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Gestione del ciclo del progetto Dr. Rossella Corsano.

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Presentazione sul tema: "Gestione del ciclo del progetto Dr. Rossella Corsano."— Transcript della presentazione:

1 Gestione del ciclo del progetto Dr. Rossella Corsano

2 Realizzazione (pianificazione del lavoro) Identificazione dei destinatari La gestione delle due fasi precedentemente esplicitate contribuisce già in maniera determinante ad identificare il sistema dei potenziali destinatari dellintervento, vale a dire quei soggetti sui quali si intende intervenire rimuovendo bisogni e generando cambiamenti. La puntuale definizione della popolazione bersaglio richiede tuttavia uno sforzo elaborativo esplicito, utile ad individuarne i connotati specifici in termini culturali, sociali, economici, di età, sesso, professione,… Tale conoscenza risulta infatti imprescindibile al fine di stabilire le più adeguate modalità di contatto, ma anche per comprendere la coerenza delle attività programmate rispetto alle loro aspettative, capacità ed attitudini. In molti casi, nonostante il progetto si ponga lobiettivo di intervenire a favore di uno specifico gruppo di destinatari, le azioni previste impattano su di un più ampio sistema

3 Realizzazione (pianificazione del lavoro) di soggetti interessati, producendo evoluzioni e cambiamenti che occorre prevedere per sviare il rischio di effetti indesiderati. A tal fine, lindividuazione della popolazione obiettivo dovrà essere segmentata su due livelli distinti: - destinatari diretti, vale a dire quelli su cui lintervento va ad incidere in maniera esplicita e mirata; - destinatari indiretti, quelli la cui situazione di partenza subisce modifiche ed evoluzioni, anche non necessariamente desiderate, per effetto indiretto del progetto. Un ultimo aspetto che occorre prendere in considerazione è legato al fatto che, destinatari di uniniziativa possono essere non solo singoli o fasce di popolazione, ma anche soggetti organizzati, come ad esempio pubbliche amministrazioni, organizzazioni del privato sociale e le stesse associazioni di volontariato.

4 Elaborazione delle attività e degli approcci metodologici che si prevede di adottare Questa fase del lavoro di progettazione mira a rispondere a due questioni fondamentali del lavoro: cosa fare e come. Acquisite informazioni esaustive in merito al contesto di riferimento, fissati gli obiettivi ed identificati i destinatari, occorre infatti sviluppare unattività creativa e, allo stesso tempo, razionale, utile alla pianificazione. Risultando estremamente complesso approcciare ragionamenti in merito allarticolazione delle azioni prevedibili (la cui composizione cambia in relazione alle singole iniziative ed obiettivi), ci soffermeremo su due elementi fondamentali del processo: Il modello di intervento Ogni progetto si basa, più o meno esplicitamente, su una serie di ipotesi che esplicitano gli effetti di una o più azione sulla condizione e/o comportamento di alcuni individui. Non si tratta come potrebbe sembrare, di un approccio crudamente meccanico quanto, piuttosto, di un processo naturale di azione/reazione, che consente di generare cambiamenti nella direzione desiderata. Sempre più frequentemente, al fine di rimuovere margini di incertezza legati ai nessi di causalità tra attività e modifiche prodotte, i progetti prevedono interventi di ricerca (o come più spesso accade, di ricerca-intervento) propedeutici alla gestione delle azioni operative. Tali indagini consentono infatti di sperimentare gli effetti del progetto, aggiustando il tiro e riducendo i margini di errore in sede di pianificazione definitiva e gestione delliniziativa.

5 Elaborazione delle attività e degli approcci metodologici che si prevede di adottare La strategia. Per strategia intendiamo quel sistema di orientamenti valoriali ed identitari che possono condizionare la programmazione delle attività progettuali, la scelta dei partners da coinvolgere, le modalità e le prassi da seguire. A tale proposito, ma a titolo meramente esemplificativo, citiamo alcuni orientamenti strategici che si sono affermati nella progettazione: - la scelta di approcci multidisciplinari e pluralistici, in grado di assicurare lintegrazione di competenze diverse, capaci di farsi carico integralmente del fenomeno/problema affrontato; - ladozione di strategie in grado di sviluppare la capacità di autopromozione ed autodeterminazione dei destinatari, che mirano cioè non tanto a rimuovere le caratteristiche assunte dai bisogni, bensì a dotarli di quegli strumenti utili affinché essi stessi possano contrastare le cause che li generano; - lopzione esplicita a favore di strategie di genere, utili ad assicurare la pari opportunità tra donne e uomini.

