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Microsoft Access Microsoft Access è un DBMS integrato che consente la gestione di DataBase relazionali ed in particolare permette: La creazione e la modifica.

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Presentazione sul tema: "Microsoft Access Microsoft Access è un DBMS integrato che consente la gestione di DataBase relazionali ed in particolare permette: La creazione e la modifica."— Transcript della presentazione:

1 Microsoft Access Microsoft Access è un DBMS integrato che consente la gestione di DataBase relazionali ed in particolare permette: La creazione e la modifica di Relazioni L’interrogazione di DB (creazione di Query) La creazione di una gradevole interfaccia utente e di modelli per la stampa di risultati (Report) La creazione di procedure personalizzate (Macro e Moduli) scritte in VBA per la gestione e la manipolazione dei DB

2 Aspetto di Microsoft Access
Nome del Database Barre degli strumenti Nome delle tabelle o degli altri oggetti Schede per la visualizzazione delle componenti del DB

3 Barra degli strumenti Database
Nuovo Salva Anteprima di stampa Taglia Incolla Analizza Proprietà Nuovo oggetto Guida Apri Stampa Controllo ort. Copia formato Collegamenti Codice Relazioni

4 Icone nella finestra Database

5 Creazione delle tabelle di un Database
Le relazioni in Access prendono il nome di Tabelle Per creare le tabelle di un database è possibile utilizzare l’Autocomposizione Tabelle L’Autocomposizione però è molto limitativa!! Vedremo quindi ora come creare “manualmente” le Tabelle di un DB

6 Creazione di Tabelle 1/2 Cliccare sulla scheda tabella e scegliere Nuovo. Scegliere poi Visualizzazione Struttura

7 Creazione di Tabelle 2/2 Verrà visualizzata una nuova finestra in cui è necessario seguire la seguente procedura: Digitare un nome di campo (attributo); Specificare un tipo di dati Ripetere i precedenti punti per i campi successivi Salvare la Tabella chiudendo la finestra di Visualizzazione Struttura

8 Scelta dei tipi di campo
I tipi di campo devono essere rappresentativi dei dati che successivamente andranno memorizzati Tra i possibili tipi una menzione particolare la merita il tipo Contatore. E’ un tipo numerico che viene automaticamente incrementato. Adatto per le chiavi primarie di tipo codice.

9 Creazione di Tabelle – Ancora sui campi 1/5
I campi testo possono contenere fino a 255 caratteri Se nella casellina formato specifico un >, tutti i caratteri diventeranno maiuscoli indipendentemente da come li inserisco La maschera di input va generalmente autocomposta. E’ utile qualora si voglia inserire per esempio il CF,o un CAP.

10 Creazione di Tabelle – Ancora sui campi 2/5
Etichetta è una descrizione che sostituisce in nome del campo nella visualizzazione delle maschere E’ possibile specificare poi se l’immissione di un valore è obbligatoria, se è consentita lunghezza zero, ecc… . Se il campo è indicizzato viene definita una chiave secondaria su tale campo. (Non ha effetto sulla possibilità di effettuare ricerche, solo sulla loro efficienza)

11 Creazione di Tabelle – Ancora sui campi 3/5
Il tipo di campo Memo consente di inserire fino a caratteri. Utile per descrizioni lunghe. Le opzioni sono identiche ai campi testo Il campo numerico deve essere utilizzato quando sono raccolti dati utilizzati successivamente in calcoli

12 Creazione di Tabelle – Ancora sui campi 4/5
Per specificare la dimensione di un campo numerico (quanto occupa la sua rappresentazione) è necessario specificare se il numero deve essere a precisione doppia (numeri decimali particolarmente piccoli e con molte cifre dopo la virgola), a precisione singola (meno numeri dopo la virgola, byte (numeri da 0 a 255), Intero (da –32768 a 32767) o Intero lungo (interi più grandi E’ importante non sprecare memoria, è necessario quindi essere parsimoniosi con la dimensione dei campi

