Civitavecchia 19 novembre 2015 L’organizzazione dello studio nell’erogazione dei servizi contabilità e dichiarativi Procedure, check list e pianificazione.

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1 Civitavecchia 19 novembre 2015 L’organizzazione dello studio nell’erogazione dei servizi contabilità e dichiarativi Procedure, check list e pianificazione degli adempimenti

2 PARTE GENERALE L’approccio per processi Dai processi alle procedure Controlli e check list Comakership a pag. 6 della dispensa

3 Procedure contabili metodo tradizionale metodo tandem metodo riconoscimento OCR Delocalizzazione Dichiarativi PARTE SPECIALE a pag. 7 della dispensa

4 Gestione avanzata della contabilità a pag. 7 della dispensa

5 L’approccio per processi nello studio professionale a pag. 8 della dispensa

6 ARCHITETTURA ORGANIZZATIVA DELLO STUDIO PROFESSIONALE Organizzazione dello studio Ruoli e responsabilità Azioni e comportamenti Conoscenze e know how a pag. 8 della dispensa

7 LE PROCEDURE DI LAVORO PRINCIPI DI COMPORTAMENTO STABILIRE FORMALIZZARE COMUNICARE a pag. 9 della dispensa

8 Dalla struttura funzionale alla gestione per processi Organizzazione funzionale Suddivisione dei compitiCompiti specificiAutorità e controllo Supervisori a ogni livello gerarchico Comunicazione dal verticeConoscenze riservate Organizzazione per processi Condivisione dei compiti IntegrazioniAutocontrolloEnfasi sugli obiettivi Comunicazione a due vie Conoscenze condivise a pag. 9 della dispensa

9 IL PROCESSO INPUT OUTPUT Strumenti e risorse Regole e vincoli a pag. 10 della dispensa

10 Ad esempio: UNICO persone fische INPUT OUTPUT Strumenti e risorse Regole e vincoli Documentazione del cliente Normativa di riferimento Scadenze di legge Scadenze segnalate dal cliente Scadenze dello studio ….. Risorse umane: professionista, collaboratori, front office, … Risorse materiale: HW, SW Dichiarazione definitiva a pag. 10 della dispensa

11 Processi principali Processi di supporto Processi strategici Classificazione dei processi CLIENTE a pag. 11 della dispensa

12 ORGANIZZARE LO STUDIO PER PROCESSI AS IS ANALYSIS DIAGNOSI RIPROGETTAZIONE DEI PROCESSI a pag. 11 della dispensa

13 AS IS ANALYSIS analisi della situazione in essere Identificazione dei processi Descrizione dei processi Chi Cosa Come Quando Principali Di supporto Direzionali MAPPA DEI PROCESSI MAPPATURA DEI PROCESSI a pag. 12 della dispensa

14 La MAPPA dei processi nello studio professionale (esempio) PROCESSI DIREZIONALI Pianificazione strategica Pianificazione operativa Controllo di gestione PROCESSI PRINCIPALI Consulenze straordinarie Bilanci Dichiarazioni e adempimenti fiscali Contenzioso tributario (…) PROCESSI DI SUPPORTO Approvvigionamento Gestione delle infrastrutture informatiche Segreteria (….) a pag. 12 della dispensa

15 La MAPPATURA dei processi IntervisteProfessionistiCollaboratoriOperatori a pag. 13 della dispensa

16 DIAGNOSI Valutazione delle performances dei processi Efficacia Efficienza Soddisfazione del cliente Analisi delle criticità Interne Esterne Identificazione delle opportunità di miglioramento a pag. 13 della dispensa

17 Diagnosi: alcune riflessioni Ridurre la burocrazia Ci sono controlli inutili? Il numero di approvazioni corrisponde ad esigenze reali? Sono necessarie più copie dello stesso documento? Ha senso archiviare tutto il cartaceo? Eliminare le ridondanze La medesima attività viene svolta da più persone? Ha senso un controllo da più soggetti? Il costo del controllo è giustificato da un beneficio? Semplificare Un diverso utilizzo degli spazi potrebbe velocizzare la pratica? Ci sono attività di cui possiamo fare a meno? Trovare documenti richiede troppo tempo ? Potrebbe un'istruzione ridurre il rischio di errori? Ottimizzare il ciclo temporale del processo È possibile modificare la sequenza di attività in modo tale da ottimizzare gli spostamenti delle persone o delle pratiche? Le unità organizzative comunicano tempestivamente? è possibile sincronizzare attività e persone in modo diverso? a pag. 14 della dispensa

18 RIPROGETTAZIONE DEI PROCESSI Modifiche Chi Cosa Come Quando EFFICACIA ED EFFICIENZA DEI PROCESSI SODDISFAZIONE DEL CLIENTE a pag. 14 della dispensa

