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Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo paghe e personale.

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Presentazione sul tema: "Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo paghe e personale."— Transcript della presentazione:

1 Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo paghe e personale

2 Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

3 Slide 3 Definizione Il ciclo paghe e personale (“Ciclo payroll”) è costituito dall’insieme delle operazioni relative all’assunzione, da parte di un’azienda, dei servizi prestati dal personale dipendente (collaborazione all’attività di impresa) a fronte del riconoscimento di una retribuzione in parte immediata (retribuzione periodica) e in parte differita (trattamento fine rapporto), nel rispetto delle leggi e degli accordi che disciplinano tale rapporto.

4 Introduzione Contabilità Revisione Formalizzazione MyClient

5 Slide 5 C) TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO C) TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO B 9) Costi per il personale a) salari e stipendi b) oneri sociali c) trattamento di fine rapporto d) trattamento di quiescenza e simili e) altri costi (quote d’iscrizione a ordini professionali, borse di studio, ecc.) B 9) Costi per il personale a) salari e stipendi b) oneri sociali c) trattamento di fine rapporto d) trattamento di quiescenza e simili e) altri costi (quote d’iscrizione a ordini professionali, borse di studio, ecc.) S. P. Conti di Bilancio C.E.

6 Slide 6 B4) COSTI per il PERSONALE 1) Salari e stipendi 2) Oneri sociali 3) Trattamento di fine rapporto 4) Trattamento di quiescenza e simili 5) Altri costi B4) COSTI per il PERSONALE 1) Salari e stipendi 2) Oneri sociali 3) Trattamento di fine rapporto 4) Trattamento di quiescenza e simili 5) Altri costi Conti di Bilancio Salari e stipendi (liquidazioni lorde): Salari e stipendi INPS c/Assegni familiari Debiti verso il personale Enti previdenziali c/ritenute Sindacati c/ritenute Erario c/ritenute su retribuzioni Banca c/c Salari e stipendi (liquidazioni lorde): Salari e stipendi INPS c/Assegni familiari Debiti verso il personale Enti previdenziali c/ritenute Sindacati c/ritenute Erario c/ritenute su retribuzioni Banca c/c Oneri sociali (a carico azienda) Debiti verso Ist. di previdenza Banca c/c Oneri sociali (a carico azienda) Debiti verso Ist. di previdenza Banca c/c

7 Slide 7 Costi per il personale Aspetti formali: 1) libro paga; 2) libro matricola; 3) registro degli infortuni 4) DM 10 INPS 5) prospetti di liquidazione INAIL Istituti di previdenza e sicurezza sociale: 1) INPS: Istituto Nazionale della Previdenza Sociale 2) INAIL: Ist. Naz. per le Assicurazioni contro gli Infortuni sul Lavoro 3) INPDAI: Ist. Naz. Previdenza per i Dirigenti di Aziende Industriali PricewaterhouseCoopers

8 Slide 8 CODICE CIVILE Valutazione  La legge non prevede alcun criterio specifico;  La dottrina prevede che l’iscrizione sia al valore nominale. Contenuto della nota integrativa Occorre indicare: 4) Le variazioni intervenute nel TFR 15) il numero medio dei dipendenti ripartito per categoria PricewaterhouseCoopers Riferimenti normativi

9 Slide 9 Ferie maturate e non godute Elemento di retribuzione indiretta prevista da disposizioni di legge e contrattuali. Maturazione: avviene in proporzione al tempo Classificazione: B9a) “salari e stipendi” e D13) Altri debiti Valutazione: Valorizzazione in base al costo orario/giornaliero, senza il rateo 13a e 14°, e comprensivo degli oneri contributivi; PricewaterhouseCoopers

10 Slide 10 TFR: Principi contabili italiani Classificazione in bilancio: voce C) dello S.P. Valutazione: retribuzione “continuativa” annua diviso 13,5 e rivalutazione annua (1,5% fisso + 75% indice Istat). Anticipazione massima 70% per:  Spese sanitarie “straordinarie”;  Acquisto prima casa per sé o i figli PricewaterhouseCoopers

11 Slide 11 Criteri di contabilizzazione La rilevazione della quota di trattamento di fine rapporto, maturata nel corso dell'esercizio, è una tipica scrittura di fine esercizio; in particolare si tratta di una "integrazione" di costo in quanto la quota è maturata per competenza economica, ma non è stata rilevata in contabilità generale durante l'anno in quanto non si è avuta alcuna manifestazione finanziaria. Trattandosi di una retribuzione differita, il debito sorge nei confronti del lavoratore al momento della cessazione del rapporto di lavoro.

