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I servizi archivistici delle Istituzioni Pubbliche di Assistenza e Beneficenza. Lo scarto di atti darchivio Verona, 4 marzo 2009 Maria Volpato.

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1 I servizi archivistici delle Istituzioni Pubbliche di Assistenza e Beneficenza. Lo scarto di atti darchivio Verona, 4 marzo 2009 Maria Volpato

2 Larchivio è: uno per tutti, tutti per uno La tradizione Archivistica Italiana si fonda su una concezione unitaria del bene Archivio in cui sussitono la compresenza del valore amministrativo e del valore culturale. Questo coinvolge in quasi egual misura, una responsabilità dellamministrazione Statale- Archivistica e del Soggetto o Ente Produttore. L'archivio appartiene a tutti e serve a tutti. La tradizione Archivistica Italiana si fonda su una concezione unitaria del bene Archivio in cui sussitono la compresenza del valore amministrativo e del valore culturale. Questo coinvolge in quasi egual misura, una responsabilità dellamministrazione Statale- Archivistica e del Soggetto o Ente Produttore. L'archivio appartiene a tutti e serve a tutti. Larchivio dunque è un complesso unitario anche se per convenzione viene suddiviso in tre fasi di vita: Larchivio dunque è un complesso unitario anche se per convenzione viene suddiviso in tre fasi di vita: Archivio corrente /archivio in formazione Archivio corrente /archivio in formazione Archivio di deposito/ dalla cessazione della pratica fino al quarantennio data oltre la quale diviene storico Archivio di deposito/ dalla cessazione della pratica fino al quarantennio data oltre la quale diviene storico Archivio Storico / dopo 40 anni la documentazione diventa storica su questa documentazione, in linea teorica, non si può procedere ad alcuna forma di scarto Archivio Storico / dopo 40 anni la documentazione diventa storica su questa documentazione, in linea teorica, non si può procedere ad alcuna forma di scarto

3 Come sono tutelati gli archivi? Ricordiamo che gli archivi, i singoli documenti, sono ex lege Beni Culturali e Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio), e che la distruzione non autorizzata dei documenti dellarchivio è punita con larresto da sei mesi a un anno e con lammenda da euro 775,00 ad euro ,50 e che anche la cancellazione di documenti elettronici è considerata una forma di scarto (art. 169, c.1 del summenzionato Codice. Ricordiamo che gli archivi, i singoli documenti, sono ex lege Beni Culturali e Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio), e che la distruzione non autorizzata dei documenti dellarchivio è punita con larresto da sei mesi a un anno e con lammenda da euro 775,00 ad euro ,50 e che anche la cancellazione di documenti elettronici è considerata una forma di scarto (art. 169, c.1 del summenzionato Codice. L'ARCHIVIO RISPECCHIA IN TUTTO E PER TUTTO LATTIVITA dellente produttore e quindi anche la produzione documentaria del nostro ufficio. L'ARCHIVIO RISPECCHIA IN TUTTO E PER TUTTO LATTIVITA dellente produttore e quindi anche la produzione documentaria del nostro ufficio.

4 La vigilanza sugli archivi La Vigilanza: È lattività mediante la quale si esplicano le funzioni di tutela dei beni culturali previste dalla legge. Gli archivi, i singoli documenti, sono ex lege Beni Culturali e quindi oggetto della tutela (art. 10, comma 2, D.Lgs n. 42/2004- Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio

5 La Vigilanza sugli archivi Evoluzione storica dellazione di vigilanza Nel 1875 fu dichiarato linteresse nazionale per la sorte degli archivi non statali ribadita dal Sesto Congresso Storico Italiano (1895), nel quale si dispose lintervento del governo per mezzo degli Archivi di Stato nel servire ai desideri degli studiosi, imponendo lordinamento degli archivi dei comuni, delle curie vescovili e ogni altro ente morale. Nel 1939 furono istituite le Soprintendenze Archivistiche, uffici deputati a svolgere, su delega del Ministero di competenza, lattività di vigilanza.

6 La vigilanza oggi Da chi è attualmente esercitata la vigilanza? Lattività di vigilanza è esercitata dalle Soprintendenze Archivistiche, organi periferici del Ministero per i Beni e le Attività Culturali (ex DPR 1409/1963 e D. Legislativo n. 42/2004). Esse hanno sede in ciascun capoluogo di Regione con competenza territoriale.

7 La vigilanza La Soprintendenza archivistica per il Veneto ha sede a Venezia ed esercita nellintera Regione, la VIGILANZA sugli archivi degli enti pubblici (tra cui le ULSS) e su quelli privati dichiarati dinteresse storico particolarmente importante. Tale vigilanza si esplica mediante lattività di tutela e valorizzazione degli archivi suddetti, di accertamento delle condizioni di conservazione, di gestione e organizzazione del loro ordinamento in modo da garantirne la consultazione allutenza.

8 La Vigilanza Lente pubblico ai sensi dellart. 18 del D.LGS 42/2004- Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio-, ha lobbligo di dare ordine al proprio archivio (corrente, di deposito, storico). Su questo obbligo VIGILA la Soprintendenza Archivistica. IL Soprintendente ai sensi dellart. 19 della succitata normativa, può effettuare ispezioni per accertare lo stato di conservazione custodia e gestione degli archivi (con preavviso di almeno 5 giorni, salvo che non si versi in situazioni di estrema urgenza)

9 La vigilanza La Soprintendenza archivistica può emettere prescrizioni per la tutela degli archivi. Linosservanza è punibile a norma di legge (art. 650 del Codice Penale, e art. 21 comma 4-5 e art. 34 del Codice Beni Culturali e del Paesaggio) e se è accertato un danno, questo può dar luogo allintervento statale sostitutivo a spese dellente (art. 32 comma 1-2 e art. 33 del succitato Codice)

10 La vigilanza La Soprintendenza esplica la VIGILANZA sulle modalità di riordino ed inventariazione degli archivi pubblici e privati coordinando le figure professionale specifiche (archivisti) ed approvando o esprimendo pareri sui progetti riguardanti a vario titolo larchivio e sullaffidamento in outsourcing, ovvero laffidamento a privati dei servizi archivistici degli enti pubblici.)

