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Gli strumenti per la descrizione archivistica Padova 24 aprile 2007 a cura di Anna Guastalla.

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Presentazione sul tema: "Gli strumenti per la descrizione archivistica Padova 24 aprile 2007 a cura di Anna Guastalla."— Transcript della presentazione:

1 Gli strumenti per la descrizione archivistica Padova 24 aprile 2007 a cura di Anna Guastalla

2 *Obiettivi della descrizione archivistica (1) conoscere larchivio rappresentarlo utilizzando regole condivise: della storia istituzionale del soggetto produttore (contesto di creazione, storia amministrativa, organizzazione, procedure documentarie) del complesso documentario del soggetto (struttura e relazioni documentarie) orientare lutente nel labirinto della documentazione darchivio, dei processi non lineari di sedimentazione e conservazione, dei molteplici interventi (rivolgimenti e sconvolgimenti) operati dagli archivisti nel tempo (M. DallAcqua, in Archivio di Stato di Parma, Synopsis ad invenienda. LArchivio di Stato di Parma attraverso gli strumenti della ricerca ( ), Parma, PPS editrice,1994, p. 16)

3 La descrizione archivistica deve tener conto che …

4 *La descrizione archivistica non è… la rappresentazione diretta del contenuto dei documenti unattività normalizzata con regole astratte

5 *Descrizione archivistica come storia della tradizione documentaria La descrizione archivistica è quindi anche descrizione della storia segreta della singola amministrazione, così comè documentata dal suo archivio attraverso i segni specifici della tradizione documentaria riconoscibili solo nel lavoro di ordinamento e esprimibili criticamente nellattività descrittiva (antiche segnature, precedenti numerazioni, annotazioni su buste, fascicoli e documenti ma anche il disordine, lestrapolazione di una pratica, linserimento di un documento in cartelle non pertinenti, lo stesso spessore differente secondo i periodi di attività, la creazione di miscellanee, di documentazione personale di impiegati, le errate diciture sulle cose delle filze, la non corrispondenza a protocolli o altri sistemi di registrazione o forme di classificazione equivoche e depistanti, ecc., cfr. M. DallAcqua, Synopsis…cit., p. 20): attraverso lanalisi della documentazione larchivista è in grado di individuare e ricostruire anche tracce rilevanti della storia dellistituzione

6 Obiettivi e metodi della descrizione Programmare i lavori archivistici con lobiettivo di rendere fruibili i documenti creare guide ed elenchi. Studiare accuratamente la storia istituzionale e la sedimentazione delle carte. Descrivere utilizzando metodi formalizzati (ISAD e ISAAR) dopo aver progettato lintervento.

7 *Descrizione ed ordinamento… NO! SI: 1. Ordinamento = individuazione delle unità archivistiche, aggregazioni, relazioni strutturali 2. Descrizione = rappresentazione del contesto storico- istituzionale e documentario per interpretare correttamente lentità descritta con linsieme delle relazioni di natura amministrativa e documentaria

8 *Strumenti per la descrizione: i mezzi di corredo archivistici Sono strumenti di accesso allarchivio che possono riflettere una maggiore o minore consapevolezza dellautore, una volontarietà nella redazione che corrisponde ad una presa di coscienza, conoscenza e/o esperienza dellorganizzazione del fondo archivistico (M. DallAcqua, Synopsis…, cit.,p. 17). Sono il frutto di un sapere archivistico, tipici di una consolidata tradizione scientifica in grado di individuare e descrivere le relazioni tra le parti dellarchivio e i suoi numerosi contesti. Lo strumento per eccellenza è linventario, che dipende dallintervento di riordinamento operato, comunque basato sui principi archivistici espressi dalla scuola toscana (Bonaini) del metodo storico e perfezionati da Cencetti, successivamente ridiscussi da Pavone e Valenti negli anni Settanta.

