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Procedure, strumenti e suggerimenti per una buona gestione economica dei progetti finanziati GROW YOUNG Matteo Busnelli Prato 5 luglio 2012.

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Presentazione sul tema: "Procedure, strumenti e suggerimenti per una buona gestione economica dei progetti finanziati GROW YOUNG Matteo Busnelli Prato 5 luglio 2012."— Transcript della presentazione:

1 Procedure, strumenti e suggerimenti per una buona gestione economica dei progetti finanziati GROW YOUNG Matteo Busnelli Prato 5 luglio 2012

2 e dopo la presentazione del progetto? Non approvazione Approvazione senza condizioni Approvazione con erogazione parziale o condizionata Si conclude literContratto, convenzione, adesione Rimodulazione Contratto, convenzione, adesione

3 Approvazione parziale o condizionata Contributo erogato inferiore a quanto richiesto Lente erogatore richiede di rimodulare il progetto (ridefinizione di obiettivi, azioni,risorse e budget) per poi approvare definitivamente Anche se lente non fa questa richiesta, in seguito ad una approvazione parziale è necessario che internamente si provveda alla rimodulazione

4 …dopo la firma del contratto

5 I passi per una buona gestione amministrativa del progetto 1.Individuare il responsabile amministrativo 2.Effettuare la programmazione finanziaria 3.Assegnare le risorse 4.Organizzare la tenuta della documentazione 5.Monitorare in itinere landamento delle spese del progetto 6.Predisporre ed inviare la rendicontazione finale

6 1. Individuare il responsabile amministrativo di progetto Dal momento della sottoscrizione del contratto occorre individuare chi sarà il responsabile della gestione economica del progetto. Nel caso in cui non sia la stessa persona che ha predisposto il budget o la rimodulazione occorre un immediato passaggio di consegna in cui si illustrano nel dettaglio le voci di costo previste.

7 2. Effettuare la programmazione finanziaria Gli enti finanziatori in genere erogano un acconto iniziale ed un saldo finale a seguito di verifica della corretta rendicontazione. Ciò significa che prima di ricevere il saldo dobbiamo dimostrare di aver speso lintero contributo. Programmare significa trovare modalità per evitare di essere troppo esposti finanziariamente

8 Un esempio di scansione temporale entrate- uscite t In questo caso lEnte eroga un acconto del 70% e il saldo al termine del progetto

9 Perché la programmazione finanziaria Conoscere la previsione di entrate e uscite può consentire di evitare tensioni di liquidità ad esempio prendendo accordi con fornitori e prestatori sui tempi di pagamento

10 Uno strumento per la programmazione finanziaria Un semplice file excel, da compilare assolutamente prima dellavvio del progetto, può essere estremamente utile per una buona programmazione finanziariafile excel

11 Cosa si prevede per GROW YOUNG Lerogazione dei finanziamenti è prevista con le seguenti modalità: 20% dietro comunicazione dellavvio del progetto; 40% dietro presentazione delle spese effettivamente sostenute che certifichino un importo pari al 20% del contributo assegnato al progetto; 20% dietro presentazione delle spese effettivamente sostenute che certifichino un importo pari al 60% del contributo assegnato al progetto; 20% a saldo, a conclusione dellattività, su presentazione della seguente documentazione: rendicontazione complessiva delle spese sostenute; relazione di valutazione progettuale illustrativa dei risultati conseguiti dalliniziativa, in particolare, rispetto alle finalità di informazione e/o comunicazione, al grado di partecipazione, disseminazione pubblica dei risultati ottenuti e del raggiungimento dellobiettivo, evidenziando le eventuali criticità materiale pubblicitario prodotto.

12 3. Assegnare le risorse: quali risorse per Grow Young? Le voci di spesa eleggibili sono quelle previste nel piano finanziario del progetto approvato. Spese relative a costi indiretti dellEnte costi di funzionamento della struttura imputati pro quota al progetto sulla base di criteri omogenei e trasparenti definiti dallo stesso Beneficiario. Esempio: spese di condominio, pulizie; energia elettrica, telefono, posta, riscaldamento e condizionamento; assicurazioni, servizi finanziari, legali, ecc.; acquisti di cancelleria e stampati; personale interno. Tali costi possono incidere per una quota parte non superiore al 5% del contributo assegnato al progetto;

13 3. Assegnare le risorse: quali risorse per Grow Young? LIVA può costituire un costo ammissibile solo se è realmente e definitivamente sostenuta dal Beneficiario LIVA che può essere in qualche modo recuperata non può essere considerata ammissibile anche se non è effettivamente recuperata dal Beneficiario NON sono eleggibili le spese per: acquisti o ristrutturazioni immobiliari; attività lucrative.