19 RIPROGETTAZIONE DEI PROCESSI (esempio) Persone (Ri)definizione delle gerarchie e delle deleghe Ridefinizione ruoli e responsabilità Istituzione attività formazione Strumenti Sostituzione strumenti di lavoro Ampliamento degli spazi di lavoro Attività Accorpamento di processi/attività Eliminazione di attività ridondanti Pianificazione delle attività Razionalizzazione di controlli a pag. 15 della dispensa

20 Dai processi alle procedure a pag. 16 della dispensa

21 Dai processi alle procedure Processo Il cosa di una trasformazione Procedura Il come si svolge il processo a pag. 16 della dispensa

22 La procedura Insieme di regole Modalità operative Tempi Responsabilità AttivitàRipetitive Standardizzate Standardizzabili a pag. 17 della dispensa

23 La procedura: perché ? Uniformare le prassi di lavoro Chiarire il sistema di responsabilità Non più persone ma azioni "indispensabili" Efficienza: conoscere come avvengono le cose permette di migliorare i processi Facilità di apprendimento dei nuovi assunti a pag. 17 della dispensa

24 Quali procedure Una, nessuna, centomila…. a pag. 18 della dispensa

25 IL FORMAT 1.Titolo: esprime l’output del processo 2.Scopo e campo di applicazione: puntualizza il contesto 3.Riferimenti: riporta l’indicazione a documenti (leggi, normative, circolari, altre procedure) che trovano applicazione nel processo 4.Responsabilità: riporta gli attori coinvolti nel processo (chi deve svolgere le attività in conformità a quanto descritto, chi deve controllare quanto stabilito sia applicato, che la procedura sia distribuita e applicata) 5.Allegati: indica l’eventuale presenza di documentazione a supporto delle attività descritte (moduli, check-list, bozze, di tipo cartaceo o di altro genere) a pag. 18 della dispensa

26 IL FORMAT 6. Modalità operative: si descrivono in dettaglio le modalità che devono essere applicate per lo sviluppo ed il controllo delle attività stesse (chi, cosa, come, quando) 7. Indicatori/Parametri di controllo : vengono riportati gli indicatori per monitorare e valutare le attività oggetto della procedura ed attivare, ove necessario, azioni di migliorame nto a pag. 19 della dispensa

27 Scrivere le procedure: errori comuni Scrivere «il libro dei sogni» Eccesso di dettagli Descrizione tecnica e non organizzativa Linguaggio non adeguato al destinatario Far scrivere tutto ad un’unica persona a pag. 19 della dispensa

28 PARTE SPECIALE LE PROCEDURE CONTABILI a pag. 20 della dispensa

29 Il mercato dei servizi contabili Competitors attuali Dottori commercialisti ed esperti contabili dai 50.809 del 2012 ai 115.067 nel 2015 TributaristiCentri di elaborazione contabileCafAssociazioni di categoria a pag. 20 della dispensa

30 Il mercato dei servizi contabili Competitors potenziali Agenzia delle entrate Banche a pag. 21 della dispensa

31 Il mercato dei servizi contabili La frammentarietà dell’offerta induce una difficoltà oggettiva nello stabilire i prezzi che in genere si riducono a causa dell’eccessiva concorrenza generando una vera e propria caduta delle tariffe professionali Ciò che distingue uno studio da un altro è la qualità del servizio erogato e la cortesia nel rapporto con il cliente a pag. 21 della dispensa

32 Quale metodo di tenuta della contabilità ? Tradizionale In tandem Riconoscimento OCR a pag. 22 della dispensa

33 Modalità tradizionale A carico del cliente: raccolta e consegna della documentazione necessaria A carico dello studio: riordino della documentazione, contabilizzazione, archiviazione e, in genere, conservazione per il periodo stabilito dalla legge Clienti tipici: piccola azienda, ditte individuali, professionisti. a pag. 22 della dispensa

34 Modalità tradizionale: organizzazione del processo Orizzontale ad ogni operatore di studio è assegnata una singola attività il cui output costituirà input per l’attività successiva Vantaggio di una maggiore competenza/specializzazione Vantaggio di una più agevole sostituibilità dell’operatore Verticale ad ogni operatore è assegnato un intero processo e un pacchetto di clienti Vantaggio di una maggiore personalizzazione del servizio e conseguente fidelizzazione del cliente Svantaggio relativo ad una più difficoltosa sostituibilità dell’operatore a pag. 23 della dispensa

35 Modalità tradizionale: il processo Reperimento della documentazione del clienteRiordino della documentazioneRegistrazione della documentazione Redazione dei documenti obbligatori Informazioni al cliente sui risultatiRestituzione della documentazione al cliente a pag. 23 della dispensa

