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Lezione Gli Eventi Culturali a.a. 2009/10 Università degli Studi di Roma Tor Vergata Facoltà di Lettere e Filosofia Prof.ssa Claudia M. Golinelli.

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1 Lezione Gli Eventi Culturali a.a. 2009/10 Università degli Studi di Roma Tor Vergata Facoltà di Lettere e Filosofia Prof.ssa Claudia M. Golinelli

2 Gli eventi tra gli strumenti cognitivi di marketing Brand Legame con personaggi simbolo Passaparola Presenza allinterno di format culturali (libri, film, fiction) Organizzazione di eventi

3 Il ruolo degli eventi EVENTI MARKETING TERRITORIALE MARKETING URBANO MARKETING TURISTICO INCREMENTO DEGLI INVESTIMENTI E DEI FINANZIAMENTI EFFETTI ECONOMICI MOLTIPLICATIVI INCREMENTO DEL NUMERO DI TURISTI / VISITATORI MIGLIORAMENTO IMMAGINE DIFFUSIONE NOTORIETA Ferrari, 2006

4 Macro-tipologia di eventi Ferrari, 2006 Mega-eventi moderni A Mini-eventi moderni B C Mega-eventi tradizionali D Mini-eventi tradizionali Ideazione recente Origine dellevento Tradizioni consolidate Dimensione bacino di mercato Grande Piccola

5 Tipologie di eventi AmbitoEsempi di eventi ConvegnisticaConferenze, congressi, seminari, incontri, panels, meeting, convention ArtiMostre ed esposizioni, installazioni, anteprime, ArchitetturaInaugurazioni Cinema, video, multimediaTrasmissioni speciali, eurovisioni, premi e media events LetteraturaReading AmbienteApertura di siti, feste inaugurali e stagionali Marketing territoriale e turistico Sagre, feste popolari e civili, carnevali, capodanni, celebrazioni, inaugurazioni, festival, pirotecnia, rivisitazioni storiche, feste contemporanee, commemorazioni ReligioneFeste religiose e patronali, processioni, beatificazioni SportGare e competizioni, gare amichevoli Storia e politicaFirme di accordi, incontri, visite di autorità, investiture Marketing e comunicazionePromozione di prodotti, incentive, viaggi premio, fiere campionarie, eventi speciali ModaSfilate, anteprime, presentazioni Terzo settore Campagne di fund raising, avvenimenti di sensibilizzazione, feste ed incontri Formazione e didatticaLezioni, seminari, incontri, workshop

6 Variabili di classificazione Ferrari, 2006 RIPETITIVITA UNICITA CADENZA TEMPORALE TIPO DI PUBBLICO FINALITA (PUBBLICA O PRIVATA) IMPATTO SUL TERRITORIO

7 Variabili di classificazione Ferrari, 2006 Cadenza Eventi periodici Eventi unici Periodicità …… Durata e tempi Un giorno Un mese Tipo di giornata/e e orari …… Bacino di attrazione Locale Regionale Nazionale Internazionale Mondiale Numero di visitatori ……… Tipo di accesso Libero A pagamento Libero ma con biglietto per lingresso ad alcune attrazioni Livello di attenzione da parte dei media Locale Regionale Nazionale Internazionale ALCUNE VARIABILI 1/5

8 Variabili di classificazione Ferrari, 2006 Target di riferimento Giovani Anziani Single Famiglie con bambini …… Turismo daffari Turismo culturale …….. Residenti Turisti Esperti Non esperti Visitatori one visit only Visitatori che ritornano Ambiti spaziali di localizzazione Unarea Più aree Aree destinate ad eventi speciali Un quartiere della città ……. Sede Unica Molteplici(eventi itineranti) ALCUNE VARIABILI 2/5

9 Variabili di classificazione Ferrari, 2006 Pacchetto di attrazioni offerte Un unico evento Un evento fondamentale e un insieme di eventi minori e di altre attrazioni Più eventi minori …………. Servizi offerti Informazioni Prenotazioni Trasporti Accoglienza Ristorazione Sicurezza Sanità Altri eventi per intrattenimento o per scopi di apprendimento o per socializzazione o altro Tipologia Celebrativa Culturale Ricreativa Folkloristica Lavorativa Religiosa Sportiva Commerciale Politica Fundraising Altra ALCUNE VARIABILI 3/5

