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La costituzione del sistema bibliotecario Università Mediterranea di Reggio Calabria 14 e 15 novembre 2007 Scuola di Management per le Università e gli.

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1 La costituzione del sistema bibliotecario Università Mediterranea di Reggio Calabria 14 e 15 novembre 2007 Scuola di Management per le Università e gli Enti di ricerca

2 Relatori ed obiettivi I relatori: luca bardi – maurizio vedaldi Obiettivi: Il fornire ai partecipanti le conoscenze e le competenze di base relative alle principali caratteristiche strutturali ed alle relative funzioni e strumenti organizzativi dei sistemi bibliotecari accademici; avviare un percorso progettuale di approfondimento delle opzioni di cambiamento e miglioramento organizzativo del proprio contesto, per arrivare ad un ventaglio di proposte da sottoporre alla direzione amministrativa; al termine del corso i partecipanti avranno acquisito una buona consapevolezza delle possibili scelte organizzative e delle relative specifiche leve metodologiche e strumentali da utilizzare per un efficace avvio di un sistema bibliotecario di ateneo.

3 Scaletta (prima parte - mattina) 1) I Sistemi Bibliotecari Accademici Il concetto di SBA, possibili assetti dei sistemi bibliotecari di ateneo, le principali variabili, i modelli organizzativi 2) Il contesto Analisi comparativa modello/situazione locale Le opzioni possibili nel contesto specifico 3) Gli strumenti fondamentali per costituire un sistema Anticipazione: lobiettivo della parte 4)

4 Scaletta (seconda parte) 4) Applicazione 4.1) Metodo di lavoro: indice di progetto 4.2) Lavoro in aula: Organizzazione unica: il progetto di Servizio Unificato (lavoro in aula) Organizzazione leggera: il progetto di Sistema Coordinato (lavoro in aula) 4) Verifica finale

5 1. I Sistemi Bibliotecari di Ateneo Luca Bardi

6 Una possibile definizione SBA Insieme coordinato di strutture di servizio (biblioteche) responsabili della conservazione e sviluppo del patrimonio bibliotecario e della gestione dell'accesso alle informazioni documentali anche mediante tecnologie innovative. (fonte: GIM)

7 Una definzione più precisa Una struttura organizzativa la cui mission è superare i limiti di una situazione in cui strutture organizzative di livello inferiore/afferenti sono inizialmente altamente frammentate ed autonome. Tale organizzazione cerca di realizzare la sua mission sviluppando una funzione di coordinamento che aiuta le strutture sottostanti a lavorare per uno scopo comune. Lo sviluppo di tale organizzazione di livello superiore può incontrare un numero elevato di difficoltà ed ostacoli ambientali

8 La nascita del concetto di Sistema Bibliotecario il concetto di sistema bibliotecario nasce intorno anni 60 inizialmente in modo un po confuso, legato al concetto di cooperazione primo articolo intitolato allargomento SBA: Guarino, 1959 non se ne trova traccia a negli anni 60 prende vigore e consistenza di analisi e metodo a metà anni 70 (es: Caproni, 1977) evolvendosi da concetto generico incentrato sulla cooperazione a più rigoroso requisito organizzativo si afferma si diffonde progressivamente negli anni 80

9 Laffermazione degli SBA Il concetto, i principi ed il dettaglio organizzativo si affermano definitivamente negli anni 90: : CBD del MURST lo formalizza e lo sancisce ufficialmente Esplode la letteratura professionale sullargomento Si afferma anche nella pratica: nel decennio si costituisce la maggior parte dei SBA(statuti, regolamenti, etc.)

10 Gli SBA oggi La situazione è ancora molto diversificata Molti sistemi bibliotecari attivi anche se con caratteristiche molto diverse Le principali difficoltà segnalate: mancanza di una politica accademica a sostegno (25%); mancanza di una unità di coordinamento (28%); difficoltà di controllo della distribuzione delle risorse (30%) Due evidenze di segno opposto: automazione Sviluppo delle collezioni

11 Indicatori di sba (1) Oggi siamo in grado di individuare alcuni indicatori di sistema: 1. Lo statuto dellente prevede un sistema bibliotecario? 2. Esiste un regolamento per il settore biblioteche? 3. Il settore biblioteche ha una entità di coordinamento? 4. E in uso un sistema informativo per il settore biblioteche?

