Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 1 PIANIFICAZIONE INFORMATIVA IN ORGANIZZAZIONI COMPLESSE Dr.Giuseppe Mascetti SSPA dicembre 2000.

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1 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 1 PIANIFICAZIONE INFORMATIVA IN ORGANIZZAZIONI COMPLESSE Dr.Giuseppe Mascetti SSPA dicembre 2000

2 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 2 I temi del seminario La pianificazione strategica in generale e con riferimento ai sistemi informativi Sensibilizzazione del management sul proprio ruolo nella pianificazione di sistemi informativi Lazione di indirizzo dellAutorità nella pianificazione informativa della P.A.

3 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 3 Lesigenza di pianificazione Per assicurarsi il successo ogni azienda dovrebbe essere capace di vedere il futuro prima prima dei concorrenti. Per anticipare il futuro è importante saper analizzare linterazione tra i mutamenti intervenuti: nella tecnologia, negli stili di vita, nelle normative, negli assetti demografici e geopolitici. In definitiva occorre saper operare su più dimensioni, anziché su una sola Il valore di una azienda dipende, nel medio termine, dalla sua capacità di innovare e migliorarsi G. Hamel, C.K. Prahalad

4 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 4 La valenza della pianificazione strategica visione integrata delle interrelazioni orizzontali tra le strutture definizione dei traguardi anche attraverso simulazioni orizzonte temporale più ampio di quello del singolo esercizio coordinamento di iniziative e investimenti definizione di tappe di controllo canalizzazione del pensiero strategico delle strutture benchmarking sui principali concorrenti

5 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 5 Il settore bancario: un riferimento per la P.A. Alcune potenziali affinità con la P.A. Il perno dellattività Lutilizzo dellIT Il contesto operativo (a lungo) protetto Il carattere di sistema La radicalità del cambiamento …..e qualche differenza: profit-non profit

6 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 6 Lapproccio solo recente (delle banche) alla pianificazione strategica Ragioni tecniche strutture di tipo verticistico poco orientate alla comunicazione orizzontale inadeguata disponibilità di informazioni archivi clientela di vecchia concezione procedure orientate al prodotto scarsa attenzione al risultato finale./.

7 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 7 Ragioni culturali: rendita di posizione i risultati immediati sembrano pagare di più problemi vissuti in modo settoriale poco tempo per la ricerca siamo latini Lapproccio alla pianificazione strategica./.

8 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 8 Laccelerazione nella pianificazione strategica nelle banche Dalladempimento allinvestimento: le segnalazioni per la vigilanza il paradosso della normativa antiriciclaggio la spallata decisiva: –il nuovo T.U. –esigenza di collocare il momento gestionale in un quadro di lungo periodo –soprattutto, il mercato

9 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 9 Il cambiamento nella banca e nella P.A. nella struttura organizzativa –centrale –periferica di ruolo nei rapporti con clienti/utenti nelle modalità operative nellutilizzo dellIT: da supporto per la gestione a supporto per la direzione –controllo gestione –strategia

10 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 10 Strategie comuni a imprese di servizi >focalizzazione sul core business >economie di scala >economie di diversificazione (produzioni congiunte) >miglioramento del livello di servizio >scelte organizzative basate su logica di: processo di servizio orientamento al risultato >i sistemi informativi come espressione delle strategie

11 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 11 Strategia e sistemi informativi Il settore dellIT: il più sensibile allesigenza di pianificazione La pianificazione nellIT ha valenza strategica ma attenzione al core business La valenza della pianificazione informativa scaturisce da quella dei sistemi informativi Non può ipotizzarsi disgiunta dalla revisione organizzativa

12 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 12 Punti chiave delle scelte strategiche di innovazione tecnologica Tempo di realizzazione Risorse interne focalizzate su poche tecnologie altamente competitive Permeabilità verso il mondo esterno Elevata contribuzione tecnologica alla performance del prodotto Sviluppo tecnologico guidato dal mercato Sistemi informativi idonei a supportare servizi in rete

13 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 13 Il legislatore e i sistemi informativi Le finalità (ex dlgs 39/93): miglioramento servizi trasparenza azione amministrativa potenziamento supporti conoscitivi per le decisioni pubbliche contenimento costi azione amministrativa

