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Turismo congressuale e Meeting Industry* 12 Ottobre 2009 Fonti: Marketing degli Eventi, Promoveneto Giancarlo Leporatti, consulente congressuale ECONOMIA.

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1 Turismo congressuale e Meeting Industry* 12 Ottobre 2009 Fonti: Marketing degli Eventi, Promoveneto Giancarlo Leporatti, consulente congressuale ECONOMIA E MARKETING DEL TURISMO (SECS-P/08) (LTPGT) a.a. 2009/2010 Stefan Marchioro

2 Il turismo congressuale Comparto con peculiarità specifiche diverse dagli altri ambiti del turismo a cui viene spesso, erroneamente, assimilato

3 Il turismo congressuale Il turismo congressuale è la tipologia di turismo che genera il maggior indotto economico per la località

4 Meeting Industry Viaggi incentive Congressi < 300 pax Convegni promossi degli enti Congressi associativi Eventi aziendaliConvention

5 Il segmento congressuale: un ruolo strategico per una destinazione unopportunità per il rafforzamento della sua posizione

6 Comparto dotato di professionalità fortemente specializzate Capace di produrre valore allinterno del mondo turistico

7 Dimensioni economiche Il mercato dei convegni genera fatturati considerevoli con importanti trend di crescita a livello internazionale In Italia manca una strategia complessiva che ne faciliti e ne sostenga lo sviluppo Il segmento più importante del settore turistico Per le complesse esigenze della clientela, esso sviluppa occupazione qualificata durante tutto larco dellanno

8 Capacità di spesa È un settore ricco che produce reddito sul territorio sul quale si sviluppa Si valuta che la spesa media giornaliera del congressista valga il doppio o il triplo di quella del turista

9 Stagionalità È unattività che può integrare altri segmenti turistici, contribuendo così a smorzare le punte di bassa stagione e consentendo il pieno utilizzo delle strutture ricettive e dei servizi ad esso collegati, lungo tutto larco dellanno

10 Complementarietà Si integra molto bene con il segmento culturale generando forti economie di scala e determinando la competitività dellarea interessata Contribuisce allo sviluppo dellelemento vacanziero poiché il congressista tende a tornare con la famiglia nella località che ha velocemente visitato per lavoro e apprezzato

11 Valore aggiunto dei servizi La tipologia della domanda richiede la fornitura di servizi qualitativamente elevati Lo sviluppo dellattività congressuale produce la crescita di servizi qualificati: Sviluppo di occupazione specializzata Miglioramento dei servizi anche a favore dei cittadini

12 Visibilità dà immagine e visibilità ad una destinazione ne consente la valorizzazione in quanto territorio e in quanto sistema integrato di offerta Ospitare congressi

13 Opportunità di sviluppo Nonostante la contrazione dovuta alla crisi economica internazionale degli ultimi anni, il settore ha mantenuto trend di crescita costanti, in particolare allestero e si prevede che continuerà a crescere con tassi sostenuti anche nei prossimi anni

14 caratte- ristiche dimensioni livello qualitativo dellofferta messa a sistema di tutte le risorse. collaborazione tra tutti gli operatori del settore direttamente coinvolti nellarea e le istituzioni competenti

15 infrastrutture professionalità specifiche organizzare lofferta in un sistema coordinato in grado di integrare tutte le risorse di un territorio

16 Le dimensioni dei convegni

17 Maggiore concorrenza: 91% degli incontri convegni da 50 a 300 partecipanti 50% dei partecipanti

18 Maggiori fatturati: 0,46% congressi da 1000 a 3000 partecipanti 14,27% dei congressisti

19 Durata degli eventi e produzione

20 La maggioranza dei convegni dura un solo giorno 59,14% eventi di un solo giorno 41,93 % dei partecipanti Oltre i sei giorni 1,20% degli eventi 9,29% dei congressisti

21 In base alla tipologia di evento, con un solo contatto commerciale si possono realizzare risultati economici molto diversi

22 Provenienza dei congressisti

23 I convegni internazionali rappresentano il segmento su cui lItalia ha maggiori opportunità di crescita Registrano una crescita superiore a quella di domanda di convegni italiana La quota di segmento del nostro Paese è molto al di sotto di quella di altri Paesi europei e anche al di sotto delle presenze straniere registrate nel turismo

24 La maggior parte degli eventi si svolge in Europa: Fonte: UIA (Union of International Associations) Svolge in Europa il 57,3% dei congressi internazionali Fonte: ICCA (International Congress and Convention Association) Ha sede in Europa il 61% delle associazioni internazionali Di congressi internazionali, il 58% di queste sceglie destinazioni europee Tra le prime 10 città congressuali, 7 sono europee Tra i primi 10 Paesi, 8 sono europei

