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La PEC nel settore bancario: i risultati del GdL ABI Lab Silvia Attanasio Ricerca - Coordinamento Studi e Metodologie, ABI Lab Roma, 12 maggio 2005.

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1 La PEC nel settore bancario: i risultati del GdL ABI Lab Silvia Attanasio Ricerca - Coordinamento Studi e Metodologie, ABI Lab Roma, 12 maggio 2005

2 - 2 - Agenda La Posta Elettronica Certificata in banca Il gruppo di lavoro interbancario Lanalisi costi benefici Le conclusioni

3 - 3 - Le esigenze delle imprese bancarie Lattività bancaria è caratterizzata da unalta densità di documenti cartacei, per cui lesigenza di dematerializzare i flussi cartacei è da sempre molto sentita. Prendendo ad esempio una banca medio grande, ecco la dimensione del problema: Conti Correnti produzione di circa 85 milioni di fogli/anno che rappresentano il 47% del totale Fidi 11 milioni di fogli/anno (6% del totale) Servizi Vari 43 milioni di fogli/anno (24% del totale) 180 milioni di fogli/anno la produzione totale Lobiettivo di ridurre gli invii di documenti cartacei e la conseguente archiviazione è sicuramente rilevante per le imprese bancarie, ma è talvolta visto come un mito difficile da raggiungere, vista la complessità delle soluzioni abilitanti.

4 - 4 - La PEC applicata ai processi bancari La posta elettronica certificata può essere utilizzata a supporto di diversi processi della banca, soprattutto diverse tipologie di comunicazione. Essendo un canale end-to-end, a seconda del tipo di comunicazione che si vuole spostare in elettronico, dovranno essere abilitati allutilizzo della PEC diverse tipologie di utenti.

5 - 5 - Agenda La Posta Elettronica Certificata in banca Il gruppo di lavoro interbancario Lanalisi costi benefici Le conclusioni

6 - 6 - Ha partecipato inoltre ai lavori il Centro Nazionale per lInformatica nella Pubblica Amministrazione Allo scopo di approfondire le opportunità di utilizzo della posta elettronica certificata in ambito bancario, lABI ha costituito un apposito gruppo di lavoro. Le attività del GdL sono state così articolate: esame del quadro di riferimento (normativa, soluzioni esistenti…); avvio di cantieri di sperimentazione presso banche pilota con il supporto dei partner tecnologici di ABI Lab, per verificare sul campo le reali opportunità offerte dalla PEC e le sue effettive complessità di gestione ed utilizzo; analisi delle comunicazioni potenzialmente riconducibili al canale della PEC, con lo scopo di comprendere i benefici estraibili dallutilizzo della tecnologia. Il Gruppo di Lavoro I partner tecnologiciLe bancheLe Istituzioni

7 - 7 - Le attività svolte Esame del quadro di riferimento (normativa, soluzioni esistenti…) collaborazione con il CNIPA collaborazione con i partner tecnologici Analisi dei possibili ambiti di applicazione della PEC comunicazioni interne (circolari, comunicazioni del personale…) comunicazioni alla clientela (estratti conto, contabili…) comunicazioni verso altri soggetti esterni (notai…) Condivisione di quanto emerso dalle sperimentazioni analisi delle problematiche e delle necessità legate ai processi di comunicazione definizione della soluzione più indicata rispetto alla situazione architetturale analisi costi/benefici a valle dellimplementazione della PEC Eventi di presentazione degli obiettivi e dei risultati conseguiti Workshop ABI Lab novembre 2003 La conoscenza in banca - Creazione, Condivisione, Comunicazione Forum ABI Lab 2-3 dicembre 2004 La posta elettronica certificata Avvio di cantieri di sperimentazione su diversi ambiti per: verificare le complessità di gestione e utilizzo della PEC verificare sul campo i costi e i benefici derivanti dallintroduzione della PEC

8 - 8 - Internet mittente destinatario Documento informatico Indice gestori PEC Ricevuta di accettazione Ricevuta di consegna  Ricevuta di presa in carico Provider del mittente Provider del destinatario Utilizzo della PEC con altri strumenti La posta elettronica certificata può essere utilizzata in diversi contesti, intervenendo su diversi processi di invio di comunicazioni, allinterno o allesterno della banca. In relazione allesigenza cui questo strumento vuole rispondere, è possibile ipotizzare di affiancare alla PEC altri strumenti, il cui uso congiunto soddisfi le specifiche esigenze: firma digitale del documento da parte del mittente, cifratura del messaggio, modalità più sofisticate di autenticazione degli utenti. Riservatezza Cifratura del messaggio Autenticazione utenti Da login e pw a strong authentication Validità del documento Firma digitale Ricevute aggiuntive es. avvenuta lettura Attenzione: non è necessario disporre di tali strumenti per realizzare un sistema PEC conforme alla normativa. Potenzialmente non più necessario in relazione allevoluzione delle regole tecniche

