La redazione delle circolari e della documentazione Corso di formazione interno – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone – Silvana Massobrio USR Lombardia.

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1 La redazione delle circolari e della documentazione Corso di formazione interno – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone – Silvana Massobrio USR Lombardia La semplificazione del linguaggio amministrativo tra direttive e consigli pratici

2 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 2/27 Il 1990 è l'anno zero della svolta di ammodernamento delle procedure e del linguaggio della Pubblica Amministrazione. In quellanno fu approvata la legge 241

3 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 3/27 Nel 1992 il governo Amato emanò una legge-delega (421) per avviare una decisiva riforma della PA.

4 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 4/27 Il decreto legislativo 29 del 1993 è stato il prodotto più importante di quella legge delega, affronta la materia del pubblico impiego e dell'organizzazione degli uffici e avvia il processo di privatizzazione del pubblico impiego Viene emanato il Codice di stile

5 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 5/27 La L. 59/97, dal disegno di legge presentato in Parlamento dal ministro Bassanini, che tende ad affrontare i nodi strutturali della scarsa efficienza del sistema pubblico e allo stesso tempo dà una risposta al problema politico della continua richiesta di autonomia da parte degli enti locali, in particolare dalle regioni.

6 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 6/27 La L. 127/97, nota come Bassanini bis, che da un lato corregge e coordina le norme della precedente legislazione, dall'altro apporta nuovi elementi tesi a snellire l'attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo Viene prodotto il Manuale di stile

7 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 7/27 Direttiva Frattini (regole di comunicazione) Avere (rendere ) sempre chiaro il contenuto del testo Individuare sempre il destinatario Individuare le singole informazioni e inserirle nel testo in modo logico Individuare e indicare i contenuti giuridici del testo Individuare la struttura giuridica più efficace per comunicare gli atti

8 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 8/27 Verificare la completezza delle informazioni Verificare la correttezza delle informazioni Verificare la semplicità del testo Usare note, allegati e tabelle per alleggerire il testo Rileggere sempre i testi scritti fonte: direttiva Frattini 2002

9 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 9/27 Regole di scrittura del testo Scrivere frasi brevi Le ricerche dicono che le frasi con più di 25 parole sono difficili da capire e da ricordare fonte: direttiva Frattini 2002

10 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 10/27 Usare parole di linguaggio comune LUfficio trattamento economico in indirizzo, cesserà la corresponsione degli emolumenti a decorrere dal 1° maggio 2001 Dal 1° maggio 2001 il nostro ufficio sospenderà i pagamenti fonte direttiva Frattini 2002

11 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 11/27 Usare pochi termini tecnici e spiegarli Tali posizioni sono da identificare non tanto in diritti irrefragabili, il cui esercizio prescinde dalladozione di atti permissivi dellAmministrazione, ma in situazioni giuridiche suscettibili di trasformazione a seguito di atti di tipo suindicato I cittadini che vogliono iniziare unattività devono chiedere unautorizzazione alle amministrazioni competenti fonte: direttiva Frattini 2002

12 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 12/27 Attenti alle abbreviazioni e alle sigle Le SS.LL sono pregate di indicare al responsabile dellU.R.P.A. i membri della Commissione preposta al rilascio del patentino Vi chiediamo di indicare al responsabile dellUfficio Regionale per le Politiche Agricole (Urpa) i membri della commissione per il rilascio del patentino fonte: direttiva Frattini 2002

13 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 13/27 Usare i verbi nella forma affermativa Non volendo disconoscere a codesto ufficio il diritto di non ingerenza, viene tuttavia fatta richiesta che siano comunicati gli esiti della commissione Vi chiediamo di comunicarci i risultati dei lavori della commissione fonte: direttiva Frattini 2002

14 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 14/27 Legare le parole in modo breve e chiaro …stanti le urgenti ed indifferibili esigenze di personale in grado di garantire adeguata e qualificata attività di assistenza tecnica ai lavori e agli interventi programmati dal Settore dipartimentale 8 …poiché il dipartimento 8 ha urgente bisogno di personale qualificato per svolgere i lavori e gli interventi programmati… fonte: direttiva Frattini 2002

