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Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005 1 Il Sistema Integrato AMbiente E SIcurezza SIAMESI M. LITIDO, R.

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1 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Il Sistema Integrato AMbiente E SIcurezza SIAMESI M. LITIDO, R. ADAMOLI, G. CAROPRESO

2 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio /01/2003 Inizio progetto SIAMESI TRISAIA: 28/01/2003 Gruppo di progetto: RESP. AMBIENTE: M. Litido, PROT RESP. SICUREZZA: R. Adamoli, PROT-TRARIF RESP. FORMAZIONE: G. Caropreso, PROT AUDITOR AMBIENTALE: M. Galatola, PROT-STP dicembre 2004 Fine progetto: dicembre 2004

3 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Centro Ricerche TRISAIA ATTIVITÀ GESTIONALI LABORATORI IMPIANTI RAPPORTI CON IL TERRITORIO IL CENTRO RICERCHE

4 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Le attività di Ricerca sono Non standard Non ripetitive Poco codificate e codificabili Poco controllabili operativamente IL CONTESTO Il livello culturale alto Richiesta forte di assicurare modalità lavorative sempre più sicure per il personale e per la popolazione presente sul territorio Presenza di una attenzione verso lambiente diffusa anche se generica

5 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio assicura unicità di gestione ottimizza in modo sinergico attività e risorse riduce i costi produce un unico sistema documentale e di gestione dati SIAMESI è INTEGRATO Un Sistema di Gestione Integrato (SGI) produce consistenti vantaggi:

6 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio CHE COSA è stato fatto? SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE (SGA) Registrazione EMAS SISTEMA DI GESTIONE DELLA SICUREZZA (SGS) CERTIFICAZIONE secondo la Norma ISO 14001:96 CERTIFICAZIONE secondo lo Standard OHSAS 18001:99 SGI

7 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Attività \ Mesi (Elapsed time) In-Formazione e Comunicazione XXXXXXX AI Ambiente e Sicurezza XXXXXXX Politica, obiettivi e programma X Sviluppo del Si- stema di Gestio- ne XXXXXXXXXXXX Audit interno XXX Riesame della Direzione X escluse le attività certificative (elapsed time stimabile con approssimazione notevole) MACRO GANTT

8 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio LE NORME UNI EN ISO E OHSAS Politica ambiente e sicurezza Pianificazione A&S aspetti ambientali e di sicurezza prescrizioni legali e altre prescrizioni obiettivi, traguardi e programma Riesame della direzione Verifica sorveglianza e misurazione valutazione rispetto prescrizioni non conformità, azioni correttive e preventive controllo registrazioni audit interno Attuazione e funzionamento risorse, ruoli, responsabilità e autorità competenza, formazione e consapevolezza comunicazione e consultazione documentazione controllo della documentazione controllo operativo preparazione e risposte alle emergenze Miglioramento continuo

9 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio ANALISI INIZIALE AMBIENTE E SICUREZZA Processo di diagnosi sistematica finalizzato a comporre il quadro di riferimento delle relazioni tra le attività dellOrganizzazione e la realtà ambientale e ad identificare i pericoli e valutare i rischi per la salute e la sicurezza presenti sul luogo di lavoro verifica della conformità legislativa (A&S) Oltre alla verifica della conformità legislativa (A&S), aiuta ad individuare: le aree più critiche, le priorità per le azioni di adeguamento, e gli spazi e le direttrici per il miglioramento delle prestazioni della organizzazione

10 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio ANALISI INIZIALE: TEMPI E RISORSE stima del tempo necessario 20-40% del tempo totale necessario per la preparazione di un SGI dai due ai cinque mesi stima delle risorse necessarie Uno/ due responsabili dedicati in funzione della varietà e complessità delle problematiche Un supporto metodologico standard Banche dati e sistemi informativi Risorse economiche per sostenere eventuali necessità di monitoraggi Disponibilità alla collaborazione delle unità tecniche e servizi interni

11 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio CONCLUSIONI DELLA ANALISI INIZIALE AMBIENTE E SICUREZZA Indicazioni per la Politica Individuazione degli obiettivi da perseguire (tradotti nel Programma) Progettazione del sistema di gestione Definizione degli Indicatori di prestazione

