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Presentation Name | CONFIDENTIAL 1 T Piera Lanciotti HUMAN RESOURCE & GENERAL AFFAIR PROCEDURA TRASFERTE E RIMBORSI SPESE.

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1 Presentation Name | CONFIDENTIAL 1 T Piera Lanciotti HUMAN RESOURCE & GENERAL AFFAIR PROCEDURA TRASFERTE E RIMBORSI SPESE

2 Presentation Name | CONFIDENTIAL 2 PI 32 Mod.01 Richiesta trasferta PI 31 Mod.01 Nota spese PI 31 – PI 33 Procedure aziendali per Rimborsi Spese TRASFERTE E RIMBORSI SPESE INTRANET /

3 Presentation Name | CONFIDENTIAL 3 PI32 mod. 01 RAT Richiesta anticipo Spese Trasferta

4 Presentation Name | CONFIDENTIAL 4 PI31 Mod. NS rev. 02 Nota Spese Richiesta Rimborso Spese

5 Presentation Name | CONFIDENTIAL 5 PI31 Mod.01 NS rev. 02 Nota Spese FAC -SIMILE

6 Presentation Name | CONFIDENTIAL 6 PI33 Mod. CRM FAC - SIMILE

7 Presentation Name | CONFIDENTIAL 7 PI33 Mod. CRM

8 Presentation Name | CONFIDENTIAL 8 Richiesta Autorizzazione Attivita’ e Rimborso spese Le richieste compilate e salvate in formato Excel vanno inviate per TBIT (richieste TBIT-Rimborsi (richiesta rimborso Copia conoscenza al diretto responsabile N.B. Stampate, firmate e allegate ai DG da presentare per il controllo fiscale alla H&R Adm

9 Presentation Name | CONFIDENTIAL 9 Compilazione del Rimborso Spese I Rimborsi Spese debbono essere mensili e presentati intro il 5 gg lavorativo mese successivo ( N.B.) Le spese sostenute per attività lavorativa per le quali si smarriscono i giustificativi è possibile chiedere rimborso con AUTOCERTIFICAZIONE ALBERGO SPESE SOGG HOTEL (Italia – Estero) TASSE SOGGIORNO Ristorante PASTI: (CSL) Buono Pasto € (FCSL ) PRANZO € 10,00/15,00 (forfait Nazionale/Trasferta) in busta paga in base al foglio presenze ; CENA max € 40,00) Bar (solo Rappres.) PRANZO RAPPRESENTANZA (regolare ricev con indicazione nomi delle persone intervenute) Extra e consumazioni in Hotel Trasporti TAXI ( solo fuori comune sede lavoro) TRENO AEREO METREBUS Varie PARCHEGGI AUTOSTRADA/TELEP ASS CANCELLERIA (cartucce – foglio) SPESE POSTALI RIPARAZ. EXTRA ( es. Cellulare) ADSL (€ 22,00) RIMB. CARBURANTE (Fuel Card)

10 Presentation Name | CONFIDENTIAL 10 N.B. Le spese sostemute prima dei 90gg dalla data di richiesta rimborso) VITTOAUTOVARIE - Consumazioni fuori dei pasti principali: aperitivi, caffè, birra, alcoolici e superalcoolici; Frigo-bar hotel - Lavaggio Auto - Uso Auto Private -Fornitura carburanti speciali (Blue- Power Diesel) -Acquisto accessori e manutenzioni (previsto contratto di N.L.T Mance Pay TV Spese Straordinarie (igiene personale – abbigliamento) CENA (trasferta) max € 40,00 SPESE NON RIMBORSABILI Compilazione del Rimborso Spese

11 Presentation Name | CONFIDENTIAL 11 CRITERI (Policy aziendale) SPESE RIMBORSABILI ( spese sostenute attività lavorativa) RISPETTO AMBIENTE ECONOMICITA’CONVENZIONI AZIENDALI DILIGENZA / RESPONSABILITA’ Uso taxi e auto limitata a quando non ci sono soluzioni alternative Valutazione e scelta per risparmio della spesa PARCHEGGIO multipiano Aeroporto Fiumicino Cod ; TAXI Cooper. Samarcanda Rispetto dei principi e delle norme di comportamento e sviluppo delle competenze professionali SPEDIZIONI SDA corrieri