14 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 14 Effetti attuativi dei s.i. nella P.A. Avvicinare le decisioni ai bisogni di cittadini e imprese Velocizzare il servizio Rendere trasparente il percorso per erogarlo Favorire cultura del risultato e spirito di servizio Responsabilizzare il decisore pubblico verso il cittadino Fornire servizi in rete in condizioni di sicurezza

15 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 15 Condizioni di efficienza di un sistema informativo Non basta disporre di informazioni Per trasformarle in conoscenza occorre: –validarle –farle interagire con altre –selezionarne la sintesi per la decisione

16 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 16 Requisiti di un sistema informativo Affidabilità delle informazioni di base Capacità di interfacciare molteplici fonti Rapidità di controlli e di risposte Equità e parità di trattamento per tutti gli utenti

17 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 17 Il presupposto attuativo: la modernizzazione della P.A. Realizzazione di una rete di sistemi informativi pubblici per: Porli in grado di dialogare tra loro Permettere laccesso in rete agli operatori privati Superare lo schema: sistema informativo = supporto per la sola Amm.ne proprietaria Consentire a più Amm.ni di interagire tra loro e con gli enti locali avvalendosi di un medesimo sistema informativo

18 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 18 Lattuazione normativa Decentramento e semplificazione rapporti tra Stato e cittadini (leggi Bassanini) Trasformazione dei titoli di spesa in evidenze informatiche Riformulazione del bilancio dello Stato per centri di costo Budget e controllo di gestione Regole tecniche per: –la firma digitale –la formazione e conservazione dei documenti informatici della P.A. –il protocollo informatico –lorganizzazione del telelavoro nelle Amministrazioni –la carta didentità elettronica e le connesse applicazioni elettroniche per lerogazione di servizi

19 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 19 Lattuazione tecnologica di sistema Rete Unitaria della P. A. (RUPA) Principale realizzazione infrastrutturale di sistema Collega: 37 Amministrazioni, oltre 6.000 sedi Copre il 95% degli accessi della P.A.C. Assicura condizioni di elevata sicurezza Consente: –maggiore capacità di trasporto, di interoperabilità, di cooperazione –permette di contattare la P.A. con le medesime modalità di accesso da ogni luogo

20 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 20 Lattuazione tecnologica di sistema RETE G-Net 3Sedi attivate: 52 3Postazioni consegnate: 910 3Utenti attivati: 2700 3Utenti revocati: 440 3Sedi collaudate: 41 3Giornate di formazione erogate: 598 3Persone formate: 1389 Dati quantitativi al 15/11/2000 comprese le richieste con oneri a carico delle amministrazioni

21 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 21 Lattuazione tecnologica nelle amm.ni: servizi in rete Ogni Amministrazione ha almeno un sito Servizi presenti: – di informazione – di comunicazione – transazionali (invio modulistica, pagamento bollo) Il 75% dei siti: almeno una base dati Oltre 60 il numero di basi dati in linea

22 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 22 Corollario della progettazione di un s. i.: lavorare per processi Non è più tempo per le imprese organizzare la loro attività secondo la logica di divisione del lavoro di Adamo Smith. Attività orientate al compito, nel mondo di oggi dominato da clienti, dalla competizione e dal cambiamento, sono ormai obsolete.E tempo che le imprese organizzino il lavoro attorno ai processi Unimpresa che non sappia cambiare il proprio approccio con lIT non è in grado di reingegnerizzare i propri processi. Lapproccio corretto è chiederci come usare la tecnologia per fare cose che attualmente non piacciono? (Hammer § Champy)

23 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 23 Riflessioni sui processi Processi sovente più complessi del necessario: disegnati sul caso più difficile (e raro) non su quelli più semplici e frequenti Vasta applicazione della c.d. legge di malfunzionamento (Pareto): l80% degli sforzi spesi in un processo è provocata solo da un 20% di input./.

