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Ricerca Conoscere la propria istituzione. Contenuti della lezione Identità e immagine percepita Conoscenza della propria istituzione Centro di documentazione.

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Presentazione sul tema: "Ricerca Conoscere la propria istituzione. Contenuti della lezione Identità e immagine percepita Conoscenza della propria istituzione Centro di documentazione."— Transcript della presentazione:

1 Ricerca Conoscere la propria istituzione

2 Contenuti della lezione Identità e immagine percepita Conoscenza della propria istituzione Centro di documentazione

3 Identità Insieme delle qualità che configurano la personalità di un’istituzione e la distinguono dalle altre –Origini –Storia –Mission –Caratteristiche –La cultura (metodi, stile, tipo di attività) –Le persone che ci lavorano

4 Identità Comunicazione: esprime l’identità. L’identità non si inventa, già c’è, deve essere conosciuta per essere espressa –Comunicazione interpersonale / comunicazione istituzionale Non è teorica, né scritta. Non rimane sulla carta: si plasma nella vita dell’isituzione –Cultura istituzionale: modo di lavorare, organizzazione, tipo di attività Inserirsi nella vita istituzionale: conoscere l’identità

5 Identità e messaggio istituzionale Solo attraverso questa prima fase di conoscenza si potrà arrivare all’elaborazione di un discorso comprensibile all’esterno (messaggio istituzionale) IDENTITA’: da conoscere MESSAGGIO ISTITUZIONALE: da elaborare in base all’identità IMMAGINE PERCEPITA: effetto del messaggio Comunicazione efficace: IDENTITA’ = IMMAGINE Concordanza tra essere, pensare, agire (identità) e comunicare (messaggio istituzionale) di un’istituzione L’esigenza primaria del lavoro di media relations potrebbe riassumersi nello slogan: essere specialista della propria istituzione. –Fonte informativa vs trasmettitore di informazioni

6 Identità e messaggio istituzionale Investire tempo e pazienza Procedimenti adeguati Lavoro ordinato Lavoro continuo: giorno per giorno, sempre

7 Come conoscere la propria istituzione Le istituzioni differiscono l’una dall’altra per tipologia, dimensione e organizzazione del lavoro. Perciò è importante che in ciascuna l’addetto stampa trovi la via più adeguata per avere una conoscenza diretta di ciò che accade all’interno, di quali sono le direttive principali e quali le prospettive future.

8 Conoscere la propria istituzione Elementi stabili –Storia, mission, caratteristiche salienti –Settore di attività –Rapporto con il vertice e gli altri dipartimenti Elementi dinamici –Analisi dell’isitutuzione in relazione ai media

9 Storia, mission, caratteristiche Tutto ciò che rende l’istituzione ciò che è e la rende differente da tutte le altre –Storia –Statuti, mission –Attività –Organizzazione del lavoro –Strutture ed edifici

10 La storia e la mission Insieme di conoscenze che può variare da istituzione a istituzione. In alcuni casi non ci sarà la documentazione adeguata Bisogno di una riflessione approfondita – in cui coinvolgere tutti i protagonisti dell’istituzione – per elaborarne la stessa mission. –Nucleo identitario –Origine, evoluzione nel tempo (storia) Compito che spetta principalmente al vertice. Lavoro sia fatto in collaborazione con il direttore della comunicazione e con l’addetto stampa: le idee e i principi fondamentali che animano l’istituzione vanno definiti con lo scopo ultimo di essere la base di partenza della comunicazione. Alla luce di quei principi saranno poi elaborati tutti i contenuti degli strumenti informativi (comunicati, backgrounds, depliant, pubblicazioni, ecc.).

11 Caratteristiche strutture luoghi geografici (sedi, paesi di attivit à ) numero e tipo di dipendenti organigramma elementi economici (finanziamenti, sostenitori) ambiti di attivit à, dipartimenti, sezioni Non sono solo numeri ma sono come quei tratti caratteristici di ogni persona (altezza, colore dei capelli, carnagione) che di certo non ne esauriscono la personalit à ma ne fanno parte tanto quanto il carattere e le aspirazioni.