11 Ancora sulla vigilanza degli archivi La Soprintendenza esplica la vigilanza sul commercio di archivi e/o singoli documenti di comprovato valore storico-culturale mediante il controllo dei cataloghi delle librerie antiquarie, delle case dasta e attraverso contatti e rapporti con i privati proprietari. Se la documentazione fosse di comprovato valore storico-culturale la Soprintendenza potrà: Procedere alla trattativa diretta per lacquisto a favore dellAmministrazione Archivistica

12 Ancora sulla vigilanza degli archivi Esercitare il diritto di prelazione a favore dello Stato, previsto dalla legislazione vigente nel caso di passaggio di proprietà tra privati Notificare la dichiarazione di notevole interesse storico nel caso di archivi e/o documento che rimangano di proprietà privata, imponendo quindi precisi obblighi di conservazione e tutela ai proprietari

13 Ancora sulla vigilanza degli archivi La Soprintendenza vigila sullosservanza da parte degli enti pubblici di: Dare ordine al proprio archivio, conservarlo correttamente, rispettandone lintegrità e lorganicità, senza danni, restaurato se necessario, e non adibito a usi incompatibili con loriginaria funzione e natura (art.. 30, c. 4, art. 20, c. 1, c. 2, art. 21, c. 2,art. 29, c. 4 del Codice dei beni culturali e del paesaggio)

14 Ancora sulla vigilanza degli archivi Gli interventi sui beni culturali sono subordinati secondo il Codice dei beni culturali e del paesaggio –Capo III sezione I- Misure di protezione allautorizzazione della Soprintendenza competente, allart. 21. Tale delega è prevista con Decreto del Direttore Generale per gli Archivi del 23 dicembre 2004.

15 Ancora sulla vigilanza degli archivi Sono subordinati allautorizzazione ai sensi dellart. 21 del Codice dei beni culturali e del paesaggio i seguenti interventi: Autorizzazione (Ex nulla osta) allo scarto di documentazione considerata superflua e di inutile conservazione Autorizzazione preventiva al trasferimento ed allesposizione temporanea di documenti in occasione di mostre e manifestazioni culturali in Italia e allestero. Autorizzazione e collaudo degli interventi di restauro su beni culturali archivistici Autorizzazione allo spostamento di sede dellarchivio cosiddetto di deposito o storico norma di legge, con conseguente rilascio didoneità dei locali che vengono utilizzati come archivi di deposito

16 Modello Italiano darchivio, la normativa: la gestione documentale è una risorsa strategica per lEnte Regio Decreto n. 35/1900 il quale già prevedeva la protocollazione dellatto principale, la segnatura archivistica la costituzione e la gestione dei fascicolo e lo smistamento da parte dellufficio di registratura o protocollo, dei documenti agli uffici competenti Regio Decreto n. 35/1900 il quale già prevedeva la protocollazione dellatto principale, la segnatura archivistica la costituzione e la gestione dei fascicolo e lo smistamento da parte dellufficio di registratura o protocollo, dei documenti agli uffici competenti DPR n. 1409/1963 (Ordinamento dellamministrazione Archivistica e ordinamento degli archivi) DPR n. 1409/1963 (Ordinamento dellamministrazione Archivistica e ordinamento degli archivi) DPR 445/2000 Testo Unico della Documentazione Amministrativa DPR 445/2000 Testo Unico della Documentazione Amministrativa D.l.gvo n. 42/2005 Codice Beni Culturali e del Paesaggio D.l.gvo n. 42/2005 Codice Beni Culturali e del Paesaggio

17 DPR 445/200 Una legge importante: IL DPR 445/2000 che cosa prevede? Una legge importante: IL DPR 445/2000 che cosa prevede? Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi (art. 61) Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi (art. 61) Disposizione sugli archivi (Artt ) Disposizione sugli archivi (Artt )

18 Una legge importante: IL DPR 445/2000 che cosa prevede? Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. La gestione dellarchivio fin dalla sua nascita (archivio corrente) perché la redazione concatenata dei documenti è una necessità reale La gestione dellarchivio fin dalla sua nascita (archivio corrente) perché la redazione concatenata dei documenti è una necessità reale Essa porta alla emanazione di provvedimenti o atti che mediante pezze giustificative attestino assunzioni di responsabilità e scelte, ovvero conduce alla forrmazione e gestione di documenti attivi alla conservazione di documenti affidabili per la certezza del diritto e per la memoria storica dellistituzione e della società. Essa porta alla emanazione di provvedimenti o atti che mediante pezze giustificative attestino assunzioni di responsabilità e scelte, ovvero conduce alla forrmazione e gestione di documenti attivi alla conservazione di documenti affidabili per la certezza del diritto e per la memoria storica dellistituzione e della società.

19 Una legge importante: IL DPR 445/2000 che cosa prevede? Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Per fare ciò utilizza specifici strumenti di gestione determinati dalla normativa quali: Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti (art. 50 del DPR 445/2000- Attuazione di sistemi) ) con la creazione del cosiddetto protocollo informatico. Per fare ciò utilizza specifici strumenti di gestione determinati dalla normativa quali: Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti (art. 50 del DPR 445/2000- Attuazione di sistemi) ) con la creazione del cosiddetto protocollo informatico. Inoltre ciascuna amministrazione individua nel proprio ordinamento, gli uffici da condividere con gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee Inoltre ciascuna amministrazione individua nel proprio ordinamento, gli uffici da condividere con gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee assicura criteri uniformi di classificazioni e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse assicura criteri uniformi di classificazioni e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse Ciascun Ente dovrà preliminarmente individuare le AOO Aree Organizzative Omogenee e mediante atto deliberativo Ciascun Ente dovrà preliminarmente individuare le AOO Aree Organizzative Omogenee e mediante atto deliberativo