12 Indicatori di sba (2) 5. La struttura di coordinamento del settore biblioteche dispone di fondi dedicati ? (se sì, quale percentuale rappresenta sulla spesa totale per i servizi bibliotecari?) 6. La struttura di coordinamento del settore biblioteche dispone di staff dedicato (se sì, quale percentuale rappresenta sulla spesa totale per i servizi bibliotecari?) 7. Il personale delle biblioteche partecipa ad attività centrali/a livello di sistema? E possibile quantificare questa partecipazione? 8. Esiste un sistema di automazione unico usato da tutte le strutture?

13 Indicatori di sba (3) 9. La descrizione delle risorse elettroniche è sviluppata in un unico database/catalogo o è ripetuta dalle varie biblioteche? 10. Esiste un progetto di biblioteca digitale per lente nel suo insieme finalizzato alla integrazione dei vari servizi e strumenti elettronici in un unico servizio coordinato? 11. Vi è disponibilità di fondi per lacquisizione centralizzata di materiale bibliografico? 12. Sito web: fornisce evidenza?

14 Le forme di sba: le variabili Lassetto organizzativo (architettura istituzionale) di uno sba può assumere forme molto diverse Le variabili fondamentali per larchitettura: la cultura organizzativa dellistituzione dimensioni e storia del sistema componenti del sistema (numero e dimensioni) lorgano di coordinamento relazioni centro-periferia

15 Le forme di sba: le variabili Coordinamento tipologia e posizione (commissione, centro servizi, servizio automazione, area AC) governance – rappresentatività funzioni entità delle risorse proprie Relazioni centro-periferia ripartizione delle funzioni

16 Altre variabili confini del sistema, e relazioni ed interazioni con gli altri settori della amministrazione i settori attigui (archivi; musei; casa editrice) i settori ad interazione critica (ragioneria; economato; sistemi informatici) la collaborazione con alcune aree di ricerca le relazioni esterne

17 Modelli di sistema monobiblioteca (UnistranieriSiena, LIUC) con biblioteca centrale (Unitn, IUAV) a coordinamento forte (Unifi) medio (UniPi) leggero (UniMi) multicentro (Bologna) asimmetrico (Polimi) non sistema (Sapienza)

18 Conclusioni: assetto organizzativo Allinterno: …più sistemi, più concentrazione di risorse (per migliori servizi oppure per evitare servizi decrescenti o non sostenibili nel medio-lungo termine) maggiore integrazione con altre aree della amministrazione (aree più ampie o integrazioni basate su tecnologie) Allesterno: maggiore integrazione cooperativa

19 54. Congresso nazionale AIB Le politiche delle biblioteche in Italia : Il sistema bibliotecario nazionale novembre 2007 M. Giulia Maraviglia, Il Sistema bibliotecario di Ateneo: aspetti gestionali e criticità Perché gli Atenei devono avere un Sistema bibliotecario? La costituzione di un Sistema bibliotecario e dunque la creazione di unarea autonoma con una propria connotazione organizzativa, con organi di gestione, ruoli e competenze a sé stanti nella organizzazione dellAteneo dà ai servizi bibliotecari un valore specifico, di forte sostegno per lofferta didattica e per la ricerca. Sviluppo dei formati digitali e dei servizi connessi nonché la sempre maggiore esigenza di operare alla luce di economie gestionali hanno reso oggi il coordinamento delle strutture bibliotecarie degli atenei una necessità. Grazie ai Sistemi bibliotecari biblioteche e bibliotecari hanno assunto una loro visibilità, sono diventati un organismo vivo portatore di propri interessi e di problemi specifici dentro le Università. I Sistemi bibliotecari hanno contribuito a trasformare le biblioteche dei bibliotecari nelle biblioteche degli utenti. Lorganizzazione sistemica delle biblioteche è un valore e una opportunità per lAteneo, per gli utenti e per i bibliotecari

