La presentazione è in caricamento. Aspetta per favore

La presentazione è in caricamento. Aspetta per favore

Coordinare e Moderare Riunioni Movimento 5 Stelle Firenze Enzo Reali.

Presentazioni simili


Presentazione sul tema: "Coordinare e Moderare Riunioni Movimento 5 Stelle Firenze Enzo Reali."— Transcript della presentazione:

1 Coordinare e Moderare Riunioni Movimento 5 Stelle Firenze Enzo Reali

2 Le riunioni sono l'opposto del lavoro vero e proprio. Sembrano sempre troppo lunghe e pochi vi partecipano con entusiasmo Se invece sono animate ed efficaci, i partecipanti si presenteranno puntualmente, non interverranno in modo inappropriato e presteranno maggiore attenzione Inoltre, le decisioni verranno prese in tempi rapidi

3 La riunione è una situazione relazionale, spesso formale, caratterizzata dal fatto che più persone si incontrano e discutono nello stesso tempo e luogo per raggiungere uno scopo comune permettono alle persone la possibilità di pensare, pianificare e agire insieme. Sono un modo efficiente per assicurare una comprensione comune da parte di tutti i partecipanti su argomenti specifici. Permettono la diffusione delle conoscenze e il miglioramento della qualità con lo scambio e la circolazione delle informazioni, evitando i cortocircuiti duali (quando linformazione rimane circoscritta a solo due persone) o a piccoli sottogruppi. Cose la riunione

4 Sono eventi di comunicazione interattiva, caratterizzati da contemporaneità di invio e di ricezione dei messaggi e dal fatto che le parti, quando si incontrano fisicamente, si vedono reciprocamente.

5 Cose la Riunione Sono eventi organizzati: anche se può capitare di dover improvvisare cè di solito abbastanza tempo per una adeguata preparazione Nelle riunioni hanno grande importanza le componenti non verbali dei messaggi e hanno un forte impatto i rumori di ogni tipo (acustici, ambientali e psicologici) che possono rendere distorti i messaggi.

6 Cose la Riunione Sono uno strumento del costruire e mantenere la rete delle conoscenze (networking), inteso come opportunità di interazione formale e informale con le altre persone allinterno di una organizzazione, settore o ambiente professionale o di interesse.

7 Cose la Riunione Sono attività ad alta intensità di lavoro e alto costo. Due ore di riunione con dieci persone sono almeno venti ore di lavoro, cui si somma il tempo per le attività di contorno (preparazione, spostamenti, ecc.)

8 I perche di una Riunione il grado di coinvolgimento emotivo, che facilita lattenzione e la memorizzazione. Il lavoro collettivo, che stimola la creatività. La comunicazione immediata e diretta tra le persone coinvolte in una specifica questione, che riduce a poche ore il tempo necessario per lo scambio di informazioni e per il confronto di idee. Permettendo e agevolando la condivisione dei problemi e la ricerca del consenso attorno alle decisioni, Le riunioni possono produrre un forte effetto persuasivo per riscontro sociale perché le persone cambiano più facilmente convinzioni e abitudini se vedono che esse si modificano anche negli altri componenti del proprio gruppo.

9 Tipologie di riunione Informativa = Capire e far capire Si tratta fornire dati e informazioni, aggiornare sulle situazioni, esplicitare linee di indirizzo e politiche (associative o aziendali), dare disposizioni, diffondere conoscenze, favorire lomogeneità operativa Una lezione, una conferenza o una riunione di aggiornamento sullo stato di un progetto sono esempi classici di questo tipo di riunione

10 Le riunioni Informative a una via: le presentazioni Una presentazione si può articolare sostanzialmente in tre parti distinte: – lintroduzione, di breve durata, durante la quale il relatore illustra gli scopi, il contenuto e la durata della presentazione. – La presentazione vera e propria. – La fase delle domande e del dibattito, che dovrebbe occupare una parte rilevante del tempo complessivo, almeno il 20% (circa dieci minuti per ogni ora).