6 IL QUADRO LOGICO Come si è detto, lelaborazione e la gestione del progetto devono avvenire sulla base di una metodologia rigorosa. Uno degli approcci più diffusi, nella gestione delle iniziative, è quello del Quadro Logico (spesso richiesto in innumerevoli bandi della Comunità Europea). Questo strumento è stato sviluppato a partire dagli anni 70 per rispondere ad esigenze emerse nellambito di progetti di cooperazione internazionale. E stato in seguito esplicitato dalla Commissione Europea per essere esteso anche ad altri contesti tematici e geografici, e viene oggi convenzionalmente adottato da gran parte degli organismi internazionali e nazionali. Nonostante la crescente importanza assunta da questo approccio metodologico nellattività di gestione di progetti, le fonti di documentazione su questo tema sono frammentarie e poco esaustive Quanto segue rappresenta pertanto un lavoro di raccolta, revisione e sistematizzazione delle fonti in un documento sintetico e fruibile, che intende costituire uno strumento metodologico comune, da utilizzare in tutte le fasi del ciclo progettuale. Le indicazioni di seguito riportate consentono quindi di offrire spunti operativi utili alladozione di tale approccio nella costruzione di adeguati processi di pianificazione degli interventi.

7 IL QUADRO LOGICO La metodologia del Quadro Logico consiste in un processo analitico che permette di individuare e definire in maniera sistematica tutti gli elementi necessari alla realizzazione di un progetto ed i nessi causali che intercorrono tra di essi. Tale processo viene schematizzato attraverso una matrice nella quale vengono visualizzati i principali elementi del progetto in un formato chiaro e comprensibile. Essa è articolata in quattro livelli, legati tra loro da un rapporto di causa ed effetto in senso verticale e bidirezionale. Il Quadro Logico non è utilizzato solamente in fase di progettazione, ma costituisce anche un indispensabile strumento di monitoraggio in fase di implementazione e di verifica.

8 La struttura di progettazione del Quadro Logico DESCRIZIONE (Logica di intervento) INDICATORIFONTI DI VERIFICA IPOTESI (condizioni di base) OBIETTIVI GENERALI OBIETTIVI SPECIFICI RISULTATI ATTIVITA

9 Significato e descrizione degli elementi rilevanti per il Quadro Logico - Descrizione (Logica di intervento): è la descrizione della strategia di intervento, che si è scelto di perseguire attraverso limplementazione del progetto; - Indicatori: sono gli strumenti oggettivamente verificabili che permettono di misurare quantitativamente o qualitativamente i fenomeni rilevati per il progetto; - Fonti di verifica: Indicano presso quali fonti e in quale forma è possibile reperire le informazioni sulla veridicità degli indicatori ed indicano anche attraverso quale metodologia sono stati costruiti; - Ipotesi: sono le condizioni di base per il successo del progetto che vengono determinate da fattori esterni e non controllabili dai soggetti coinvolti nella gestione del progetto, ma che vengono ritenute sufficientemente realistiche; - Precondizioni: sono le condizioni preesistenti alla realizzazione del progetto, che vengono definite dallanalisi del contesto territoriale ove si inserisce lintervento che si andrà a definire.

10 Significato e definizione dei livelli del Quadro Logico - Obiettivi generali: sono i benefici ai quali il progetto intende contribuire. Questi obiettivi non vengono raggiunti esclusivamente tramite il progetto, ma anche con il contributo sinergico di altri interventi, progetti e/o programmi. Essi possono attenere a diversi aspetti ed essere quindi distinti in una pluralità di sub-obiettivi; - Obiettivi specifici. Definiscono laspetto o condizione dei destinatari che registrerà un miglioramento a seguito della realizzazione del progetto. Esso indica i benefici che i beneficiari otterranno dal progetto, i quali devono essere misurabili attraverso indicatori quantitativi e/o qualitativi e devono essere sostenibili, ovvero autoalimentarsi. - Risultati attesi (o obiettivi operativi). Si riferiscono agli output delle azioni previste dal progetto, ovvero i prodotti realizzati, i servizi offerti, etc.

