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1 The International Association of Lions Clubs Distretto 108 Yb Sicilia Governatore Prof. Avv. Gianfranco Amenta Anno Sociale 2013 – 2014 “ Partecipare.

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1 1 The International Association of Lions Clubs Distretto 108 Yb Sicilia Governatore Prof. Avv. Gianfranco Amenta Anno Sociale 2013 – 2014 “ Partecipare per cooperare alla crescita ” La formazione come “antidoto” alla crisi dell’associazionismo. Un progetto Lions.

2 2 Tema Come organizzare e gestire riunioni efficaci Come organizzare e gestire riunioni efficaci Svolgimento:

3 3 Riunioni efficaci La riunione è uno strumento di comunicazione, uno scambio di informazioni tra più persone per raggiungere INSIEME un obiettivo comune.

4 4 Riunioni efficaci Per essere efficace una riunione richiede una attenzione sistemica sia a livello dei contenuti sia a quello delle relazioni. In caso contrario..

5 5 Riunioni efficaci La riunione è complessivamente MENO EFFICIENTE ma notevolmente PIÙ EFFICACE di altre modalità di comunicazione interpersonale: , telefono, colloqui, piccoli sottogruppi, … IMPORTANTE

6 6 Riunioni efficaci Perché le riunioni sono importanti? Portano i problemi all’attenzione di tutti migliorando la comunicazione; Aumentano il senso di partecipazione e di appartenenza; Permettono la condivisone delle informazioni e la ricerca del consenso sulle decisioni; Favoriscono l’interdipendenza positiva non essendo spesso sufficiente la semplice collaborazione tra appartenenti allo stesso gruppo; Creano – appunto – un gruppo e, quindi, sinergia. Portano i problemi all’attenzione di tutti migliorando la comunicazione; Aumentano il senso di partecipazione e di appartenenza; Permettono la condivisone delle informazioni e la ricerca del consenso sulle decisioni; Favoriscono l’interdipendenza positiva non essendo spesso sufficiente la semplice collaborazione tra appartenenti allo stesso gruppo; Creano – appunto – un gruppo e, quindi, sinergia.

7 7 Riunioni efficaci Una riunione per essere efficace deve centrale due obiettivi:

8 8 Riunioni efficaci Una riunione per essere efficace deve centrale due obiettivi: O BIETTIVI ESPLICITI operativi: I risultati che ci si aspetta da una riunione nei suoi risvolti operativi

9 9 Riunioni efficaci Una riunione per essere efficace deve centrale due obiettivi: O BIETTIVI ESPLICITI psicologici: Legati alle componenti psicologiche nelle relazioni tra i partecipanti ed ai loro rapporti interpersonali.

10 10 Riunioni efficaci Stabilire l’obiettivo, il “dove si vuole arrivare”, è fondamentale per l’efficacia di una riunione e, per essere tale, deve rispondere ad alcuni requisiti che agiscano come SCORTA sul percorso delle scelte aiutandoci ad evitare di sprecare il tempo della riunione in dibattiti inutili. Stabilire l’obiettivo, il “dove si vuole arrivare”, è fondamentale per l’efficacia di una riunione e, per essere tale, deve rispondere ad alcuni requisiti che agiscano come SCORTA sul percorso delle scelte aiutandoci ad evitare di sprecare il tempo della riunione in dibattiti inutili.

11 11 Riunioni efficaci SCORTA: iniziali degli aggettivi che caratterizzano un vero obiettivo : -Specifico; -Concreto; -Ottenibile; -Riscontrabile; -Tempificato; -Avvincente. SCORTA: iniziali degli aggettivi che caratterizzano un vero obiettivo : -S-Specifico; -C-Concreto; -O-Ottenibile; -R-Riscontrabile; -T-Tempificato; -A-Avvincente.

