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1 GESTIONE E RENDICONTAZIONE DEL PROGETTO DELLUNIVERSITA DEGLI STUDI DI FIRENZE DI CUI ALLA DGR n. 366/2007 e DD n.3162/2007 P.O.R. TOSCANA 2000-2006 -

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1 1 GESTIONE E RENDICONTAZIONE DEL PROGETTO DELLUNIVERSITA DEGLI STUDI DI FIRENZE DI CUI ALLA DGR n. 366/2007 e DD n.3162/2007 P.O.R. TOSCANA Misura C 3 Università degli Studi di Firenze Dr.ssa Concetta De Vitto ISRI - Istituto di Studi sulle Relazioni Industriali 1. La normativa di riferimento: DGR 569/ Voci di spesa e documentazione a supporto: analisi di casi relativi ai Progetti presentati dalle Facoltà 3. Preparazione e raccolta dei giustificativi di spesa: buone prassi e criticità

2 2 PARTE I Regole generali e principali adempimenti previsti dalla DGR 569/2006

3 3 LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO per interventi a valere sui fondi del POR Toscana Ob DGRT 239/2007 – Approvazione del Complemento di programmazione POR DGRT 366/ Affidamento alle Università della realizzazione di interventi a sostegno della didattica e della ricerca e assegnazione risorse DD 3162/ approvazione progetti di intervento e dello schema di convenzione, impegno di spesa Convenzione e Progetto dellUniversità allegato alla convenzione e relativo PED Eventuali dispositivi di attuazione specifici (Regione) Regolamento 1260/ 99 – Reg. generale sui Fondi strutturali Regolamento 1784/99 - Fondo sociale europeo (FSE) Regolamento 448/ Spese ammissibili ai fondi strutturali DGRT 569/2006 come modificata dalla DGRT 220/2007 – Procedure per la progettazione, gestione e rendicontazione degli interventi formativi ex art. 17 L.R. n° 32/2002

4 4 LA DGR 569/2006 E IL PROGETTO UNICO DI ATENEO disposizioni/regole generali applicabili a tutti i progetti formativi (alcune innovative rispetto alla precedente normativa DGR 870/03) disposizioni specifiche relative a stage non disciplina le borse di studio DGR 569/06 PROGETTO Azione 1: Tirocini formativi curriculariTirocini formativi curriculari Tirocini di orientamento: visite in aziende/enti, partecipazioni a seminari, brevi stageTirocini di orientamento: visite in aziende/enti, partecipazioni a seminari, brevi stage Laboratori didattici e partecipazione a lezioni fuori sede: piccoli stageLaboratori didattici e partecipazione a lezioni fuori sede: piccoli stage Borse di studio per dottorandiBorse di studio per dottorandi Cofinanziamento per la mobilità dei dottorandiCofinanziamento per la mobilità dei dottorandi Spese per la gestione amministrativa e organizzativa Azione 2:

5 5 PROGETTO Nel progetto devono essere chiaramente definiti: Nel progetto devono essere chiaramente definiti: SOGGETTI: soggetto attuatore (SA), ev. soggetto terzo delegato, ev. partner sostenitori, ruoli/attività dei partner SOGGETTI: soggetto attuatore (SA), ev. soggetto terzo delegato, ev. partner sostenitori, ruoli/attività dei partner CONTENUTI DEL PROGETTO: azioni da realizzare, destinatari, obiettivi, durata, le risorse umane e strumentali CONTENUTI DEL PROGETTO: azioni da realizzare, destinatari, obiettivi, durata, le risorse umane e strumentali TIPOLOGIE DI SPESE PREVISTE: costi ammissibili e quantificati (PED) in base alle attività TIPOLOGIE DI SPESE PREVISTE: costi ammissibili e quantificati (PED) in base alle attività

6 6 SOGGETTO ATTUATORE Singolo soggetto, ATI-ATS, Consorzio Progetto di Ateneo: SA singolo (Università) Principali adempimenti del S.A operare a costi reali = rendicontazione puntuale di spese effettivamente sostenute, ammissibili e imputabili al Progetto adottare un sistema contabile-amministrativo che consenta lindividuazione delle spese effettivamente sostenute e imputabili al Progetto tenuta registri obbligatori selezionare i destinatari con modalità trasparenti, pari opportunità di accesso rispettare gli obblighi in materia di informazione e pubblicità (Reg.1159/00) alimentare il SI della Regione con dati finanziari e fisici relativi al Progetto

7 7 SOGGETTI TERZI DELEGATI DIVIETO DI DELEGA : divieto di affidamento a soggetto terzo, diverso da persona fisica, di attività caratteristiche (progettazione, docenza, tutoraggio, coordinamento, direzione e gestione amministrativa) Progetto di Ateneo: non è prevista delega Possibile DEROGA al divieto se ricorrono tutte le condizioni previste DGR 569/06: - prevista nel progetto o successivamente autorizzata - necessità di specifiche competenze non reperibili con incarico a persona fisica - solo per progettazione e docenza ed entro limiti % di costo del progetto (per la progettazione max 50% della categoria B.1.2; docenza max 30% del tot.) - possesso documentato di requisiti scientifici e competenze specialistiche - compenso commisurato a qualità/quantità del servizio (max personale esterno)

