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Lorganizzazione Progetto Sistema Moda Puglia Barletta, 6 Aprile 04 Putignano, 7 Aprile 04 Bari, 7 Aprile 04.

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1 Lorganizzazione Progetto Sistema Moda Puglia Barletta, 6 Aprile 04 Putignano, 7 Aprile 04 Bari, 7 Aprile 04

2 2 Agenda Lorganizzazione Le variabili organizzative Organizzazione e ambiente

3 3 Premessa Lo studio delle organizzazioni richiede un approccio interdisciplinare: antropologia, sociologia, psicologia, economia, ingegneria, giurisprudenza, … Allinterno delle principali teorie manageriali, due popolari aree di studio sono state storicamente: La teoria del comportamento (Organizational Behavior) approfondisce lo studio del comportamento dellindividuo e del gruppo allinterno delle organizzazioni (orientamento micro- organizzativo o soft) La teoria dellorganizzazione (Organizational Theory) approfondisce lo studio della struttura e dei processi organizzativi (orientamento macro-organizzativo o hard) Lapprofondimento proposto nel documento focalizza gli aspetti organizzativi hard, approfondendo le conseguenze e le opportunità connesse allo sviluppo dellimpresa allinterno di un contesto in fase di profondo cambiamento

4 4 Lorganizzazione Le organizzazioni sono la naturale conseguenza della divisione del lavoro Laddove gli sforzi di molti individui sono propriamente organizzati e combinati per il raggiungimento di un obiettivo comune, si ottengono vantaggi in termini di efficienza ed efficacia Le organizzazioni rappresentano quindi al tempo stesso un limite alliniziativa individuale in termini di regole, strutture, ruoli, ma sono al contempo la condizione necessaria per il raggiungimento di molti dei nostri obiettivi Il raggiungimento dellequilibrio tra lautonomia individuale, e la capacità di rapido adeguamento e la disciplina organizzativa rappresenta un obiettivo in continuo divenire al mutare degli obiettivi e delle condizioni di contesto

5 5 Lorganizzazione Caratteristiche distintive delle organizzazioni sono: Lo scopo Il personale I piani Le organizzazioni sono quindi associazioni con uno scopo, formate da persone con piani, sistemi e strutture identificabili istituite al fine di perseguire tale scopo

6 6 Agenda Lorganizzazione Le variabili organizzative Organizzazione e ambiente

7 7 Le variabili organizzative L'organizzazione è un sistema composto da più variabili Queste variabili sono tra di loro interdipendenti Non esiste un modello organizzativo ottimale, ma una organizzazione è efficace solo se è coerente E possibile distinguere le diverse teorie organizzative in base a quali variabili, esterne e interne, vengono identificate come dipendenti o indipendenti Strategia Aziendale Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Meccanismi Operativi Risorse Umane Cultura Organizzativa Ruoli e Responsabilità Metodi e Metodologie Tecnologie CLIENTE

8 8 La struttura organizzativa Modello organizzativo (funzionale, divisionale, …) Funzionigramma Organigramma aziendale Dimensionamento delle strutture Livelli gerarchici e sistema di deleghe Accentramento e decentramento Accorpamento e scorporo di Unità Operative Esternalizzazione di unità/funzioni (outsourcing, scelte di make or buy, …)... Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Meccanismi di Controllo Risorse Umane Cultura Organizzativa Metodi e Metodologie Tecnologie Ruoli e Responsabilità

9 9 Ruoli e responsabilità Il concetto di ruolo Sistema di norme e di aspettative che convergono su di una persona in quanto occupa una determinata posizione in una rete di relazioni sociali Il concetto di ruolo organizzativo Lo spazio di attività affidato ad una persona che occupa una determinata posizione all'interno del sistema organizzativo e definito da un obiettivo fondamentale Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Meccanismi di Controllo Risorse Umane Cultura Organizzativa Metodi e Metodologie Tecnologie Ruoli e Responsabilità area Prescritta (posizione) area Prescritta (posizione) obiettivo fondamentale obiettivo fondamentale area discrezionale area innovativa