9 *La tipologia degli strumenti di corredo Strumenti coevi, predisposti nella fase di formazione dellarchivio corrente (registri di protocollo, repertorio dei fascicoli, schedari, rubriche, indici) Strumenti di versamento predisposti per il trasferimento in archivio di deposito o storico: elenchi di versamento/deposito con la finalità di attestare/provare giuridicamente lavvenuto trasferimento. Sono strumenti che hanno livelli diversi di dettaglio e di qualità. Sono spesso usati negli archivi storici come strumenti per la ricerca. Sono utilissimi ai fini dellordinamento, anche se vanno sempre sottoposti a un esame critico Strumenti di ricerca primari (Romiti) predisposti dagli archivisti nel caso di archivi storici. La disciplina si concentra su questa tipologia di mezzi poiché si descrive con maggiore analiticità e attenzione scientifica ciò che è stato accumulato (e possibilmente già ordinato) per la conservazione permanente.

10 *I mezzi archivistici di corredo diventano gli strumenti per la descrizione e la ricerca Mezzi archivistici primari Elenchi archivistici Guide (fondi/serie) Inventari analitici/sommari (serie e unità ) Inventari topografici (unità di conservazione/collocazione) Mezzi archivistici sussidiari Indici, rubriche, repertori

11 *Le tipologie degli strumenti: lelenco (1) E introdotto per la prima volta da Paola Carucci. E strumento ambiguo, di difficile definizione: lista di unità (archivistiche o di conservazione) non necessariamente ordinate al fine di fotograre in modo superficiale e senza regole precise la documentazione descritta. Prescinde dallo stato di ordinamento e fornisce informazioni sulle unità archivistiche in stretta correlazione con le unità di conservazione. E generalmente predisposto per ragioni di gestione (anche se non esclusivamente), ma può svolgere una funzione di primo orientamento alla ricerca, soprattutto negli istituti di concentrazione e nel caso specifico di serie organiche per la cui descrizione analitica non esistono risorse sufficienti. Non ha mai alle spalle uno studio storico-scientifico.

12 *Le tipologie degli strumenti: lelenco (2) Elenco di consistenza: lista che indica la quantità dei pezzi conservati (in generale per serie organiche o per gruppi omogenei di unità) Elenchi di versamento/deposito: lista delle unità versate/depositate compilata dallente versante o depositante (la denominazione cambia in base alla natura giuridica del trasferimento dei documenti). Ha una rilevante funzione giuridica (certezza degli elementi versati/depositati) e per questa ragione deve essere sottoscritto dagli enti che versano/depositano e ricevono. Ha un ruolo importante per il successivo lavoro di riordinamento, di cui costituisce un primo strumento di riferimento. Esempio elenco archivio dellOspedale S. Chiara di Trento

13 *Le tipologie degli strumenti: la guida (1) E un mezzo di corredo archivistico di altissimo rilievo tecnico- scientifico. Insieme allinventario costituisce lespressione più elevata del lavoro archivistico di descrizione. Ha il compito di orientare la ricerca e costituisce perciò un vero e proprio strumento di ricerca, sia pure agile e finalizzato allaccesso a più fondi non sempre ordinati. Richiede lo stesso lavoro qualificante di ricerca e un dellinventario e un progetto scientifico coerente e rigoroso nelle regole, con la differenza di: prevedere note introduttive di storia istituzionale e archivistiche meno ampie e dettagliate di non richiedere il lavoro di riordinamento

14 Le guide descrivono la situazione a una certa data e contribuiscono talvolta a dare prime informazioni su complessi archivistici sconosciuti. Le partizioni di una Guida dovrebbero includere: informazioni di orientamento introduzione generale per ciascun fondo (storico-istituzionale e archivistico) descrizione sintetica delle partizioni fino al livello di serie o di gruppi di unità archivistiche note bibliografiche strettamente legate ai soggetti descritti. *Le tipologie degli strumenti : la guida (2)

15 *Le tipologie degli strumenti : la guida (3) Guide generali: descrivono sistematicamente linsieme dei fondi archivistici conservati in una rete di istituti che hanno la stessa natura istituzionale (es. la Guida generale degli archivi di Stato italiani, la Guida agli archivi degli istituti storici della Resistenza, la Guida degli archivi storici diocesani, ecc.) Guide particolari: descrivono linsieme dei fondi di un determinato istituto archivistico (es. LArchivio di Stato di Venezia. Indice generale storico-descrittivo e analitico del Da Mosto, Inventario del r. Archivio di Stato di Lucca, o ancora Guida dellArchivio storico della Camera dei deputati). Se di uso interno secondo lordine di collocazione guide topografiche