12 Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

13 Slide 13 Principali obiettivi di revisione Gli obiettivi fondamentali delle verifiche da effettuarsi in quest'area riguardano:  che i dipendenti esistano  che siano remunerati secondo contratto o che l’ulteriore remunerazione aggiuntiva (es. bonus) sia specificatamente approvata dalle persone che ne hanno il potere  che i costi siano correttamente rilevati per competenza, non per cassa. PricewaterhouseCoopers

14 Slide 14 Principali obiettivi di revisione: il sistema di controllo interno Accuratezza (Aggiornamento dati principali e archivi); Completezza (Transazioni registrate una e una sola volta) ; Autorizzazione (transazioni, incluso il cambiamento dei dati fissi, siano valide); PricewaterhouseCoopers

15 Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

16 Slide 16 Processo paghe e personale Acquisti (P&P) Ricavi (R&R) Magazzino Paghe e personale Immobilizzazioni materiali Contabilità generale (GL) Bilancio Preparazione bilancio di fine anno Transazioni finanziarie significative Processi di business

17 Slide 17 Processo paghe e personale Obiettivi della sessione Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti: sottoprocessi chiave all’interno del ciclo ruoli chiave e responsabilità esempi di flowchart del processo rischi chiave e controlli impatto del ciclo a livello di bilancio

18 Slide 18 Processo paghe e personale Esercizio Il ciclo all’interno di una società - Quali sono i passaggi che intercorrono dal momento dalla firma del vostro contratto di lavoro al momento in cui ricevete il primo cedolino? - Chi è coinvolto in questo processo? - Cosa potrebbe impedirvi di ricevere l’ammontare corretto alla fine del mese?

19 Slide 19 Processo paghe e personale Process Overview Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Calcolo delle retribuzioni Time recording

20 Slide 20 Processo paghe e personale Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Calcolo delle retribuzioni Time recording

21 Slide 21 Processo paghe e personale Time recording Capture time records Review time records

22 Slide 22 Processo paghe e personale Time recording Capture time records Salari fissi vs. remunerazione ad ore Anche spese, buoneuscita e benefit variabili Calcolo del tempo in automatico Calcolo del tempo manuale

23 Slide 23 Processo paghe e personale Time recording Review time records Report per le eccezioni Revisione e controlli per gli items in sospeso

24 Slide 24 Processo paghe e personale Rischi tipici Financial reporting risks Rilevamento di informazioni su tempi e frequenze fittizi (E/O) Non sono rilevate tutte le evidenze di servizi prestati dai dipendenti (C) Le carte di lavoro sono incomplete o inaccurate (C;A)

25 Slide 25 Processo paghe e personale Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Calcolo delle retribuzioni Time recording

26 Slide 26 Calcolo delle retribuzioni Selezionare i parametri delle retribuzioni Calcolo delle retribuzioni Monitoraggio

27 Slide 27 Processo paghe e personale Calcolo delle retribuzioni Selezione dei parametri delle retribuzioni Selezionare le retribuzioni Periodo di retribuzione (settimanale, mensile, una tantum) Processare e controllare i parametri Controllo degli accessi e segregazione dei compiti Standard operating procedure + checklist

28 Slide 28 Processo paghe e personale Calcolo delle retribuzioni Calcolo delle retribuzioni Calcolo di retribuzioni di prova Calcolo di retribuzioni finali Controllo di accessi & segregazione dei compiti Computer validation routines

29 Slide 29 Processo paghe e personale Calcolo delle retribuzioni Monitoraggio Revisione dei risultati del calcolo delle retribuzioni Analisi dei dati di retribuzione rifiutati e controllo Controlli individuali a campione Revisione contro budget & mesi precedenti etc Revisione del management

