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Le Risorse Umane Responsabile: Luciano Zini Responsabile procedimenti anagrafe, stato civile, leva elettorale: Andrea Grandi fino al 31 Agosto 2007 Collaboratori.

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1 Le Risorse Umane Responsabile: Luciano Zini Responsabile procedimenti anagrafe, stato civile, leva elettorale: Andrea Grandi fino al 31 Agosto 2007 Collaboratori : Silvia Bruschini Roberta Giovagnoni Leana Lanzarini Graziella Puccetti Angela Salomoni Ornella Venturi Gianni Cochi

2 Procedure Back Office [1] Nell’anno 2005 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Allineamento C.F., Variazioni dati anagrafici, Comunicazioni all’Anagrafe Tributaria, necessarie al 1° popolamento INA effettuato il [2] Nell'anno 2006 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Invio periodico dei dati e controllo esiti degli invii, variazioni dati anagrafici presso l’Anagrafe Tributaria. [3] Si ricorda che ogni pratica di immigrazione prevede tre fasi, di cui la prima allo sportello e le successive al back office. ProceduraAnno 2005Anno 2006Anno 2007Anno 2008 COMUNICAZIONI PERIODICHEdato temporale4 ore/mese 16 ore/mese AGGIORNAMENTO INA-SAIA*100 ore [1]3 ore[2]/mese5 ore/mese * 20 ore/mese IRREPERIBILI GESTIONE STRANIERI E.C./U.E.dato temporale 496/158 da apr.2007** Stranieri: :585 Cittadini U.E. : 84 PRATICHE AIRE PRATICHE IMMIGRAZIONE455442[3] PRATICHE EMIGRAZIONE PRATICHE CAMBIO ABITAZIONE NEL COMUNE ATTI DI NASCITA ATTI DI MATRIMONIO *non considerato allineamento C.F. che potrebbe far parte delle procedure INA-SAIA: 2-3 ore/mese ** comprensivo di aggiornamenti mensili + invii, richieste di rinnovo permessi di soggiorno