20 Il Servizio Archivistico nellEnte Pubblico- Il Manuale di gestione LART. 61 del DPR 445/2000, obbliga ciascuna amministrazione a istituire il servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. La creazione del servizio in sintonia anche con i principi di trasparenza dellazione amministrativa ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241, individua un Responsabile del Servizio, in possesso di idonei requisiti professionali (Archivista) il quale deve:1) predisporre sentiti gli uffici coinvolti e proporre il manuale di gestione approvato e deliberato dallorgano competente. LART. 61 del DPR 445/2000, obbliga ciascuna amministrazione a istituire il servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. La creazione del servizio in sintonia anche con i principi di trasparenza dellazione amministrativa ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241, individua un Responsabile del Servizio, in possesso di idonei requisiti professionali (Archivista) il quale deve:1) predisporre sentiti gli uffici coinvolti e proporre il manuale di gestione approvato e deliberato dallorgano competente. Ma COSA contiene il Manuale di Gestione? Ma COSA contiene il Manuale di Gestione? Nucleo Centrale del Manuale tendenzialmente stabile Nucleo Centrale del Manuale tendenzialmente stabile Allegati sono: lindividuazione formale delle Areee Organizzative Omogenee (negli enti più piccoli o medio grande è quasi sempre una sola), il decreto di nomina del responsabile del Servizio Archivistico che deve essere persona qualificata Allegati sono: lindividuazione formale delle Areee Organizzative Omogenee (negli enti più piccoli o medio grande è quasi sempre una sola), il decreto di nomina del responsabile del Servizio Archivistico che deve essere persona qualificata Lorganigramma dellente (chi fa che cosa) con annesso relativo prontuario di smistamento dei documenti e di assegnazione degli stessi Lorganigramma dellente (chi fa che cosa) con annesso relativo prontuario di smistamento dei documenti e di assegnazione degli stessi Elenco di documenti SOGGETTI E NON SOGGETTIi a protocollazione Elenco di documenti SOGGETTI E NON SOGGETTIi a protocollazione Piano di classificazione anche detto TITOLARIO nel quale i documenti sono FINALMENTE organizzati logicamente poiché LA SOLA REGISTRAZIONE A PROTOCOLLO HA FUNZIONE GIURIDICO-PROBATORIA E GESTIONALE MA NON QUELLA DI CREARE UN SISTEMA AL QUALE DEVE RICONDURSI LA GRAN PARTE DEI DOCUMENTI PRODOTTI PER ORGANIZZARE LA SEDIMENTAZIONE ORDINATA Piano di classificazione anche detto TITOLARIO nel quale i documenti sono FINALMENTE organizzati logicamente poiché LA SOLA REGISTRAZIONE A PROTOCOLLO HA FUNZIONE GIURIDICO-PROBATORIA E GESTIONALE MA NON QUELLA DI CREARE UN SISTEMA AL QUALE DEVE RICONDURSI LA GRAN PARTE DEI DOCUMENTI PRODOTTI PER ORGANIZZARE LA SEDIMENTAZIONE ORDINATA

21 Il Servizio Archivistico nellEnte Pubblico- Il Manuale di gestione Indici sia sistematico che alfabetico del piano di classificazione in modo da renderlo più agevole nella consultazione Indici sia sistematico che alfabetico del piano di classificazione in modo da renderlo più agevole nella consultazione Piano di conservazione il quale indica preventivamente per ogni tipologia di documenti e quindi in stretto legame con il titolario o piano di classificazione se i documenti debbano essere conservati perpetuamente o in caso contrario e dopo quanto tempo possano essere eliminati Piano di conservazione il quale indica preventivamente per ogni tipologia di documenti e quindi in stretto legame con il titolario o piano di classificazione se i documenti debbano essere conservati perpetuamente o in caso contrario e dopo quanto tempo possano essere eliminati Descrizione del software di gestione Descrizione del software di gestione Livelli e modalità di accesso ai documenti Livelli e modalità di accesso ai documenti Regolamenti specifici Regolamenti specifici Modulistica in uso per il servizio archivistico Modulistica in uso per il servizio archivistico

22 Il Piano di Classificazione dei documenti o Titolario di Classificazione Il titolario è concettualmente un sistema precostituito di partizioni astratte, categorie, FISSATE SULLANALISI DELLE FUNZIONI E DELLE ATTIVITA SVOLTE DALLENTE, AL QUALE DEVE ESSERE RICONDOTTA LA MOLTEPLICITA DEI DOCUMENTI PRODOTTI PER ORGANIZZARE UNA SEDIMENTAZIONE ORDINATA E NON UN ASSESTATO DISORDINE. Il titolario è concettualmente un sistema precostituito di partizioni astratte, categorie, FISSATE SULLANALISI DELLE FUNZIONI E DELLE ATTIVITA SVOLTE DALLENTE, AL QUALE DEVE ESSERE RICONDOTTA LA MOLTEPLICITA DEI DOCUMENTI PRODOTTI PER ORGANIZZARE UNA SEDIMENTAZIONE ORDINATA E NON UN ASSESTATO DISORDINE. Il Piano di classificazione o titolario è atto di organizzazione interna e va deliberato dallorgano preposto. Non ha valore retroattivo ovvero è applicabile, come anche il piano di conservazione solo dal momento in cui è adottato e operativo Il Piano di classificazione o titolario è atto di organizzazione interna e va deliberato dallorgano preposto. Non ha valore retroattivo ovvero è applicabile, come anche il piano di conservazione solo dal momento in cui è adottato e operativo È generale ma non generico, deve contenere tutto, prevedere tutto ma deve essere flessibile ai cambiamenti quindi dinamico È generale ma non generico, deve contenere tutto, prevedere tutto ma deve essere flessibile ai cambiamenti quindi dinamico Si sviluppa su più livelli titolo, classe, sottoclasse ma genericamente sono adottati 2 livelli semplicemente titolo e classe Si sviluppa su più livelli titolo, classe, sottoclasse ma genericamente sono adottati 2 livelli semplicemente titolo e classe

23 Il piano di conservazione dei documenti. Lart. 68 del DPR 445/2000 (Disposizioni per la conservazione degli archivi), prevede la dotazione da parte dellente di un piano di conservazione dei documenti, assolutamente correlato al piano di classificazione. Questo strumento deve essere in grado di selezionare i documenti destinati alla conservazione permanente oppure di identificare quelli oggetto di selezione periodica, nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di tutela dei beni culturali Lart. 68 del DPR 445/2000 (Disposizioni per la conservazione degli archivi), prevede la dotazione da parte dellente di un piano di conservazione dei documenti, assolutamente correlato al piano di classificazione. Questo strumento deve essere in grado di selezionare i documenti destinati alla conservazione permanente oppure di identificare quelli oggetto di selezione periodica, nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di tutela dei beni culturali

