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Dms24 -> Conservazione Sostitutiva. Normativa di riferimento: Art. 7 comma 4-ter, Art. 7bis D.L. n. 357/1994 Art. 2220 Codice Civile D.P.R. 28 dicembre.

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1 Dms24 -> Conservazione Sostitutiva

2 Normativa di riferimento: Art. 7 comma 4-ter, Art. 7bis D.L. n. 357/1994 Art Codice Civile D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 Delibera AIPA n. 42 del 31 dicembre 2001 D. Lgs. 23 gennaio 2002 n. 10 D.P.C.M. 13 gennaio 2004 Decreto Ministro dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 Deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 Legge Finanziaria per il 2008 (Legge n. 244/2007 art.1 commi ) Decreto 7 marzo 2008 D.L. n. 185/2008 conv. con modif. Legge n. 2/2009 D.M. 06 marzo 2009 D.P.C.M. 30 marzo 2009 Direttiva n. 2010/45/UE del 13 luglio 2010 Provv. Agenzia Entrate del 25/10/2010 prot. n. 2010/ La norma

3 Documento: – Originale Unico – Originale Non Unico (è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi ) Le definizioni

4 Documento Informatico: – Documento Originale Unico – Firmato con firma digitale semplice Conservazione Sostitutiva – Se fatture attive necessita del consenso da parte dei clienti, perché fatturazione elettronica, ma no scansione – Riversamento sostitutivo con notaio Le definizioni

5 Documento Analogico: – Documento Originale non Unico – Senza firma digitale semplice Conservazione Sostitutiva – Se fatture attive non necessita del consenso da parte dei clienti ma necessita della scansione – Riversamento sostitutivo senza notaio Le definizioni

6 Modalità e caratteristiche dei documenti informatici idonei alla sostituzione conservativa Documenti statici non modificabili Firmati digitalmente per garantire integrità ed autenticità Con marca temporale Memorizzati su supporto indelebile Consentono le ricerche per: – Cognome – Nome – Denominazione – Codice fiscale – Partita IVA – Data – Associazione logiche tra questi Rispettano regole definite dalla CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) Le definizioni

7 Facoltà per pubbliche amministrazioni e privati di sostituire i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti, con la loro riproduzione su supporto ottico. Gli obblighi di conservazione su supporto ottico, inoltre, si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall’AIPA (Art. 6 commi 1 e 2 D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445) L’efficacia probatoria ed il valore legale del documento informatico, sottoscritto con firma digitale (Art. 10 commi 1 e 2 D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445) La conferma di un rinvio ad un Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze per la definizione delle modalità inerente agli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto (Art. 10 comma 6 D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445) Gli articoli

8 Nell’articolo 1 sono esposte le definizioni dei termini utilizzati Ai fini della presente deliberazione si intende per: a) documento: rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica; b) documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia; c) documento analogico originale: documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi; d) documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; Gli articoli

9 1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati nell'art. 1, lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo. 2. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti informatici conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e termina con l'apposizione sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo. Qualora il processo riguardi documenti informatici sottoscritti, così come individuati nell'art. 1, lettera f), è inoltre richiesta l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale, da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità di quanto riversato al documento d'origine. Gli articoli

10 1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo. 2. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine. 3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva, fatto salvo quanto previsto al comma 4 dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n Gli articoli

11 Nella conservazione sostitutiva dei documenti analogici non si può prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine degli stessi dal supporto cartaceo, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati. E' una delle precisazioni fornite dall'agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 14/E del 21 gennaio “Per documento analogico si intende il documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro (articolo 1, comma 1, lettera b) del Dm del 23 gennaio 2004).” Lo spool di stampa è una rappresentazione informatica del documento da conservare che, tuttavia, non possiede fin dall'origine i requisiti del documento informatico rilevanti ai fini tributari, ossia non è statico e non modificabile e non viene emesso con l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. Il documento che origina lo spool di stampa è, infatti, un documento analogico e, pertanto, non può essere evitata la fase di acquisizione dell'immagine della grandezza fisica, carta, film o nastro magnetico. Si ritiene che nella conservazione sostitutiva dei documenti analogici non si possa prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine del supporto cartaceo, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati. Infatti, come già precisato con risoluzione n. 161 del 9 luglio 2007, lo spool di stampa è una rappresentazione informatica del documento da conservare che, tuttavia, non possiede fin dall'origine i requisiti del documento informatico rilevanti ai fini tributari, ossia non è statico e non modificabile e non viene emesso con l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. Quindi: Se il documento viene scansionato allora non serve eseguire la firma digitale Se il documento viene intercettato da uno spool di stampa allora va firmato Il ‘problema’ dello spool

12 Il DM attribuisce al Responsabile della Conservazione un ruolo essenziale nell’ambito della procedura di conservazione: come abbiamo appena visto, egli appone al termine del processo la propria firma digitale e la marca temporale. La delibera dedica al responsabile della conservazione l’intero art.5, attribuendogli precisi compiti e specifiche responsabilità. Il Responsabile della conservazione definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o digitali) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato; archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti; estremi identificativi del responsabile della conservazione; estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati; indicazione delle copie di sicurezza; mantiene e rende accessibile un archivio del software in gestione nelle eventuali diverse versioni; verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione; adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite; definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. si occupa della comunicazione all’agenzia delle entrate (di cui non esistono ancora le specifiche).

