BENVENUTI IDIRACT – sessione dei Segretari Bologna, 5 maggio 2007.

Presentazione sul tema: "BENVENUTI IDIRACT – sessione dei Segretari Bologna, 5 maggio 2007."— Transcript della presentazione:

1 BENVENUTI IDIRACT – sessione dei Segretari Bologna, 5 maggio 2007

2 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Sommario: Introduzione Il Rotaract Il Distretto Il Club Il ruolo del Segretario La Comunicazione nel Distretto 2070° Dibattito Sommario: Introduzione Il Rotaract Il Distretto Il Club Il ruolo del Segretario La Comunicazione nel Distretto 2070° Dibattito

3 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Perché siamo qui ?! Per conoscervi e conoscerci Per imparare Perché avrete un ruolo FONDAMENTALE nel consiglio direttivo del vostro Club Perché siamo qui ?! Per conoscervi e conoscerci Per imparare Perché avrete un ruolo FONDAMENTALE nel consiglio direttivo del vostro Club

4 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 … Conosciamoci …

5 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Scopo del Rotaract: Offrire ad uomini e donne, fra i 18 e 30 anni, la possibilità di acquisire le conoscenze e le abitudini necessarie per il loro sviluppo personale, in modo da essere in grado di andare incontro alle esigenze fisiche e sociali delle loro comunità e di promuovere migliori relazioni fra i popoli di tutto il mondo in uno spirito di amicizia. Il Rotaract rappresenta dunque unassociazione mondiale di giovani dediti al servire ed alla comprensione internazionale. Scopo del Rotaract: Offrire ad uomini e donne, fra i 18 e 30 anni, la possibilità di acquisire le conoscenze e le abitudini necessarie per il loro sviluppo personale, in modo da essere in grado di andare incontro alle esigenze fisiche e sociali delle loro comunità e di promuovere migliori relazioni fra i popoli di tutto il mondo in uno spirito di amicizia. Il Rotaract rappresenta dunque unassociazione mondiale di giovani dediti al servire ed alla comprensione internazionale.

6 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Obiettivi del Rotaract: Sviluppare una costruttiva attitudine a funzioni direttive e la probità personale. Incoraggiare e mettere in pratica il rispetto e la sollecitudine verso gli altri. Far capire sempre più limportanza dei valori quali la casa e la famiglia ed educare al senso di lealtà verso il proprio Paese. Coltivare il rispetto per i diritti degli altri, basato sul riconoscimento della dignità di ogni individuo. … Segue … Obiettivi del Rotaract: Sviluppare una costruttiva attitudine a funzioni direttive e la probità personale. Incoraggiare e mettere in pratica il rispetto e la sollecitudine verso gli altri. Far capire sempre più limportanza dei valori quali la casa e la famiglia ed educare al senso di lealtà verso il proprio Paese. Coltivare il rispetto per i diritti degli altri, basato sul riconoscimento della dignità di ogni individuo. … Segue …

7 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 … Segue … Sottolineare la necessità di accettare le proprie responsabilità personali come base del successo individuale, per il progresso della comunità e per utili attività di gruppo. Riconoscere la dignità e il valore di tutte le occupazioni utili quali mezzi per servire la società. Favorire il raggiungimento di una maggiore comprensione e conoscenza dei problemi locali, nazionali e mondiali. Aprire nuove strade all'azione personale e del gruppo a favore della comprensione internazionale e della fratellanza fra tutti i popoli. … Segue … Sottolineare la necessità di accettare le proprie responsabilità personali come base del successo individuale, per il progresso della comunità e per utili attività di gruppo. Riconoscere la dignità e il valore di tutte le occupazioni utili quali mezzi per servire la società. Favorire il raggiungimento di una maggiore comprensione e conoscenza dei problemi locali, nazionali e mondiali. Aprire nuove strade all'azione personale e del gruppo a favore della comprensione internazionale e della fratellanza fra tutti i popoli.

8 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Un po di numeri… Tuttora il Rotaract è in crescita. Ci sono più di 7.600 club Rotaract in più di 158 paesi per un totale di circa 176.000 soci. In Italia esistono 10 Distretti, per un totale di 350 Club, e 6.800 Soci. Un po di numeri… Tuttora il Rotaract è in crescita. Ci sono più di 7.600 club Rotaract in più di 158 paesi per un totale di circa 176.000 soci. In Italia esistono 10 Distretti, per un totale di 350 Club, e 6.800 Soci.

