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Training Communications Trainers 12 settembre 2007.

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Presentazione sul tema: "Training Communications Trainers 12 settembre 2007."— Transcript della presentazione:

1 Training Communications Trainers 12 settembre 2007

2 Premessa Parlare in pubblico può essere molto difficile o molto facile, dipende da molti elementi e da una serie di combinazioni del tipo personalità e carattere di colui che deve presentarsi davanti a un gruppo di persone più o meno conosciute da quello che il relatore rappresenta volontariamente o involontariamente agli occhi delluditorio dagli umori del pubblico che va ad ascoltarlo dalle aspettative del pubblico e dalla sua disponibilità ad ascoltare dal contenuto del discorso che loratore può o deve formulare nel tempo a sua disposizione dalla precisa situazione ambientale e psicologica nella quale loratore si trova a parlare

3 Premessa Prima di ogni altra cosa colui che ha in programma un discorso in pubblico deve ricordare due piccole verità semplici e fondamentali: Prepararsi a fondo riduce i rischi Non si può non comunicare E importante trasmettere che la nostra immagine e il contenuto del messaggio non sono frutto del caso e di sforzi improvvisati ma sono il risultato di una nostra programmazione cosciente e quindi il più possibile aderente ai nostri desideri iniziali Arrivare preparati ad una presentazione permette di: essere più distesi, sicuri, tranquilli di affrontare con maggiore sicurezza eventuali inconvenienti e contrattempi

4 Passi per progettare una presentazione Argomento Prima di procedere alla stesura di una presentazione è necessario decidere quale è con precisione largomento Oppure quale aspetto di un argomento si andrà a trattare Limportante è illustrare lo scopo complessivo

5 Passi per progettare una presentazione Messaggio Tre sono le fasi principali relative alla fase di progettazione La definizione del messaggio strutturazione della sua struttura La formulazione - emissione effettiva del messaggio contestualizzazione del messaggio in relazione alla situazione ambientale che ci si troverà ad affrontare Leffetto comunicativo finale del messaggio sulluditorio fase finale del processo di comunicazione, momento nel quale si può trarre il bilancio del lavoro fatto e verificare quanto i risultati si siano avvicinati agli obiettivi iniziali.

6 Passi per progettare una presentazione Gli obiettivi del discorso Per iniziare a dare forma ad un messaggio è utile ricordare che: La comunicazione ha sempre una finalità: per cui è necessario individuare e rendere espliciti gli obiettivi che vogliamo raggiungere e scegliere il taglio più coerente la comunicazione ha sempre un destinatario: per cui è necessario analizzare il pubblico che ci verrà ad ascoltare La comunicazione ha sempre una fonte: se la fonte siamo noi è necessario pensare alla propria personalità, struttura di pensiero e attitudine comunicazionale La comunicazione ha sempre una struttura: per cui è necessario costruire la scaletta del discorso (apertura, contenuti, chiusura)

7 Passi per progettare una presentazione Gli obiettivi del discorso E importante stabilire cosa voglio dire con il mio discorso e cosa voglio ottenere parlando in pubblico nella situazione specifica che si deve affrontare Per mancanza di tempo spesso si dimentica di pensare bene e precisamente a tutto quello che si vuole trasmettere e agli obiettivi che si vuole raggiungere con il proprio discorso. Per essere efficaci bisogna chiarire subito qual è lobiettivo cercando di rispondere a queste domande: sto proponendo problemi od offrendo soluzioni? sto formulando degli interrogativi o illustrando delle risposte?

8 Passi per progettare una presentazione Gli obiettivi del discorso I possibili diversi obiettivi della comunicazione possono essere: Informare: per trasferire conoscenze. In genere è asettica, oggettiva, rapida e descrittiva Educare: per formare il pubblico su un determinato argomento a lui prima ignoto Intrattenere: per divertire il pubblico che ci ascolta. Utilizza giochi e barzellette Ispirare: per stimolare nel pubblico nuovi orizzonti Convincere: per condurre il pubblico sulle proprie tesi.

9 Passi per progettare una presentazione Analizzare il pubblico e la situazione Prima di cominciare una presentazione ricordarsi che non si va mai a parlare ad un pubblico generico, ma sempre a un preciso, specifico gruppo di persone. Per avere successo in una presentazione è importante esaminare: il pubblico potenziale quali le loro aspettative Se non si hanno conoscenze del potenziale pubblico è consigliabile contattare qualcuno che ci può dare unidea su: Natura del pubblico Attitudini e aspettative del potenziale pubblico

10 Passi per progettare una presentazione Analizzare il pubblico e la situazione Il relatore prima di avviare una presentazione deve porsi alcune domande Da chi è composto questo specifico pubblico davanti al quale parlerà? Che cosa ci si aspetta da lui? Quante saranno probabilmente le persone che lo ascolteranno? In quanto tempo rischia di annoiarle? Qual è il contesto psicologico nel quale opererà? Temono forse di essere aggredite e sconcertate o invece sentono il bisogno di una scossa, di forti emozioni? Desiderano che mostri rispetto e comprensione nei loro confronti o deve escogitare il modo per dare loro la carica? Deve creare dei problemi od offrire delle soluzioni? Terrà il discorso in una situazione di forti tensioni psicologiche o il clima sarà rilassato e disteso?