12 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio LA POLITICA PER LAMBIENTE E LA SICUREZZA La Politica integrata è la dichiarazione formale da parte della Direzione dei principi in materia si ambiente e sicurezza ai quali il Centro si ispira nello svolgimento delle sue attività Impegni Obiettivi A&S fornisce il quadro di riferimento per la definizione e il riesame degli obiettivi e traguardi include un impegno al miglioramento e alla prevenzione include un impegno al rispetto di leggi e prescrizioni sottoscritte è comunicata a chi opera nel, per o per conto del Centro è resa disponibile al pubblico

13 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio SVILUPPO DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTE E SICUREZZA Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Competenza, formazione e consapevolezza Comunicazione Documentazione del sistema (e controllo) Controllo operativo Preparazione e risposta alle emergenze

14 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio RISORSE, RUOLI, RESPONSABILITÀ E AUTORITÀ La Direzione ha fornito le risorse umane, le professionalità, le tecnologie e le risorse finanziarie necessarie per attuare, mantenere attivo e migliorare il sistema di gestione. Inoltre, ha definito, documentato e comunicato i ruoli, le responsa-bilità e autorità riguardanti la gestione.

15 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Organigramma Mansionario OUTPUT

16 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio COMPETENZA, FORMAZIONE E CONSAPEVOLEZZA coinvolgimento, la condivisione e lapplicazione degli elementi del sistema da parte di tutti i dipendenti Soltanto il coinvolgimento, la condivisione e lapplicazione degli elementi del sistema da parte di tutti i dipendenti generano il suo successo: in tal senso formazione, informazione e addestramento svolgono un ruolo fondamentale Le risorse che svolgono unattività che può avere un impatto sul SGI devono essere idonee e competenti

17 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Annualmente pianifichiamo gli interventi formativi necessari per accrescere il know-how delle competenze esistenti Identifichiamo le necessità formative, provvediamo alla formazione e ne conserviamo le registrazioni OUTPUT: PROGRAMMA DI FORMAZIONE e ADDESTRAMENTO

18 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio La Direzione ha attuato e mantiene uno scambio attivo di informazioni in tema di Gestione Ambiente - Sicurezza tra tutti i componenti la struttura organizzativa avendo cura di assicurare le comunicazioni interne fra i differenti livelli e le diverse funzioni. Inoltre, in conformità con la legge, sono attuate modalità di consultazione e coinvolgimento del personale nello sviluppo e nel riesame nelle politiche e nelle procedure di gestione. COMUNICAZIONE INTERNA

19 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Le riunioni di lavoro del Gruppo di Progetto con Direzione e Funzioni di Centro, collegialmente (1 volta al mese) Singole Funzioni di Centro, Medici, RLS, ecc. (1, 2 volte al mese) Commissione Tecnica SIAMESI (dal 2004 : 1 volta al mese) Responsabili ditte esterne operanti nel Centro (1 riunione collettiva e altre in funzione delle problematiche) … e tanti incontri con il personale

20 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio LA COMMISSIONE TECNICA SIAMESI i progettisti … ieri oggi: insieme

21 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio COMPITI dei CT: concordare la procedure operative da adottare sugli impianti e nei laboratori di ricerca e, in generale, in tutti gli ambienti di lavoro comunicare le procedure al personale interno e verificarne lo stato di applicazione e lefficacia proponendo eventuali modifiche o integrazioni in seno alla Commissione COMMISSIONE TECNICA SIAMESI

22 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Abbiamo stabilito procedure per: ricevere, documentare e rispondere alle comunicazioni provenienti dalle Parti Interessate esterne riguardanti gli aspetti ambientali e della sicurezza connessi con le sue attività poiché la comunicazione con le P.I. è fondamentale, sono state fissate ed attuate varie modalità di comunicazione esterna COMUNICAZIONE ESTERNA

23 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA adeguatamente Il SGI è stato adeguatamente documentato I documenti chiave del SGI devono essere documentati: Politica Ambiente e Sicurezza Obiettivi (e traguardi) Programma Ambientale