9 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 I distretti Italiani: 2030 2040 2050 2060 2070 2080 2090 2100 2110 2120 I distretti Italiani: 2030 2040 2050 2060 2070 2080 2090 2100 2110 2120 Il nostro Distretto. Comprendente Emilia Romagna, Toscana e Repubblica di San Marino e conta oggi 53 Club. Risulta pertanto il 1° in Europa per estensione territoriale e il 1° in Italia per numero di Soci.

10 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Cosè il distretto? Il Distretto è lorganizzazione che coordina, organizza e segue lattività dei club esistenti in un determinato territorio. Nel nostro caso Emilia Romagna, Toscana e Repubblica di San Marino. La gestione del Distretto è affidata al Rappresentante Distrettuale (R.D.), eletto dalla maggioranza dei Soci, e al suo Consiglio Direttivo (C.D.), nominato dal R.D. stesso. Cosè il distretto? Il Distretto è lorganizzazione che coordina, organizza e segue lattività dei club esistenti in un determinato territorio. Nel nostro caso Emilia Romagna, Toscana e Repubblica di San Marino. La gestione del Distretto è affidata al Rappresentante Distrettuale (R.D.), eletto dalla maggioranza dei Soci, e al suo Consiglio Direttivo (C.D.), nominato dal R.D. stesso.

11 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 La struttura del distretto: Prefetto Tesoriere Rotary Delegato Rotary per il Rotaract Delegato di zona (D.Z.) Segretario Presidenti Azione Interna Azione Inter.Pubblico Azione Professionale Azione Internazionale Altre Commissioni R.D.

12 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 La Zona: E la ripartizione del distretto in sottoaree geografiche. Ad esempio la zona (o gruppo) Malatesta è formata dai club di Cesena, Forlì, R.S.M, Riccione Cattolica, Rimini. Il Delegato di Zona (D.Z.): E una figura di riferimento per i presidenti e per i soci che funge da tramite fra il club e il distretto. Prima di interpellare lesecutivo distrettuale su questioni di club, è consuetudine rivolgersi prima al DZ. Viene eletto ogni anno dal R.D. La Zona: E la ripartizione del distretto in sottoaree geografiche. Ad esempio la zona (o gruppo) Malatesta è formata dai club di Cesena, Forlì, R.S.M, Riccione Cattolica, Rimini. Il Delegato di Zona (D.Z.): E una figura di riferimento per i presidenti e per i soci che funge da tramite fra il club e il distretto. Prima di interpellare lesecutivo distrettuale su questioni di club, è consuetudine rivolgersi prima al DZ. Viene eletto ogni anno dal R.D.

13 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007

14 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Il Segretario: Dal regolamento tipo, si evince che: Il segretario conserverà tutti i documenti del Club, redigerà i verbali di tutte le riunioni del club e del consiglio direttivo. Il Segretario: Dal regolamento tipo, si evince che: Il segretario conserverà tutti i documenti del Club, redigerà i verbali di tutte le riunioni del club e del consiglio direttivo. Ma il Segretario è molto di più! E anche e soprattutto INFORMAZIONE e COMUNICAZIONE per tutti i Soci ed il Consiglio Direttivo

15 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Compiti Fondamentali: PARTECIPARE CONSERVARE e soprattutto COMUNICARE Compiti Fondamentali: PARTECIPARE CONSERVARE e soprattutto COMUNICARE

16 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 PARTECIPARE: Essere sempre presenti a qualsiasi attività organizzata dal Club Essere possibilmente presenti alle attività più importanti degli altri Club della zona e non solo (non basta il presidente, un club aperto lo dimostra con diversi soci) Essere presenti alle Assemblee Distrettuali PARTECIPARE: Essere sempre presenti a qualsiasi attività organizzata dal Club Essere possibilmente presenti alle attività più importanti degli altri Club della zona e non solo (non basta il presidente, un club aperto lo dimostra con diversi soci) Essere presenti alle Assemblee Distrettuali