11 Le riunioni Informative a una via: le presentazioni Quando si vogliono presentare concetti non noti ai presenti, oppure quando i presenti sono numerosi, è bene curare bene la tecnica duso dei sussidi visivi. I suggerimenti più importanti sono: – limitare il numero dei lucidi o delle diapositive: non più di una ogni due minuti – Riportare su lucidi e diapositive solo le sintesi dei concetti, senza scrivere troppo – Preferire i grafici (istogrammi, torte, diagrammi) alle tabelle e utilizzare supporti cognitivi (mappe mentali, schemi logici, diagrammi sistemici)

12 Tipologie di riunione Consultiva = Realizzare, Finalizzare Quando tratta di raccogliere pareri, valutare situazioni complesse, confrontare specifiche competenze, elaborare possibili scenari alternativi, preparare il momento decisionale

13 Tipologie di riunione Decisionale = Decidere, far fare Lidea e prendere una decisione, approvare ladozione di una raccomandazione, scegliere tra proposte alternative, definire dei piani operativi, stabilire ruoli e responsabilità, avviare dei progetti, negoziare e concordare delle soluzioni, … È la tipologia di riunione più formalizzata e regolamentata, come il caso dellassemblea periodica di Soci.

14 La Riunione Decisionale Sono riunioni durante le quali si dibattono dei problemi e che prevedono come prodotto una decisione per attivarne la soluzione A volte la decisione è rinviata, ma talvolta anche il non decidere diventa a sua volta una decisione. Spesso il momento decisionale non occupa tutta la riunione e una parte del tempo può essere dedicata ad altri scopi

15 Tipologie di riunione Creativa = Inventare, proporre e migliorare Quando vogliamo cercare e proporre soluzioni o il miglioramento della qualità. Questo tipo di riunione può avere un forte carattere analitico o sintetico. Un esempio è il brainstorming, la riunione per generare idee o risolvere dei problemi.

16 Riunione Creativa - Brainstorming Nel brainstorming si utilizza il lavoro di gruppo con riunioni perché la quantità aiuta a produrre qualità, ricorrendo ad alcune tecniche: – non vengono emessi giudizi sulle proposte perché lideazione è più produttiva se non è associata al timore di un giudizio. – Il Coordinatore deve prendere accurata nota di tutto quanto detto dai componenti del gruppo di lavoro senza applicare alcun filtro, critica o analisi di consistenza. – Il Coordinatore deve evidenziare al gruppo di lavoro tutto quanto detto (con pannelli, lavagne, fogli, proiezione, …). Luso di buone tecniche grafiche può consentire di agevolare la classificazione e la presentazione ordinata delle idee raccolte. – È solo nella fase successiva al brainstorming che le proposte vengono vagliate, verificando come le varie idee potranno essere effettivamente realizzate con tutti i relativi limiti e vincoli.

17 Riunione Creativa - Brainstorming Le 4 REGOLE Attenzione alla quantità: più idee ci saranno, più alta sarà la probabilità di trovare una buona soluzione. No alle critiche: i giudizi vanno sospesi perché è bene focalizzarsi sulla quantità di idee piuttosto che sulla loro qualità. Se si evitano giudizi, si realizza una apertura anche alle idee insolite e innovative. Favorire le idee insolite: possono aprire visioni nuove e diversi modi di interpretare le situazioni. Combinare le idee e migliorarle: le buone idee possono essere combinate tra loro per realizzare singole idee più valide. Si stimola così la costruzione di nuove idee con un processo di associazione mentale

18 Convocare riunioni utili e partecipare solo alle riunioni ritenute utili Per decidere se una riunione sia utile è bene riflettere su questi punti: esistono altri modi più semplici, più rapidi e meno costosi per raggiungere lo stesso obiettivo? Le persone che si intende convocare sono davvero indispensabili o utili per il successo del lavoro? Le persone che si intende convocare sono interessate al tema da affrontare e sono motivate alla partecipazione? Sono possibili altre forme di lavoro di gruppo quali: il ricorso a metodi di lavoro e a procedure consolidate che possono evitare le riunioni, luso delle tecnologie informatiche, il ricorso al lavoro virtuale IMPORTANTE