11 Passi per progettare una presentazione Analizzare il pubblico e la situazione Il relatore deve domandarsi che cosa è accaduto nelle due o tre ore prima della relazione (accaldati dallafa, sorpresi da un forte temporale, inviati in aula contro la loro volontà) Il relatore deve anche chiedersi perché il pubblico vuole ascoltare proprio lui e se è stato costretto a farlo perché ad esempio appartiene ad un gruppo politico diverso in che modo si può far accettare il proprio discorso più facilmente.

12 Passi per progettare una presentazione Analizzare il pubblico e la situazione Ci si può far accettare cercando di individuare dei punti di contatto con luditorio: Hanno un passato che li lega in qualche modo? Che cosa sanno di lui? Hanno amici o nemici in comune? Ci sono esperienze che possono metterli su un piano di empatia? Queste informazioni sono importanti per definire quei terreni ed argomenti che possono unire o dividere, avvicinare o allontanare un oratore da un pubblico. Ogni uditorio contiene almeno una zona minata per il relatore. Se il relatore decide di attraversarla comunque perché indispensabile, che almeno lo faccia con le adeguate precauzioni.

13 Passi per progettare una presentazione Analizzare il pubblico e la situazione Il relatore, qualunque siano le cose che sta per dire e il loro potenziale impatto (anche se deve dire cose molto dure per chi lo ascolta), è bene che rifletta su quelli che sono i terreni di incontro con i propri futuri ascoltatori. Se sa che non potrà farsi amare cerchi almeno di farsi rispettare e non odiare. Qualunque uditorio presenta infatti almeno una zona favorevole per qualunque conferenziere.

14 Passi per progettare una presentazione La motivazione allascolto Per avere successo in una relazione comunicativa è importante che il destinatario sia motivato allascolto In genere sono due le variabili che condizionano la motivazione allascolto del destinatario: Il livello di competenza che il destinatario ritiene di avere sullargomento oggetto di comunicazione Il grado di soddisfazione che il destinatario ha per il proprio livello di competenza Queste due variabili sono indipendenti tra di loro

15 Passi per progettare una presentazione La motivazione allascolto Il pubblico può essere composto dalle seguenti 4 tipologie: Presidiatori: corrisponde ad un ascoltatore che si ritiene esperto sullargomento e soddisfatto del grado di competenza raggiunto. Il suo atteggiamento è di conservazione dello status quo e di distacco, se non di potenziale conflitto con il relatore. Reazione da parte del relatore: Il relatore, per conquistare linteresse del presidiatore deve, senza instaurare reazioni di rifiuto, farlo sentire meno preparato di quanto pensi di essere; deve quindi essere certo dei suoi punti di forza in termini di contenuto del discorso.

16 Passi per progettare una presentazione La motivazione allascolto Alieni: corrisponde ad un ascoltatore che pur riconoscendosi incompetente in materia è soddisfatto della sua incompetenza. Reazione da parte del relatore: E una caso molto raro che, se si presenta, richiede al relatore di influire sul livello di soddisfazione del destinatario cercando di abbassarlo. Deve cioè presentare largomento trattato come rilevante per il suo interlocutore e come una lacuna grave e problematica del suo bagaglio informativo; dovrà quindi prevalentemente puntare sulle emozioni del pubblico

17 Passi per progettare una presentazione La motivazione allascolto Arrabbiati: corrisponde ad un ascoltatore che si valuta non competente, è insoddisfatto del suo grado di competenza ed è pertanto desideroso di apprendere. Reazione da parte del relatore: Il pubblico degli arrabbiati è attento e ben disposto nei confronti del relatore che per placarne voglia di sapere dovrà evidenziare lampiezza e la complessità dellargomento che sta trattando; dovrà quindi lavorare in termini di chiara ed esauriente articolazione dei contenuti.

18 Passi per progettare una presentazione La motivazione allascolto masochisti: corrisponde ad un ascoltatore che pur stimandosi competente su un argomento non è soddisfatto del suo livello di competenza. Lorigine di questa insoddisfazione dipende dallambiente in cui opera che non riconosce in modo adeguato la sua competenza o ne ostacola la concreta operatività. Reazione da parte del relatore: Il rapporto che si crea tra relatore e masochista è molto instabile e profondamente condizionato dal modo con il quale è comunicato il messaggio. Il rapporto con il pubblico deve quindi essere centrato sullemotività

19 Passi per progettare una presentazione Una volta individuato lobiettivo della presentazione si può passare alla definizione della: Struttura Argomenti da trattare metodi che possono migliorare lo scopo Nello strutturare un messaggio bisogna ricordarsi che è importante che questo sia più possibile completo e che contenga tutto quello che si vuole dire.

20 Passi per progettare una presentazione Preparazione Durante la fase di preparazione del discorso bisogna porsi le seguenti domande: Qualè largomento? Quale è la finalità di questa presentazione? A chi si rivolge? Quanto tempo dura lesposizione? Quali sono i mezzi di cui dispongo?

21 Passi per progettare una presentazione Struttura Nel mondo anglosassone si consiglia spesso di organizzare la struttura del discorso con lobiettivo di rispondere, se necessario, alla regola 5W+H Who: di chi si sta parlando What: di cosa si sta parlando Where: dove si svolge levento When: quando Why: perchè How: come Alcuni esperti invece suggeriscono di organizzare il proprio intervento come una specie di piramide rovesciata nella quale gli argomenti vanno trattati partendo dai livelli più generali e di più facile comprensione per arrivare a quelli via via sempre più approfonditi e specifici.

