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Lavorare per obiettivi in team Luisella Erlicher 11-12 dicembre 2007 Scuola di Management per le Università, gli Enti di ricerca.

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1 Lavorare per obiettivi in team Luisella Erlicher dicembre 2007 Scuola di Management per le Università, gli Enti di ricerca e le Istituzioni Scolastiche

2 2 Indice 1.Lorganizzazione basata sul team 2.Tipologie di team professionali 3.Lavorare per obiettivi in team 4.Il modello di gestione del team che lavora su obiettivi metodi strumenti

3 1.LORGANIZZAZIONE BASATA SUL TEAM LORGANIZZAZIONE E RIDISEGNATA SECONDO UNITA CHE INTEGRANO I DIVERSI CONTRIBUTI NECESSARI A REALIZZARE COMPIUTAMENTE UN PROCESSO, SOTTO- PROCESSO O CICLO DI SERVIZIO Organizzazione gerarchica basata su linee e funzioni Organizzazione basata sul team

4 UN CAMBIAMENTO DI LOGICA ORGANIZZAZIONE PER FUNZIONI ORGANIZZAZIONE BASATA SUI TEAM Risultati e compiti di lavoro Responsabilità/ coinvolgimento/ motivazione Formazione Compiti del dirigente Organizzare le persone secondo unità funzionali con compiti e competenze uniformi, rende lorganizzazione più facile da gestire. Organizzare il lavoro secondo compiti individuali promuove la responsabiliz-zazione delle persone e la specializ-zazione della competenza. Le persone vengono formate esclusi- vamente in relazione alle performance da realizzare Il dirigente controlla, coordina e integra il lavoro delle persone che gestisce ed è responsabile del lavoro dellunità organizzativa (qualità, produzione, produttività,...) I team si possono focalizzare sui risultati se hanno al loro interno tutte le competenze richieste dalla realizzazione del segmento di processo di lavoro. Il coinvolgimento e la motivazione crescono se il team ha la responsabilità di un intero segmenti di business. La formazione sviluppa anche le competenze gestionali dei membri del team. Il dirigente crea le condizioni per lefficienza del team. Il team è più flessibile ed efficace se ciascuno conosce alcuni aspetti del lavoro degli altri

5 5 2. TIPI DI TEAM PROFESSIONALI: PROBLEMI DI GESTIONE E MODALITA DI LAVORO Working Team Cross-functional Team Learning Team Team di gruppo produttivo omogeneo, di famiglie professionali Tutti i team trasversali: team interfunzionali, direzionali, multicompetenze, etc. Team di innovazione, gruppi di miglioramento, task force Gestire la interdipendenza operativa sviluppando le eguaglianze Gestire la complessità integrando le differenze Gestire linnovazione Process Management Project Management Lavoro di Rete e Networking

6 6 TEAM PROFESSIONALI: LE STRATEGIE DI CONDIVISIONE DELLA CONOSCENZA Cross-functional Team Working Team Team di rotazione, di gruppo produttivo omogeneo, di famiglie professionali Team trasversali, interfunzionali, direzionali, multicompetenze, di progetto Team di innovazione, gruppi di miglioramento, task force Gestire la interdipendenza operativa sviluppando al massimo le conoscenze sul processo Gestire la complessità tecnico- ambientale integrando le diversità delle discipline Gestire linnovazione escogitando nuove soluzioni Learning Team TIPO DITEAM OBIETTIVO E MODALITA Massimizzare la diffusione delle conoscenze necessarie sul processo Trovare un piattaforma minima tra modelli cognitivi diversi Imparare luno dallaltro per cambiare paradigma e trovare la strada nuova STRATEGIA COGNITIVA E DI CONDIVISONE

7 7 Obiettivi conflittuali ? ? ? duplicazione differenti direzioni Mancanza di presidio ??? Responsabile del team VISIONE 3.Team professionale che lavora per obiettivi:perch é è necessario?

8 8 Partecipazione e responsabilizzazione Allineamento Business Goal Team professionale : quali risultati produce

9 9 CONTROLLO PRESTAZIONI ALLOCAZIONE RISORSE GME-BPD Guide VISIONE FOCUS TRAGUARDI DIREZIONE CHIARA OBIETTIVI COMUNI Team professionale: quali coerenze genera Responsabile del team

10 10 Traguardi concreti OBIETTIVIspecifici TARGETDefiniti e Misurabili UNMETODO PER RAGGIUNGERE I TARGET Analisi Frequenti e Consistenti Coordinamento il team deve predisporre Team professionale: oggetti e gestione

11 11 Team di direzione. Visione Traguardi Obiettivi Team di divisione Obiettivi Targets Metodi Responsabili di area Obiettivi Targets Metodi Team di lavoro Indicatori Attività Metodi Passare la palla" Amministr controllo Personale 4.Il modello di gestione del team che lavora per obiettivi

12 12 Il modello di gestione del team che lavora per obiettivi connectin g deciding doing Creare significati condivisi Pianificare congiuntamente e riallineare Realizzare azion i coordinate concretezza ragionamento azione previsione