14 3. Assegnare le risorse A questo punto occorre individuare coloro i quali forniranno servizi o prodotti. Occorre provvedere in sostanza a: Predisporre ordini di servizio (per dipendenti o assimilati) Predisporre lettere di incarico (per prestatori professionali o occasionali) Richiedere preventivi ed effettuare gli ordini per eventuali materiali e/o attrezzature

15 3. Assegnare le risorse Prestare particolare attenzione a: Indicazione, per prestatori e fornitori, dei tempi di pagamento; Iva, per quanto riguarda gli acquisti; Indicazione corretta della retribuzione lorda per prestatori, sulla base di quanto indicato nel budget

16 4. Organizzare la tenuta della documentazione Consigliamo di creare un dossier/faldone in cui inserire copia della documentazione contabile, organizzata così come da piano economico o da schemi di rendicontazione (per macrovoci, per azioni, ecc)

17 4. Organizzare la tenuta della documentazione Potrebbe essere utile, prima dellavvio del progetto, elaborare una sorta di check-list per monitorare la presenza di tutta la documentazione richiestacheck-list

18 4. Organizzare la tenuta della documentazione Ma quale documentazione deve essere tenuta? e come? Spesso gli enti erogatori predispongono delle linee guida di rendicontazione in cui vengono illustrati i criteri. Qui di seguito diamo regole generali che, in caso di mancanza di precise istruzioni, possono ritenersi complete

19 4. Organizzare la tenuta della documentazione La documentazione deve essere intestata allAssociazione e fiscalmente valida: fatture, scontrini parlanti, cedolini paghe, notule prestatori, rimborsi spese. Nel caso in cui gli scontrini non siano parlanti (cioè non riportino il C.F. dellAssociazione) inserirli come rimborsi spese

20 4. Organizzare la tenuta della documentazione La documentazione deve: essere in copia conforme alloriginale (con autocertificazione); riportare la denominazione del progetto; essere riferita al periodo progettuale (in alcuni casi anche emessa e quietanzata nel periodo del finanziamento)

21 4. Organizzare la tenuta della documentazione Infine la documentazione deve essere quietanzata. Ciò significa che fatture, scontrini, cedolini paghe, ecc. devono essere stati regolarmente pagati ci deve essere copia di valida documentazione attestante il pagamento: bonifici bancari, assegni con estratti conto, dichiarazione dei fornitori,ecc.

22 4. Organizzare la tenuta della documentazione Attenzione!!! I diversi enti erogatori possono considerare in modo differente la validità delle diverse forme di pagamento (non tutti ad esempio accettano dichiarazione di fornitori o pagamenti per cassa)

23 4. …per Grow Young Le fatture e le ricevute fiscali emesse da fornitori terzi devono: essere debitamente quietanziate dal fornitore stesso, con indicazione della data e della modalità dellavvenuto pagamento (contanti, assegno, bonifico) riportare analiticamente la descrizione della spesa sostenuta. È ammesso lo scontrino cosiddetto parlante Salvo eccezioni motivate e di norma per importi di modesta entità non sono ammessi a rimborso gli scontrini fiscali.

24 4. Organizzare la tenuta della documentazione Oltre alla documentazione fiscale è opportuno produrre e archiviare documentazione che attesti leffettiva realizzazione delle attività: registri presenze; copia di volantini; foto e video di eventi; eventuale materiale prodotto in laboratori; …..

25 Voce di spesaDocumentazione di spesa Personale dipendente o assimilato Ordine di servizio o lettera di incarico Cedolino paga (con indicazione costo a carico progetto o dichiarazione separata)con indicazione costo a carico progetto dichiarazione separata Prospetto di calcolo costo aziendale dipendenti Prospetto di calcolo costo aziendale coll prog Time report Quietanza; Modello F24 Consulenti professionisti Lettera di incarico Fattura con indicazione del progetto Quietanza Modello F24

26 Voce di spesaDocumentazione di spesa Prestatori dopera occasionali Lettera dincarico Richiesta erogazione compensi con indicazione progetto Quietanza Modello F24 Acquisti vari da fornitori di materiali e/o attrezzature Eventuali preventivi Fattura con indicazione del progetto Eventuale dichiarazione quota parte Quietanza Spese di funzionamento e/o gestione Fatture, bollette, ecc Eventuale dichiarazione quota parte con indicazione del criterio utilizzato Quietanza

27 5. Monitorare in itinere landamento economico del progetto Occorre dotarsi di strumenti che consentono in qualsiasi momento di conoscere landamento delle spese rispetto al piano economico presentato. Ciò consente di: gestire limpegno delle spese ancora residue fare richiesta allente erogatore di eventuali modifiche da apportare al piano economico

28 5. Monitorare in itinere landamento economico del progetto Anche in questo caso un semplice file excel può essere di grande utilità.file excel Questo strumento, debitamente compilato, dovrebbe essere oggetto dellordine del giorno di periodiche riunioni tra responsabile amministrativo di progetto e coordinatore o referente dello stesso

29 6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale In genere gli enti erogatori predispongono schede riassuntive in cui, suddivise per macrovoci o azioni, si riportano:schede riassuntive le spese previste nel piano economico di progetto; le spese effettuate a consuntivo; leventuale motivazione degli scostamenti con indicazione dellautorizzazione ricevuta; lelenco della documentazione che si allega.

30 6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale Nel caso in cui non sia invece previsto alcun modello preciso si consiglia di predisporlo secondo lo schema visto Occorre organizzare la documentazione in modo tale che, per chi la riceve e la valuta, sia immediato il collegamento con quanto indicato nella scheda riassuntiva ( ad esempio numerando i diversi allegati ed indicando i numeri assegnati nella scheda riassuntiva)

31 6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale Ricordarsi infine di archiviare copia di tutto quanto inviato ed organizzato secondo le stesse modalità unitamente alla ricevuta di invio e ricezione della documentazione (R.R., ricevuta di un protocollo, ecc.)


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