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Master di linguaggi del turismo e comunicazione interculturale Università degli Studi Roma3 anno 2008/2009 Lesperienza ventennale di una agenzia di congressi.

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1 Master di linguaggi del turismo e comunicazione interculturale Università degli Studi Roma3 anno 2008/2009 Lesperienza ventennale di una agenzia di congressi a Roma

2 Il turismo congressuale nel mondo Le principali associazioni di categoria MPI - Meeting Professionals International ( cs membri in 80 Paesi) MPI - Meeting Professionals International ( cs membri in 80 Paesi) ICCA – International Congress & Convention Association ICCA – International Congress & Convention Association (membri in più di 80 Paesi) (membri in più di 80 Paesi)

3 Il turismo congressuale in Italia Le principali associazioni di categoria Il 27 ottobre 2004 nasce a Bologna Federcongressi che riunisce AIMP AIMP APICEF APICEF Italcongressi/PCO Italcongressi/PCO Meet in Italy Meet in Italy MPI Italian Chapter MPI Italian Chapter SITE Italia SITE Italia

4 I soci Federcongressi AIMP – Associazione Italiana Meeting Planners AIMP – Associazione Italiana Meeting Planners APICEF – Associazione Professionisti e Imprese Congressi e Fiere APICEF – Associazione Professionisti e Imprese Congressi e Fiere Italcongressi/PCO – Associazione Nazionale Imprese dellIndustria Congressuale Italcongressi/PCO – Associazione Nazionale Imprese dellIndustria Congressuale Meet in Italy – Associazione delle Destinazioni e dei Centri Congressi Italiani Meet in Italy – Associazione delle Destinazioni e dei Centri Congressi Italiani MPI Italian Chapter – Associazione Internazionale dei Professionisti dellIndustria Congressuale MPI Italian Chapter – Associazione Internazionale dei Professionisti dellIndustria Congressuale SITE Italian Chapter – Associazione Internazionale dei Professionisti dellIncentivazione SITE Italian Chapter – Associazione Internazionale dei Professionisti dellIncentivazione

5 Fatturato del Turismo Congressuale in Italia Secondo i dati dellOsservatorio Congressuale Italiano il fatturato annuo del settore si aggira intorno ai 23 miliardi di Euro Secondo i dati dellOsservatorio Congressuale Italiano il fatturato annuo del settore si aggira intorno ai 23 miliardi di Euro I dati più recenti sono stati presentati in occasione della BTC, Borsa del Turismo congressuale, tenutasi alla nuova Fiera di Roma dal 5 al 6 novembre 2009 e dovrebbero essere disponibili a breve nel sito dellOsservatorio I dati più recenti sono stati presentati in occasione della BTC, Borsa del Turismo congressuale, tenutasi alla nuova Fiera di Roma dal 5 al 6 novembre 2009 e dovrebbero essere disponibili a breve nel sito dellOsservatorio ".

6 Posizionamento Internazionale dellItalia secondo i dati ICCA Secondo i dati ICCA: nella classifica dei paesi, l'Italia è posizionata più o meno stabilmente, da 10 anni a questa parte, al 5º - 6º posto dopo USA, Germania, UK, Francia e Spagna. Il numero dei convegni presi in considerazione è cresciuto negli ultimi 10 anni di circa il 37%. Il nostro Paese è cresciuto meno degli altri: il 12% contro il 45% della Spagna, il 35% della Germania, il 24% Francia, il 15% UK, il 13% USA. La prima città italiana è Roma, al 36º posto, dopo grandi capitali e metropoli, ma anche dopo città come Budapest, Seoul, Kuala Lumpur, Helsinki, Dublino, Santiago del Cile, Lisbona, solo per citarne alcune.