30 Slide 30 Processo paghe e personale Rischi tipici Financial reporting risks Le retribuzioni lorde e i calcoli sono non accurati (A) Non tutti i dipendenti sono inclusi nel calcolo delle retribuzioni (C) Le retribuzioni sono calcolate in un periodo finanziario errato (CO) Le imposte sulle retribuzioni non sono determinate e contabilizzate coerentemente con le leggi ed i regolamenti locali (RO; A)

31 Slide 31 Processo paghe e personale Rischi tipici Rischi operativi Il calcolo delle retribuzioni non avviene nei tempi previsti, comportando ritardi nel pagamento dei dipendenti Incremento delle spese generali dovuto a cicli paghe e personale decentralizzati

32 Slide 32 Processo paghe e personale Pagamento & Reporting Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Calcolo delle retribuzioni Time recording

33 Slide 33 Processo paghe e personale Pagamento Autorizzazione Scrittura dei pagamenti Monitoraggio Payroll reports Controlli contabili Controllo degli errori Basata su gruppi/registro dei pagamenti Revisione del registro paghe dopo il calcolo delle retribuzioni Controlli sulle autorizzazioni per gli assegni manuali Controlli sugli assegni Controlli di interfaccia Management reports Month to month recons

34 Slide 34 Processo paghe e personale Rischi tipici Financial reporting risks I pagamenti delle retribuzioni non sono completamente ed accuratamente processati (C;A) I pagamenti delle retribuzioni non sono fatti verso gli impiegati corretti/fraudolentemente (A;R/O) I pagamenti con assegni manuali non sono registrati (C) I pagamenti cash e gli anticipi richiesti dai dipendenti non sono approvati (A;E/O)

35 Slide 35 Processo paghe e personale Rischi tipici Rischi operativi I dipendenti non sono pagati nei tempi previsti Rischio di frode se i dipendenti sono pagati in contanti

36 Slide 36 Processo paghe e personale Adjustments & Ledger maintenance Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Calcolo delle retribuzioni Time recording

37 Slide 37 Processo paghe e personale Adjustments & Ledger maintenance Rettifiche Aggiornamento dei conti Monitoraggio

38 Slide 38 Processo paghe e personale Adjustments & Ledger maintenance Rettifiche Retro Pay – Utilizzato per processare le retribuzioni dei mesi precedenti Pagamenti manuali (tra cicli retributivi) Nota: controllo dei cambiamenti all’anagrafica dei dipendenti Controllo prima e dopo le rettifiche Controllo degli accessi & segregazione dei doveri Approvazione del management per tutte le rettifiche

39 Slide 39 Processo paghe e personale Adjustments & Ledger maintenance Aggiornamento dei conti Online of batch posting to GL Separate system – interface controls Periodi contabili Controlli di accesso & segregazione dei doveri Controllo delle riconciliazioni contabili Controlli sui periodi contabili

40 Slide 40 Processo paghe e personale Adjustments & Ledger maintenance Monitoraggio Verifica dei controlli sulle riconciliazioni contabili Revisione delle audit trails

41 Slide 41 Processo paghe e personale Rischi tipici Financial reporting risks Vengono processate rettifiche non autorizzate (A;E/O) Le rettifiche non sono rilevate con completezza ed accuratezza (A;C) Le rettifiche non sono effettuate sui conti corretti e nel periodo corretto (P/D;CO) Le trascrizioni dal conto retribuzioni in contabilità generale non sono complete ed accurate (C;A)

42 Slide 42 Processo paghe e personale Rischi tipici Rischi operativi Troppe rettifiche alle retribuzioni dovute al rilevamento di errori Troppi pagamenti manuali e retro payments dovuti all’aggiornamento troppo lento dei payroll standing data

43 Slide 43 Processo paghe e personale Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Calcolo delle retribuzioni Time recording

44 Slide 44 Processo paghe e personale Standing data maintenance Dati gestiti da Human Resources Dati regolamentari Dati retributivi Monitoraggio Posizioni di management Nuove assunzioni Variazioni dei dipendenti esistenti licenziamenti Tasse Deduzioni e benefit specifici regolamentari legati al territorio (incluse tasse) Livello di retibuzione Codici di deduzione Variazioni al processo di controllo Audit logs