24 Il piano di conservazione dei documenti. Ma prima di entrare nel dettaglio per quanto riguarda la descrizione del Piano di conservazione dei documenti, anche detto Prontuario di scarto,occorre che facciamo una riflessione sullazione vera e propria inerente lazione di selezione volgarmente detta scarto. Ma prima di entrare nel dettaglio per quanto riguarda la descrizione del Piano di conservazione dei documenti, anche detto Prontuario di scarto,occorre che facciamo una riflessione sullazione vera e propria inerente lazione di selezione volgarmente detta scarto. Su questa delicata operazione intendiamo soffermarci ricordando ancora che la distruzione non autorizzata dei documenti dellarchivio è punita con larresto da sei mesi a un anno e con lammenda da euro 775,00 ad euro ,50 e che anche la cancellazione di documenti elettronici è considerata una forma di scarto (art. 169, c.1 del summenzionato Codice Su questa delicata operazione intendiamo soffermarci ricordando ancora che la distruzione non autorizzata dei documenti dellarchivio è punita con larresto da sei mesi a un anno e con lammenda da euro 775,00 ad euro ,50 e che anche la cancellazione di documenti elettronici è considerata una forma di scarto (art. 169, c.1 del summenzionato Codice

25 LO SCARTO da dove comincio? L'eliminazione di documenti è un intervento che presuppone una decisione consapevole e non arbitraria che va compiuta con la massima cautela L'eliminazione di documenti è un intervento che presuppone una decisione consapevole e non arbitraria che va compiuta con la massima cautela partendo da ciò che si deve conservare per giungere a ciò che si può scartare ovvero avendo come obiettivo finale quello di conservare in modo permanente i documenti necessari a testimoniare l'attività istituzionale dell'Ente Produttore (sotto i vari profili ivi incluso quello storico) e in subordine avendo come scopo quello di risolvere i problemi di ridondanza in modo da poter mettere a disposizione della ricerca interna ed esterna fondi o serie documentarie utilizzabili. partendo da ciò che si deve conservare per giungere a ciò che si può scartare ovvero avendo come obiettivo finale quello di conservare in modo permanente i documenti necessari a testimoniare l'attività istituzionale dell'Ente Produttore (sotto i vari profili ivi incluso quello storico) e in subordine avendo come scopo quello di risolvere i problemi di ridondanza in modo da poter mettere a disposizione della ricerca interna ed esterna fondi o serie documentarie utilizzabili.

26 LO SCARTO da dove comincio? Per questa ragione la dottrina archivistica ha dibattuto a lungo se considerare tale pratica come un: Per questa ragione la dottrina archivistica ha dibattuto a lungo se considerare tale pratica come un: un compromesso fra la necessità teorica e l'impossibilità pratica della conservazione integrale dei documenti d'archivio Elio Lodoliniun compromesso fra la necessità teorica e l'impossibilità pratica della conservazione integrale dei documenti d'archivio Elio Lodolini un paradosso della conservazione Isabella Zanni Rosielloun paradosso della conservazione Isabella Zanni Rosiello una vera necessità Antonio Romiti una vera necessità Antonio Romiti la selezione come elemento qualificante Paola Caruccila selezione come elemento qualificante Paola Carucci male necessario, ma più che di necessità del male sarebbe il caso di parlare di indispensabilità della selezione e di percorrere la strada della sua giustificazione teorica. L'archivistica italiana, infatti continua a considerare, pur tra i vari distinguo e con qualche eccezione, la selezione come un lavoro scientificamente giustificabile, optando per un debole compromesso: non si dovrebbe fare, ma si famale necessario, ma più che di necessità del male sarebbe il caso di parlare di indispensabilità della selezione e di percorrere la strada della sua giustificazione teorica. L'archivistica italiana, infatti continua a considerare, pur tra i vari distinguo e con qualche eccezione, la selezione come un lavoro scientificamente giustificabile, optando per un debole compromesso: non si dovrebbe fare, ma si fa Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria

27 Lo scarto da dove comincio la selezione ? Il momento della valutazione su che cosa e come scartare è dunque fondamentale esso ci porta dall'analisi delle tipologie documentarie alla decisione circa la durata e la destinazione finale dei documenti stabilità in base alla loro funzionalità archivistica (attività di Selezione) Il momento della valutazione su che cosa e come scartare è dunque fondamentale esso ci porta dall'analisi delle tipologie documentarie alla decisione circa la durata e la destinazione finale dei documenti stabilità in base alla loro funzionalità archivistica (attività di Selezione) CI TROVEREMO QUINDI DINNANZI AL BIVIO: CI TROVEREMO QUINDI DINNANZI AL BIVIO: CONSERVAZIONE DISTRUZIONE CONSERVAZIONE DISTRUZIONE Lo scarto è l'effetto della selezione qualora si sia optato per la distruzione dei documenti. Lo scarto è l'effetto della selezione qualora si sia optato per la distruzione dei documenti. Come viene chiamato lo scarto ? Come viene chiamato lo scarto ? Spurgo di documenti Spurgo di documenti Scarto di documenti = azione di effettiva distruzione Scarto di documenti = azione di effettiva distruzione Epurazione di documenti Epurazione di documenti Eliminazione di documenti = processo irreversibile Eliminazione di documenti = processo irreversibile