12 12 Riunioni efficaci Ricordarsi che: Un obiettivo troppo difficile non genera impegno; Un obiettivo troppo facile può annoiare. Ricordarsi che: Un obiettivo troppo difficile non genera impegno; Un obiettivo troppo facile può annoiare.

13 13 Riunioni efficaci Prerequisiti di una riunione Nell’organizzare una riunione bisogna rispondere a tre domande: 1)Perché? 2)Per chi? 3)Quanto costa (tempo e denaro)? Nell’organizzare una riunione bisogna rispondere a tre domande: 1)Perché? 2)Per chi? 3)Quanto costa (tempo e denaro)?

14 14 Riunioni efficaci Prerequisiti di una riunione Cultura del costo riunione

15 15 Riunioni efficaci Fasi di una riunione Una riunione si compone di diverse fasi: 1)Preparazione 2)Apertura 3)Svolgimento 4)Conclusione 5)Dopo Una riunione si compone di diverse fasi: 1)Preparazione 2)Apertura 3)Svolgimento 4)Conclusione 5)Dopo

16 16 Riunioni efficaci Fasi di una riunione Preparazione 1 1)Definire l’obiettivo: stabilire qual è il risultato atteso, cosa si vuole conseguire; 2)Predisporre un ordine del giorno ed attenersi strettamente allo stesso; 3)Definire il tempo di inizio e quello della fine, il tempo da dedicare per i vari interventi o a disposizione dei partecipanti; 1)Definire l’obiettivo: stabilire qual è il risultato atteso, cosa si vuole conseguire; 2)Predisporre un ordine del giorno ed attenersi strettamente allo stesso; 3)Definire il tempo di inizio e quello della fine, il tempo da dedicare per i vari interventi o a disposizione dei partecipanti;

17 17 Riunioni efficaci Fasi di una riunione Preparazione 2 4)Aspetti logistici quali prenotazione della sala, strumentazione tecnica necessaria, spostamenti, confort (eventuali coffee-break); 5)Aspetti organizzativi quali lettera/mail di convocazione, richiesta di conferma, prenotazioni varie; 6)Preparazione documentazione necessaria da inviare anticipatamente ai partecipanti. 4)Aspetti logistici quali prenotazione della sala, strumentazione tecnica necessaria, spostamenti, confort (eventuali coffee-break); 5)Aspetti organizzativi quali lettera/mail di convocazione, richiesta di conferma, prenotazioni varie; 6)Preparazione documentazione necessaria da inviare anticipatamente ai partecipanti.

18 18 Riunioni efficaci Fasi di una riunione Apertura (parte iniziale della riunione) 1  Iniziare definendo chiaramente l'obiettivo dell'incontro e fissando il limite di tempo da rispettare;  Presentare tutti gli argomenti in agenda, in modo che vengano compresi;  Discutere all’inizio i punti che richiedono maggiore impegno, iniziare dai punti che uniscono i partecipanti;  Iniziare la discussione stimolando il coinvolgimento di tutti partecipanti;

19 19 Riunioni efficaci Fasi di una riunione Apertura (parte iniziale della riunione) 2  Chiedere il contributo degli altri membri, facendo però attenzione che nessuno prenda il sopravvento;  Incoraggiare l'espressione dei diversi punti di vista, evitando i commenti troppo bruschi;  Permettere il disaccordo tra i partecipanti ed il contraddittorio, ma evitando che l'atmosfera diventi troppo calda;

20 20 Riunioni efficaci Fasi di una riunione Svolgimento (parte centrale della riunione)  Presidiare la metodologia/processo di lavoro stabiliti;  Regolare la comunicazione: far intervenire, garantire l’ascolto, integrare, limitare, allargare …;  Evitare dispersioni, non soffermarsi su argomenti secondari o al di fuori dell’ordine del giorno;  Gestire rapporti-comportamenti problematici o conflittuali;  Se la discussione si prolunga eccessivamente su di un argomento, ricordare ai partecipanti che sono lì per trarre delle conclusioni e prendere delle decisioni.  Presidiare la metodologia/processo di lavoro stabiliti;  Regolare la comunicazione: far intervenire, garantire l’ascolto, integrare, limitare, allargare …;  Evitare dispersioni, non soffermarsi su argomenti secondari o al di fuori dell’ordine del giorno;  Gestire rapporti-comportamenti problematici o conflittuali;  Se la discussione si prolunga eccessivamente su di un argomento, ricordare ai partecipanti che sono lì per trarre delle conclusioni e prendere delle decisioni.