17 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 CONSERVARE: conservare, mediante larchivio: Le circolari o bollettini Gli ordini del giorno I Verbali dei Consigli Direttivi Le comunicazioni con il Rotary Gli articoli di giornale riguardo al club I moduli e la corrispondenza con i soci Campana, Stendardo, Ruote e Gagliardetti CONSERVARE: conservare, mediante larchivio: Le circolari o bollettini Gli ordini del giorno I Verbali dei Consigli Direttivi Le comunicazioni con il Rotary Gli articoli di giornale riguardo al club I moduli e la corrispondenza con i soci Campana, Stendardo, Ruote e Gagliardetti

18 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 COMUNICARE: mediante entrambe le forme di comunicazione: VERBALE SCRITTA COMUNICARE: mediante entrambe le forme di comunicazione: VERBALE SCRITTA

19 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Comunicazione verbale: Pubblicizzare sempre le attività del proprio club Qualora ci fossero modifiche improvvise alle attività del club, telefonare ai singoli soci; Esistono a tal riguardo due possibilità: Telefonare a tutti i soci Organizzare fin dallinizio dellanno con il C.D. la divisione delle chiamate Essere sempre in contatto con il proprio Presidente (quasi quotidianamente) Far girare la ruota delle firme Tenere aggiornato il Consiglio Direttivo Collaborare con gli altri membri del direttivo. Comunicazione verbale: Pubblicizzare sempre le attività del proprio club Qualora ci fossero modifiche improvvise alle attività del club, telefonare ai singoli soci; Esistono a tal riguardo due possibilità: Telefonare a tutti i soci Organizzare fin dallinizio dellanno con il C.D. la divisione delle chiamate Essere sempre in contatto con il proprio Presidente (quasi quotidianamente) Far girare la ruota delle firme Tenere aggiornato il Consiglio Direttivo Collaborare con gli altri membri del direttivo.

20 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Comunicazione scritta: Convocazione delle riunioni con lordine del giorno Il verbale delle riunioni La circolare o Bollettino Comunicazione scritta: Convocazione delle riunioni con lordine del giorno Il verbale delle riunioni La circolare o Bollettino

21 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 La convocazione e lo.d.g.: Bologna, lì 8 Ottobre 2006 Ai componenti del Consiglio Direttivo Vi comunico che mercoledì 15 Ottobre alle ore 20,30 si terrà nella casa del Presidente Mario Bianchi (Via dei Colori n.11, Bologna) la seconda riunione del Consiglio Direttivo. Vorrei inoltre sollecitarvi al pagamento della quota sociale per il 1° semestre 2006/2007. ORDINE DEL GIORNO: 1. comunicazione del Presidente; 2. discussione riguardo il Progetto Distrettuale; 3. presentazione del Progetto Nazionale; 4. presentazione del bilancio consuntivo 2005\2006e di quello preventivo per il 2006\2007 da parte del tesoriere Luisa Bianchi; 5. varie ed eventuali. A presto !!! Il Segretario La convocazione e lo.d.g.: Bologna, lì 8 Ottobre 2006 Ai componenti del Consiglio Direttivo Vi comunico che mercoledì 15 Ottobre alle ore 20,30 si terrà nella casa del Presidente Mario Bianchi (Via dei Colori n.11, Bologna) la seconda riunione del Consiglio Direttivo. Vorrei inoltre sollecitarvi al pagamento della quota sociale per il 1° semestre 2006/2007. ORDINE DEL GIORNO: 1. comunicazione del Presidente; 2. discussione riguardo il Progetto Distrettuale; 3. presentazione del Progetto Nazionale; 4. presentazione del bilancio consuntivo 2005\2006e di quello preventivo per il 2006\2007 da parte del tesoriere Luisa Bianchi; 5. varie ed eventuali. A presto !!! Il Segretario Luogo e dataDestinatariData, ora e luogo di incontro Comunicazioni generiche e saluti Punti dellO.D.G. Firma