36 Vantaggi del metodo tradizionale Per il cliente: delegando tutta la parte relativa agli adempimenti contabili e fiscali, può dedicarsi completamente al proprio core business Con la stipula dell’incarico della tenuta della contabilità il professionista si assume nei confronti del proprio cliente una responsabilità di natura contrattuale che implica, in caso di inadempimento, l’obbligo da parte dello stesso di risarcire i danni subìti dal cliente. a pag. 24 della dispensa

37 Svantaggi del metodo tradizionale Per il cliente: la sua documentazione non è in suo possesso per il tutto il tempo che lo studio ritiene indispensabile e opportuno trattenerla; ciò comporta che, spesso, il cliente debba chiamare lo studio per chiedere copia dei propri documenti. Per lo studio: l’operatore è disturbato dalle richieste di documentazione da parte del cliente L’operatore subisce i tempi del cliente che di norma consegna la documentazione a ridosso delle scadenze a pag. 24 della dispensa

38 METODO CONTABILE “TANDEM” Tramite una connessione internet, lo studio professionale può condividere in tempo reale con il cliente le applicazioni software residenti nel proprio server relative alle aree contabili, aziendali e fiscali. I clienti non sono costretti a investimenti importanti a livello di hardware e software I clienti possono intervenire sui dati di propria competenza, nel limite stabilito dallo studio Lo studio può disporre dei dati inseriti dal cliente senza effettuare travasi e/o importazioni a pag. 25 della dispensa

39 METODO CONTABILE “TANDEM” SERVER AZIENDA CLIENTE STUDIO a pag. 25 della dispensa

40 METODO CONTABILE “TANDEM” A carico del cliente: raccoglie e registra tutta la documentazione contabile A carico dello studio: controllo contabile ed elaborazione della documentazione (dichiarativi, modelli di pagamento, ecc., secondo gli accordi contrattuali) sulla base dei dati, per la maggior parte, inseriti dal cliente a pag. 26 della dispensa

41 I costi del metodo contabile “tandem” Costo della trasferta dell’operatore dello studio presso l’azienda cliente Abbattimento del costo relativo alle ore che l’operatore contabile dedicherebbe alla imputazione dei dati contabili ma attenzione al costo relativo alle ore che l’operatore dello studio deve dedicare a rispondere ai quesiti posti dal cliente a pag. 26 della dispensa

42 Vantaggi per il cliente Si libera dalla necessità di dotarsi di una propria infrastruttura perché opera direttamente sul server dello studio Avere periodicamente una situazione contabile aggiornata Possibilità di aggiornare o verificare la propria contabilità, collegandosi al server dello studio Avere in tempo reale i dati relativi all’andamento generale dell’azienda Riduzione del costo della prestazione effettuata dallo studio professionale per la tenuta della contabilità a pag. 27 della dispensa

43 Vantaggi per lo studio Possibilità di intervenire sul lavoro dell'azienda in qualsiasi momento, evitando di recarsi presso il cliente; Interazione cliente-studio più efficiente Fidelizzazione del cliente Riduzione delle incombenze connesse con la gestione della documentazione cartacea del cliente (reperimento, riordino, conservazione, restituzione) Si riducono gli accessi “sterili” del cliente presso lo studio a pag. 27 della dispensa

44 Svantaggi Costi derivanti dalla formazione continua del personale interno Costi di gestione/manutenzione del server a pag. 28 della dispensa

45 METODO CONTABILE “Riconoscimento Ocr” Riconoscimento Ocr (riconoscimento ottico dei caratteri): servizio di acquisizione e contabilizzazione dei documenti che permette di creare le registrazioni ai fini iva e contabili e, quando richiesto, ai fini della contabilità analitica, in modo automatico. a pag. 28 della dispensa

46 METODO CONTABILE “riconoscimento ocr” I prodotti informatici in questione si integrano con i programmi contabili già installati Immediatamente fruibile senza necessità di adeguamenti del sistema informatico preesistente né da parte dello studio né da parte del cliente Requisiti: connessione ad internet efficiente ed uno scanner in grado di generare file in formato pdf a pag. 29 della dispensa

47 Processo Lavorazione dei documenti Upload (dal file system locale verso piattaforma) dei documenti da contabilizzare Download (da piattaforma al file system locale) dei dati da caricare nel sistema contabile automatizzato di riferimento dello studio Raccolta dei documenti da parte dello studio Caricamento dei documenti da parte del cliente su piattaforma a pag. 29 della dispensa

48 Costi della modalità riconoscimento ocr Investimento iniziale nell’hardware Costo della formazione degli addetti Costo della formazione del cliente a pag. 30 della dispensa