7 Agenzie per lorganizzazione di congressi in Italia MPI Italian Chapter riunisce circa 300 soci tra planners e suppliers MPI Italian Chapter riunisce circa 300 soci tra planners e suppliers Italcongressi/PCO riunisce circa 85 agenzie italiane per lorganizzazione di congressi Italcongressi/PCO riunisce circa 85 agenzie italiane per lorganizzazione di congressi

8 La BTC La Borsa del Turismo Congressuale è la Fiera specializzata dedicata al settore congressuale e dei viaggi Incentive in Italia La Borsa del Turismo Congressuale è la Fiera specializzata dedicata al settore congressuale e dei viaggi Incentive in Italia Costituisce la più importante occasione di incontro tra lofferta di servizi congressuali e i buyers, con una media di circa 6000 presenze Costituisce la più importante occasione di incontro tra lofferta di servizi congressuali e i buyers, con una media di circa 6000 presenze Esiste da 25 anni, è gestita da EXMEDIA, società controllata al 95% da TTG Itala Spa (Gruppo Rimini Fiera) Esiste da 25 anni, è gestita da EXMEDIA, società controllata al 95% da TTG Itala Spa (Gruppo Rimini Fiera) Negli ultimi 3 anni si è tenuta a Roma, ma il prossimo anno si terrà nel nuovo Palacongressi di Rimini in estate e non più in autunno Negli ultimi 3 anni si è tenuta a Roma, ma il prossimo anno si terrà nel nuovo Palacongressi di Rimini in estate e non più in autunno

9 Symposia srl È nata nell88 e festeggia questanno i suoi 21 anni di attività È nata nell88 e festeggia questanno i suoi 21 anni di attività Opera sia nel campo dei congressi medici che in quello dei congressi istituzionali e scientifici Opera sia nel campo dei congressi medici che in quello dei congressi istituzionali e scientifici È provider ECM dal 2002 È provider ECM dal 2002 Cura la segreteria di varie società mediche Cura la segreteria di varie società mediche 1.AIGO Lazio 2. SoSTE/SITE Nazionale

10 Eventi organizzati nellanno 2008 Settore medico farmaceutico 6 importanti cicli di incontri di aggiornamento in anestesia e gastroenterologia 6 importanti cicli di incontri di aggiornamento in anestesia e gastroenterologia Un Master in chirurgia della mammella Un Master in chirurgia della mammella Un Forum Nazionale di Gastroenterologia Un Forum Nazionale di Gastroenterologia Un congresso Trisocietario Laziale di Gastroenterologia Un congresso Trisocietario Laziale di Gastroenterologia 3 congressi nazionali (SIMA, SoSTE, AIFEG) 3 congressi nazionali (SIMA, SoSTE, AIFEG) 30 incontri di dimensione medio piccola su tutto il territorio nazionale 30 incontri di dimensione medio piccola su tutto il territorio nazionale

11 Eventi organizzati nellanno 2009 Settore medico farmaceutico Settore medico farmaceutico 4 cicli di incontri di aggiornamento in gastroenterologia 4 cicli di incontri di aggiornamento in gastroenterologia 3 convegni in gastroenterologia e chirurgia 3 convegni in gastroenterologia e chirurgia

12 Eventi organizzati nellanno 2008 Settori Istituzionale e Scientifico Congresso internazionale di Statistica Q 2008 Congresso internazionale di Statistica Q 2008 Roma, 8 – 11 luglio Congresso internazionale di Fisica EPS 2008 Congresso internazionale di Fisica EPS 2008 Roma, 24 – 29 agosto Congresso internazionale sulla Elettroluminescenza EL 2008 Congresso internazionale sulla Elettroluminescenza EL 2008 Tivoli, 9 – 12 settembre

13 Eventi Organizzati nellanno 2009 Settore Istituzionale e Scientifico Convegno Internazionale Ivec, Roma aprile Convegno Internazionale Ivec, Roma aprile Convegno internazionale ECW-ECONOS, Enea Frascati, 25 – 27 maggio Convegno internazionale ECW-ECONOS, Enea Frascati, 25 – 27 maggio Presentazione Rapporto Annuale ANIA, Roma, 2 luglio Presentazione Rapporto Annuale ANIA, Roma, 2 luglio Congresso Internazionale di Fisica QIPC, Roma 20 – 25 settembre Congresso Internazionale di Fisica QIPC, Roma 20 – 25 settembre Convegno Internazionale Emslibs, Tivoli 27 – 30 settembre Convegno Internazionale Emslibs, Tivoli 27 – 30 settembre Congresso Internazionale di Fisica ICCF15, Roma 5 – 9 ottobre Congresso Internazionale di Fisica ICCF15, Roma 5 – 9 ottobre Evento internazionale per conto di AgCom, Capri 13 – 16 ottobre Evento internazionale per conto di AgCom, Capri 13 – 16 ottobre 5 eventi nel settore dellEnergia in varie sedi istituzionali 5 eventi nel settore dellEnergia in varie sedi istituzionali

