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CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio 20041 Lo Sportello Unico per l'Impresa e il Cittadino La Questione Organizzativa Roberto Americioni Direttore Generale COMUNE.

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Presentazione sul tema: "CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio 20041 Lo Sportello Unico per l'Impresa e il Cittadino La Questione Organizzativa Roberto Americioni Direttore Generale COMUNE."— Transcript della presentazione:

1 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Lo Sportello Unico per l'Impresa e il Cittadino La Questione Organizzativa Roberto Americioni Direttore Generale COMUNE DI SPOLETO

2 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Un nuovo Comune  Il Comune prima e l’intero sistema delle autonomie locali dopo (provincia, comunità montana, unione di comuni, etc) sono diventati negli ultimi anni il “luogo primo” delle decisioni che riguardano la vita dei cittadini e delle imprese.  Le materie e/o settori nei quali lo scambio di domanda e offerta tra questi soggetti vanno sempre più aumentando proporzionalmente alla consapevolezza di un “Comune leggero” che favorisca il dialogo tra gli attori che si muovono sul territorio.  E’ persuasiva l’idea di un Ente che “gestisca” in modo flessibile e con strumenti diversi da quelli tradizionali e che “governi” il territorio con strumenti tradizionali: quadro normativo chiaro, pianificazione territoriale, programmazione economica, etc.  La realizzazione di un Comune che si apra al territorio e ai suoi attori si basa sulla riorganizzazione delle sue strutture con uno sportello per unico per le imprese e i cittadini, che renda proficuo gli investimenti alle prime e certo i diritti ai secondi, e una cabina di regia, che valuti complessivamente il ruolo che l’Ente Locale deve svolgere e chiare le scelte da fare.

3 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio La questione organizzativa  La realizzazione del progetto comporta la risoluzione della questione organizzativa intesa come “l’individuazione delle modalità di organizzazione dell’attività amministrativa in grado ad un tempo di mettere in atto l’innovazione normativa, coinvolgere e responsabilizzare gli attori amministrativi, procedere alla verifica dei risultati con il concorso degli utenti” (Cerase).  Il processo di cambiamento del Comune deve pertanto cambiare la struttura formale (cambiamento normativo – statuto e regolamenti), il modo di porsi della struttura organizzativa (cambiamento dell’offerta – non adempimenti formali ma attività che soddisfano bisogni collettivi) e il modo di porsi dei fruitori della cosa pubblica (cambiamento della domanda - imprese e cittadini consapevoli dei diritti e consci dei doveri).

4 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Fondamenta del Progetto  Sportello Unico per l’Impresa e il Cittadino. Creazione di un “front office unico” che consenta l’erogazione di servizi e atti amministrativi ai cittadini e alle imprese su più canali d’accesso sia fisici che virtuali in modo tale che l’utente possa scegliere la modalità per usufruirne, e comunque creato su criteri idonei per valutare la soddisfazione dell’utenza.  Ruolo Centrale della Comunicazione. Realizzazione di una struttura organizzativa, coordinata direttamente dal direttore generale, per avere una visione globale delle attività di comunicazione pubblica, politica e istituzionale. La comunicazione con i cittadini e le imprese che hanno l’esigenza di colloquiare con l’amministrazione per richiedere “informazioni, autorizzazioni e certificati” viene affidata allo Sportello Unico che interagisce con la struttura specializzata in un coerente “gioco di squadra” guidato da Direttore Generale e Dirigenti dell’Ente.  Cabina di Regia. Creazione di un struttura che non altera l’esistente ma gli fornisce una nuova suggestione: l’apporto di competenze e conoscenze specialistiche ad un “gioco di squadra” finalizzato alla programmazione, all’indirizzo e al controllo delle attività del Comune, esercitate direttamente o attraverso aziende.