22 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Il Verbale: Esso rappresenta un diario su cui sono trascritti la vita e le decisioni del Club. I motivi per cui è necessario redigere un verbale: Trasmettere ai posteri le attività e le decisioni di cui il Club è stato protagonista Permettere di far controllare sempre la gestione di un club ad un semplice socio, Presidente Rotary o persino Governatore Rotaract è necessaria la massima trasparenza Gli argomenti affrontati al C.D. sono pubblici ma non i commenti. Si potranno comunicare le decisioni finali del C.D. senza diffondere il parere di Tizio o Caio. Scrivere subito il verbale dopo la riunione. Allinizio del verbale è necessario scrivere la data, il luogo dellincontro ed i presenti, specificando se ci sono ospiti. Qualora ce ne fossero sarà compito del Presidente far loro presente che durante il C.D. essi non dovranno interferire in alcun modo nelle discussioni del club né potranno avere diritto di parola ad eccezione del caso il Presidente lo ritenga opportuno. Potranno semplicemente intervenire nellargomento per cui essi sono stati invitati. Descrivere le decisioni prese dal C.D. seguendo lordine del giorno. Il Verbale: Esso rappresenta un diario su cui sono trascritti la vita e le decisioni del Club. I motivi per cui è necessario redigere un verbale: Trasmettere ai posteri le attività e le decisioni di cui il Club è stato protagonista Permettere di far controllare sempre la gestione di un club ad un semplice socio, Presidente Rotary o persino Governatore Rotaract è necessaria la massima trasparenza Gli argomenti affrontati al C.D. sono pubblici ma non i commenti. Si potranno comunicare le decisioni finali del C.D. senza diffondere il parere di Tizio o Caio. Scrivere subito il verbale dopo la riunione. Allinizio del verbale è necessario scrivere la data, il luogo dellincontro ed i presenti, specificando se ci sono ospiti. Qualora ce ne fossero sarà compito del Presidente far loro presente che durante il C.D. essi non dovranno interferire in alcun modo nelle discussioni del club né potranno avere diritto di parola ad eccezione del caso il Presidente lo ritenga opportuno. Potranno semplicemente intervenire nellargomento per cui essi sono stati invitati. Descrivere le decisioni prese dal C.D. seguendo lordine del giorno.

23 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 A cosa serve la circolare o Bollettino: Elencare le attività del Club (da inserire in ordine cronologico) Elencare le attività di Club, la descrizione delle attività, il costo (se compreso nella quota o no), il luogo, lorario, il termine della prenotazione e il referente per la prenotazione. Elencare le attività più importanti del distretto, del Rotary e degli altri Club. In fondo mettete la vostra firma!!!! A cosa serve la circolare o Bollettino: Elencare le attività del Club (da inserire in ordine cronologico) Elencare le attività di Club, la descrizione delle attività, il costo (se compreso nella quota o no), il luogo, lorario, il termine della prenotazione e il referente per la prenotazione. Elencare le attività più importanti del distretto, del Rotary e degli altri Club. In fondo mettete la vostra firma!!!!

24 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 La circolare o Bollettino: È conveniente che venga spedita intorno al 20 max. 25 del mese in modo che il socio ne entri in possesso almeno 5 gg. prima della prima attività. Si deve utilizzare la carta intestata (logo scaricabile dal sito del Rotaract) e possibilmente le etichette nelle buste devono essere stampate. Raccogliere allinizio dellanno e-mail dei soci, amici e soci degli altri club e inviare la circolare e le comunicazioni anche via mail. Almeno nella prima circolare comunicare la composizione del Consiglio Direttivo e delle varie Commissioni, il proprio indirizzo, numero di telefono, fax, cellulare, e-mail e gli altri numeri utili. Ricordare (specie allinizio dellanno o alla scadenza dei trimestri) il pagamento delle quote, la persona di riferimento e eventuali coordinate bancarie per bonifico. La circolare o Bollettino: È conveniente che venga spedita intorno al 20 max. 25 del mese in modo che il socio ne entri in possesso almeno 5 gg. prima della prima attività. Si deve utilizzare la carta intestata (logo scaricabile dal sito del Rotaract) e possibilmente le etichette nelle buste devono essere stampate. Raccogliere allinizio dellanno e-mail dei soci, amici e soci degli altri club e inviare la circolare e le comunicazioni anche via mail. Almeno nella prima circolare comunicare la composizione del Consiglio Direttivo e delle varie Commissioni, il proprio indirizzo, numero di telefono, fax, cellulare, e-mail e gli altri numeri utili. Ricordare (specie allinizio dellanno o alla scadenza dei trimestri) il pagamento delle quote, la persona di riferimento e eventuali coordinate bancarie per bonifico.

