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IL MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE Dott.ssa Lucia Branca Vergano Ing. Ivan Campa IL MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE Dott.ssa Lucia Branca Vergano Ing.

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2 IL MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE Dott.ssa Lucia Branca Vergano Ing. Ivan Campa IL MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE Dott.ssa Lucia Branca Vergano Ing. Ivan Campa

3 Il Manuale di gestione che cosa è, a cosa serve Ladozione del Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi è obbligatoria per tutti gli Enti E stata disposta con dpcm 31 ottobre 2000, art. 3 e ripresa da diverse disposizioni normative successive Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento di tale servizio

4 Il Manuale di gestione a cosa serve E linsieme delle norme, direttive, procedure interne che: stabiliscono le modalità concrete di ricezione, formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, trattamento e conservazione dei documenti analogici/cartacei e digitali definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative del soggetto produttore forniscono le informazioni necessarie ad una efficiente gestione dei flussi documentali.

5 Passaggio da un sistema di gestione informatica dei documenti, riconducibile al protocollo informatico (operazioni di registrazione, segnatura e classificazione) ad un sistema di gestione dei flussi documentali che rispondesse ai requisiti sanciti dal DPR 445/2000 (artt. 52 e 65 tra i quali: garanzia, sicurezza ed integrità del sistema; garanzia corretta organizzazione dei documenti nellambito del sistema di classificazione; esistenza di un piano di fascicolazione per tutti i documenti; possibilità che vengano fornite informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato….) Necessità di avere le idee chiare nel mondo cartaceo prima di passare a quello informatico/telematico Consapevolezza che ogni progetto di dematerializzazione correlato e o conseguente alladozione del Manuale integra una scelta organizzativa sui metodi di lavoro prima che tecnologica Il Manuale di gestione perché è divenuto indispensabile

6 Il Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia Liniziativa per lelaborazione del Manuale e il coordinamento dei lavori sono stati gestiti dal Servizio Affari Generali e dall U.O. Innovazione e Sviluppo Tecnologico con la collaborazione esterna di esperti soprattutto per gli aspetti di natura archivistica. Indispensabile è stato il coinvolgimento e il diretto apporto di tutte le strutture aziendali (Direzioni, Dipartimenti, Servizi/U.O., DGD, Distretti Medicina Veterinaria)

7 Lattività di elaborazione del Manuale è iniziata nel giugno 2010 e si è conclusa nel giugno 2011 Nel mese di settembre 2011 la Soprintendenza ha approvato il Manuale Con Decreto DG n. 561 del 25 ottobre u.s. è stato adottato il Manuale dellA.S.L. di Brescia Il Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia

8 La gestione dei documenti dellA.S.L. di Brescia Ai fini della gestione dei documenti, ed ai sensi di quanto disposto dallart. 50, comma 4 del D.P.R. 445/2000, l Azienda è individuata come ununica Area Organizzativa Omogenea. E istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Tale Servizio è in capo al Dirigente Responsabile del Servizio Affari Generali. Per quanto attiene alla conservazione dei documenti aziendali, il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico opera dintesa con il Responsabile della Conservazione dei documenti informatici, coincidente con il Dirigente Responsabile del Servizio Informativo Aziendale e Controllo di Gestione.

9 La gestione dei documenti dellA.S.L. di Brescia Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo di tipo decentrato. Attualmente risultano attive:  circa n. 50 Unità di Protocollazione (Gruppi)  circa n. 350 utenti ad oggi abilitati  per una produzione totale di ca protocolli/anno (ca. 700 protocolli/giorno).

10 Attività che si sono rese necessarie per la redazione del Manuale Studio normativa di riferimento e ricognizione della situazione documentaria esistente - coinvolgimento degli operatori individuati quali referenti - attraverso : - Mappatura, suddivisa per macro assetti, dei procedimenti e della relativa documentazione; - Mappatura procedimenti analogici/cartacei e digitali; - Mappatura documenti non protocollati; - Mappatura documenti soggetti a registrazione particolare; - Mappatura documenti soggetti a trattazione particolare (lettere anonime, esposti telefonici…).

11 Analisi situazione riscontrata e individuazione tipologie documentarie (anche al fine di verificare la correttezza delle modalità di gestione ) Confronto con i Responsabili degli assetti dellEnte -per chiarimenti integrazioni/approfondimenti -chek list modalità di gestione documenti (modulistica, verbali, registri …) Attività che si sono rese necessarie per la redazione del Manuale

12 CECK LIST INCONTRI CON ASSETTI AZIENDALI 1 – Gestione modulistica 2 -Gestione verbali in particolare di organismi istituzionali 3-Gestione Convenzioni (modalità di registrazione/data/numerazione) collocazione originali? 4 - Registri vari 5 - Utilizzo del protocollo riservato 6 - Documentazione sanitaria 7 - Certificazioni Sanitarie 8 - Fonogrammi? Viene protocollata eventuale denuncia telefonica? 9 -Verbali Ispezione e Sopralluogo 10 – Organismi in capo allassetto Attività che si sono rese necessarie per la redazione del Manuale