20 SBA: cosa occorre presidiare RISORSE FINANZIARIE RISORSE UMANE ASSET TECNOLOGICO COMUNICAZIONE E MARKETING Cooperazione Con Altre stutture Ateneo Cooperazione con Altri SBA UTENTI FORNITORI

21 2. Il contesto Luca Bardi

22 N°CAP Tipo di organizzaz ione Riferimenti organizzativ i N° posti di lettura Ore di apertu ra settim anale Mesi di utilizz o (nell'a nno) N° volumi N° periodici elettr onici Ateneo Facoltà Facoltà Architettura FacoltàFacoltà Agraria Facoltà Facoltà Ingegneria Facoltà Facoltà Giurisprude nza Dipartimento Dipartimento Dipartimento Dipartimento DipartimentoSTAFA ,365854

23 Risultati modulo 2006 I piu importanti cambiamenti in positivo: Nuova tecnologia, miglioramento modo di lavorare, nuovi servizi, automazione ai servizi, aumento circolazione documenti (estensione collezione); spazio maggiore e meglio gestito; aumento apertura; maggiore consapevolezza bisogni utenti e del ruolo; riduzione necessità spazi collezioni; la biblioteca come punto di incontro; orari; nuovi strumenti; miglioramento servizi (personalizzazione); lavori collegiali; maggiore attenzione per lorganizzazione e programmazione, collaborazione; patrimonio in rete; scarsità personale; mobilità personale; miglioramento qualitativo; automazione; introduzione contratti fornitura; miglioramento rapporti con docenti; maggiore attenzione verso la biblioteca;

24 Risultati modulo 2006 I piu importanti cambiamenti in negativo: Strumenti inadeguati e spazi/ limitati; riduzione quantitativa risorse umane; mancanza strumenti adeguati; minor enfasi conservazione; minore impegno ricerca perchè informazione più facilemente reperibile; mancanza risorse (strumenti e staff); sostituzione del libro con altri strumenti; riduzione spazi e risorse; risorse scarse; diminuzione di fondi; perdita autonomia; mancanza risorse staff qualitative; ancora in attea del sistema!; non autonomia gestionale

25 Esercizio insieme Verifica applicazione indicatori Verifica modello organizzativo attuale Analisi evidenza web

26 Le opzioni possibili 1) Stare fermi - nessun cambiamento 2) La centralizzazione-unificazione dei servizi in una unica sede fisica 3) Il coordinamento di servizi fisici decentrati

27 3. Gli strumenti per costituire un sistema

28 Tre funzioni cruciali Monitoraggio (funzione di direzione) Sistema di automazione (asset tecnologico) Acquisti (asset risorse finanziarie)

29 3.1 Il monitoraggio Luca Bardi

30 Cosa intendiamo per monitoraggio La funzione di direzione che presidia: il disegno lorganizzazione (del sistema informativo-MIS) la raccolta la gestione lutilizzo (dei relativi dati).

31 Cosa intendiamo per monitoraggio Perché raccogliamo dati (finalità-obiettivo) Quali dati raccogliamo (contenuti) Come li raccogliamo ed elaboriamo (mezzo) Come li usiamo (applicazione reale)

32 Perché raccogliamo dati Nel ciclo programmazione-valutazione Per prendere noi stessi (o supportare altri a prendere) decisioni (es: su risorse o su servizi) Per motivare-incentivare (persone o strutture) Per rendicontare allesterno (accountability) Confrontandoci: Internamente (altre strutture o con il passato) Con altri/esterno Per misurare: Dimensioni/struttura Efficienza Efficacia (oggettiva o percepita) Impatto

33 Quali dati raccogliere Uno standard nazionale (GIM) Altro?, es: dati economici (entrate e spese) customer satisfaction