25 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Chi sono i destinatari: Soci, amici, aspiranti soci. Presidente Rotary padrino. Delegati Rotary per il Rotaract. RD del distretto 2070°. Segretario del distretto 2070°. Presidente della Commissione Interna del distretto 2070°. Governatore RI del 2070°. Presidente della Commissione distrettuale Rotary per il Rotaract. Delegato di zona. Presidenti dei Club limitrofi. Presidente Club Interact, dove esistente. Chi sono i destinatari: Soci, amici, aspiranti soci. Presidente Rotary padrino. Delegati Rotary per il Rotaract. RD del distretto 2070°. Segretario del distretto 2070°. Presidente della Commissione Interna del distretto 2070°. Governatore RI del 2070°. Presidente della Commissione distrettuale Rotary per il Rotaract. Delegato di zona. Presidenti dei Club limitrofi. Presidente Club Interact, dove esistente.

26 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Altre comunicazioni del segretario: Comunicare ai giornali locali le attività del Club qualora non si abbia un addetto stampa Far compilare agli aspiranti soci i moduli di ammissione. Realizzare per le elezioni le schede riguardanti le candidature e quelle elettorali. Se necessario, scrivere una lettera di espulsione. Realizzare insieme al Presidente gli inviti per il Passaggio delle consegne o altre manifestazioni importanti. Quando è il momento (verso maggio-giugno) aiutare il Presidente nellaggiornamento o aggiornare lannuario con i dati di tutti i soci vecchi e nuovi e le nuove cariche. (vi arriverà a breve lindirizzo del sito e le password, per accedere allarea protetta, per permettervi linserimento dei dati). Altre comunicazioni del segretario: Comunicare ai giornali locali le attività del Club qualora non si abbia un addetto stampa Far compilare agli aspiranti soci i moduli di ammissione. Realizzare per le elezioni le schede riguardanti le candidature e quelle elettorali. Se necessario, scrivere una lettera di espulsione. Realizzare insieme al Presidente gli inviti per il Passaggio delle consegne o altre manifestazioni importanti. Quando è il momento (verso maggio-giugno) aiutare il Presidente nellaggiornamento o aggiornare lannuario con i dati di tutti i soci vecchi e nuovi e le nuove cariche. (vi arriverà a breve lindirizzo del sito e le password, per accedere allarea protetta, per permettervi linserimento dei dati).

27 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Modelli dei documenti: Trovate degli utili modelli di comunicazioni, che potete utilizzare, nelle prime pagine dellannuario. Modelli dei documenti: Trovate degli utili modelli di comunicazioni, che potete utilizzare, nelle prime pagine dellannuario.

28 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 La comunicazione nel distretto: Il distretto comunica con voi tramite e-mail. Scaricare almeno ogni settimana la posta Per linvio delle circolari al distretto utilizzare il seguente indirizzo: segreteria@rotaract2070.org Visitare spesso il sito: www.rotaract2070.org per essere aggiornati sulle attività del distretto. La comunicazione nel distretto: Il distretto comunica con voi tramite e-mail. Scaricare almeno ogni settimana la posta Per linvio delle circolari al distretto utilizzare il seguente indirizzo: segreteria@rotaract2070.org Visitare spesso il sito: www.rotaract2070.org per essere aggiornati sulle attività del distretto.

29 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 … Ma alla fine chi è il Segretario…?! Il Segretario rappresenta il nodo di raccordo tra il presidente,tutti i soci e il Distretto. Deve essere uno solo (meglio se non ci sono più Segretari). Il Segretario è FONDAMENTALE e la collaborazione col Presidente deve essere TOTALE. Il Segretario … … Ma alla fine chi è il Segretario…?! Il Segretario rappresenta il nodo di raccordo tra il presidente,tutti i soci e il Distretto. Deve essere uno solo (meglio se non ci sono più Segretari). Il Segretario è FONDAMENTALE e la collaborazione col Presidente deve essere TOTALE. Il Segretario …

30 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Domande?

31 IDIRACT Sessione Segretari Bologna 5 Maggio 2007 Grazie per lattenzione e… Buon Rotaract a tutti