22 Passi per progettare una presentazione Struttura Comunque un buon modo per organizzare un discorso è quello di suddividere la struttura in tre parti: Apertura: annuncia largomento che si va a trattare Corpo: Esposizione dei contenuti Conclusione: riassumere ciò di cui si è parlato e si cerca il feed- back da parte del pubblico E sempre consigliabile alleggerire le esposizioni molto tecniche con degli esempi, riferimenti e opinioni particolarmente autorevoli per la platea, con analogie e ripetizioni. Al contrario è bene supportare discorsi emozionali con qualche dato, o con degli esenziali dati tecnici.

23 Passi per progettare una presentazione Struttura E molto utile fa sì che le affermazioni chiave, quelle che rappresentano il succo del messaggio che si intende comunicare, siano: Prima anticipate Poi esposte e infine ricordate In altre parole il relatore deve organizzare la sua comunicazione facendo in modo che nei momenti salienti, quando sta per esporre gli argomenti più importanti, e quindi quando vuole che tutti lo ascoltino, deve rispettare questa regola: Prima dire ciò che sta per dire Poi dirlo Infine dirlo di averlo detto Se il relatore è abile anche nel fare le pause opportune e se utilizza i toni giusti, sarà difficile che al pubblico sfuggano i concetti più importanti e i passaggi chiave del discorso.

24 Passi per progettare una presentazione Apertura 1. Apertura Una possibile sequenza da rispettare in questa fase può essere la seguente: Presentazione personale o degli assistenti attirare lattenzione Commentare i punti principali e gli obiettivi Spiegare la metodologia che si utilizzerà Un buon inizio è fondamentale per qualsiasi presentazione. Lobiettivo da perseguire è che il pubblico ti presti attenzione: a tal fine cerca di suscitare interesse prima di stabilire un rapporto con esso

25 Passi per progettare una presentazione Corpo 2. Corpo Nel corso dellesposizione è di fondamentale importanza che il pubblico comprenda esattamente ciò che i vuole comunicare, quindi il discorso deve essere facile da seguire, con un ordine chiaro e preciso. E consigliabile utilizzare un linguaggio semplice evitando di utilizzare sigle, acronimi, parole straniere o in latino. Il livello culturale del pubblico può essere differente. Tutti devono essere in grado di seguire la nostra presentazione. Esporre in modo ordinato i propri argomenti e servirsi di dati o esempi che possano aiutare il pubblico a comprendere meglio il senso del discorso.

26 Passi per progettare una presentazione Conclusione 3. Conclusione Il modo migliore per realizzare un buon discorso è terminarlo bene. Le persone tendono a ricordare gli inizi e le conclusioni per gli effetti suscitati rispettivamente dalle prime e dalle ultime impressioni (tali principi sono le leggi della memoria). La conclusione è il momento riassuntivo del discorso. Nella maggioranza dei casi dovrebbe includere i seguenti elementi: Un riassunto, concentrato in una o due frasi, del contenuto principale del discorso Il chiarimento dei dubbi Una sottolineatura degli argomenti trattati e un caloroso ringraziamento della platea.

27 Passi per progettare una presentazione Come introdurre un relatore Introdurre un relatore Il commento iniziale per introdurre uno speaker al pubblico è un aspetto importante del public speaking. Gli ascoltatori saranno più percettivi e gratificati se capiscono cosa il relatore andrà a comunicare. Una funzione dell' introduzione è di stabilire l' adatto " set mentale" così che il gruppo conosca come si svolgerà durante la discussione. Una buona introduzione consiste nel dare autorevolezza al relatore mettendo in luce subito che lo speaker ha una preparazione speciale, conoscenze o esperienza in quel determinato argomento.

28 Passi per progettare una presentazione Come introdurre un relatore Cosa si dovrebbe dire in un' introduzione? I discorsi di introduzione dovrebbero non essere appiattiti o stereotipati. Dovrebbero essere energici, arguti e divertenti. Per spiegare ciò ci possiamo utilizzare la seguente formula: Argomento-Importanza-Relatore. Argomento: inizia la tua introduzione dando l'esatto titolo dell' argomento degli speaker. Importanza: in questo passo si costruisce l'area tra l'argomento e l'interessamento particolare del gruppo. Relatore: qui si cita il relatore e le qualifiche particolari riferite al suo argomento che andrà a trattare. In fine si da il nome dello speaker distintamente e chiaramente. Da questo punto si può usare la proprio immaginazione e creatività. Tenendo presente tutto ciò si fa scorrere il tutto non superando mai più di secondi per introdurre il relatore. Una introduzione deve essere corta e ben articolata.

29 Passi per progettare una presentazione Come introdurre un relatore Esempio di introduzione Esempio 1: Il nostro speaker oggi è Mario Rossi. Il sig. Rossi è un docente psicologo. Ha uno studio suo a Sofia dove esercita la sua professione con entusiasmo e collabora con diversi istituti in Italia. Nel suo lavoro si occupa anche di bambini portatori di handicap dove collabora con altri professionisti specializzati nel settore. In base alla sua conoscenza, entusiasmo ed esperienza oggi ci parlerà del disagio giovanile dei giovani con la famiglia e la società. Signore e Signori …Mario Rossi.