24 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Manuale del SGI Rapporto di analisi ambientale Documento di valutazione dei rischi Procedure comprendenti: Procedure di sistema integrato (comuni) Procedure ambiente Procedure sicurezza Istruzioni operative DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA

25 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Qualche cifra … sulla documentazione di SIAMESI 14 Documenti fondamentali (Manuale, Programmi, ecc.) 20 Procedure gestionali 27Istruzioni di controllo operativo 25Moduli di registrazioni di sistema … e i documenti tecnici di progetto

26 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio CONTROLLO OPERATIVO situazioni di difformità con quanto stabilito nella Politica per il mantenimento della conformità normativa e il miglioramento continuo o uno scostamento dagli obiettivi o dai traguardi Individuati i processi critici: Attività la cui esecuzione non controllata per mancanza di disposizioni potrebbe generare:

27 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Definiti i processi critici, sono stati individuati i punti di controllo e le modalità operative per garantire che le relative attività si svolgano nel rispetto dellambiente e della salute e sicurezza Aspetti trattati: gestione dei processi di ricerca gestione delle sostanze pericolose e dei rifiuti gestione dei fornitori che operano nel sito manutenzioni di impianti e macchinari progettazione di nuovi impianti e attività approvvigionamento OUTPUT: OUTPUT: procedure di controllo operativo

28 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio PREPARAZIONE E RISPOSTA ALLE EMERGENZE Il Centro ha individuato i possibili rischi e le possibili situazioni di emergenza ambientale e di sicurezza connessi con le proprie attività, allo scopo di predisporre idonee procedure o piani per: intervenire in tempo reale prevenire e mitigare impatti ambientali negativi nel Centro e sul territorio e danni a persone (infortuni o malattie)

29 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Il Centro ha predisposto: un piano generale per la gestione della emergenza nucleare e antincendio secondo i disposti di legge (chi fa che cosa come, modalità di comunicazione, mezzi e materiali) diverse procedure per gestire le piccole emergenze (sversamenti accidentali di gasolio, sostanze pericolose, ecc.) OUTPUT: Piani e procedure di emergenza associate ad esercitazioni periodiche di emergenze simulate, con il coinvolgimento, quando necessario e fattibile, dei servizi di emergenza esterna

30 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio VERIFICA Le attività di sorveglianza di SIAMESI sono costituite da: valutazione del rispetto delle prescrizioni sorveglianza e misurazione gestione delle non conformità, azioni correttive e preventive registrazioni audit interni (norma UNI EN ISO 19011)

31 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio VALUTAZIONE DEL RISPETTO DELLE PRESCRIZIONI Inoltre, lorganizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attiva una procedura che consenta di valutare periodicamente la conformità alle leggi e alle altre prescrizioni che essa sotto- scrive. Le due attività di valutazione possono essere svolte congiuntamente o no. Lorganizzazione deve conservare le registrazioni dei risultati delle valutazioni periodiche.

32 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Il Centro ha attuato un sistema di monitoraggio: della conformità dei processi della efficacia del SGI delle prestazioni (ambientali e della sicurezza) dei propri fornitori Tali sorveglianze si concretizzano: nellimpiego di indicatori quantitativi delle performance ambientali e di sicurezza fissati negli audit interni SORVEGLIANZA E MISURAZIONI

33 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Sono state stabilite, attuate e mantenute attive procedure per trattare le eventuali non conformità che devono essere registrate e risolte NON CONFORMITÀ E AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE Esempi: Gestione non conforme dei rifiuti Non conformità di processo Risultati dei controlli operativi Infortuni, incidenti Situazioni di emergenza ambientale Strumentazione per i controlli non tarata Superamento dei limiti di emissione Non conformità a requisiti legislativi

34 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Cause fondamentali: incidenti, emergenze, guasti, anomalie non adeguatezza di impianti o sistemi di gestione o di controllo comportamenti non rispettosi delle procedure errori, omissioni, carenze procedurali NON CONFORMITÀ E AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE

35 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio REGISTRAZIONI Sono state introdotte Registrazioni per dimostrare che sono effettuate le attività pianificate: il registro delle disposizioni normative e delle regole, le registrazioni della formazione del personale, il verbale dei riesami della Direzione, il registro della manutenzione e taratura della strumen- tazione di sorveglianza, il registro degli aspetti ambientali, i rapporti di audit, altre registrazioni eventualmente applicabili.