11 Attività -. Sono le azioni che verranno realizzate nellambito del progetto per raggiungere i risultati attesi e perseguire quindi gli obiettivi specifici del progetto. Nella elaborazione delle attività progettuali, soprattutto per le iniziative maggiormente evolute, occorre individuare metodologie ed approcci che siano inoltre in grado di assicurare: - cantierabilità dellintervento, vale a dire la possibilità concreta di una sua implementazione, nel contesto e secondo i tempi e procedure individuate; - linnovatività, intesa in termini di valore aggiunto rispetto alle esperienze già maturate. Questo requisito può essere ulteriormente distinto in: Linnovatività può essere ulteriormente distinta in: * relativa, quando attiene allimportazione di modelli che sono già stati validati in settori, destinatari o contesti geografici eterogenei; * assoluta, quando non ravvisa precedenti esperienze analoghe. - Sostenibilità, vale a dire la capacità del progetto e dei suoi risultati a persistere nel tempo, anche dopo il termine delle azioni programmate e lesaurimento delle risorse stanziate; - Trasferibilità, come attitudine ad essere esportata in contesti diversi, per affrontare e risolvere efficacemente problematiche analoghe.

12 Fase di pianificazione FASE COSA (AZION E) QUALI RISULTA TI MI ASPETT O QUANDO?CHI/COSA SERVE QUANTO COSTA PreparazioneIndividuazio ne ragazzi interess ati tramite colloqui o Sapere quali ragazzi sono effettiva mente interess ati al progetto di inserime nto Inizio fasePsicologo esperto di orienta mento 50 euro per ogni colloqui o Nella fase di pianificazione si deve prevedere linizio,la durata e la fine di ogni azione e quanto tempo impegneranno i volontari coinvolti nel progetto, inoltre, a ciascuna azione vanno abbinate le risorse umane, di competenza, economiche, strumentali, ecc, necessarie per la realizzazione dellazione stessa.

13 Scelta del sistema di valutazione Il monitoraggio e la valutazione degli interventi pianificati rappresenta certamente una delle tappe fondamentali del processo di progettazione, che va prevista sin dalla fase di elaborazione del progetto. Questa circostanza appare particolarmente importante per due ragioni fondamentali: * Per avere lopportunità di stimare i costi necessari a gestire la valutazione ed includerli adeguatamente nel budget; * Perché, qualora si voglia condurre una valutazione dellefficacia, diviene indispensabile individuare le aree di osservazione ed i relativi indicatori, al fine di assicurare una rilevazione efficace sin dai primi passi delliniziativa.. La nostra scelta del sistema valutativo dovrebbe orientarsi verso ladozione di approcci diversificati a seconda dei contesti, ma che non rinunciano allobiettivo di migliorare il processo decisionale attraverso la messa in comune e lo sviluppo delle conoscenze. Una valutazione così concepita, per poter cogliere tutti gli elementi significativi e gli eventuali scarti tra risultati attesi e risultati ottenuti, deve prevedere sia una indagine di tipo quantitativo (volta a raccogliere i dati, gli elementi di tipo quantitativo del progetto), sia una valutazione più di tipo qualitativo capace di recuperare descrizioni, ipotesi e significati nei quali ricercare alcuni possibili criteri di lettura e comprensione degli stessi dati quantitativi.

14 Scelta del sistema di valutazione Il sistema di monitoraggio in itinere ed ex post non si pone quindi come momento aggiuntivo, ma come un processo che segue tutto lintervento nelle sue diverse fasi: - Analisi del contesto (rilevazione dei bisogni); - la struttura progettuale (obiettivi e azioni); - lattuazione (strumenti, metodologie e procedure); - i risultati ottenuti. Occorre quindi realizzare il tentativo di superare una prassi giuridico formale di mero rispetto delle procedure con una che punti allefficacia, allefficienza, allaccessibilità e alla trasferibilità dei risultati, attraverso un costante lavoro di accompagnamento valutativo. In questa prospettiva, possibili obiettivi di un modello di valutazione possono sintetizzarsi come segue: - promuovere una cultura valutativa che affianchi la gestione del programma, non come elemento aggiuntivo e discrezionale, ma come parte integrante delloperatività quotidiana; - definire metodologie e strumenti condivisi per la valutazione del complessivo intervento progettuale; - impostare percorsi per il miglioramento continuo in grado di garantire la qualità degli interventi; - documentare in maniera trasparente la destinazione delle risorse utilizzate.