15 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 15/27 Usare in maniera chiara maiuscole, minuscole e punteggiatura Lemergere di nuove modalità dinterazione anche nel settore pubblico che coinvolgono istituzioni di diversa natura hanno inevitabilmente posto quesiti intorno alle configurazioni sia dei processi di decision making politico sia nelle configurazioni delle Amministrazioni pubbliche e reponsabili dellofferta di servizi pubblici Anche nel settore pubblico emergono nuovi rapporti con istituzioni di diversa natura. Questo fenomeno pone due ordini di problemi. In primo luogo, dobbiamo ridefinire le procedure di decisioni delle istituzioni politiche. In secondo luogo, dobbiamo ridefinire le responsabilità delle amministrazioni pubbliche nella gestione dei servizi fonte: direttiva Frattini 2002

16 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 16/27 Evitare neologismi parole straniere e latinismi Tale servizio come è noto, dovrà essere esternalizzato La gestione di questo servizio sarà affidata a un soggetto esterno Bisogna porre particolare attenzione alla policy implementation Bisogna curare con attenzione le fasi di attuazione delle politiche Le agevolazioni saranno concesse anche ai conviventi more uxorio Le agevolazioni saranno concesse anche alle coppie conviventi fonte: direttiva Frattini 2002

17 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 17/27 Se possibile, sostituire il congiuntivo Ove la Commissione potesse riunirsi per tempo, le delibere sarebbero ancora valide Se la commissione si riunirà per tempo le delibere saranno ancora valide fonte: direttiva Frattini 2002

18 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 18/27 Usare con parsimonia le opportunità grafiche e tipografiche Si comunica che Nulla Osta per questo Comando alla sottodescritta ISTALLAZIONE PRECARIA di materiale pubblicitario, alle condizioni retroindicate Il Comando comunica che il materiale pubblicitario descritto può essere temporaneamente installato. Linstallazione deve rispettare le condizioni seguenti: a) b) fonte: direttiva Frattini 2002

19 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 19/27 Nel 2004 legge n.4, 9 gennaio (legge Stanca) I sistemi informatici devono fornire servizi e informazioni fruibili senza discriminazione anche da coloro che necessitano di tecnologie assistive e particolari

20 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 20/27 2005 Direttiva Baccini Ancora sulla semplificazione del linguaggio e comprensibilità del testo

21 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 21/27 In un testo destinato al pubblico Devono essere evidenti la finalità e i contenuti Deve essere chiara lidentificazione dei destinatari Il testo deve essere leggibile Attenzione a lessico e sintassi Fonte: direttiva Baccini 2005

22 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 22/27 Lessico Scegliere parole di linguaggio comune Preferire parole brevi Limitare il ricorso alle sigle Ridurre i termini tecnico specialistici Rinunciare a perifrasi non necessarie Evitare le parole straniere Rinunciare a neologismi arcaismi latinismi Ricorrere, se necessario, a note esplicative fonte: direttiva Baccini 2005

23 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 23/27 Sintassi Preferire frasi brevi e con meno di 15 parole Privilegiare la coordinazione alla subordinazione Servirsi soprattutto del modo indicativo Usare se possibile la forma attiva Limitare luso della costruzione impersonale fonte: direttiva Baccini 2005

24 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 24/27 La comprensibilità La comprensibilità si fonda tra laltro su un impianto logico lineare Sullassenza di riferimenti impliciti fonte: direttiva Baccini 2005

25 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 25/27 Esempio di comprensibilità Se lAmministrazione valutasse, sulla base delle leggi in vigore, che non vi fossero le condizioni per soddisfare la richiesta, viene inviata al cittadino, da parte dellufficio che detiene latto, una lettera apposita per motivare il rifiuto. Se la richiesta non sarà accolta, lufficio invierà al cittadino una lettera di spiegazione Fonte Direttiva Baccini 2005

26 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 26/27 Esempi di comprensibilità Qualora la data di scadenza coincidesse con un giorno festivo, i termini di presentazione delle domande verrebbero prorogati al primo giorno successivo Se la data di scadenza coincide con un giorno festivo, le domande potranno essere presentate il giorno dopo Fonte Direttiva Baccini 2005

27 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 27/27 Esempi di comprensibilità Si allega il programma e la scheda di iscrizione Alleghiamo il programma e la scheda di iscrizione Fonte Direttiva Baccini 2005

28 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08 28/27 Alcune regole giornalistiche Regola della Piramide Invertita Le 5 W Lindice Gulpease: G=89-LP/10+3FR LP=(100Xtot.lettere)/totale parole FR=(100Xtot.frasi)/totale parole G<80 difficile per chi ha la licenza elementare G<60 difficile per chi ha la licenza media G<40 difficile per chi ha il diploma superiore http://www.pacchiarotti.biz/leggibilita.html