8 8 SOGGETTI TERZI FORNITORI DI BENI E SERVIZI DI SUPPORTO DEROGA allobbligo se ricorre 1 dei casi previsti dalla DGR 569/06, es: - acquisti inferiori a 500 (N.B.divieto di frazionamento dellacquisto) - acquisti inferiori a 500 (N.B.divieto di frazionamento dellacquisto) - comprovata limpossibilità di acquisizione (es. beni/servizi soggetti ad esclusiva) Per le attività di supporto ( caratteristiche) si configura acquisto da fornitori specializzati di beni e servizi ausiliari per la realizzazione del progetto (Non è delega) OBBLIGO DI TRE PREVENTIVI di fornitori specializzati scelta di quello economicamente più vantaggioso ( dal più conveniente) Progetto di Ateneo: es. acquisto materiali

9 9 SOGGETTI PARTNER SOSTENITORI - Non attuano alcuna attività formativa/orientativa né altre specifiche attività a cui corrispondano quote del finanziamento assegnato - NO spese da rendicontare sul progetto Presenza facoltativa SOGGETTI OSPITANTI STAGE/TIROCINI Azienda o altro organismo pubblico o privato Convenzione con il SA del progetto (Università) NO spese da rendicontare sul progetto (salvo casi particolari)

10 10 CONTENUTI DEL PROGETTO AZIONI DA REALIZZARE, DESTINATARI, OBIETTIVI, DURATA, RISORSE AZIONI DA REALIZZARE, DESTINATARI, OBIETTIVI, DURATA, RISORSE adeguata descrizione adeguata descrizione coerenza interna: tra attività, risorse umane e strumentali, tipo spese, ecc. coerenza interna: tra attività, risorse umane e strumentali, tipo spese, ecc. coerenza esterna: con la misura POR di finanziamento del Progetto, normativa comunitaria, nazionale, regionale coerenza esterna: con la misura POR di finanziamento del Progetto, normativa comunitaria, nazionale, regionale TIPOLOGIE DI SPESE PREVISTE: costi ammissibili

11 11 PED – PIANO ECONOMICO DI DETTAGLIO esposizione analitica dei costi previsti per la realizzazione del progetto esposizione analitica dei costi previsti per la realizzazione del progetto piano finanziario unico del progetto piano finanziario unico del progetto costruito in parallelo con definizione delle attività / progetto (formulario), tenendo conto degli atti/indirizzi della Regione, delle attività e obiettivi del progetto, delle regole di ammissibilità delle spese costruito in parallelo con definizione delle attività / progetto (formulario), tenendo conto degli atti/indirizzi della Regione, delle attività e obiettivi del progetto, delle regole di ammissibilità delle spese per la sua costruzione occorre che siano stati definiti in modo puntuale i ruoli di ev. partner per la sua costruzione occorre che siano stati definiti in modo puntuale i ruoli di ev. partner rispetto limiti % previsti per macrovoce rispetto limiti % previsti per macrovoce Il PED costituisce la guida finanziaria di tutto il progetto e, al termine, rappresenta il documento principale di riferimento per la rendicontazione

12 12 ARTICOLAZIONE DEL PED – COMPONENTI A ) RICAVI: entrate che si generano durante l attivit à del progetto es. corrispettivi dell eventuale cessione di prodotti realizzati nel corso di esercitazioni svolte presso strutture non produttive B) COSTI DIRETTI E INDIRETTI DI PROGETTO costi diretti: riferibili in maniera esclusiva ad un singolo progetto costi indiretti: inerenza specifica ma non esclusiva al progetto; relativi a pi ù progetti, imputabili al singolo progetto solo in quota parte C) COSTI INDIRETTI DI STRUTTURA (unica voce a preventivo; inerenza generale al progetto; imputati pro quota al progetto)

13 13 ARTICOLAZIONE DEL PED – MACROVOCI DI COSTO B) COSTI DIRETTI E INDIRETTI DI PROGETTO tre livelli di aggregazione dei dati MACROVOCI di costo, ciascuna delle quali è costituita da pi ù categorie CATEGORIE di costo, ciascuna delle quali è costituita da pi ù voci VOCI di costo 4 MACROVOCI B.1PREPARAZIONE B.2REALIZZAZIONE B.3DIFFUSIONE B.4DIREZIONE PROGETTO E VALUTAZIONE

14 14 PED - LIMITI %

15 15 CONVENZIONE – AVVIO PROGETTO Data di sottoscrizione della convenzione tra SA e Regione = DATA DI AVVIO del progetto ECCEZIONI: In casi particolari la Regione può autorizzare lanticipazione della data di avvio delle attività su richiesta del SA Il DD 3162/ 2007 di approvazione del progetto dellUniversità richiama espressamente tale possibilità per gli interventi rivolti ai dottorandi : data di inizio dellanno di istruzione 2007 DATA DI CONCLUSIONE: da progetto; Progetto di Ateneo Le spese per la realizzazione del progetto devono essere riferite al periodo compreso tra la data di avvio e quella di conclusione e sostenute prima della verifica del rendiconto