49 Vantaggi per lo studio Risparmio di tempo dedicato tradizionalmente: all’accoglienza del cliente Al riordino della documentazione Alle registrazioni contabili Ai controlli Reperimento della documentazione in caso di controlli Risparmio di spazio Tempo a disposizione per attività a maggior valore a pag. 30 della dispensa

50 Vantaggi per il cliente Conservazione e integrità della documentazione Certezza di chi tratta i dati e garanzia della riservatezza a pag. 31 della dispensa

51 Criticità della modalità riconoscimento ocr È molto vantaggioso per aziende che hanno numerosi documenti e sempre ripetitivi nel tempo mentre può non essere altrettanto conveniente, almeno per ora, per aziende che svolgono operazioni differenziate o che hanno diverse operazioni intra o extra comunitarie a pag. 31 della dispensa

52 DELOCALIZZAZIONE DEL PROCESSO CONTABILE a pag. 32 della dispensa

53 DELOCALIZZAZIONE DEL PROCESSO CONTABILE Contabilità Immissione dei dati Fase standardizzabile Controllo dei dati Fase non standardizzabile ESTERNALIZZABILE a pag. 32 della dispensa

54 Vantaggi dell’esternalizzazione della contabilità Riduzione del costo del personale (per compensi, formazione, dotazioni, adempimenti normativi) Disponibilità al 15 di ogni mese di bilanci chiusi al secondo mese precedente Costo certo e variabile per ogni cliente gestito Disponibilità di informazioni aggiornate sui clienti dello studio Possibilità di ampliare il numero di clienti senza sostenere costi aggiuntivi Contenimento dei «picchi di lavoro» Maggiore tempo da dedicare alla relazione con il cliente Clima interno più disteso a pag. 33 della dispensa

55 Selezione del fornitore: aspetti da considerare Reputazione del fornitore Affidabilità dei sistemi di sicurezza Formazione fornito al proprio staff I sistemi di supervisione e revisione in uso La garanzia della riservatezza La struttura economico/finanziaria del fornitore Il sistema di calcolo dei compensi a pag. 33 della dispensa

56 Costo del fornitore Tariffa oraria Prezzo per scrittura registrata Prezzo per ciascun tipo di incarico Percentuale dei compensi percepiti dallo studio per quel particolare incarico a pag. 34 della dispensa

57 Resistenze all’esternalizzazione Timore di una scarsa qualità del servizio Timore di perdere il controllo sul processo contabile e sulla situazione generale del cliente Resistenze etiche a pag. 34 della dispensa

58 PARTE SPECIALE I DICHIARATIVI a pag. 35 della dispensa

59 ELENCO CLIENTI Verifiche clienti cessati e clienti acquisiti durante l'anno. Verifiche della tipologia di servizi di cui avranno bisogno. Aggiornamento e diffusione dell’elenco. a pag. 35 della dispensa

60 PIANIFICAZIONE DEL LAVORO Stabilire una data di partenza. Recuperare l’ondata dei lavori precedenti Compilare un piano di campagna dichiarativi assegnando le pratiche (magari se possibile basarsi sui dati statistici medi di durata delle pratiche negli anni precedenti) tenendo presente complessità dei dichiarativi e competenza degli operatori (es. quadri RW o risparmio energetico, ecc) Settimanalmente valutare lo stato avanzamento lavori, riassegnando le priorità. a pag. 36 della dispensa

61 I «TABELLONI» È utile disporre di tabelloni che consentano di verificare a colpo d’occhio lo stato avanzamento per ciascuna pratica Detti tabelloni un tempo cartacei sono stati sostituiti da fogli excel o, negli studi più strutturati, da appositi software gestionali Il problema è rappresentato dall’aggiornamento Negli studi dotati di sistemi direzionali sono generati a partire dai dati inputati nel timesheet ed aggiornati in tempo reale. a pag. 36 della dispensa

62 UN ESEMPIO a pag. 37 della dispensa

63 RACCOLTA DATI Modalità di raccolta Mera consegna. Spedizione. Appuntamento a studio. Appuntamento da cliente. Elaborazione presso il cliente. a pag. 37 della dispensa

64 SCARICO BOZZE E ISTRUZIONI Verifica innovazioni normative e di prassi principali Impatto organizzativo: revisione delle istruzioni di processo e delle checklist. Verifica di maggiori o minori carichi di lavoro conseguenti. Verifica nuove automazioni proposte dalla software house per affrontare tali novità. Impatto tecnico: a quali clienti si applicano le varie novità? a pag. 38 della dispensa

65 REPERIMENTO EVENTUALI RISORSE AGGIUNTIVE Ore straordinarie Ex dipendenti in pensione Lavoro interinale (anche se è difficile fare ricorso a lavoro interinale o lavoro a tempo determinato in quanto le scarse risorse tendono ad essere già impegnate dal mese di settembre in avanti) Indottrinamento privacy degli avventizi!!! a pag. 38 della dispensa