15 LIVELLI DELLA VALUTAZIONE Coerentemente con il modello teorico brevemente espresso, il lavoro di valutazione può svilupparsi lungo quattro livelli autonomi di analisi: _ Valutazione del processo progettuale. Dalla descrizione del progetto all'analisi dello sviluppo delle sue fasi; _ Monitoraggio delle fasi del progetto più delicate, per consentire un lavoro continuo di aggiustamento; _ Valutazione analitica degli esiti relativamente alle diverse azioni del programma; _ Valutazione dell'impatto del progetto. Valutazione del processo progettuale Oggetto specifico è: _ Analizzare la congruenza e coerenza tra bisogni e obiettivi e tra questi ultimi e i risultati attesi _ Analizzare le congruenze tra le diverse fasi di realizzazione del progetto _ Analizzare i processi di cooperazione tra tutti i soggetti coinvolti nel progetto, al fine di definire il livello di funzionalità delle procedure adottate Monitoraggio Il sistema di monitoraggio, deve consentire un continuo lavoro di verifica in itinere del raggiungimento degli obiettivi specifici ed operativi di ogni azione posta in essere. Occorre prevedere una parte propedeutica del lavoro, condivisa con tutti gli attori coinvolti nelle diverse azioni, tesa a definire gli indicatori specifici per ogni singola azione.

16 LIVELLI DELLA VALUTAZIONE Valutazione analitica dei risultati Questa fase del processo valutativo presuppone un lavoro analitico di rilevazione dello scarto tra gli esiti preventivati e quelli ottenuti. Questa attività mira a mettere in risalto i punti di forza e di debolezza che hanno caratterizzato l'andamento del progetto e che hanno contribuito al raggiungimento dei risultati. Valutazione dell'impatto Questa parte del lavoro ha lo specifico compito di andare a misurare e poi a valutare l'impatto socio-economico del progetto ed il suo potenziale di trasferibilità e sostenibilità. In particolare, la valutazione di impatto consente quindi di individuare lefficienza del progetto rispetto ad altri percorsi attivabili e, quindi, la sua natura di buona prassi, potenzialmente trasferibile in contesti eterogenei. Una possibile griglia esplicativa per la programmazione e gestione degli interventi valutativi è sicuramente rappresentata dal Quadro Logico precedentemente esposto. Lo stesso consente infatti di individuare preventivamente indicatori specifici e fonti di verifica dei dati.

17 LIVELLI DELLA VALUTAZIONE Lesplicitazione dei diversi sistemi di monitoraggio dipende tuttavia dalla struttura del formulario nel quale deve essere formalizzato il progetto. Una delle modalità più ricorrenti nel settore dei progetti sociali prevede in particolare lesplicitazione di quattro aspetti: • Fasi della valutazione: monitoraggio in itinere, finale, valutazione di realizzazione, di impatto, di risultato, …. • Oggetto della valutazione: cosa si intende valutare, quali sono gli indicatori da prendere in considerazione, … • Metodologia utilizzata: approcci utilizzati; processi e strumenti utilizzati per la raccolta, trattamento ed interpretazione dei dati, … • Tipo di valutazione: qualitativa, quantitativa, mista

18 Dalla progettazione al bando Come abbiamo abbondantemente esplicitato in precedenza, la progettazione rappresenta una modalità di lavoro che dovrebbe permeare progressivamente cultura, approcci e prassi operative delle associazioni, al fine di: • esplicitare le propria finalità • razionalizzarne gli interventi gestiti • assicurare un utilizzo ottimale delle risorse disponibili • promuovere lo sviluppo di partnership significative • accrescere lefficacia e limpatto delle attività • lavorare in una logica di valutazione e di miglioramento continuo delle prestazioni • esplicitare prospettive ed orizzonti di intervento futuro Sempre più spesso tuttavia, la progettazione diviene lo strumento indispensabile per reperire risorse economiche e finanziarie indispensabili alla realizzazione di uniniziativa.