9 - 9 - I driver di utilizzo della PEC È importante sottolineare che lobiettivo complessivo è digitalizzare lintero processo allinterno del quale si inserisce la PEC. I driver maggiormente sentiti sono: Eliminazione/riduzione dei flussi cartacei e dei costi connessi, Certezza dellinvio e della ricezione, Maggiore efficienza e rapidità nella comunicazione fra uffici e filiali, Miglioramento di archiviazione e gestione delle ricerche, Miglior gestione del protocollo in entrata e in uscita. Attraverso unanalisi preliminare, è stato possibile esaminare i principali fattori trainanti verso ladozione della posta elettronica certificata. Lanalisi ha permesso di rilevare un forte accordo nel sostenere lopportunità di utilizzo del canale elettronico per diverse tipologie di comunicazione.

10 Lavvio delle sperimentazioni Per poter valutare le reali opportunità estraibili dallutilizzo di questo nuovo strumento, il GdL ha ritenuto necessario procedere, in collaborazione con i partner tecnologici di ABI Lab partecipanti ai lavori, a delle sperimentazioni, in considerazione della immaturità della tecnologia. Lobiettivo dei cantieri di sperimentazione era duplice: verificare le complessità di gestione e utilizzo della PEC; verificare sul campo i costi e i benefici derivanti dallintroduzione della PEC. Per conseguire il primo obiettivo, sono state installate due diverse soluzioni di PEC presso due banche test, che ne hanno valutato la complessità di introduzione e integrazione con i rispettivi sistemi. Per realizzare il secondo obiettivo, è stato necessario individuare delle comunicazioni pilota e svolgere unanalisi organizzativa finalizzata a comprendere gli impatti dellintroduzione della PEC in processi specifici. Tale attività è stata svolta dal gruppo di lavoro nel suo complesso.

11 I cantieri di sperimentazione Nellambito del gruppo di lavoro, sono stati dunque attivati due cantieri di sperimentazione: presso Banche Popolari Unite, in collaborazione con Critical Path; presso il Consorzio Operativo del Gruppo Monte dei Paschi di Siena, in collaborazione con Microsoft. In ognuno dei cantieri, il focus principale è sul trasferimento al canale elettronico di una specifica tipologia di comunicazione, ma si mira a comprendere tutti gli ambiti in cui la PEC può produrre valore per la banca. Banche Popolari Unite Consorzio Operativo MPS I due cantieri sono stati focalizzati, il primo, sulla comunicazione interna alla banca e, il secondo, sulla comunicazione con soggetti esterni.

12 Indice La Posta Elettronica Certificata Gli elementi base della PEC La PEC in banca Lanalisi costi benefici Le conclusioni

13 Analisi costi/benefici COSTI A valle della sperimentazione tecnica delle soluzioni, si è reso necessario testare il funzionamento e lutilità della PEC allinterno di processi-pilota. Il gruppo di lavoro ha svolto quindi unanalisi costi/benefici. BENEFICI tempo di implementazione dotazioni tecniche necessarie impegno risorse della banca impegno risorse esterne costo della soluzione analisi del processo pilota prima e dopo lintroduzione della PEC misurazione, ex ante ed ex post, di indicatori correlati alla necessità che si intendeva soddisfare (es. tempi, costi…) Valutazioni economiche Valutazioni qualitative migliore circolazione delle informazioni relative alla normativa miglioramento dei processi legati alla gestione del personale facilità di utilizzo da parte dei dipendenti / soggetti esterni alla banca opportunità di dotare di una caselle di PEC un numero di utenti adeguato al processo da supportare

14 I costi Le componenti che determinano il costo effettivo Il costo della soluzione è stato valutato mediando i valori forniti dai partner tecnologici, tentando di ricondurre le specifiche politiche di pricing a un dato confrontabile e quindi aggregabile. Poiché però il costo effettivo della soluzione dipende fortemente da componenti legate alle situazioni specifiche, sono stati individuate le variabili più rilevanti che influiscono sul costo definitivo della soluzione. I principali driver che guidano la determinazione dei diversi prezzi sono: linstallazione del sistema di posta elettronica certificata allinterno di un ambiente fortemente integrabile, ovvero già dotato di soluzioni dello stesso partner tecnologico: la posta elettronica certificata è talvolta un addendum del sistema di posta elettronica; il numero di caselle di PEC installate: anche se la definizione del prezzo in base al numero di caselle non è un pricing diffuso, si sottolinea che in questo caso il prezzo cresce molto meno che proporzionalmente rispetto alle caselle; linstallazione della soluzione vs. lerogazione del servizio. La valutazione complessiva della componente costi non deve tralasciare la quantificazione di quelli legati agli impatti dellimplementazione della PEC nellorganizzazione della banca.