24 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 24 Riflessioni sui processi E difficile trovare un responsabile di processo Le persone coinvolte nel processo si preoccupano del loro dipartimento e del loro capo, non dellutente. Semplicità e snellezza nei processi assicura più rapidità operativa (azioni contestuali e consequenziali) meno rifacimento omogeneità gestionale di inputs e outputs maggiore efficacia dei controlli./.

25 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 25 Lesigenza di controlli nella strategia La necessità di un sistema di rendicontazione La programmazione operativa Scollamento tra piano strategico e comportamenti e azioni mina la credibilità della strategia What you measure is what you get: serve il monitoraggio (Kaplan § Norton) Gli scostamenti significativi devono essere accompagnati da analisi convincenti E fondamentale identificare non solo il perché dello scostamento ma il come superarlo

26 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 26 Il ruolo dei controlli nella strategia Valutare i risultati in ottica strategica Promuovere aggiustamenti di strategia Stimolare lapprendimento Chiarire la visione aziendale Costruire consenso su di essa Cominciare ad educare il personale Fissare gli obiettivi individuali Collegare incentivi e performance

27 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 27 I controlli nello specifico della P.A. Domanda interna bassa Domanda esterna alta Lesigenza di adeguamento alla norma prevale su quella gestionale Il rischio gestionale percepito è soprattutto giuridico, non economico La cultura non profit ha sin qui comportato disattenzione per il costo

28 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 28 Il presupposto attuativo dei controlli lassegnazione di precise responsabilità attuative la formalizzazione del piano il presidio dellattuazione

29 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 29 Il controllo di gestione strumento di lettura integrata dei fatti aziendali richiede un metodologo di quella lettura stimola le strutture alloperatività interfunzionale promuove raccordi tra il momento gestionale e quello strategico

30 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 30 Controllo tecnico operativo sempre meno approccio burocratico incentrato su minimizzazione rischio errore non controllare tutto, ma solo quello che realmente serve sviluppare la cultura dellautocontrollo focus su >affidabilità processi decisionali e telematici >livello di servizio erogato

31 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 31 Il rating organizzativo Consiste nella capacità dellamm.ne di assolvere la propria missione E dato dallequilibrio tra rischi e controlli: –se pesano più i rischi: la rete dei controlli interni lascia passare gli avvoltoi e cattura i moscerini (Cassese) –se pesano più i controlli si determina overpressing (maggiori costi, tempi lunghi)./.

32 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 32 Il rating organizzativo./. >Esiste un rating organizzativo a livello di: amministrazione nel suo complesso centro di responsabilità dipartimento divisione reparto progetto processo >E necessario il coordinamento del sistema dei controllo

33 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 33 Gli attori del processo strategico ( in un contesto strutturato) funzione di analisi macroeconomica: indicazioni di scenario e di posizionamento competitivo funzione di pcg: simulazioni (what if) su possibili alternative indicazioni da storia passata (scostamenti) funzioni che concorrono allindividuazione di strategie generali: sviluppo contesto internazionale governo risorse umane governo risorse tecnologiche altre funzioni centrali: indicazioni per lottimizzazione di servizi erogati Quid per la P.A.?

34 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 34 Gli attori del processo strategico ( in un contesto strutturato) Eventuale comitato strategico: condizioni per armonizzazioni politiche di sviluppo Direzione generale: interpreta la missione aziendale CdA: la formalizzazione focalizza meglio Obiettivi aziendali performance dei manager accountability

35 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 35 Il processo strutturato di pianificazione strategica SCENARI E MEGATRENDS CONTROLLO STRATEGICO ORIENTAMENTI STRATEGICI PIANI DI SETTORE SIMULAZIONI PROPOSTE DI PIANO VALUTAZIONI PRELIMINARI VALUTAZIONI DI PIANO REDAZIONE PIANO STRATEGICO CONTRIBUTI REDAZIONE PIANO STRATEGICO VALIDAZIONE PIANO STRATEGICO APPROVAZIONE PIANO STRATEGICO

36 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 36 Il ruolo del R.S.I. Il responsabile per i sistemi informativi: (ex dlgs 39/93) E un dirigente generale o equiparato E responsabile per i risultati conseguiti con le tecnologie informatiche Contribuisce alla definizione del piano triennale Trasmette la relazione sullo stato dellautomazione