13 La Deliberazione CNIPA n. 11/2004, pur lasciando ampi margini di manovra nella realizzazione e nella gestione di un sistema di Conservazione Sostitutiva, prevede e attribuisce precisi compiti e specifiche responsabilità al Responsabile della Conservazione. Egli deve garantire: – la corrispondenza dei documenti archiviati agli originali (facendo, nei casi previsti, intervenire un pubblico ufficiale) – la conformità del procedimento ai requisiti normativi a tutela dell’autenticità, dell’integrità e della disponibilità nel tempo del patrimonio informativo In particolare (Articolo 5) gli si affida la responsabilità della realizzazione e della manutenzione di un “Archivio” (per la Conservazione Sostitutiva, appunto) gestito secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati Questi deve, inoltre, – adottare procedure di tracciabilità in modo da garantire la corretta conservazione, l'accessibilità al singolo documento e la sua esibizione – (con procedure realizzate autonomamente e adeguate pertanto al proprio ambiente applicativo e alla tipologia di documenti da conservare) definire il contenuto del supporto di memorizzazione e delle relative copie di sicurezza. Il Responsabile della conservazione

14 I risvolti civili, amministrativi e penali della Conservazione Sostitutiva comportano in ogni caso criteri di designazione formali (incarico scritto o preposizione documentata da procedure interne documentate) e l’inquadramento della procedura in un sistema formalizzato di gestione e di deleghe Compiti decisionali e di controllo Definizione dei requisiti e delle caratteristiche del sistema di conservazione in funzione del tipo di documenti da conservare e delle loro esigenze (politiche di scarto, durata della conservazione, requisiti di memorizzazione, ecc.) Individuazione, per i documenti analogici, del formato digitale che assicuri, per i documenti, la più facile leggibilità nel tempo e la loro inalterabilità Organizzazione del contenuto dei supporti a garanzia della corretta conservazione ed esibizione di ogni documento Adozione delle misure necessarie alla sicurezza fisica e logica del sistema, incluse le copie di sicurezza (numero, luogo e modalità di conservazione) Attestazione del corretto svolgimento del processo (apposizione della propria firma digitale) Verifica periodica della reale leggibilità dei documenti conservati Gestione delle procedure di sicurezza, tracciabilità e verificabilità dell’intero procedimento Garantire la presenza del pubblico ufficiale, quando previsto, e fornire l’assistenza necessaria a svolgere il proprio compito Compiti operativi Gestisce e rendere disponibili : Gli estremi identificativi del Responsabile e delle persone eventualmente delegate con l’indicazione dei compiti assegnati La descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti e di quelli di ogni singolo supporto L’indicazione delle copie di sicurezza Verifica la corretta funzionalità del sistema e del software impiegato nel processo di Conservazione e ne mantiene e ne rende accessibile in archivio le diverse versioni Mantiene la validità nel tempo delle firme digitali (marche temporali) Provvede, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo Compiti di documentazione Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale (che può essere anche una marca temporale; lo è sicuramente nel caso di documenti di rilevanza fiscale) nel processo di chiusura di ogni singola “conservazione” Tiene evidenza della tipologia dei documenti conservati. Anche se non è mai citato esplicitamente, si prevede la presenza di un Manuale del processo di Conservazione Sostitutiva dove, tra l’altro va formalizzata e descritta la procedura di acquisizione, memorizzazione. Il Responsabile della conservazione

