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Pia Bortolotti ARCHIVIO CORRENTE, DI DEPOSITO E STORICO.

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Presentazione sul tema: "Pia Bortolotti ARCHIVIO CORRENTE, DI DEPOSITO E STORICO."— Transcript della presentazione:

1 Pia Bortolotti ARCHIVIO CORRENTE, DI DEPOSITO E STORICO

2 NASCITA DELL’ARCHIVIO Le tre fasi tradizionali dei complessi documentari  archivio corrente  archivio di deposito  archivio storico

3 DEFINIZIONI  archivio corrente: formato dai documenti necessari per la trattazione degli affari in corso  archivio di deposito: man mano che le pratiche vengono evase, i relativi fascicoli vengono collocati in locali più appartati  archivio storico: formato dai fascicoli che non essendo più necessari alla trattazione degli affari vengono destinati alla conservazione permanente

4 DEFINIZIONI Altre teorie u modello nordamericano (record managment, documenti inattivi) u modello tedesco (registratura corrente, di deposito, archivio storico) u modello francese (archivio intermedio) u modello “Lodolini” (archivio corrente, di deposito, pre archivio, archivio)

5 COME NASCE L’ARCHIVIO Soggetti, Attività e Procedimenti u per adempiere alle proprie competenze il soggetto si organizza al suo interno (uffici, reparti…) u un soggetto ha delle competenze, che si traducono in procedimenti a loro volta articolati in attività, affidate alle varie componenti della struttura organizzativa u esempio: affidamento di un progetto= disposizioni+ impegni spesa + contratto + verifiche risultati + pagamenti

6 Procedimenti, Documenti, Fascicoli u ogni procedimento, destinato a uno scopo si articola in fasi u ogni fase è responsabilità di una componente della struttura organizzativa u ogni fase utilizza documenti e ne produce altri, fino all’emanazione dell’atto conclusivo u i documenti sono normalmente organizzati in fascicoli, comprendenti documenti relativi allo stesso “affare” o “pratica” o “procedimento”

7 DOCUMENTO Definizioni (1) u L.241/90, 2° comma art. 22: (legge sulla trasparenza degli atti amministrativi) 2° comma art. 22: “E’ considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa”. u def. Archivistica: rappresentazione fissata su un supporto e conservata da una persona fisica o giuridica nell’esercizio delle sue funzioni, di un atto/fatto giuridicamente rilevante, redatto con l’osservanza di determinate forme che servono a dare al documento fede e forza giuridica

8 DOCUMENTO Definizioni (2) u def. Diplomatica: prova scritta compilata secondo una forma determinata (variabile a seconda del luogo, periodo, persona, transazione) di un fatto di natura giuridica u documento della P.A.: una testimonianza scritta, ovvero una dichiarazione concreta di volontà, di giudizio, di scienza e conoscenza, di un’autorità della P.A., posta in essere durante lo svolgimento dell’attività amministrativa ed è costituito da ogni scritto ricevuto, spedito o comunque posto in essere, connesso o non con fatti di natura giuridica, ma tale da essere assunto a titolo di prova, di informazione, di studio, relativamente agli affari che sono stati trattati o che sono in corso, nell’ambito delle competenze attribuite a ciascun organo statale o ente pubblico. u def. allargata: documento come “qualsiasi cosa idonea a rappresentare un fatto, in modo da consentirne la presa di conoscenza a distanza di tempo”

9 Elementi necessari di ogni documento n Autore e destinatario n Contenuto (messaggio comunicato, idee o fatti espressi da esso) n Supporto materiale (pergamena, carta, film, disco ottico …) n Forma: 1. fisica (aspetto esterno: inchiostri, cancellature, colori, scritture …) 2. intellettuale : a- espressione del contenuto (testo, immagine, grafico) b- struttura logica (data, intestazione, indirizzo, firma, annotazioni successive)

10 DOCUMENTO Funzioni u dispositiva u probativa u di supporto u narrativa

11 DOCUMENTO Tipologie u originale u minuta u copia u copia semplice u copia autenticata u copia vidimata u copia imitativa

12 DOCUMENTO Fasi vita u attiva (archivio corrente) u semiattiva (archivio di deposito) u inattiva (archivio storico)

13 NORMATIVA Sulle fasi di vita degli archivi u “circolare Astengo” (Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell’archivio per gli uffici comunali, circ. M.I. 1 marzo 1897 n° u RD 35/1900 art.79 u L. 2006/1939 art.20 u DPR 1409/1963 art. 30 u D.Lgs 490/1999 art. 21 (Testo unico)

14 NORMATIVA Sul Documento u Regio Decreto 25 gennaio 1900, n° 35 u DPR 428/1998 u DPR 445/2000

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