37 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 37 PUNTI DATTENZIONE LA COLLOCAZIONE DELLUFFICIO DEL R.S.I. pluralità di soluzioni nellambito di aree a valenza strategica (Giustizia..) alla pari con altre strutture (unità organizzative di 2° livello) (INPS,INAIL…) allinterno di altra struttura operativa è comune lesigenza di trasversalità è diversa lincisività in funzione della collocazione

38 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 38 Il ruolo del management nella strategia La strategia non riguarda solo il vertice, ma attiva un processo a cascata La strategia è un must per ogni dirigente non un optional Occorre dedicare allanalisi strategica tempo e energie Stima: oggi solo il 3% del tempo è dedicato a questo tema nelle organizzazioni

39 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 39 Clausewitz concepire un brillante piano di operazioni è relativamente facile, assai più difficile tradurlo in atti dinanzi agli ostacoli e al logoramento dellazione… il fattore più importante è quello morale ossia la capacità di un gruppo di volere il risultato (la vittoria) e di affrontare i sacrifici necessari a tutti i livelli

40 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 40 Criticità progettuali ricorrenti Difficoltà di coordinamento operativo Instabilità di riferimenti decisionali e organizzativi in numerose Amministrazioni centrali Disomogeneità di informatizzazione tra uffici centrali (74%) e periferici (28%) Raccordo poco coordinato tra P.A.C. e Enti locali./.

41 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 41 Criticità progettuali ricorrenti Difficoltà di riorganizzare il processo di erogazione Basso livello qualità basi dati Sottovalutata valenza fattore umano Resistenze tipiche di ogni cambiamento radicale./.

42 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 42 Le nuove responsabilità delle Amm.ni Centrali Al centro: funzioni di indirizzo e controllo In periferia (Agenzie, Enti locali):funzioni operative e gestionali Competono al centro: –normative, standard, indirizzi –controlli sul loro rispetto –più responsabilità su qualità basi dati

43 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 43 Il rinnovamento culturale nella P.A. presuppone:laccettazione lapprendimento la formazione non basta: occorre il dialogo con la gente linee strategiche e modalità per conseguirle: esigenza di condivisione coinvolgimento del personale sulla diagnosi organizzativa comunicazioni veritiere

44 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 44 Sun Tzu (IV sec. a.c.) Conoscendo gli altri e conoscendo stessi, in cento battaglie non si correranno rischi Non conoscendo gli altri ma conoscendo se stessi una volta si vincerà e una si perderà Non conoscendo né gli altri né se stessi si sarà inevitabilmente in pericolo ad ogni scontro

45 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 45 Lazione di indirizzo dellAutorità Le linee strategiche Il piano triennale per linformatica Il piano e il bilancio di previsione La relazione sullo stato dellautomazione Altri interventi di indirizzo, stimolo e verifica (formazione, pareri, contributo normativo, promozione progettuale)

46 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 46 Gli indirizzi di fondo espressi nelle linee strategiche Realizzazione del SIU lungo due direttrici : l'accrescimento dell'efficienza delle Amministrazioni sfruttando le potenzialità della Rete Unitaria; il miglioramento dei servizi resi all'utente finale (cittadini e imprese).

47 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 47 Le azioni strategiche per il triennio 2001-2003: Tre a continuità dindirizzo: Accrescere l'efficacia realizzativa; Migliorare la qualità dei dati; Delocalizzare la fornitura di servizi.

48 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 48 Le azioni strategiche per il triennio 2001-2003: Due a carattere maggiormente innovativo Intervenire sullorganizzazione: dalle procedure informatizzate al flusso di lavoro informatizzato; Accentuare il confronto con altre realtà dell'Unione Europea.

49 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 49 1 a azione - accrescere l'efficacia realizzativa: la filosofia Piano Triennale non adempimento ma investimento più comunicazione orizzontale nellAmm.ne e tra Amm.ni; più comunicazione orizzontale nellAmm.ne e tra Amm.ni; maggior raccordo investimenti tra Piano e DPEF; maggior raccordo investimenti tra Piano e DPEF; riflessione su stato avanzamento progetti, criticità e prospettive. riflessione su stato avanzamento progetti, criticità e prospettive.