34 Come Rilevazioni: manuali o automatiche centralizzate e/o via web Elaborazione Sistema informativo (applicazione sw) ad hoc: Home made Acquisito sul mercato

35 Applicazione Elaborazione indicatori: cruscotto di gestione Formule per ripartizione fondi Formule per attribuzione o spostamento personale Azioni su servizi Rendicontazione (relazioni annuali) Richiesta di fondi

36 Monitoraggio: in sintesi Funzione cruciale da attivare Due case histories E la situazione a UniRC? (discussione in aula)

37 3.2 Il sistema di automazione Maurizio Vedaldi

38 Asset tecnologico Parleremo di - evoluzione dei sistemi automazione - caratteristiche e funzionalità - descrizione funzioni / attività - impatto sullorganizzazione

39 Situazione attuale/recente Status: centralità della biblioteca cartacea organizzazione del lavoro tradizionale Esigenze della biblioteca e problemi: acquisizione risorse digitali aggiuntive gestione cartaceo e elettronico incremento dei costi

40 Sistema Informativo gestionale: idee guida evoluzione tecnologica come opportunità gestionale e organizzativa innovazione tecnologica e organizzativa finalizzata ai servizi (integrazione di strumenti e servizi) necessità di cooperare e di fare sistema dati del gestionale come strumento di supporto per le decisioni a livello di biblioteca e di sistema bibliotecario

41 Sistemi automazione (1) Prima generazione: fine anni 60-anni 70: pochi sistemi per grandi istituzioni (soprattutto USA) sistemi fatti in casa funzionalità limitate catalogazione finalizzata alla stampa dei cataloghi circolazione standard appena nascenti (Marc)

42 Sistemi automazione (2) Seconda generazione: fine anni 70 – metà anni 90 diffusione di sistemi di automazione, anche per piccole biblioteche sistemi di tipo industriale ditte private consorzi aumento delle funzionalità: nascono gli OPAC gestioni ulteriori: acquisizioni, periodici, ILL standard biblioteconomici (ISBD, MARC) industriali (sistemi operativi, protocolli di comunicazione)

43 Sistemi automazione (3) Seconda generazione: Tendenzialmente sistemi chiusi Basati prevalentemente su mainframe collegamento con terminali privi di elaborazione locale protocolli di comunicazione proprietaria db proprietari

44 Sistemi automazione (4) Terza generazione: seconda metà anni 90 giungono a maturazione e diffusione reale a fine decennio si allineano alle tecnologie correnti (PC e Internet) la sostituzione con i sistemi di seconda generazione è piuttosto lenta: richiedono investimenti non indifferenti sia nel prodotto nuovo sia in termini di formazione le istituzioni tendono a sfruttare fino allultimo i sistemi obsoleti (legacy systems) per massimizzare gli investimenti fatti

45 Sistemi automazione (5) Terza generazione: Infrastruttura HD e collegamenti mainframe server protocolli di rete chiusi standard aperti (TCP/IP) terminali (o emulatori) personal computer in periferia

46 Sistemi automazione (6) Terza generazione: ambiente client-server vantaggi: avere sul client risorse di elaborazione (testi, immagini) facilità di utilizzo di risorse esterne (risorse in rete, periferiche) problematiche: necessità di aggiornamento della periferia (HD e SW) maggiore consapevolezza delloperatore (sicurezza) il client deve garantire una funzionalità di alto livello stabilità interfaccia grafica funzionale ed ergonomica automatismi di aggiornamento

47 Sistemi automazione (7) La terza generazione:sistemi operativi multipiattaforma Unix Windows sistemi di gestione basi dati standard industriali Oracle (ad esempio) DB proprietari, ma rispondenti agli standard nel settore

48 Diffusione sw gestionali negli Atenei italiani:

49 Un confronto fra due indagini (solo sistemi NON SBN) Indagine 1999 Badalamenti-Scolari per Commissione Murst (non pubblicata)