30 Passi per progettare una presentazione Come introdurre un relatore Esempio di introduzione Esempio 2: Siamo veramente lieti di avere qui stasera una persona molto speciale con noi per darci una presentazione di un nuovo sistema di sicurezza informatico contro gli attacchi degli hacker. Paolo Bianchi è un ingegnere informatico, che ha studiato in Italia, Bulgaria e in America. Finiti gli studi all' università "X", il sig. Bianchi a lavorato presso la multi nazionale "Y" come responsabile del reparto "Z". Durante il suo duro e appassionato lavoro ha fatto tesoro delle sue esperienze in campo informatico sviluppando dei nuovi sistemi di protezione contro gli attacchi di hacker. Signore e signori stasera abbiamo il piacere di avere qui tra noi il sig. Paolo Bianchi!

31 Passi per progettare una presentazione Prendere la parola E fondamentale decidere come iniziare. Linizio è importante per chi ascolta perché la prima fase è quella che rompe il ghiaccio ed è importante anche per il controllo dellansia e del nervosismo da parte del relatore. Ci sono molto modi per iniziare un discorso. Si elenca qualche tecnica di inizio: Ludica: un amico mi ha raccontato un aneddoto….. Formale-fredda: la percentuale degli investimenti rispetto allanno passato….. Di status: sono il presidente mondiale della … Di gratificazione delluditorio: di fronte a questo uditorio non posso fare a meno di …. Di anticipazione di una tesi: voi credete che io sia venuto per Di radicalizzazione: Giulio Cesare, il giorno prima di essere pugnalato

32 Passi per progettare una presentazione Prendere la parola Di emotivizzazione: in questo momento tanto importante….. Di concretizzazione: il problema specifico dellaccumulo di sostanze tossiche è stato affrontato ….. Di storicizzazione: già nel 1957……. Di messa in priorità: la cosa più importante in questo momento…. Di evocazione di una minaccia esterna: ci sono settori che ci accusano …… Di aggancio con stimoli confermanti: questo è un momento duro, ma già emergono segnali confortanti…… Di controdomanda: io vi domando se voi …… Di autodomanda: io mi domando spesso se sono riuscito….. E consigliabile, se si può fare a meno, non iniziare con i ringraziamenti agli organizzatori dellincontro, alle autorità, al gentile pubblico.

33 Passi per progettare una presentazione Come eliminare la paura del pubblico La paura di parlare in pubblico Parlare in pubblico, può far paura, e la paura senzaltro limita le capacità comunicative. In uno studio effettuato in Inghilterra la paura di parlare in pubblico è risultata al primo posto tra le fobie degli intervistati, precedendo addirittura la paura di calamità naturali e quella delle malattie. Va detto, comunque, che la fase più critica del parlare in pubblico è quella iniziale. Cominciate a sudare, la cravatta vi sembra una forca, la lingua vi si attacca al palato, il vostro viso assume il colorito di una luce al neon, mentre gli sguardi di tutti restano puntati su di voi che non profferite parola. Certo, sono situazioni limite, ma fino ad un certo punto.

34 Passi per progettare una presentazione Come eliminare la paura del pubblico Parlare in pubblico non ci è familiare per una lunga serie di ragioni, prima fra tutte quella legata a precedenti esperienze negative, da ricercarsi anche lontano nel tempo. È difficile dimenticare le brutte figure fatte in pubblico: sono traumi difficili da cancellare. Alcuni aspiranti oratori in difficoltà, pensano che dietro la loro fobia di affrontare il pubblico ci siano delle ragioni psicologiche, ma il più delle volte non è così. Lansia nasce soprattutto dalla non padronanza dellargomento che si va trattare e dalla mancata conoscenza del destinatario, abbinata alla consapevolezza di andare allo sbaraglio, ovvero senza il supporto di metodi e tecniche adeguati.

35 Passi per progettare una presentazione Come eliminare la paura del pubblico Davanti al pubblico ci sentiamo improvvisamente nudi, esposti, ladrenalina scatena tutta una serie di eventi psicofisiologici che dobbiamo imparare a gestire per diminuire lansia. Gli esperti definiscono tonico uno stress ordinario, cioè positivo, utilizzabile per caricare le pile. Lo stress però diventa tossico quando si fa insopportabile, quando raggiunge una soglia critica ingovernabile. È quello che può accadere al neofita che ad un dato momento può percepire la sua esposizione come una minaccia non più come una sfida con cui misurarsi. È lattimo più critico, quello in cui loratore può perdere il controllo. E da ricordare che lo stress è quasi sempre un problema personale, e come tale, non visibile allesterno!

36 Passi per progettare una presentazione Come eliminare la paura del pubblico Diventa allora necessario utilizzare lenergia nervosa per migliorare la vostra comunicazione aumentare il tono della voce, dare sfogo alla gestualità alzarvi se siete seduti prolungare il contatto visivo col pubblico. Quindi, se il panico è ingiustificato, se gli altri non vedono il vostro disagio, vi occorre solo la freddezza di rimettere in ordine le idee, di prendervi qualche secondo per riprendere il controllo dei vostri muscoli fino a quando la soglia critica non sarà superata. Lo stress tossico dura circa 60/90 secondi poi ridiventa tonico, funzionale, tale che ci tiene svegli, ci fa percepire la platea o il gruppo, ci mantiene attivi e recettivi, ci rende protagonisti della scena.

