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La maincourante a mano come allenare il cervello con con a cura del prof. Nicola Tantimonaco docente di Accoglienza Turistica presso lIstituto Professionale.

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1 la maincourante a mano come allenare il cervello con con a cura del prof. Nicola Tantimonaco docente di Accoglienza Turistica presso lIstituto Professionale di Stato per lEnogastronomia e lOspitalità Alberghiera Giovanni Marchitelli di Villa Santa Maria (Chieti)

2 Il termine maincourante deriva dal francese e, nella traduzione letterale, significa mano che corre. In effetti, le operazioni manuali ad essa collegate, riproducono proprio il movimento della penna che, ripetutamente, da sinistra verso destra corre lungo i righi del modello. Con tale termine, si indica il sistema contabile generale alberghiero, manuale o computerizzato, degli addebiti e degli accrediti riferiti agli Ospiti della Casa. Tale sistema venne inventato intorno alla fine del 1800 e risulta essere, ancora oggi, di particolare efficacia.

3 foglio di MAINCOURANTE data ____/____/____

4 Partendo dalla sinistra del modello, troviamo la colonna in cui inserire i numeri di camera dei Clienti, un rigo per ogni camera, quindi, le presenze distinte in adulti, bambini e ospiti a a a anche per differenziare le tariffe piene da quelle ridotte e da coloro che non pagano affatto: le presenze dei neonati appaiono tra parentesi (1). Segue la colonna dei Cognomi e nomi da scrivere, preferibilmente, in stampatello, quelle relative allarrangiamento giornaliero del nucleo familiare distinto in bed & breakfast/room-only, half-board e full- board e e e e le colonne dei vari reparti per le consumazioni extras.

5 Che cosa si intende per extra? Un extra è qualsiasi consumazione operata dal Cliente durante il soggiorno in hotel, il cui costo non è già compreso nella tariffa di arrangiamento che gli viene addebitata giornalmente sul c/albergo.

6 Dopo aver effettuato una consumazione extra, lOspite può regolarsi in due modi: 1= saldare direttamente la consumazione alloperatore del reparto 2= chiedere di farla addebitare sul proprio conto, riservandosi di pagarla allatto del check-out: in questo caso verrà emesso un buono di consumazione che loperatore del reparto dovrà recapitare quanto prima alla Reception.

7 Come è fatto un buono di consumazione? Il buono di consumazione viene emesso dai reparti produttivi dellhotel ed è almeno in duplice copia: loriginale va alla Reception per laddebito sul c/albergo e sulla main-courante la copia rimane attaccata al blocchetto per i controlli interni. Per distinguersi da un reparto allaltro, esso può essere di colore diverso e reca stampato il numero progressivo e il reparto di provenienza. Dentro appositi spazi loperatore del servizio annoterà la data, il numero di camera, quindi la quantità, la natura ed il costo della consumazione. In calce apporrà la sua sigla e, ove possibile, anche quella del Cliente.

8 Di un Ospite in arrivo (check-in) si registra: - il numero di camera assegnata - il numero delle persone - il cognome ed il nome in stampatello - la tariffa dellarrangiamento giornaliero moltiplicata per il numero delle persone Di un Ospite in partenza (ckeck-out) si barrano in rosso: il numero delle presenze limporto dellarrangiamento ovvero, i due elementi che fanno somma e che in sede di preparazione finale del c/albergo e, in sede di chiusura contabile giornaliera, non dovranno mai essere sommati. n.b.: Tutto ciò che sulla maincourante si barra in rosso, non deve mai essere sommato!

9 Subito dopo quelle destinate agli extras, troviamo le colonne cosiddette totalizzatrici: 1- totale del giorno 2- riporto del giorno precedente 3- totale a tuttoggi 4- totale da riportare inframmezzate dalle due colonne riservate agli incassi e alle deduzioni Subito dopo quelle destinate agli extras, troviamo le colonne cosiddette totalizzatrici: 1- totale del giorno 2- riporto del giorno precedente 3- totale a tuttoggi 4- totale da riportare inframmezzate dalle due colonne riservate agli incassi e alle deduzioni

10 1- Il totale del giorno rappresenta la somma delle consumazioni extras, compresa la tariffa di arrangiamento, che il Cliente ha effettuato durante la giornata, con addebito sul c/albergo. 1- Il totale del giorno rappresenta la somma delle consumazioni extras, compresa la tariffa di arrangiamento, che il Cliente ha effettuato durante la giornata, con addebito sul c/albergo. BiancheriaTelefonoGarage Totale del giorno Riporto del giorno precedente Totale a tutt'oggi IncassiDeduzioni Totale da riportare R Il riporto del giorno precedente rappresenta la somma degli addebiti riferiti al giorno o ai giorni precedenti. 2- Il riporto del giorno precedente rappresenta la somma degli addebiti riferiti al giorno o ai giorni precedenti. 3- Il totale a tuttoggi rappresenta la somma del totale del giorno + il riporto del giorno precedente di ogni camera, ovvero la somma aggiornata del c/albergo. 3- Il totale a tuttoggi rappresenta la somma del totale del giorno + il riporto del giorno precedente di ogni camera, ovvero la somma aggiornata del c/albergo. 4- Il totale da riportare rappresenta la somma complessiva di quanto il Cliente deve ancora allalbergo dal giorno dellarrivo. Vi compaiono anche le cifre dei c/sospesi, ovvero i conti, totali o parziali, di quei Clienti già partiti che devono essere ancora saldati. 4- Il totale da riportare rappresenta la somma complessiva di quanto il Cliente deve ancora allalbergo dal giorno dellarrivo. Vi compaiono anche le cifre dei c/sospesi, ovvero i conti, totali o parziali, di quei Clienti già partiti che devono essere ancora saldati.