10 10 Area Prescritta L'organizzazione ha già svolto una quota di analisi e razionalizzazione dell'attività di quel ruolo e regola i comportamenti delle persone che lo ricoprono parte direttamente collegata all'obiettivo si formalizzano procedure, regole, mezzi, tempi ed attività il livello sovra-ordinato padroneggia i contenuti di questa parte di ruolo non è mai riconducibile a "zero" non è mai la totalità del ruolo Ruoli e responsabilità

11 11 L'organizzazione affida l'incarico di leggere ed interpretare fenomeni, situazioni, elementi, dati ed informazioni al fine di individuare quali comportamenti siano più adatti a perseguire l'obiettivo fondamentale di ruolo Area discrezionale non va confusa con il concetto di indipendenza non coincide con il potere decisionale del ruolo non è un'area "facoltativa" più è elevata quest'area più è necessario che chi ricopre il ruolo padroneggi e condivida l'obiettivo fondamentale e sia in possesso di un elevato livello professionale Ruoli e responsabilità

12 12 Consiste nella ricerca di come assolvere all'obiettivo fondamentale di ruolo modifican- do e riprogettando i "come" e le metodologie Area innovativa ha la caratteristica di non poter essere pre- scritta (al massimo incoraggiata e favorita la negoziazione e la delega vanno intese in senso limitativo, per fissare i confini ammes- si (fino dove si può arrivare) Ruoli e responsabilità

13 13 Rapporto tra ruolo atteso e ruolo praticato Ruolo atteso Ruolo effettivo Situazione di normalità: I comportamenti di ruolo ef- fettivamente realizzati dalla persona sono, in sostanza, in linea con i comportamen-ti attesi dalla configurazione del ruolo organizzativo.

14 14 Ruolo praticato < ruolo atteso Ruolo atteso Ruolo praticato I comportamenti di ruolo non sono sufficienti a sod- disfare le attese dell'orga- nizzazione: o qualche altro ruolo sopperisce; oppure si avranno effetti ne-gativi sul resto del sistema ISMO Rapporto tra ruolo atteso e ruolo praticato

15 15 Ruolo praticato > Ruolo atteso ruolo atteso ruolo praticato ISMO Puo' generare co-munque delle di-sfunzioni: sovrapposizioni di ruoli; confusioni di ruolo (chi fa che cosa,...) inefficienze e ripetizioni; commistione di obiettivi di ruoli differenti Rapporto tra ruolo atteso e ruolo praticato

16 16 Procedure e processi operativi Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Meccanismi operativi Risorse Umane Cultura Organizzativa Metodi e Metodologie Tecnologie Ruoli e Responsabilità Modello dei processi aziendali, di business ed infrastrutturali Identificazione delle attività elementari e attribuzione delle responsabilità (chi fa cosa) Definizione delle metriche di misurazione dei livelli di efficienza e di efficacia Procedure operative (…e della qualità) Regole di funzionamento interne Processi di pianificazione

17 17 Modello dei processi per aziende tessili MARKETING TESORERIA E FINANZA ANALISI DI MERCATO GOVERNANCEPIANIFICAZIONE E CONTROLLO AMM.NE CONTABILITÀ E BILANCIO RISORSE UMANELEGALE E BREVETTI VENDITE GESTIONE CLIENTE (CRM) DISEGNO COLLEZIONI GESTIONE DEI BRAND ADVERTISING ACQUISTI PIANIFICAZIONE FABBISOGNO ACQUISTO MATERIE PRIME - SEMIL. GESTIONE MAGAZZINO PRODUZIONE PIANIFICAZIONE PRODUZIONE PRODUZIONE INTERNA PRODUZIONE ESTERNA DISTRIBUZIONE ACQUISIZIONE CLIENTI GESTIONE ORDINI FATTURAZIONE POST-VENDITA GESTIONE RELAZIONE PRODUZIONE ETICHETTE PACKAGING PIANIFICAZIONE LOGISTICA GESTIONE ORDINI TRASPORO GESTIONE PTR LOGISTICI GESTIONE MAGAZZINO CONTROLLO QUALITA RAPPRESENTATIVO