37 Passi per progettare una presentazione Come eliminare la paura del pubblico Un approccio piacevolmente positivo vi farà risultare subito più interessanti, più simpatici e piacevoli. Un pensiero positivo aiuta molto a farsi amare dagli altri, infonde fiducia. Unapertura lieve e simpatica del discorso è come una stretta di mano, crea subito una atmosfera di fiducia. Qualche battuta scherzosa iniziale adattata alluditorio serve a rompere il ghiaccio, a creare un clima più caldo, familiare. Ma attenzione la platea non è mai totalmente disinibita né sempre ben disposta nei confronti dellhumor, dunque fare attenzione a che la battuta sia attinente al proprio tema.

38 Passi per progettare una presentazione Come eliminare la paura del pubblico Uno studio americano del 1993 (Nalini, Ambay & Robert Rosenthal) ha evidenziato che il pubblico è in grado di valutare il relatore nei primi trenta secondi del suo intervento e che gli elementi principali che non devono mai mancare in un discorso sono: 1) entusiasmo 2) ottimismo 3) confidenza, come capacità di mettere il pubblico a proprio agio e di farlo sentire sullo stesso piano del relatore. Bisogna invece: evitare le atmosfere troppo seriose essere esuberanti con misura essere allegri ma non eccessivi essere cordiali e simpatici, ma senza pregiudizi e falsità.

39 Passi per progettare una presentazione Come eliminare la paura del pubblico Bisogna avere fiducia in se stessi! Non rinunciare mai a nessuna occasione che viene offerta di parlare in pubblico. Di queste esperienze bisogna farne tesoro: annotate in un blocco note tutto quello che vi ha colpito del pubblico e della vostra esposizione, le sensazioni che sono state provate (disagio, insicurezza, paura, nervosismo). Si accumula così un database utilissimo per guidarci in futuro nel programmare, attuare, migliorare le vostre strategie oratorie.

40 Passi per progettare una presentazione Come eliminare la paura del pubblico Nelle fasi iniziali di questo sforzo di apprendimento mettete in conto alcune inevitabili brutte figure, ma ricordatevi che lesercizio e lallenamento possono sviluppare la vostra eloquenza. Non fare lerrore di leggere il discorso: si perde in spontaneità e immediatezza della gestualità e, quel che è peggio, si è costretti a rinunciare al contatto visivo col pubblico, a trasmettere il proprio entusiasmo. Talento e fiducia in se stessi sono elementi imprescindibili per un leader, ed un relatore deve essere un leader. Bisogna credere fermamente di avere talento per loratoria. A volte nonostante una preparazione ineccepibile, può sempre capitare per una qualsiasi circostanza di perdere il filo. Allora solo la fiducia in sé stessi e lautocontrollo possono dare la possibilità di riordinare le idee, di gestire una sosta, e di trovare le parole giuste per superare il momento critico. Mai farsi prendere dal panico in queste circostanze!

41 Passi per progettare una presentazione La gestione delle obiezioni Le obiezioni, anche se differenziate si dividono in genere in due grandi categorie, in quelle: Emotive e quelle Razionali Le obiezioni emotive non hanno come oggetto reale di opposizione gli aspetti logici o di contenuto. Sono piuttosto contrapposizioni alla figura del leader o comunque manifestazioni di resistenza al procedere del gruppo. Possono essere gestite con tre tecniche fondamentali: La tecnica delleco La tecnica dello specchio La tecnica del perché

42 Passi per progettare una presentazione La gestione delle obiezioni La tecnica delleco Si ripete in forma interrogativa lobiezione appena formulata affinché lobiettore sia spinto a chiarire il suo pensiero in forma razionale: lei non è daccordo su questo punto perché sostiene che... La tecnica dello specchio Si tratta lobiezione formulata come una domanda che si presume sia stata appena effettuata, ma non se ne è certi, sempre al fine di far razionalizzare la riflessione dellobiettore: immagino che la sua domanda probabilmente nasca da queste considerazioni... La tecnica del perché Non si risponde alla domanda, ma si chiede da quali considerazioni più generali nasca perché lei afferma che ….

43 Passi per progettare una presentazione La gestione delle obiezioni Le tecniche di risposta alle obiezioni razionali che in genere nascono per dissenso o per necessità di chiarimenti in merito a ciò che si sta facendo sono ancora più numerose e varie: Lo spostamento delle responsabilità Laccordo a metà Lanticipazione di una possibile e prevedibile obiezione Il rinvio della risposta Lautoconversione Leffetto boomerang Lallargamento delle responsabilità La ricerca dei consensi autorevoli

44 Passi per progettare una presentazione La gestione delle obiezioni Lo spostamento delle responsabilità Lobiezione è attribuita a qualcun altro, non presente alla riunione, che era stato male informato: probabilmente qualcuno può averle detto … ma … Laccordo a metà Si dà ragione a chi obietta segnalandogli però che ci sono ulteriori considerazioni da fare e che ora gli si esporranno: è vero, ma …. Lanticipazione di una possibile e prevedibile obiezione Ci si autofornisce la possibilità di ulteriori argomentazioni: dicendo ciò che lei può obiettare che … Il rinvio della risposta Si conferma allinterlocutore che lobiezione è stata afferrata, ma che ci sono altre cose particolarmente urgenti da sviluppare e il tempo a disposizione è molto poco: certamente questo problema esiste ma approfondirlo ora potrebbe deviare il filo del discorso