28 La conservazione illimitata La conservazione illimitata La conservazione illimitata Essa si fonda sullidea che i documenti archivistici sono creati a memoria perpetua di fatti o eventi Essa si fonda sullidea che i documenti archivistici sono creati a memoria perpetua di fatti o eventi da cui risultano o a cui si riferiscono, unidea che trova origine nel diritto Romano. In tale contesto, da cui risultano o a cui si riferiscono, unidea che trova origine nel diritto Romano. In tale contesto, il termine permanente non è usato nel significato di eterno o indefinito, ma è legato ai concetti di il termine permanente non è usato nel significato di eterno o indefinito, ma è legato ai concetti di continuità, o assenza di interruzione, stabilità, o assenza di cambiamento, e durevolezza, o assenza continuità, o assenza di interruzione, stabilità, o assenza di cambiamento, e durevolezza, o assenza di termine prevedibile di termine prevedibile L..Duranti. I documenti archivistici. La gestione dellarchivio da parte dellEnte Produttore 1997 L..Duranti. I documenti archivistici. La gestione dellarchivio da parte dellEnte Produttore 1997 (in bibliografia) (in bibliografia) Tipologia di documentazione a conservazione permanente Tipologia di documentazione a conservazione permanente Documentazione di carattere amministrativo: Documentazione di carattere amministrativo: Delibere, ordinanze, determinazioni, circolari carattere normativo e regolamentare Delibere, ordinanze, determinazioni, circolari carattere normativo e regolamentare Inventari, fascicoli del patrimonio immobiliare e mobiliare attestazione di natura patrimoniale Inventari, fascicoli del patrimonio immobiliare e mobiliare attestazione di natura patrimoniale Bilanci, conti consuntivi, libri mastri, giornali di cassa documenti contabili di sintesi Bilanci, conti consuntivi, libri mastri, giornali di cassa documenti contabili di sintesi Atti di gare, contratti, verbali contrattualistica Atti di gare, contratti, verbali contrattualistica Sentenze e contenzioso documenti giudiziari Sentenze e contenzioso documenti giudiziari Fascicoli del Personale, libri matricola documenti del personale Fascicoli del Personale, libri matricola documenti del personale Atti istituzionali e specifici dellente produttore documentazione caratterizzante Atti istituzionali e specifici dellente produttore documentazione caratterizzante Relazioni, ispezioni, statistiche, materiali di studio e ricerca doc. statistica o riepilogativa Relazioni, ispezioni, statistiche, materiali di studio e ricerca doc. statistica o riepilogativa anche allegati alle delibere e determine anche allegati alle delibere e determine

29 I documenti Vitali Nellottica della documentazione a conservazione perenne una categoria di documenti da tenere in particolare considerazione è quella rappresentata da i cosiddetti documenti vitali ovvero quei documenti che : in caso di disastro sono necessari a ricreare lo stato giuridico e la situazione legale e finanziaria dellente,a garantire i diritti dei dipendenti, clienti, azionisti o cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni. Nellottica della documentazione a conservazione perenne una categoria di documenti da tenere in particolare considerazione è quella rappresentata da i cosiddetti documenti vitali ovvero quei documenti che : in caso di disastro sono necessari a ricreare lo stato giuridico e la situazione legale e finanziaria dellente,a garantire i diritti dei dipendenti, clienti, azionisti o cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni. Per disastro sintendono sia le calamità naturali che gli interventi come le guerre provocati dagli essere umani. Ed è per questo che sarebbe importante avere un Disaster Plan. Per disastro sintendono sia le calamità naturali che gli interventi come le guerre provocati dagli essere umani. Ed è per questo che sarebbe importante avere un Disaster Plan. Definizioni di Luciana Duranti in I documenti archivistici. La gestione dell'Archivio da parte dellEnte produttore Definizioni di Luciana Duranti in I documenti archivistici. La gestione dell'Archivio da parte dellEnte produttore 1997.

30 DISASTER PLAN I DOCUMENTI VITALI SONO AD ESEMPIO : I DOCUMENTI VITALI SONO AD ESEMPIO : Atti Istitutivi dellEnte,Registri di azionisti, libri mastri, rapporti tecnici, atti deliberativi, inventari dei beni. Nel stendere un piano di conservazione occorre tenere presente che solo il 10% dei documenti è da considerarsi vitale. Tre i modi di protezione dei documenti vitali: duplicazione con produzione di produzione multipla di documenti, protezione fisica in situ mediante casseforti, camere blindate, sotterranei attrezzati, protezione fisica in luoghi remoti (servizio di outsourcing società specializzate nella gestione e conservazione di archivi e di addetti). Atti Istitutivi dellEnte,Registri di azionisti, libri mastri, rapporti tecnici, atti deliberativi, inventari dei beni. Nel stendere un piano di conservazione occorre tenere presente che solo il 10% dei documenti è da considerarsi vitale. Tre i modi di protezione dei documenti vitali: duplicazione con produzione di produzione multipla di documenti, protezione fisica in situ mediante casseforti, camere blindate, sotterranei attrezzati, protezione fisica in luoghi remoti (servizio di outsourcing società specializzate nella gestione e conservazione di archivi e di addetti).

31 Ancora sui concetti di selezione Analisi della funzione del documento Analisi sul valore del documento Analisi delle funzioni del documento (nell'attività di selezione) Analisi delle funzioni del documento (nell'attività di selezione) Funzione amministrativa = produzione documentaria definita rispetto alle attività istituzionali e rappresentata da Statuti, Deliberazioni, Verbali, Circolari Bilanci, Rapporti, Promemoria Generali Funzione amministrativa = produzione documentaria definita rispetto alle attività istituzionali e rappresentata da Statuti, Deliberazioni, Verbali, Circolari Bilanci, Rapporti, Promemoria Generali Funzione legale = produzione documentaria individuata sulla base dell'ordinamento giuridico e rappresentata da dirittti e obblighi dei singoli interni o esterni all'Ente Produttore come Contratti Titoli ecc Funzione legale = produzione documentaria individuata sulla base dell'ordinamento giuridico e rappresentata da dirittti e obblighi dei singoli interni o esterni all'Ente Produttore come Contratti Titoli ecc Funzione fiscale/contabile = produzione documentaria che testimonia le modalità di utilizzo,distribuzione e controllo delle risorse finanziarie come Fatture, Mandati di pagamento, Mastri, Libri cassa Funzione fiscale/contabile = produzione documentaria che testimonia le modalità di utilizzo,distribuzione e controllo delle risorse finanziarie come Fatture, Mandati di pagamento, Mastri, Libri cassa