16 Esempi di felice navigazione in una Guida on line: lArchivio della Camera dei Deputati (1) LARCHIVIO E UN SERVIZIO AL CITTADINO!!! Camera dei Deputati - Archivio storico - Pubblicazioni.htm Camera dei Deputati - Archivio storico - Informazioni sugli archivi \ Informazioni sugli archivi Camera dei Deputati - Archivio storico - Informazioni sugli archivi Home \ Servizi ai cittadini \ Archivio storico \ Consultazione degli archivi Home \ Servizi ai cittadini \ Archivio storico \ Consultazione degli archivi Per navigare nel sito lindirizzo è: otesto.asp otesto.asp

17 Guide settoriali: descrivono tutti i fondi esistenti per la medesima tipologia degli enti produttori, spesso circoscritti ad un ambito territoriale e come conseguenza di unattività di censimento (es. Gli archivi comunali dellEmilia Romagna; Le istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza dellUmbria) Guide tematiche: descrivono una pluralità di fondi (o parti: serie o gruppi di unità), conservati in uno o più istituti, che si riferiscono a un determinato settore o tema di ricerca (es. Guida alle fonti per lAmerica Latina) *Le tipologie degli strumenti : la guida (4)

18 Le tipologie degli strumenti: esempio di guida (5) Guida ai fondi degli Archivi di Stato italiani (http://www.maas.ccr.it/cgi- win/h3.exe/aguida/findex_guida) (http://www.maas.ccr.it/cgi- win/h3.exe/aguida/findex_guida)

19 E stato definito come guida allarchivio in contrapposizione alla descrizione del contenuto dei singoli documenti. E uno strumento complesso, considerato lespressione più qualificata del lavoro archivistico. Richiede più livelli di intervento e di ricerca. In particolare oltre alla conoscenza storica generale e istituzionale del periodo considerato, implica: lo studio dellistituzione (competenze, vicenda evolutiva, organizzazione amministrativa, delle procedure e della prassi burocratica) o della biografia dellindividuo la conoscenza dellarchivio, della sua struttura, della sua evoluzione, dei criteri organizzativi, della storia del fondo. *Le tipologie degli strumenti di ricerca: linventario (1)

20 Richiede un archivista professionalmente preparato, ma anche le conoscenze acquisite nel corso dellordinamento, oltre alla capacità di sintesi e di equilibrio nel dosare le informazioni nel rispetto della funzione e della finalità delle diverse partizioni dellinventario. E un progetto complessivo di lavoro che richiede allo stesso tempo competenza scientifica e capacità operativa e organizzativa. *Le tipologie degli strumenti di ricerca: linventario (2)

21 Finalità generale: descrivere larchivio per la ricerca di qualunque natura. E caratterizzato da un approccio imparziale. I criteri variano in base alla natura archivistica dei documenti, non alla loro importanza: anche allinterno dello stesso inventario si possono avere parti descritte più o meno sinteticamente, ma la scelta dipende: dallesistenza di altri strumenti originari (es. registri di matricola che non richiedono la descrizione analitica dei fascicoli personali) dalla necessità di rendere intelligibili i materiali e le relazioni con maggior dettaglio descrittivo *Le tipologie degli strumenti di ricerca: linventario (3)

22 *Le tipologie degli strumenti: linventario (4) CODEX Inventario dei manoscritti medievali della Toscana (http://codex.signum.sns.it/Isis/servlet/Isis?Conf =/usr/local/IsisGas/codexConf/codex_n.syst.file)http://codex.signum.sns.it/Isis/servlet/Isis?Conf =/usr/local/IsisGas/codexConf/codex_n.syst.file Perizie del Genio Militare (http://www.archivi-sias.it/index.asp)http://www.archivi-sias.it/index.asp

23 * Gli elementi della descrizione delle unità archivistiche: (1) Non tutte le unità o le serie devono essere descritte con lo stesso livello di dettaglio (ad es. serie di registri della stessa natura si può descrivere in modo sommario: Cfr. Camera dei Deputati p. es. (http://www.camera.it/serv_cittadini/309/1158/docum entotesto.asp)http://www.camera.it/serv_cittadini/309/1158/docum entotesto.asp