3 [1] Nell’anno 2005 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Allineamento C.F., Variazioni dati anagrafici, Comunicazioni all’Anagrafe Tributaria, necessarie al 1° popolamento INA effettuato il [1] Nell’anno 2005 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Allineamento C.F., Variazioni dati anagrafici, Comunicazioni all’Anagrafe Tributaria, necessarie al 1° popolamento INA effettuato il [2] Nell'anno 2006 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Invio periodico dei dati e controllo esiti degli invii, variazioni dati anagrafici presso l’Anagrafe Tributaria.[2] Nell'anno 2006 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Invio periodico dei dati e controllo esiti degli invii, variazioni dati anagrafici presso l’Anagrafe Tributaria. [3] Si ricorda che ogni pratica di immigrazione prevede tre fasi, di cui la prima allo sportello e le successive al back office.[3] Si ricorda che ogni pratica di immigrazione prevede tre fasi, di cui la prima allo sportello e le successive al back office. [4] Durante l’anno sono previste due revisioni dinamiche, ognuna delle quali consta di due fasi. Le ore necessarie comprendono il lavoro preparatorio in cui vengono selezionati i fascicoli personali e tutta la fase a teminale di controllo dati e formazione verbali.[4] Durante l’anno sono previste due revisioni dinamiche, ognuna delle quali consta di due fasi. Le ore necessarie comprendono il lavoro preparatorio in cui vengono selezionati i fascicoli personali e tutta la fase a teminale di controllo dati e formazione verbali. [1] Nell’anno 2005 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Allineamento C.F., Variazioni dati anagrafici, Comunicazioni all’Anagrafe Tributaria, necessarie al 1° popolamento INA effettuato il [1] Nell’anno 2005 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Allineamento C.F., Variazioni dati anagrafici, Comunicazioni all’Anagrafe Tributaria, necessarie al 1° popolamento INA effettuato il [2] Nell'anno 2006 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Invio periodico dei dati e controllo esiti degli invii, variazioni dati anagrafici presso l’Anagrafe Tributaria.[2] Nell'anno 2006 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Invio periodico dei dati e controllo esiti degli invii, variazioni dati anagrafici presso l’Anagrafe Tributaria. [3] Si ricorda che ogni pratica di immigrazione prevede tre fasi, di cui la prima allo sportello e le successive al back office.[3] Si ricorda che ogni pratica di immigrazione prevede tre fasi, di cui la prima allo sportello e le successive al back office. [4] Durante l’anno sono previste due revisioni dinamiche, ognuna delle quali consta di due fasi. Le ore necessarie comprendono il lavoro preparatorio in cui vengono selezionati i fascicoli personali e tutta la fase a teminale di controllo dati e formazione verbali.[4] Durante l’anno sono previste due revisioni dinamiche, ognuna delle quali consta di due fasi. Le ore necessarie comprendono il lavoro preparatorio in cui vengono selezionati i fascicoli personali e tutta la fase a teminale di controllo dati e formazione verbali. [1] Nell’anno 2005 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Allineamento C.F., Variazioni dati anagrafici, Comunicazioni all’Anagrafe Tributaria, necessarie al 1° popolamento INA effettuato il [1] Nell’anno 2005 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Allineamento C.F., Variazioni dati anagrafici, Comunicazioni all’Anagrafe Tributaria, necessarie al 1° popolamento INA effettuato il [2] Nell'anno 2006 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Invio periodico dei dati e controllo esiti degli invii, variazioni dati anagrafici presso l’Anagrafe Tributaria.[2] Nell'anno 2006 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Invio periodico dei dati e controllo esiti degli invii, variazioni dati anagrafici presso l’Anagrafe Tributaria. [3] Si ricorda che ogni pratica di immigrazione prevede tre fasi, di cui la prima allo sportello e le successive al back office.[3] Si ricorda che ogni pratica di immigrazione prevede tre fasi, di cui la prima allo sportello e le successive al back office. [4] Durante l’anno sono previste due revisioni dinamiche, ognuna delle quali consta di due fasi. Le ore necessarie comprendono il lavoro preparatorio in cui vengono selezionati i fascicoli personali e tutta la fase a teminale di controllo dati e formazione verbali.[4] Durante l’anno sono previste due revisioni dinamiche, ognuna delle quali consta di due fasi. Le ore necessarie comprendono il lavoro preparatorio in cui vengono selezionati i fascicoli personali e tutta la fase a teminale di controllo dati e formazione verbali. * Procedura biennale [4] Durante l’anno sono previste due revisioni dinamiche, ognuna delle quali consta di due fasi. Le ore necessarie comprendono il lavoro preparatorio in cui vengono selezionati i fascicoli personali e tutta la fase a teminale di controllo dati e formazione verbali. Procedure Back Office ProceduraAnno 2005Anno 2006Anno 2007Anno 2008 ATTI DI MORTE VERBALI PUBBLICAZIONE ATTI DI CITTADINANZA SENTENZE DI DIVORZIO ELETTORALE – REVISIONI DINAMICHE Dato temporale 22 a revisione [4] 22 ore a revisione 22 ore a revis.*revi.str.per ElezPol. ELETTORALE – REVISIONI SEMESTRALI Dato temporale 10 ore/revisione 10 ore r/ revisione ELETTORALE – GESTIONE ALBO PRESIDENTI Dato temporale 5 ore 10 ore ELETTORALE – GESTIONE ALBO SCRUTATORI Dato temporale 8 ore 40 ore ELETTORALE - GIUDICI POPOLARI* dato temporale Dato temporale6 ore 2 ore CESSIONI DI FABBRICATO GESTIONE INFORTUNI

4 Procedure Front Office Procedura Area di riferimento Anno 2005Anno 2006Anno 2007 Anno 2008 Denuncia di cessione di fabbricatoURP Protocollazione documenti in arrivo *URP Consegna cartelle esattorialiURPDato non quantificato**410 Dato mancante Consegna modulistica di vario tipoURPDato non quantificato** dato non quantificato Dato non quantificato Prenotazione Abbonamenti annuali ATCURP Denuncia di inizio attivitàArea Tecnica245Dato mancante Richiesta permesso di costruireArea Tecnica84Dato mancante Richiesta certificato destinazione urbanisticaArea Tecnica165Dato mancante Consegna certificato destinazione urbanisticaArea Tecnica 165Dato mancante Ricevimento segnalazioni e richiesta interventi settore Opere Pubbliche e altri settoriArea Tecnica170Dato mancante Richiesta Preparere/Cambio Intestazione in materia UrbanisticaArea Tecnica39Dato mancante20 Consegna Preparere/Cambio Intestazione in materia Urbanistica 39Dato mancante20 Richiesta tabelle passi carraiArea Tecnica21Dato mancante17 8 Consegna tabelle passi carrai 21Dato mancante14 6 Ritiro dichiarazioni relative all’impianto termicoArea Tecnica35Dato mancante19 10 Ricevimento segnalazioni rifiuti ingombrantiArea Tecnica600Dato mancante Richiesta autorizzazioni rilasciate dall’Ufficio TecnicoArea Tecnica154Dato mancante 195 Consegna autorizzazioni rilasciate dall’Ufficio TecnicoArea Tecnica 154Dato mancante 195 * Totale post ain arrivo: di cui documenti giunti all’Ufficio protocollo/centralino i restanti 7900 pervenuti al fornt **Per l’anno 2005, 2006 e 2007 non è stato definito un sistema di rilevazione idoneo ad evidenziare la mole di moduli consegnati e le informazioni fornite al front.