36 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Obiettivo: 1.Verificare che il sistema sia conforme a quanto stabilito per la gestione ed è correttamente applicato e attivo 2.Fornire i risultati alla Direzione Gli audit possono essere svolti separatamente o con modalità congiunta a seconda della disponibilità degli auditor Lorganismo di certificazione li svolge congiuntamente AUDIT INTERNO È stato predisposto un programma di audit ambiente e sicurezza per lo svolgimento delle verifiche periodiche di sistema

37 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio RIESAME DELLA DIREZIONE La Direzione periodicamente valuta il proprio SGI per verificarne il livello di rispondenza alle norme di riferimento e il livello di attuazione operativa valutandone in ununica sede gli aspetti ambientali e di sicurezza Il riesame consente alla Direzione di individuare le opportunità di miglioramento e le eventuali necessarie modifiche del sistema

38 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio RIESAME DELLA DIREZIONE Risultati degli audit Risultati dei controlli di processo Stato di azioni correttive e preventive Stato di avanzamento di obiettivi e traguardi Eventi che potrebbero rendere necessarie modifiche al SGI Segnalazioni e informazioni dalle PI Andamento degli indicatori di performance ambientale e della sicurezza Piano di formazione Input: Il verbale del riesame contiene tutte le modifiche che lAlta Direzione decide di apportare e che possono riguardare: la Politica Ambiente e Sicurezza gli obiettivi e il Programma o altri elementi che caratterizzano il SGI (procedure gestionali, istruzioni operative, struttura organizzativa, documentazione e registrazioni ambiente e sicurezza)

39 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio Ente di certificazione Azienda Richiesta di certificazione Invio della documentazione: - modulo di domanda - check list - - questionario informativo Compilazione documentazione - modulo di domanda - check list - - questionario informativo Esame della Documentazione Invio integrazione richiesta Richiesta eventuale integrazione Accettazione della domanda Pre-Audit e Audit in loco Non Conformità Rilascio del certificato ISO Rilascio del certificato OHSAS NO SI Risoluzione delle NC Eventuale attuazione Azioni Correttive

40 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio I PIÙ IMPEGNATI nel Centro …… Servizi Generali (TRI-SER) Infrastrutture e Impianti (TRI-INIMP) Servizio di Prevenzione e Protezione (SPP) Responsabili di contratto con ditte esterne Responsabile del magazzino Amministrazione e Personale (TRI-AMP) Responsabile espletamento gare dappalto

41 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio IDEE E VALORIIDEE E VALORI STRUMENTISTRUMENTI RISORSERISORSE GESTIONE DEI SERVIZI GESTIONE ASPETTI AMBIENTALI SICUREZZA RAPPORTO TRA UNITÀ GESTIONALI E TECNICHE …. SIAMESI: CHE COSA HA CAMBIATO

42 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio SIAMESI: CHE COSA HA PORTATO Semplificazione delle istruzioni per gli addetti Semplificazione delle istruzioni per gli addetti Valorizzazione di aspetti normalmente trascurati Valorizzazione di aspetti normalmente trascurati Prevenzione di potenziali conflitti fra i sistemi Prevenzione di potenziali conflitti fra i sistemi Sfruttamento delle sinergie : Sfruttamento delle sinergie : Riduzione di documenti Riduzione di documenti Ottimizzazione delle risorse umane e tecniche Ottimizzazione delle risorse umane e tecniche Valorizzazione di competenze ed esperienze Valorizzazione di competenze ed esperienze Efficienza nella gestione degli audit Efficienza nella gestione degli audit

43 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE CRESCITA DELLE RISORSE INTERNE CRESCITA DELLE RISORSE INTERNE COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA SIAMESI: PIANO 2005 COMPLETA AUTONOMIA DEL CENTRO

44 Ente per le Nuove tecnologie, l'Energia e l'Ambiente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio SPERIMENTARE IDEE, STRUMENTI, METODOLOGIE PER … CREARE OCCASIONI DI DI CRESCITA CRESCITA SIAMESI: UN PROGETTO PILOTA


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