32 Ma quali sono i documenti inutili? I documenti inutili Finalmente si arriva allo scarto ovvero alleliminazione dei documenti,previa selezione di quelli ritenuti inutili o superflui ai bisogni ordinari dellamministrazione e non necessari ai fini della ricerca storica. I documenti inutili Finalmente si arriva allo scarto ovvero alleliminazione dei documenti,previa selezione di quelli ritenuti inutili o superflui ai bisogni ordinari dellamministrazione e non necessari ai fini della ricerca storica. I documenti inutili sono potenzialmente rappresentati da: I documenti inutili sono potenzialmente rappresentati da: stampati, modulistica superata, semplici copie degli originali, da documenti nei quali le informazioni importanti siano trasferite in altra documentazione destinata alla conservazione permanente oppure da documenti le cui informazioni fondamentali siano ricavabili da altra documentazione generalmente di carattere riassuntivo. stampati, modulistica superata, semplici copie degli originali, da documenti nei quali le informazioni importanti siano trasferite in altra documentazione destinata alla conservazione permanente oppure da documenti le cui informazioni fondamentali siano ricavabili da altra documentazione generalmente di carattere riassuntivo.

33 Piano di conservazione e Massimario di scarto quale differenza? Gli strumenti della selezione: il piano di conservazione e i massimari di selezione o scarto Gli strumenti della selezione: il piano di conservazione e i massimari di selezione o scarto Come già detto il piano di conservazione è uno strumento debitamente autorizzato dallente sulla base della propria potestà di autoregolamentazione, che stabilisce i tempi di attività, semiattività e inattività dei documenti nonché il destino ultimo dei medesimi. Come già detto il piano di conservazione è uno strumento debitamente autorizzato dallente sulla base della propria potestà di autoregolamentazione, che stabilisce i tempi di attività, semiattività e inattività dei documenti nonché il destino ultimo dei medesimi. Il massimario di selezione o scarto, è invece uno strumento che riproducendo le classi delle categorie, indica poi per ciascuna categoria, quali documenti vadano conservati per sempre e quali invece possano essere destinati alla distruzione dopo un periodo di tempo stimato in Il massimario di selezione o scarto, è invece uno strumento che riproducendo le classi delle categorie, indica poi per ciascuna categoria, quali documenti vadano conservati per sempre e quali invece possano essere destinati alla distruzione dopo un periodo di tempo stimato in 5, 7, 10, 20, 40, o 50 anni. 5, 7, 10, 20, 40, o 50 anni.

34 I Massimari di scarto I massimari di scarto costituiscono dunque elenchi di massima indicativi e non tassativi (tranne che per la documentazione da conservare) di tipologie documentarie da eliminare a scadenze prefissate. I massimari di scarto costituiscono dunque elenchi di massima indicativi e non tassativi (tranne che per la documentazione da conservare) di tipologie documentarie da eliminare a scadenze prefissate. I massimari di scarto hanno iniziato a circolare fin dai primi decenni del novecento e ad essere usati specialmente come linee guida, come binari sui quali, in mancanza di una seria riflessione sul valore e sulla funzione del documento, si potesse camminare per arrivare obbligatoriamente ad una meta, e probabilmente alla sola meta consentita da questo strumento: la distruzione dei documenti per fare spazio a nuova documentazione, in parole povere uno dei modi per contrastare liper produzione documentaria degli ultimi anni accresciuta in modo esasperato grazie anche alle nuove tecnologie (fotocopiatori, computer, stampanti, fax) che hanno reso assai facile la duplicazione dei documenti. Alcuni tipi di massimari poi, in maniera ancor più pragmatica e semplificata, elencano le tipologie di documenti in ordine alfabetico, riportando a lato i tempi oltre i quali i documenti possono essere eliminati (es. ULSS, Schola Salernitana ). I massimari di scarto hanno iniziato a circolare fin dai primi decenni del novecento e ad essere usati specialmente come linee guida, come binari sui quali, in mancanza di una seria riflessione sul valore e sulla funzione del documento, si potesse camminare per arrivare obbligatoriamente ad una meta, e probabilmente alla sola meta consentita da questo strumento: la distruzione dei documenti per fare spazio a nuova documentazione, in parole povere uno dei modi per contrastare liper produzione documentaria degli ultimi anni accresciuta in modo esasperato grazie anche alle nuove tecnologie (fotocopiatori, computer, stampanti, fax) che hanno reso assai facile la duplicazione dei documenti. Alcuni tipi di massimari poi, in maniera ancor più pragmatica e semplificata, elencano le tipologie di documenti in ordine alfabetico, riportando a lato i tempi oltre i quali i documenti possono essere eliminati (es. ULSS, Schola Salernitana ). I problemi principali dati da questi elenchi sono relativi al fatto che talora la medesima tipologia compare con nomi diversi, oppure poiché non continuamente aggiornati, non compare affatto. Infine poiché di fatto non sono associati alla categorie e al titolario di classificazione, è difficile comprenderne la funzione e il contesto dal quale provengono e spesso in questi frangenti si è aiutati solo dal procedere per analogia. I problemi principali dati da questi elenchi sono relativi al fatto che talora la medesima tipologia compare con nomi diversi, oppure poiché non continuamente aggiornati, non compare affatto. Infine poiché di fatto non sono associati alla categorie e al titolario di classificazione, è difficile comprenderne la funzione e il contesto dal quale provengono e spesso in questi frangenti si è aiutati solo dal procedere per analogia.

35 Sostituiamo il massimario di scarto con il Piano di Conservazione!! Altri massimari ancora, sono del tutto incomprensibili perché riportano sigle e numeri (ovvero codici identificativi) che sono riconoscibili solo nellambito dal quale provengono. Il dato comune è che quasi tutti i massimari non sono aggiornati e pertanto devono essere integrati e supportati da un ragionamento analogico con altre tipologie di documenti e con i titolari vigenti nelle amministrazioni di provenienza. Altri massimari ancora, sono del tutto incomprensibili perché riportano sigle e numeri (ovvero codici identificativi) che sono riconoscibili solo nellambito dal quale provengono. Il dato comune è che quasi tutti i massimari non sono aggiornati e pertanto devono essere integrati e supportati da un ragionamento analogico con altre tipologie di documenti e con i titolari vigenti nelle amministrazioni di provenienza. La sostituzione del massimario di scarto con il piano di conservazione potrà sicuramente eliminare gli inconvenienti appena summenzionati. La sostituzione del massimario di scarto con il piano di conservazione potrà sicuramente eliminare gli inconvenienti appena summenzionati. LA CAMPIONATURA per serie molto ingombranti ma di contenuto informativo omogeneo (ad esempio i modelli 740) si possono prevedere tecniche di campionatura. I risultati sono comunque parziali. Parte della dottrina archivistica li considera negativamente in quanto romperebbero il cosiddetto vincolo originario o vincolo archivistico. LA CAMPIONATURA per serie molto ingombranti ma di contenuto informativo omogeneo (ad esempio i modelli 740) si possono prevedere tecniche di campionatura. I risultati sono comunque parziali. Parte della dottrina archivistica li considera negativamente in quanto romperebbero il cosiddetto vincolo originario o vincolo archivistico.