5 Procedure Front Office [1] Per l’anno 2005 non è possibile distinguere le diverse tipologie di pratiche relative all’Ufficio Tributi, ma si desume solo il dato globale.[1] Per l’anno 2005 non è possibile distinguere le diverse tipologie di pratiche relative all’Ufficio Tributi, ma si desume solo il dato globale. [2] la sessione: n.200 domande, 2’sessione: 206, 3’sessione: 21. A queste si devono aggiungere 5 rinunce scritte.[2] la sessione: n.200 domande, 2’sessione: 206, 3’sessione: 21. A queste si devono aggiungere 5 rinunce scritte. [3] Le domande sono state 167 su 118 posti disponibili[3] Le domande sono state 167 su 118 posti disponibili [4] I 2/3 degli utenti, pagando ratealmente, si presentano in ufficio almeno 3 volte all’anno.[4] I 2/3 degli utenti, pagando ratealmente, si presentano in ufficio almeno 3 volte all’anno. [1] Per l’anno 2005 non è possibile distinguere le diverse tipologie di pratiche relative all’Ufficio Tributi, ma si desume solo il dato globale. [2] Le domande sono state rispettivamente 167 e 155 su 118 posti disponibili [3] I 2/3 degli utenti, pagando ratealmente, si presentano in ufficio almeno 3 volte all’anno. Procedura Area di riferimento Anno 2005 Anno 2006 Anno 2007 Anno 2008 TARSU/ICI/Luci votive[1]Area Tributi Iscrizione ai corsi di ginnastica per anzianiArea Serv. Sociali iscrizione alle vacanze per anzianiArea Serv. Sociali Iscrizione al servizio di asilo nidoArea Scuola177167[2]155[2] 170 Iscrizione al servizio di refezione scolasticaArea Scuola Iscrizione al servizio di trasporto scolastico[3]Area Scuola Rilascio licenze di pesca di tipo BArea SUAP Rilascio tesserini raccolta funghiArea SUAP Rilascio tesserini venatoriArea SUAP Vidimazione documento di accompagnamento UVEArea SUAP

6 Pubblico al Front Office [1] Per l’anno 2005 non è possibile distinguere le diverse tipologie di pratiche relative all’Ufficio Tributi, ma si desume solo il dato globale.[1] Per l’anno 2005 non è possibile distinguere le diverse tipologie di pratiche relative all’Ufficio Tributi, ma si desume solo il dato globale. [2] la sessione: n.200 domande, 2’sessione: 206, 3’sessione: 21. A queste si devono aggiungere 5 rinunce scritte.[2] la sessione: n.200 domande, 2’sessione: 206, 3’sessione: 21. A queste si devono aggiungere 5 rinunce scritte. [3] Le domande sono state 167 su 118 posti disponibili[3] Le domande sono state 167 su 118 posti disponibili [4] I 2/3 degli utenti, pagando ratealmente, si presentano in ufficio almeno 3 volte all’anno.[4] I 2/3 degli utenti, pagando ratealmente, si presentano in ufficio almeno 3 volte all’anno. Nel 2008 è stato installato un apparecchio elettronico per la rilevazione dei flussi di utenti al front. Numero utenti dal 1 Gennaio al 31 Dicembre ORARIO “PICCO” OrarioMedia utenti entratiMedia presenti 8,30 – 9,00 7 (3,67)3 9,00 – 9,30 12 (10,19)4 9,30 – 10,00 15 (12,12)5 10,00 – 10,30 16(13,45)6 10,30 – 11,00 17(14,106 11,00 – 11,30 16(13,34)6 11,30 – 12,00 14(11,73)5 12,00 – 12,30 9 (7,60)4 12,30 – 13,00 5(4,15)3 13, ,30 2(1,32)2 13, ,00 0,000 14, ,30 0,000 14, ,00 0,000 15, ,30 3(2,13)3 15, ,00 3(2,32)3 16, ,30 3(2,08)3 16, ,00 2(1,92)3 17, ,30 2(2,03)3 17, ,00 2(1,92)3 Orario picco: 10,30-11,00 (con la media di 14.10)