18 18 Meccanismi operativi Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Meccanismi operativi Risorse Umane Cultura Organizzativa Metodi e Metodologie Tecnologie Ruoli e Responsabilità Insieme di strumenti e regole che supportano e disciplinano il funzionamento operativo dellorganizzazione Sistemi informativi Sistemi di formazione e addestramento Sistema premiante: criteri di valutazione criteri di promozione criteri di sviluppo criteri di incentivazione valori premianti Sistema di pianificazione e controllo …

19 19 Tecnologia Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Meccanismi operativi Risorse Umane Cultura Organizzativa Metodi e Metodologie Tecnologie Ruoli e Responsabilità Infrastrutture a supporto dei processi aziendali: Sistemi informatici (reti, database, PC, telefonia, …) Impianti produttivi (macchine, apparecchiature, …) Infrastrutture logistiche (mezzi, capannoni, …)

20 20 Metodi e metodologie Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Meccanismi operativi Risorse Umane Cultura Organizzativa Metodi e Metodologie Tecnologie Ruoli e Responsabilità Know How distintivi Tecniche produttive Specifiche di produzione Best practices interne

21 21 Risorse Umane Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Meccanismi operativi Risorse Umane Cultura Organizzativa Metodi e Metodologie Tecnologie Ruoli e Responsabilità Competenze distintive di business e di prodotto Valori Specializzazione Motivazione Esperienze Livello professionale Dimensionamento

22 22 Cultura organizzativa Struttura Organizzativa Procedure e Processi Operativi Meccanismi operativi Risorse Umane Cultura Organizzativa Metodi e Metodologie Tecnologie Ruoli e Responsabilità Relazioni Stili di leadership Atteggiamenti (verso il rischio, verso il tempo, verso le norme, i risultati,...) Gestione dei conflitti Clima organizzativo Valori chiave dellorganizzazione Regole non scritte, miti, storie di successo, …

23 23 L'organizzazione come sistema sociale Motivazioni e atteggiamenti individuali e collettivi GRUPPO individuo GRUPPO ORGANIZZAZIONE rapporti interpersonali rapporti intergruppo rapporto individuo- organizzazione SOCIETA' - AMBIENTE rapporto impresa- società

24 24 Interdipendenza delle variabili org.ve (sistema) Struttura Organizzativa Procedure e Processi Op. Meccanismi Operativi Risorse Umane Cultura Organizzativa Ruoli e Responsabilità Metodi e Metodologie Tecnologie Networking Sistema incentivante sui risultati Processi orientati al cliente Competenze specialistiche Unità operative accentrate Struttura per segmento Parcellizzazione del lavoro Risorse motivate Orientamento al cliente Metodi specialistici ESEMPLIFICATIVO

25 25 Agenda Lorganizzazione Le variabili organizzative Organizzazione e ambiente

26 26 Lambiente organizzativo Lorganizzazione è un sistema aperto che interagisce continuamente con lambiente che la circonda Le variabili esterne impattano infatti direttamente lorganizzazione, comportando necessità di ambientamento Fornitori Clienti Concorrenti Operatori pubblici Operatori finanziari Tecnologie Ambiente fisico Infrastrutture Ambiente politico Ambiente socio-culturale Istituzioni Ambiente demografico MICRO-AMBIENTE MACRO-AMBIENTE Comunità Operatori di marketing … … Media Intermediari commerciali

27 27 Lambiente e lorganizzazione Il cambiamento dellambiente esterno determina una continua necessità di adeguamento ovvero di evoluzione coerente delle variabili organizzative: coerenza interna e coerenza esterna Ricerca di coerenza interna delle diverse variabili organizzative Ricerca di coerenza delle variabili organizzative con il cambiamento di contesto


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