21 21 Riunioni efficaci Fasi di una riunione Conclusione (parte finale della riunione)  Chiudere all’ora stabilita ;  Sintetizzare ciò che è stato definito;  Rilevazione di eventuali punti ancora aperti;  Se è necessario un ulteriore incontro, concordare con i partecipanti sul suo argomento e su che cosa i partecipanti devono fare prima che questo abbia luogo.  Chiudere all’ora stabilita ;  Sintetizzare ciò che è stato definito;  Rilevazione di eventuali punti ancora aperti;  Se è necessario un ulteriore incontro, concordare con i partecipanti sul suo argomento e su che cosa i partecipanti devono fare prima che questo abbia luogo.

22 22 Riunioni efficaci Fasi di una riunione Dopo  VERBALE (report analitico degli interventi e/o report sintetico delle conclusioni);  TRASFERIMENTO (comunicazione a terzi, responsabilizzazione);  ATTUAZIONE (utilizzo output nel lavoro, momenti di supervisione dell’attuazione altrui);  EVENTUALE FOLLOW-UP.  VERBALE (report analitico degli interventi e/o report sintetico delle conclusioni);  TRASFERIMENTO (comunicazione a terzi, responsabilizzazione);  ATTUAZIONE (utilizzo output nel lavoro, momenti di supervisione dell’attuazione altrui);  EVENTUALE FOLLOW-UP.

23 23 Riunioni efficaci Fasi di una riunione Il verbale Il verbale deve essere chiaro e sintetico, scritto correttamente e contenere:  Descrizione della riunione;  Descrizione dei temi discussi e degli interventi;  Descrizione delle decisioni prese;  Impegni assunti dai vari partecipanti con i tempi di esecuzione;  Elenco delle persone cui è inviato il verbale;  Data della eventuale successiva riunione.  Descrizione della riunione;  Descrizione dei temi discussi e degli interventi;  Descrizione delle decisioni prese;  Impegni assunti dai vari partecipanti con i tempi di esecuzione;  Elenco delle persone cui è inviato il verbale;  Data della eventuale successiva riunione.

24 24 Riunioni efficaci Fasi di una riunione

25 25 Riunioni efficaci La verità è che la maggior parte delle riunioni sono inefficaci e – perciò – la gente pensa che siano inutili! La verità è che la maggior parte delle riunioni sono inefficaci e – perciò – la gente pensa che siano inutili!

26 26 Riunioni efficaci Perché molte riunioni sono inefficaci?  Coinvolgono troppe persone che parlano troppo;  Non producono decisioni;  Dominate da poche persone con una forte personalità;  Si ottengono indicazioni generiche o semplici raccomandazioni;  Investono troppo tempo su banalità che possono essere risolte altrimenti.  Coinvolgono troppe persone che parlano troppo;  Non producono decisioni;  Dominate da poche persone con una forte personalità;  Si ottengono indicazioni generiche o semplici raccomandazioni;  Investono troppo tempo su banalità che possono essere risolte altrimenti.