25 TREND E CAMBIAMENTI Fonte: -Future Watch, realizzata da MPI (Meeting Professionals International) con il supporto di American Express -Market Share & Industry Report, realizzata da Robert Davidson dellUniversità di Westminster per EIBTM ( fiera congressuale internazionale)

26 Crescita sostenuta nel settore Le associazioni indicano un aumento: del 18% degli eventi promossi del 21% dei budget dell8% della spesa del 19% dei partecipanti Per le aziende si prefigura una crescita generalizzata: +7% i convegni +18% i budget +4% la spesa +27% i partecipanti

27 Percezione del valore strategico degli eventi Gli eventi come strumento strategico per raggiungere gli obiettivi aziendali Il marketing degli eventi come maggior generatore di ROI (Return on Investment)

28 Compressione dei tempi dedicati allorganizzazione degli eventi Necessità di definire standard e procedure di tutto il processo organizzativo Estensione della richiesta anche ai fornitori di servizi Investimenti in formazione e qualificazione

29 Standardizzazione delle procedure e contenimento dei budget Il Procurement: Soggetto incaricato dellacquisto anche di servizi congressuali Il Meeting planner aziendale: Individuazione, selezione e decisione finale rispetto alla scelta dei servizi, pur in collaborazione con lufficio acquisti

30 Utilizzo del ROI (return on investment) Tecnica per misurare lefficacia degli investimenti

31 Utilizzo delle agenzie specializzate Organizzazione degli eventi Intera gestione Integrazione Ufficio Convegni

32 Tendenza a restare più vicino a casa No lunghi viaggi intercontinentali Più tempo alla vita privata Comodità Insicurezza legata ai voli Costi Difficoltà a tenere lo staff fuori ufficio per lunghi periodi

33 Cresce la competizione tra le associazioni Convention Bureau: Fornisce supporto alle associazioni relativamente alle attività di marketing nei confronti dei potenziali partecipanti

34 Pressione sui costi In particolare con riguardo al settore dei viaggi incentive: Viaggi più corti Maggiore spazio al tempo libero Meno partecipanti Più incentive durante il week-end

35 Richiesta di avventura Programmi per viaggi incentive con competizioni molto spinte per le riunioni delle reti di vendita

36 Uso di programmi benessere premio negli incentive momento di relax durante i convegni

37 Diffusione del retreat Una riunione di vertice fuori sede, di solito residenziale, senza agende rigide, in un ambiente informale, per sviluppare un pensiero creativo. Sedi e destinazioni isolate sono le mete preferite

38 Indicazioni significative per migliorare lefficacia nei confronti della domanda congressuale in sintesi: Individuare in ambito europeo la potenziale clientela Sviluppare una conoscenza approfondita della potenziale clientela Investire su lincremento di professionalità e procedure Proporre alle associazioni strumenti per supportarle nella promozione del loro congresso Offrire soluzioni con programmi innovativi per le aziende che includano la competizione e il relax Assicurare rapidità nei tempi di risposta Garantire il miglior rapporto qualità prezzo

39 Esigenza imprescindibile: Garantire la qualità Standardizzazione dei processi di organizzazione dei convegni da parte di aziende e associazioni Fornitura di servizi congressuali certificati da parte delle aziende americane Obbligo nelle gare per lorganizzazione di convegni indetti dalla UE di specificare quali procedure di qualità siano state adottate dallagenzia che si propone come organizzatrice dellevento

40 Anatomia del congressista medio Sceglie per il 38% hotel 4 o 5 stelle Effettua soggiorni medi di 3 o 4 notti Spesa 2 volte superiore a quella di un turista medio

41 Primo semestre 2007 in Italia Oltre eventi 13,7 milioni di congressisti Quasi 19 milioni di giornate di presenza congress. Rispetto al 2006, è aumentata la dimensione media degli eventi ospitati (+9,43%) e si è allungata la permanenza media degli ospiti (+16,67%) (Fonte: Osservatorio Congressuale Italiano)

42 Suddivisione dellindotto 34,01%spese di viaggio 27,70%pernottamenti alberghieri 13,60%ristoranti pubblici esercizi 8,07%ristorazione interna alla sede congress. 3,45%allestim., tecnologie, intratt. e servizi acc. 3,40%aziende commerciali 2,97%attività culturali e ricreative 2,55%alberghi, palacongressi e altri forn. serv. congress. 2,55%trasporto urbano 1,70%servizio di parcheggio, giornali, tabacchi ( Fonte: Osservatorio Congressuale Italiano)