15 I costi La misurazione dei costi lato banca La valutazione complessiva della componente costi non deve tralasciare la quantificazione di quelli legati agli impatti dellimplementazione della PEC nellorganizzazione della banca. Naturalmente, quanto più avanzato è il processo di digitalizzazione della gestione delle comunicazioni allinterno della banca (es. i documenti già nascono in elettronico), tanto meno onerosa sarà lintroduzione della PEC. Alcuni di questi costi sono dati dalla ridefinizione di alcuni processi; altri, invece, sono legati allintroduzione vera e propria della PEC nei pc dei dipendenti abilitati e alla loro formazione e assistenza allutilizzo di questo strumento. Questi costi sono quindi individuabili in ragione del numero di utenti abilitati. In questambito, alcune possibili voci di costo sono: il costo di installazione della PEC presso le postazioni abilitate, il costo della formazione specifica sulla PEC (es. redazione di un manuale, formazione in aula…), il costo dellassistenza tecnica relativa alla PEC, il costo di archiviazione dei messaggi,... INDICATOREVALORIZZAZIONE Tempo x n. utenti x costo…. ESEMPLIFICATIVO

16 Analisi costi/benefici Per completare lanalisi costi/benefici, si è quindi proceduto alla valutazione della componente positiva, con la consapevolezza che tale valutazione è strettamente legata al contesto della singola banca. Pertanto, le conclusioni tratte dal gruppo di lavoro, per quanto condivise da otto banche diverse, non sono estendibili tout court a qualsiasi realtà. COSTIBENEFICI tempo di implementazione dotazioni tecniche necessarie impegno risorse della banca impegno risorse esterne costo della soluzione analisi del processo pilota prima e dopo lintroduzione della PEC misurazione, ex ante ed ex post, di indicatori correlati alla necessità che si intendeva soddisfare (es. tempi, costi…) Valutazioni economiche Valutazioni qualitative migliore circolazione delle informazioni relative alla normativa miglioramento dei processi legati alla gestione del personale facilità di utilizzo da parte dei dipendenti / soggetti esterni alla banca opportunità di dotare di una caselle di PEC un numero di utenti adeguato al processo da supportare

17 I benefici La misurazione dei benefici Nel valutare la componente benefici, è stato necessario individuare un set di comunicazioni potenzialmente di interesse e svolgere, per ciascuna di esse, unanalisi organizzativa dei benefici estraibili dallutilizzo della PEC in tali ambiti. Per dare una valenza il più possibile estesa alle valutazioni del gruppo di lavoro, si è scelto di procedere in due fasi: analisi delle comunicazioni individuate presso una singola banca; condivisione ed eventuale revisione dei risultati alla luce delle esperienze di tutte le banche componenti il GdL. Disponendo quindi di unanalisi condivisa delle principali caratteristiche relative alle comunicazioni oggetto dellanalisi, il GdL ha potuto procedere alla valutazione, sia pure qualitativa, dellopportunità di utilizzo della PEC a supporto delle specifiche comunicazioni. Per ciascuna di esse sono stati valutati i benefici estraibili e la complessità organizzativa di implementazione. I risultati di questa analisi, sintetizzati nel seguito, sono consultabili nel documento di dettaglio presente su abilab.it.

18 Indice La Posta Elettronica Certificata Gli elementi base della PEC La PEC in banca Lanalisi costi benefici Le conclusioni

19 Conclusioni dellanalisi la posta elettronica certificata è lo strumento che può abilitare linvio di comunicazioni, con particolari requisiti di certezza dellinvio e della consegna, in elettronico; è importante sottolineare che la PEC costituisce un tassello di un più ampio processo di digitalizzazione delle comunicazioni in generale, che richiede lintroduzione di una serie di strumenti in grado di abilitare la diffusione delle comunicazioni elettroniche nel loro complesso: generazione dei documenti in elettronico, sistemi di archiviazione, eventuale firma dei documenti…; In linea generale, lattività del gruppo di lavoro ha dato i seguenti risultati: in linea generale, le comunicazioni che appaiono come le più indicate ad essere inviate tramite PEC sono quelle destinate a insiemi ristretti di destinatari facilmente identificabili.


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