7 Pubblico al Front Office Mese max: Giugno (media giornaliera entrati: 158) Mese min: Agosto (media giornaliera ingressi: 116) Record presenti: 28 alle ore 9:45 il 12/02/2008 e 28 alle ore 17,11 del 16/04/2008 Dati di affluenza 2008 Mese Tot. entrati servizio integrati Media entrati Presenze record Gennaio3, Febrraio3, Marzo3, Aprile3, Maggio3, Giugno3, Luglio3, Agosto2, Settembre3, Ottobre3, Novembre2, Dicembre2, Totale39.05

8 Pubblico al Front Office GIORNO Media entrati servizio integrati Lunedì 151 Martedì 137 Mercoledì 129 Giovedì 108 Venerdì 100 Sabato 125 Totale 750 Giorno max: Il martedì con n.137 Giorno minimo. Il venerdì con n. 100

9 Pubblico al Front Office Totale flusso utenti Media giornaliera Giorni apertura Orario picco Giorno picco Mese picco ,30-11,00MartedìGiugno

10 Protocollo Generale Quantificando il tempo lavoro necessario per protocollare i documenti ipoteticamente in 3 minuti (ipotesi media che potrebbe essere maggiormente affinata con opportune sperimentazioni) il tempo occupato da tale operazione nel 2008 è pari a minuti, pari a 1477 ore, pari a 246 giornate di lavoro uomo. L’analisi dovrà proseguire focalizzando l’attenzione su: Smistamento posta per competenza e conoscenza Organizzazione interna a ciascun ufficio legata al protocollo Possibilità di protocollare alcuni documenti per elenchi ( per esempio domande di mensa scolastica trasporto scolastico ginnastica anziani ecc.) Occorre inoltre integrare l’analisi sulle fascicolazioni dei documenti Occorre capire come l’operazione informatica può eliminare ulteriormente quella cartacea Tutto ciò per procedere a protocollare laddove effettivamente necessario e per dare un’organizzazione la più funzionale possibile. Prime analisi Esercizio TOTALE GENERALE PROTOCOLLI

11 Protocollo Generale In arrivo, e in partenza per competenza Servizio o figura a cui viene smistato il documento NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza 2005 * anche per conoscnz a 2006 * anche simistati per conoscen za Solo simistai per competen za * anche simistati per conoscen za Area di Staff di cui Attività Produttive Segreteria Sindaco Responsabile Area Staff Ufficio Stampa Servizi informatici Servizio Personale

12 Protocollo Generale In arrivo, e in partenza per competenza e in copia Servizio o figura a cui viene smistato il documento Nel 2007 il dato è stato affinato selezionando i documenti che pervengono per competenza NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza Area Affari Generali Nd di cui: Responsabile Affari Legali Nd Servizio Acquisti Centralizzati Nd Segreteria Affari Generali Nd Segretario Generale Nd

13 Protocollo Generale In arrivo, e in partenza per competenza e in copia Servizi Attenzione: nel 2007 il dato è stato affinato selezionando i documenti che pervengono per competenza NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza Area Tecnica di cui: nd Responsabile Area Servizi alla Collettività nd Servizio Ambiente nd Servizio Strade nd Servizio Casa nd Servizio Opere Pubbliche nd Servizio Urbanistica Edilizia Privata nd Segreteria Area Servizi alla Collettività nd

14 Protocollo Generale In arrivo, e in partenza per competenza e in copia Nell’area Servizi alla Persona, in particolare nel U.O Servizi sociali, il numero è molto più alto di tutti gli altri servizi e settori. Occorre capire quali documenti arrivano per competenza e quali in copia cercando di verificare l’efficacia delle diverse operazioni Per Servizi Nel 2007 il dato è stato affinato selezionando i documenti che pervengono per competenza NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza Area Servizi alla Persona di cui Nd Responsabile Area Servizi alla Persona Nd Servizio Cultura Sport Scuola Nd Servizi Sociali e Sanitari Nd

15 Protocollo Generale In arrivo, e in partenza per competenza e in copia Per Servizi NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza Servizio Polizia Municipale Nd Responsabile Servizio Polizia Municipale Nd Polizia Municipale Nd Per assegnazione a servizi NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza Area Servizi Interni di cui: Nd Responsabile Area Servizi Interni Nd Contabilità e Bilancio Nd Servizi Entrate Nd

16 Protocollo Generale Occorre capire la composizione prevalente del numero di protocolli: Ese: quali operazioni devo fare quando arriva un documento per conoscenza? Sono tutte necessarie? Occorre che il documento mi arrivi? Ecc ecc Ciascun servizio dovrà porsi la domanda: L’organizzazione data è efficace, efficiente e soprattutto razionale e logica? TOTALI PER AREA Polizia Municipale Nd Area di Staff Area Servizi alla Persona Nd Area Affari Generali Nd Area servizi finanziari Nd Area Collettività e territorio nd


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