24 * La descrizione delle unità archivistiche: gli elementi (2) Si distinguono: 1. descrizione interna : numero di corda, titolo interna/esterna, originale/moderna), integrazione della intitolazione (se necessaria a chiarire titoli originali insufficienti) ed eventualmente del contenuto, date estreme, eventuali allegati di cui si ritiene essenziale la segnalazione in modo sistematico 2. descrizione esterna (natura del condizionamento, consistenza con particolare attenzione ai problemi della cartulazione originaria, stato di conservazione) 3. annotazioni: eventuali vecchie segnature

25 numero di identificazione (segnatura archivistica originaria che può includere anche la classificazione): in alcuni casi coincide con il numero di corda (numero progressivo non originario attribuito dallarchivista alle unità archivistiche a conclusione del lavoro di ordinamento e inventariazione) denominazione (sintesi del contenuto giuridico): titolo originale tra virgolette (di preferenza), eventualmente integrato (:) o elaborato dallarchivista descrizione integrativa relativa agli aspetti: interni (di contenuto dellunità, non dei singoli documenti) esterni (rilegatura, descrizione fisica dellunità) estremi cronologici: identificano le date archivistiche dellunità, cioè le date dei documenti acquisiti dal soggetto nel corso della sua attività. Si devono distinguere – con criteri redazionali – le date relative ai documenti allegati, ai documenti in copia, a documenti pervenuti successivamente, ecc.: con docc. al, con docc. dal, con docc. in copia dal, ecc. consistenza: quantità dei documenti, ad esempio nel caso del fascicolo nella forma di numero delle carte per ciascuna unità (foglio, non pagina) * Elementi descrittivi delle unità archivistiche di un inventario nella tradizione nazionale

26 * Elementi descrittivi delle unità archivistiche di un inventario - esempio Linee Guida per inventario – Pier Luigi Feliciati (http://eprints.rclis.org/archive/ /01/ma nualeSIAS3-02.pdf) Linee Guida per inventario – Pier Luigi Feliciatihttp://eprints.rclis.org/archive/ /01/ma nualeSIAS3-02.pdf

27 La descrizione dellarchivio corrente, di deposito e storico Archivio come unicum Strumenti efficaci se: non hanno età restano intelleggibili nel tempo non soffrono di obsolescenza tecnologica sono utili nei versamenti dal corrente al deposito e dal deposito allo storico sono a portata di tutti, sono condivisi anche con professionalità diverse

28 Gli strumenti dellarchivio corrente Strumenti dellorganizzazione: Organigramma Funzionigramma Regolamenti di organizzazione ecc. Strumenti archivistici: Titolario di classificazione (esempio APSS TN) Titolario di classificazione Anagrafiche Oggettario (esempio APSS TN) Oggettario Repertori dei fascicoli Manuale di gestione (esempio APSS TN) Manuale di gestione

29 Il titolario di classificazione E un indice numerico di cifre romane e arabe (es. XVIII.9.2) che consente di organizzare i documenti in fascicoli a loro volta collegati a voci generali, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite con criteri di uniformità, che individuano funzioni, attività, tipologie di processi/procedimenti amministrativi o materie dellunità organizzativa.

30 Il repertorio dei fascicoli Elenca con un numero progressivo annuale tutti i fascicoli inerenti una medesima classificazione (aperti o chiusi in un determinato anno) Nel repertorio va annotata anche lubicazione dei fascicoli (inventario topografico) e lo spostamento fisico degli stessi da un ufficio allaltro e da questo allarchivio di deposito.