66 PROBLEMATICHE ANNI PRECEDENTI Verifica delle non conformità degli anni precedenti (proteste, problemi organizzativi, computer bruciati, collaboratori sclerati, ecc.. )‏ Come sono gestite le non conformità all'interno dello studio. La cosa che oggi è intollerabile per il cliente è la mancata pianificazione del carico fiscale di un certo rilievo. a pag. 39 della dispensa

67 Monitoraggi e controlli a pag. 40 della dispensa

68 Ve la ricordate? a pag. 40 della dispensa

69 EFFICACIA = capacità di raggiungere al meglio gli obiettivi stabiliti EFFICIENZA = rapporto risorse/risultati capacità di utilizzare le risorse in modo ottimale L’efficienza è una condizione di ottenimento dell’efficacia: la capacità di raggiungere al meglio gli obiettivi dipende dalle risorse disponibili e dal modo in cui queste vengono utilizzate. economicità efficacia efficienza nel breve e nel medio termine ECONOMICITA’ DEI CONTROLLI a pag. 41 della dispensa

70 Il monitoraggio dei processi: le criticità Latitanza o paranoia?Troppo o troppo poco?Ossessioni e fobieIl micromanagementIl professionista collo di bottigliaIl laissez faire e gli anarchiciIl calo di motivazioneLa “taratura” del rischio a pag. 41 della dispensa

71 Il monitoraggio dei processi: perchè? Obiettivi Verso l’errore “zero” Fare la cosa giusta la prima volta Ridurre il gap formativo delle persone a pag. 42 della dispensa

72 Controlli ed autocontrolli Il migliore controllo è l’esecuzione costantemente autocontrollata dell’incarico, cioè il lavoro fatto in modo “consapevole” Dammi un occhiata per piacere... accordarsi sempre sui contenuti del controllo Attenzione che il controllato non faccia troppo affidamento sul controllante La necessità del confronto E Berta spuntava… quando l’ansia costa… Il buco nero delle verifiche Comunanza e conflitto di interesse a pag. 42 della dispensa

73 COME LIMITARE I CONTROLLI Non duplicare controlli automatici del software Se il software non funziona facciamoci aiutare da chi ce lo vende o cambiamolo, non lavoriamo al posto del software Non duplicare se non a campione controlli degli addetti Non controllare cose che si controllano da sole a pag. 43 della dispensa

74 Il monitoraggio dei processi: quando? Controllo consuntivo Controllo in corso d’opera (nelle fasi di erogazione della prestazione ) Controllo preventivo a pag. 43 della dispensa

75 Il monitoraggio dei processi: responsabilità Controllo di terziTra pariDel supervisoreDel clienteDi parte terza a pag. 44 della dispensa

76 Il monitoraggio dei processi: modalità ManualiAutomaticiSull’universoRifacimentoCalcoli/percorsi logici alternativiRagionevolezza dei risultatiAvvocato del diavolo a pag. 44 della dispensa

77 Il monitoraggio dei processi EffettiIl controllato si “rilassa” Il controllo è vissuto come ostacolo alla creatività Il controllo diventa un modo per apprendere La tolleranza zeroTrova l’errore! a pag. 45 della dispensa

78 Per concludere…alcuni esempi pratici Controllare tutti i dichiarativi? Forse non ha senso Sicuramente quelli nuovi si… e quelli redatti dai praticanti… anche Controllo sogei direttamente dal singolo operatore Piani dei conti standard Attenzione alle compensazioni a pag. 45 della dispensa

79 LE CHECK LIST a pag. 46 della dispensa

80 La check list Linea guida Strumento di verifica a pag. 46 della dispensa

81 Siamo bravi ….. Ma non infallibili! Non conosciamo le coseMancata formazioneMancato aggiornamento Non applichiamo ciò che conosciamo DisattenzioneDimenticanzaFretta a pag. 47 della dispensa

82 La check-list Check list Di prodottoDi processo a pag. 47 della dispensa

83 Dimensione e stile dei facsimili e delle checklist Analitici e dettagliati Sintetici Nessun facsimile/check list Coniugare finalità organizzative (efficacia, efficienza) con quelle probatorie (non esagerare) a pag. 48 della dispensa

84 La check list: contenuti minimi Le attività da eseguire poste in sequenzaIl responsabile della esecuzione e del controlloLa tempisticaLo spazio per la registrazione a pag. 48 della dispensa

85 La checklist … della checklist Validare le checklist Redigere la checklist Stabilire l’obiettivo della checklist a pag. 49 della dispensa