50 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 50 1 a azione - accrescere l'efficacia realizzativa: i presupposti Struttura di "governo" del processo di ammodernamento informatico: Non delegare ai fornitori né strategia né architettura informatica; Vigilare su tempi, costi e livello di qualità dei servizi e/o prodotti acquisiti; Realizzare sistemi duttili, capaci di adattamento senza "traumi".

51 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 51 1 a azione - accrescere l'efficacia realizzativa: la sperimentazione Per due o tre progetti significativi: Identificare le cause di variazione (tempi e costi) rispetto alla previsione iniziale; Stimare (quantificandoli) i benefici ottenibili: tempi; costi; modalità di erogazione; livello complessivo del servizio erogato.

52 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 52 2 a azione - migliorare la qualità dei dati: la filosofia La P.A. deve saper utilizzare le informazioni di cui già dispone sul conto dei soggetti interessati. La condivisione di basi informative tra Amministrazioni centrali e con Enti locali accentua: le responsabilità dell'Amm.ne "proprietaria dei dati; lattenzione alla qualità dei dati.

53 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 53 2 a azione - migliorare la qualità dei dati: le esigenze Correttezza: predefinizione standard informativi, controllo e validazione dati Coerenza e completezza: chiarezza di obiettivo informativo Tempestività di aggiornamento: data ultimo intervento Censimento delle carenze.

54 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 54 2 a azione - migliorare la qualità dei dati: interventi migliorativi e responsabilità Separazione delle responsabilità applicative da quelle delle base di dati; Identificare le responsabilità delle fasi di vita del dato: Contenuto informativo (responsabilità non delegabile); Trattamento (acquisizione, controllo e rilascio); Conservazione (sicurezza accessi).

55 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 55 3 a azione - Delocalizzazione dei servizi: i presupposti Tecnologia; Orientamento allutente finale (dialogo interattivo): Facilità di accesso al servizio; Call Center adeguati; Pubblicizzare i nuovi servizi: – caratteristiche di minor costo e maggiore rapidità; – possibilità agevoli di reclamo.

56 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 56 3 a azione - Delocalizzazione dei servizi: obiettivi Minor costo e maggiore rapidità del servizio: ne dipende lazzeramento dellintermediazione parassitaria; Informazione pubblica delocalizzata e disponibile: è fattore di sviluppo sociale.

57 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 57 4 a azione - Intervenire sullorganizzazione: criticità Non solo rigidità e scarsa informatizzazione, ma anche… informatizzazione orientata al procedimento. Significa: conservazione di adempimenti inutili; mancato conseguimento di reali vantaggi; dispersione di risorse.

58 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 58 4 a azione - Intervenire sullorganizzazione: obiettivi La visione del servizio in funzione del risultato; Il valore "tempo; Le implicazioni del processo di decentramento in atto: omogeneità di prestazioni sul territorio nazionale; individuazione di normative, standard, misure di sicurezza, indirizzi operativi; realizzazioni informatiche interfacciabili.

59 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 59 4 a azione - Intervenire sullorganizzazione: la risorsa umana come fattore di successo Limpegno nella formazione è indice della sensibilità manageriale di unAmm.ne; Linformatizzazione come fattore di responsabilizzazione e motivazione; La trasparenza verso lesterno del processo amministrativo sviluppa la fiducia verso gli operatori della P.A.

60 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 60 5 a azione - confronto con l'Europa: obiettivi Completamento degli adeguamenti dei sistemi allintroduzione dellEURO; Livello dei servizi erogati competitivo con gli standard europei; Rendere patrimonio collettivo le informazioni di interesse U.E. (es. fondi comunitari).

61 Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 61 5 a azione - confronto con l'Europa: un metodo operativo Confronto con unAmministrazione affine dellU.E. Caratteristiche fondamentali di un servizio istituzionale: –adempimenti a carico utente; –prestazioni rese dallAmm.ne; –tempo di risposta dellAmm.ne; –qualità di servizi erogati; –costo di produzione (stimato).