31 Esempi repertorio fascicoli (1) UNIPD- modello repertorio dei fascicoli Comune La Spezia - modello di repertorio dei fascicoli (http://www.comune.sp.it/comune/Archivio_Generale/7_mod ello_di_repertorio_dei_fascicoli.PDF )http://www.comune.sp.it/comune/Archivio_Generale/7_mod ello_di_repertorio_dei_fascicoli.PDF Comune Cuneo - modello di repertorio dei fascicoli ( epertorio%20fasc.pdf ) epertorio%20fasc.pdf

32 Normativa di Ateneo (UNITS) Sezione Affari Generali e Documentali - Ripartizione Affari Generali Gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all'archivio storico per le strutture didattiche, scientifiche e di servizio - SID2 Capo IV - Disposizione sui flussi documentali Art Repertorio dei fascicoli 1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli. Per repertorio dei fascicoli si intende lelenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti allinterno di ciascuna classe. Nel repertorio sono riportati i seguenti elementi: a) anno distruzione b) classificazione completa (titolo e classe) c) numero di fascicolo (ed eventuali altre partizioni) d) data e anno di chiusura e) oggetto del fascicolo (ed eventualmente loggetto di sottofascicoli, inserti, etc.) f) annotazione del passaggio allarchivio storico o, in alternativa, lavvenuto scarto. 2. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nellallegato al presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Esempi repertorio fascicoli (2)

33 ART FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Ogni documento, una volta classificato e assegnato alla struttura organizzativa di competenza, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento. Per fascicolazione si intende linserimento di un documento in un apposito fascicolo. I documenti sono conservati allinterno del fascicolo e del sottofascicolo secondo lordine cronologico di sedimentazione, cioè secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. Ogni fascicolo ha una copertina - conforme al modello descritto nellallegato n. 3 – su cui devono essere trascritti: estremi della classificazione (categoria, classe, sottoclasse); numero progressivo del fascicolo; data espressa con gli anni dinizio e di chiusura del procedimento; oggetto dellaffare o del procedimento amministrativo; eventuale presenza di sottofascicoli. Il numero progressivo del fascicolo e delleventuale sottofascicolo è individuato dal responsabile del procedimento, secondo quanto previsto per la tenuta del repertorio dei fascicoli. La data di chiusura del fascicolo coincide con la data del documento che conclude il rispettivo procedimento amministrativo. A cura del responsabile del procedimento alla chiusura dellaffare o del procedimento e in ogni caso prima del versamento del fascicolo nellarchivio di deposito, devono essere eliminate le copie di atti già conservati in originale, le eventuali copie in sovrannumero dello stesso documento, gli atti interni totalmente privi di valore amministrativo e non più utili a ricostruire liter seguito dal procedimento. Esempi repertorio fascicoli IZSLER (3)

34 ART REPERTORIO DEI FASCICOLI 1)Per repertorio dei fascicoli si intende lelenco ordinato e aggiornato dei fascicoli aperti annualmente in ciascuna voce di classificazione. 2)I fascicoli in genere devono essere numerati progressivamente allinterno di ogni voce di classificazione secondo lordine cronologico di apertura. Possono essere previste serie particolari il cui ordinamento sia differente da quello cronologico/numerico (ad es. alfabetico nel caso di fascicoli nominativi ecc.). 3)Ciascuna struttura organizzativa provvede allelencazione dei fascicoli di propria competenza nel registro di repertorio. 4)Tale registro è predisposto con strumenti informatici. 5)Nel repertorio, accanto alla classificazione, al numero e alloggetto del fascicolo devono essere annotati: Il passaggio del fascicolo dallarchivio corrente allarchivio di deposito; lindicazione degli estremi del provvedimento di scarto di documenti eventualmente operato. Esempi repertorio fascicoli IZSLER (4)

35 Esempio oggettario

36 *Conclusione: la descrizione archivistica è un processo organico e dinamico La descrizione archivistica è un processo dinamico: lutilizzo diffuso di strumenti informatici ha reso evidente questo principio che peraltro non avrebbe avuto bisogno di specifiche dimostrazioni oltre alla presenza di una molteplicità di strumenti di ricerca nelle sale di studio e negli archivi degli archivi. La dinamicità è dovuta alla possibilità di approfondire nel tempo la conoscenza del contenuto e del contesto di produzione dei materiali documentari e, quindi, alla capacità di predisporre strumenti informativi sempre più raffinati e precisi. La descrizione archivistica è anche un processo organico (non frammentato) che si misura con un insieme di oggetti complessi che deve essere in grado di comunicare a un pubblico di utenti sempre più differenziato e non specialista


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