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La conservazione elettronica– dott. Stefano Cesati Conservazione elettronica Dott. Stefano Cesati

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Presentazione sul tema: "La conservazione elettronica– dott. Stefano Cesati Conservazione elettronica Dott. Stefano Cesati"— Transcript della presentazione:

1 La conservazione elettronica– dott. Stefano Cesati Conservazione elettronica Dott. Stefano Cesati

2 La conservazione elettronica – dott. Stefano Cesati 2 Normativa di riferimento Art. 7-bis, comma 4, del D.L. 10 giugno 1994, n. 357, convertito dalla legge 8 agosto 1994, n. 489 Introduce lultimo comma dellart del Codice civile, prevedendo la possibilità di conservare sotto forma di registrazioni su supporti di immagini le scritture e i documenti contabili Art. 7-bis, comma 9, del D.L. 10 giugno 1994, n. 357, convertito dalla legge 8 agosto 1994, n. 489 Prevede che lultimo comma dellart si applica a tutte le scritture e ai documenti fiscali, previa emanazione di un apposito decreto di attuazione Art. 10, comma 6 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (T.U. in materia di documentazione amministrativa) Possibilità di riprodurre i documenti fiscali su supporto elettronico previa emanazione di un decreto ministeriale Direttiva del Consiglio dellUnione europea n. 2001/115/CE del 20 dicembre 2001 (trasfusa successivamente nella Direttiva del 28 novembre 2006, n. 2006/112/CE, artt. da 217 a 240) Prevede la possibilità di emissione e conservazione della fattura elettronica Delibera n. 42 del 31 dicembre 2001 dellAutorità per lInformatica nella Pubblica Amministrazione (AIPA), poi sostituita con la deliberazione n. 11 del 19 febbraio 2004 del Centro Nazionale per lInformatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) Detta regole tecniche uniformi per individuare le corrette procedure di conservazione ed esibizione dei documenti informatici ed analogici D.Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 Attua la direttiva n. 115 del 20 dicembre 2001 modificando il D.P.R. n. 633/1972. D.M. 23 gennaio 2004 Modalità applicative per la conservazione elettronica dei documenti informatici ed analogici ai fini tributari D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dellamministrazione digitale Art. 1, commi da 209 a 214, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Finanziaria 2008) Obbligatorietà della fatturazione elettronica per le operazioni effettuate nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni

3 La conservazione elettronica – dott. Stefano Cesati 3 D.M. 7 marzo 2008 Ha individuato nellAgenzia delle Entrate (Sogei S.p.a.) lente gestore del Sistema di Interscambio attraverso cui dovranno transitare le fatture elettroniche nei confronti della P.A. D.L. 25 giugno 2008 Viene ammessa la possibilità che il trasferimento delle quote sociali delle società a responsabilità limitata, venga effettuato mediante un documento informatico sottoscritto digitalmente dei contraenti il cui deposito presso il registro imprese dovrà essere curato da intermediari abilitati. D.M. 9 Luglio 2008 Viene riconosciuta la possibilità di tenere e conservare il Libro Unico del Lavoro mediante supporti magnetici o sistemi di elaborazione automatica facendo espresso richiamo al rispetto delle norme contenute nel D.Lgs 85/2002. Regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008 Viene formalizzata la possibilità per le imprese assicurative di adottare la conservazione elettronica D.L. 185/2008 convertito nella Legge 28/1/2009 n.2 Ha modificato i commi 4) e 5) dellart. 23 del D.Lgs 82/2005 (CAD), prevedendo lequiparazione ai fini legali e probatori tra documento cartaceo e documento elettronico. Ha introdotto lart bis) nel codice civile prevedendo la possibilità di tenere in modalità informatica tutti i documenti richiesti dalla legge, dalla natura o dalle dimensioni dellimpresa. D.M. 6 marzo 2009 Modifica lart.5 del D.M. 23 gennaio 2004 spostando il termine per la comunicazione dellimpronta dellarchivio informatico al quarto mese successivo al termine per la presentazione delle dichiarazione dei redditi. Normativa di riferimento

4 La conservazione elettronica – dott. Stefano Cesati 4 La prassi più recente

5 La conservazione elettronica – dott. Stefano Cesati 5 Limpresa può scegliere: con quali modalità archiviare i documenti e le scritture contabili; quando passare dalla metodologia di conservazione tradizionale (cartacea) a quella digitale e come (i.e. in unico tempo o progressivamente per tipologia di documenti); quali tipologie di documenti e scritture contabili conservare su supporti digitali; quali modalità operative e quali supporti informatici adottare per la conservazione digitale. Lo stato dellarte

6 La conservazione elettronica – dott. Stefano Cesati 6 Art del Codice civile possibilità di conservare sotto forma di registrazioni su supporti di immagini le scritture e i documenti contabili purchè le registrazioni su supporti di immagini corrispondano ai documenti; in ogni momento possano essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione del soggetto che utilizza detti supporti Art bis del Codice civile possibilità di tenuta in modalità informatica di libri, scritture e qualunque documento richiesto dalla legge, dalla natura o dalle dimensioni dellimpresa purchè: siano consultabili in ogni momento siano adempiuti gli obblighi di vidimazione e numerazione mediante apposizione trimestrale della marcatura temporale e della firma digitale DM prevede lemissione, la conservazione, lesibizione dei documenti sotto forma di documenti informatici / analogici, purché le seguenti condizioni siano soddisfatte: immodificabilità delle immagini dei documenti; garanzia dellattestazione della data, dellautenticità del documento e dellintegrità del contenuto disponibilità dei documenti (anche per via telematica) e leggibilità (presente e futura) degli stessi su supporto cartaceo e informatico su richiesta delle autorità competenti; ordine cronologico e continuità di applicazione nel tempo; omogeneità della conservazione per categorie di documenti senza soluzione di continuità per ogni periodo dimposta possibilità di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi in relazione al cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data ed associazioni logiche di questi ultimi. Quadro normativo sintetico