16 16 1.Convenzione con Regione ANTICIPO = 40% finanziamento 2.RIMBORSI successivi, su richiesta, delle spese quietanzate fino al 90% (compreso lanticipo), a condizione che il SA curi: - corretto inserimento e validazione nel SI regionale, alle scadenze trimestrali, delle spese di cui si richiede il rimborso - alimentazione telematica dati di monitoraggio fisico - invio documentazione di attuazione del progetto alle scadenze 3. SALDO, su richiesta, previa: - consegna da parte del SA del rendiconto finale e verifica dello stesso da parte delle RT - inserimento telematico da parte del SA dei dati fisici /finanziari di chiusura del progetto CONVENZIONE - EROGAZIONE DEL FINANZIAMENTO

17 17 ricerca delle aziende, enti pubblici o privati, disponibili ad accogliere tirocinanti ricerca delle aziende, enti pubblici o privati, disponibili ad accogliere tirocinanti stipula convenzione con il soggetto ospitante contenente almeno: stipula convenzione con il soggetto ospitante contenente almeno: - la tipologia e le modalità dello stage/tirocinio, laboratorio (durata, frequenza, orario) -il nominativo del partecipante/i e le mansioni attribuite - i diritti e gli obblighi delle parti - il nominativo del/i tutor e del/i tutor aziendali individua i tutor responsabili dellelaborazione, svolgimento e verifica finale del lavoro del tirocinante individua i tutor responsabili dellelaborazione, svolgimento e verifica finale del lavoro del tirocinante informa dellinizio la Regione e altri organismi secondo legge X verifiche e ispezioni sulleffettiva e regolare attività informa dellinizio la Regione e altri organismi secondo legge X verifiche e ispezioni sulleffettiva e regolare attività ( competente ufficio INAIL, Ispett.Lavoro) PREPARAZIONE STAGE/TIROCINI Attività prevista nellambito dellAZIONE 1 del Progetto di Ateneo

18 18 massima pubblicizzazione degli interventi massima pubblicizzazione degli interventi loghi obbligatori (avviso, manifesti, ecc.): logo del FSE, del Ministero del Lavoro, della Reg.Toscana (v. sito Internet della Regione) loghi obbligatori (avviso, manifesti, ecc.): logo del FSE, del Ministero del Lavoro, della Reg.Toscana (v. sito Internet della Regione) riferimenti specifici al progetto FSE negli atti rivolti ai destinatari riferimenti specifici al progetto FSE negli atti rivolti ai destinatari SELEZIONE DEI DESTINATARI (1) Le modalità di accesso dei destinatari delle azioni devono garantire: trasparenza, pari opportunità di accesso (Reg. 1159/00) La non corretta pubblicizzazione può determinare il non riconoscimento delle relative spese

19 19 dettagliate informazioni su: dettagliate informazioni su: requisiti minimi di accesso e modalità/criteri di selezione requisiti minimi di accesso e modalità/criteri di selezione numero di destinatari previsti numero di destinatari previsti contenuti e durata dellintervento contenuti e durata dellintervento condizioni per lerogazione delle somme condizioni per lerogazione delle somme termini di scadenza per la presentazione delle domande termini di scadenza per la presentazione delle domande rispetto ev. ulteriori specifiche per la pubblicità date dalla Regione rispetto ev. ulteriori specifiche per la pubblicità date dalla Regione coerenza dei criteri/modalità di selezione con la tipologia di intervento coerenza dei criteri/modalità di selezione con la tipologia di intervento conservare la documentazione relativa al processo di selezione conservare la documentazione relativa al processo di selezione inserire le informazioni sui partecipanti nel SI regionale inserire le informazioni sui partecipanti nel SI regionale SELEZIONE DEI DESTINATARI (2)

20 20 REGISTRI OBBLIGATORI registro di stage registro didattico registro di carico e scarico registro protocollo, registro di beni prodotti (fogli o schede di presenza) Registro didattico e registro di stage (fogli o schede di presenza) - preventivamente vidimato, da tenere nella sede di svolgimento dellattività - distinto per ciascuna azione - completo di tutti gli elementi previsti (rif. Progetto, attività, partecipanti, ecc.) - correttamente compilato e firmato - necessaria per documentare attività docenti e tutor e relativa spesa Registro di carico e scarico se scorte di materiali acquistati in precedenza, non rendicontati su altri progetti, utilizzabili per il progetto se scorte di materiali acquistati in precedenza, non rendicontati su altri progetti, utilizzabili per il progetto annotazione di materiali acquistati/prelevati dalle scorte e distribuiti ai partecipanti e/o utilizzati per esercitazioni collettive annotazione di materiali acquistati/prelevati dalle scorte e distribuiti ai partecipanti e/o utilizzati per esercitazioni collettive consegna di materiali ai partecipanti: schede controfirmate dai partecipanti consegna di materiali ai partecipanti: schede controfirmate dai partecipanti

21 21 ATTIVITA DEL PERSONALE NON DOCENTE obbligo di relazioni / report indicanti, in forma cronologica, le attività svolte - adeguata descrizione delle attività effettivamente svolte, con riferimenti ai tempi di impegno - attività / impegni coerenti con quanto previsto dal progetto - lincarico dato al personale per il progetto - da conservare nella sede del SA e fornire per i controlli - fa parte della documentazione necessaria a corredo della spesa

22 22 VARIAZIONI IN CORSO DI ATTUAZIONE Variazioni subordinate ad autorizzazione Modifiche ai contenuti, alla durata e allarticolazione del progetto approvato possibili a condizione che: non sia stato superato il 70% della durata del progetto (calcolata in gg solari complessivi dalla data di avvio del progetto alla data di conclusione prevista) siano fatti salvi gli elementi caratterizzanti Variazioni per cui è sufficiente la comunicazione

