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Associazione Nazionale Archivistica Italiana Giorgetta Bonfiglio-Dosio Archivisticamente parlando (Padova, 13 aprile 2007)

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1 Associazione Nazionale Archivistica Italiana Giorgetta Bonfiglio-Dosio Archivisticamente parlando (Padova, 13 aprile 2007)

2 Che cosa si propone la lezione di oggi Lacquisizione di un lessico specialistico non in forma di elenco di termini presentati in ordine alfabetico, ma in forma di percorso logico che diventi unintroduzione alle metodologie archivistiche: 1.documento 2.Archivio 3.Funzione civile dellarchivista 4.Fasi di vita dellarchivio 5.Archivio corrente 6.Archivio di deposito 7.Conservazione fisica e intellettuale 8.Amministrazione archivistica

3 1. Che cosè il documento? «Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata collos- servanza di certe determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza di prova» C. Paoli, Diplomatica (1883)

4 Testimonianza scritta La tradizione giuridica italiana, di derivazione romana e mediterranea, richiede che il documento sia scritto (non importa su quale supporto, purché adottato ufficial- mente dallente che lo produce).

5 La rilevanza giuridica del documento Il documento è la testimonianza di un fatto di natura giuridica. Il documento deve essere compilato con forme determinate, che sono requisiti essenziali per conferirgli fides publica e quindi capacità probatoria.

6 la capacità probatoria del documento Deriva da alcuni fatti: il documento deve essere autentico, cioè –emanato dallautorità che se ne dichiara autore –rappresentare in modo efficace il fatto o atto giuridico (formalismo giuridico) –non aver subito manomissioni (fisicità del documento su supporti tradizionali/ diversa fisicità del documento digitale)

7 Supporto (= medium) La materia, il contenitore e/o loggetto materiale nel o sul quale sono memorizzate le informazioni (per esempio: tavolette dargilla, papiro, carta, pergamena, film, nastro magnetico)

8 Diplomatica (Paola Carucci: 1987) Lo studio del documento conduce inevita- bilmente a porre in rilievo il rapporto tra natura dellatto giuridico e forma dellatto La diplomatica è la disciplina che studia il singolo documento, lunità archivistica elementare (documento, fascicolo, registro) Come si forma la volontà espressa nellatto giuridico In che forma si manifesta la volontà

9 Sempre Paola Carucci: attira lattenzione sulla procedura ammini- strativa che genera il documento (L. 241/90) ha allargato lambito della diplomatica fino ad integrarla con larchivistica prende in considerazione le relazioni tra i documenti che sono prodotti dalla stessa procedura (concetto di flusso e di proce- dimento)

10 ARCHIVISTICA = disciplina che studia: la formazione degli archivi la sedimentazione degli archivi la conservazione degli archivi le modalità di utilizzo degli archivi Quindi la gestione dei documenti in tutte le fasi di vita dellarchivio

11 Documento archivistico ogni «rappresentazione in forma libera o secondo determinati requisiti di un fatto o di un atto relativo allo svol- gimento dellattività istituzionale, statu- taria o professionale di un ente o di una persona» P. Carucci – M. Messina, Manuale di archivistica per limpresa

12 Mariella Guercio: documento darchivio «rappresentazione memorizzata su un supporto e conservata da una persona fisica o giuridica nellesercizio delle sue funzioni (prodotta o diversamente acquisita nel corso di unattività pratica da un soggetto produttore) di un atto/fatto rilevante per lo svolgimento di tale attività»

13 legge 7 agosto 1990, n. 241 «Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di acces- so ai documenti amministrativi», art. 22 comma 2 «È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinema- tografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche ammini- strazioni o, comunque, utilizzati ai fini dellattività amministrativa»

14 DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 1 «Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa» documento amministrativo = «ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dellattività amministrativa»

15 legge 11 febbraio 2005, n. 15 «Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241 «ogni rappresentazione grafica, fotocinema- tografica, elettro­magnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale»

16 DPR 445/2000, art. 8 (Documento informatico) ripreso fedelmente dallart. 20 del D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dellamministrazione digitale «Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico»

17 Allegato Documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria. Il legame tra documento principale (ad es. lettera di trasmissione) e allegato non va mai spezzato e lallegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la medesima segnatura di protocollo.

18 ORIGINALE = Stesura definitiva del documento, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali. Esemplare del documento spedito al destinatario MINUTA = Esemplare del documento spedito che viene trattenuto nellarchivio del soggetto giuridico autore del documento.