14 Un Organigramma ben assortito Amministratore unico – Patrizia Pasolini (Genova) Event manager – Veronica De Angelis (Roma) Eventi manager – Mirta Varvesi (Roma) Responsabile Hotels ed Eventi ECM – Gui Costa (Capo Verde) Relazioni esterne – Andrea Sparisci (Roma e Romanista) Responsabile amministrativo – Stefano Palma (Roma e Romanista) Segreteria/contatti con i partecipanti – Sara Megale (Roma) Ufficio Acquisti – Odoardo Sodano (Catanzaro) Marketing e Nuovi progetti – Carla Lombardi (Roma) Accoglienza presso un cliente esterno – Giorgio Toesca (Roma)

15 Funzionamento generale dellagenzia Ruolo dellamministratore unico e dellevent manager Ruolo dellamministratore unico e dellevent manager Il committente: cliente/sponsor/responsabile scientifico Il committente: cliente/sponsor/responsabile scientifico I fornitori ed il personale esterno I fornitori ed il personale esterno Gestione generale del convegno: Gestione generale del convegno: 1.La divisione dei compiti ed il coordinamento da parte dellevent manager 2.Il controllo regolare delle attività organizzative 3.Il lavoro di equipe

16 Le nostre modalità operative Professionalità e creatività nellapproccio al lavoro Professionalità e creatività nellapproccio al lavoro Obiettivi, ovvero come far sì che lincontro sia in ogni caso un successo Obiettivi, ovvero come far sì che lincontro sia in ogni caso un successo Organizzazione del lavoro di gruppo Organizzazione del lavoro di gruppo Scelta dei fornitori/consulenti esterni Scelta dei fornitori/consulenti esterni Controllo di qualità Controllo di qualità Criticità, ovvero la gestione delle emergenze Criticità, ovvero la gestione delle emergenze

17 Aspetti di bilancio di un convegno Stesura e controllo del preventivo Stesura e controllo del preventivo Definizione del fee dagenzia Definizione del fee dagenzia Il controllo del mark up per ogni evento Il controllo del mark up per ogni evento Il preventivo come contratto con il cliente Il preventivo come contratto con il cliente Rapporti con i fornitori Rapporti con i fornitori La parte amministrativa: fatturazione attiva e passiva La parte amministrativa: fatturazione attiva e passiva Il consuntivo Il consuntivo Linvio al cliente ed il commento conclusivo Linvio al cliente ed il commento conclusivo

18 Il programma per lorganizzazione di convegni Gestione del convegno su SEM 2000 Gestione del convegno su SEM 2000 La raccolta delle iscrizioni con SEM on line La raccolta delle iscrizioni con SEM on line Le prenotazioni alberghiere Le prenotazioni alberghiere Organizzazione viaggi relatori e partecipanti Organizzazione viaggi relatori e partecipanti Il programma sociale e degli accompagnatori Il programma sociale e degli accompagnatori I rapporti con i relatori e partecipanti I rapporti con i relatori e partecipanti La fatturazione con SEM La fatturazione con SEM Dati e statistiche Dati e statistiche

19 Fasi organizzative di un convegno Fase di pianificazione qualche mese prima dellevento Definizione del budget e delle fonti di finanziamento e delle eventuali quote di partecipazione Definizione del budget e delle fonti di finanziamento e delle eventuali quote di partecipazione Scelta della sede, della data, durata dellevento e numero dei partecipanti Scelta della sede, della data, durata dellevento e numero dei partecipanti Eventuale sopralluogo tecnico Eventuale sopralluogo tecnico Eventuale invio della proposta di sponsorizzazione ai possibili sponsor Eventuale invio della proposta di sponsorizzazione ai possibili sponsor Richiesta preventivo ai fornitori Richiesta preventivo ai fornitori Stesura del preventivo e discussione con il committente Stesura del preventivo e discussione con il committente