43 Tipologie di Eventi Congressuali Aziendali Sportivi Spettacoli Esposizioni - Mostre

44 Gli Operatori Professionali della Domanda – PCO (Professional Congress Organizer) – MP (Meeting Planner) – Incentive House – Agenzie di Comunicazione – Venue finder – DMC (destination management company)

45 ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA ITALIANE

46 ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA INTERNAZIONALI

47 Ordine gerarchico delle esigenze della domanda Capacità della Sede Ricettività alberghiera Raggiungibilità Appeal della Destinazione Costi

48 Ambito imprenditoriale della domanda Peculiarità specifiche totalmente diverse dagli altri ambiti turistici E il sistema congressuale della località che concorre non le singole strutture Mercato segmentato molto polverizzato Tempi medio lunghi di affermazione (3-5 anni)

49 Assunto preliminare Nel mercato congressuale sono le località che competono non le singole strutture = Laffermazione delle location è conseguente allaffermazione della destinazione

50 Il Prodotto Congressuale Sedi idonee Ricettività alberghiera selezionata Insieme dei servizi necessari allo svolgimento dellevento Elementi di attrattiva Contesto culturale Contesto commerciale Sistema logistico di fruizione dei servizi

51 Senza logistica non cè prodotto congressuale

52 Requisiti essenziali della logistica Dotazioni ricettive adeguate (sedi, hotels) Raggiungibilità Funzionalità logistica Attrattiva

53 Il Centro Congressi Condizione essenziale per competere nel mercato congressuale Volano per leconomia della località Beneficia di una quota minima di indotto (1,7%) Strumento strategico di promozione e commercializzazione

54 Strutturazione dellofferta – Centri congressi – Alberghi – Imprese di servizi: tecnici, allestimenti, catering – Ristoranti – Locali notturni – Negozi e pubblici esercizi in genere – Musei, gallerie darte – Aziende di trasporti (pullman, taxi, etc.) – Tipografie – Artigiani – Studi professionali (grafici, pubblicitari, etc.) – Professionisti free-lance: accompagnatori, interpreti, guide, giornalisti, fotografi

55 Organizzazione del territorio Strumenti Convention Bureau: aggregazione funzionale delle realtà pubbliche e private interessate al congressuale Club di prodotto Aggregazione di un qualificato numero di operatori del territorio in grado di garantire la perfetta organizzazione di un evento internazionale. Requisito essenziale: il riconoscimento istituzionale

56 CONVENTION BUREAUX

57 Convention Bureau Istituzioni Comune, Provincia, APT, Camera di Commercio, etc. Organizzazioni di Categoria Associazioni albergatori, Commercianti, Industriali, etc. Centri Congressi Servizi connessi al congressuale Tecnici, Allestimenti, Catering, Hostess, Trasporti, etc. Operatori della domanda Agenzie, PCO, Meeting planner Operatori Privati del territorio Tipografie, Ristoranti, Negozi, Discoteche, etc

58 Requisiti per loperatività Rappresentare la destinazione Coordinare le risorse del territorio Capacità di selezionare le soluzioni funzionali alle esigenze del cliente Svolgere lattività promozionale Capacità di commercializzazione

59 Struttura giuridica Non è importante la struttura giuridica con cui un CB è costituito anche se in Italia prevalgono le forme consortili, mentre allestero sono più diffusi i CB sviluppati allinterno degli Enti di Promozione Turistica

60 Iter di formazione del prodotto congressuale Volontà politico - imprenditoriale Programma strategico dintervento Individuazione delle nicchie di mercato di interesse Organizzazione dellofferta

61 Caratteristiche del mercato internazionale dei congressi Polverizzazione della domanda Livelli decisionali differenziati Tempi dacquisizione medio lunghi Investimenti promozionali a medio e lungo termine

62 Interventi coordinati Visibilità Fiere, pubblicità, house-organ Promozione diretta Mailing, telemarketing, visiting Ricerca e contatti di clienti prospect Proposte di candidatura

63 Riepilogo Comparto del turismo a maggior redditività Richiede unaggregazione funzionale dei servizi del territorio Mercato polverizzato – estesa visibilità Investimenti promozionali a medio – lungo termine

64 Esempio di fonte di informazione della Meeting Industry Pubblicazioni Meeting e Congressi Incentivare Turismo dAffari Guide annuali (directory) Eventi Travel Trend –Milano e Roma- 5 annuali Full Contact Web Ediman


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