19 Dalla progettazione al bando Il sistema dei bandi progettuali ha avuto sicuramente molti meriti e vantaggi: ha permesso di dare dei criteri omogenei per la presentazione e la selezione dei progetti, ha introdotto alcuni concetti fondamentali per innovare i processi progettuali, ha facilitato la connessione tra la parte economica e quella contenutistica. Ma lintroduzione di questa modalità e lo sviluppo dei formulari hanno, nel contempo, promosso una logica che potremmo definire di pigrizia progettuale. Sostanzialmente si è passati: da un processo: idea - progetto - compilazione del formulario a uno: lettura di un bando - compilazione di un formulario. La pura compilazione di un formulario, senza che alle spalle vi siano dei progetti dettagliati e ragionati, rischia di non far percepire la complessità del processo di progettazione e degli elementi che lo compongono, rischia cioè di semplificare in maniera riduttiva tutto il processo stesso.

20 Dalla progettazione al bando Senza perdere di vista il percorso metodologico sin qui esplicitato, occorre quindi acquisire la capacità ulteriore, quella di saper leggere i contenuti tecnici di un bando, individuando ed interpretandone in modo corretto i contenuti. Una prima difficoltà riscontrabile in questo lavoro è sicuramente quella del linguaggio. Nella stragrande maggioranza dei casi, la stesura dellavviso pubblico è infatti curata non da tecnici del settore che conoscono il fenomeno, bensì da amministrativi con una forte competenza professionale su elementi che afferiscono ad aspetti giuridici, legali e burocratici. In prima istanza occorre quindi conoscere lo stile di linguaggio utilizzato, che consente di comprendere fino in fondo il testo del bando cogliendone tutti gli aspetti principali e verificando la reale percorribilità da parte dellorganizzazione.

21 Dalla progettazione al bando A tale proposito, una possibile griglia di lettura può articolarsi come segue Tipologia di bando Spesso, nel linguaggio comune, con i termini bando, avviso pubblico, invito a manifestare interesse, si intende una generica opportunità di finanziamento cui partecipare attraverso la presentazione del progetto.. In generale, adottando le definizioni dellUnione Europea, è invece possibile distinguere tra: * invito a presentare proposte: è il bando più comune, che prevede la definizione del quadro di intervento a cura dellente che propone il bando e lelaborazione di una proposta specifica da parte del soggetto che presenta il progetto; * invito a manifestare interesse: metodo di preselezione dei candidati che verranno in seguito inviati a presentare proposte, attraverso una procedura automatica o ristretta. * Invito per gli offerenti: bandi che possono essere aperti oppure ristretti a determinate categorie in virtù delle loro qualifiche specifiche. Questa tipologia di bando è utilizzata in particolare per gare ed appalti di evidenza pubblica, finalizzati ad acquisire erogazione di servizi e/o prestazioni già analiticamente definite dallente che propone il bando.

22 Scadenza La scadenza è sicuramente una delle variabili determinanti nella scelta di presentare o meno un progetto. La predisposizione di una candidatura richiede, infatti, la disponibilità di tempi congrui per elaborare una proposta qualificata, che possa ragionevolmente concorrere con quelle di altri potenziali promotori. Dalla data di pubblicazione sui documenti ufficiali delle diverse, possibili autorità di gestione (Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea, Gazzetta Ufficiale dellaRepubblica italiana per i bandi di rilievo nazionale e Bollettino Ufficiale della Regione per quelli relativi allamministrazione regionale), il bando prevede abitualmente termini che possono variare dai 30 ai 90 gg. Alcuni bandi sono inoltre strutturati con modalità aperta, il che significa che, dalla data di pubblicazione, diviene possibile presentare proposte senza soluzione di continuità e sino ad esaurimento delle risorse disponibili.