12 Presentation Name | CONFIDENTIAL 12 Corporate Credit Card in Europa Il 2014 inizia con un passo deciso verso il miglioramento dei nostri strumenti finanziari, e questa volta a beneficiarne e‘ tutta l‘azienda, tutto il personale operativo. Per chi viaggia, in Italia o all‘estero, con possibilità di prelievo di contanti presso i cash dispenser in tutto il mondo. Uno strumento flessibile, comodo, potente, coperto da rischi grazie allo standing finanziario di Daiichi Sankyo Europe

13 Presentation Name | CONFIDENTIAL 13 Corporate Credit Card (CCC) – come funziona ? L‘estratto conto della CCC e‘ sempre consultabile in linea da ogni utente, e lo stesso deve tenerne conto al momento della preparazione della propria NS, perche‘ l‘addebito scatterà sul saldo del 27 di ogni mese L‘addebito sul c/c personale avverrà automaticamente con mandato di debito SEPA come da autorizzazione formale (vedi oltre) In caso di mancato addebito SEPA, sono previste penalità per l‘e/c del dipendente nella misura di 25 Sterline e l‘addebito del 2% di interessi sul saldo non pagato. Questo non avverrà mai per cause dovute a DS, perche‘ ci impegnamo a rimborsare in ogni caso le NS prima del 21 del mese successivo. Estratto conto CCC 12-mag Cancelleria 15,00 15-mag Biglietto Aereo 360,00 18-mag Biglietto Ferroviario 45,00 20-mag Noleggio Auto 220,00 25-mag Spese riunione 135,00 27-mag SALDO 775,00 02-giu Compilazione Nota Spese 775,00 Attività di controllo e contabilizzazione NS 18-giu Emissione bonifici a dipendenti per rimborsi NS 775,00 20-giu Accredito sul c/c bancario del dipendente 775,00 21-giu Addebito sul c/c bancario del dipendente 775,00

14 Presentation Name | CONFIDENTIAL 14 Company Fuel Card ( TOTAL ERG Card) PI42 “Procedura relativa gestione auto” il 1 marzo 2014 è stata inaugurato il nuovo sistema di rifornimento carburante. Una carta intestata alla targa dell‘ autoveicolo assegnato direttamente e completamente a carico della Daiichi Sankyo. Trattenuta mensile netta sul cedolino di € 50,00 ( per Dirigenti Quadri A1) e € 30,00 (tutti altri driver) per uso personale La carta è utilizzabile solo in Italia ed esclusivamente per rifornimento di carburante ( eccezionalmente su auto sostitutive dandone avviso ). Per le eccezioni rimane in vigore il modulo „Carta carburante“ finora utilizzato Uno strumento di facile utilizzo basta digitare il PIN Aziendale ( che ti forniremo con ) e i km indicati dal contakilometri per poter fare i rifornimenti

15 Presentation Name | CONFIDENTIAL 15 Concetti generali – Processo mensile Scadenze e invio Nota Spesa Controllo NSRimborso Nota Spesa Documenti giustificativi (DG) La nota spese dovrà essere compilata ed allegata via mail all’indirizzo rimborsi.notespes sankyo.it entro e non oltre il 3° giorno lavorativo successivo al mese di competenza. I DG allegati al riepilogo stampato e firmato e inviati in sede. rimborsi.notespes sankyo.it La Ns viene verificata nel merito dal Vs superiore che leggerà in copia e controllata ai fini contabili, fiscali e procedurali da Piera Lanciotti. La nota spesa verrà rimborsata entro il 18 giorno del mese mezzo bonifico. Le note spese che arriverranno in ritardo, saranno rimborsate il mese successivo. La NS è basata sui DG che la corredano: in caso di discordanza fra riepilogo e/o inserimenti e DG, il rimborso viene sempre basato sui DG. N.B. le spese per le quali si è perso DG è possibile con una AUTOCERTIFICAZIONE richiedere il rimborso ma verrà considerata spesa Imponibile soggetta a tassazione in cedolino paga.

16 Presentation Name | CONFIDENTIAL 16 Presentation Name | CONFIDENTIAL 16 Buon Lavoro (la mia collaborazione sempre disponibile)


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