27 27 Riunioni efficaci Cosa può rovinare una riunione?  Arrivare e iniziare in ritardo, oppure aspettare la presenza di tutti i partecipanti mancando di rispetto a coloro che sono arrivati puntuali;  Non prevedere e/o non comunicare l’ora di chiusura;  Invitare i partecipanti all’ultimo momento;  Organizzare una riunione con un obiettivo poco chiaro;  Non comunicare in anticipo l’o.d.g.;  Non preparare, per tempo, gli argomenti da discutere ed il materiale a supporto della discussione.  Arrivare e iniziare in ritardo, oppure aspettare la presenza di tutti i partecipanti mancando di rispetto a coloro che sono arrivati puntuali;  Non prevedere e/o non comunicare l’ora di chiusura;  Invitare i partecipanti all’ultimo momento;  Organizzare una riunione con un obiettivo poco chiaro;  Non comunicare in anticipo l’o.d.g.;  Non preparare, per tempo, gli argomenti da discutere ed il materiale a supporto della discussione.

28 28 Riunioni efficaci Cosa può rovinare una riunione?

29 29 Riunioni efficaci Il Partecipante Anche per chi partecipa a una riunione ci sono delle regole da seguire per rendere efficace la riunione! Anche per chi partecipa a una riunione ci sono delle regole da seguire per rendere efficace la riunione!

30 30 Riunioni efficaci Il Partecipante (1)  Verificare la propria disponibilità e avvisare tempestivamente in caso contrario;  Leggere attentamente l’o.d.g.;  Prepararsi sugli argomenti da trattare;  Eliminare ogni potenziale azione di disturbo (telefonini; ipad; …);  Ascoltare attentamente gli interventi altrui, astenendosi da commenti personali inutili e fuori luogo.  Verificare la propria disponibilità e avvisare tempestivamente in caso contrario;  Leggere attentamente l’o.d.g.;  Prepararsi sugli argomenti da trattare;  Eliminare ogni potenziale azione di disturbo (telefonini; ipad; …);  Ascoltare attentamente gli interventi altrui, astenendosi da commenti personali inutili e fuori luogo.

31 31 Riunioni efficaci Il Partecipante (2)  Rimani in silenzio se non hai niente di importante da dire;  Se non sei sicuro di quello che dici, evita di fare affermazioni quali "io credo che dovremmo fare questo...". Piuttosto fai una domanda al Presidente o agli altri membri, quale "Credete che sia il caso di fare questo?“  Sii preparato a discutere il tuo argomento fermamente, ma non insistere per una causa persa.  Rimani in silenzio se non hai niente di importante da dire;  Se non sei sicuro di quello che dici, evita di fare affermazioni quali "io credo che dovremmo fare questo...". Piuttosto fai una domanda al Presidente o agli altri membri, quale "Credete che sia il caso di fare questo?“  Sii preparato a discutere il tuo argomento fermamente, ma non insistere per una causa persa.

32 32 Riunioni efficaci Il Partecipante (3) A volte è meglio tacere e sembrare stupidi che aprir bocca e togliere ogni dubbio. O SCAR W ILDE A volte è meglio tacere e sembrare stupidi che aprir bocca e togliere ogni dubbio. O SCAR W ILDE

33 33 Riunioni efficaci Il Partecipante (3) Il Partecipante … deleterio - Signore dell’ovvio; -Ritardatario; -Sussurratore; -Emarginato; -Interprete; -Saccente; -Antagonista; -Sipperò.

34 34 Riunioni efficaci Il Coordinatore  Può essere chi copre un ruolo a progetto;  Può essere chi stabilisce la necessità di una riunione e la convoca;  Può essere qualcuno delegato a ciò da una autorità;  Può essere chi copre un ruolo istituzionale.  Può essere chi copre un ruolo a progetto;  Può essere chi stabilisce la necessità di una riunione e la convoca;  Può essere qualcuno delegato a ciò da una autorità;  Può essere chi copre un ruolo istituzionale.