5 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Come ci siamo arrivati  Chiare indicazioni degli indirizzi generali di governo  Coerenti obiettivi del Patto di Sviluppo dell’Umbria  Definizione di un Progetto di Massima del SUIC  Articolazione di un Piano di Riorganizzazione del Comune

6 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Indirizzi Generali di Governo (1999)  Il Comune è uno “strumento per l’affermazione, la difesa e lo sviluppo dei diritti dei cittadini”  Rompere il muro che separa la società dal “Palazzo” con la Riorganizzazione della Struttura Comunale Riorientare la “macchina” verso attività di studio, programmazione e progettazione Definire una chiara attribuzione di poteri e responsabilità per tutti i livelli della struttura amministrativa legando tutti i sistemi premianti al raggiungimento degli obiettivi assegnati Informare costantemente le componenti della città delle realizzazioni e dei servizi offerti, delle opportunità che la legislazione locale, nazionale ed europea offrono al territorio Assistere le componenti della città negli espletamenti burocratici che incontrano nella realizzazione delle loro iniziative Saper confrontare il funzionamento dell’amministrazione con quelle che analogamente operano in altri territori per adeguarsi a standards migliorativi. Esposizione dell'argomento

7 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Patto per lo Sviluppo dell’Umbria (2002)  Impegno per una “PA amica”: Operare per lo snellimento e la semplificazione delle procedure e dei procedimenti amministrativi con l’obiettivo di facilitare l’accesso da parte di cittadini e imprese Utilizzo della tecnologia informatica per ammodernare la PA secondo il piano regionale di e-government presentato dal SIR:  Possibilità per il cittadino di avere i servizi richiesti rivolgendosi a qualsiasi amministrazione di front-office” (sportello unico per i servizi dei cittadini)  Possibilità per il cittadino di comunicare una sola volta alla PA le variazioni di informazioni che lo riguardano  Capacità di ogni amministrazione di reperire le informazioni richieste ovunque esse risiedano (tutti i servizi pubblici on- line)  Fornitura di tutti i servizi pubblici mediante internet, laddove è possibile

8 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Progetto di massima SUIC (2002)  Per definire che cosa è “front office unico” per l’erogazione di servizi e atti amministrativi ai cittadini e alle imprese su più canali d’accesso sia fisici che virtuali in modo tale che l’utente possa scegliere la modalità per usufruirne, e comunque creato su criteri idonei per valutare la soddisfazione dell’utenza.  Per definire (analisi dell’esistente) le esigenze L’organizzazione dell’Ente tende a frammentare l’attività amministrativa con un notevole disagio per i cittadini e le imprese, anche se spesso tale disagio non viene percepito in quanto legato ad una “organizzazione classica” della Pubblica Amministrazione: eliminare tutti quei “costi nascosti” che gravano sulla PA (costi legati ad un’organizzazione frammentata e che non tiene conto di economie di scala), su CITTADINO e IMPRESA (costi legati a dispendio di tempo, alle modifiche delle proprie organizzazioni in virtù di come è organizzata la PA, ecc.).  Per definire le caratteristiche Creazione di uno Sportello Unico con il servizio all’utenza demandato/decentrato/inserito al front- office (l’importante è che l’utenza percepisca il front-office come “unico”). Attivazione call-center che, oltre ai servizi di prima informazione, instradamento telefonate e accettazione reclami, offra i servizi del front-office ove questi siano affrontabili/risolvibili per via telematica. Attivazione canale di comunicazione bidirezionale tra Cittadino e Servizi del Comune per instradamento automatico delle istanze/messaggi tramite lo Sportello Unico o tramite il web. Accesso e pagamento via web (utilizzando il portale comunale) per un sottoinsieme significativo di servizi comunali Accesso ai servizi anche tramite professionisti (avvocati, commercialisti, ecc.) o associazioni (patronati, ecc.) con apposita formazione e provvisti di un “bollino di qualità” che abiliti a gestire pratiche inerenti il comune. Fornire direttamente al cittadino l’informazione richiesta con diversi media (es. sms).

9 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Attività di Rilevazione (marzo – luglio 2003)  Costituzione di un gruppo di lavoro intersettoriale  Rilevazione preliminare di 116 procedimenti “sportellabili” con indicazione delle variabili che determinano l’organizzazione delle attività Ufficio che emana l’atto Tipologia utenza (cittadino o impresa) Tipologia del prodotto (semplice o complesso) Immediatezza o meno allo Sportello (es. certificato di residenza contra permesso a costruire) Numero medio annuo Gestione di cassa (pagamento diritti, etc.) Relazioni interne ed esterne dell’ufficio che emana l’atto rispetto al procedimento  Rilevazione dei tempi dell’utenza e degli orari di apertura al pubblico degli uffici  Rilevazione dell’incidenza del singolo dipendente sul procedimento sportellabile ai fini della quantificazione del personale da assegnare alla nuova struttura

