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Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi.

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Presentazione sul tema: "Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi."— Transcript della presentazione:

1 Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi

2 Il contesto di riferimento 1 Fase di deciso cambiamento per le Pubbliche Amministrazioni La fiducia nelle istituzioni non è più concessa a priori : le Pubbliche Amministrazioni cessano di essere istituzioni per cominciare ad essere viste quali erogatori di servizi. Assumono quindi rilievo le dimensioni del risultato della qualità e dei costi, ovvero dellefficienza, dellefficacia e delleconomicità.

3 Il contesto di riferimento 1 In questo contesto lorganizzazione di successo è quello più vicina allutente, al fruitore del servizio Ma per questo è necessario un profondo cambiamento organizzativo e culturale. Passaggio da unorganizzazione strutturata per funzioni ad una strutturata per processi

4 Dallapproccio per funzioni a quello per processi 2 Limpostazione per processi contrasta con la storica strutturazione delle PPAA per unità funzionali. Funzioni: aggregazioni di uomini e mezzi necessari per lo svolgimento di attività della stessa natura (Taylor principio divisione del lavoro) I processi sono aggregazioni di attività anche di natura diversa ma finalizzate al raggiungimento del medesimo risultato

5 3 Lapproccio per processi implica: Uno spostamento del focus da che cosa viene prodotto acome viene prodotto ; La trasversalità. I processi sono tendenzialmente trasversali ed interfunzionali, mentre le funzioni sono relative a ciascuna unità organizzativa. Normalmente più funzioni concorrono alla realizzazione di un processo In ogni caso: La definizione dei processi e la loro reingegnerizzazione devono essere funzionali alla soddisfazione del cliente/utente

6 Il processo 4. Insieme di attività coordinate che, utilizzando input di varia natura,originano output ai quali il cliente (interno od esterno) attribuisce un valore. (Candiotto 2003) o anche Aggregazione di un insieme di attività, svolte secondo una determinata sequenzialità e/o simultaneità, che ha unorigine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo). (Tonti 2002)

7 In ogni caso 5. -Ogni processo presenta un input, un ordine logico spazio- temporale di attività lavorative, un output; - Attraverso i processi si realizza la creazione di valore - La qualità del prodotto o del servizio reso allutente è funzione della qualità dellintero processo

8 6. Ma le PPAA conoscono i loro processi??? Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche Amministrazioni: non conoscere e soprattutto non avere una mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno. Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dellattività che svolgono, delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti, mentre spesso ignorano se tali attività integrino un procedimento e se questo sia un procedimento autonomo o un sub procedimento. Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di comprendere se quello che si segue è il miglior procedimento possibile

9 Lanalisi e la reingegnerizzazione dei processi 7. Lanalisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi: identificazione delle attività/procedimenti mappatura del processo attuale (as is) analisi criticità/cause individuazione ipotesi di soluzione mappatura del processo revisionato (to be) piano di implementazione delle soluzioni

10 Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi 8. Costituito con DDA 2159 dd. 27/12/2008 Finalitàeffettuare e testare una prima mappatura delle attività, dei procedimenti e processi di lavoro svolti allinterno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica), con lobiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente. Partecipanti: Sonia Bertorelle, Serena Bussani, Rossella Diviacco, Giovanna Locascio, Francesca Paperio, Gabriella Staraz, Doris Temel, Guido Travaglia, Giulia Ventin, Manuela Vidal. Gruppo di lavoro ristretto: Serena Bussani, Raffaella di Biase, Francesca Paperio

11 Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo, quali: l individuazione e l utilizzo di una comune terminologia definitoria, che permettesse di identificare univocamente, dal punto di vista pratico pi ù che teorico, l oggetto dell analisi; il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione. Lelaborazione del metodo 9.

12 Si è concordato di scegliere un approccio nell analisi sufficientemente alto, che consentisse l adozione di un ottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi; operativamente, pertanto, i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare, preliminarmente, i macroprocessi in qualche modo caratterizzanti la mission della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivit à, tra loro interrelate, finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodotto/servizio). Il livello di dettaglio 10.

13 Partendo dalla definizione adottata, centrata sul "prodotto/servizio" che va verso il cliente esterno, si è deciso, quale prima via per individuare i macroprocessi, di partire dai principali prodotti/servizi forniti (rilascio titoli di studio, informazione ed orientamento, ecc.) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivit à loro correlate. A tali macroprocessi si è poi applicato il principio di scomposizione funzionale, individuando, per ciascun macroprocesso, a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiori i processi, i sottoprocessi, le attivit à correlate. La scomposizione funzionale 11.

14 Il data base 12. Per descrivere e gestire, in maniera dinamica e decentrata, queste informazioni è stato creato un data base nel quale è possibile visualizzare ed operare nell ambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni, fino all ultimo livello delle attivit à

15 Il data base 13.

16 Il data base 14.

17 Il data base 15.

18 Le applicazioni attuali e future 16. Attualmente, risulta completa la rilevazione dei processi: degli Uffici di Staff. della quasi totalità delle Sezioni dellAmm.ne centrale Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando, assieme al tt. 4 per il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomi la mappatura dei processi dei Dipartimenti

19 Le applicazioni attuali e future 17. La rilevazione dei processi effettuata è in grado già ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze: implementazione del sistema di valutazione di Ateneo Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza) Rilevazione e raccolta dei dati – privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (D.lvo 196/2003 )

20 Le applicazioni attuali e future 18. Il prossimo obiettivo: la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale:il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali. Per -semplificazione del processo - automazione (laddove possibile) - eliminazione delle attività inutili. collegamento con risultati della valutazione.

21 Grazie per lattenzione!


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