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Annarita Gelasio Roberto Moroni 1 Organizzazione aziendale.

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Presentazione sul tema: "Annarita Gelasio Roberto Moroni 1 Organizzazione aziendale."— Transcript della presentazione:

1 Annarita Gelasio Roberto Moroni 1 Organizzazione aziendale

2 Annarita Gelasio Roberto Moroni 2 Gruppo di persone organizzato guidato da obiettivi per raggiungere lo scopo, che ha risorse a disposizione (umane, strumentali, finanziarie) gestite attraverso i processi, che interagisce con ambiente esterno. Cosè unORGANIZZAZIONE? Una possibile definizione

3 Annarita Gelasio Roberto Moroni 3 Scopo, obiettivi SCOPO: Mission (o scopo, o fine, o obiettivo ufficiale) serve a orientare i comportamenti dei membri. Per il suo raggiungimento ha bisogno di essere comunicata attraverso una Vision, unimmagine di uno scenario futuro. OBIETTIVI OPERATIVI: Servono come direzione e motivazione per i dipendenti, linee guida per le decisioni, standard di prestazione.

4 Annarita Gelasio Roberto Moroni 4 Risorse RISORSE: Sono i fattori (input) che intervengono nel processo: Personale Mezzi tecnici Risorse finanziarie

5 Annarita Gelasio Roberto Moroni 5 Processo INPUT Risorse Persone Impianti Materiali Conoscenze ….. PROCESSO OUTPUT RISULTATI Prodotti Servizi … Qualsiasi attività finalizzata al raggiungimento di risultati prestabiliti (output), per utenti definiti, partendo dai fattori necessari allo scopo (input). Il processo descrive come qualcosa (input) si trasforma in qualcosa daltro (output) grazie al contributo di persone, apparecchiature, strumenti, regole.

6 Annarita Gelasio Roberto Moroni 6 LAZIENDA E UN SISTEMA aperto, controllato, composto, dinamico 1 Fornitori Sistema azienda Risorse strumentali Risorse umane vincoli normativi processi Clienti Concorrenti Istituzioni

7 Annarita Gelasio Roberto Moroni 7 LORGANIZZAZIONE UMANA: perché Attraverso la chiara definizione del fine organizzativo (mission) e della corrispondente vision, i vertici organizzativi (management o direzione) cercano di uniformare i comportamenti delle persone verso gli scopi dellorganizzazione.

8 Annarita Gelasio Roberto Moroni 8 Mission, vision, strategie: definizioni La mission è unenunciazione molto ampia degli scopi che lorganizzazione persegue e dei valori in cui crede. È il punto di partenza della gestione strategica. Orienta il comportamento dei membri. La vision è la proiezione, da parte dei leader, di uno scenario futuro che rispecchia gli ideali, i valori e le aspirazioni di chi fissa gli obiettivi allinterno dellorganizzazione e incentiva lazione dei membri. Le strategie: sono le scelte che danno allorganizzazione un volto durevole; scelte di medio lungo periodo riguardanti prodotto-mercato-tecnologie-personale.

9 Annarita Gelasio Roberto Moroni 9 Elementi della Mission Una mission chiaramente formulata deve informarci ed informare su: Chi siamo? (identità, tipologia giuridica, composizione sociale) Quali sono i nostri valori portanti, le nostre regole di condotta? Cosa offriamo? (prodotti, servizi) Per quali bisogni? Chi sono i nostri clienti/utenti? Dove operiamo/offriamo? (ambiti geografici di riferimento) Con quali caratteristiche vogliamo distinguerci? Come vogliamo essere considerati? Quali sono i nostri concorrenti? Quali sono i nostri collaboratori? Come siamo noi con loro? Quali sono i nostri fornitori? A quali minacce dobbiamo stare attenti? Risultati attesi (breve, medio, lungo termine: redditi attesi, valore del capitale, N° clienti, quota di mercato,….)

10 Annarita Gelasio Roberto Moroni 10 Differenziazione vs. integrazione Per uniformare i comportamenti dei membri, il management (o direzione) utilizza due meccanismi fra loro complementari: Meccanismi di differenziazione Meccanismi di integrazione

11 Annarita Gelasio Roberto Moroni 11 Come si differenzia Meccanismi di differenziazione: Divisione del lavoro Specializzazione delle mansioni Portano ad una differenziazione molto spinta che non consente alle persone di assumere il punto di vista dellaltro, fondamentale per il coordinamento e la cooperazione. Nasce, quindi, lesigenza di meccanismi che consentano lintegrazione fra le persone.