10 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Precedente Organizzazione per settori (2003) GOVERNO LOCALE DIRETTORE GENERALE Segretaria Generale Coordinatore Aggiunto Govern o Controlli Nucleo Valutazione Revisori Conti Difensore Civico AREA AMMINISTRATIVA Comitato Coordinatori Conferenza Responsabili Settori Settore Finanziario AREA TECNICA Settore Personale e Organizzazione Settore Assistenza Organi Istituzionali e Servizi Generali Settore Servizi Sociali e Assistenziali e Politiche Sanitarie Settore Promozione Attività Culturali, Scolastiche e Sportive Settore Progettazione ed Interventi sul Territorio Settore Polizia Municipale e Politiche della Viabilità e dei Trasporti Settore Urbanistica e Beni Paesaggistici e Ambientali Settore Servizi alle Imprese e Sviluppo Economico Coordinatore Area Amministrativa Coordinatore Area Tecnica Comandante Polizia Municipale

11 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Piano di Riorganizzazione (settembre 2003) Nuova Organizzazione si articola su tre aree funzionali omogenee  1. Direzione Generale. La direzione generale viene rafforzata con l’introduzione di una direzione denominata “direzione operativa centrale” per la gestione dei servizi operativi e con la valorizzazione delle funzioni propriamente di “direzione generale” dell’Ente con specifiche funzioni di un dirigente generale preposto al coordinamento di un’area strategica (SUIC) e con il nuovo strumento della Cabina di Regia.  2. Area Pianificazione, Programmazione e Controllo. L’Area raggruppa gli ex settori (oggi direzioni) per le parti non trasferite allo “Sportello” con compiti di pianificazione, programmazione e controllo in campi diversi. I compiti di coordinamento dell'area sono affidati direttamente al direttore generale. Particolare è il rapporto con la “Cabina di Regia” per lo sviluppo di funzioni di programmazione, indirizzo e controllo.  3. Area Sportello Unico Impresa e Cittadino. L’”Area dello Sportello” raggruppa le funzioni e le strutture degli ex settori (oggi direzioni) che gestivano i servizi all’utenza del Comune. I compiti di coordinamento sono affidati al dirigente generale - coordinatore unico che si avvale di un apposito strumento individuato nella “Conferenza d’Area”. Il rapporto con le altre funzioni dell’ente è organizzato nella “Cabina di Regia”.

12 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio DIREZIONE GENERALE SEGRETERIA GENERALE Dirigente Generale - Coordinatore Unico AREA PIANIFICAZIONE, PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DIREZIONE COESIONE SOCIALE E SALUTE AREA SPORTELLO UNICO IMPRESA E CITTADINO SERVIZIO DI SALA DIREZIONE SVILUPPO E MARKETING DEL TERRITORIO DIREZIONE PROGETTAZIONE, AMBIENTE E TERRITORIO DIREZIONE PIANIFICAZIONE URBANISTICA DIREZIONE RISORSE UMANE DIREZIONE RISORSE FINANZIARIE Comandante Polizia Municipale - Prevenzione e Sicurezza Urbana - DIRETTORE GENERALE FARMACIE DIREZIONE OPERATIVA CENTRALE DIREZIONE ISTRUZIONE, CULTURA E TEMPO LIBERO DIREZIONE POLITICHE DELLA VIABILITA’ CONFERENZA D'AREA Direzione Sportello Unico per l'Impresa e il Cittadino Direttore (o Responsabile) Sala CABINA DI REGIA Tema Socio-Scolastico Tema Demografico Tema Entrate Tema Attività Produttive Tema Edilizio CITTADIN O IMPRESA

13 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Rapporti tra direzioni e Sportello Unico  Coinvolgimento Sportello. Le direzioni devono coinvolgere le unità tematiche dello sportello unico nelle attività proprie di pianificazione, regolamentazione e progetti mirati che implicano un rapporto diretto del singolo cittadino (bandi, presentazione domande, etc.).  Coinvolgimento Direzioni. Lo Sportello deve coinvolgere le direzioni interessate per le attività proprie di adeguamento dei procedimenti che implicano un rapporto con la pianificazione.  “Gruppi tematici” sono strumenti di coordinamento composti dal personale interno delle direzioni e dello sportello nonché rappresentanti di enti e soggetti esterni anche per una valutazione complessiva delle problematiche del “tema” e del relativo impatto sugli “attori interessati”