45 Passi per progettare una presentazione La gestione delle obiezioni Lautoconversione Si afferma di aver sempre pensato come linterlocutore fino a quando abbiamo dovuto cambiare idea in seguito alla conoscenza di una serie di nuovi dati o di più specifiche informazioni: veda, questo è stato il mio punto di vista fino a quando mi sono reso conto che…. Leffetto boomerang Si trasforma proprio lobiezione in una valida motivazione a favore: è proprio questa sua considerazione che mi porta ad affermare che …. Lallargamento delle responsabilità Si accetta totalmente e integralmente lobiezione, ma la si pone in un contesto più ampio e di indefinibili e inaccertabili responsabilità: se affrontiamo il problema in questi termini, chi non è responsabile di …. La ricerca dei consensi autorevoli Si confuta lobiezione citando fonti molto autorevoli per linterlocutore: proprio il suo direttore, direttore della Gazzetta di …. Sosteneva ieri….

46 Passi per progettare una presentazione Public speaking e salute Parlare in pubblico e salute Nel Public speaking è molto importante essere fisicamente e mentalmente in forma. Non si può essere un buon relatore se non si riesce a dare il meglio di se fisicamente e mentalmente. Essere in salute fa si che ci si possa sentire bene e di permettere di parlare di più e con più energia. Cosa determina una buona salute? Come può un public speaker mantenere la sua salute? La salute consiste nel mantenimento dell' aspetto sia fisico che psichico

47 Passi per progettare una presentazione Public speaking e salute Salute fisica Avere una salute fisica significa che il proprio corpo lavori come dovrebbe, senza dolore, sconforto, o senza capacità. Molto importante e anche la voce del relatore. Tutto ciò può essere fortemente influenzato dalla salute. Una voce calda, possente e rassicurante può avere un' impatto decisamente maggiore sul pubblico. Una salute fisica inizia con una buona dieta che comprenda sufficienti esercizi per migliorare la salute. Gli esercizi incrementano anche lenergia e la vitalità formando dei muscoli tonici positivi per il proprio aspetto e look. Un relatore fuori forma non ha la stessa credibilità o fascino come uno in forma.

48 Passi per progettare una presentazione Public speaking e salute E certamente vietato fumare bere alcool prendere droghe Che non hanno solo effetti negativi sul proprio fisico ma si riflettono anche sull' aspetto del relatore trasmettendo l' idea di essere un ciarlatano.

49 Passi per progettare una presentazione Public speaking e salute Salute emozionale Per salute emozionale si intende che la mente e le emozioni funzionano come dovrebbero, senza ansie, depressioni, o altre emozioni negative. Un generale atteggiamento positivo è la via giusta per mantenere una salute emozionale. In conclusione prendersi cura di se sotto l' aspetto sia fisico che psichico farà crescere quel rapporto con se stessi aumentando l' energia, la fiducia ed autostima. Questo si rifletterà di fronte un pubblico che sarà colpito dallo speaker.

50 Passi per progettare una presentazione Il linguaggio corporale e verbale In genere è bene sapere che si trasmette: il 70 % dellinformazione con il corpo il 50% dellinformazione con i gesti il 20% dellinformazione con la voce il 10% dellinformazione con le parole Ciò significa che il modo per trasferire il messaggio è importante tanto quanto il messaggio stesso

51 Passi per progettare una presentazione Il linguaggio corporale Linguaggio corporale: Cos'è più opportuno, restare seduti durante il discorso oppure stare in piedi? Ciò varia da persona a persona e da come ci si sente più a proprio agio, occorre però ricordare che se si sta in piedi si coinvolge il pubblico maggiormente. Ci sono persone che amano muoversi tra il pubblico, per coinvolgerlo o per raggiungere un determinato risultato. Il contatto visivo con il pubblico ha un'importanza cruciale al fine di stabilire un rapporto con esso; è importante mantenere lo sguardo con l'interlocutore e non dirigerlo verso l'alto o abbassarlo sistematicamente e per lungo periodo. L'espressione del viso deve essere adeguata all'argomento di cui si sta parlando. Per esempio, se si vuole far ridere il pubblico, l'espressione deve essere gioiosa.

52 Passi per progettare una presentazione Il linguaggio corporale Evita di eccedere nella gestualità, se esageri puoi rischiare di distrarre il pubblico. Al contrario, utilizzala per enfatizzare un punto importante. In linea di massima possiamo affermare quanto segue: Utilizza gli occhi per stabilire un contatto visivo con gli interlocutori, per creare un rapporto con essi e per evidenziare l'interesse che provi nei loro confronti. Fai in modo di restare in piedi e di sederti il meno possibile, per favorire il contatto visivo e coinvolgere al massimo il pubblico. Utilizza le mani e i movimenti per enfatizzare un aspetto importante o per passare da un argomento ad un altro. Sorridi, in modo tale da trasmettere tranquillità ai tuoi interlocutori.