12 Il settore di attività Allargare la prospettiva: –Orizzonte più ampio in cui inserirsi –Maggiore spessore alle proprie caratteristiche –Specificità rispetto ad altre istituzioni Addetto stampa dovrebbe essere un opinion maker nel settore di attività dell’istiuzione –Fonte attendibile –Esperto del tema e non solo un informatore Occasioni di approfondimento e aggiornamento sul settore di attività: –convegni settoriali, –relazioni con gli esperti del settore, –studio della letteratura al riguardo

13 Il vertice e gli altri dipartimenti Al centro della circolazione delle informazioni: –Flusso informativo verticale (vertice) –Flusso informativo orizzontale (dipartimenti)

14 Flusso informativo verticale Contatto con il vertice: –Decisioni –Progetti –Linee guida Tipo di contatto: –Diretto o indiretto –Costante e aggiornato –Bidirezionale Comunicazione al servizio del vertice

15 Il rapporto con il vertice Rapporto personale basato sulla fiducia, non bastano le procedure Criteri che costruiscono la fiducia –Maturità –Atteggiamento di servizio –Lealtà –Discrezione Unità con il vertice

16 Flusso informativo orizzontale I diversi uffici e dipartimenti che sviluppano le attività istituzionali Notizie “nascoste” nell’attività ordinaria delle persone Chi lavora non racconta quello che fa –Mancanza di tempo –Mancanza di fiuto informativo

17 Flusso informativo orizzontale Cosa fare? Promuovere incontri con i capi dipartimento, impiegati e con chi fa le attività Essere sul posto (managing by walking around) Reporter dell’istituzione Diventare punto di riferimento per le mediazioni informative

18 Identifcazione personale Finora abbiamo visto: Elementi identitari (storia, mission, caratteristiche) Rapporto con vertice e altri dipartimenti (flusso informativo verticale e orizzontale) Settore di attività Manca un fattore fondamentale: IDENTIFICAZIONE PERSONALE

19 Identificazione personale Dimensione tutta nuova della comunicazione: il cuore del messaggio Non solo completezza informativa ma anche intensità e coinvolgimento personale: comunicazione bidirezionale Addetto stampa: primo supporter dell’istituzione No-Profit: stile, idea di servizio, messaggio forte. Non solo informazioni

20 Sintesi degli elementi stabili Elementi identitari Settore di attività Vertice e altri dipartimenti Identificazone personale Ciò permette all’addetto stampa di padroneggiare l’identità, la vita e la cultura dell’istituzione. Sapendola inserire nell’orizzonte più ampio del settore di attività e identificandosi con essa.

21 Elementi dinamici Capire dove e come è posizionata l’istituzione nel suo rapporto con i media Dalla staticità alla dinamicità Monitoraggio continuo della situazione comunicativa esterna Proiettare la vita dell’istituzione nel suo rapporto con i media Elementi in continua evoluzione: istituzione - dinamiche dei media

22 Analisi CDOM Possibilità di diversi metodi (sondaggi, interviste mirate, ecc.) Qui proponiamo il metodo CDOM –Capacità –Debolezze –Opportunità –Minacce Metodo utilizzato in diversi ambiti professionali per analizzare lo stato di avanzamento di un progetto in un momento specifico in base alle quattro variabili.

23 Capacità Elementi certi e positivi per l’ufficio stampa Programmati e previsti, con una data concreta Consolidati nel tempo, sicuri Esempi: –momenti informativi forti previsti nel calendario dell'organizzazione (eventi, premi, ricerche, novità interessanti per i media), –rapporti con altre istituzioni o persone che fanno notizia (politici, artisti, leader sociali, ecc.), –persone della propria istituzione che comunicano bene

24 Debolezze Elementi certi e negativi per l’ufficio stampa Punti critici certi come le capacità ma che possono essere fonte di difficoltà per la comunicazione Debolezze fattuali –l'avvicinamento della data di un processo giudiziario nei confronti dell'organizzazione, – denuncie dell'associazione di consumatori, – l'espulsione da un foro internazionale Debolezze di immagine –azioni sbagliate del passato –pregiudizi diffusi su un aspetto dell'istituzione

25 Opportunità Elementi incerti e positivi per l'ufficio stampa Non è detto che si verificheranno Esempi: –circostanze interne che offrono l’occasione per diffondere un messaggio, –richieste esterne non previste –altre circostanze che possono favorire il lavoro (innovazioni tecnologiche per comunicare con la stampa in maniera più efficace, ecc.)