15 È l’unico documento di riferimento per l’intero processo. Dal punto di vista normativo le informazioni minime di cui tener traccia sono: le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione adottato in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare l’organizzazione del contenuto dei supporti ottici (di conservazione) quali sono le procedure di sicurezza e di tracciabilità che garantiscono la corretta conservazione ed esibizione di ciascun documento la descrizione delle procedure elaborative tramite le quali è possibile risalire, per ogni supporto di memorizzazione impiegato, alle seguenti informazioni descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti estremi identificativi del responsabile della conservazione estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati indicazione delle copie di sicurezza modalità di accesso all’archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale (nel caso non si optasse per l’apposizioni di marche temporali) Le funzioni del Manuale, vanno oltre quanto prescritto, e sono: descrivere compiutamente il processo ed il sistema adottato. Nella descrizione del processo sono da indicare in modo esplicito, in particolare: le modalità adottate per la verifica della corretta funzionalità del sistema di Conservazione e dei programmi in gestione le misure adottate per garantire la sicurezza fisica e logica del processo di Conservazione le misure adottate per garantire la sicurezza fisica e logica delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; le modalità di verifica periodica, nonché la cadenza, dell'effettiva leggibilità dei documenti conservati e le modalità di riversamento che devono essere, eventualmente, eseguite. illustrare, documentare e motivare le scelte fatte, specialmente nel caso in cui le normative diano adito ad incertezze o consentano delle alternative illustrare gli accorgimenti e le procedure integrative rispetto alle prescrizioni normative che si è ritenuto utile adottare contenere una sezione/capitolo con il manuale operativo che deve, tra l’altro, consentire, senza altro supporto, di individuare con facilità i documenti conservati e di accedervi effettuando tutte le “verifiche del caso” (ciò implica la esauriente descrizione della tipologia di firme digitali e marche temporali apposte, la loro sequenza e le modalità di archiviazione). Il Manuale della Conservazione

16 Deve, inoltre, illustrare come è stata calcolata l’impronta di ogni singola archiviazione/conservazione nel caso di conservazione di documenti rilevanti ai fini tributari, illustrare come è calcolata l’impronta (o le impronte) da spedire all’Agenzia delle entrate e come è conservata la relativa ricevuta Essere indicati tutti gli incarichi di chi opera nel processo di Conservazione, con le relative deleghe formalizzate specificare, per coloro che devono operare con le firme digitali, quali siano i certificati digitali impiegati, il loro periodo di validità nonché chi e con che modalità li può revocare in caso di necessità nel caso siano previsti accordi specifici con parti esterne, riportare esplicitamente gli accordi pattuiti e la loro validità nel tempo le chiavi utilizzabili per la ricerca dei documenti conservati, nonché le modalità di ricostruzione del Data Base degli indici in caso di suo danneggiamento È, infine, opportuno dedicare un sezione/capitolo che elenchi i documenti oggetto di Conservazione, suddivisi per tipologia, indicando in modo esplicito, se del caso, quali sono i documenti copia e quali sono quelli gestiti come “Originali non Unici”; in questo ultimo caso è utile indicare chiaramente attraverso quali altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (e in possesso di chi sono), è possibile risalire al loro contenuto. Il Manuale della Conservazione

17 Tutti i documenti, per cui era, ed è, richiesta la conservazione su carta anche se l’immagine del documento è ottenuta, ad esempio, da opportuna elaborazione di uno spool (estratti conto bancari per la banca emittente, fattura di fornitura elettrica per ENEL, registri, di cui alla legge 489/94, articolo 7 comma 4-ter, tenuti con “sistemi meccanografici” e che vanno stampati a fine esercizio) o da processi simili, sono a tutti gli effetti cartacei (nella deliberazione sono ASSIMILATI AI DOCUMENTI INFORMATICI non firmati) e NON informatici! La copia digitale da scanner, o la copia originata da spool o da altri processi simili, NON è “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” fintantoché esistono i documenti cartacei. Per esser chiari

18 Firma digitale semplice solo sul documento informatico –(Attivo) Firma digitale certificata con marca temporale sul documento di riepilogo –(Attivo e Passivo) DPR 445/2000 DM 23/01/2004 CNIPA 11 – 19/02/2004 DPR 445/2000 DM 23/01/2004 CNIPA 11 – 19/02/2004 È sempre dell’azienda che conserva !!!! Applicazione

19 ERP genera le fatture (dati + file) I files devono essere in formato non modificabile (*.Pdf, *.Tif, …) Creazione del Lotto (è l’insieme dei file da conservare) (definiti per tipologie e periodo) Ogni file viene firmato con firma digitale semplice (se previsto dalla tipologia documento) Creazione dell’immagine per la masterizzazione (file di riepilogo dell’elenco di fatture) Firma digitale certificata del file di impronta (marca temporale) Archiviazione del Lotto (masterizzazione, backup, … ) Responsabilità della conservazione Le operazioni

20 Gli step 1.Creazione del lotto creazione dell’insieme dei documenti da conservare controllo delle regole previste per tipologia di documento 2.Firma di ogni singolo file del lotto se prevista la firma semplice di ogni file 3.Firma del file di riepilogo creazione del file di riepilogo (o impronta) firma semplice del file di impronta apposizione della marca temporale alla firma Gli step operativi sono 3