19 Copia Riproduzione fedele di un documento originale, eseguita a mano, a macchina, con procedimenti di riproduzione meccanica o fotografica. Può essere semplice (senza valore sostitutivo, quanto a capacità probatoria) oppure dichiarata conforme alloriginale sa autorità apposita e quindi sostitutiva in tutto e per tutto delloriginale stesso.

20 il termine documento per gli archivisti ha unaccezione -più ampia rispetto a quanto tradizionalmente concepito dai diplomatisti -più ristretta rispetto a quanto concepito dagli storici

21 2. ARCHIVIO strumento e residuo dellattività istituzionale di un soggetto giuridico

22 ARCHIVIO «è un complesso di scritture che, legate da vincolo naturale, sono prodotte da entità pubbliche o private nellespletamento della loro attività per il raggiungimento di finalità contingenti e per la conservazione della propria memoria» (A. ROMITI, I mezzi di corredo archivistici, «Archivi per la storia», III, 1990, p , ora in IDEM, Temi di archivistica, Lucca 1996, p )

23 Larchivio non è una somma di documenti + + +

24 Larchivio è un complesso di documenti

25 CARATTERISTICHE DEL VINCOLO ARCHIVISTICO originarietà –in senso soggettivo: le scritture hanno una medesima origine –in senso oggettivo: il legame sussiste fin dallorigine necessarietà –larchivio è frutto necessario e spontaneo dellattività del produttore determinatezza –il vincolo è determinato dalla natura e dalle competenze del produttore (> invariabile, definitivo)

26 Non solo scritti in senso stretto … Ma anche: -cartografia in generale: mappe catastali, progetti edilizi, rilievi dellesistente -fotografie di vario tipo (compresa quella scattata dal rilevatore di velocità delle automobili, che produce le ben note conseguenze giuridiche) -riprese cinematografiche di un qualsiasi evento (compresa una rapina in banca) -registrazioni audio (comprese le intercettazioni telefoniche) -varietà di oggetti (corpi di reato) -segnali dei bambini esposti

27 Entità pubbliche e private 1.PUBBLICI a)organi e uffici dello Stato: centrali (Presidenza della Repubblica, Camera dei deputati, Senato della Repubblica, Presidenza del Consiglio dei ministri, Ministeri, Consiglio di Stato, Corte dei conti, Commissioni varie, Corte suprema di cassazione, Corte costituzionale) periferici (prefetture/uffici del governo, uffici finanziari, questure, tribunali, procure della Repubblica, etc.); b)enti pubblici (regioni, province, comuni, USSL: unità socio- sanitarie locali, ASL: aziende sanitarie locali, camere di commercio, INPS: istituto nazionale della previdenza sociale, etc.) *** Stato decentrato*** 2.PRIVATI (persone, famiglie, associazioni, fondazioni, imprese) *** privatizzazioni ***

28 Attività nella sfera del giuridico Si esplica attraverso documenti Rilevanza della forma scritta e, talora, della forma solenne Ogni tipo di attività o negozio richiede una forma particolare di documento Anche il documento informatico ha una forma

29 Archivio e biblioteca Nasce spontaneamente Deve esserci Componenti e struttura determinati dalle necessità del produttore Vincolo interno Extra commercium: bene infungibile Ogni pezzo è legato agli altri Valenza giuridica e culturale Nasce volontariamente Può esserci Componenti e struttura determinati dalla volontà del raccoglitore Vincolo esterno Oggetto commerciale: bene fungibile Ogni pezzo è autonomo Valenza culturale e commerciale

30 Filippo Valenti FUNZIONI DELLARCHIVIO -Documentazione strumentale per lattività del produttore -Testimonianza di situazioni giuridiche nel tempo in costanza di ordinamento -Fonte storica > rilevanza del soggetto conservatore

31 Archivio Strumento amministrativo: esempi e conseguenze Fonte storica: esempi e conseguenze Bene culturale: che significa? dalla concezione estetica al concetto di civilisation

32 Altri significati del termine archivio il locale in cui si conservano le scritture linsieme delle persone che curano: –la formazione –la sedimentazione –la conservazione delle scritture –lutilizzo delle scritture

33 Funzioni dellarchivio giuridico-probatoria –Nel senso che serve al produttore per documentare i propri diritti e conservare la propria memoria per finalità strumentali alla sua attività storica –Nel senso che come fonte storica consente agli studiosi delle diverse discipline di ricostruire il passato, che può essere anche recente