50 Sistemi di automazione oggi Caratteristiche minime: OPAC adeguato alle esigenze degli utenti e delle biblioteche integrazione dei vari servizi: prestito, acquisizione, gestione dei periodici, ILL/DD, materiali per i corsi, facilità di catalogazione derivata allineamento agli standard internazionali nel settore

51 Requisiti base Gestione del catalogo e delle operazioni interne della biblioteca OPAC catalogazione (diretta / derivata / condivisa) controllo di autorità acquisizioni (gestione budget, fornitori) circolazione (gestione unità fisiche, gestione utenti) periodici (gestione cardex) ILL/DD (in entrata e in uscita) data warehouse (statistiche, reports, etc.)

52 Tendenze( carta / elettronico)

53 Strumenti per la gestione delle risorse elettroniche Inadeguatezza dei sw gestionali tradizionali. Lattuale generazione di sw gestionali non consente: 1. la descrizione delle risorse elettroniche eterogenee e complesse 2. linformazione sulle licenze e sui modi di accesso 3. la gestione della fase di acquisizione delle risorse elettroniche (es.: periodi di prova) 4. la gestione consortile dei contratti 5. la gestione dei diritti e dei limiti di accesso

54 Nuovi strumenti gestionali ERM Integrati con : OPAC e catalogazione Acquisizioni, budget, fornitori Portali e sistemi federate search Sistemi di linking Sistemi locali di autenticazione Sistemi locali di accesso

55 Elementi di base di ERM ElementiDati Descrittivi Titolo, ISSN, editore, dati di possesso, pacchetto, aggregatore…. Licenza Utenti autorizzati, diritti per DD, diritti di archiviazione…. Finanziari Prezzo, relazioni col prezzo della versione a stampa, price cap… Amministrativi Contratto col venditore, password di amministrazione.. Accesso Metodo di autorizzazione

56 ERM e gli altri servizi informativi Servizi di Directory (es. LDAP) Portale servizi biblioteca Pubblicazioni elettroniche Servizi per la didattica Oggetti digitali Sistema dautomazione ERM Catalogazione Circolazione Acquisizioni Periodici Opac Servizi di e-learning Metadati

57 Descrizione attività gestionale Situazione attuale UNIReggio Calabria?? Cataloghi di Biblioteca ( Cataloghi di Biblioteca (OPAC) Liste fornitori o servizi e non titoli risorse Liste fornitori o servizi e non titoli risorse Accesso a Caspur Accesso a CaspurDomande: Perché? Chi fa cosa? Dove e come? catalogazione (diretta / derivata / condivisa) controllo di autorità acquisizioni (gestione budget, fornitori) circolazione (gestione unità fisiche, gestione utenti) periodici (gestione cardex) ILL/DD (in entrata e in uscita) data whareouse (statistiche, reports, etc.)

58 Impatti sullorganizzazione (1) Il sistema di automazione deve rappresentare un momento di revisione organizzativa, ad es.: ha senso avere tanti punti di catalogazione o possiamo / dobbiamo ipotizzare una diversa organizzazione? alcune funzionalità di sistema (ad es. estrazione dati, alcune configurazioni) potranno / dovranno essere demandate alle biblioteche locali di area?

59 Impatti sullorganizzazione (2) In prospettiva: enfatizzazione della catalogazione delle risorse elettroniche rispetto a quella cartacea tradizionale gestione diretta dellaccesso e organizzazione delle collezioni elettroniche evoluzione competenze e professionalità

60 Riorganizzazione & IT E evidente che lattuazione dellinnovazione tecnologica dello SBA ha un valore e un senso solo se è strettamente collegata con la riorganizzazione dello SBA. Sono due strade che debbono convergere per offrire reali opportunità di sviluppo del Sistema

61 3.3 Acquisti: controllo del processo di acquisizione Maurizio Vedaldi

62 Controllo processo acquisizione (1) aggregazione della domanda gestione centralizzata o decentrata ma con controllo centralizzato. razionalizzazione organizzativa finalizzata all efficienza (quantificabile) ricerca di standard e di livelli di qualità (con riferimento al materiale bibliografico)