19 RIUNIONI Attivazione di energie su obiettivi chiari e condivisi (Creative) - Generare idee - Risolvere i problemi - Migliorare la qualità (Decisionali) - Produrre decisioni - Fare Analisi (Consultive) - Ascoltare, coordinare - Trasferire conoscenze a una via (Informative) - Dare istruzioni, rassicurare Attivazione di energie su obiettivi non condivisi NON RIUNIONI - Dispersione di energie - Obiettivi contrastanti, confusi o non espliciti

20 Il Coordinatore Puo essere chi copre un ruolo a progetto (il Project Manager Puo essere chi stabilisce la necessità di una riunione e la convoca Puo essere qualcuno delegato a ciò da una autorità, Puo essere chi copre un ruolo istituzionale (gestore del sistema organizzato, Presidente o Capogruppo).

21 Il Moderatore Stabilita la necessità di fare una riunione e stabilito chi ne è il Coordinatore, la gestione e il controllo dellevento passano proprio al Coordinatore che deve in primo luogo definire lobiettivo della riunione e scegliere il tipo di riunione.

22 Il Moderatore Il ruolo del Coordinatore è di regista - facilitatore dellevento. Il Coordinatore può anche non essere il Moderatore della riunione; ad esempio, una riunione di condominio è organizzata dallamministratore (che è il vero Coordinatore) il quale cura lintera gestione dellevento dalla convocazione allattuazione delle delibere, mentre la riunione è di solito presieduta da uno dei condomini (che è il Moderatore).

23 Coordinatore e Partecipazione Una volta definito lobiettivo e scelta la tipologia di riunione più opportuna, il Coordinatore deve porsi come successivo impegno la scelta dei partecipanti. Far partecipare tutti gli interessati alla fase di lavoro collettivo nei diversi ruoli, egli deve far percepire di saper gestire i loro bisogni al fine di stimolarne la miglior partecipazione possibile in ogni fase della riunione (prima, durante e dopo). Ricordiamo questi bisogni che sono intesi a livello psicologico: – il bisogno di sicurezza: è il sentirsi protetti da aggressioni e il percepire il diritto e la possibilità di poter esprimere la propria opinione. – Il bisogno di considerazione e di rispetto: è il sentirsi stimati sia dagli altri partecipanti, sia dal Coordinatore. – Il bisogno di partecipazione: è il capire che ci sarà lopportunità di poter dare un proprio contributo al lavoro comune.

24 Coordinatore e Partecipazione La riunione è un lavoro di gruppo e, sempre in ambito di psicologia di gruppo, il Coordinatore deve considerare in fase progettuale la possibile esistenza e il verificarsi nei partecipanti di barriere al lavoro di gruppo quali: – differenti interessi, priorità, valori di riferimento. – Diversi livelli di preparazione culturale e di conoscenze (background). – Potenziali conflitti di ruolo. – Dinamiche dellambiente di riferimento (solitamente i ruoli nellambito di un progetto). – Alta competizione e conflittualità per guidare il gruppo di lavoro (leadership). – Eccessivo protagonismo (sindrome della prima donna). – Basso livello di credibilità, autorità e autorevolezza dei capi (i leader). – Scarso impegno verso gli obiettivi comuni. – Problemi di comunicazione (anche per luso di lingue e linguaggi diversi o a diversi gradi di comprensione). – Scarso livello di supporto dalle strutture superiori. – Limiti nella scelta delle risorse (disponibilità delle persone, possibile sovrapposizione di impegni).

25 Il Coordinatore e la Partecipazione il Coordinatore deve saper utilizzare le tecniche di costruzione e di guida del gruppo di lavoro (team building e team coaching), far conoscere le persone in modo approfondito; stimolare ed aumentare la collaborazione; costruire e potenziare relazioni interpersonali; creare un clima di fiducia e di stima tra i compagni; sviluppare creatività, ascolto, empatia, motivazione, coesione, integrazione, leadership; lavorare per obiettivi; conoscere e riconoscersi nella mission e nei valori aziendali; valutare ed apprezzare attitudini, competenze, potenzialità dei singoli individui. Classici esempi possono essere quelli di far conoscere in modo più profondo persone che in ufficio si conoscono solo in modo superficiale, aumentare la fiducia nei propri colleghi, migliorare il livello di collaborazione,favorire la comunicazione.empatialeadershipmission Il fine ultimo deve sempre essere quello di far sentire il gruppo una vera squadra.