34 LOCUS come ISTITUZIONE che conserva Servio Mauro locus in quo acta publica asservantur Ulpiano locus publicus in quo instrumenta deponuntur ut fidem faciant importanza del conservatore –realtà romana –realtà anglosassone –realtà contemporanea

35 3. Funzione civile dellarchivista Art. 1 Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato dallassemblea generale del Consiglio Internazionale degli Archivi a Pechino il 6 settembre 1996 «Gli archivisti tutelano lintegrità degli archivi e in tal modo garantiscono che que-sti continuino ad essere affidabile testimonianza del passato»

36 4. Fasi di vita dellarchivio Cencetti: «tutto è semplicemente archivio» legislazione positiva: partizioni convenzio- nali con funzioni pratiche per gli archivi prodotti dagli uffici dello Stato e dagli enti pubblici –Archivio corrente –Archivio di deposito –Archivio storico

37 Ciascuna delle tre fasi è caratterizzata da unattività archivistica prevalente: durante la prima si verifica la formazione dei documenti e dellarchivio durante la seconda si attua la sedimentazione e si compie la selezione dei documenti la terza è dedicata alla conservazione per- manente dei documenti giudicati degni di tale trattamento.

38 Ogni fase dellarchivio … Ha specifici strumenti di gestione, spesso determinati dalla normativa La gestione documentale è una risorsa strategica per la pubblica amministrazione Lunga e gloriosa tradizione di normativa dedicata agli archivi Novità: le tecnologie

39 5. Archivio corrente È costituito dai documenti relativi ad affari e procedimenti ancora in corso È strumento essenziale dellattività pratica del soggetto produttore Importante perché si costituisce la struttura dellarchivio (imprinting) Leopoldo Sandri: «le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nellarchivio in formazione»

40 Archivio corrente Operazioni e strumenti archivistici previsti anche dalla normativa: 1.Registrazione a protocollo > registro di protocollo 2.Segnatura > timbro di protocollo/etichetta 3.Classificazione > titolario di classificazione 4.Costituzione dei fascicoli e delle aggregazioni documentarie > repertorio dei fascicoli NB Si parla di servizio archivistico = sistema di gestione documentale > concetto di flusso

41 Larchivio non è un magazzino è un servizio

42 Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi «Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi»

43 Protocollo informatico Sistema di registrazione, in cui la gestione dei documenti avviene esclusivamente attraverso una rappresentazione digitale: deve essere in grado di espletare le funzioni giuridico-probatorie tradizional- mente svolte dalloperazione che si avvale del registro cartaceo e inoltre anche le funzioni connesse alla gestione documen- taria.

44 Flusso documentale Movimento che i documenti compiono dallesterno verso lente produttore, dallente produttore verso lesterno o allinterno dellente produttore: è collegato alla regolamentazione dellattività istituzionale del produttore.

45 PROTOCOLLO Funzione giuridico-probatoria La registrazione a protocollo: 1.Attesta lesistenza allinterno dellarchivio di un determinato documento 2.Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L. 241/1990

46 PROTOCOLLO Funzione gestionale La registrazione a protocollo Serve a gestire i flussi documentali, in rapporto ai flussi di lavoro: - smistamento del singolo documento alla UOR di competenza - assegnazione del medesimo al RPA Serve a monitorare in qualsiasi momento la collocazione del documento

47 Eugenio Casanova (1928) Al protocollo nulla sfugge Che cosa vuol dire in un sistema di gestione archivistica in linea con la normativa vigente? Significa che il sistema deve essere pervasivo (= trasversale); deve essere il cuore pulsante dellente nel suo complesso

48 Numero di protocollo (art. 57 TUDA) «Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno» Come si cita un documento di una pubblica amministrazione? Prot. 7452/2005

49 Art. 55 (445/00) Segnatura di protocollo = apposizione o associazione alloriginale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dellarea organizzativa Va effettuata contestualmente alla protocollazione.

50 Elementi della segnatura __________________________________________ Comune di – Registratura Anno.... Titolo... Classe... Fascicolo... __________________________________________ N giorno mese anno __________________________________________ UOR CC RPA ______________________________________

51 Titolario di classificazione Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dellanalisi delle funzioni dellente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimenta- zione ordinata.