26 Minacce Elementi incerti e negativi per l'ufficio stampa pericoli di comunicazione incontrollabili provenienti dall'interno –l'esistenza di personale scontento nell’organizzazione che minaccia di rendere pubblico il suo problema –mancanze di comunicazione interna su progetti fondamentali pericoli di comunicazione incontrollabili provenienti dall’esterno –un giornalista che prepara un reportage con cattive intenzioni, –trasformazioni del mercato che mettono in difficoltà il settore dell'organizzazione –nascita di testate particolarmente avverse all’istituzione

27 Sintesi CDOM Elementi certiElementi incerti PositiviCAPACITA’OPPORTUNITA’ NegativiDEBOLEZZEMINACCE

28 Capacità (Strengths)Opportunità (Opportunities) - Il 15 gennaio sar à concesso un premio del Governo nazionale al programma di formazione per medici e infermieri africani accolti nelle strutture dell ’ ospedale - Il 2 febbraio verr à presentato il report annuale del Poliambulatorio: ha superato per la prima volta i centomila casi attesi in un anno - Il direttore sanitario se la cava molto bene alla radio e in televisione - Il 22 febbraio, inaugurazione del nuovo edificio del Policlinico che aumenter à del doppio i posti letto disponibili - Il direttore del dipartimento di ricerca ha l'obiettivo di sviluppare durante questo trimestre una serie di nuovi progetti di ricerca sulle patologie degli anziani - Il responsabile della trasmissione radio Medicina e Benessere gradirebbe ricevere le notizie sull ’ ospedale (opportunit à di preparare materiale informativo anche per altri media) - Un giornalista di un settimanale vorrebbe fare un reportage sull ’ ospedale Debolezze (Weaknesses)Minacce (Threats) - Alcuni specializzandi in medicina si lamentano che i medici di riferimento sono poco reperibili e disponibili. Hanno annunciato un atto pubblico di protesta il 20 gennaio - Il 2 febbraio ci sar à il verdetto del Tribunale nel processo all ’ infermiera che avrebbe effettuato un ’ eutanasia passiva in ospedale - Il 23 febbraio è prevista una manifestazione di cittadini, scontenti per il nuovo edificio del Policlinico - Il prossimo mese uscir à un ’ inchiesta sugli sprechi della sanit à, secondo alcune voci sembra che sar à tirato in ballo anche l ’ ospedale - Cambiamenti importanti in due testate con le quali avevamo un ottimo rapporto - Si annuncia un programma nella televisione locale in cui sar à ospite un medico che è stato licenziato dall ’ ospedale per il suo comportamento immorale

29 Il Centro di Documentazione Luogo in cui si raccolgono e si archiviano tutti i documenti e il materiale che può essere di supporto all’ufficio stampa Affilare la spada in “tempo di pace” Lavoro preparatorio che permette di avere pronti gli strumenti all’occorrenza Aiuta le mediazioni informative Servizio alla propria istituzione

30 Quali documenti conservare Pubblicazioni periodiche: –Interne (bollettino, rivista ex-alunni, memorie annuali ecc.) –Di settore (due o tre riviste sul settore di attività) –Sui media (dati essenziali sui media: Prima, Advertising Age ecc.) Altri documenti sui media –Annuari giornalistici, guide dei media, organismi controllo audience Biblioteca libri di riferimento –Opere sulla cultura del paese di riferimento, atlanti, dizionari, manuali di stile giornalistico, classici, enciclopedie, libri sul settore Altri documenti non periodici sull’istituzione –Depliant, schede informative, statistiche, bilanci, biografie dirigenti, opere scritte dai responsabili

31 Articoli giornalistici Sull’organizzazione, sulla concorrenza e sul settore. In questo ambito è bene adoperare un metodo di selezione restrittivo per non riempire l'archivio di carta senza valore. Tre criteri: Utilità futura Documentazione da consegnare, materiale per discorsi e presentazioni, l’autore è un giornalista che dobbiamo incontrare Esplicativo Esprime con particolare chiarezza una idea, un concetto. Durata nel tempo Il valore del documento risiede nella sua ampiezza e profondità, fattori che gli conferiscono una particolare stabilità nel tempo

32 Altri documenti da inserire Archivio fotografico –Ben organizzato –Completo –Aggiornato Rassegna stampa degli ultimi 2-5 anni

33 Organizzare il materiale A nulla serve avere un centro di documentazione ben fornito se non si riesce a trovare il documento al momento giusto Buon metodo organizzativo –Esempio: archivio unico numerico suddiviso per categoria, data, autore, testata e breve sommario –Uso dell’informatica

34 Sintesi finale Conoscenza dell’identità dell’istituzione Elementi stabili –Storia, mission, caratteristiche –Flusso informativo verticale: il vertice –Flusso informativo orizzontale: i dipartimenti –Settore di attività –Identificazione personale Elementi dinamici –Istituzione e rapporto con i media –Analisi CDOM Centro di documentazione –Quali documenti –Come organizzarlo –Lo scopo: avere a portata di mano gli strumenti


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