26 Coordinatore e Progettazione Il Coordinatore deve progettare la riunione, luso della metodologia Cycle Project Management Magari e il caso elaborare un Progetto dedicato alla riunione, pensando anche a una analisi dei rischi e di cosa-succede-se (what-if). Ad esempio, è meglio pensare prima cosa fare se dovesse mancare uno dei relatori per la riunione Limportanza del Plan B

27 Progettazione e Partecipazione Un buon Coordinatore deve pensare bene alla partecipazione anche agli aspetti che possono rivelarsi come barriere -Pregiudizi -Barriere culturali -Eventi concomitanti

28 La Gestione della Riunione La posizione assertiva, -Garantire il diritto a tutti ad esprimere una propria opinione riconoscendo agli altri il diritto ad avere opinioni diverse. -Trovare un giusto equilibrio tra aggressività (priorità solo ai propri obiettivi) e sottomissione (priorità solo agli obiettivi altrui )

29 Le caratteristiche delle riunioni La partecipazione Lillustrazione degli argomenti deve essere sintetica, Non si pensa alla comunicazione non verbale Lemotivita Emozioni dominanti Uso non proprio del linguaggio. Il controllo Uso inefficente del nostro Tempo

30 Il Coordinatore ed il Dibattito Durante il dibattito deve assicurare il rispetto reciproco e privilegiare la visione di tipo integrativo e non la visione distributiva -La visione di tipo integrativo (eg tutti possono ricevere dei vantaggi) -La visione distributiva (il vantaggio di qualcuno va a necessario discapito di un altro)

31 Ruolo del Coordinatore Coscienza del potere di posizione Infatti cio che il Coordinatore esprime e le azioni che esegue possono essere interpretate come la posizione della struttura organizzata che rappresenta (Associazione, Sezione, Gruppo) etc

32 Il dibattito nelle riunioni Il Coordinatore deve gestire lordine degli interventi, concedendo la parola secondo le regole concordate il relatore, insieme al Coordinatore, sceglie se accettare domande anche durante la relazione o solo alla fine Ammettere le domande durante la relazione porta a un clima più partecipativo e permette di chiarire subito dubbi e fraintendimenti Ammettere le domande durante la relazione e rischioso in termini di gestione ottimale e di controllo del tempo

33 Il Coordinatore e gli aspetti tecnico- logistico e formale Arrivare per primo; ed è meglio che esegua un sopralluogo nella sede della riunione Verificare la sicurezza del luogo della riunione (porte di sicurezza non bloccate, informazioni per emergenze, indicazioni chiare delle vie di fuga, estintori, …) Verificare laccessibilità alla sala (parcheggi, barriere architettoniche, ostacoli) Verificare il rumore di fondo eg traffico in prossimità, vicinanza ad altre sale rumorose, fonti di disturbo o distrazione Verificare la disponibilità e pulizia dei servizi igienici Verificare lambiente per larredo (bandiera, sedie, tavoli, appendiabiti, …) le luci (sapere dove sono gli interruttori e provarli…), la pulizia, il decoro, la buona ventilazione e il ricambio di aria, come regolare il riscaldamento e il condizionamento

34 Il Coordinatore e gli aspetti tecnico- logistico e formale Verificare i supporti logistici: acqua minerale, bicchieri puliti, caffè, pasti, … Verificare le apparecchiature tecniche (proiettori, amplificazione audio, schermi, lavagne, pennarelli) Nel caso di presentazioni, fare delle prove di proiezione per assicurare la compatibilità dei programmi (software) e verificare la leggibilità delle diapositive da distanza e da diverse posizioni Preparare il materiale da distribuire es numero delle copie e buona qualità delle copie Se necessario, predisporre dei tesserini identificativi o delle targhette segnaposto Dotarsi di una Check List

