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Università degli Studi di Macerata – Macerata 31 Maggio 2012 Pianificazione delle attività di management, dissemination e costruzione del budget di progetto.

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1 Università degli Studi di Macerata – Macerata 31 Maggio 2012 Pianificazione delle attività di management, dissemination e costruzione del budget di progetto Claudio Carlone

2 Sommario Le attività di project management Le attività di communication & dissemination La costruzione del budget di progetto

3 Le attività di project management

4 Lead Partner: programmi di finanziamento INDIRETTI tramite fondi strutturali – FERS (es. SEE, MED, INTERREG IVC, ecc.) Project Coordinator: programmi di finanziamento DIRETTI (es. 7PQ, IEE, ecc.) NOTA BENE Il ruolo e gli obblighi del Lead Partner/Project Coordinator vengono sempre esplicitamente declinati nel Partnership/Grant Agreement (documenti vincolanti e con valore legale firmati da Lead Partner/Project Coordinator con le autorità comunitarie competenti e con tutti i partner del progetto). Il ruolo del Lead Partner/Project Coordinator

5 Esempio di Partnership Agreement – SEE programme

6 Esempio di Grant Agreement – 7° programma quadro

7 IN FASE DI PREPARAZIONE DEL PROGETTO: Identifica la call di riferimento; Procede alliscrizione del progetto nel sistema elettronico di sottomissione della proposta (es. EPSS, IMIS, ecc.); Identifica e contatta i potenziali partner; Invia il sommario dettagliato del progetto ed i format necessari a ricevere contributi sulla proposta ed informazioni basilari sul budget; Opera da moderatore nella distribuzione dei ruoli e del budget tra i partner; Si occupa degli aspetti formali (raccolta dei documenti originali, procedura di completamento della proposta, ecc.); Il ruolo del Lead Partner/Project Coordinator

8 DOPO LAPPROVAZIONE DEL PROGETTO: Opera da collegamento tra il programma di finanziamento ed il progetto stesso, per cui è lunico referente chiamato a contrattare il finanziamento; Attua da intermediario tra i partner di progetto e lAgenzia/JTS preposta alla gestione del programma comunitario, per cui è il diretto responsabile della corretta implementazione del progetto; Riceve direttamente il finanziamento ed effettua il trasferimento della quota parte ad ogni partner; Tiene costantemente aggiornati i partner di progetto. Il ruolo del Lead Partner/Project Coordinator

9 Coordinare le attività ed i partner del progetto; Assicurare la corretta implementazione delle attività di progetto; Assicurare il rispetto della tempistica; Assicurare la corretta gestione delle attività di rendicontazione finanziaria e della reportistica. Obiettivi dellattività di project management

10 Formazione dello STEERING COMMITTEE: È composto da (almeno) un referente per ogni partner presente nel consorzio; Assicura che le attività vengano implementate in maniera corretta, secondo la tempistica pianificata e nel rispetto degli obblighi formali dai partner di progetto; Serve ad assicurare il corretto flusso di informazioni tra il Lead Partner/Project Coordinator ed i partner di progetto nelle questioni tecniche che riguardano la gestione congiunta del progetto. Principali attività di management & coordination

11 Riunioni dello STEERING COMMITTEE: Avvengono su base periodica (ad esempio semestrale) per tutta la durata del progetto; Pianificano limplementazione delle attività progettuali da svolgere; Seguono landamento delle attività in svolgimento; Valutano le attività progettuali concluse; Costituiscono loccasione per monitorare gli aspetti amministrativi e finanziari del progetto. Principali attività di management & coordination

12 Strumenti per il MONITORAGGIO E VALUTAZIONE: Il monitoraggio finanziario serve ad assicurare il raggiungimento degli obiettivi di spesa ed a evitare il de-commitment; La valutazione delle attività progettuali deve essere periodica ed in itinere al fine di correggere eventuali errori di percorso e di garantire la qualità dei risultati; Gli strumenti di valutazione (questionari tecnici, schede per il monitoraggio della spesa, report periodici, ecc.) devono essere pianificati sulla base delle attività da valutare; È opportuno ideare linee guida da distribuire ai partner di progetto,,, Principali attività di management & coordination