23 23 PRINCIPALI VARIAZIONI OGGETTO DI COMUNICAZIONE numero e nominativi partecipanti (aggiornamento del SI) numero e nominativi partecipanti (aggiornamento del SI) sede di svolgimento attività, a parità di caratteristiche sede di svolgimento attività, a parità di caratteristiche calendario delle attività calendario delle attività nominativi del personale docente e tutor o di altre figure professionali coinvolte a parità di requisiti nominativi del personale docente e tutor o di altre figure professionali coinvolte a parità di requisiti (curricula)

24 24 PRINCIPALI VARIAZIONI SUBORDINATE AD AUTORIZZAZIONE PREVENTIVA DELLA REGIONE durata, articolazione, contenuti progetto purché salvi gli elementi caratterizzanti durata, articolazione, contenuti progetto purché salvi gli elementi caratterizzanti PED: quantificazione di una voce di spesa non prevista nel preventivo approvato PED: quantificazione di una voce di spesa non prevista nel preventivo approvato PED: variazione che comporti uno scostamento dalle % minime previste PED: variazione che comporti uno scostamento dalle % minime previste sede di svolgimento attività, personale docente e tutor o altre figure prof. se cambiano caratteristiche/ requisiti) sede di svolgimento attività, personale docente e tutor o altre figure prof. se cambiano caratteristiche/ requisiti) delega delega

25 25 PRINCIPI GENERALI PER LAMMISSIBILITÀ DELLE SPESE Le spese devono essere: 1. effettivamente sostenute 2. imputabili allo specifico progetto approvato 3. riferibili al periodo di vigenza del finanziamento 4. comprovabili 5. legittime 6. contabilizzate 7. correttamente classificate 8. contenute nei limiti autorizzati

26 26 1. SPESE EFFETTIVAMENTE SOSTENUTE 1. SPESE EFFETTIVAMENTE SOSTENUTE ) pagamenti realmente effettuati (COSTO REALE) corrispondenti a movimentazioni di denaro (mandati emessi e spese quietanzate) deroga: ammortamento (pagamenti la cui evidenza economica non è allineata nel tempo alla movimentazione di denaro) limiti ai pagamenti in contanti: singoli pagamenti inferiori a 500 entro max per ciascun progetto

27 27 previste e coerenti con le attività svolte (se possibile riferimenti al progetto nella documentazione a supporto della spesa) SPESA COMUNE A + PROGETTI: imputata al singolo progetto solo una quota parte del costo, che va estrapolata da documenti contabili di portata più ampia lintero costo che ha costituito la base di calcolo deve essere documentato con giustificativo in originale il metodo utilizzato per determinare la quota di costo imputabile deve essere dettagliatamente esplicitato a rendiconto la normativa regionale fornisce un possibile metodo di calcolo mandato di pagamento riferito a + fatture: indicare nella causale estremi delle fatture/ importi a cui è riferito il pagamento (o quietanza dettagliata con fattura/importo) 2. SPESE IMPUTABILI AL PROGETTO APPROVATO

28 28 AVVIO: Data stipula convenzione Università- Regione eccezioni: -spese di progettazione che possono essere sostenute in data antecedente - spese per attività approvate e avviate, su autorizzazione della Regione, prima della convenzione CONCLUSIONE: eccezioni: - spesa per il personale amministrativo nei 60 gg. successivi al termine dell'attività finanziata = = termine presentazione del rendiconto finale 3. RIFERIBILI AL PERIODO DI VIGENZA DEL FINANZIAMENTO 3. RIFERIBILI AL PERIODO DI VIGENZA DEL FINANZIAMENTO comprese tra la data di avvio e quella di conclusione del progetto, salvo eccezioni

29 29 4. SPESE COMPROVABILI 4. SPESE COMPROVABILI la prova della spesa è data dalla fattura quietanzata o documento probatorio equivalente (reg. 448/04) LA NORMATIVA REGIONALE IMPONE LA PRESENZA DI ULTERIORE DOCUMENTAZIONE PER ASSICURARE LA TRACCIABILITA DELLA SPESA 1. documenti che danno origine a prestazioni o forniture lettera di incarico per personale esterno lettera di incarico per personale esterno ordine di servizio per interno ordine di servizio per interno ordine di fornituraordine di fornitura Tre tipologie di documenti da presentare a rendiconto:

30 30 4. COSTO COMPROVABILE (2) 4. COSTO COMPROVABILE (2) 3. documenti che attestano l'avvenuto pagamento ricevuta di c/c postale ricevuta di c/c postale ricevuta di bonifico bancario o estratto conto ricevuta di bonifico bancario o estratto conto dichiarazione di quietanza in caso di pagamento in contanti dichiarazione di quietanza in caso di pagamento in contanti 2. documenti che descrivono le prestazioni o forniture notula/ parcella con descrizione attività - personale esterno no IVA notula/ parcella con descrizione attività - personale esterno no IVA prospetto paga (cedolino) prospetto paga (cedolino) dichiarazione attività svolta rilasciata da personale interno dichiarazione attività svolta rilasciata da personale interno fattura con descrizione attività svolta o fornitura effettuata rilasciata da personale esterno soggetto IVA o da fornitori fattura con descrizione attività svolta o fornitura effettuata rilasciata da personale esterno soggetto IVA o da fornitori TUTTA LA DOCUMENTAZIONE DEVE: essere conservata in originale contenere il riferimento al progetto approvato essere in regola dal punto di vista fiscale e previdenziale