53 Passi per progettare una presentazione Il linguaggio verbale Linguaggio verbale Il linguaggio diretto è solitamente migliore di quello indiretto, e la voce attiva è più efficace di quella passiva. Cerca di formulare frasi brevi. Una frase eccessivamente lunga può ostacolare la comprensione da parte del pubblico e può far sì che l'oratore perda il filo del proprio discorso. E' opportuno evitare i giuramenti e le parole oscene; inoltre, se non sei sicuro del significato di una parola, evitala oppure consulta un dizionario prima di utilizzarla. Le frasi fatte o idiomatiche devono "brillare per la loro assenza". Il linguaggio utilizzato deve adeguarsi al pubblico al quale il discorso si rivolge, indipendentemente dall'argomento trattato.

54 Passi per progettare una presentazione Supporti visivi L'impiego di supporti può contribuire ad enfatizzare ciò che si dice e può essere d'aiuto per esprimere concetti difficili. Tali strumenti mirano a favorire il ricordo, suscitando e mantenendo elevato il livello d'interesse. L'oratore, nel corso del suo intervento, deve ordinare mentalmente il proprio discorso in modo tale da poterlo riprendere anche in caso di interruzioni. Tra i vari strumenti disponibili possiamo citare i seguenti: Materiale cartaceo Lavagna Lavagna a fogli mobili Proiettore Video Diapositive Lucidi

55 Passi per progettare una presentazione Supporti visivi Come utilizzare la lavagna a fogli mobili Controllare che il cavalletto sia stabile Collocare il cavalletto in modo che sia ben visibile a tutti Anticipare in sintesi il contenuto di ogni foglio Non voltare le spalle alluditorio mentre si parla Mettersi di lato al cavalletto e guardare sempre il pubblico Utilizzare una bacchetta o pennarello per evidenziare un punto particolare sul foglio

56 Passi per progettare una presentazione Supporti visivi Proiezioni di lucidi (slides) La proiezione di lucidi è indicata per gli interventi in una riunione numerosa, in quanto consente a tutti di vedere anche da una certa distanza. Ispezionare la sala in cui avrà luogo la presentazione per localizzare con esattezza le prese elettriche Verificare che lilluminazione non impedisca di vedere con chiarezza quanto viene proiettato o che possa essere opportunamente regolata Prima di iniziare la presentazione, controllare che il proiettore sia perfettamente funzionante Posizionarsi in maniera tale da non ostruire la vista a nessuno

57 Passi per progettare una presentazione Come dominare i nervi La paura di parlare in pubblico è l'ansia sociale più diffusa e affligge anche chi è disinvolto in tutti gli altri contesti. Può essere decisamente molto costruttiva, a condizione però che si converta debitamente in sicurezza. Ecco i consigli degli esperti per superare questo blocco: Preparare bene l'argomento: in tal modo si acquisirà maggior confidenza e sarà possibile dominare la tensione. Prima di entrare in scena respirare profondamente, trattenendo il fiato per quattro secondi. Ripetere l'operazione 3 o 4 volte. Prendere la bocca secca e le mani tremanti per quello che sono: la prova che il corpo si prepara allo sforzo. "Non bere caffè e altri eccitanti" Fanno aumentare l'ansia. Chi viene ad ascoltarvi lo fa perché desidera sentire quello che voi sapete, e quindi il coltello dalla parte del manico l'avete voi" Assumere la posizione più comoda: da seduto o in piedi. Esercitarsi simulando mentalmente la situazione con uno svolgimento eccellente e senza prefigurarvi alcuna insicurezza. Non rinunciare: il più delle volte l'ansia si riduce da sola.

58 Eloquenza e immaginazione Il parlare in pubblico non è altro che lespressione della personalità, della cultura, e della sensibilità delloratore, è la capacità di sostenere le proprie idee e di essere incisivi nelle proprie proposte. Un relatore raccoglie dalla sua realtà di vita unesperienza, è un uomo o una donna che, teoricamente, dovrebbe avere una sensibilità capace di suscitare nelluditorio una immaginazione. Dovrebbe riuscire a trasportare nel proprio mondo, verso le proprie idee, la maggior parte possibile delluditorio. Questo risultato si può ottenere programmandosi con lucida freddezza, oppure lasciandosi consapevolmente trascinare dalle proprie emozioni. In ambedue i casi si tratta di una manifestazione della propria personalità e sensibilità. Passi per progettare una presentazione Eloquenza e immaginazione

59 Un relatore, anche se occasionale, non deve mai lasciarsi coinvolgere emotivamente dalluditorio, anzi, luditorio deve essere oggetto della sua analisi più lucida e più avanti capiremo perché. Il compito del relatore è quello di far vivere agli altri le emozioni nelle parole e non perdersi dentro le emozioni. Per quanto un discorso possa essere coinvolgente ed emozionante, quindi, non bisogna farsi incarnare dalla sostanza emotiva delle parole. Se si racconta la storia di un orfano afgano che dopo essersi perduto per mesi nella guerra ritrova la madre che credeva morta, non si può scoppiare in singhiozzi. Si fa in modo, invece, di lasciar trasparire dalle parole la propria ansia, il proprio civile dolore, la propria disapprovazione della guerra. Passi per progettare una presentazione Eloquenza e immaginazione