35 Il Partecipante Anche per chi partecipa a una riunione ci sono delle regole da seguire per rendere efficace la riunione e il Coordinatore dellincontro dovrà tenerne conto -Verificare il proprio interesse a partecipare alla riunione -Valutare la propria disponibilità per la data e lora della convocazione e avvisare tempestivamente il Coordinatore se non sarà possibile partecipare. -Leggere con attenzione lagenda (ordine del giorno) inviata con la convocazione. -Informarsi su come arrivare al luogo della riunione e sugli aspetti formali della riunione -Sentirsi pronti e allaltezza della situazione e prepararsi sugli argomenti trattati raccogliendo e studiando la necessaria documentazione e approntando il materiale (copia convocazione con ordine del giorno, fogli per appunti, penne, etc -Eliminare ogni potenziale azione di disturbo: meglio spegnere i telefoni portatili (o metterli in modalità silenziosa) e non utilizzare i computer portatili se non per diretta necessità dellincontro -Ascoltare attentamente gli interventi altrui, astenendosi da commenti personali inutili o fuori luogo, ed evitare interventi non opportuni e colloqui privati. -Verificare il corretto intendimento dei principi esposti (facendo domande o chiedendo di ripeterli). -Preparare gli interventi ed evitare le ripetizioni che sono una delle principali cause di cattivo uso del tempo. Parlare a voce alta e andare direttamente al punto. Sono da evitare le premesse -Dopo la riunione, leggere con attenzione il verbale della riunione distribuito dal Coordinatore e ritornare per tempo gli eventuali commenti

36 Sintomi delle riunioni non efficaci L'inefficacia delle riunioni si manifesta con i seguenti sintomi: I partecipanti arrivano in ritardo. La discussione è dominata dalle persone con più esperienza o dotate di maggiore assertività. Per prendere decisioni occorrono tempi lunghi. Vengono prese decisioni pessime solo perché tutti sono stanchi Vengono intavolate discussioni non pertinenti. I partecipanti si dedicano a controllare le , a scarabocchiare o ad altri passatempi.

37 Sintomi delle riunioni non efficaci lista sintetica Non sono chiari gli obiettivi Non sono ben definiti e chiari i ruoli nella riunione (manca il Coordinatore o ce ne sono troppi, Coordinatore assente o con poca capacità di controllo, non è stabilito chi redigerà il verbale) Non sono chiare le regole di conduzione della riunione Sono presenti persone non coinvolte negli argomenti in discussione o mancano delle persone di riferimento importanti per la discussione Le riunioni non sono prese in seria considerazione: le persone arrivano tardi, se ne vanno presto, non danno sufficiente attenzione a quanto avviene durante la riunione Le riunioni sono troppo lunghe

38 Sintomi delle riunioni non efficaci lista sintetica Le persone non hanno compreso gli obiettivi della riunione e gli argomenti allordine del giorno Viene speso troppo tempo nel divagare piuttosto che nel discutere sui temi specifici della riunione Le discussioni sono lunghe con eccessive ripetizioni Lordine del giorno non viene rispettato e si parla di troppi argomenti Le persone non dicono la verità; cè molta discussione ma con poca sincerità Mancano alcune importanti informazioni e le decisioni devono essere rimandate Si percepisce senso di frustrazione o di noia nei partecipanti Nulla accade al termine della riunione; le decisioni prese non vengono convertite in azioni. Le riunioni non migliorano perché i partecipanti fanno sempre gli stessi errori

39 PREPARARE LE RIUNIONI Sono Importanti Le motivazioni dei singoli per partecipare al momento di lavoro collettivo. La chiara definizione degli obiettivi; prima di indire una riunione è fondamentale definire quale sia lobiettivo da raggiungere e il risultato atteso perché è proprio lobiettivo che dovrebbe determinare il contenuto della riunione e le modalità di svolgimento

40 PREPARARE LE RIUNIONI Sono Importanti La scelta del numero e del tipo di partecipanti; per una riunione efficace è importante lomogeneità tra i partecipanti La redazione della convocazione e dellordine del giorno Una riflessione sulla fase iniziale della riunione. La predisposizione della stesura del verbale. La sicurezza, la logistica e ligiene ambientale del luogo della riunione