52 Forme di aggregazione dei documenti Fascicolo per affare per persona fisica giuridica per attività Serie Repertorio

53 FASCICOLO Laggregazione organizzata dei documenti in fascicoli è operazione strategica per la gestione archivistica Il fascicolo costituisce lo specifico storico, rappresenta il fatto specifico, quello che effettivamente si è svolto

54 Fascicolo per affare Si apre nellambito del livello più basso del titolario di classificazione, quindi, nel caso dei Comuni, nellambito di una delle classi e comprende i documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare. Perciò ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto. Qualche esempio di fascicoli per affare: la costruzione di un nuovo edificio comunale (titolo VI, classe 5); la realizzazione di un evento culturale (titolo VII, classe 6); leffettuazione di un concorso o di un bando di selezione del personale (titolo III, classe 1).

55 Il fascicolo per affare si individua con: anno di apertura numero del fascicolo che è progressivo allinterno del grado divisionale più basso del titolario di classificazione (nel caso del Comune, la classe) oggetto, che è un testo sintetico che descrive puntualmente laffare cui si riferisce Un esempio: 2003-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra della Valle» 2003 è lanno di apertura VII è il titolo (Servizi alla persona) 6 è la classe (Eventi e attività culturali) 13 è il numero progressivo attribuito a fascicolo su base cronologica durante lanno 2003 allinterno del titolo VII e della classe 6

56 Durata del fascicolo per affare Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una durata circoscritta, che può non coincidere perfettamente con lanno solare, e una data di chiusura: può comunque essere gestito su base annuale, secondo una procedura di solito prevista dai sistemi informatici in commercio, in quanto viene trasportato a nuovo anno se non viene chiuso nellanno di apertura.

57 repertorio dei fascicoli Registro sul quale vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo lordine cronologico in cui si costituiscono allinterno delle suddivisioni più basse del titolario (nel caso dei Comuni: la classe). Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione analoga al registro di protocollo: questultimo registra, allinterno dellarchivio, la presenza di un determinato documento, il primo registra, sempre allinterno dellarchivio, la presenza di un determinato fascicolo.

58 Fascicolo per persona fisica o giuridica Comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona. Per spiegare meglio, nel fascicolo personale di un dipendente ciascun documento viene classificato a seconda della classe di riferimento prevista nel titolo III. Il fascicolo si configura così come aggregazione di documenti e si apre indipendentemente dalle classi. Si può aprire a livello di titolo (ad esempio, per i dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo VIII) o a livello di classe (ad esempio, gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I).

59 Il fascicolo per persona si individua con: S i considera, in genere, per i dipendenti il numero attribuito alla persona allinterno dellorganizzazione di matricola (numero di matricola) oppure il cognome e nome dellintestatario, che costituiscono lelemento unificante dei documenti recanti classifiche differenti. I documenti allinterno del fascicolo comunque possono essere organizzati in sottofascicoli, ognuno dei quali corrispondenti a una classe. Un esempio: 2005-III/ «Ugo Fantozzi»: 2005 è anno di apertura III è il titolo (Risorse umane) 0 è la classe 6749 è il numero di matricola

60 Durata del fascicolo per persona Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte, e di tale caratteristica deve tener conto il sistema informatico di gestione.

61 Fascicolo per attività è costituito e comprende i documenti prodotti nello svolgimento di unattività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempi- menti. Qualche esempio: - richieste di informazioni bibliografiche e relative risposte (titolo VII, classe 6) - richieste e permessi di accesso alla zona a traffico limitato (titolo VI, classe 7)

62 Caratteristiche del fascicolo per attività Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari diversi, ma con identica classifica e talvolta oggetto identico; ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili).

63 SERIE Aggregazione di unità archivistiche (= registri o fascicoli) con caratteristiche omogenee in relazione a: natura o forma delle unità archivistiche oggetto/ materia/ funzioni del produttore

64 La serie può essere costituita a livello di titolo (ad esempio, la serie dei fascicoli personali dei dipendenti che si incardina nel titolo III Risorse umane) a livello di classe (ad esempio, la serie dei fascicoli dei soggetti a TSO nel titolo X classe 2).

65 REPERTORIO 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16 Aggregazione (serie) di documenti identici - per forma (tipologia di atto) -per provenienza (prodotti dallo stesso ufficio) -(ma differenti per contenuto) che vengono disposti in sequenza cronologica che dalla sequenza cronologica derivano un numero (di repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoria 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16

66 registro Insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto, documenti o minute di documenti. Se si trascende dallaspetto fisico del supporto e si considera lessenza archivistica si può definire registro un supporto prestrutturato e munito di particolari garanzie di inalterabilità e conservazione (ad esempio banche dati non modificabili, sul quale vengono trascritti e memorizzati per esteso o per sunto documenti o dati che da tale memorizza- zione acquistano valenza probatoria.

