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Lapproccio IBM alla dematerializzazione: non solo tecnologia! Forum PA 2009 Master diffuso 11-14 maggio 2009 (versione 2.0)

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Presentazione sul tema: "Lapproccio IBM alla dematerializzazione: non solo tecnologia! Forum PA 2009 Master diffuso 11-14 maggio 2009 (versione 2.0)"— Transcript della presentazione:

1 Lapproccio IBM alla dematerializzazione: non solo tecnologia! Forum PA 2009 Master diffuso maggio 2009 (versione 2.0)

2 © 2009 IBM Corporation | IBM oggi nel mondo Headquarter: Armonk, NY 400 mila dipendenti Presente in 170 paesi Più del 65% dei ricavi generato al di fuori degli Stati Uniti 8 centri di ricerca e 24 laboratori di sviluppo Risultati finanziari nel 2008: - ricavi: 103,6 Mld US$ - utile netto: 12,3 Mld US$ Ripartizione dei ricavi 2008 Servizi Software Altro Hardware Financing

3 © 2009 IBM Corporation | IBM in Italia Presente dal 1927 Direzione Generale a Segrate (Milano) 17 sedi Circa dipendenti * Oltre business partner Ricavi totali: M * A destra, una foto della sede di Segrate * I dati sono relativi al gruppo IBM Italia nel 2007

4 © 2009 IBM Corporation | Obiettivi di questa sessione Condividere quello che IBM ritiene essere il percorso ottimale per dematerializzare - ottimale: maggiori possibilità di successo, minori rischi - lapproccio nasce dalla collaborazione e dal confronto tra i nostri esperti di consulenza di processo e di tecnologie - lapproccio è anche frutto delle esperienze realizzate in progetti tecnicamente assimilabili, in vari settori Stimolare uno scambio costruttivo di esperienze, idee, opinioni con coloro che operano nella Pubblica Amministrazione, al fine di perfezionare ed arricchire tale approccio

5 © 2009 IBM Corporation | Agenda Un inquadramento generale Lapproccio che proponiamo Le nostre tecnologie I fattori critici di successo

6 © 2009 IBM Corporation | Di quale fenomeno stiamo parlando? Deliberazioni Determinazioni Decreti Cedolini stipendio Fatture Documenti per richiesta e attivazione servizi Comunicazioni interne Comunicazioni esterne Certificazioni Mld di pagine stampate allanno: 1,5 M, 2 M alberi 50% cestinate dopo 30 minuti 16 enti PAC creano 110 M documenti, 160 M registrazioni in protocollo, 147 M documenti archiviati lanno Diffuzione soluzioni (Comuni): - Workflow documentale 9% - Gestione documentale 9% - Nucleo minimo protocollo 61% Quanti tipi di documenti?Quali numeri? Fonte: documenti istituzionali

7 © 2009 IBM Corporation | Quali benefici possono essere realizzati? Efficacia - Maggiore rapidità di trasferimento delle pratiche: tempi morti annullati - Automazione della gestione delle informazioni: meno errori - Disponibilità di informazioni più ampia, più tempestiva, più accurata: loperatore è più capace di soddisfare la richiesta del cittadino - Trasparenza dellazione amministrativa: aumentano gli stati osservabili Efficienza: - Minori risorse dedicate alla gestione dei documenti: persone (da dedicare ad attività a maggiore valore per il cittadino), spazi, carta Dalla fatturazione elettronica: 300÷400 M lanno Dalla dematerializzazione del 10% dei documenti: 3 Mld lanno Dallapplicazione della Posta Elettronica Certificata ai documenti protocollati in uscita: 1 Mld lanno I potenziali risparmi individuati dal CNIPA

8 © 2009 IBM Corporation | Il cammino della Pubblica Amministrazione italiana Qualche decina di provvedimenti dal 1997 ad oggi, con vari contenuti: - Studi - Linee guida - Regolamenti - Regole tecniche Ambito di intervento normativo sempre più ampio Contenuti e indicazioni sempre più precisi Il sub-strato normativo è ormai piuttosto sviluppato ed articolato Le indicazioni, anche tecniche, a supporto delle Amministrazioni sono ormai di dettaglio Il cliente ha acquisito dei diritti (DL 82/2005 – Codice Amministrazione Digitale) Dematerializzare non è una opzione, è un must! Il processo parte da lontano......con risultati chiari!