11 Il totale da riportare si ottiene sottraendo al totale a tuttoggi eventuali incassi e deduzioni: queste ultime due voci rappresentano gli unici accrediti della main-courante ed operano sempre in detrazione. Il totale da riportare si ottiene sottraendo al totale a tuttoggi eventuali incassi e deduzioni: queste ultime due voci rappresentano gli unici accrediti della main-courante ed operano sempre in detrazione. BiancheriaTelefonoGarage Totale del giorno Riporto del giorno precedente Totale a tutt'oggi Totale da riportare R Nella colonna incassi si inseriscono tutte quelle cifre realmente incassate, in particolare durante i check-out, nonché i versamenti di cassa dei vari reparti per gli extras direttamente saldati dagli Ospiti. Nella colonna deduzioni, per casa e/o per servizio, si inseriscono: - gli sconti in genere - gli sconti applicati durante le operazioni di check-out sul totale del c/albergo o sul totale del solo arrangiamento - le commissioni agenzia nel saldo di un sospeso - la correzione per un errato addebito (una camera invece di unaltra). Nella colonna incassi si inseriscono tutte quelle cifre realmente incassate, in particolare durante i check-out, nonché i versamenti di cassa dei vari reparti per gli extras direttamente saldati dagli Ospiti. Nella colonna deduzioni, per casa e/o per servizio, si inseriscono: - gli sconti in genere - gli sconti applicati durante le operazioni di check-out sul totale del c/albergo o sul totale del solo arrangiamento - le commissioni agenzia nel saldo di un sospeso - la correzione per un errato addebito (una camera invece di unaltra).

12 A sera, intorno alle ore 23.30, si procede alla chiusura contabile, ovvero si da inizio alle operazioni di rendicontazione generale e di controllo tese a verificare lesattezza contabile di tutte le registrazioni di addebito e di accredito effettuate durante la giornata. E bene sottolineare che, tutte le fasi di verifica contabile della main-courante, essenzialmente tre, chiamate quadrature, poggiano su di un principio molto semplice ma particolarmente efficace, delle cosiddette cifre bilancianti ovvero, il totale di una colonna, quindi la somma in senso verticale, deve corrispondere esattamente al totale di quanto è stato inserito in un rigo, cioè la somma in senso orizzontale. Se ciò non dovesse succedere, se i due totali squadrano anche di un solo centesimo, significa che da qualche parte è stato commesso un errore (di calcolo, di errato addebito, di inversione di cifra…) che va assolutamente individuato e corretto: caso contrario, la main-courante squadrerà di un cent. anche per le chiusure successive.

13 1 - La prima quadratura si effettua in corrispondenza del totale del giorno. 2 - Solo se il totale del giorno quadra, si passa alla seconda quadratura che si effettua all altezza del totale a tutt oggi. 3 - La terza ed ultima quadratura si effettua in corrispondenza del totale da riportare e vi si arriva solo se il totale a tutt oggi quadra. I versamenti di cassa che dai vari reparti arrivano quotidianamente alla Reception, vanno inseriti nel c/passants, un conto che nasce e muore nello stesso giorno, in quanto al totale degli addebiti inseriti nei vari reparti, corrisponde una operazione di accredito nella voce incassi di uguale entità che azzera l addebito stesso.

14 L operazione di check-out viene fatta barrando in rosso le presenze e il convenuto, cioè i due elementi che a fine giornata non vanno sommati: se l Ospite salda subito il conto, il totale a tutt oggi si inserisce negli incassi, altrimenti comparirà nel totale da riportare per diventare un c/sospeso. L operazione di check-in, invece, viene fatta aggiungendo nella casella del nuovo primo Cliente la dicitura ARRIVI. In sede di chiusura contabile, una volta quadrato il totale da riportare, occorre procedere all inserimento dei dati per il giorno nuovo, riportando dei Clienti ancora in Casa: il numero di camera, le presenze, il cognome/nome, la tariffa di arrangiamento e il totale da riportare che diventa riporto del giorno precedente. I conti andati in sospeso, nei riporti devono comparire al primo rigo.

15 Dopo aver effettuato l ultima quadratura relativa al totale da riportare, la main-courante offre ulteriori e preziosi spunti per altri controlli contabili. L incrocio di dati con quelli di altri modelli in uso nella Reception, risulta spesso determinante nella rilevazione di alcuni errori: con la chiusura giornaliera del libro Arrivi e Partenze è possibile confrontare - il totale delle presenze distinte in adulti/bambini/ospiti l totale degli arrangiamenti distinti in R.O./B.B.-H.B.-F.B. il totale da riportare della main-courante è possibile confrontarlo con - la somma dei conti in essere (tra quelli dei Clienti in casa e quelli ancora da incassare, come i sospesi).

16 Questa è, a grandi linee, la main-courante a mano, più croce che delizia dei Segretari dAbergo del tempo che fu, quando i computer non erano ancora nei sogni degli inventori. Quante nottate in piedi alla ricerca di quella lira finita chissà dove: qualunque era lerrore, allalba tutto doveva quadrare! Ieri, come oggi, dopo trentotto anni di insegnamento, quando inizio a parlare di contabilità, con i miei alunni comincio sempre dalla main-courante a mano. Lo faccio un poco per romanticismo e molto perché sono tuttora convinto della sua inossidabile capacità di aiutare il cervello a rimanere allenato. Conoscere la sua dinamica, oltretutto, può risultare utile nelle situazioni operative di grave emergenza: un black-out improvviso o un default del programma gestionale di front-office, potrebbero mettere lalbergo in grosse difficoltà! prof. Nicola Tantimonaco


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