67 Il termine gestione documentale Presuppone u n atteggiamento attivo e riguarda larchivio come complesso unitario = Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, alla fascicolazione, allassegnazione, al reperimento, alla conservazione e allaccesso dei documenti amministrativi formati o acquisiti dal produttore di archivio.

68 Sistema di gestione informatica dei documenti Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati da un ente produttore per la gestione dei documenti (Riferimento normativo: DPR 445/2000).

69 DPCM 31 ottobre 2000: art. 3 Le pubbliche amministrazioni perseguono i seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo: Lindividuazione delle aree organizzative omogenee (= insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato) La nomina del responsabile del servizio Ladozione, su proposta del responsabile del servizio, del manuale di gestione La definizione, su indicazione del responsabile del servizio, dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche per leliminazione dei protocolli particolari

70 Area Organizzativa Omogenea (DPR 445/2000, art. 50, comma 4) Insieme di uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna fra le aree stesse. Ad esempio, un Comune è ununica AOO, anche se articolata in uffici diversi, ubicati in sedi diverse

71 Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

72 Manuale di gestione «Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzio- namento del servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1)

73 Larchivio è di tutti e serve a tutti

74 Che cosa serve per ottenere effettivi risultati? (Direttiva DAlema) Infrastrutture evolute Azione di coordinamento –Sul piano amministrativo-organizzativo –Sul piano tecnico-informatico Direttive e indirizzi Regole tecniche comuni e aggiornate

75 Informatizzazione Allorché la gestione dellinsieme dei flussi informativi e, in particolare, documentali viene affidata alla tecnologia informatica e telematica, questa non si presenta più quale strumento tecnico di automazione delle attività di ufficio, ma come vera e propria risorsa strategica, necessaria per la migliore efficacia delle politiche della singola amministrazione

76 Smistamento individuazione della UOR cui trasmettere il documento, che servirà per trattare un affare o un procedimento amministrativo e che dovrà essere gestito, sia pur temporaneamente, dal RPA.

77 Assegnazione Individuazione, da parte del dirigente della UOR di competenza, della persona fisica responsabile della trattazione dellaffare o procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella fase corrente.

78 Casella istituzionale di posta elettronica Casella di posta elettronica, istituita da unAOO, per la ricezione dallesterno e per la spedizione allesterno dei messaggi da registrare a protocollo.

79 Condizionamento Operazione che consiste nellinserire unità archivistiche in unità di condizionamento o raggruppare unità archivistiche di scarsa consistenza in pacchi, mazzi, buste. Con il termine «condizionamento» si intendono le operazioni sia di imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato sia la creazione di camicie a fascicoli che ne sono sprovvisti sia la cartellinatura, cioè lapposizione di apposite etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo. Particolare cautela si deve usare nella sostituzione di vecchi contenitori o legature in pessimo stato di conservazione, in quanto esse possono recare preziose segnature originarie o possono indicare con il loro specifico materiale, magari di colore significativo e come tale citato in fonti coeve, provenienze e serialità.

80 ISO International Standard Organization Information and documentation - Records management parte I: generale parte II: linee guida

81 Che cosa sono le ISO? Norme definite dalla Organizzazione internazionale per gli standard, che è un organismo federale di più Stati membri > si tratta di una norma non imposta dallalto, ma definita attraverso accordi e politiche condivise su base tecnica. Si basa sul consenso dei rappresentanti degli Stati membri. Tratta di: - politiche - procedure Si compone di due parti e include una bibliografia.

82 A che cosa serve larchivio? C onoscere in modo autentico le situazioni e i precedenti amministrativi Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse Verificare i risultati raggiunti Provare diritti nel contesto della certezza del diritto Lasciare traccia di sé e della società in cui si vive e si agisce

83 6. Archivio di deposito: proposta di definizione «fase dellarchivio nella quale le sedimentazioni documentarie sono arrivate ad un assetto stabile, in quanto le attività che le hanno prodotte sono giunte a conclusione, e nella quale il soggetto produttore procede a una razionalizzazione selettiva dei documenti, mantenendo ed eviden- ziando le aggregazioni originarie costituite nella fase formativa ed eliminando la documentazione di carattere strumentale e transeunte (quelli che Raffaele De Felice definisce elementi caduchi), in modo da consolidare senza alterazioni la propria memoria».