63 Controllo processo acquisizione (2) Cooperazione acquisizione risorse elettroniche attraverso contratti consortili e aggregazioni di sistemi (caspur; cilea; cipe) appalti interateneo monografie appalti interateneo periodici

64 Controllo processo acquisizione (3) Migrazione da cartaceo a e-only Procedure appalto Negoziazione centralizzata Negoziazione formalizzata

65 Modalità di Acquisto Due esempi: Appalto dateneo servizio fornitura abbonamenti periodici cartacei Negoziazione formalizzata (bd Wos vs Scopus)

66 Appalto dAteneo per la fornitura dei periodici cartacei - obiettivi razionalizzare le procedure e le risorse relative alle spese di Fornitura in abbonamento di periodici cartacei e servizi connessi ottenere economie di scala per quanto attiene alle spese per le procedure di gara ottenere il miglior rapporto prezzo / qualità per la fornitura del servizio rendere uniformi le condizioni di tale servizio nello SBA riequilibrare i rapporti con i fornitori dare inizio a un processo di standardizzazione di alcuni servizi avere dati puntuali sulla spesa dei periodici che è la parte più rilevante della spesa dello S.B.A. standardizzare alcune procedure

67 LAppalto Al momento dellindizione della gara il panorama delle biblioteche dellAteneo si presentava molto frastagliato sia per disparità di tipo organizzativo, sia per il diverso trattamento che ogni biblioteca era riuscita a negoziare con il fornitore. Si registravano casi in cui una stessa commissionaria riusciva a praticare condizioni molto diverse approfittando del fatto che le biblioteche trattavano singolarmente le loro condizioni

68 Tendenze Contesto: Nuova normativa Europea Codice appalti: 006/Codice_Appalti.doc; 006/Codice_Appalti.doc molto importante l'avvalimento Normativa sui ritardati pagamenti : ECRETO%20LEGISLATIVO%209% 20ottobre% htm ECRETO%20LEGISLATIVO%209% 20ottobre% htm Aggregati dimpresa Centrali di committenza Consip Esempi: Gara intrateneo per le monografie – XX Atenei Centrale Politecnico Milano Gara intrateneo per i periodici (nasce in ambito CIPE) 6 Atenei, 12 ml (possibilità nuove adesioni entro giugno)

69 Gara Intrateneo per la fornitura degli abb. Cartacei (+on line) LOTTO 1 (STM)Aggiudicatario ditta Swets Servizio Consolidamento (facoltativo) Abbonamento solo elettronico -1,161,99-1,16 LOTTO 2 (Giur-Econom-Soc.)Aggiudicatario ditta Swets Servizio Consolidamento (facoltativo) Abbonamento solo elettronico 1,891,991,89 LOTTO 3 (Umanistico)Aggiudicatario ditta Celdes Servizio Consolidamento (facoltativo) Abbonamento solo elettronico 0,93 LOTTO 4 (Italiane)Aggiudicatario ditta Celdes Servizio Consolidamento (facoltativo) Abbonamento solo elettronico 0,89

70 Arrivo di un agguerrito concorrente: SCOPUS Un caso emblematico:Web of Science

71 Metodo di lavoro Lanalisi qualitativa dei prodotti aveva un peso di 70 punti su 100 totali disponibili ed è stata effettuata: a. sulla base di una griglia contenente delle richieste di informazioni specifiche e puntuali su aspetti contenutistici, tecnici e contrattuali che entrambi i produttori concorrenti hanno compilato. Le voci della griglia sono state raccolte, per lassegnazione dei punteggi, in tre capitoli principali b. sulla base di una analisi condotta da gruppi di lavoro delle sedi di Bologna, Padova, Venezia, Parma, Sassari, Siena, Firenze e Pisa che hanno valutato ciascuna un differente ambito disciplinare. Segnaliamo, tra laltro, che sono stati effettuati dei carotaggi mirati a verificare la presenza di autori italiani afferenti alle varie Università C.I.P.E.; della produzione legata ai dipartimenti delle medesime istituzioni ; di articoli particolarmente significativi per le letteratura internazionale