7 La conservazione elettronica – dott. Stefano Cesati 7 Le disposizioni del D.M si applicano alle scritture contabili, ai libri ai registri e in generale ad ogni documento rilevante ai fini tributari Ad esempio: fatture attive/passive; Libro giornale, libro inventari, mastri; scritture di magazzino, registro beni ammortizzabili, bilancio di esercizio; Registri IVA, registro dei corrispettivi; Dichiarazioni fiscali di ogni tipo; Libro Unico del Lavoro, cedolini paga; Con lintroduzione dellart bis) del codice civile il Legislatore ha previsto la possibilità di tenere in forma elettronica tutti i documenti richiesti dalla legge, dalla natura o dalle dimensioni dellimpresa. Ad esempio: Libro soci, libro CDA, Libro Collegio Sindacale Altri libri ex art Contratti, lettere, telegrammi etc. FANNO ECCEZIONE: i documenti doganali e quelli relativi alle accise Loggetto della conservazione

8 La conservazione elettronica – dott. Stefano Cesati Apposizione del riferimento temporale 8 Documento informatico: Rilevanza ai fini fiscali: per essere rilevante ai fini tributari deve rispettare le condizioni previste all art. 3) c. 1 lett. a) D.M. 23/1/2004 ossia staticità: non alterabile durante le fasi di accesso e conservazione; immodificabilità: immutabilità nel tempo. deve essere emesso al fine di garantire : lattestazione della data lautenticità lintegrità Documento analogico: Definizione tecnica: documento formato utilizzando grandezze fisiche che assumono valori continui. Ai fini fiscali sono considerati analogici tutti i documenti che non rispettano le condizioni previste all art. 3) c. 1 lett. a) D.M. 23/1/2004 (anche se materialmente non hanno forma cartacea). Le modalità di conservazione dipendono dalla natura del documento: ad esempio le fatture elettroniche (documenti informatici) devono essere conservate in modalità elettronica mentre le fatture analogiche possono essere conservate in modalità elettronica Apposizione della firma elettronica qualificata NON DEVE CONTENERE MACROISTRUZIONI O CODICI ESEGUIBILI La natura dei documenti: documento analogico e documento informatico

9 La conservazione elettronica – dott. Stefano Cesati 9 Memorizzazione: Processo di trasposizione su qualsiasi supporto (ad esempio CD,DVD) di documenti analogici o informatici. Documenti analogici ricevuti/emessi Documenti informatici ricevuti Documenti informatici emessi Scannerizzazione Abbinamento dellimmagine con i dati del documento (es. elementi della fattura, data ricezione ) Indicizzazione Automatica al momento dellemissione Archiviazione - indicizzazione: Organizzazione dei dati necessaria ai fini di consentirne unagevole consultazione mediante indici Documenti analogici Documenti informatici Apposizione sullinsieme dei documenti (o su unevidenza informatica contenente uno o più impronte dei documenti o di insiemi di essi) della marca temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta in tal modo il corretto svolgimento del processo Il processo di conservazione

10 La conservazione elettronica – dott. Stefano Cesati 10 attesta la correttezza del processo di conservazione e gestisce il sistema; verifica la funzionalità del sistema e dei programmi; garantisce la sicurezza e lintegrità del sistema; richiede la presenza del pubblico ufficiale, se necessario; definisce le procedure per lapposizione della marca temporale; verifica e mantiene la leggibilità dei documenti nel tempo. Il Responsabile della conservazione E opportuno che venga predisposto un Manuale delle procedure della conservazione digitale in cui vengano riepilogate le procedure adottate, i compiti di eventuali delegati, i controlli effettuati.

11 La conservazione elettronica – dott. Stefano Cesati 11 Documenti analogici Il processo di conservazione può avvenire in qualsiasi momento. Documenti informatici Fatture: Scadenza almeno quindicinale; a discrezione del contribuente può avere luogo ad intervalli più ravvicinati; effettuato entro quindici giorni dal ricevimento (per il destinatario) ovvero dallemissione (per lemittente) delle fatture, fermi restando i termini per lassolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli art. n. 23, 24, 25 del DPR 633/72; Documenti diversi dalle fatture: Libri e registri obbligatori ai fini delle imposte dirette e dellIVA Scadenza almeno annuale, comunque non oltre 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni; a discrezione del contribuente può avere luogo ad intervalli più ravvicinati. Periodicità del processo di conservazione Anticipato rispetto alla cadenza stabilita nellipotesi di controlli ed ispezioni da parte degli organi competenti

12 La conservazione elettronica – dott. Stefano Cesati 12 Il DM del prevede inoltre: trasmissione telematica di una comunicazione allAgenzia fiscale entro il quarto mese successivo (art. 5 D.M. 23/1/2004 come modificato dal D.L.185/2008) alla scadenza dei termini per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa allimpronta dellarchivio informatico, alla relativa sottoscrizione elettronica e alla marca temporale; lobbligo è sospeso in attesa di istruzioni per leffettuare la comunicazione la modalità di assolvimento dellimposta di bollo sui documenti informatici (comunicazione preventiva e successive comunicazioni annuali allAgenzia delle Entrate competente, versamenti in acconto e a saldo). Altri adempimenti


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