10 Variabili di classificazione Ferrari, 2006 Scopo principale Crescita di flussi turistici Raccolta di fondi Intrattenimento Promozione commerciale Miglioramento dellimmagine della località Incoraggiamento della partecipazione locale ad un tipo di attività Filantropico Sociale ………………. Tema ………… Iniziativa ed ownership Soggetti promotori, ideatori, titolari dei contenuti e del marchio Tipo di organizzazione e soggetti coinvolti a vario titolo Volontari Professionisti Enti pubblici Più soggetti (pubblici e privati) Sponsor Aziende fornitrici ………… ALCUNE VARIABILI 4/5

11 Variabili di classificazione Ferrari, 2006 Principali fonti di risorse finanziarie Pubbliche Sponsorizzazioni Bigliettazione Altre Genere Fiera Festival Congresso Concerto Competizione sportiva Mostra Meeting Festività religiosa Expo Commemorazione Altro ALCUNE VARIABILI 5/5

12 Fonti di finanziamento Ferrari, 2006 FONTI DI FINANZIAMENTO PUBBLICHE -Patrocini -Finanziamenti ad hoc -sovvenzioni PRIVATE -sponsorizzazioni -cessione marchi -diritti dimmagine BIGLIETTAZIONE -per singola attrazione -per lintero evento MECENATISMO -donazioni -sovvenzioni

13 Fase 0: Percorso Ideativo 1. Ricerca dei materiali 2. Catalogo e Agenda 3. Primo Scenario (simboli e nodi in forma di appunti) 4. Drammaturgia dellevento: - tempo: unicum / ricorrenza tradizionale o nuova / appuntamento singolo in una stagione / continuum - spazio: luoghi culturali/non culturali; scena frontale/circolare/itinerante 5. Memo Finale (che cosa/con chi/perché/per chi/come/dove/quando) 6. Idea-Progetto 7. Link con Altre Componenti (progettazione/mktg/comunicaz.)

14 Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 1 Ideazione Fase 2 Attivazione Fase 3 Pianificazione Fase 4 Attuazione Fase 5 Completamento Fase 6 Valutazione

15 Soggetti coinvolti nel project management di un evento culturale Altri eventi Sponsor locali Altre strutture Media nazionali Media locali Interesse locale Governo locale Proprietari delle strutture Promotore Governo nazionale Interesse nazionale Sponsor nazionali

16 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 1 Ideazione 1. Definizione ruolo strategico evento Origini, premesse, esigenze di partenza Missione Traguardo finale / Vision Obiettivi (SMART) principali e collaterali Risultati attesi Stakeholders Target Contesto di riferimento Coerenza con il profilo strategico del committente

17 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 1 Ideazione 2. Analisi del contesto e dellarena competitiva 3. Palinsesto delle attività Evento X Roma, 15 giu Protomoteca del Campidoglio Pax: 200 seduti QuandoCosaDove Ore 9.00Saluto del SindacoProtomoteca Ore 9.30Inizio lavori Ore 11.00Coffee BreakSpazio antistante la Protomoteca Ore 11.30Ripresa lavoriProtomoteca Ore 13.00Chiusura lavori Ore 13.30LunchTerrazza Caffarelli

18 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 2 Attivazione 2. Analisi di fattibilità ComunicazionePolitiche/strumenti Organizzativa Idee creative realizzabili? Risorse (quantità e skills) coerenti con le idee creative Forniture disponibili? Timing Tecnico-logistica Disponibilità location Set-up location Impatto ambientale Sicurezza Logistica evento (ricettività, trasporti, ecc.) Economico-finanziaria Costi/ricavi/BEA Struttura finanziaria Tipologia di ricavi/costi Marketing Target Prodotto/Prezzo Stakeholders

19 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 2 Attivazione 3. Analisi opzioni strategiche (SWOT) 4. Determinazione Location e Periodo 5. Determinazione Linee Guida produttive 6. Documentazione di Progetto