14 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Figure organizzative dello Sportello  DIRIGENTE GENERALE - COORDINATORE UNICO Coordina il collegamento funzionale tra le attività di programmazione e la pianificazione dell'”area direzioni” con le attività dell'area sportello unico. Coordina la "Cabina di Regia" secondo le direttive del Direttore Generale e la "Conferenza d'Area dello Sportello”.  CONFERENZA D'AREA SUIC L'organo è composto dal Dirigente dello Sportello, dal Responsabile (o Direttore) di Sala e dai Responsabili Tematici per l'organizzazione delle attività e per l'implementazione di nuove procedure secondo criteri di qualità tecnico-normativo e di efficienza, efficacia ed economicità del rapporto tra lo sportello e i soggetti e gli enti esterni, le imprese e i cittadini.  DIREZIONE SPORTELLO UNICO IMPRESA e CITTADINO La direzione dello Sportello Unico ha le stesse funzioni delle direzioni delle altre aree (funzioni e livello di responsabilità degli ex settori). Alla direzione è preposto un dirigente che riceve direttive dal Dirigente Generale Coordinatore Unico, ha i compiti di corretta applicazione ed esecuzione delle direttive del dirigente generale anche secondo le decisioni assunte nell'ambito della conferenza, ha i compiti di nomina dei responsabili tematici e del Responsabile di sala, sentito il Dirigente Coordinatore Unico. Di concerto con il responsabile di sala coordina le attività dei responsabili tematici. Ha la responsabilità dei procedimenti complessi non assegnati ad altri soggetti della struttura.  SERVIZIO DI SALA e RESPONSABILE DI SALA Il Servizio è caratterizzato da un elevato grado di autonomia gestionale ed organizzativa per le attività della sala/e dello sportello. Il responsabile del servizio è denominato "Responsabile o Direttore di Sala“. Il direttore di sala coordina le attività di sala/e e, con il dirigente dello sportello, le attività dei responsabili tematici. Rileva e segnala problematiche di gestione delle attività, partecipa ai gruppi tematici.  UNITA' TEMATICHE e RESPONSABILI TEMATICI I responsabili tematici svolgono attività caratterizzate da elevata autonomia ed esperienza, di studio, ricerca, ispezione, vigilanza e controllo di procedimenti raggruppabili per tema, svolgono attività di consulenza specialistica nei confronti di tutti i responsabili dei procedimenti per problematiche relative a materie attinenti al "tema". La Conferenza d'Area, al fine di rendere più efficiente l'attività dello sportello, può decidere criteri e meccanismi di delega per l'adozione di provvedimenti finali da parte dei Responsabili Tematici. Non hanno competenza in materia di gestione del personale ma solo di direttiva per le attività procedimentali. Si elencano: Responsabile Tema DEMOGRAFICO, Responsabile Tema SOCIO-SCOLASTICO, Responsabile Tema ENTRATE, Responsabile Tema ATTIVITA’ PRODUTTIVE e Responsabile TEMA EDILIZIO.

15 CONVEGNO FORUM P.A., 10 maggio Attuazione del Piano di Riorganizzazione  Regolamento sull’Ordinamento degli Uffici e dei Servizi Modifica di circa 40 articoli su 57 Abrogazione di circa 3 articoli Introduzione di 20 nuovi articoli Utilizzo delle tecniche di drafting (formale e sostanziale): analisi tecnico-normativa e relazione illustrativa articolo per articolo  Riassetto Organizzativo della struttura apicale Tutto il personale è stato riassegnato alle direzioni con decorrenza 1° gennaio 2004 Modifiche della dirigenza e dell’Area delle Posizioni Orgnizzative  Nomina dei responsabili delle direzioni  Accordi direzionali (art. 21-ter nuovo regolamento) Le direzioni e il SUIC organizzano le attività traversali mediante accordi sottoscritti dai rispettivi dirigenti e dalla direzione generale


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