20 Attività organizzative Da 90 gg a 60 prima dellevento Stesura del programma dei lavori Stesura del programma dei lavori Contatti con i relatori/moderatori/presidenti ed eventuali autorità Contatti con i relatori/moderatori/presidenti ed eventuali autorità Richiesta patrocini Richiesta patrocini Elaborazione bozza grafica del programma e degli stampati Elaborazione bozza grafica del programma e degli stampati Per i convegni medici: Accreditamento ai fini ECM – Pratica AIFA Per i convegni medici: Accreditamento ai fini ECM – Pratica AIFA Pubblicizzazione del convegno: sito del convegno, mailing, inserimento nei siti di interesse, diffusione a mano, affissione locandine Pubblicizzazione del convegno: sito del convegno, mailing, inserimento nei siti di interesse, diffusione a mano, affissione locandine Eventuale creazione web form per iscrizioni on line con il programma Sem on line Eventuale creazione web form per iscrizioni on line con il programma Sem on line Organizzazione viaggi relatori e partecipanti Organizzazione viaggi relatori e partecipanti Ideazione e promozione del programma sociale e degli accompagnatori Ideazione e promozione del programma sociale e degli accompagnatori

21 Attività finali prima del convegno Raccolta delle iscrizioni e conferme ai partecipanti Raccolta delle iscrizioni e conferme ai partecipanti Contatti con il personale esterno e relative conferme Contatti con il personale esterno e relative conferme Conferme ai fornitori Conferme ai fornitori Invio istruzioni agli sponsor per il montaggio e smontaggio degli stand e spedizione materiali Invio istruzioni agli sponsor per il montaggio e smontaggio degli stand e spedizione materiali Preparazione dei materiali per il convegno: segnanomi, badges, attestati, kit congressuali, documentazione ECM Preparazione dei materiali per il convegno: segnanomi, badges, attestati, kit congressuali, documentazione ECM Allestimenti tecnici e segnaletica presso la sede congressuale Allestimenti tecnici e segnaletica presso la sede congressuale Predisposizione della segreteria organizzativa in sede congressuale, del centro slides, della sala di regia e del desk di accoglienza Predisposizione della segreteria organizzativa in sede congressuale, del centro slides, della sala di regia e del desk di accoglienza

22 Attività in sede congressuale Accreditamento dei partecipanti, degli sponsors, della stampa e dei relatori Accreditamento dei partecipanti, degli sponsors, della stampa e dei relatori Distribuzione kit congressuali e materiali ECM Distribuzione kit congressuali e materiali ECM Controllo elettronico delle presenze Controllo elettronico delle presenze Gestione delle presentazioni dei relatori Gestione delle presentazioni dei relatori Assistenza con hostess/steward della sala principale e sale sottogruppi Assistenza con hostess/steward della sala principale e sale sottogruppi Raccolta questionari di valutazione ECM a fine evento Raccolta questionari di valutazione ECM a fine evento Consegna degli attestati di partecipazione Consegna degli attestati di partecipazione

23 Attività post-congressuali Commenti con lequipe circa lo svolgimento dellevento e raccolta di eventuali suggerimenti migliorativi Commenti con lequipe circa lo svolgimento dellevento e raccolta di eventuali suggerimenti migliorativi Controllo delle fatture dei fornitori Controllo delle fatture dei fornitori Redazione del consuntivo e discussione con il committente Redazione del consuntivo e discussione con il committente Ringraziamenti ai relatori ed agli sponsors Ringraziamenti ai relatori ed agli sponsors Controllo questionari ECM Controllo questionari ECM Inserimento dei dati relativi ai questionari nel sito del Ministero della Salute Inserimento dei dati relativi ai questionari nel sito del Ministero della Salute Stampa ed invio degli attestati ECM Stampa ed invio degli attestati ECM Eventuale stampa e distribuzione atti del convegno Eventuale stampa e distribuzione atti del convegno

24 Conclusioni Un settore in difficoltà, ma con delle prospettive di crescita Un settore in difficoltà, ma con delle prospettive di crescita Possibilità di inserimento lavorativo Possibilità di inserimento lavorativo Le opportunità di stage presso le aziende del settore Le opportunità di stage presso le aziende del settore Domande e commenti Domande e commenti Esercitazione pratica: Esercitazione pratica: 1.Redazione del preventivo di un congresso 2.Stesura di una lettera di proposta di sponsorizzazione 3.Commento dei risultati dellesercitazione

25 Sarà possibile scaricare la documentazione sul sito, in symposia news:


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