23 Finalità ed obiettivi Comprendere analiticamente i contenuti del bando, rappresenta il presupposto imprescindibile per evitare il rischio di elaborare proposte fuorviate, che non hanno alcuna speranza di essere ammesse a finanziamento. A tal fine, occorre quindi soffermarsi in maniera specifica sulle finalità e sugli obiettivi dellavviso pubblico, valutandone la coerenza rispetto agli intenti ed interessi dellorganizzazione proponente. Un presupposto importante, è quello del sapersi immedesimare nel valutatore. chiedendoci: * quanto il progetto risulta comprensibile a soggetti esterni al gruppo di lavoro che lo ha redatto; * se è in linea con le priorità di intervento sancite; * se prevede azioni coerenti con gli obiettivi delliniziativa; * se risponde ai criteri di valutazione esplicitamente riportati nel bando o nei suoi allegati tecnici.

24 Soggetti che possono presentare il progetto Ogni bando identifica in maniera più o meno puntuale la natura di interlocutori che sono ammessi a presentare candidature. Per quanto attiene ai beneficiari potenziali del bando (che non vanno quindi confusi con i destinatari dellintervento progettuale) il progressivo diffondersi di logiche che privilegiano la presentazione di progetti da parte di reti, piuttosto che singole organizzazioni, ha portato ad esplicitare alcuni distingui, che afferiscono al ruolo organizzativo svolto da ogni partner allinterno della rete. E quindi possibile identificare: * Soggetto promotore (o head partner, o capofila, o soggetto referente): lorganizzazione che promuove, coordina, amministra il progetto e tiene i rapporti con lautorità di gestione * Partners: coloro che, condividendo gli obiettivi e larticolazione del progetto, aderiscono formalmente alliniziativa sin dalla sua presentazione e concorrono alla realizzazione delle attività. * Soggetto attuatore: colui che realizza le azioni o contribuisce ad alcune di esse, invece del promotore o dei partner.

25 Soggetti che possono presentare il progetto Il fatto che nel sistema dei beneficiari identificati dal bando non rientri la nostra organizzazione non rappresenta un limite invalicabile per la presentazione di progetti. Non dobbiamo infatti scartare aprioristicamente la possibilità di appoggiare proposte valide su altri interlocutori che risultano ammissibili, chiedendo loro di farsi promotori dellintervento ed entrando noi nella partnership che si farà carico di realizzare le attività. E questa una soluzione frequentemente utilizzata soprattutto per accedere a quei bandi riservati alle pubbliche amministrazioni, ma che fanno riferimento a settori tematici di interesse vitale per le associazioni di volontariato.

26 Destinatari Dalla lettura del bando è importante verificare una puntuale corrispondenza tra i destinatari del progetto che abbiamo ipotizzato e quelli esplicitamente previsti dallavviso pubblico, sotto un doppio profilo: • la tipologia • la stima quantitativa Accade infatti di frequente che un bando definisca obiettivi operativi la cui entità sfugge alla singola organizzazione. In questi casi, un lavoro di rete intelligente e sistematico può sicuramente aiutare a superare i vincoli di inammissibilità delle candidature.

27 Azioni ed interventi ammissibili Ogni bando prevede una propria articolazione specifica, ed alcune attività definite che consentono di perseguire gli obiettivi individuati. Valutare lammissibilità di una proposta significa quindi analizzare la coerenza tra lintervento programmato e la tipologia di azioni presentabili sul bando, al fine di rilevare eventuali difformità ed intervenire sulla formulazione del progetto, rimodulandone, eventualmente, i contenuti. Questa fase di analisi richiede inoltre unattenzione particolare a quelle che possono essere le priorità dellavviso, vale a dire le linee strategiche di intervento o le singole attività rispetto alle quali lautorità di gestione si aspetta di ricevere candidature. La nostra proposta deve essere chiaramente in linea con tali orientamenti, al fine di soddisfare pienamente le richieste del valutatore ed avere quindi buone opportunità di essere ammessa a finanziamento

28 Modalità di presentazione delle candidature In riferimento alle modalità di presentazione della candidatura, gli aspetti che occorre tenere nella dovuta considerazione attengono a: * La modulistica sulla quale occorre compilare il progetto e dalla quale non è possibile in alcun modo prescindere; * Lelenco della documentazione da allegare; Le modalità di presentazione delle proposte, che possono ammettere la validità del timbro postale, ma che di frequente, richiedono che la domanda pervenga entro un limite massimo di giorno ed ora fissati nel bando; * La composizione della partnership, intesa in termini sia qualitativi (tipologia di soggetti coinvolti), sia quantitativi (numero minimo di proponenti), sia geografici.


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