13 13 Il team che lavora per obiettivi:oggetti, strumenti e metodi StrumentiOggetti Piano di divisione:obiettivi, target di performance (tempi, costi, qualità..), attività Comportamenti coerenti con la vision Competenze Criticità/problemi Piani operativi di area(chi fa che cosa) Sistema delle riunioni:calendario, durata, partecipanti, tipologia di riunioni(informativa, di pianificazione, monitoraggio e controllo, decisionale) Reportistica A chi, cadenza, formato Standard che favoriscono lintegrazione il confronto Project management Problem solving Gestione del percorso di sviluppo del team Sviluppo dei comportamenti a supporto del team (es. ascolto, trasparenza, fiducia.) Gestione delle riu nioni Metodi TIPOLOGIE OBIETTIVI Pianificare e controllare Coordinare e integrare Sviluppare assunzione di responsabilità Pianificare e controllare Realizzare un flusso di informazioni snello Standardizzare e migliorare i metodi di lavoro Integrare le componenti razionali e le componenti emotive del team working

14 14 Strumenti per il lavoro in team volto alla realizzazione di obiettivi Piani operativi Sistema delle Riunioni Procedure Obiettivi Piani di area e programmi dei lavori Piani interarea (sui progetti comuni a più aree) Reportistica mensile Riunioni periodiche programmate Riunioni preliminari dei team di area Verbale riunioni Strumento di valutazione efficacia riunioni Modalità convocazione Procedura per la trasmissione di informazioni ai team di lavoro Procedure sulla gestione dei problemi e modalità di diffusione Segreteria Modulistica Mailing list

15 15 Planning mensile delle attivit à (attivit à / responsabilit à /criticit à ) Planning settimanale delle attivit à ( attivit à in corso in ordine di importanza, pianificazione delle riunioni, pianificazione della corrispondenza) Check list per le attivit à di rilievo (attivit à /responsabilit à /interlocutori) Strumenti per la gestione del Piano operativo del team

16 Planning mensile delle attività. Esempio

17 Planning settimanale attività. Esempio

18 Check list per attività di rilievo. Esempio

19 19 Illustrativo Impostazione progetto Analisi preliminare Rinegoz. affitti su città pilota Quadratura risorse/immobili Definiz. piani città pilota Condivisione / approvazione Identificazione spazi liberabili su altre città 2005 Quadratura risorse/immobili Definizione piani città Condivisione / approvazione Realizzazione interventi su città pilota Realizzazione interventi su altre città 2005 Realizzazione interventi sul resto del territorio Piano operativo 2005 di massima Piano operativo di dettaglio e business plan per 4 città pilota (BO, TO, VR, TS) Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città 2005 (RM, FO, Ravenna, MO, MI) Interventi su città pilota Interventi su altre città 2005 Interventi sul resto del territorio nazionale Realizzazione interventi Obiettivo / ambito : Div. / Dir. Committente: Div. Global Banking Services Cortivo (UCI) Responsabile: Inizio: Gennaio 2005 Fine: Dicembre 2007 Gennaio – Aprile 2005 Aprile – Ottobre 2005Aprile 2005 – Dicembre 2007 Fasi Prodotti Finiti Prodotti Finiti Attività Completamento def. interventi Def. metodologia e interventi pilota Def. interventi su altre città 2005 Identificazione spazi liberabili su resto territorio nazionale Quadratura risorse/immobili Definizione piani città Condivisione / approvazione Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città del territorio nazionale Novembre Aprile 2007 Riduzione FTE: Totale ,562,5 Riduzione Costi (Mln ): Costo esterno (Mln ): N/d Impegno interno (gg/uomo): N/d KPI operativi/business: N/d Totale N/d Consuntivo Ottenere una riduzione di costi relativi a UniCredit Real Estate tramite un programma di razionalizzazione degli spazi organizzato in: Ottimizzazione nella progettazione degli spazi che riguarda il 33 % circa delle superfici totali ( su 1,8 milioni mq., superfici non in filiale Retail) Gestione di spazi a seguito di riduzione di risorse Rinegoziazione degli affitti / rilocazioni KPI operativi: mq. liberati (*) Target STATO AVANZAMENTO LAVORI Cruscotto Processi Cruscotto Processi Cruscotto Progetti Cruscotto Progetti PROGETTO OTTIMIZZAZIONE DEGLI SPAZI Strumenti di gestione del Piano di lavoro di un team. Esempio

20 20 Illustrativo apr maggiulugagosetottnovdicmargenfebmaraprmag…dicfebgen Def. metodologia e interventi pilota Impostazione progetto Metodologia analisi base dati Def. standard di lavoro x categ. Analisi preliminare Prioritizzazione stabili Elaboraz. macro-piano operativo Quadratura risorse e standard abitativi approvazione 2005ATTIVITA Piano operativo 2005 di massima Piano operativo di dettaglio e business plan per città pilota Standard di lavoro per categoria definiti Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città 2005 Interventi realizzati su altre città Approvazione Comitato Guida 2007 Interventi realizzati su città pilota PIANO DI LAVORO Cruscotto Processi Cruscotto Processi Cruscotto Progetti Cruscotto Progetti OTTIMIZZAZIO NE DEGLI SPAZI Strumenti di gestione del Piano di lavoro di un team Esempio


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