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La logistica leggera all'interno delle strutture ospedaliere: sistemi centralizzati di gestione Maurizio Massanelli – Manutencoop F.M. S.p.A. 37° Congresso.

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1 La logistica leggera all'interno delle strutture ospedaliere: sistemi centralizzati di gestione Maurizio Massanelli – Manutencoop F.M. S.p.A. 37° Congresso Nazionale ANMDO - Bologna, 9 giugno 2011

2 La logistica allinterno dellospedale Lospedale è un luogo caratterizzato da flussi imponenti di persone, cose e informazioni. applicare i principi della logistica ad uno degli ambiti più delicati della macchina pubblica interpretando le attività di un ospedale come un insieme di processi finalizzati a portare al cittadino utente servizi e prodotti generici o specifici per le sue necessità. OBIETTIVO

3 La logistica allinterno dellospedale: Il modello organizzativo Un primo tema strategico per linnovazione della logistica in ambito sanitario riguarda due dimensioni di scelta inerenti il modello organizzativo da adottare: il livello di accentramento: Alcune strutture sanitarie si stanno muovendo verso modelli logistici fortemente accentrati (ad esempio gruppi di acquisto, Aree Vaste, magazzini centralizzati ecc.) con una serie di vantaggi, quali sfruttamento di economie di scala, di spazio e di specializzazione, migliore integrazione delle attività, maggiore standardizzazione, ottimizzazione della gestione delle scorte, sgravio di lavoro a vantaggio di professionalità cliniche; il grado di esternalizzazione : Tutte le attività del ciclo logistico no core possono essere affidate ad un partner esterno. Le esperienze di esternalizzazione possono riguardare diversi aspetti della logistica, dalla gestione dei magazzini, a quella dei trasporti di beni e persone, alla distribuzione/raccolta interna ai reparti

4 La logistica allinterno dellospedale I flussi logistici allinterno dellospedale sono originati principalmente da: 1. Movimentazione di beni (farmaceutici, economali e igienico sanitari, dispositivi medici, ferri chirurgici, cartelle cliniche (referti esami), vitto, biancheria, rifiuti, materiale biologico ecc. da e per aree interne e da e per esterno) 2. Movimentazione di pazienti non problematici (da e per sala operatoria/reparto di degenza, strutture di diagnostica, presidi esterni, obitorio) Ai quali occorre aggiungere i flussi dovuti ai visitatori Tali movimentazioni sono generate da: 1. Attività sanitarie (core) diagnosi e cura 2. Attività di supporto non sanitarie (no core)

5 Servizi di Ristorazione Ricezione e stoccaggio delle derrate alimentari nel caso di cucina interna Ricezione di pasti preconfezionati nel caso di cucina esterna Trasporto del vitto ai reparti mediante utilizzo di carrelli variamente attrezzati, recupero e lavaggio carrelli sporchi. Distribuzione vitto ai degenti Fornitura ai reparti di generi alimentari extra ATTIVITA NON SANITARIE Il servizio prevede lespletamento delle seguenti attività logistiche:

6 Servizi di lavaggio/noleggio biancheria Il servizio prevede lespletamento delle seguenti attività logistiche: Raccolta e distribuzione di biancheria nei singoli reparti, unità operative, servizi. Gestione dei guardaroba interni alle strutture sanitarie. Forniture e distribuzione di articoli monouso. ATTIVITA NON SANITARIE

7 Servizio sterilizzazione Il servizio prevede lespletamento delle seguenti attività logistiche: Gestione magazzino dispositivi medici sterili personalizzati (corredi tessili e ferri chirurgici). Gestione del trasporto dei dispositivi ai reparti e sale operatorie ATTIVITA NON SANITARIE

8 Trasporto pazienti Il servizio prevede lespletamento delle seguenti attività logistiche: trasporto del paziente per consulenze cliniche, esecuzione di esami specialistici trasporto del paziente per lesecuzione di esami radiologici (radiografie, tac, risonanza magnetica, ecografia ecc.) trasporto intraospedaliero per trasferimento di reparto trasporto da e per sala operatoria di pazienti non problematici trasporto salme ATTIVITA NON SANITARIE

9 Trasporto materiale biologico Il servizio prevede lespletamento delle seguenti attività logistiche: Movimentazione di prodotti biologici: materiali biologici finiti ad uso umano, compresi sieri e vaccini, prodotti secondo requisiti sanciti dalla normativa vigente e trasportati dietro approvazione o permesso dellAutorità Sanitaria; Movimentazione di campioni diagnostici: comprendono tutti i materiali di origine umana, inclusi escreti, sangue e suoi componenti, tessuti e fluidi tissutali, raccolti a scopo diagnostico. Movimentazione di sostanze infettive: sono i materiali contenenti microorganismi vivi quali batteri, virus, rickettsie, parassiti, funghi o tossine da essi prodotti,noti o ritenuti causa probabile di malattia infettiva nelluomo o negli animali. ATTIVITA NON SANITARIE

10 Trasporto farmaci/dispositivi medici/materiale economale/referti ATTIVITA NON SANITARIE Il servizio prevede lespletamento delle seguenti attività logistiche: trasporto e consegna farmaci dalla farmacia dellospedale ai reparti Trasporto e consegna farmaci da magazzini esterni a farmacie ospedaliere e reparti Trasporto e consegna dispositivi medici e ausili trasporto e consegna materiale economale Movimentazione e gestione cartelle cliniche, referti, lastre ecc.