13 Creazione di Tabelle – Ancora sui campi 5/5
Il campo data consente di immettere sia date che ore in vari formati Il campo SI/NO è molto utile. E’ consigliabile specificare in questo caso una etichetta e scegliere anche un formato significativo (Sì/No, Vero/Falso, On/Off) I campi oggetto OLE consente di introdurre videoclip, audioclip, ecc…

14 Creazione di chiavi 1/2 E’ necessario specificare la chiave/le chiavi primaria Selezionare, dopo aver specificato tutti i campi, quali di questi devono essere chiave (con le classiche regole di selezione) Selezionare il pulsante caratterizzato dalla chiave sulla Barra degli Strumenti

15 Creazione di chiavi 2/2 Attenzione: una volta definita una chiave primaria ed inseriti dei dati nel database, potrebbe risultare impossibile eliminare la chiave definita e cambiarla assegnando un altro campo Notare quindi l’importanza della fase di progettazione concettuale

16 Visualizzazione foglio dati – 1/2
La prima interazione possibile con le Tabelle (inserimento o modifica di dati) è quella di passare dalla visualizzazione struttura alla visualizzazione Foglio Dati (esiste un apposito pulsante sulla Barra Strumenti) Il passaggio da un tipo di visualizzazione all’altra ci porta dall’intensione all’estensione della relazione Per modificare i dati è sufficiente agire come in un Foglio di Excel

17 Visualizzazione foglio dati – 2/2

18 Modifica della struttura
Per modificare la definizione di una Tabella è necessario selezionarla dall’elenco e visualizzarla in modalità Struttura E’ possibile aggiungere, eliminare o modificare i campi Attenzione, la modifica della struttura può causare la perdita dei dati

19 Campi indicizzati 1/2 Le ricerche tramite query possono essere velocizzate indicando ad Access di indicizzare alcuni campi Se durante la creazione di una tabella sappiamo già che alcuni campi non chiave saranno oggetto di ricerche è conveniente indicizzare il campo

20 Campi indicizzati 2/2 Per indicizzare un campo seguire la seguente procedura: Selezionare il campo Cliccare nella Barra degli strumenti sul pulsante indice L’effetto della trasformazione non immediato ne’ visibile, è solo una questione di efficienza

21 Specifica delle corrispondenze tra relazioni 1/3
Dalla finestra di visualizzazione del DB scegliere Strumenti + Relazioni Aggiungere tutte le Tabelle create attraverso l’apposito tasto. Tutte le tabelle appaiono in uno schema in cui sono visibili, per ognuna, i campi Trascinare la chiave straniera di ogni tabella sulla chiave primaria della tabella associata

22 Specifica delle corrispondenze tra relazioni 2/3
Apparirà una finestra in cui è specificato il tipo di relazione E’ necessario selezionare il controllo per il vincolo di integrità referenziale e se si desidera che modifiche o eliminazioni abbiano effetto in cascata

23 Specifica delle corrispondenze tra relazioni 3/3
L’identificazione automatica del tipo di relazione non funziona sempre Access sosterrà sempre che si tratti di relazioni uno a molti (o di una relazione non definita) Per modificare una relazione precedentemente inserita è necessario fare doppio click sull’arco di relazione

24 Query Le query sono richieste di ricerche di dati
Access risponde alle query raccogliendo e visualizzando tutti i record che soddisfano i criteri di ricerca definiti Il risultato di una query è a sua volta una tabella, potrà quindi essere utilizzata per specificare ulteriori ricerche

25 Tipi di query Access consente di eseguire i seguenti tipi di query:
Di selezione Con parametri Di comando Tutte le query sono basate sul linguaggio SQL (Standard Query Language) che a sua volta si basa sull’algebra relazionale

26 Standard Query Language
Si pronuncia sequel SQL mette a disposizione una serie di comandi per la manipolazione di tabelle (creazione, modifica, cancellazione) e per il reperimento delle stesse Parleremo in particolare del comando SELECT, predominante nelle query di Access