12 Annarita Gelasio Roberto Moroni 12 Divisione del lavoro: principali funzioni aziendali Finanziamento (proprio o di terzi) Disinvestimento Produzione Investimento Disponibilità liquide Funzione finanza Funzione approvv. e logistica Funzione produzione Funzione mk e vendite

13 Annarita Gelasio Roberto Moroni 13 Come si integra Meccanismi di integrazione: Coordinamento reciproco (attraverso la comunicazione informale) Gerarchia Norme e procedure Tecnologia Riunioni, lavoro di gruppo Bilanciano la pur necessaria differenziazione. In ogni caso, le persone interpretano…..

14 Annarita Gelasio Roberto Moroni 14 Lorganigramma è una rappresentazione grafica che visualizza la struttura organizzativa di unazienda. Lorganigramma

15 Annarita Gelasio Roberto Moroni 15 Orizzontale: raggruppamento per attività diverse Verticale: gerarchia La divisione del lavoro rappresentata in organigramma Posizione Funzione Organo

16 Annarita Gelasio Roberto Moroni 16 La struttura elementare I Titolare Art director Copywriter Grafico esecutivo Addetto amm.vo

17 Annarita Gelasio Roberto Moroni 17 La struttura elementare II Rappresenta la struttura caratteristica delle imprese di piccole dimensioni. I responsabili ricoprono diverse funzioni e hanno, generalmente, una scarsa autonomia nelle scelte legate al loro lavoro. Tutti i dipendenti riferiscono sempre al titolare; mancano i capi intermedi. I compiti di ciascun collaboratore sono poco formalizzati. Il grado di coinvolgimento nelle vicende dellimpresa è molto elevato.

18 Annarita Gelasio Roberto Moroni 18 La struttura funzionale I Direttore generale Produzione Reparti produttivi Approvvigionamenti Commerciale, Marketing Venditori zona AVenditori zona B Amm.ne, finanza e controllo Ufficio cogen Segret. generale E relaz. esterne Organizzazione e Sistemi informativi

19 Annarita Gelasio Roberto Moroni 19 La struttura funzionale II Rappresenta la forma più diffusa tra le imprese di medie dimensioni. I responsabili di funzione hanno maggiore autonomia per le scelte di gestione che riguardano la loro funzione. Esistono maggiori funzioni rispetto alla struttura elementare Esistono diversi livelli di responsabilità e quindi di livello nella gerarchia dellimpresa Le mansioni dei dipendenti sono, sovente, formalizzate e rese note a tutti Le decisioni più importanti/strategiche sono prese dal vertice con il coinvolgimento dei responsabili di livello più elevato Il coinvolgimento nelle vicende dellimpresa è minore oppure è limitato ad una parte del processo produttivo.

20 Annarita Gelasio Roberto Moroni 20 Esempio: la funzione commerciale/ marketing; attività Le attività principali della funzione commerciale, Marketing: A chi vendere Dove vendere Cosa vendere Come organizzare lattività di vendita Quali tecniche di vendita usare Quali condizioni di vendita (prezzo, consegna, pagamento) praticare Come pubblicizzare e promuovere i prodotti Come fidelizzare i clienti

21 Annarita Gelasio Roberto Moroni 21 Esempio: la funzione commerciale/ marketing; organi I tre profili tipici nella struttura commerciale della PMI: Direttore vendite Manager intermedio Venditore Direttore vendite Responsabile Italia Venditore Nord Venditore Sud Responsabile Europa Venditore Nord Venditore Est

22 Annarita Gelasio Roberto Moroni 22 I compiti del Direttore vendite: Pianificare, impostare le strategie e le azioni, predisporre e formare le risorse, controllare le prestazioni della struttura a cui è preposto in merito a: Chi vendere Dove vendere Cosa vendere Come organizzare lattività di vendita Quali tecniche di vendita usare Quali condizioni di vendita (prezzo, consegna, pagamento) praticare Come pubblicizzare e promuovere i prodotti Come soddisfare e fidelizzare i clienti Esempio: la funzione commerciale/ marketing; compiti del Direttore Ruolo e funzione del Direttore vendite PMI.doc