20 Documenti di Progetto di un Evento Culturale DestinatariStrumento/DocumentoFase progettuale Team Stakeholder (partner, finanziatori) Bozza di progettoIdeazione Team Stakeholder Documento di progettoAttivazione Pianificazione Attuazione Agenzie di comunicazioneBrief creativoAttuazione Team Stakeholder (media) Dossier stampaAttuazione Team Stakeholder (partner, finanziatori) Scheda (rider) tecnicaAttuazione StakeholderWeb siteAttuazione TeamIntranetAttuazione StakeholderKit pubblicitario, promozionale, edizioniAttuazione Stakeholder (partner, finanziatori)Documenti consuntivi e di rendicontazioneCompletamento Team Stakeholder (partner, finanziatori) Report di valutazionevalutazione

21 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione Documento di progetto Idea-progetto Palinsesto delle attività Profilo strategico dellevento Piano di produzione Attività – azioni operative Tempi - GANTT Risorse umane e tecniche RAM Milestones Piano delle contingenze Piano produz. tecnica Piano delle prove Piano delle burocracies Piano della logistica Piano della comunicaz. Piano Mktg Piano Economico Finanziario Piano di fund raising Documenti di valutazione Budget Piano di tesoreria Relazioni finali Indicatori di valutazione Piano dei rischi

22 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 1. Costruzione dellarchivio di progetto 2. Piano di produzione generale (project management)….

23 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ?WBSPasso 2 : OBS - Chi sono i responsabili ?OBS Passo 3 : RAM – Assegnazione responsabilitàRAM Passo 6 : Piano delle risorse BASELINE Passo 7 : Piano dei costi Passo 4 : Network – Logica di progettoNetwork Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5 Passo 5 : Diagr. di Gantt – MasterDiagr. di Gantt – Master Diagr. di Gantt - DettaglioDiagr. di Gantt - Dettaglio

24 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: WBS attività organizzative e di produzione specifica attività di reperimento e gestione economico-finanziaria attività contrattuali attività amministrative attività logistiche attività tecnico-allestitive attività di comunicazione

25 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: OBS Event Coordinator G.De Leve Organising Secretariat M. Marguglio PROJECT ASSISTANTS Conference Stewards/Hostess team Scientific Secretariat G. Roccetti Exhibition Manager M. De Vergottini Quality Control Manager M. Liguori Intepreters Sound and IT Technician MANAGEMENT STRUCTURE FOR THE DG RESEARCH EUROPEAN CONFERENCE EXTERNAL WORKFORCE Catering Service

26 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM WBS OBS Matrice delle responsabilità idem La RAM è lufficializzazione delle responsabilità di progetto. Nasce dallincrocio della WBS e della OBS e obbliga ad assegnare una responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementi di lavoro individuati nella WBS.

27 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM AttivitàRU1RU2RU3RU4RU5RU6 AnalisiRAICC DefinizioneIAC R GestioneRAI S MonitoraggioRAICCS R = responsabile A = approva S = supporta C = consultato I = informato V = verifica

28 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: GANTT Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5 GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto. Mostra la collocazione temporale delle attività pianificate

29 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 3. Piano economico-finanziario Piano Economico Piano Finanziario Budget Piano di tesoreria Costi Ricavi Flussi di cassa in uscita Flussi di cassa in entrata Piano di Fund Raising

30 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 3. Piano economico-finanziario: business model CostiRicavi - idea-progetto, artistici, ideazione e contenuti - tecnico-allestitivi - logistici - organizzativi - comunicazione - funzionamento e spese generali -Commerciali - finanziamenti pubblici - finanziamenti privati - finanziamenti internazionali

31 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 5. Piano della contingenza: piano dei rischi 4. Piano delle burocracies: - cosa/chi (location, svolgimento evento, permessi di lavoro, movimento merci, comunicazioni/informative di rito) - Action Plan

32 Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 4 Attuazione Fase 5 Completamen to Fase 6 Valutazione Valutazione verso gli Stakeholder Valutazione verso il Team


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