27 Comando SELECT 1/2 La sintassi del comando SELECT è:
SELECT <attr1>,…,<attrn> FROM <tab1>,…<tabn> [WHERE condizione] L’esecuzione dell’istruzione ha l’effetto di resituire la tabella formata dagli attributi <attr1,…,attrn> del prodotto delle tabelle <tab1,..tabn> che rispettano la condizione espressa in condizione La condizione è facoltativa

28 Comando SELECT 2/2 Le SELECT possono essere annidate
Una SELECT restituisce una tabella, niente mi vieta di eseguire sul risultato un’altra SELECT L’istruzione SELECT esprime in modo semplice e naturale un’espressione dell’algebra relazionale composta con le operazioni di project, restrict e join.

29 Clausola ORDER BY La clausola ORDER BY è utilizzata per ordinare una tabella rispetto ad n attributi ORDER BY <attr1>,…,<attrn>[DESC] La clausola ORDER BY può essere concatenata alla SELECT SELECT … FROM … WHERE … ORDER BY

30 Query di selezione 1/3 Selezionare dalla finestra Database la scheda “Query” Scegliere Nuovo e Visualizzazione Struttura Apparirà la finestra di progettazione della query

31 Query di selezione 2/3 E’ necessario aggiungere tutte le tabelle oggetto della query cliccando due volte sui nomi visualizzati Trascinare i campi che vogliamo visualizzare nel risultato negli appositi spazi Specificare successivamente i criteri di selezione

32 Query di selezione 3/3 Cliccando con il tasto destro del mouse è possibile passare alla visualizzazione foglio dati (si vede così il risultato della query) o visualizzare il programma SQL corrispondente Per capire l’algebra relazionale e l’SQL può essere un utile esercizio visualizzare il sorgente SQL delle query

33 Specifica delle condizioni
Per specificare il criterio di ricerca devo utilizzare l’apposita colonna nella finestra di progettazione Se devo specificare un criterio per il campo X devo scriverlo nella colonna relativa ad X I criteri si specificano utilizzando le regole logiche già viste per Excel

34 Utilizzo dei caratteri jolly
Nei criteri è possibile utilizzare i due caratteri jolly * e ? L’asterisco corrisponde ad un numero qualsiasi di caratteri. Può essere utilizzato alle estremità della stringa di ricerca Il punto interrogativo corrisponde a qualsiasi carattere alfabetico singolo. Può essere utilizzato in più punti diversi della stessa stringa

35 Query con parametri Le query con parametri si creano nello stesso modo delle query di selezione, l’unica differenza è nella specificazione del criterio Se si vuol fare inserire da tastiera il dato da ricercare, va specificato come criterio, tra parentesi quadre, il testo della finestra in cui l’utente dovrà inserire il dato da ricercare

36 Query con parametri Se si vuol fare una ricerca su una anagrafica clienti in base al congome sarà sufficiente, dopo aver scelto i campi da visualizzare nella query, specificare come criterio per il cognome: [Immettere il cognome del cliente] In questo caso non funzionano i caratteri jolly

37 Caselle combinate 1/4 Le caselle combinate sono utili durante l’inserimento dei dati da parte degli utenti, perché mostrano quali sono i possibili valori da inserire per il campo. In particolare sono utili per agevolare l’utente a non violare i vincoli di integrità referenziale Generalmente per ogni chiave straniera si definisce una casella combinata

38 Caselle Combinate 2/4 Per riempire l’elenco della casella combinata è necessario creare una query, che però non apparirà nel database bensì nelle proprietà del campo chiave straniera Quindi per creare una casella combinata per l’inserimento dati aprire la tabella in vis. Struttura e selezionare il campo chiave straniera

39 Caselle combinate 3/4 Cliccare sulla scheda Ricerca e scegliere Casella combinata in visualizza controllo Posizionarsi poi su Origine Riga e cliccare sul pulsantino … Nella finestra di autocomposizione query aggiungere la tabella che contiene la chiave associata alla chiave straniera ed inserire nella query i campi da visualizzare nell’elenco (incluso il campo chiave)