31 31 5. SPESE LEGITTIME 5. SPESE LEGITTIME conformi alla europea in materia di Fondi strutturali e del Fondo Sociale Europeo, alle altre norme comunitarie e nazionali, alla normativa regionale conformi alla normativa europea in materia di Fondi strutturali e del Fondo Sociale Europeo, alle altre norme comunitarie e nazionali, alla normativa regionale 6. SPESE CONTABILIZZATE 6. SPESE CONTABILIZZATE registrate nella contabilità secondo le disposizioni di legge in materia, nonché alle specifiche prescrizioni in materia impartite dalla Regione imputate nel SI regionale timbrate (documento originale) x imputazione importo totale/quota al progetto rintracciabili (codifica)

32 32 7. SPESE CORRETTAMENTE CLASSIFICATE imputate a rendiconto alla voce di spesa corrispondente (PED) imputate a rendiconto alla voce di spesa corrispondente (PED) imputate a voci di spesa previste nel PED approvato imputate a voci di spesa previste nel PED approvato In caso di classificazione errata, il controllore del rendiconto provvederà 1.alla riclassificazione 2.alla verifica del rispetto delle % previste sul rendiconto riclassificato

33 33 8. SPESE CONTENUTE NEI LIMITI PREVISTI contenuti nei limiti stabiliti (per natura e/o importo) negli atti amministrativi di finanziamento adottati flessibilità del rendiconto rispetto al PED Consentito scostamento del rendiconto finale delle spese rispetto al PED con unico limite: dovrà essere mantenuta non inferiore al 57% (o al minore valore % approvato) la % delle spese della macrovoce B2 Realizzazione e non inferiore al 90% la percentuale della componente B Potranno essere diverse da quelle approvate le % di spesa delle altre macrovoci, nei limiti dellimporto in euro approvato per ciascuna macrovoce di spesa Il controllo del rispetto delle % minime previste è effettuato sulle spese controllate e giudicate ammissibili

34 34 PARTE II Voci di spesa previste dal Progetto Unico di Ateneo Criteri di ammissibilità e documentazione di spesa

35 35 PROGETTO DI ATENEOPED Voci di spesa previste

36 36 PROGETTO DI ATENEO - % SPESE PREVISTE DAL PED Previsti solo costi diretti/indiretti di progetto (B) B2 (realizzazione) > 90%

37 37 COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE PERSONALE INTERNO : rapporto di lavoro dipendente PERSONALE ESTERNO:ogni forma di collaborazione lavoro dipend. Tipologie docenza tutoraggio personale tecnico amministrativo rendicontatore progettazione stage informazione/accoglienza partecipanti selezione partecipanti Voci di spesa PED

38 38 COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE INTERNO (1) 1.Incarico a svolgere attività relative al progetto atto formale dellorgani di Ateneo competente – ordine di servizio controfirmato per accettazione antecedente lattività indicante: progetto di riferimento attività da svolgere, corrispondenti alle funzioni abitualmente espletate e all'esperienza professionale monte ore di impegno costo orario Criteri /condizioni di ammissibilità

39 39 COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE INTERNO (2) Criteri /condizioni di ammissibilità 2. Calcolo del costo da imputare al progetto a)costo del lavoro da calcolare con riferimento alla retribuzione annuale che il dipendente percepisce da contratto retribuzione annuale lorda: stipendio + retribuzioni aggiuntive (13°, 14°…) + retribuzione differita (TFR) + contributi previdenziali e assistenziali + tributi b) costo orario il costo del lavoro annuo (o mensile) il monte ore annuo (o mensile) c) costo imputabile al progetto costo orario X numero ore di attività che il dipendente svolge nellambito del progetto

40 40 COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE INTERNO (2) Criteri /condizioni di ammissibilità 3. Documentazione completa e corretta a dimostrazione della spesa (da produrre per i controlli a rendiconto e in itinere) Gli importi imputati al progetto (prospetto) devono trovare riscontro con impegni da timecard e registri (docente-tutor), registrazioni a libro paga e con i documenti attestanti l'avvenuto versamento dei contributi sociali e fiscali Se personale impegnato in + progetti: ordine di servizio con ore/gg per i singoli progetti ordine di servizio con quantificazione globale di ore/gg di impegno necessario indicare il criterio di ripartizione e prospetto individuale di calcolo