11 Trasporto rifiuti RSU/Speciali Il servizio prevede lespletamento delle seguenti attività logistiche: ATTIVITA NON SANITARIE Movimentazione di rifiuti sanitari pericolosi a rischio infettivo, codificati come CER ; Movimentazione di rifiuti pericolosi a rischio infettivo provenienti da attività di ricerca medica e veterinaria o dei canili della Azienda USL, codificati come CER ; Movimentazione di tutte le altre tipologie di rifiuto a rischio infettivo; Movimentazione dei rifiuti assimilabili a rifiuti solidi urbani.

12 MOLTO FREQUENTEMENTE OGNI FLUSSO E ORGANIZZATO IN MODO AUTONOMO Criticità della logistica allinterno dellospedale

13 Allinterno di un reparto la molteplicità di flussi di tipo non sanitario interagisce in modo pesante sulla attività sanitaria di diagnosi e cura dei pazienti durante tutto larco della giornata. Questi flussi sono legati a vincoli di diverso tipo: tipologia e volume dei beni da trasportare e possibilità di trasporto misto; strutturali (presenza di ascensori ad hoc per il trasporto, presenza di impianti automatizzati di trasporto orizzontale, presenza di punti di stoccaggio interni ai reparti, allinterno dellospedale o esterni/centralizzati, utilizzo di carrelli specializzati per alcuni trasporti,) Igienici (divisione dei percorsi e dei carrelli tra sporco e pulito); organizzativi (orari di intervento fissi e difficilmente modificabili). Criticità della logistica allinterno dellospedale

14 In una gestione così complessa come quella relativa allambito ospedaliero, risulta di fondamentale importanza lanalisi e lottimizzazione di questi processi logistici con lobiettivo di: rendere più snella ed efficiente la catena distributiva dei beni movimentati in ambito sanitario, dallapprovvigionamento alla distribuzione, al fine di ottimizzare orari e numero di personale esterno nei reparti; monitorare tipologia e quantità di beni movimentati/consegnati per minimizzare giacenze e scaduti/resi; identificare le aree di miglioramento strutturale e qualitativo presenti nella gestione della logistica delle strutture sanitarie minimizzare i possibili errori a livello operativo delle attività non sanitarie e contribuire alla diminuzione dei possibili errori in ambito clinico come ad esempio errori di trascrizione, consegna e somministrazione; garantire la completa tracciabilità lungo tutto il percorso di fornitura dei servizi, e con essa definire una catena delle responsabilità che possa aiutare a rendere più chiare situazioni a volte anche di natura legale. La logistica allinterno dellospedale: obiettivi

15 Analisi delle efficienze ottenibili 1/2 Ottimizzare ed integrare i flussi logistici significa intervenire in modo coerente e coordinato sul modello organizzativo e sui processi operativi, in particolare le attività da svolgere sono: 1. ASCOLTO ORGANIZZATIVO: ascolto degli operatori, individuazione ed analisi delle esigenze degli operatori sanitari in funzione delle specificità di ciascun reparto e della tipologia di paziente trattato; 2. FLUSSI : analisi e costruzione di una matrice dei flussi, rimodulazione degli stessi in funzione delle richieste dei reparti e della verifica della integrabilità/sovrapponibilità degli stessi; 3. ORARI : ridisegno degli orari di consegna in funzione della sovrapponibilità/integrabilità dei flussi – simulazioni delleffetto sui reparti 4. REPARTO ; analisi dellottimizzazione del lay-out interno del reparto con lindividuazione dei punti di consegna migliori e dei percorsi ottimali per i flussi sporco - pulito

16 Analisi delle efficienze ottenibili 2/2 5. PERSONALE: analisi ed ottimizzazione del personale addetto alle movimentazioni con la definizione di squadre logistiche multiskill in grado di movimentare beni anche di tipo diverso ma contigui per metodologia di movimentazione - ad esempio farmaci e strumentario chirurgico sterile, kit sterili per sala operatoria in ambito di percorsi puliti oppure biancheria sporca, rifiuti, carrelli vitto con avanzi dei pasti per i percorsi sporchi ; 6. MAGAZZINO: analisi del magazzino, delle giacenze degli indici di rotazione dei prodotto, della eventuale centralizzazione e definizione di un modello di trasporto più adeguato alle esigenze dei reparti; 7. SERVIZIO: individuazione di specifici KPI finalizzati alla valutazione delle performance prestazionali strutturati in un sistema di controllo a diversi livelli gerarchici in grado di fornire sia valutazioni globali rispetto agli obiettivi del servizio, sia la disamina analitica della singola attività logistica.