60 Il pubblico deve sentire che la storia che si raccontando vi ha profondamente colpito e ha raggiunto il vostro cuore ancor prima di quello degli altri. In molte scuole di comunicazione per imparare larte di parlare in pubblico si utilizzano specifiche tecniche teatrali e di drammatizzazione, si tratta di metodi che consentono in modo efficace e divertente di fare acquisire ai futuri oratori la fiducia in loro stessi, di fargli recuperare la gestualità, di coordinare il loro tono, proprio come avviene per un attore in teatro. Le tecniche servono per empatizzare meglio col pubblico, lempatia è la sensibilità ai sentimenti altrui ed è utilissima per entrare in sintonia con la platea. Passi per progettare una presentazione Eloquenza e immaginazione

61 E bene ricordare che il pubblico si accorge fin troppo presto del livello emotivo del coinvolgimento delloratore ed è in grado di comprendere se il relatore sta giocando con le parole o se sta dicendo delle cose sensate. Una eloquenza controllata ed un coinvolgimento emotivo sinceramente orientato a soddisfare il pubblico presente, sembrano essere le vere armi vincenti della comunicazione verbale. Chi sa influenzare gli altri ha successo! Ciò deriva dalla consapevolezza dei propri mezzi e delle proprie idee. Passi per progettare una presentazione Eloquenza e immaginazione

62 Immaginazione e volontà Chi decide di fare lesperienza di parlare in pubblico o ne fa una scelta professionale deve, prima di tutto, essere capace di far vivere nella fantasia del pubblico quello che fino ad un momento prima della relazione era un suo esclusivo patrimonio. Per raggiungere questo obiettivo, tecnicamente importante, si dovrebbero mettere in atto tre ben distinti elementi: 1. Seguire attentamente lo sviluppo logico di ogni singolo punto del discorso. 2. Controllare che il discorso si svolga seguendo la successione dei singoli punti che vi siete proposti. 3. Accertarsi che tutti i punti del discorso convergano in maniera graduale verso lobiettivo finale. Passi per progettare una presentazione Immaginazione e volontà

63 Alcuni consigli utili: Evitare in ogni modo digressioni troppo lunghe Fare solo un accenno a tutto ciò che è considerato laterale al proprio obiettivo Evitare strade che portano in zone neutre, lontane dallobiettivo del proprio discorso. Non usare a sostegno delle proprie opinioni elementi di cui non si è certi perché gli argomenti potrebbero perderebbero valore. Essere coerenti. Ricordarsi che quando si parla in pubblico si è sotto esame, se per facilitare la comprensione delluditorio si fanno degli esempi, questi devono essere rapidi, perché da un esempio può iniziare un altro discorso non pertinente al proprio. Insomma, non bisogna perdere di vista il proprio obiettivo. Passi per progettare una presentazione Immaginazione e volontà

64 È ovvio che il relatore deve tenere conto delle scansioni emotive del suo pubblico, adattandosi continuamente agli umori ed alle modificazioni che durante una relazione si rendono necessarie per una buona comunicazione verbale, senza perdere mai di vista il fine del suo discorso. Adattarsi agli umori del pubblico significa mettere in atto, durante lesposizione verbale dei contenuti, tutte quelle strategie utili a rendere efficace e garbatamente delizioso il proprio argomentare. In certi momenti potrà rendersi utile una battuta, in altri un allegro aforisma, in altri ancora una citazione e così via. Passi per progettare una presentazione Immaginazione e volontà

65 Si deve fare il possibile per rendere efficace e penetrante la propria comunicazione verbale, e per fare questo si deve: riuscire ad interessare il pubblico presente, riuscire a piacere riuscire a comunicare sensazioni. In altre parole si deve far capire agli altri il proprio messaggio e non fare lerrore di compiacersi delle proprie parole, di pensare di strappare lapplauso. Comunicare significa influenzare, ma soprattutto farsi capire ed assumersi la responsabilità di ammettere che ogni volta che il pubblico non comprende le nostre comunicazioni la colpa è nostra. Herb Choen, considerato uno dei più grandi negoziatori del mondo sostiene che non è importante quello che si dice ma come si dice, quando si dice, dove si dice. Passi per progettare una presentazione Immaginazione e volontà

66 Si può quindi affermare che la comunicazione verbale è una forma di seduzione. Infatti, interessare, piacere, fare emozionare il pubblico che ci ascolta significa sedurre, quindi parlare in pubblico è una forma di seduzione. Laspetto più interessante del parlare in pubblico è insomma larte di saper piacere, larte di portare le vostre argomentazioni dentro uno stile gradevolmente convincente, uno stile capace di persuadere, commuovere, divertire e perché no, fare sognare i vostri interlocutori. Gli uomini e le donne di tutto il mondo usano la seduzione per conquistare o fare innamorare il partner. In realtà che cosa fanno se non comunicare sensazioni cercando di piacere e interessare ? Ogni relatore dovrebbe vedere il pubblico come un partner da fare innamorare, da conquistare, da affascinare. Passi per progettare una presentazione Immaginazione e volontà

67 Non fare lerrore di pensare che queste affermazioni siano delle banalità Il mondo del lavoro è pieno di manager capaci che tuttavia hanno fallito i loro obiettivi perché non sono stati in grado di comunicare col proprio gruppo, creando conflitti e malcontenti che si sono ripercossi sullazienda. Sedurre il proprio pubblico o anche una persona con cui si sta conversando, non solo ci rende gradevoli, ma aiuta a raggiungere i propri obiettivi e ci pone in una situazione di forza rispetto agli altri. Passi per progettare una presentazione Immaginazione e volontà


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