9 © 2009 IBM Corporation | Come sarà il Government del futuro One-Stop Citizen-Centred Business Model Cittadino Impresa Focus sul Cliente Accesso ovunque, per tutto Integrare le informazioni Collaborazione e partnership Servizi migliori Risultati migliori Costi più bassi Un integratore: analizza le esigenze, mette insieme i servizi, eroga al cliente per realizzare un reale beneficio Ridurre la complessità Migliorare laccesso Soddisfare le esigenze Servizi facili da trovare, facili da richiedere ed attivare, con uninterazione semplice Aumentare la presenza Migliorare lofferta Realizzare leccellenza Chiedere le informazioni ed i dati una sola volta, per poi riutilizzarli quando serve Aggiornare dati e info Proteggere dati e info Condividere dati e info Mettere i diversi servizi insieme, in modo integrato, per dare reale valore al cliente Integrare i servizi Unire le forze Investire nelle relazioni

10 © 2009 IBM Corporation | Agenda Un inquadramento generale Lapproccio che proponiamo Le nostre tecnologie I fattori critici di successo

11 © 2009 IBM Corporation | Lambito della proposta di approccio concept Capture Knowledge Source create paper capture mail capture review version edit Final version publish Active/Inactive Use retention disposition GroupWare Systems WWW Corporate Portal CD-Rom, Print on Demand, etc. PDF collection Fascicolazione Procedimenti Fascicolazione + massimario di scarto + arch. sostitutiva Firma digitale Protocollo Portali

12 © 2009 IBM Corporation | Un approccio completo alla dematerializzazione PreparazioneDisegnoImplementazioneAvviamento & Supporto Processi Organizzazione Persone Tecnologia Identificazione processi in ambito Definizione strategia & vincoli dintervento Identificazione ambito organizzativo Identificazione ambito tecnologico Identif.ne gestione documentale Formalizzazine processi attuali Identificazione KPI di processo Ridisegno processi Formalizzazine organizzazione attuale Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale Ridisegno organizzazione Identificazione Classi di Servizio Ridisegno ruoli e skill Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Com#01Com#n Definizione linee guida di formazione Definizione piano di formazione Erogazione formazione Definizione priorità intervento Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Analisi fabbisogni formativi Avv.to & supporto nuovi processi Monitoraggio KPI di processo Avv.to & supporto nuova organizzazione Avv.to & supporto tecnologie applicative Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Monitoraggio KPI di Servizio Ridisegno infrastruttura di gestione Ridisegno infrastruttura tecnologica Com#02Com#03Com#04

13 © 2009 IBM Corporation | La Fase di Preparazione dellintervento PreparazioneDisegnoImplementazioneAvviamento & Supporto Processi Organizzazione Persone Tecnologia Identificazione processi in ambito Definizione strategia & vincoli dintervento Identificazione ambito organizzativo Identificazione ambito tecnologico Identif.ne gestione documentale Formalizzazine processi attuali Identificazione KPI di processo Ridisegno processi Formalizzazine organizzazione attuale Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale Ridisegno organizzazione Identificazione Classi di Servizio Ridisegno ruoli e skill Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Com#01Com#n Definizione linee guida di formazione Definizione piano di formazione Erogazione formazione Definizione priorità intervento Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Analisi fabbisogni formativi Avv.to & supporto nuovi processi Monitoraggio KPI di processo Avv.to & supporto nuova organizzazione Avv.to & supporto tecnologie applicative Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Monitoraggio KPI di Servizio Ridisegno infrastruttura di gestione Ridisegno infrastruttura tecnologica Com#02Com#03Com#04

14 © 2009 IBM Corporation | La Fase di Preparazione dellintervento Concordare i risultati attesi dellintervento Comprendere in modo qualificato lambito di esecuzione delle attività Definire in modo strutturato le priorità dintervento Definire il piano di comunicazione Obiettivi Riunioni, workshop, analisi documenti interni per la comprensione dettagliata del perimetro dintervento Valutazione ad alto livello dei processi da dematerializzare per identificare le priorità (quick win, driver strategici, aspetti normativi vincolanti e non-vincolanti) Approccio A B A B Beneficio Costo