13 Rappresenta la struttura portante del progetto e deve assicurare: La corretta gestione del consorzio/partenariato (ogni partner deve avere una chiara visione del suo ruolo allinterno del progetto); Il coordinamento efficace delle attività da implementare (ogni partner deve avere una chiara visione delle attività da svolgere e della loro tempistica); Il monitoraggio efficiente degli aspetti finanziari (ogni partner deve sapere comè declinato il proprio budget e quali sono gli obblighi a cui deve adempiere). In sintesi il WP Project management & coordination

14 Il WP Project management & coordination In pratica: 1.Definire quali azioni/task devono essere svolte per garantire il raggiungimento degli obiettivi menzionati; 2.Ricordare che ad ogni azione/task corrispondono degli output.

15 ESERCITAZIONE SCHEDA N. 1: sulla base degli elementi menzionati, elaborare in gruppo le azioni necessarie a sviluppare il WP project management and coordination WP ATTIVITA AZIONI/TASK TEMPISTI CA OUPUT/PRODOTTI WP 1

16 Le attività di communication & dissemination

17 Diffondere in maniera efficace gli obiettivi, le attività ed i risultati del progetto; Dare visibilità ai benefici che il progetto genera; Coinvolgere gli stakeholders; Assicurare la trasparenza dellutilizzo dei fondi comunitari. NOTA BENE Le attività di comunicazione sono parte integrante del progetto ed incidono sulla sua riuscita. È importante curare la comunicazione ed è importante farlo nella maniera corretta. Obiettivi delle attività di communication

18 ogni qualvolta intraprende delle attività di comunicazione, il progetto ha lobbligo di rendere noto che è stato finanziato tramite fondi comunitari Dove reperire le informazioni sui requisiti della comunicazione Partnership/Grant Agreement Information and Publicity Guidelines del programma Visual Identity Guidelines del programma Regolamento (CE) 1828/2006 che modifica il Regolamento (CE) 1083/2006 (solo per progetti co-finanziati da fondi strutturali) Quadro normativo di riferimento

19 Principali attività di communication & dissemination Elaborazione del COMMUNICATION PLAN Definire gli elementi chiave: Quali sono gli obiettivi della comunicazione e qual è la strategia per diffonderli (NOTA BENE: lo scopo del communication plan è quello di comunicare in maniera efficace gli obiettivi del progetto); Qual è il target audience a cui ci si rivolge ed in che modo lo si può raggiungere efficacemente (NOTA BENE: i media sono mezzi, non i destinatari della comunicazione); Qual è il messaggio che si vuole veicolare (NOTA BENE: il messaggio comunica cosa fa il progetto, perché lo fa e perché è importante farlo);

20 Costruzione del PROJECT WEBSITE: Caratteristiche: Accessibile Intuitivo Interattivo Aggiornato Utile Accattivante Pubblicizzato NOTA BENE Molti programmi europei richiedono che il sito web di un progetto finanziato sia online dopo 6 mesi dal suo inizio e che rimanga attivo per almeno altri 2 anni dalla sua fine. Principali attività di communication & dissemination

21 Utilizzo dei SOCIAL NETWORK: Twitter Facebook Google + Linkedin Youtube Ecc. NOTA BENE La comunicazione contemporanea è frammentata, policentrica e priva di filtro. Lutilizzo dei social network per promuovere il progetto risponde ai requisiti della comunicazione contemporanea Principali attività di communication & dissemination

22 Organizzazione di EVENTI: Organizzare eventi tarati sul tipo di stakeholder che si vuole raggiungere (e.s. conferenze, info-day, meeting informali, interviste, ecc.); Assicurare la presenza di un moderatore professionista, di ospiti rilevanti ai fini del progetto e del pubblico che si vuole coinvolgere; Scegliere la location adatta e procurarsi i servizi logistici necessari; Scegliere attentamente la data dellevento; Promuovere e pubblicizzare levento; Principali attività di communication & dissemination

23 Elaborazione di MATERIALE INFORMATIVO Brochure, pubblicazioni, newsletter, ecc. Caratteristiche: Grafica accattivante Messaggio chiaro Contenuti sintetici Linguaggio semplice Principali attività di communication & dissemination