72 Confronto tra i contenuti di: Wos – Psyclit - Scopus 22,4% 17% 38,9% 9,1% Presenza in % di citazioni bibliografiche relative a Autori di UniPD

73 Metodo di lavoro Valutazione economica La valutazione economica dellofferta aveva un peso di 30 punti su 100 ed è stata calcolata sommando per ognuno dei tre anni del contratto il valore delle offerte. Questo valore è stato elevato al quadrato ed è stato fatto poi il rapporto tra lofferta più bassa e quella più alta. Lofferta migliore ha ricevuto il punteggio massimo e laltra una quota dei punti pari al rapporto tra le offerte. Una volta comunicati i risultati è stato concesso un ulteriore periodo di tempo per eventuali ulteriori ribassi riguardanti laspetto economico.

74 Esiti Gara Scopus Vs. Wos Elementi di Valutazione Punti da assegnare ScopusWos Diritti di archivio e aspetti legali151012,5 Funzionalità15129 Contenuti Valutazione sedi Totale punti da assegnare per la valutazione qualitativa704952,5 Totale punti da assegnare per la parte economica30 21,43 Punteggio finale ottenuto 7973,9

75 E la situazione a UniRC? scelta dei contenuti scelta di e negoziazione con il fornitore organizzazione di strumenti e procedure di supporto

76 4. Applicazione

77 4.1 Il progetto preliminare Maurizio Vedaldi

78 Il progetto preliminare (1) E un elaborato prodotto in fase di progettazione Rappresenta il primo di 3 livelli di definizione nella stesura di un progetto definiti dalla normativa italiana Stabilisce i profili e le caratteristiche più significative degli elaborati dei successivi livelli di progettazione in funzione del tipo di intervento.

79 Il progetto preliminare (2) E composto da vari elementi discrezionali... Un esempio di Indice relazione illustrativa; relazione tecnica; studio di prefattibilità ambientale; indagini preliminari; planimetria generale e schemi grafici; prime indicazioni per la stesura dei piani di sicurezza; calcolo sommario della spesa.

80 Il business plan (1) E un riassunto di come un imprenditore o un manager intende organizzare un'attività imprenditoriale e implementare le attività necessarie alla sua buona riuscita. Si tratta di una spiegazione scritta del modello di business dell'impresa. Serve internamente per la pianificazione e gestione dell'azienda, e all'esterno per convincere terze parti come banche o altri investitori a finanziare l'impresa. Possono diventare rapidamente obsoleti. Attraverso il processo di stesura del piano il management acquisisce una più profonda comprensione del funzionamento dell'impresa e delle opzioni disponibili.

81 Il business plan (2) Si compone di almeno tre parti fondamentali: Prima parte: l'imprenditore e l'idea Parte seconda: cosa, dove, come, chi Parte terza: le previsioni economico finanziarie

82 Il compito di oggi … Elaborare un progetto preliminare per la direzione amministrativa su due opzioni di evoluzione dellorganizzazione dei servizi di biblioteca di unirc: Organizzazione unica: il progetto di Servizio Unificato (lavoro in aula) Organizzazione leggera: il progetto di Sistema Coordinato (lavoro in aula)

83 Ispirandoci al business plan Output processo di formulazione di una strategia Documento orientato al futuro Focalizzato su un unico progetto Si mette a punto quando serve con un orizzonte a medio termine E composto da una parte qualitativa e da una quantitativa E frutto di unottica orientata al processo e non allobiettivo

84 Il processo Mandato Idea AnalisiRaccolta dati Documento B.P. CdA Rettore Direzione

85 Il documento come strumento formale di comunicazione Funzione interna - Apprendimento - Integrazione org. - Accreditamento - Catalizzazione consenso - Ottenere risorse Funzione esterna - …. Caratteristiche - Esaustivo - Coerente - Chiaro - Convincente - Realistico Un consiglio: evitare eccessi di pessimismo e di ottimismo!