15 © 2009 IBM Corporation | La Fase di Disegno dei processi PreparazioneDisegnoImplementazioneAvviamento & Supporto Processi Organizzazione Persone Tecnologia Identificazione processi in ambito Definizione strategia & vincoli dintervento Identificazione ambito organizzativo Identificazione ambito tecnologico Identif.ne gestione documentale Formalizzazine processi attuali Identificazione KPI di processo Ridisegno processi Formalizzazine organizzazione attuale Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale Ridisegno organizzazione Identificazione Classi di Servizio Ridisegno ruoli e skill Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Com#01Com#n Definizione linee guida di formazione Definizione piano di formazione Erogazione formazione Definizione priorità intervento Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Analisi fabbisogni formativi Avv.to & supporto nuovi processi Monitoraggio KPI di processo Avv.to & supporto nuova organizzazione Avv.to & supporto tecnologie applicative Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Monitoraggio KPI di Servizio Ridisegno infrastruttura di gestione Ridisegno infrastruttura tecnologica Com#02Com#03Com#04

16 © 2009 IBM Corporation | La Fase di Disegno dei processi Definire in dettaglio i nuovi processi, in funzione della configurazione attuale e delle funzionalità tipiche delle tecnologie, per consentire lavvio delle attività di sviluppo Obiettivi Riunioni, workshop, analisi documenti interni e normative, per la comprensione dettagliata degli attuali processi Valutazione dei margini di miglioramento delle prestazioni dei processi attraverso lutilizzo della tecnologia Formalizzazione della documentazione necessaria allavviamento della fase di sviluppo Definizione delle metriche per la valutazione dei benefici (KPI) Approccio

17 © 2009 IBM Corporation | Gli aspetti tecnologici PreparazioneDisegnoImplementazioneAvviamento & Supporto Processi Organizzazione Persone Tecnologia Identificazione processi in ambito Definizione strategia & vincoli dintervento Identificazione ambito organizzativo Identificazione ambito tecnologico Identif.ne gestione documentale Formalizzazine processi attuali Identificazione KPI di processo Ridisegno processi Formalizzazine organizzazione attuale Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale Ridisegno organizzazione Identificazione Classi di Servizio Ridisegno ruoli e skill Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Com#01Com#n Definizione linee guida di formazione Definizione piano di formazione Erogazione formazione Definizione priorità intervento Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Analisi fabbisogni formativi Avv.to & supporto nuovi processi Monitoraggio KPI di processo Avv.to & supporto nuova organizzazione Avv.to & supporto tecnologie applicative Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Monitoraggio KPI di Servizio Ridisegno infrastruttura di gestione Ridisegno infrastruttura tecnologica Com#02Com#03Com#04

18 © 2009 IBM Corporation | Gli aspetti tecnologici Le tecnologie applicative devono rispondere alle esigenze definite nel ridisegno dei processi Due dimensioni: gestione workflow, gestione documentale Le modifiche applicative vengono definite, implementate, testate sia a livello funzionalità, sia a livello sistema complessivo Le tecnologie applicative Processi ridisegnati Tecnologie applicative Infrastruttura tecnologica Linfrastruttura tecnologica

19 © 2009 IBM Corporation | Gestire la transizione PreparazioneDisegnoImplementazioneAvviamento & Supporto Processi Organizzazione Persone Tecnologia Identificazione processi in ambito Definizione strategia & vincoli dintervento Identificazione ambito organizzativo Identificazione ambito tecnologico Identif.ne gestione documentale Formalizzazine processi attuali Identificazione KPI di processo Ridisegno processi Formalizzazine organizzazione attuale Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale Ridisegno organizzazione Identificazione Classi di Servizio Ridisegno ruoli e skill Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Com#01Com#n Definizione linee guida di formazione Definizione piano di formazione Erogazione formazione Definizione priorità intervento Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Analisi fabbisogni formativi Avv.to & supporto nuovi processi Monitoraggio KPI di processo Avv.to & supporto nuova organizzazione Avv.to & supporto tecnologie applicative Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Monitoraggio KPI di Servizio Ridisegno infrastruttura di gestione Ridisegno infrastruttura tecnologica Com#02Com#03Com#04

20 © 2009 IBM Corporation | Gestire la transizione Individuare e gestire adeguatamente le resistenze interne Minimizzare limpatto della transizione sulle prestazioni dei processi Obiettivi Comunicare in modo mirato e specifico per creare un clima di accettazione del cambiamento Definire in modo chiaro il ruolo e le responsabilità di ciascuno nel nuovo modello, sia per dare visibilità sulle nuove attività, sia per mettere in sicurezza i procedimenti Favorire lo sviluppo delle capacità e delle competenze in linea con le esigenze dei nuovi processi Approccio