40 Caselle combinate 4/4 Chiudere la generazione della query e specificare come colonna associata il numero di colonna in cui appare la chiave primaria nella query Infine scegliere quante colonne si vogliono visualizzare nella casella combinata

41 Maschere Le maschere servono per creare l’interfaccia grafica del proprio database Ci sono vari livelli di utilizzo e di difficoltà legati alle maschere Noi vedremo come creare delle finestre di inserimento dati, delle finestre di consultazione e dei menù

42 Creazione di maschere 1/3
Durante la creazione delle maschere è lecito utilizzare l’Autocomposizione Scegliere dalla finestra DB la scheda Maschere, successivamente cliccare su Nuovo e su Creazione Guidata Maschera

43 Creazione di maschere 2/3
E’ necessario aver precedentemente creato tutte le tabelle in cui vanno inseriti i dati e tutte le query per la ricerca Selezionare la tabella o la query oggetto della maschera ed i campi da visualizzare

44 Creazione di maschere 3/3
Scegliere lo stile ed il layout della maschera e cliccare su FINE Sulla maschera verranno all’occorrenza creati dei tasti per scorrere tra i dati visualizzati

45 Creazione di maschere da Visualizzazione Struttura 1/3
Per modificare l’aspetto delle maschere create con l’autocomposizione è possibile utilizzare l’ormai consueta Visualizzazione Struttura Per modificare l’aspetto di un oggetto cliccare con il tasto dx. del mouse sullo stesso, è possibile modificare colori, ecc…

46 Creazione di maschere da Visualizzazione Struttura 2/3
Per aggiungere oggetti, come pulsanti di comando, immagini, descrizioni mediante etichette, ecc… è possibile utilizzare la Casella degli strumenti Per inserire un pulsante, per esempio, scegliere il simbolo pulsante di comando, disegnarlo sulla maschera, e seguire le istruzioni per associargli una operazione

47 Creazione di maschere da Visualizzazione Struttura 3/3
Per poter utilizzare al meglio le potenzialità delle maschere è molto utile conoscere i rudimenti della programmazione AD EVENTI e di Visual Basic L’idea di base è che è possibile associare ad ogni azione dell’utente sulle maschere (evento) una procedura VB che esegua una serie di operazioni prestabilite

48 Casella Strumenti Etichetta Casella di testo Pulsanti Casella di
Riepilogo Casella combinata Immagine Struttura a schede Pulsante di comando Sottomaschera

49 Report I report sono lo strumento messo a disposizione da Access per realizzare degli stampati contenenti i dati presenti nel database Concettualmente la creazione dei Report è simile alla creazione delle maschere

50 Creazione guidata Report 1/3
Dalla finestra database scegliere la cartella Report e cliccare su Nuovo Scegliere successivamente Creazione Guidata Report La creazione procede specificando quali sono i dati di origine del report (Tabelle o Query) e quali campi vanno visualizzati

51 Creazione guidata Report 2/3
Scelti i dati è possibile definire dei criteri di raggruppamento. Vanno specificati eventuali campi secondo i quali raggruppare i dati Nel nostro esempio videoteche, se si sta realizzando un report contenente i dati dei film potrebbe essere utile raggruppare i dati rispetto al genere film

52 Creazione guidata Report 3/3
Per completare la creazione del Report è necessario specificare: Eventuali criteri di ordinamento dei dati (che altrimenti vengono ordinati rispetto alla chiave primaria) Lo stile di impaginazione del report ed il suo orientamento (orizzontale o verticale)

53 Modifica di Report in Visualizzazione Struttura
Per modificare l’aspetto dei Report creati o per crearne di propri è necessario utilizzare il comando Nuovo + Visualizzazione Struttura Si agisce successivamente utilizzando la già nota Casella degli Strumenti


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