24 Produzione di GADGETS: Scegliere dei prodotti che evochino il progetto ed il messaggio che vuole veicolare (es. la borraccia da trekking del progetto Green Mountain); Assicurarsi che compiano i requisiti enunciati nelle Visual Identity Guidelines; Identificare gli ipotetici destinatari; Scegliere gli eventi in cui distribuirli. Principali attività di communication & dissemination

25 Rappresenta la strategia di marketing del progetto e deve assicurare: Che il flusso di informazione tra i partner sia efficace e continuo; Che i risultati del progetto vengano disseminati in maniera capillare; Che il pubblico, e gli attori direttamente coinvolti, vengano a conoscenza dei benefici generati dal progetto. In sintesi il WP communication & dissemination activities

26 In pratica: 1.Definire quali azioni/task devono essere svolte per garantire il raggiungimento degli obiettivi menzionati; 2.Ricordare che ad ogni azione/task corrispondono degli output. Il WP communication & dissemination activities

27 ESERCITAZIONE SCHEDA N. 2: sulla base degli elementi menzionati, elaborare in gruppo le azioni necessarie a sviluppare il WP communication & dissemination activities. WP ATTIVITA AZIONI/TASK TEMPISTI CA OUPUT/PRODOTTI WP

28 La costruzione del budget di progetto

29 I criteri generali di eleggibilità dei costi Realmente sostenuti da i partner di progetto; Direttamente connessi e necessari allimplementazione delle attività di progetto; Inclusi nel budget presentato con la proposta progettuale; Sostenuti nel periodo di implementazione del progetto (alcuni programmi ammettono anche il rimborso dei costi di preparazione, in tal caso il periodo di eleggibilità viene formalmente espresso nella call di riferimento; In linea con i criteri di efficienza, economicità e convenienza;

30 Principali tipologie di costi eleggibili – IEE Programme COSTI DIRETTI: STAFF: costo del personale calcolato sulla base delle ore lavorative effettivamente imputate al progetto; TRAVEL: costo per viaggi, accomodation, diarie, ecc. imputabile solo allo staff di progetto; SUBCONTRACTING: tutti i costi per lacquisizione di servizi (es. costruzione del sito web) o esperti esterni (es. contrattazione di un interprete); EQUIPMENT: costo per lacquisizione di beni durevoli OTHER: costi per la promozione pubblicitaria, costi per lacquisizione di certificati di audit. Ecc.

31 Principali tipologie di costi eleggibili – IEE Programme COSTI INDIRETTI: In genere vengono calcolati su base forfettaria (20% o 60% dei costi indiretti) o tramite il lump sum. Sono costituiti da: Costi di segreteria e di amministrazione Cancelleria Spese bancarie e spese postali Costi di mantenimento Ecc.

32 La costruzione del budget PRIMA DI INIZIARE: Costruire il budget di un progetto multilaterale a cui partecipano partner provenienti da diversi stati membri richiede alcune accortezze, soprattutto per il calcolo sello STAFF cost. È utile che il Lead Partner/Project Coordinator chieda ad ogni partner: Lidentificazione di alcune figure professionali della propria organizzazione, di diverso livello, funzionali allimplementazione del progetto; La compilazione, per ognuna di esse, di unapposita scheda per il calcolo del costo orario di lavoro

33 Esempio di scheda per il calcolo del costo orario di lavoro – IEE Programme

34 La costruzione del budget In pratica: 1.Definite le attività che devono essere implementate; 2.E definite le azioni/task che le compongono; 3.Ribaltarle nel budget, tenendo conto dei tipi di costo precedentemente menzionati; 4.Ricordare che anche la produzione degli output comporta dei costi.

35 Esempio del budget di unattività

36 ESERCITAZIONE SCHEDA N. 3: sulla base degli elementi menzionati, elaborare in gruppo il budget di alcune attività del WP communication and dissemination activities ACTPERIODDescription of task Type of cost Unit /ho ur Rate x H/unit% N°N°CO1% N°N°CB2% N°N°CB3 6.2

37 GRAZIE PER LA VOSTRA ATTENZIONE! Claudio Carlone EuroCentro S.r.l.


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