13 Elaborazione Manuale nelle sezioni dedicate a: - Formazione, Ricezione e Registrazione dei documenti; - Casi particolari; - Gestione posta elettronica; - Assegnazione, Classificazione e Fascicolazione dei documenti; - Spedizione dei documenti destinati allesterno e Scansione dei documenti cartacei; - Conservazione dei documenti; - Accessibilità sistema di protocollo e livelli di riservatezza Il Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia

14 Allegati Glossario e Normativa di riferimento Istituzione A.O.O.; Nomina Responsabile Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione documentale e degli archivi e del Responsabile della Conservazione dei documenti analogici e dei documenti informatici Utenti abilitati allaccesso al protocollo; Linee guida di scrittura per la protocollazione Titolario di classificazione e Piano di fascicolazione Piano di Conservazione; Prontuario di scarto Elenco caselle posta elettronica certificata (PEC); Documenti esclusi dalla protocollazione e registrazioni particolari; Registro di emergenza Regolamento formalizzazione atti e Linee guida per la pubblicazione allalbo on-line Trasmissioni telematiche. Il Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia

15 Sono inoltre presenti quali Allegati : Documento/Piano di organizzazione dellEnte Manuale Operativo dellapplicativo informatico; Istruzioni operative Angolo del dipendente Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati Piano di continuità operativa e disaster recovery Regolamento sullesercizio del diritto daccesso Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari Elaborazione del Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia

16 Sezione 6 - Casi particolari Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale Nel caso di produzione in serie di documenti-base che abbiano destinatari multipli e parti minime variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), dovranno essere compilati gli elenchi dei destinatari e delle parti variabili dei documenti- base ad essi riferiti. Gli elenchi devono essere conservati insieme al documento-base nel fascicolo. Il documento-base, ossia minuta/copia per atti, deve essere firmato in autografo o con firma digitale. Per quanto riguarda la protocollazione si potrà inserire nel campo del destinatario la dicitura Destinatari diversi – vedi elenco. Sui documenti inviati ai destinatari, ai quali non si vuole apporre singolarmente la sottoscrizione, dovrà essere obbligatoriamente riportata lindicazione del nominativo del sottoscrittore, preceduto dallabbreviazione F.to, e dalla seguente dicitura: Loriginale del documento è conservato presso (indicare la Struttura). La firma autografa/digitale è sostituita dallindicazione del nome a norma dellart. 3 comma 2, del D.Lgs. 39/1993. (c.d. firma a stampa). Il Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia

17 Sezione 6 - Casi particolari Modelli pubblicati Ai sensi dellart. 57 del CAD e dellart. 6 del D.L. 13 maggio 2011, n. 70 (convertito con Legge 12 luglio 2011, n. 106), lAzienda si impegna a rendere disponibili per via telematica l'elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà. Non può essere richiesto luso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati e, in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari. Altri atti o documenti potranno essere richiesti solo se strettamente necessari e la loro mancanza non potrà costituire in ogni caso motivo di rigetto dell'istanza. Tutti i modelli di documenti pubblicati sul sito Internet o sulla rete Intranet dellAzienda sono classificati secondo il Titolario di classificazione in uso. Il Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia

18 Sezione 6 - Casi particolari Trasmissioni telematiche I flussi documentali, indicati nell Allegato n. 16, sono trasmessi/ricevuti dallAzienda con immissione diretta dei dati sul server dellEnte destinatario, senza la produzione e conservazione delloriginale cartaceo. Anche laddove non vengano trasmessi con firma digitale e sistema di crittografia, tali documenti sono comunque sempre inviati tramite linee di comunicazione sicure, riservate e ad identificazione univoca, attivate con i singoli Enti destinatari. Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima documentazione. Il Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia

19 Sezione 6 - Casi particolari Documentazione sanitaria finalizzata allerogazione di specifici servizi La documentazione sanitaria o socio-sanitaria (impegnative, referti, ricette, piani terapeutici, ecc. ) presentata dallutenza o rilasciata dallAzienda al fine dellerogazione diretta di servizi, di forniture e di certificazioni sanitarie, non viene protocollata in quanto registrata in appositi software gestionali, messi a disposizione nellambito del Sistema Informativo Socio Sanitario Lombardo (SISS). La documentazione, laddove non restituita allutenza, viene conservata nel fascicolo/dossier sanitario. Il fascicolo e il dossier sanitario sono ad oggi definiti e disciplinati non da disposizioni normative primarie ma nei provvedimenti del Garante Privacy (Linee guida ) Il Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia

20 CARTELLA CLINICA, FSE (fascicolo sanitario elettronico) DOSSIER SANITARIO CARTELLA CLINICA, FSE (fascicolo sanitario elettronico) DOSSIER SANITARIO CARTELLA CLINICA: fascicolo che, per ogni episodio di ricovero, consta di una pluralità di documenti recanti informazioni relative alla persona assistita e alle attività clinico-assistenziali poste in essere da personale a ciò abilitato. (D.M. 380/2000, Linee Guida Regione Lombardia 2007, Linee Guida Regione Lombardia Cartella Clinica Elettronica 2009, art. 92 cod privacy,). FSE: fascicolo contenente dati sanitari originati da diversi titolari del trattamento operanti più frequentemente, ma non esclusivamente, in un medesimo ambito territoriale (ASL, MMG, PLS, Farmacia,…) Linee Guida Garante Privacy 16 luglio Si tratta della condivisione informatica da parte di distinti organismi o professionisti di dati e documenti sanitari al fine di offrire al paziente in miglior processo di cura (=finalità di prevenzione, dignosi, cura e riabilitazione) DOSSIER SANITARIO: fascicolo contenente dati sanitari originati da un unico titolare del trattamento (ASL, A.O.,….) al cui interno operino più professionisti. Linee Guida Garante Privacy 16 luglio 2009.