23 Annarita Gelasio Roberto Moroni 23 I compiti del Venditore: Raccoglie le informazioni sui clienti e su prodotti simili Individua i bisogni Ricerca la clientela potenziale Predispone piani di lavoro mirati Svolge lattività di vendita Assiste la clientela Cura le relazioni con il cliente per aumentare la soddisfazione e la fidelizzazione. Esempio: la funzione commerciale, marketing; compiti del Venditore

24 Annarita Gelasio Roberto Moroni 24 Direzione generale MarketingFinanzaProduzione Prog. a Prog b Prog. c Prog. d Progettaz. La struttura organizzativa a matrice I Staff

25 Annarita Gelasio Roberto Moroni 25 La struttura organizzativa a matrice II Si adatta alle aziende di grandi dimensioni che si occupano contemporaneamente di più progetti. Potenziali conflitti tra manager funzionali e di prodotto (progetto). Tempi lunghi per la definizione di procedure e politiche allinizio del progetto Le specializzazioni devono essere integrate al fine di consentire la soluzione integrata dei problemi.

26 Annarita Gelasio Roberto Moroni 26 Altri meccanismi di integrazione Mansionario E una descrizione delle mansioni, dei compiti assegnati ai diversi collaboratori. Per ottenere buoni risultati e raggiungere gli obiettivi dellorganizzazione, è necessario stabilire con ogni collaboratore quali sono gli obiettivi da raggiungere i modi per raggiungerli. le mansioni non sono solo una serie di compiti, ma una serie di obiettivi; occorre individuare quali sono i metodi utilizzati attualmente, esplorare nuove soluzioni ed eventualmente tenerne conto in un piano di formazione interna; il Mansionario è uno strumento vivo e pertanto dovrà essere ripreso in mano spesso, discusso e migliorato, alla luce del cambiamento inevitabile che caratterizza il lavoro odierno e nellottica del continuo miglioramento.

27 Annarita Gelasio Roberto Moroni 27 Altri meccanismi di integrazione II Mansionario La sequenza di informazioni : 1.Nome della posizione 2.Titolare della posizione 3.Dipendenza gerarchica 4.Data di preparazione 5.Scopo della posizione (descrizione sintetica) 6.Responsabilità e compiti principali (elenco attività), strumenti e metodi utilizzati, tempo dedicate, riferimento alle procedure 7.Rapporti interfunzionali interni ed esterni (con quali enti interni ed esterne la posizione ha rapporti di lavoro)

28 Annarita Gelasio Roberto Moroni 28 I processi Organizzazione per Funzioni Organizzazione per Processi Definizione di processo: qualsiasi attività organizzata finalizzata al raggiungimento di risultati prestabiliti (output), per utenti definiti, partendo dai fattori necessari allo scopo (input). In pratica, come le persone lavorano!

29 Annarita Gelasio Roberto Moroni 29 LORGANIZZAZIONE: il clima Una definizione di clima: atmosfera psicologica che pervade lorganizzazione. Le organizzazioni funzionano se la cultura ed il clima esprimono valori positivi, condivisi fra tutti i Collaboratori ed i Clienti (Clienti interni ed esterni).

30 Annarita Gelasio Roberto Moroni 30 Quantità e qualità di scherzi e battute fra colleghi; Durata del silenzio; Numero e dettaglio delle comunicazioni scritte; Ricorso alla via gerarchica rispetto a quella informale; Numero e durata dei capannelli di persone; Quantità e tipo di contributi durante le riunioni; Maggiore o minore attenzione allorario di uscita; Diminuzione o aumento della pazienza fra colleghi o verso i clienti. La verifica informale del clima

31 Annarita Gelasio Roberto Moroni 31 Lanalisi del clima Lanalisi del clima fornisce un attento esame delle percezioni relative alla struttura, ai rapporti, alle relazioni e alle attività. La diagnosi (check-up) organizzativa mediante analisi del clima consente di prendere coscienza del percorso che lorganizzazione sta seguendo attraverso la lettura dei vissuti e degli stati danimo delle persone. Gli strumenti per lanalisi: Questionari Intervista in profondità Attenzione a: Scelta domande e modalità risposte Analisi dei dati Interventi successivi


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