21 La Firma digitale, così come prevista dalla delibera CNIPA 11/2004 e dal DPCM del 13/01/2004, serve per la “Conservazione sostitutiva” dei documenti e la loro memorizzazione su supporti ottici al fine d’eliminare il cartaceo. La firma digitale è divisibile in due parti: quella semplice e quella certificata. La firma semplice è quella che viene utilizzata per firmare un documento, mentre quella certificata (Marca Temporale) ha lo scopo di garantire la validità temporale della firma. La firma semplice è lo step 2 quella certificata si utilizza nello step 3 Il Documentale si appoggia su di un prodotto di terze parti (Intesi Group) con cui viene svolta la firma in tutte le sue funzionalità. Per la firma semplice esistono 2 modalità di configurazione: Firma Digitale Client: è la funzionalità lato client che abilita la firma tramite richiesta del PIN ad ogni interazione (una operazione ogni 2 secondi). Firma Digitale Server: è la stessa funzionalità lato client, ma con la chiamata automatica alla Certification Authority tramite Multicard (3 operazioni al secondo). La Firma Digitale Server ha due differenti moduli: Basic e Advanced Basic: salva il file con estensione.p7m e non sarà visibile dall’anteprima Advanced: salva il file con estensione.pdf e sarà visibile normalmente (essendo appunto un pdf vero e proprio) La firma digitale

22 lato Client lato Server (firma di 1 file alla volta) Con smartcard sul client (firma massiva) Con smartcard sul server fino a 2/3 al secondo La firma digitale - IntesiGroup lato Server - Basic lato Server - Advanced Solo per conservazione (fattura.pdf.p7m) Anche per consultazione (fattura.pdf)

23 La firma digitale - schema File da firmare Client Server Basic Server Advanced Si firma un file alla volta Utile per: Libro Unico Libro Giornale Registri Iva … Si firmano i files massivamente (i file avranno estensione.p7m) Utile per: Fatture … Si firmano i files massivamente (i file avranno estensione.pdf) Utile per: Fatture … Dms24 – FISOST Dms24 - FISER Dms24 - FISERPDF

24 Fatture Attive e Passive; Libro Giornale, Libro Inventari, Libro Cespiti, Registro Corrispettivi; Mastri, Libro Giornale Magazzino, Registro Carico Scarico; Registri IVA (vendite, acquisto, riepilogativo); Modulistica (F24, F23, Bollettini c/c, … ); Bilancio d’Esercizio (Stato Patrimoniale, Conto Economico); Contratti (Prospect, Offerte Clienti, Fornitori, Conferme d’Ordine); Corrispondenza, Fax, Lettere (Protocollazione in generale); Solleciti Pagamento; Cedolini Paga; Dichiarazione Redditi; Tipologie di documenti La periodicità del procedimento di conservazione Il DM disciplina anche la tempistica con cui deve essere effettuata la conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari: una periodicità almeno quindicinale per le fatture ed annuale per gli altri documenti.

25 L’immagine sotto evidenzia come parametrizzare la relativa schermata per la Conservazione dei documenti fiscali (ad esempio le Fatture) del ciclo attivo e del ciclo passivo. Dopo aver messo il flag in testata e salvato il tipo documento appare il tab ‘Conservazione Sostitutiva’ Configurazione per i Documenti fiscali Attivi e Passivi Per la conservazione dei documenti fiscali di questo tipo (tendenzialmente quelli con progressivazione) deve essere settata la consecutività e la contiguità e l’ordinamento nel caso di contiguità sui campi utente Riguardo la firma degli allegati si deve sapere se essi sono analogici o informatici.

26 L’immagine sotto evidenzia come parametrizzare la relativa schermata per la Conservazione del Libro Unico. Si noti che gli allegati devono essere firmati digitalmente mentre la Conservazione deve contenere l’hascode di quella precedente. Configurazione per il Libro Unico

27 L’immagine sotto evidenzia come parametrizzare la relativa schermata per la Conservazione del Libro Giornale e degli altri documenti fiscali periodici. Si noti che gli allegati devono essere firmati digitalmente mentre la Conservazione deve contenere non solo l’hascode di quella precedente ma anche delle altre. Configurazione per il Libro Giornale La norma prevede che la regola sia ricorsiva all’interno dell’esercizio e a questo scopo è possibile utilizzare il controllo della cadenza. Il campo che appare deve essere all’interno dell’ordinamento della visualizzazione per masterizzazione.

28 Dms24 – i moduli Modulo per la Conservazione Sostitutiva Effettua la Firma digitale da Client Effettua la Firma con la Marca Temporale FISOST Modulo per la Firma Digitale Massiva Utile per effettuare la firma di molti documenti inserendo una sola volta il PIN Il file firmato cambia estensione diventando.p7m FISER Modulo per la Firma Digitale Massiva Utile per effettuare la firma di molti documenti inserendo una sola volta il PIN Il file firmato (se pdf) mantiene l’estensione, quindi rimanendo.pdf FISERPDF

29 Dms24 : Conservazione Sostitutiva Release 2.1.0


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