35 35 Riunioni efficaci Il Coordinatore Rilevanza della posizione ALTA Preparazione sulla materia ALTA Rilevanza della posizione BASSA Preparazione sulla materia BASSA 14 23

36 36 Riunioni efficaci Il Coordinatore 1 - Legittimato 4 - Garante 2 - Plafonato 3 - Operativo

37 37 Riunioni efficaci Il dibattito Il Coordinatore deve gestire l’ordine degli interventi, concedendo la parola secondo le regole concordate; Il relatore, insieme al Coordinatore, sceglie se accettare domande anche durante la relazione o solo alla fine; Ammettere le domande durante la relazione porta a un clima più partecipativo e permette di chiarire subito dubbi e fraintendimenti; Ammettere le domande durante la relazione e’ rischioso in termini di gestione ottimale e di controllo del tempo. Il Coordinatore deve gestire l’ordine degli interventi, concedendo la parola secondo le regole concordate; Il relatore, insieme al Coordinatore, sceglie se accettare domande anche durante la relazione o solo alla fine; Ammettere le domande durante la relazione porta a un clima più partecipativo e permette di chiarire subito dubbi e fraintendimenti; Ammettere le domande durante la relazione e’ rischioso in termini di gestione ottimale e di controllo del tempo.

38 38 Riunioni efficaci Condivisione Rilevanza dei contenuti ALTA Spinta della motivazione ALTA Rilevanza di contenuti BASSA Spinta della motivazione BASSA 14 23

39 39 Riunioni efficaci Condivisione 1 – Spinta in avanti 4 - Concettualità 2 - Accaloramento 3 - Stallo

40 40 Riunioni efficaci Il dissenso Il dissenso in una riunione può essere di due tipi: 1)Dissenso relativo al contenuto; 2)Conflitto sul piano della relazione.

41 41 Riunioni efficaci Il dissenso Dissenso relativo al contenuto: IL CONFLITTO SUL CONTENUTO NON E’ NECESSARIAMENTE NEGATIVO E DI PATOLOGICO PUO’ INVECE ESSERE UNA INTERESSANTE DIALETTICA QUINDI UNA RISORSA. Dissenso relativo al contenuto: IL CONFLITTO SUL CONTENUTO NON E’ NECESSARIAMENTE NEGATIVO E DI PATOLOGICO PUO’ INVECE ESSERE UNA INTERESSANTE DIALETTICA QUINDI UNA RISORSA.

42 42 Riunioni efficaci Il dissenso Conflitto sul piano della relazione: E’ QUESTO UN LIVELLO DELICATO DA GESTIRE PERCHE’ UNA RELAZIONE CONFLITTUALE CORRISPONDE A UNA SVALUTAZIONE DELL’ALTRO COME PERSONA O COME RUOLO ORGANIZZATIVO OPPURE E’ DOVUTA A DUELLI DI POTERE PIU’ O MENO ESPLICITI. Conflitto sul piano della relazione: E’ QUESTO UN LIVELLO DELICATO DA GESTIRE PERCHE’ UNA RELAZIONE CONFLITTUALE CORRISPONDE A UNA SVALUTAZIONE DELL’ALTRO COME PERSONA O COME RUOLO ORGANIZZATIVO OPPURE E’ DOVUTA A DUELLI DI POTERE PIU’ O MENO ESPLICITI.

43 43 Riunioni efficaci Il dissenso Per il coordinatore di una riunione è fondamentale saper riconoscere quale delle due tipologie di conflitto si verifica per decidere come gestirlo. Nel primo caso infatti può essere utile lasciarlo esprimere liberamente, guidandolo verso l’obiettivo; nel caso di un conflitto relazionale invece è necessario “contenerlo” perché non infici il raggiungimento stesso del risultato atteso.

44 44 Riunioni efficaci Finale 1 … a volte va tutto bene!

45 45 Riunioni efficaci Finale 2 Lo sviluppo di ciascuno di noi come gestore di riunioni è legato alla crescita personale: più cose impariamo, più prestiamo attenzione agli altri, meglio possiamo svolgere questa funzione. E questa nostra possibilità di sviluppo è potenzialmente infinita.

46 46 Riunioni efficaci


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