41 41 RETRIBUZIONI PERSONALE INTERNO atto d'incarico completo di tutti gli elementi indicati atto d'incarico completo di tutti gli elementi indicati prospetti di calcolo delle competenze per le prestazioni eseguite timbrato e firmato da chi lo ha elaborato prospetti di calcolo delle competenze per le prestazioni eseguite timbrato e firmato da chi lo ha elaborato busta paga con imputazione al FSE (timbro) per intero o in quota parte, codice progetto, indicazione dellimporto (se quota parte), la voce di costo e il trimestre di riferimento busta paga con imputazione al FSE (timbro) per intero o in quota parte, codice progetto, indicazione dellimporto (se quota parte), la voce di costo e il trimestre di riferimento registro didattico, registro di stage firmati da docente/cod, tutor, studenti registro didattico, registro di stage firmati da docente/cod, tutor, studenti documentazione comprovante il pagamento: mandato di pagamento, quietanza documentazione comprovante il pagamento: mandato di pagamento, quietanza documenti di versamento degli oneri sociali e fiscali: mandato F24, dichiarazione di pagamento cumulativo F24, quietanza documenti di versamento degli oneri sociali e fiscali: mandato F24, dichiarazione di pagamento cumulativo F24, quietanza dichiarazione a firma dell'interessato con gg/ore d'impegno + dichiarazione a firma dell'interessato con gg/ore d'impegno + Timecard Timecard Relazione attività svolte (personale non docente) Relazione attività svolte (personale non docente) documentazione di spesa

42 42 COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE ESTERNO (1) 1.collaborazione prevista nel progetto regolare contratto sottoscritto (lettera dincarico e accettazione), prima dello svolgimento attività: tipo di prestazione prevista in riferimento al progetto obiettivi periodo di svolgimento e durata in ore/giornate compenso complessivo e compenso orario/giorno tempi e modalità del pagamento se contratto a progetto: contenuti (legge) corrispettivo e criteri per la sua determinazione: il compenso previsto deve essere proporzionato a quantità /qualità della prestazione compenso orario/giorno è indicativo (compenso a risultato) Criteri /condizioni di ammissibilità

43 43 COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE ESTERNO (2) 2. attività prevista coerente esperienza e professionalità (curriculum) 3. costo ora/giornata entro massimali previsti dalla DGR 569/06 per tipologie e fasce (al lordo di IRPEF, al netto di IVA, di IRAP e della quota di contributo previdenziale obbligatorio) 4. documentazione completa e corretta a dimostrazione della spesa (da produrre per i controlli (rendiconto e in itinere) Criteri /condizioni di ammissibilità

44 44 COMPENSI PERSONALE ESTERNO contratti di collaborazione o lettere di incarico sottoscritte dalle parti interessate completo di tutti gli elementi indicati curricula vitae sottoscritti: deve essere chiara la professionalità e lesperienza maturata, coerenti con funzione e fascia di costo orario attribuita fatture (persone con posizione IVA) con chiara indicazione dellattività/progetto, imputazione al FSE (timbro) notula/parcella ( per persone esenti o non soggette IVA) con chiara indicazione dellattività/progetto, imputazione al FSE (timbro) ricevute di versamento dell'IRPEF ( ritenuta d'acconto sui compensi) documento comprovante il pagamento (di solito mandato + quietanza) registro didattico firmato da docente/cod. e studenti dichiarazione a firma dell'interessato con gg/ore d'impegno + Timecard Relazione attività svolte (personale non docente) documentazione di spesa

45 45 DOCUMENTAZIONE DI SPESA: ATTIVITÀ DELEGATE Nel caso in cui sia stata autorizzata la delega di attività (in deroga al divieto generale), il SA deve produrre la seguente documentazione: contratto regolarmente stipulato tra beneficiario e soggetto delegato che dovrà riportare il tipo di prestazione, le ore/giornate complessive previste, il compenso complessivo fatture del delegato (differenti tesi nella pratica corrente; esplicitamente previsto dalla DGR 569/2006) documentazione attestante leffettivo pagamento (mandato + quietanza) relazioni sullattività svolta, dichiarazioni di ore/gg di attività svolte, registri didattici (docenza)

46 46 COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEL PERSONALE interno e esterno (1) 1. 1.ammissibili solo per effettive esigenze didattiche ed organizzative del progetto 2. 2.pers. interno: riconoscibili secondo trattamento previsto dal contratto di lavoro (in assenza: trattamento del dipendente pubblico, max dirigente PA) 3. 3.pers. esterno: è opportuno esplicitare criteri di riconoscibilità nellincarico - max dirigente PA 4. 4.non ammissibili per personale non docente, salvo deroghe da motivare a rendiconto 5. 5.periodo/date di utilizzo (mezzi di trasporto, alberghi, ristoranti) risultanti da documentazione corrispondenti a gg di attività sul progetto Criteri /condizioni di ammissibilità

47 47 COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEL PERSONALE interno e esterno (2) VIAGGI ammissibili spese x uso dei mezzi pubblici noleggio se economicità rispetto a mezzo pubblico (es. spostamenti collettivi) non ammIssibili spese di taxi, salvo effettiva necessità, previa autorizzazione SA, o dimostrazione di non potersi avvalere di mezzi pubblici uso mezzi privati: se incompatibilità uso mezzi pubblici con esigenze delle attività motivatamente autorizzate da SA spesa riconoscibile = 1/5 costo medio benzina / Km PASTI: per analogia con disp.allievi: ammissibili se min. 6 ore di attività fuori sede

48 48 COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEL PERSONALE interno e esterno (3) documentazione di spesa abbonamenti e/o biglietti (ricevute se acquisti via elettronica) imputati al progetto con timbro FSE prospetto riepilogativo dei viaggi effettuati con mezzo proprio (percorrenze gg A/R, Km, rimborso spettante) + autorizzazione + ricevuta di quietanza+ giustificativi spese parcheggio ricevute/fatture di ristoranti e fatture di alberghi con l'indicazione nominativa del fruitore e del numero di pasti/pernottamenti, imputati al progetto con timbro FSE documento attestante leffettivo pagamento documentazione che attesta lavvenuto stage/tirocinio/laboratorio per docenti e tutor di stage