86 MISURAZIONE DEI PROCESSI Un sistema di monitoraggio e misurazione dei processi efficace richiede l’individuazione di: Obiettivi SMART (semplici, monitorabili, ambiziosi, raggiungibili, temporizzati) Opportuni indicatori di processo Accurate attività di controllo e verifica a pag. 49 della dispensa

87 MISURAZIONE DEI PROCESSI Obiettivo 2014 Risultato 2014 Obiettivo 2015 a pag. 50 della dispensa

88 Ad esempio… Processo: Redazione dichiarazioni dei redditi Indicatore: % di dichiarazioni a debito pronte almeno 10 giorni prima della scadenza di legge (monitoraggio dell’efficienza del processo) Modalità di rilevazione: utilizzo di software dedicato Frequenza di rilevazione: annuale Obiettivo 2014: 95% Risultato 2014: 75% Obiettivo 2015: 85% a pag. 50 della dispensa

89 LA RILEVAZIONE DEI TEMPI DI LAVORO E IL SUO UTILIZZO a pag. 51 della dispensa

90 Il tempo è… a pag. 51 della dispensa

91 Contenuti “minimi” del timesheet Dati del soggetto compilatore Data Tempo impiegato Dimensioni di governo interessate (attività, commessa, prodotto, cliente, area strategica, partner) a pag. 52 della dispensa

92 Contenuti ulteriori del timeheet Data di conferimento del mandato Data di assegnazione al responsabile Data di assegnazione all’incaricato Nome dei suddetti soggetti Stato di avanzamento della pratica Luogo di svolgimento della prestazione Tempo dedicato agli spostamenti Altri soggetti informati Ecc. a pag. 52 della dispensa

93 Creare la mappa delle attività Attività = oggetti di rilevazione elementari a cui dovrà essere attribuito il tempo dedicato (“che cosa si fa” all’interno dello studio) Quali soggetti dello studio è opportuno coinvolgere? Quali strumenti utilizzare per mappare le attività? a pag. 53 della dispensa

94 Dalla mappatura delle attività agli oggetti di rilevazione nel timesheet Singolo compito/operazione - insieme omogeneo di compiti/operazioni Prodotti ed altre aree di attività di studio: unico oggetto di rilevazione o suddivisione in attività? In una fase iniziale è preferibile un livello di dettaglio non troppo elevato a pag. 53 della dispensa

95 Costruzione del timesheet: valutazioni complessive Influenza del supporto utilizzato per la rilevazione Grado di dettaglio dei contenuti  fabbisogno informativo vs onerosità della rilevazione Possibilità/opportunità di successive integrazioni / modifiche a pag. 54 della dispensa

96 Modalità di tenuta del timesheet: quale supporto? Timesheet su supporto cartaceo Timesheet su supporto digitale (software) a pag. 54 della dispensa

97 Introduzione del timesheet: alcuni aspetti concreti da definire Descrizione dei contenuti degli oggetti di rilevazione (“Glossario”) Intervallo “minimo” di rilevazione “Quadratura” delle ore Tempistica di rilevazione a pag. 55 della dispensa

98 Introduzione del timesheet: aspetti organizzativi L’introduzione di un sistema di rilevazione dei tempi genera impatti sulle risorse umane chiamate ad alimentarlo. È quindi opportuna un’attività di formazione per i diversi componenti dello studio per illustrare in particolare: logiche e principi di un sistema di Controllo di Gestione finalità del sistema di rilevazione dei tempi modalità di compilazione del timesheet a pag. 55 della dispensa

99 Luoghi comuni ed errori da evitare Compilare e non controllare i risultati: le informazioni contenute nei timesheet devono essere periodicamente analizzate Compilare il timesheet = perdere tempo: a regime compilare il timesheet NON sottrae tempo alle attività “produttive” Atteggiamento ispettivo/accusatorio: quanto riportato nel timesheet non deve essere utilizzato in termini “accusatori” a pag. 56 della dispensa

100 Valenza informativa: aspetti economici Attraverso i timesheet si alimenta un sistema di determinazione dei costi “per destinazione” In prima battuta si può calcolare la parcella in modo più preciso In termini più ampi, sarà possibile arrivare a governare la redditività (aree più redditizie, eventuali aree in perdita,…) I diversi soggetti dello studio hanno costi differenti: il timesheet permette di comprendere l’impatto economico delle decisioni di allocazione delle risorse dello studio a pag. 56 della dispensa

101 Valenza informativa: aspetti gestionali ed organizzativi Evidenzia difficoltà organizzative Può essere letto anche in ottica di programmazione dell’attività (allocazione delle risorse) Non deve sostituire l’attività a pag. 57 della dispensa