86 Indice del documento formale di progetto: 1. Sintesi del progetto 2. Mercato o contesto 3. Concorrenza potenziale o Cooperazione 4. Descrizione prodotto / servizio 5. Struttura tecnica 6. Relazioni e sinergie interne 7. Costi previsti e proiezioni 8. Conclusioni richieste e proposte

87 Indice (1) Sintesi del progetto - descrizione breve - innovazione - risultati attesi - proposta

88 Indice (2) Mercato o contesto - a chi è rivolto - dimensioni e trend - informazioni e dati a supporto (es.: cosa fanno gli altri atenei, risultati indagini utenti)

89 Indice (3) Concorrenza potenziale Cooperazione Situazione attuale (biblioteche ateneo) Profilo possibili competitori (biblioteche territorio, … università private) Prodotti sostitutivi (aule studio) Fornitori Evoluzione tecnologica e socio ecnomica

90 Indice (4): Descrizione prodotto / servizio Caratteristiche Prestazioni (es. orari) Elementi del sistema Tempi e costi di messa a punto Vantaggi Scelte di marketing

91 Descrizione prodotto / servizio Coerenza Istituzionale Un esempio. Illy caffè: La nostra missione è deliziare i consumatori di caffé di tutto il mondo. Di conseguenza devono: Scegliere materie prime eccellenti Tostare il caffé alla perfezione Utilizzare una macchina da caffè perfetta … etc. etc.

92 Indice (5) Struttura tecnica (a) Scelte (fare, comprare, connettere) Struttura produttiva e tecnologie utilizzate Composizione e natura dei costi Tempi e costi per la messa a punto Rete di cooperazione Risorse umane Posizioni chiave

93 Indice (5) Struttura tecnica (b) Occorre evidenziare le eventuali: Economie di scala Economie di scopo Economie di esperienza

94 Indice (6) Relazioni e sinergie interne Interrelazioni tangibili (es.:sfruttamento medesima struttura fisica) Interrelazioni intangibili (es.: immagine, conoscenze) Valutare gli eventuali ostacoli capaci di impedire lo sfruttamento delle interrelazioni

95 Indice (7) Costi previsti e proiezioni Budget primo anno Budget anni successivi Flussi di cassa Indici

96 COSTO MEDIO PERSONALE – ANNI 2003 E 2004 Tabella B: Costo medio personale tecnico-amm.vo, collaboratori esperti linguistici e lettori di scambio

97 Indice (8) Conclusioni richieste e proposte Scrivere chiaramente cosa si vuole da ciascun interlocutore (uso esterno e interno) In cambio di cosa?

98 4.2 Lavoro in aula

99 Le condizioni di contesto 1. Il Dir. Amm. ci ha incaricato di costruire il sistema bibliotecario dAteneo 2. Vincoli: risparmio per gestione corrente; eventuali finanziamenti straordinari 3. Sforzo collegiale del gruppo; forte appoggio della direzione amm.va

100 Le due opzioni organizzative

101 Analisi Punti Forza Disponibilità cooperazione personale (3) Politica di ateneo di cambiamento e miglioramento (3) Varietà e qualità servizi (3) Buona accoglienza utenti (3) Personalizzazione relazioni con utente (3) Ampia collezione (2) Strumenti tecnologici di base (2) Specializzazione alcune collezioni Professionalità persone Surplus spazi Attivazione risorse elettroniche Orario apertura (in una sede) Autonomia finanziaria (di 1 struttura)

102 Analisi Punti Debolezza Carenza risorse (10) (umane-finanz.-posti) Assenza obiettivo comune (6) (es: nessun coordinam. Acquisti, gestione risorse, catalogo unico) Informatizzazione su rete (2) Comunicazione interna e ad utente (2) No autonomia finanziaria e gestione (2) Orari ristretti Scarsa visibilità e dimensioni Poco personale professionale Lentezza procedure gestionali Inadeguatezza locali (ingegn.)


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