45 Slide 45 Processo paghe e personale Ruoli e responsabilità AttiivtàRuoloArea Time recording Dipendente Impiegato del personale Any department Paghe e personale Calcolo retribuzioni Gestore della divisione Paghe e personale Pagamento & Reporting Addetto ai pagamenti / impiegato contabilità Debiti / Finanza Adjustments & Ledger maintenance Impiegato del personale Contabile Finanza Standing data maintenance Impiegato del personale Impiegato HR Paghe e personale Risorse umane Anche revisione indipendente da parte del manager della divisione

46 Slide 46 Processo paghe e personale: diagramma di flusso – collegamento ai conti Financial Statements ERP system Payments ERP system Payroll Calculations ERP system Cash (BS) Payroll control account (BS) Cost to employer (PL) Time recording ERP system Standing data setup DR CR

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48 Slide 48

49 Slide 49 Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli – Gestione organico Fasi/AttivitàRischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD RORO VCAVR 1. Assunzione del personale Personale fittizio potrebbe essere aggiunto a libro paga Autorizzzaione dall'ufficio personale per ogni nuova assunzione e reporting mensile delle variazioni del personale Esame delle evidenze delle autorizzazioni dell'ufficio personale per le nuove assunzioni e esame del reporting mensile   1.2 Variazione delle condizioni contrattuali Il personale potrebbe beneficiare di aumenti retributivi non autorizzati Autorizzzaione dall'ufficio personale per ogni aumento retributivo Esame delle procedure di autorizzazione degli aumenti  Personale non più in servizio potrebbe essere mantenuto a libro paga Comunicazione dall'ufficio personale all'ufficio paghe per ogni cessazione di rapporto Esame delle comunicazioni di cesssazioni di rapporti di lavoro e della relativa variazione al master file delle retribuzioni  

50 Slide 50 FasiRischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PD RORO VCAVR 2.1 Rilevazione delle presenze Il personale potrebbe essere pagato per ore non lavorate Utilizzo di cartellini segnatempo e approvazione del cartellino da parte di un supervisore Osservazione delle procedure di utilizzo dei cartellini segnatempo e verifica della approvazione del cartellino da parte di un supervisore   2.2 Predisposizi one retribuzioni Le informazioni sulle retribuzioni potrebbero essere perse durante durante la trasmissione al reparto EDP che predispone le paghe Confronto del totale delle ore lavorate determinato dall'ufficio Paghe con il dato inserito a computer dal dipartimento EDP Esame delle evidenze del confronto tra i totali delle ore imputate dall'ufficio Paghe e quelle imputate dal dipartimento EDP   Il file delle retribuzioni può essere oggetto di 'forzarture' del sistema Esame indipendente del report delle forzature al file delle retribuzioni Osservazione delle procedure di inserimento dei dati e verifica del report per l'esame del supervisore  2.3 Registrazion e delle retribuzioni Possono essere commessi errori nella registrazione delle retribuzioni Approvazione delle registrazioni da parte di un supervisore Verifica dell'esame delle registrazioni da parte del supervisore   Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli - Amministrazione del personale

51 Slide 51 Separazione dei compiti (“Segregation of duties”) Principi di 'segregazione' minimale dei ruoliApplicazione SOD al Ciclo Lavoro 1. Separazione tra attività di autorizzazione e di esecuzione Funzione di supervisione versus Funzione di elaborazione delle retribuzioni e di effettuazioni delle registrazioni relative al personale 2. Separazione tra attività di esecuzione e attività di rilevazione contabile Funzione pagamento versus Funzione di effettuazioni delle registrazioni relative al personale Funzione pagamento versus Funzione di supervisione Funzione pagamento versus Funzione di elaborazione delle retribuzioni Funzione di elaborazione delle retribuzioni versus Funzione di contabilità del personale 3. Separazione tra responsabilità operative di gestione e attività di rilevazione contabile Funzione di supervisione versus Funzione di contabilità del personale

52 Slide 52 Processo paghe e personale Business Performance Reviews Indicatori chiave di performance Revisione alla luce di informazioni indipendenti Revisione da parte del management di elementi significativi o inusuali Altro

53 Slide 53 Processo paghe e personale Aspetti legati alle frodi Dipendenti fantasma Pagamento di bonus non autorizzati Salari cash Trasferte e nota spese

54 Slide 54 Domande?


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