali che per i Public Folders  Attenzione alle Active Server Pages

51 Office Web Component  Componente Foglio di Calcolo  Funzionalità foglio elettronico di base  Componente Tabella Pivot  Interfaccia per operazioni di pivot  Database relazionali tramite OLE-DB  Componente Grafico  Per realizzare grafici interattivi  Componente Data Source  Permette di creare un collegamento tra la pagina Web ed una fonte dati

52 Risorse sul Web  Digital Dashboard  m    officeupdate.microsoft.com/outlook

53 Come lavorare in gruppo con Office 2000 e BackOffice 4.5 utilizzando il nuovo Team Productivity Update

54 Team Productivity Update: obiettivi  Estendere BackOffice Server 4.5 e Office 2000 per condividere documenti e dati in locazioni centrali  Consentire lo sviluppo e il deployment di soluzioni basate su BackOffice Server 4.5 per gruppi di lavoro  Mantenere controllo e gestione delle strutture a livello centrale (IT Manager)

55 Team Productivity Update: vantaggi  Per i Knowledge Worker  Creazione semplice di workspace per la condivisione di informazioni  Spazi di lavoro in grado di ospitare documenti, applicazioni collaborative e dati operativi (LOB)  Utilizzo dello stesso ambiente per condividere dati personali (messaggi, appuntamenti, contatti) e dati riguardanti attività di gruppo  Per gli IT Manager  Controllo sul processo di creazione dei workspace  Estensione e personalizzazione dei workspace con strumenti già in uso e conosciuti  Scalabilità (progetti e utenti)

56 Demo Team Workspace

57 Team Workspace: cosa contiene Applicazioni di terze parti Documenti Applicazioni Team Folders Pagina di benvenuto per il gruppo Viste sulle applicazioni Link ad applicazioni di gruppo, Documenti, URLs PersonalizzazioneRicerca Offline Workspace personalizzabile con FrontPage Web Folders Office Server Extensions Exchange public folders Applicazioni aggiunte nella barra di Outlook di ogni membro

58 Team Productivity Update : funzionalità  Setup integrato di tutte le componenti  Team Workspace Wizard  Permette all’utente finale di creare e personalizzare i Team Workspace, definendo owner, membri del team e applicazioni, pur mantenendo il controllo dell’IT Manager  Il Team Workspace è “ospitato” dentro Outlook 2000 o Internet Explorer 5.0  Applicazioni di gruppo “pronte all’uso”  Applicazioni di collaborazione basate su Exchange Server (Calendario condiviso, Contatti condivisi, Gruppi di discussione)  Gestione dei documenti e intregrazione con le Office Server Extensions  Possibilità di aggiungere nuove applicazioni al Team Workspace sfruttandone tutte le caratteristiche (search, offline, ecc.)  Supporto fuori rete

59 Demo creazione e approvazione di un workspace

60 Team Workspace: configurazione  Pagina di configurazione  Modifica ruoli: owner e membri  Aggiunta applicazioni e link  Personalizzazione delle pagine con FrontPage 2000  Microsoft Management Console  Snap-in per la creazione/modifica di richieste  Gestione delle approvazioni  Gestione “Application Instantiation Model” Template

61 Applicazioni - Office Server Extensions Utente Applicazioni Team Workspace Ambiente di sviluppo Access 2000 Data Projects, SQL OLEDB Provider Applicazioni sviluppate ad-hoc Setup Deployment. Application Instantiation Model Outlook Team Folders Team Productivity Update : architettura Amministraz.

62 Configurazione del server  BackOffice Server 4.5  Configurazione minima  NT Server 4.0 Service Pack 4  NT Option Pack  SQL Server 7.0  SMTP Server  Configurazione completa  Exchange Server 5.5 (può essere sullo stesso server o su un altro server ovunque in rete)

63 Configurazione del client  Configurazione minima:  Internet Explorer 5.0  Configurazione completa:  Internet Explorer 5.0  Outlook 2000  MSDE per il supporto offline  Licenza di Office 2000

64 Riassumendo  Come usare le Office Server Extensions per collaborare sui documenti condivisi sulla intranet  Come costruire una Digital Dashboard con Outlook 2000 e BackOffice 4.5  Come lavorare in gruppo con Office 2000 e BackOffice 4.5 utilizzando il nuovo Team Productivity Update

65 Domande e risposte


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