36 Piccola digressione: cosè il vincolo archivistico ? Il cosiddetto vincolo archivistico non è altro che la relazione espressa tra carta e carta, in grado di fornire il funzionamento dellente nelle manifestazioni esterne interne e in grado di assicurare nel tempo la continuità della vita istituzionale amministrativa dello stesso nelle sue azioni fondanti. Uno scarto che non tenga conto del vincolo (definito dalla dottrina archivistica come elemento naturale, originario e anche necessario, nel senso che non può non esserci il legame tra le carte) di fatto crea unazione demolitrice irreparabile, tale da non restituire la memoria del procedimento, dellazione e dellattività svolta. Il cosiddetto vincolo archivistico non è altro che la relazione espressa tra carta e carta, in grado di fornire il funzionamento dellente nelle manifestazioni esterne interne e in grado di assicurare nel tempo la continuità della vita istituzionale amministrativa dello stesso nelle sue azioni fondanti. Uno scarto che non tenga conto del vincolo (definito dalla dottrina archivistica come elemento naturale, originario e anche necessario, nel senso che non può non esserci il legame tra le carte) di fatto crea unazione demolitrice irreparabile, tale da non restituire la memoria del procedimento, dellazione e dellattività svolta.

37 Continuiamo adesso. Che dice la normativa Statale sullattività di scarto? La normativa italiana dopo lunità dItalia ( ) pone laccento sul significato positivo dello scarto, vissuto come liberazione dalle carte inutili. La normativa italiana dopo lunità dItalia ( ) pone laccento sul significato positivo dello scarto, vissuto come liberazione dalle carte inutili. La normativa post-unitaria ( ) allart. 69 del Regolamento del 1911, prevedeva presso le amministrazioni non centrali la presenza di apposite commissioni di scarto nelle quali doveva figurare anche il Direttore dellArchivio di Stato competente territorialmente (1 archivio di Stato per Provincia) ; furono adottati regole e procedure in modo da mettere gli organi superiori in grado di giudicare la proposta di scarto (relazione riassuntiva sulle motivazioni addotte per leliminazione, estremi cronologici delle serie, quantità scartate, elenchi redatti in duplice copia al Ministero allora Ministero. dellInterno). La normativa post-unitaria ( ) allart. 69 del Regolamento del 1911, prevedeva presso le amministrazioni non centrali la presenza di apposite commissioni di scarto nelle quali doveva figurare anche il Direttore dellArchivio di Stato competente territorialmente (1 archivio di Stato per Provincia) ; furono adottati regole e procedure in modo da mettere gli organi superiori in grado di giudicare la proposta di scarto (relazione riassuntiva sulle motivazioni addotte per leliminazione, estremi cronologici delle serie, quantità scartate, elenchi redatti in duplice copia al Ministero allora Ministero. dellInterno). E previsto anche il principio del nullaosta (riconfermato anche dal DPR 1409/1963 e dal Testo Unico n. 490 del 1999 quasi totalmente abrogato )da parte dellautorità archivistica competente ossia il Sovrintendente Archivistico-. E previsto anche il principio del nullaosta (riconfermato anche dal DPR 1409/1963 e dal Testo Unico n. 490 del 1999 quasi totalmente abrogato )da parte dellautorità archivistica competente ossia il Sovrintendente Archivistico-.

38 Lattuale normativa D.LGVO n. 42/2004 Nel Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, quando si parla di autorizzazione allo scarto si utilizza sempre il termine il Ministero. Nella prassi, con Decreto del Direttore Generale della Direzione Generale per gli Archivi, Dipartimento per i Beni Archivistici Librari n del , sono delegate alle Soprintendenze Archivistiche organi periferici del Ministero per i Beni e le Attività Culturali alcune funzioni tra cui: autorizzare gli interventi di cui allart, 21 del D.lgs n. 42 del ovvero anche lautorizzazione allo scarto. Nel Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, quando si parla di autorizzazione allo scarto si utilizza sempre il termine il Ministero. Nella prassi, con Decreto del Direttore Generale della Direzione Generale per gli Archivi, Dipartimento per i Beni Archivistici Librari n del , sono delegate alle Soprintendenze Archivistiche organi periferici del Ministero per i Beni e le Attività Culturali alcune funzioni tra cui: autorizzare gli interventi di cui allart, 21 del D.lgs n. 42 del ovvero anche lautorizzazione allo scarto. E MOLTO IMPORTANTE RICORDARE CHE : E MOLTO IMPORTANTE RICORDARE CHE : la distruzione non autorizzata di documenti è punita con larresto da sei mesi a un anno ed è punita con lammenda. E considerata una forma di scarto illegittima anche la cancellazione di documenti elettronici. Lautorizzazione della Sovrintendenza non sana la illegittimità e di eventuali scarti prematuri di documentazione che pur non essendo destinata alla conservazione permanente, ha una sua temporanea validità giuridica o utilità funzionale ed economica. (art. 169,comma 1, del D.lvo n. 42/2004) la distruzione non autorizzata di documenti è punita con larresto da sei mesi a un anno ed è punita con lammenda. E considerata una forma di scarto illegittima anche la cancellazione di documenti elettronici. Lautorizzazione della Sovrintendenza non sana la illegittimità e di eventuali scarti prematuri di documentazione che pur non essendo destinata alla conservazione permanente, ha una sua temporanea validità giuridica o utilità funzionale ed economica. (art. 169,comma 1, del D.lvo n. 42/2004)