84 Ancora presso il produttore Prima concentrazione Esigenze logistiche: spazi e strutture Esigenze gestionali: passaggio di responsabilità

85 Elenco di versamento Lista delle unità archivistiche oppure di condizionamento che il soggetto produttore versa e trasferisce, dopo un congruo periodo di anni dalla conclusione degli affari, allente conservatore: la sezione separata darchivio nel caso di enti pubblici e privati; Archivio di Stato competente per territorio nel caso di uffici periferici dello Stato.

86 Selezione = operazione intellettuale attraverso la quale larchivista valuta il materiale di un soggetto produttore darchivio per stabilire quali documenti devono essere conservati illimitatamente quali possono essere scartati

87 Scarto Operazione che prevede la distruzione fisica del documento NB: è operazione irreversibile senza alcuna possibilità di recupero.

88 Autorizzazione allo scarto D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 21: «Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero [Soprintendenza archivistica]: d) lo scarto dei documenti degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dellart. 13».

89 elenco di scarto = memoria scritta della memoria distrutta la quantità del materiale (espressa in buste/ registri/ pacchi/ scatoloni/ etc.) la descrizione del materiale, in particolare le tipologie documentarie (ad esempio, mandati di pagamento) gli estremi cronologici (ad esempio, dal 1972 al 1976): essenziali per valutare sia la scartabilità sia la presenza di documenti di natura riservata il peso, per consentire i riscontri con la presa in carico da parte della Croce Rossa Italiana o suoi sostituti il motivo dello scarto, che deve essere tipicamente archivistico, quindi indicare dove nellarchivio si possono trovare documenti che riassumono quelli che si propone di scartare oppure in quali altri archivi si possono reperire notizie contenute nei documenti proposti per lo scarto; indicare pure gli estremi giuridici che giustificano lo scarto.

90 Criteri di massima per lo scarto I piani di conservazione sono connessi ai piani di classificazione In linea di massima si possono scartare : le copie, purché non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza e nella sua completezza i documenti analitici di cui si conservino però documenti riassuntivi: è il caso dei documenti contabili analitici, che poi confluiscono in documenti contabili sintetici i documenti strumentali e transitori: ad esempio, le ricevute di pagamento dei servizi a richiesta; le domande di congedo, che non comportino conseguenze sulla carriera del dipendente le serie che lente possiede per conoscenza (ad esempio, il secondo esemplare del 740 consegnato ai comuni)

91 devono essere conservati permanentemente tutti i repertori (ad esempio, i registri di protocollo) i documenti considerati vitali (quelli che, secondo la definizione di Luciana Duranti, in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dellente produttore e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i di­ritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni)

92 Sfoltimento = estrazione ed eliminazione fisica di alcuni documenti da un fascicolo e da una serie. Ad esempio, dalla serie Concorsi si estraggono e si eliminano le domande dei candidati, una volta trascorsi i termini prescrizionali per i ricorsi e solo se nel verbale della commissione esaminatrice compare menzione della regolarità delle operazioni connesse allaccettazione delle domande regolarmente pervenute.

93 Campionatura = eliminazione fisica della maggior parte di una serie, della quale si conserva solo un campione ridotto Ad esempio, della serie delle denunce dei redditi si conserva per ogni anno solo un campione non inferiore all1%.

94 Documento vitale Documento che, in caso di disastro, è necessario a ricreare lo stato giuridico del soggetto giuridico che ha prodotto larchivio e per tutelare i suoi interessi e gli interessi dei dipendenti, dei clienti e delle persone che intrattengono rapporti giuridici con il produttore stesso

95 7. Conservazione fisica e intellettuale allestimento della sede arredi e attrezzature collocazione del materiale archivistico conservazione e restauro dei supporti realizzazione degli strumenti archivistici per laccesso interno ed esterno garanzie di imparzialità per laccesso

96 TRASFERIMENTO Spostamento di materiale archivistico da un luogo ad un altro connesso a cambio di residenza del produt- tore e a passaggio di responsabilità quanto alla conservazione. In certi casi potrebbe non comportare spostamento fisico del materiale stesso (ad esempio, quando il materiale sta fermo e cè solo un subentro di responsabilità da un soggetto conservatore ad un altro). TRASLOCO Spostamento fisico di materiale archivistico da una sede di conservazione ad unaltra. Può essere anche abbinato a un passaggio di responsabilità quanto alla conservazione da un soggetto giuridico ad un altro.