21 Sezione 6 - Casi particolari Documentazione di organismi aventi sede presso lAzienda ma afferenti ad altri Enti La documentazione prodotta nellambito dellattività di Commissioni, Comitati, Collegi, Tavoli di lavoro o Uffici afferenti istituzionalmente ad altri Enti o Amministrazioni, ma che hanno sede per avvalimento presso lASL, non rientra nel patrimonio documentale aziendale e viene gestita secondo le modalità stabilite dagli Enti di rispettiva appartenenza. (es. Corso di Laurea in Assistenza Sanitaria) Il Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia

22 Sezione 7 - Gestione della posta elettronica secondo il CAD ed in particolare: nelle comunicazioni interne (art. 47 c. 3 del CAD) nelle comunicazioni verso lesterno – soggetti pubblici e privati (artt. 21 comma 2, 23-ter e 47 c. 1 e 2 del CAD) nelle comunicazioni ricevute da cittadini/soggetti privati (art. 65 comma 1 del CAD e art. 38 comma 3 del DPR 445/2000) nelle comunicazioni ricevute da altre PP.AA. (art. 47 c. 1 e 2 del CAD)

23 Sezione 8 – Assegnazione e classificazione dei documenti L assegnazione è adempimento obbligatorio. Importanza dellassegnazione nellindividuazione dei soggetti responsabili del procedimento. La responsabilità include la corretta gestione e conservazione del documento stesso. Lassegnazione è effettuata attraverso lapplicativo di protocollo. Il Dirigente Responsabile di struttura è individuato come pienamente responsabile della gestione dei documenti di propria competenza. Il Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia

24 Sezione 8 – Fascicolazione dei documenti Con lintroduzione del nuovo applicativo di protocollo verrà avviata la sperimentazione graduale del processo di fascicolazione in base al Piano di fascicolazione fascicolare vuol dire attribuire a ciascun documento un indice desunto da una struttura di voci (piano di classificazione) e associarlo ad una definita unità archivistica generalmente identificato con il termine di fascicolo Il Manuale di gestione dellA.S.L. di Brescia

25 Sezione 12 – Conservazione dei documenti – Archivi Secondo il Codice dei Beni culturali (D.Lgs. 42/2004): - gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono beni culturali e soggetti quindi alle disposizioni in materia di tutela e valorizzazione; - è un preciso obbligo degli Enti garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza, nonché di conservare i propri archivi nella loro organicità e di ordinarli. - La vigilanza sui beni culturali spetta al Ministero per i beni e le attività culturali che la esercita anche per il tramite delle Soprintendenze archivistiche. Nellottica di garantire una buona conservazione e messa in sicurezza del proprio patrimonio documentale, l A.S.L. di Brescia sta approntando il riordino degli archivi, attualmente dislocati in più locali della Sede aziendale, mediante lallestimento di un nuovo unico archivio per il quale è già stata richiesta una valutazione di idoneità alla Soprintendenza.

26 Strumenti finanziari Art. 57 – Dlgs 235/2010 DigitPA e le altre amministrazioni pubbliche interessate provvedono allattuazione del presente decreto legislativo con le risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente, senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica. Art. 43 – bis D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 e ss.mm.ii. (….sportello unico per le attività produttive…) allattuazione del presente articolo le amministrazioni interessate provvedono nellambito delle risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente e, comunque, senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.

27 Strumenti finanziari D.L. 13 maggio 2011 n. 70 convertito in legge dalla L. 12 luglio 2011 n estratto relativo ai referti medici on-line – Art. 6 Per accelerare il processo di automazione amministrativa e migliorare i servizi per i cittadini, riducendone i costi connessi: - le A.S.L. adottano (..omissis) senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica, procedure telematiche per consentire il pagamento online delle prestazioni erogate (…omissis) senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica. - resta in ogni caso salvo il diritto dellinteressato di ottenere, anche a domicilio, copia cartacea del referto in forma elettronica senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica (..omissis) Art. 15 c. 2-ter CAD Le P.A. quantificano annualmente (…omissis) i risparmi effettivamente conseguiti in attuazione delle disposizioni (..omissis).Tali risparmi sono utilizzati, per due terzi secondo quanto previsto dallart. 27, comma 1, del citato decreto legislativo n. 150 del 2009 e in misura pari ad un terzo per il finanziamento di ulteriori progetti di innovazione.


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