39 La procedura di scarto come si fa? LEnte deve con provvedimento dirigenziale motivato, inviare la richiesta di scarto alla Soprintendenza Archivistica della Regione di appartenenza per la dovuta autorizzazione. (non cè ormai alcun dubbio che la proposta di scarto è atto di gestione amministrativa avente rilevanza esterna e che come tale è di competenza dei Dirigenti) LEnte deve con provvedimento dirigenziale motivato, inviare la richiesta di scarto alla Soprintendenza Archivistica della Regione di appartenenza per la dovuta autorizzazione. (non cè ormai alcun dubbio che la proposta di scarto è atto di gestione amministrativa avente rilevanza esterna e che come tale è di competenza dei Dirigenti) La richiesta di autorizzazione allo scarto deve essere formulata ai sensi dellart. 21, comma d, del D.lgvo n. 42/2004. In allegato deve essere inviata la proposta di scarto in triplice copia. La richiesta di autorizzazione allo scarto deve essere formulata ai sensi dellart. 21, comma d, del D.lgvo n. 42/2004. In allegato deve essere inviata la proposta di scarto in triplice copia. La proposta di scarto è costituita da una tabella contenente: La proposta di scarto è costituita da una tabella contenente: 1) tipologia degli atti che sintendono eliminare con annessa la classificazione di riferimento o il titolario di riferimento 1) tipologia degli atti che sintendono eliminare con annessa la classificazione di riferimento o il titolario di riferimento 2) estremi cronologici degli atti es ) estremi cronologici degli atti es ) peso espresso in Kg o metri lineari o numero di buste o faldoni 3) peso espresso in Kg o metri lineari o numero di buste o faldoni 4) motivazione dello scarto e riferimento ai decorsi tempi di conservazione in relazione al massimario di scarto o al piano di conservazione adottato 4) motivazione dello scarto e riferimento ai decorsi tempi di conservazione in relazione al massimario di scarto o al piano di conservazione adottato

40 La procedura di scarto come si fa? Se dopo unattenta valutazione nulla osta al procedere della pratica, la richiesta viene inviata dalla Soprintendenza Archivisticaal Ministero dellInterno, Affari Interni e Territoriali, Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistica ai sensi dellart. 4 del DPR 30 dicembre 1975 n. 854 (attribuzioni del Ministero dellInterno in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultabilità) e lassenso è dato ai sensi del Dpr n. 37 del 2001, art 9 applicato per analogia (le proposte di scarto di documenti sottratti alla libera consultabilità ai sensi dellarticolo 8 del decreto legislativo 30 luglio 1999 n. 281 sono inoltrate per i provvedimenti di competenza al Ministero dellInterno il quale si pronuncia al massimo entro 90 giorni. Se dopo unattenta valutazione nulla osta al procedere della pratica, la richiesta viene inviata dalla Soprintendenza Archivisticaal Ministero dellInterno, Affari Interni e Territoriali, Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistica ai sensi dellart. 4 del DPR 30 dicembre 1975 n. 854 (attribuzioni del Ministero dellInterno in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultabilità) e lassenso è dato ai sensi del Dpr n. 37 del 2001, art 9 applicato per analogia (le proposte di scarto di documenti sottratti alla libera consultabilità ai sensi dellarticolo 8 del decreto legislativo 30 luglio 1999 n. 281 sono inoltrate per i provvedimenti di competenza al Ministero dellInterno il quale si pronuncia al massimo entro 90 giorni. Una volta ottenuto lassenso dal Ministero dellInterno,che per conoscenza viene inviato anche allEnte richiedente, il Sovrintendente Archivistico appone lautorizzazione allo scarto e lo invia allEnte. Una volta ottenuto lassenso dal Ministero dellInterno,che per conoscenza viene inviato anche allEnte richiedente, il Sovrintendente Archivistico appone lautorizzazione allo scarto e lo invia allEnte.

41 La Croce Rossa Italiana Non è più obbligatorio richiedere la disponibilità al ritiro della documentazione da scartare. Lobbligo della cessione alla Croce Rossa Italiana degli atti ritenuti inservibili degli uffici statali ha origini lontane. Risale infatti al Regio Decreto n del 10 agosto 1928 ed è stato rinnovato ogni 5 anni ma dal 30 giugno 2006 è abrogato. Perciò lunica norma cui attenersi è quella relativa allart. 8 del DPR n. 37 del 2001 la quale si limita a disporre che le modalità di cessione degli atti di archivio di cui è stato autorizzato lo scarto, debbano essere stabilite da ciascuna amministrazione, anche attraverso organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa Italiana Lobbligo della cessione alla Croce Rossa Italiana degli atti ritenuti inservibili degli uffici statali ha origini lontane. Risale infatti al Regio Decreto n del 10 agosto 1928 ed è stato rinnovato ogni 5 anni ma dal 30 giugno 2006 è abrogato. Perciò lunica norma cui attenersi è quella relativa allart. 8 del DPR n. 37 del 2001 la quale si limita a disporre che le modalità di cessione degli atti di archivio di cui è stato autorizzato lo scarto, debbano essere stabilite da ciascuna amministrazione, anche attraverso organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa Italiana

42 ATTO FINALE Una volta ottenuta lautorizzazione allo scarto, dalla Soprintendenza Archivistica lEnte che ha contattato la Croce Rossa Italiana o Ditta Specializzata o Municipalizzata ma anche una Cartiera, (importante è che siano garantite operazioni totalmente distruttive quali incenerimento, triturazione e spappolamento della carta), deve inviare, a conclusione della pratica, un verbale di avvenuta distruzione indicando le quantità distrutte. Una volta ottenuta lautorizzazione allo scarto, dalla Soprintendenza Archivistica lEnte che ha contattato la Croce Rossa Italiana o Ditta Specializzata o Municipalizzata ma anche una Cartiera, (importante è che siano garantite operazioni totalmente distruttive quali incenerimento, triturazione e spappolamento della carta), deve inviare, a conclusione della pratica, un verbale di avvenuta distruzione indicando le quantità distrutte.

43 CONCLUSIONI Le scriviamo insieme, oggi.


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