102 Valenza informativa del timesheet Dai tempi consuntivi ai tempi standard La rilevazione dei tempi supporta la costruzione di “tempi standard” per le diverse attività Standard = parametro-obiettivo Si può partire dai dati consuntivi valutandone la rappresentatività, neutralizzando l’impatto di situazioni di carattere “straordinario” Diversi livelli di standard (ideale, difficile ma possibile, normale) Input per il budget a pag. 57 della dispensa

103 Ostacoli e implicazioni comportamentali Esperienze passate negative Resistenza alle novità Disagio nel dover rendere conto del proprio operato a pag. 58 della dispensa

104 COMAKERSHIP a pag. 59 della dispensa

105 COMAKERSHIP Si può aumentare grandemente l’efficacia e l’efficienza dei processi interni allo studio educando il cliente a fornire dati e notizie utili tempestivamente ed esaustivamente a pag. 59 della dispensa

106 Educare il cliente 1 Esiste un costo che è quello dell’ignoranza del cliente che non collabora con lo studio. Questo ingenera molte non conformità nel reperimento dei dati e delle informazioni e talvolta financo nell’indagare la volontà del cliente Gli studi possono ridurre i costi delle interazioni inutili col cliente educandolo ad interfacciarsi in modo efficace ed efficiente con lo studio a pag. 60 della dispensa

107 Educare il cliente 2 AL TERMINE DELL’INCARICO ANALISI DEI RISULTATI IN CORSO D’OPERA AGGIORNAMENTO DEL CLIENTE SULLO STATO AVANZAMENTO LAVORI ALL’AVVIO DEL RAPPORTO PATTI CHIARI,….. AMICIZIA LUNGA! a pag. 60 della dispensa

108 ARCHIVIAZIONE CARTACEA/INFORMATICA a pag. 61 della dispensa

109 ARCHIVIAZIONE E’ una delle attivita’ di segreteria più importanti e difficili anche se a volte viene minimizzata e svolta nei ritagli di tempo a pag. 61 della dispensa

110 ARCHIVIAZIONE L’esperienza dimostra che una delle maggiori cause degli sprechi di tempo è la non corretta archiviazione e, a volte, un errore di archiviazione di un atto equivale alla “perdita” della pratica stessa a pag. 62 della dispensa

111 ARCHIVIAZIONE Deve rispondere a due requisiti fondamentali: -la collocazione del documento deve essere tale che tutti possano rintracciarlo e non solo chi l’ha archiviato -tutti i documenti tra loro connessi devono essere archiviati nella stessa cartellina in modo da consentire l’analisi dell’intera pratica a pag. 62 della dispensa

112 RITIRO E CONSEGNA DI DOCUMENTI E’ di fondamentale importanza poter dare evidenza di: - aver ricevuto, o non ricevuto, un particolare documento - aver restituito un documento al cliente o aver consegnato al cliente un “documento finale” a pag. 63 della dispensa

113 RITIRO E CONSEGNA DI DOCUMENTI -VERBALE DI RITIRO - generico - specifico per prestazione -RICEVUTA DI CONSEGNA - generica - specifica per prestazione a pag. 63 della dispensa

114 ARCHIVIAZIONE CARTACEA Per questo è importante definire una procedura che indichi: -l’ubicazione degli archivi -le diverse tipologie di archivio in senso cronologico: corrente, semipermanente, storico -le diverse tipologie di archivio: per cliente o per materia -le modalità di archiviazione dei vari documenti -il contenuto delle cartelle e dei faldoni -le modalità di amministrazione degli archivi -il soggetto responsabile degli archivi a pag. 64 della dispensa

115 CONTENUTO DI CARTELLE E FALDONI Ogni cartella o faldone contiene, a sua volta, una serie di cartelle e di “sotto cartelline” intestate e tutti i documenti sono archiviati in ordine cronologico inverso a pag. 64 della dispensa

116 AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI Prima del passaggio a storico, è necessario revisionare i fascicoli asportando eventuali copie superate di atti, bozze o doppioni di atti Prima della restituzione al cliente è necessario rivedere i fascicoli asportando i documenti ad uso interno come appunti, memorie, ragionamenti fatti dal professionista in corso di mandato a pag. 65 della dispensa

117 AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI Devono essere definiti: - il nominativo di un responsabile degli archivi - i tempi di conservazione della documentazione - i passaggi delle pratiche tra i diversi archivi - le modalità di prelievo delle pratiche (foglio di prelievo tipo biblioteca) a pag. 65 della dispensa

118 RINTRACCIABILITA’ Di tutte le pratiche ma soprattutto quelle portate a storico: - Sistema cartaceo o informatico - In entrambe i casi “marcare” i contenitori nei quali vengono archiviate le pratiche concluse con un codice numerico o alfanumerico e riportare tale codice sul programma apposito di gestione archivi o sul registro manuale a pag. 66 della dispensa