97 Disinfestazione Operazione tecnica, con la quale i documenti vengono puliti da muffe, animali e microrganismi nocivi per la loro conservazione e per luomo.

98 Studio di fattibilità Valutazione critica che larchivista è chiamato ad esprimere in merito alla possibilità di realizzare un certo lavoro archivistico, considerando gli obiettivi da raggiungere, i mezzi disponibili, le metodologie necessarie, in rapporto ad una situazione di partenza esaminata nella sua complessità.

99 Mezzi di corredo/strumenti per la ricerca CARUCCI: Si intendono tutti gli strumenti che contengono la descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio o fondo archivistico

100 Possono essere: Coevi alla formazione dei documenti, redatti a cura del produttore Redatti in occasione di versamenti, a cura del soggetto versante Redatti in epoca successiva alla forma- zione dal soggetto che conserva i documenti

101 In base ai criteri del CIA sono: 1. Riferiti a più archivi: 1.1 Censimento 1.2 Guide 2. Riferiti a un archivio: 2.1 Elenco 2.2 Inventario 3. Riferiti ai singoli documenti: Trascrizione ed edizione critica Regesto Schedatura

102 Censimento Elenca gli archivi di un certo tipo esistenti in un istituto di conservazione in unarea geografica determinata in un settore tipologico in un ente produttore con più sedi - è il primo accertamento dellesistente: - è strumento sostanzialmente operativo

103 Caratteristiche del censimento istantaneità generalità sommarietà provvisorietà periodicità

104 Operazioni per il censimento Definizione del campo di indagine Ricerche bibliografiche preliminari Piano di rilevazione Definizione di una scheda di rilevazione Raccolta dei dati Rielaborazione dei dati Presentazione dei dati

105 Guide settoriale tematica topografica di Istituto di conservazione

106 Guida settoriale Descrive tutti gli archivi di un certo settore presenti in un territorio determinato Si compone di tre parti: introduzione schede archivistiche indice dei nomi

107 Schede descrittive della guida La scheda deve fornire di ogni archivio la denominazione identificativa lubicazione lo stato di conservazione e ordinamento gli estremi della notifica la storia istituzionale del produttore lelenco delle serie con consistenza ed estremi cronologici la bibliografia i mezzi di corredo

108 Guida tematica Elenca e descrive il materiale archivistico relativo a un determinato tema di ricerca, sia esso: un intero archivio una serie una singola unità archivistica un singolo documento

109 Guida topografica Consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, di una serie, di un pezzo allinterno di un istituto di conservazione Si compone di: piante dettagliate dei locali di deposito indici che dal nome dellarchivio e delle sue parti rinviano alla stanza e allo scaffale Viene utilizzata quando si fanno i traslochi

110 Guida distituto Descrive in modo logico e sistematico i fondi conservati in un istituto di conservazione

111 Elenco Descrive un archivio, del quale però non ricostruisce, a differenza dellin- ventario, lordine e la struttura Può essere: di consistenza analitico

112 Linventario... Non è un elenco Descrive non solo i documenti e il loro contenuto, ma anche la loro organizzazione e la struttura dellarchivio archivio serie

113 Inventario Descrive un archivio sottoposto a un processo critico di riordino NB Riordino = non imposizione di un ordine arbitrario deciso dallarchivista, ma ripristino dellordine originario

114 Parti di un inventario introduzione storia istituzionale del produttore vicende dellarchivio criteri di riordino e inventariazione sezione descrittiva delle unità archivistiche indice dei nomi di persona, famiglie, località, istituzioni, autori citati

115 Che cosa significa storia istituzionale del soggetto produttore Individuare le cesure istituzionalmente rilevanti e documentarle in modo puntuale -Istituzione -Variazioni di denominazione -Variazioni di area di competenza -Variazioni di competenze -Accorpamenti, divisioni -Organizzazioni interne Evitare divagazioni superflue

116 Vicende dellarchivio Non solo disgrazie: alluvioni, incendi, traslochi, manomissioni, scarti abusivi, etc. Ma anche e soprattutto: interventi conservativi (condizionamenti e restauri, legature), interventi di riordino ben fatti o maldestri, strumenti di corredo, etc.