21 © 2009 IBM Corporation | La Fase di Avviamento & Supporto PreparazioneDisegnoImplementazioneAvviamento & Supporto Processi Organizzazione Persone Tecnologia Identificazione processi in ambito Definizione strategia & vincoli dintervento Identificazione ambito organizzativo Identificazione ambito tecnologico Identif.ne gestione documentale Formalizzazine processi attuali Identificazione KPI di processo Ridisegno processi Formalizzazine organizzazione attuale Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale Ridisegno organizzazione Identificazione Classi di Servizio Ridisegno ruoli e skill Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Com#01Com#n Definizione linee guida di formazione Definizione piano di formazione Erogazione formazione Definizione priorità intervento Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Analisi fabbisogni formativi Avv.to & supporto nuovi processi Monitoraggio KPI di processo Avv.to & supporto nuova organizzazione Avv.to & supporto tecnologie applicative Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Monitoraggio KPI di Servizio Ridisegno infrastruttura di gestione Ridisegno infrastruttura tecnologica Com#02Com#03Com#04

22 © 2009 IBM Corporation | La Fase di Avviamento & Supporto Avviare i processi dematerializzati Assicurare alle persone ladeguato supporto per operare nel nuovo modello, al fine di garantire le prestazioni attese Fornire il punto di riferimento per la tempestiva soluzione delle problematiche operative Obiettivi Progettazione ed implementazione di una organizzazione temporanea di supporto, fino al funzionamento stabile dei processi Articolazione della struttura su diversi livelli, in relazione alla gravità e tipologia di segnalazione Coinvolgimento tempestivo di specifiche capacità tecniche per problemi di particolare gravità Approccio

23 © 2009 IBM Corporation | Agenda Un inquadramento generale Lapproccio che proponiamo Le nostre tecnologie I fattori critici di successo

24 © 2009 IBM Corporation | IBM Enterprise Content Management: servizi

25 © 2009 IBM Corporation | IBM Enterprise Content Management: prodotti IBM FileNet P8 CFS & IICE IBM CM Repositories IBM Domino Repositories FileNet Repositories SharePoint Repositories Other Repositories REPOSITORIES CLIENTS PRIMARY SERVICES Portals & Web AppsLOB & ISV SolutionsDesktop Applications IBM OmniFind IBM FileNet P8 BPM IBM FileNet P8 Records Manager IBM CM OnDemand IBM FileNet P8 CM IBM CommonStore

26 © 2009 IBM Corporation | Larchitettura FileNet P8 4.0

27 © 2009 IBM Corporation | Larchitettura di memorizzazione Classi di Servizio associate al valore dellinformazione Virtualizzazione delle aree di memorizzazione (storage) Software di automazione delle politiche di memorizzazione Applicazioni di gestione del ciclo di vita dellinformazione Salvataggio a garanzia della disponibilità dellinformazione Interfacce di accesso alle unità di informazione Dispositivi di memorizzazione per Classi di Servizio Classi di storage per diverse Classi di Servizio Dispositivi di archiviazione e conservazione a norma

28 © 2009 IBM Corporation | Il video-sportello Uno sportello a distanza, dove il cliente vede, parla ed interagisce con loperatore come fosse ad uno sportello di Sede La postazione è una base di partenza, che può essere sviluppata in vari modi: - Sportello Virtuale: interamente controllata in remoto dalloperatore - Sportello Informativo: self service per la raccolta e fornitura di informazioni - Sportello Transazionale: self service per lo svolgimento di operazioni Il cliente può consegnare e ricevere documenti cartacei, può compilare, firmare e trasmettere moduli con il supporto delloperatore

29 © 2009 IBM Corporation | Agenda Un inquadramento generale Lapproccio che proponiamo Le nostre tecnologie I fattori critici di successo

30 © 2009 IBM Corporation | I fattori critici di successo La collaborazione costante e costruttiva tra: - chi conosce i processi e le procedure del contesto organizzativo in ambito e gli specifici vincoli normativi - chi conosce le tecnologie utilizzabili e le potenzialità di queste, a supporto della strategia di dematerializzazione e di miglioramento - chi ha esperienza nella conduzione e gestione di interventi di ampio respiro e vasto impatto organizzativo Unitarietà del progetto, in due dimensioni: - dalla fase di progettazione dellintervento, fino allavviamento dei nuovi processi - lungo tutti i domini progettuali, per la massima integrazione tra di essi La definizione chiara del nuovo modello dei processi da realizzare Una gestione della transizione adeguata Un monitoraggio continuo delle prestazioni anche dopo lavviamento, per ulteriori miglioramenti

31 © 2009 IBM Corporation | Grazie! Domande e commenti sono benvenuti! ? ? Fabio Menis IBM Italia


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