119 INNOVAZIONE DELL’ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI a pag. 66 della dispensa

120 Cartaceo vs elettronico Le modalità di conservazione dei documenti in formato cartaceo ed elettronico non sono necessariamente alternative Possono convivere per finalità diverse: assicurare il rispetto della normativa fiscale e civilistica Facilitare le ricerche dei documenti a pag. 67 della dispensa

121 I COSTI DELL’ARCHIVIAZIONE COSTI DI GESTIONE Affitto/Acquisto Locali Allestimento Attrezzature Manutenzione Personale COSTI DI RICERCA COSTI DI GESTIONE Hardware, Spazio disco Manutenzione Personale a pag. 67 della dispensa

122 COSTI DELL’ARCHIVIAZIONE CARTACEA Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all'anno Ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte procurando un costo di 18 euro per documento. In media un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro a pag. 68 della dispensa

123 QUALI DOCUMENTI TIPOLOGIE DI DOCUMENTI DELLO STUDIO DEL CLIENTE VALORE LEGALE USO INTERNO CONSERVAZIONE OBBLIGATORIA CONSERVAZIONE FACOLTATIVA a pag. 68 della dispensa

124 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEMATERIALIZZAZIONE ARCHIVIAZIONE OTTICA GESTIONE DOCUMENTI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA FATTURAZIONE ELETTRONICA a pag. 69 della dispensa

125 Obiettivi della dematerializzazione Eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche oppure scartandoli Evitare o contenere la creazione di nuovi documenti cartacei a pag. 69 della dispensa

126 Documenti «smaterializzabili» Documenti originali non unici, ossia quei documenti per i quali è “possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi” L’archiviazione elettronica può riguardare tutti i processi all’interno dello studio professionale (documenti ricevuti, carte di lavoro, documenti prodotti quali dichiarazioni, libri contabili, ecc.). a pag. 70 della dispensa

127 La conservazione sostitutiva In base alla normativa vigente e ai successivi regolamenti attuativi è possibile “dematerializzare” i propri archivi cartacei e sostituirli con un archivio digitale valido ai fini legali a pag. 70 della dispensa

128 Processo di archiviazione sostitutiva a pag. 71 della dispensa

129 L’archivio digitale Manuale dell’Archiviazione Sostitutiva Responsabile dell’Archiviazione (anche in outsourcing ) Archiviazione sostitutiva REQUISITI ORGANIZZATIVI a pag. 71 della dispensa

130 Archiviazione sostitutiva INSOURCINGOUTSOURCING SCANNER PROFESSIONALESERVER DEDICATO PROGRAMMA DI GESTIONE DOCUMENTALE SOFTWARE DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA FORMAZIONE a pag. 72 della dispensa

131 Vantaggi RIDUZIONE dei costi di: gestione archivio (acquisito/affitto locali e attrezzature, manutenzione dei locali, costi del personale) materiale di consumo (carta, cartucce) e di approntamento e di manutenzione dei sistemi di stampa; dei costi duplicazione documentazione di ricerca e reperimento dei documenti; RIDUZIONE dei tempi di: di ricerca e reperimento dei documenti restituzione dei documenti a cliente RIDUZIONE degli errori di archiviazione; a pag. 72 della dispensa

132 Vantaggi Eliminazione dei flussi documentali cartacei studio-cliente EFFICACE controllo dei permessi d’accesso ai documenti dell’archivio; EFFICACE condivisione delle informazioni all’interno dello studio Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password) Nuove opportunità business a pag. 73 della dispensa

133 Criticità Pericolo di obsolescenza di hardware e software Pericolo di manipolazione dei documenti digitali Non esistono standard internazionali condivisi Complessità degli adempimenti Monitoraggio costante dell’evoluzione normativa Costi di start-up a pag. 74 della dispensa

134 Risparmio della dematerializzazione per tipo di documento (fonte: Osservatorio ICT&Commercialisti-School of Management Politecnico di Milano) a pag. 74 della dispensa

135 Risparmio della dematerializzazione per tipo di documento Fonte: Osservatorio Ict & Commercialisti - School Of Management Politecnico Di Milano) a pag. 75 della dispensa

136 Riepilogo Analizzare i vostro processi contabilità e dichiarativi Verificare valore e sprechi Ridisegnare i processi anche utilizzando quanto visto oggi ad es. educazione al cliente, metodi alternativi, rilevazione dei tempi, Oppure: valutare se acquistare all’esterno Individuare obiettivi e opportuni indicatori per valutarne il raggiungimento e il miglioramento delle performances dello studio a pag. 75 della dispensa

137 GRAZIE DELL’ATTENZIONE E BUON LAVORO Per maggiori informazioni graffilaura@arkimede.itgraffilaura@arkimede.it www.intuitus.it