49 49 COSTI AMMISSIBILI: PREPARAZIONE STAGES AZIENDALI (1) solo nellambito dell azione 1 del Progetto di Ateneo (tirocini/stage) spese di personale, interno/esterno, impegnato nei contatti preliminari con le aziende/enti (retribuzioni/compensi, ev.costi di viaggio, vitto e alloggio) spese per ev. servizi di agenzia specializzata (tre preventivi) Criteri /condizioni di ammissibilità

50 50 COSTI AMMISSIBILI: PREPARAZIONE STAGES AZIENDALI (2) documentazione che attesta la preparazione giustificativi del costo del personale impegnato nellattività (v. personale) documentazione che attesta lavvenuto stage convenzione tra attuatore e soggetto ospitante registri o fogli di presenza istituiti ad hoc certificazione della struttura ospitante ( inizio e termine stage, durata tot. in ore, elenco ospitati, nominativo del tutor, programma didattico) giustificativi delle spese sostenute e relative quietanza (fatture, biglietti di viaggio, ecc.) documentazione di spesa

51 51 COSTI AMMISSIBILI: INFORMAZIONI E ACCOGLIENZA PARTECIPANTI (1) spese di personale, Interno/esterno, impegnato nellattività di informazione ai destinatari su modalità di partecipazione e percorso formativo spese di personale, Interno/esterno, impegnato in predisposizione ed effettuazione di ev. prove di selezione studenti Criteri /condizioni di ammissibilità documentazione di spesa giustificativi del costo del personale impegnato (v. personale) documentazione del processo di selezione

52 52 COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEI PARTECIPANTI 1. ammissibili per attività di stage/tirocini/laboratori didattici/altre attività formative fuori sede previste dal progetto VIAGGIO mezzi pubblici servizio o noleggio per viaggi collettivi se + conveniente, tre preventivi mezzo proprio del sa se + conveniente mezzo proprio studente, in casi eccezionali motivati, previa autorizzazione del SA viaggio individuale o collettivo per visite guidate di istruzione e nelle sedi di stage VITTO se impegno richiesto > 6 ore /giorno se servizio continuato nel tempo per gruppi di partecipanti, ricorso a convenzioni con i gestori dei servizi (buoni pasto, convenzioni con esercizi di ristorazione) se ricorso a servizi esterni, almeno tre preventivi Inammissibili spese personali ed extra (lavanderia, telefono, frigobar, ecc.) Criteri /condizioni di ammissibilità

53 53 COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEI PARTECIPANTI (2) ALLOGGIO contratto del SA con struttura ricettiva 3 stelle (o superiore se costo = o inferiore), 3 preventivi o locazione o struttura del SA se + conveniente documentazione di spesa viaggi individuali: abbonamenti e/o biglietti (ricevute se acquisti via elettronica) imputati al progetto con timbro FSE viaggi collettivi: - fatture del vettore (data, tragitto) o del noleggiatore, timbro FSE - prospetto riepilogativo tragitto, data, partecipanti - prospetto di calcolo dettagliato del costo servizio effettuato dal SA - dichiarazione effettivo svolgimento del servizio, sottoscritta dai partecipanti

54 54 COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEI PARTECIPANTI (3) ricevute/fatture di ristoranti con l'indicazione nominativa del fruitore e del numero di pasti, imputati al progetto con timbro FSE 3 preventivi, fatture di alberghi con l'indicazione nominativa del fruitore /pernottamenti, timbro FSE convenzione e 3 preventivi, se convenzioni con esercizi di ristorazione o di buoni pasto contratto di locazione, fatture timbro FSE documento attestante leffettivo pagamento

55 55 COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEI PARTECIPANTI (4) STAGE: convenzioni di stage tra SA ed aziende ospitanti registri di stage degli allievi certificazione della struttura ospitante con inizio e termine dello stage, durata complessiva in ore, elenco degli ospitati, tutor, programma VISITE DIDATTICHE/ALTRE ATTIVITÀ FORM.FUORI SEDE: registri o fogli di presenza istituiti ad hoc certificazione struttura c/o visita (data, durata, tema)

56 56 COSTI AMMISSIBILI: MATERIALI (1) quantità e qualità compatibili con lattività prevista (materiale didattico, collettivo e individuale, di consumo materiali per esercitazioni, indumenti protettivi) annotazione consegna ai partecipanti di materiale didattico individuale annotazione su registri di carico e scarico (se scorte) preventivi, salvo eccezioni previste Criteri /condizioni di ammissibilità