41 Lordine del giorno La chiarezza e controllo su obiettivi e regole - l'odg, l'importanza di una consultazione preparatoria (pensare anche alla fase di realizzazione) - i risultati - gli indicatori di successo della riunione -il prossimo passo IMPORTANTE

42 Il Moderatore Gli obiettivi Discutere lOrdine del Giorno Decidere Programmare la prossima attivita

43 COME FUNZIONA LA RIUNIONE Un principio della buona gestione dice che la SICUREZZA deve essere sempre al primo punto anche nella organizzazione delle riunioni Allinizio della riunione è bene che il Coordinatore informi i partecipanti sulle norme di sicurezza del luogo della riunione (comportamento in caso di emergenza, vie di fuga, …)

44 COME FUNZIONA LA RIUNIONE sui ruoli principali della riunione che vanno definiti allinizio e non dati per noti (chi è il Coordinatore, il Moderatore, il segretario, gli eventuali relatori e lordine degli interventi). Sulla fase iniziale Sulla gestione dei tempi Sul verbale Sulla fase di chiusura

45 Il VERBALE Il verbale deve essere chiaro e sintetico, scritto correttamente in italiano e contenere: – la descrizione della riunione (motivazioni, obiettivi, ordine del giorno, elenco completo dei partecipanti, luogo e tempi) – La descrizione sintetica dei temi discussi e degli interventi – La descrizione delle decisioni prese – Gi impegni assunti dai vari partecipanti con i relativi tempi di esecuzione – Lelenco delle persone cui è inviato il verbale – La data della eventuale successiva riunione

46 Dopo la riunione il Coordinatore deve gestire le attività di chiusura con le seguenti attività: la chiusura e la distribuzione del verbale Il riordino dei materiali e della documentazione (messa in condivisione degli atti e dei documenti di riferimento) Il trasferimento delle infs (eventuali comunicazioni a terzi) Lattuazione delle decisioni (eventuale supervisione dellattuazione da parte di terzi) Le eventuali azioni a seguire (follow up) che, se previste, possono variare da caso a caso La raccolta e la diffusione a freddo delle informazioni di ritorno e delle esperienze acquisite (feedback e lesson learned )

47 Check list per preparare una riunione Abbiamo definito con precisione gli obiettivi della riunione? Abbiamo stabilito chi sono i partecipanti alla riunione e valutato le motivazioni del loro coinvolgimento? Abbiamo pensato alleventuale assegnazione di compiti e responsabilità ai membri della riunione (controllore dei tempi, supporto per la presentazione, segretario addetto alla stesura del verbale o altro)? Abbiamo inviato ai partecipanti lordine del giorno (informazioni su obiettivi, tematiche affrontate, orari, luogo, ecc.) con sufficiente anticipo? Abbiamo strutturato la scaletta di svolgimento della riunione (temi, modalità di svolgimento e relative tempistiche)? Abbiamo definito cosa e come fare per stimolare il coinvolgimento e la partecipazione attiva dei presenti? Abbiamo ipotizzato ed analizzato le possibili domande e criticità dei partecipanti? Abbiamo progettato la documentazione da utilizzare durante la riunione? Abbiamo predisposto gli adeguati strumenti di supporto alla riunione: proiettore, lavagna a fogli mobili, documentazione da distribuire ai partecipanti, blocco per gli appunti e penne, acqua e generi di conforto, segnaposti, pennarelli, ecc. ? Abbiamo programmato un sopralluogo per verificare che tutto sia in ordine (disposizione tavoli, funzionalità degli strumenti, ecc.)? Abbiamo pensato a come dare un seguito concreto alla riunione?