117 Descrizione degli interventi Perché? Per Correttezza e onestà professionale (= assunzione di responsabilità) Realizzare unautentica comunicazione con lutenza

118 Come si realizza un inventario? Schedatura preliminare delle unità archivistiche Riordino sulla carta Riordino sulle carte Redazione dellinventario

119 bisogna distinguere -Unità archivistica (= aggregazione logica di documenti): fascicolo registro -Unità di condizionamento (= contenitore, aggregazione fisica di documenti): busta, faldone, scatola, etc. filza, mazzo, etc. volume

120 Unità documentale (= item) Lunità minima concettualmente non divisibile di cui è composto un archivio, per esempio, una lettera, un memorandum, un rapporto, una fotografia, una registrazione sonora

121 Trascrizione ed edizione critica Preparazione e presentazione di un testo criticamente vagliato sulla base di uno o più testimoni, corredato da: note testuali note storiche indici introduzione con apparato bibliografico

122 Regesto Descrizione critica: dellazione giuridica degli attori della datazione cronica e topica delloggetto del negozio giuridico di un documento

123 Schedatura Rilevazione sistematica di informazioni tratte da documenti Può essere: - cartacea - informatica

124 Per una descrizione corretta Bisogna utilizzare le norme internazionali elaborate dalla apposita Commissione per gli standard descrittivi costituita allinterno del Consiglio internazionale degli archivi ISAD (G) ISAAR (CPF)

125 ISAD (G) General International Standard Archival Description CONSIGLIO INTERNAZIONALE DEGLI ARCHIVI, ISAD(G) general international standard archival description. Second edition, «Rassegna degli Archivi di Stato», LXIII/1 (gen.-apr. 2003), p

126 Filosofia di ISAD (G) Descrizione multilivellare che dia conto dei legami complessi tra ununità archivistica e laltra e della struttura del fondo (concetto di contesto) Descrizione in grado di descrivere le unità archivistiche in modo univoco e condiviso > comparabile

127 Descrittori ISAD (G) 26 elementi di descrizione, dei quali 6 indispensabili: Segnatura archivistica/ codice identificativo Produttore Denominazione o titolo (testuale = originario o critico = attribuito) Estremi cronologici Consistenza dellunità di descrizione Livello di descrizione

128 Regole generali di descrizione Dal generale al particolare Informazioni pertinenti al livello Collegamento fra le descrizioni Non ripetizione delle informazioni

129 ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families = norme internazionali per identificare e descrivere in modo omogeneo i soggetti produttori e conservatori di archivi CIA, ISAAR(CPF) …. Second edition, «RAS», LXIII (gen.-apr. 2003), p

130 Finalità delle ISAAR (CPF) Distinguere la descrizione del materiale archivistico da quella del produttore e del conservatore Creare liste di autorità > condividere tra archivi diversi le informazioni di con- testo Collegare fondi materialmente divisi, ma riconducibili allo stesso produttore/ conservatore

131 Regole di ISAAR (CPF) Formulare una chiave daccesso normalizzata, alla quale ricondurre - forme parallele - varianti Distinguere le omonimie

132 8. Amministrazione archivistica Archivio Centrale dello Stato Istituto del Ministero per i beni e le attività culturali, con sede in Roma-EUR, preposto alla conservazione e alla sorveglianza sugli archivi e documenti prodotti dagli organi centrali dello Stato

133 Archivio di Stato Istituto del Ministero per i beni e le attività culturali, con competenza provinciale, che ha compiti di conservazione degli archivi storici degli uffici periferici dello Stato e di altri archivi pervenuti a qualsiasi titolo allo Stato e di sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito prodotti dagli uffici periferici dello Stato conservati nelle prime due fasi di vita presso i produttori.

134 Soprintendenza archivistica Ufficio periferico del Ministero per i beni e le attività culturali, con competenza regionale, che esercita la vigilanza sugli archivi non statali, ossia sugli archivi degli enti pubblici e su quelli privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante. Esercita anche la tutela.

135 Archivio dichiarato (= notificato) Archivio privato che il Soprintendente archivistico competente per territorio, quale rappresentante del Ministero per i beni e le attività culturali, ha dichiarato, con apposito procedimento amministrativo motivato, di interesse storico particolarmente importante, ai sensi degli art. 10, del D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali.

136 Testi di riferimento G. BONFIGLIO-DOSIO, Primi passi nel mondo degli archivi. Temi e testi per la formazione archivistica di primo livello, Padova 2007 (terza edizione) D. lgs. 42/2004, artt. 1-21, 24, 27, 29-32, 41-44, 48, 53-64, 70, 95, , D. lgs. 196/2003, artt. 1-5, , all. 2. D. lgs. 445/2000, artt. 50, 52-69


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