57 57 COSTI AMMISSIBILI: MATERIALI (2) registro di carico e scarico, bolle di prelievo dal magazzino e fattura (costo originale) registro di carico e scarico, bolle di prelievo dal magazzino e fattura (costo originale) fatture e buono d'ordine e di consegna, 3 preventivi fatture e buono d'ordine e di consegna, 3 preventivi elenco riepilogativo del materiale utilizzato (quantità, costi unitari e complessivi) elenco riepilogativo del materiale utilizzato (quantità, costi unitari e complessivi) schede individuali di consegna del mat.didattico/indumenti protettivi firmate dai partecipanti schede individuali di consegna del mat.didattico/indumenti protettivi firmate dai partecipanti documentazione attestante leffettivo pagamento documentazione attestante leffettivo pagamento ev. beni prodotti (esercitazioni): registro ev. verbale di distruzione di beni inutilizzabili e/o di scarti, ricevute cessione gratuita o onerosa (ricavi) ev. beni prodotti (esercitazioni): registro ev. verbale di distruzione di beni inutilizzabili e/o di scarti, ricevute cessione gratuita o onerosa (ricavi) documentazione di spesa

58 58 CONTABILIZZAZIONE DELLE ENTRATE Eventuali introiti generati da un progetto (ricavi) devono essere dichiarate a rendiconto detratte dal finanziamento es. a seguito di commercializzazione dei prodotti realizzati nel corso dell'operazione

59 59 TENUTA DELLA DOCUMENTAZIONE La documentazione originale deve essere: tenuta a disposizione della Regione nella sede indicata da SA ordinata e raccolta in fascicoli distinti per voci di costo conservata fino al

60 60 RENDICONTO Termine invio alla Regione: entro 60 gg dalla fine attività scheda PED (stampa da SI) scheda di rendiconto (format su SI, struttura = PED), compilata e sottoscritta, in cui devono essere indicate spese effettivamente sostenute e ev ricavi realizzati elenco dettagliato dei giustificativi suddiviso per voci di spesa copia conforme dei giustificativi di spesa fascicolati per voce di spesa copia conforme del registro didattico e di stage (ev. registro carico e scarico e beni prodotti) copia degli atti relativi alla gestione dei progetti (convenzione, ev. modifiche e autorizzazioni, convenzioni di stage, ecc.) relazione del SA sulle attività svolte e i risultati

61 61 CONTROLLO DEL RENDICONTO (1) 1) 1)ammissibilità della spesa 2) 2)concordanza tra spese e relativi documenti giustificativi 3) 3) 4) 4)ev. presenza di deroghe e/o autorizzazioni concesse in fase di realizzazione 5) 5)assolvimento degli obblighi derivanti dai verbali delle visite in itinere 6) 6)controllo formale sui documenti rispetto alle normative nazionali 7) 7)richiesta di chiarimenti e integrazioni 8) 8)rispetto del PED approvato, ed in particolare delle percentuali minime previste (previa eventuale riclassificazione di spese inserite in voci di spesa non corrispondenti) Fasi del processo di controllo

62 62 CONTROLLO DEL RENDICONTO (2) 9 ) riscontro documentazione di spesa presentata in copia conforme e gli originali in possesso SA 10) relazione con esiti 11) ev. contestazioni e controdeduzioni SA 12) esame delle controdeduzioni da parte della Regione e adozione provvedimento di chiusura: pagamento saldo al SA o restituzione da parte del SA di quote di finanziamento (se finanz.erogato > spese ammesse)

63 63 PARTE III Preparazione e raccolta dei giustificativi di spesa: criticità e buone prassi

64 64 Caso 1 Non corretta classificazione della spesa nella voce di spesa (PED/Rendiconto) - s pesa rendicontata non attinente allattività taglio - spese da riclassificarerischio di ev. sforamenti limiti % predisporre format documenti controllare descrizione della fattura (contenuti, date, intestatario) verificare coerenza con criteri di ammissibilità della singola spesa catalogare e registrare tempestivamente il doc. spesa

65 65 Caso 2 Timbro imputazione FSE mancata apposizione mancata indicazione importo apposizioni di + timbri e correzioni controllare descrizione della fattura o doc. equivalente (contenuti, date, intestatario) elaborare calcolo quota da imputare dopo controllo della completezza e coerenza documentazione a corredo (es.relazioni personale, timecard, registri) predisporre/aggiornare nota riepilogativa delle quote via via imputate a diversi progetti, nel caso di numerosità timbri o correzioni

66 66 Caso 3 Spese di personale: ore di docenza e/o tutoraggio rendicontate superiori alle ore rilevabili dai Registri - ore attività diverse da docenza es. ricevimento studenti controllare corrispondenza tra incarico e attività svolte (registro didattico/stage) verificare che lincarico ai docenti non preveda monte ore cumulato ma espliciti le ore di docenza

67 67 Caso 4 Spese di personale esterno: - mancanza delle ore di impiego e del costo orario sulle lettere dincarico - mancanza di curriculum o curriculum non coerente con la fascia di costo attribuita - mancanza di relazioni su attività svolta e di prospetti delle ore di attività (time card) predisporre format/vademecum per predisposizione incarichi subordinare la sottoscrizione dellincarico a preventiva acquisizione curriculum verificare coerenza e adeguatezza del curriculum subordinare il pagamento di pers. esterno alla presentazione della documentazione

68 68 Caso 5 Spese di viaggio vitto alloggio di personale e allievi: - rimborsi a persone che non hanno svolto attività nel progetto - rimborsi per gg in cui non è stata svolta attività - rimborsi per spese non ammissibili - documentazione giustificativa carente: non chiaro il fruitore del servizio, la data, il progetto predisporre format/vademecum per rimborso spese verificare prima del rimborso spese leffettivo impegno sul progetto


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