48 Check list per valutare una riunione La riunione è cominciata allorario previsto (massimo cinque minuti di flessibilità)? Tutti i presenti sono stati coinvolti ed hanno avuto modo di esprimere le proprie considerazioni? Abbiamo mantenuto il controllo della discussione sugli obiettivi prefissati della riunione? Gli strumenti di supporto alla riunione sono stati adeguati? È stata rispettata la scaletta della riunione (temi, modalità e tempi)? Siamo riusciti a mantenere alta lattenzione e linteresse dei partecipanti? Abbiamo fatto un riassunto finale di quanto detto? Abbiamo ultimato la riunione con la definizione di un concreto piano dazione (chi fa che cosa entro quando e i relativi momenti di controllo previsti)? La riunione ha raggiunto gli obiettivi prefissati? La riunione è finita allorario prestabilito? Abbiamo inviato ai partecipanti un resoconto di quanto definito durante la riunione? Abbiamo effettuato lo stato avanzamento lavori rispettando le tempistiche definite? Abbiamo portato a termine il piano dazione? Questo è naturalmente il parametro di valutazione più importante circa lefficacia e quindi lutilità delle nostre riunioni. Abbiamo comunicato e condiviso con i partecipanti i risultati concreti ottenuti anche se negativi?

49 ASSEMBLEA – Riunione periodica per ottemperare a doveri formali (statuti di aziende, enti, associazioni, sindacati, gruppi di interesse) BRAINSTORMING – Non è propriamente una tipologia di riunione, ma è una tecnica che può essere applicata a una riunione per raccogliere e organizzare i contributi dei partecipanti CONGRESSO – Riunione periodica con la partecipazione di centinaia di persone con la stessa sfera di interessi (professionali, culturali, religiosi, …) CONFERENZA - Riunione con ampia partecipazione su di un tema specifico CONVEGNO - Riunione di dimensioni più contenute su un tema specifico o specialistico per trasferire un messaggio, informazioni, fare un dibattito CONVENTIONN - Riunione assembleare di un gruppo sociale, politico, economico o aziendale per informare, costruire senso di appartenenza, ottenere consenso KICK OFF METING – Riunione di avviamento di un progetto MEETING - Sinonimo di incontro, riunione circoscritta agli interessati ROAD SHOW – Serie di eventi dello stesso tipo (riunioni, conferenze, ecc.) effettuati in diverse sedi a fini divulgativi, informativi o consultivi SEMINARIO - Riunione ridotta (10/20 persone) con un tema in ambito formativo, come un corso di aggiornamento SIMPOSIO - Riunione per esperti, solitamente su invito, che si incontrano per discutere le relazioni, elaborando indirizzi di ricerca TAVOLA ROTONDA – Riunione di un gruppo di esperti per discutere temi specialistici o di interesse diffuso

50 Valutazione dei bisogni La valutazione dei bisogni formativi consente di identificare gli argomenti sul programma raccomandato dal RI da modificare per rendere efficace la formazione. Quando si sviluppa una valutazione dei bisogni occorre: Determinare gli obiettivi. Selezionare un metodo per raccogliere informazioni. I metodi comuni per raccogliere le informazioni includono: Valutazioni di riunioni precedenti. Il riesame delle valutazioni dei partecipanti a riunioni precedenti per determinare le esperienze positive e negative aiuta a decidere ciò che merita continuare e quello che andrebbe cambiato. Questionari. I partecipanti futuri potranno in un secondo momento offrire informazioni, anonimamente o con le informazioni di contatto, per eventuali successivi riscontri. Un campione del questionario sulla valutazione dei bisogni è disponibile per la visione.questionario sulla valutazione dei bisogni Interviste. Cominciare ad eseguire le interviste dichiarando la ragione delle stesse ed assicurando gli intervistati che le risposte che daranno saranno protette. Porre le stesse domande a tutti gli intervistati. Gruppi di studio. Condurre una discussione aperta dei bisogni di formazione in un gruppo di potenziali partecipanti (idealmente 7-10 persone). Le discussioni andrebbero moderate e registrate per analizzarne i risultati. Analisi dei dati. Una volta raccolte le informazioni, analizzare i dati: Categorizzare le risposte e cercare un tema ricorrente Interpretare le risposte e decidere quali argomenti necessitano di ulteriore attenzione Condividere i risultati con i dirigenti distrettuali per discutere i cambiamenti necessari Rispondere agli interessi dei partecipanti raccogliendo nel contempo le informazioni fondamentali raccomandate dai Consiglieri del RI


Scaricare ppt "Coordinare e Moderare Riunioni Movimento 5 Stelle Firenze Enzo Reali."

Presentazioni simili


Annunci Google