17 Ottimizzazione dei flussi logistici in ambito sanitario pulitosporco Vitto Materiale Biologico Rifiuti Pulizie Biancheria

18 I sistemi informativi di supporto: La creazione di una Centrale di governo e coordinamento dei trasporti che deve contare, oltre che sulle responsabilità attribuite in modo chiaro e preciso alle varie figure coinvolte, proprio su un sistema informativo quale collettore unico e primario di tutti i flussi di informazioni, procedure e regole che caratterizzano lerogazione dei servizi, ottimizzando il rapporto tra ricchezza di informazione e contrazione del tempo necessario per prendere decisioni e fronteggiare necessità e imprevisti. Caratteristiche fondamentali del sistema informativo sono: massima integrabilità con tutti i sistemi si rendano necessari per un corretto espletamento delle attività. Lintegrazione infatti permette di trasferire le informazioni fra un processo e laltro in modo efficiente, permettendo al processo successivo di prendere il controllo della situazione senza aggravi alle attività degli operatori; piattaforma di accesso unica, comune per tutti i servizi che, indipendentemente dal motore di elaborazione dei dati (applicativi specifici per le diverse tipologie di informazioni da gestire), sia in grado di garantire lunivocità di accesso alle informazioni, siano esse provenienti dallespletamento delle attività di movimentazione, che dal sistema di tracciabilità dei trasporti, da sistemi di gestione di magazzino ecc. sistema geograficamente distribuito in ambiente Web in grado di collegare tutti i soggetti coinvolti nella gestione, indipendentemente dalla localizzazione geografica delle loro postazioni e dal ruolo ricoperto nella gestione dei servizi.. monitoraggio dellandamento dei processi con il massimo grado di usabilità ed immediatezza.

19 La logistica allinterno dellospedale: sistemi informativi

20 La logistica allinterno dellospedale: sistemi di tracciabilità Lutilizzo e lintegrazione delle componenti tecnologiche (bar code, RFID, dispositivi di localizzazione satellitare, ecc.) permette una efficiente tracciabilità (interna ed esterna) e consente di semplificare le operazioni di lettura, archiviazione e trasferimento dei dati garantendo: tracciabilità completa del servizio; controllo specifico ed in continuo delle attività; sicurezza e trasparenza dei dati; garanzia di rispetto della pianificazione; possibilità di assorbire senza scompensi eventuali attività non programmate. La tracciabilità deve essere intesa come lo strumento necessario per una efficiente e sicura gestione dei beni. Sapere in ogni momento che cosa, dove e chi, significa avere il controllo puntuale ed immediato dei beni da trattare. Avere un controllo immediato dei beni significa sicurezza. Avere un controllo puntuale dei beni significa efficienza ed efficienza significa gestione attenta dei costi.

21 Attraverso analisi finalizzate alla individuazione delle opportunità di razionalizzazione di percorsi, mezzi, orari e personale è possibile diminuire limpatto delle attività non prettamente sanitarie sulloperatore sanitario e sul paziente. Lapplicazione di un modello organizzativo trasversale e laffidamento ad un operatore unico rende possibili ed applicabili: razionalizzazione dei flussi logistici da e per i reparti ; unica regia della logistica che gestisce tutte le movimentazioni in maniera sinergica; matching delle esigenze del fruitore con le competenze del fornitore ; riduzione delle ore lavorate e/o aumento delle attività potenzialmente eseguibili a parità di ore lavorate da parte del fornitore; riduzione disagio per i reparti (meno persone che si muovono allinterno del reparto); supporto alla riduzione del rischio clinico nel caso di trasporto farmaci e materiale biologico; riduzione del tempo del personale sanitario dedicato a ricezione e movimentazione beni riduzione della spesa per lAzienda Sanitaria. La logistica allinterno dellospedale: le sinergie

22 Ogni struttura sanitaria/ospedaliera è caratterizzata da: scelte organizzative consolidate nel tempo; budget che tende a diminuire di anno in anno; livelli di criticità variabili a seconda della tipologia di paziente da gestire (cronico, in emergenza, ecc.. Per individuare la soluzione ottimale per ogni realtà è necessario realizzare unanalisi sullorganizzazione e sulla infrastruttuttura tecnologica esistenti al fine di individuare le criticità e i punti di forza su cui innestare una proposta in grado di ottenere il miglior risultato in termini di efficienza e rapporto costi/benefici. La logistica allinterno dellospedale: conclusioni

23 I vantaggi derivanti dallintroduzione di modelli, processi e tecnologie nella logistica sanitaria sono riassumibili principalmente in: Riduzione della spesa per beni economali di vario genere; Riduzione dei tempi infermieristici dedicati alla ricezione e stoccaggio di beni economali e farmaceutici; Oltre a: Miglior controllo e monitoraggio dei consumi attraverso la tracciabilità completa del percorso logistico dei beni; Possibilità di calcolo della spesa per singolo paziente ; Ridimensionamento delle scorte di reparto ; Maggiore utilizzo di automazione e di strumenti informatici. La logistica allinterno dellospedale: conclusioni

24 Altre informazioni sul sito Grazie per lattenzione


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